今日では不可能に聞こえるかもしれませんが、電子メールはかつて職場の生産性に恩恵をもたらしました。メッセージを入力し、送信を押して、(通常は)同じように迅速な返信を受け取る機能により、人々は以前よりもはるかに効率的に回答を取得し、情報を共有することができました。 

電子メールは実際に最初の実用的な形式を提示しました 非同期通信、完全にリアルタイムではなかったが、完了するのに何時間も何日もかからなかった情報を交換する手段。電子メールを使用することは、オフィス内のメールを待つ必要がなくなったことを意味します。これは、鬼ごっこやボイスメールのやり取りが数日続くことを意味しました。これは、必要なときにデスクにいない同僚を追跡するために無駄な時間を削減することを意味しました。また、対面式の会議(特に以前は移動時間が必要だった会議)に費やす時間とリソースがはるかに少なくなりました。 

簡単に言えば、世界中の専門家がより効率的に作業する機会に飛びつき、直接または電話で展開していたやり取りのかなりの部分を電子メールに置き換え始めました。

しかし、電子メール通信が混沌とし、平均的な労働者でさえも圧倒されるようになるまで、そう長くはかかりませんでした。 

電子メールでは、メッセージがいつ届くのか、または他の優先順位の長いリストのどこに入るのかを知る方法はありませんでした。その結果、労働者は受信トレイに注目するようになりました。新しいメッセージを継続的にチェックし、緊急性を評価し、長い一連の議論の中でメッセージを次々と拾い上げ、返信を送信するか、後で使用するために傍観します。これは、多くの場合、人々の実際の仕事から気をそらし、完全な注意を必要とする他の重要なタスクから焦点をそらすだけで生産性を低下させるシステムです。

そして、生産性の向上として高い評価を得たのとほぼ同じくらい早く、電子メールはすぐに生産性のキラーと改名されました。 

メールに関する問題

基本的なレベルでは、電子メールの問題はその多様性に起因します。電子メールは機能的に無料で、実質的に簡単に送信できます。つまり、ほとんどの交換でデフォルトで電子メールが使用されるようになりました。 

すぐに、のために設計されたツール コミュニケーションとコラボレーション 誰かが共有したいと思ったときはいつでも、職場でのサービスが開始されます。会議であるはずのメール、簡単な回答が必要なメール、プレゼンテーションであるはずのメール、件名(EOM)のみのメール、さらには「キッチンのドーナツ」に関するオフィス全体へのメールもありました。役に立たない返信の集中砲火で-従うべきすべてのメッセージ。 

そしてその結果、今日、私たち一人一人は、かつて、または別のことに行き詰まっています。

  • メールが多すぎる
  • 長すぎるメール
  • メールチェーンの返信が多すぎて、アクションも解決もありません。 
  • メールでの返信を待機しすぎ
  • そして、単に重要でも関連性もないメールが多すぎる

電子メールの大洪水に非常に多くの欲求不満が高まっているため、痛みを軽減できる可能性のある新しいコミュニケーションツールが登場し始めるのはそう長くはありませんでした。

電子メールを新しい通信チャネルに置き換える

ここ数年で、さまざまな新しい同期デジタル通信ツールの人気が急上昇しました。これらのソリューションは、従業員がデスクを離れることなくリアルタイムでコミュニケーションとコラボレーションを行えるように設計されています。これらのシステムに対する需要は、主に、電子メールの代替手段を必死に求めている圧倒的な従業員から来ています。あなたはおそらく、これらの電子メールキラーと称されるものの多くについてすでに聞いたことがあるでしょう。 

Workplace ChatApps

Slackは、プロフェッショナル向けの最も有名なチャットアプリの1つになり、検索可能なチャットを介してチームメートからの迅速な入力を即座に入手できるようになりました。 Slackのチャットアプリの採用が急増したことで、Microsoft Teams、Facebook Workplace、GoogleのG Suite Hangoutsなど、他のテクノロジーの巨人との競争が生まれ、このタイプのテクノロジーがあらゆる場所の企業ITエコシステムに定着しました。

これらのツールは、誰かが迅速な対応を必要とするときはいつでも、電子メールの即時性を増幅します。質問があります?同僚を直接Slackするか、助けてくれる人でいっぱいのチャンネルにメッセージをポップしてください。あなたとあなたのチームメートが約2週間前にチャットしたプロジェクトの詳細を思い出せませんか? Slackに検索を入力するだけで、もう一度検索できます。 

必要な情報が、同僚が1〜2行のテキストで回答することを合理的に期待できるものである場合、これらのアプリは、IRLでの簡単な会話の次善の策です。 

リアルタイムビデオ会議

ズームGoToMeeting、Skype for Business(Microsoft Teams の一部になりつつある)、BlueJeans、WebEx はすべて、リアルタイムビデオ通信とコラボレーションのためのさまざまなソリューションを提供し、チームが対面ビデオを介してリモートでコラボレーションできるようにします。数回クリックするだけで、コミュニケーションと画面共有ができます。また、ビデオ会議市場は現在、最も急速に成長しているテクノロジーセグメントの1つですGlobal Market Insightsは2024年までにビデオ会議市場が200億ドルに達し、年率 14% で成長すると予測しています。

これらのシステムのおかげで、電話であるはずの膨大な数の電子メールがなくなりました。代わりに、リンクを送信するだけで、どこでも同僚とライブで会話したり、画面上で何かを共有したりできます。 

同様に、20の異なる受信者が互いに返信しているこれらの厄介な電子メール交換もすべて消える可能性があります。今、彼らは仮想会議に置き換えられ、人々のグループが合意に達し、より効率的に意思決定を行うことができます。 

しかし、より即時のコミュニケーションはより良いですか? 

ええと、時々はい、そして時々いいえ。 

チャットやビデオ会議アプリを介してリアルタイムでデジタル通信する機能により、人々は迅速な回答を得て、生産的な臨時のディスカッションを行うためのより良い方法を得ることができました。その結果、これらのツールを採用している組織内で送信される電子メールの量は着実に減少しています。リアルタイムメッセージングアプリは、人々が不必要または効果のない電子メールを送信するのを自然に阻止するだけでなく、コミュニケーションの即時性と組織の知識へのより良いアクセスにより、労働者の生産性をさらに高めることができます。

これは、電子メールの死が間もなく私たちに迫ることを意味しますか?それはありそうもない。

メールにはまだ利点があります。より正式な、ニュアンス、複雑な、または詳細なコミュニケーションを共有する場合、真に即時の応答を必要としないメッセージ、リモートのチームメイトと情報交換、組織外の人々とつながる場合、メールはより良いメディアになりがちです。 

メール、チャットアプリ、ビデオ会議がまだ失敗する場所

この新しい通信スタックが提供するすべての生産性の向上のために、職場での社内コミュニケーションはより効率的で効果的になる可能性があります。より良いメディアがなければ、適切ではないコミュニケーションチャネルにシューホーンされている情報にはいくつかの種類があります。

今日の ナレッジワーカー 多くの場合、複雑なプロセスや概念を同僚に詳細に伝えて説明する必要があります。完璧な世界では、これらの主題は直接提示されます。同僚が肩を軽くたたいて、問題の問題またはプロセスのウォークスルーを要求します。 

ただし、今日のオーバーブッキングされたスケジュールとリモートワークの取り決めにより、このような包括的な情報交換が不可能になることがよくあります。そのため、当然のことながら、私たちは、リアルタイムで直接喜んで提示したであろうものの多くを、代わりに、正式に文書化された非同期メッセージに取り込むようにしています。 

しかし、スクリーンショット、チャート、その他のデータを含む詳細なメールやドキュメントの作成に時間がかかるだけでなく、500ワードのメールや添付した6ページのドキュメントを実際に読みたくない人はいません。そのような情報はしばしば圧倒的であり、それに沿ってたどることはほとんど不可能であり、同僚がそれをすべて掘り起こしても、ほとんど常に情報はとにかくすぐに忘れ去られます。 

チャットアプリは優れた代替手段ではありません。詳細情報を伝達するための効率的な手段ではない、長い文書を共有していることになります。また、ライブビデオ会議で情報を提示できるように、他の会議を人のカレンダーに配置する必要はありません。記録しない限り、その情報は後で大幅に失われるか、2回の作業を行って書面を作成します。後で参照できるドキュメント。

では、包括的なコミュニケーションと詳細な情報共有のために、電子メール、チャット、およびビデオ会議よりも優れているものは何でしょうか。 

オンデマンドで検索可能なビデオ。

ビデオでは、すべてのフレームは1,000ワードの価値があります。ビデオプレゼンテーションで情報やアイデアをデモンストレーションして提示することは、完全なテキストベースの電子メールやドキュメントを作成するのに何時間も費やすよりもはるかに効率的です。さらに、YouTubeの時代には、多くの人々が実際に新しいことを学び、テキストではなくビデオで情報を得ることを好んでいます。

ビデオプラットフォームの台頭

今日、ますます多くの企業が別のコミュニケーションおよびコラボレーションツールを組み合わせています。 

現代 動画プラットフォーム は、キャプチャが簡単で、オンデマンドで、検索可能なマルチカメラビデオを通じて包括的な情報を伝達するためのより効率的な方法を提供します。実際、プレゼンテーションを行うのと同じ時間で検索可能なビデオアセットを作成できます。したがって、共有する必要のあるすべての詳細を入力してスクリーンショットを作成するのに何時間も費やす代わりに、Webカメラをオンにし、画面を共有し、記録を押して、プレゼンテーションを開始するだけです。 

Panoptoビデオプラットフォームを使用してエンジニアの1人が作成した説明ビデオの例をご覧ください。

 

 

実際、ますます多くの組織が、従業員が開催するすべての会議を記録およびアーカイブしています。デジタルで 会議の録画 資産の場合、従業員はメモを取らずに会議に完全に参加でき、会議のリーダーは後で詳細な電子メールの入力と送信をスキップでき、そこにいなかった人は記録を見て、起こったとおりの詳細を正確に見ることができます。

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おそらく最も重要なのは、ビデオプラットフォームを使用すると、電子メールやSlackの場合と同じように、オンデマンドビデオを安全に共有し、その中のすべてのコンテンツを簡単に検索できることです。 

たとえば、Panoptoのビデオプラットフォームには次のものが含まれます 統合 シングルサインオン (SSO) の ID 管理システムおよびビデオ会議システムで、動画へのアクセスを制限し、共有権限を設定して、YouTube 動画と同じように、他のユーザーが同僚と簡単に共有できるようにします。パノプトー スマート検索 また、話されたすべての単語とビデオ内の画面に表示されたすべての単語にインデックスを付けるので、すばやく検索することで、人々はあなたに保存されている情報を即座に見つけることができます ビデオライブラリ そして、トピックが議論されている正確な瞬間にジャンプします。

適切なツールの組み合わせで職場のコミュニケーションを最適化する

職場のコミュニケーションツール

それは一つの解決策ではなく、別の解決策ではありません

社内コミュニケーションツールへの万能のアプローチから離れて、労働者は組織に、最良の結果を生み出すチャネルを介したコミュニケーションとコラボレーションを可能にするいくつかの異なる媒体を介したデジタルコミュニケーションをより適切にサポートするように促しています。 

組織の完全な通信スタックは、同期および非同期の会話と情報共有の両方のオプションを提供する必要があります。これは、企業が次のような統合ツールの組み合わせをサポートしていることを意味します。

  • メールとドキュメントの共有 正式なコミュニケーションのため。
  • 検索可能なチャットアプリ これにより、テキストベースの迅速な通信が可能になります。
  • ビデオ会議ソフトウェア を使用して、対面での迅速な会話を可能にします。
  • ビデオプラットフォーム これにより、検索可能なオンデマンドのビデオ通信、デモンストレーション、およびチュートリアルの共有が可能になります。

 

メールは死にかけていますか? 

すぐにはありません。新しい通信ソリューションは、そもそも電子メールではなかったはずのすべての電子メール通信をより簡単に行えるようになりました。そして、それはあらゆる場所の労働者をより幸せでより生産的にしています。

最終的に、新しいオプションにより、最悪の電子メールの習慣が排除され、誰もがふるいにかける電子メールが少なくなるため、電子メールは生産的なコミュニケーション媒体として再びその場所に戻る可能性があります。

Panoptoでユニファイドコミュニケーションスタックを完成させる

Panoptoの 企業用動画プラットフォーム は、ミーティング、トレーニング、プレゼンテーションを記録し、オンデマンドのビデオコンテンツをアーカイブして、後で検索、検出、および再使用できるようにするのに役立ちます。Panopto のアクションを見たいですか? 無料トライアルをお問い合わせください.