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新しいデジタルコミュニケーションツールは、電子メールの終焉を意味するのだろうか？
今では信じがたいことかもしれませんが、かつてメールは職場の生産性を飛躍的に高める存在でした。メッセージを入力して送信ボタンを押せば、（たいていは）すぐに返信が返ってくるため、人々は以前よりもはるかに効率的に回答を得たり、情報を共有したりできるようになったのです。
電子メールは、実質的に最初の実用的な 非同期コミュニケーション。これは、完全にリアルタイムではないものの、完了までに何時間も、あるいは何日もかかることもない情報交換手段でした。電子メールの利用により、社内郵便を待つ必要はなくなりました。何日も続く電話のやり取りや、ボイスメールのやり取りも減りました。必要な時に席にいない同僚を探し回る無駄な時間も減りました。 そして、対面での会議（特に以前は移動時間を要していたようなもの）に費やす時間とリソースも大幅に削減された。
間もなく、世界中の専門家たちが、業務効率を高めるこの好機を逃さず、かつて対面や電話で行われていたやり取りの相当部分をメールに置き換え始めた。
しかし、ほどなくして、電子メールのやり取りは混乱を極め、一般の従業員でさえ手に負えなくなるほどになった。
電子メールの場合、いつメッセージが届くのか、また、山積みの優先事項の中でどの位置に割り当てられるのか、見当もつきませんでした。その結果、従業員は受信トレイに縛られることになり、絶えず新着メッセージを確認し、緊急度を判断し、長大な議論の連鎖の中でメッセージを一つひとつ読み解き、返信するか、あるいは後回しにするかを決めなければならなくなりました。 この仕組みは、全神経を集中させる必要がある他の重要な業務から注意をそらすだけで、しばしば人々の本業から気を散らせ、生産性を低下させてしまう。
生産性向上ツールとして称賛を浴びたのと同じくらい早く、電子メールはすぐに「生産性の敵」というレッテルを貼られることになった。
メールの問題点
根本的に言えば、電子メールの問題はその汎用性に起因しています。電子メールは実質的に無料で、送信するのもほとんど手間がかからないため、人々はあらゆるやり取りにおいて、つい電子メールを第一の手段として使うようになったのです。
まもなく、 コミュニケーションとコラボレーション を目的として設計されたツールが、誰かが何かを共有したいと思った時にはいつでも、無理やり使われ始めることになる。本来なら会議にすべきメール、即答で済むだけのメール、プレゼンテーションにすべきメール、件名だけのメール（EOM）、さらには「キッチンにドーナツがあります！」といった全社宛てのメールに、その後続く無意味な全員返信の嵐まであった。
その結果、今日では私たち一人ひとりが、一度は次のようなことに悩まされたことがあるでしょう：
- メールが多すぎる
- 長すぎるメール
- メールのやり取りが長引いており、具体的な対応や解決策が見られない
- メールの返信を待ちすぎている
- そして、重要でもなければ関連性もないメールがあまりにも多すぎる
大量のメールにうんざりしている人が増えるにつれ、その悩みを解消してくれる可能性のある新しいコミュニケーションツールが登場するまで、そう時間はかからなかった。
電子メールに代わる新たなコミュニケーション手段
ここ数年、さまざまな新しい同期型デジタルコミュニケーションツールが急速に普及しています。これらのソリューションは、従業員がデスクを離れることなくリアルタイムでコミュニケーションや共同作業を行えるように設計されており、その需要の多くは、メールにうんざりしている従業員が、その代替手段を必死に求めていることに起因しています。こうした「メールの代用」と謳われるツールの多くは、すでにご存知のことでしょう。
職場向けチャットアプリ
Slackは、ビジネスパーソン向けの最も有名なチャットアプリの一つとなり、検索機能付きのチャットを通じてチームメイトから即座に情報を得られるようになりました。Slackの急速な普及に伴い、Microsoft Teams、Facebook Workplace、GoogleのG Suite Hangouts for teamsといった他の大手テクノロジー企業による競合も生じ、こうしたテクノロジーは世界中の企業のIT環境に定着しています。
これらのツールは、迅速な対応が必要な場面で、メールの即時性をさらに高めてくれます。質問があるときは、同僚に直接Slackでメッセージを送るか、助けになってくれるメンバーが集まるチャンネルに投稿するだけです。2週間前にチームメイトと話し合ったプロジェクトの詳細を思い出せない？そんなときは、Slackで検索するだけで簡単に見つけることができます。
もし必要な情報が、同僚なら1～2行のテキストで答えられるような内容であれば、これらのアプリは、現実世界でのちょっとした会話に次ぐ便利な手段となります。
リアルタイムのビデオ会議
ZoomZoom、 GoToMeeting、Skype for Business（現在はMicrosoft Teamsに統合されつつある）、BlueJeans、WebExは、いずれもリアルタイムのビデオ通信やコラボレーションのための多様なソリューションを提供しており、チームはわずか数回のクリックで、顔を見ながらのビデオ通信や画面共有を通じてリモートで協業することができます。そして、ビデオ会議市場は現在、最も急成長しているテクノロジー分野の一つとなっています — Global Market Insights は、ビデオ会議市場が2024年までに200億ドルに達し、年率14％で成長すると予測しています。
こうしたシステムのおかげで、本来なら電話で済ませるべきだったメールの多くが、今では不要になりました。その代わりに、リンクを送るだけで、どこにいても同僚と即座にライブで会話したり、画面上のあらゆる情報を共有したりできるようになりました。
同様に、20人もの受信者が互いに返信し合い、混乱を招いていたメールのやり取りも、もう必要なくなります。今では、その代わりにバーチャル会議を行うことで、グループ全体で合意を形成し、はるかに効率的に意思決定を行うことが可能になりました。
しかし、より迅速なコミュニケーションの方が良いのだろうか？
そうですね、場合によります。
チャットやビデオ会議アプリを通じて、デジタルでリアルタイムにコミュニケーションをとれるようになったことで、人々は迅速な回答を得たり、生産的なその場限りの議論を行ったりするためのより良い手段を手に入れました。 その結果、こうしたツールを導入した組織内でのメールの送信量は着実に減少しています。リアルタイムメッセージングアプリは、不必要あるいは非効率なメールの送信を自然に抑制するだけでなく、コミュニケーションの即時性や組織内の知識へのアクセス向上により、従業員の生産性をさらに高めることにもつながります。
これは、メールの終焉が間近に迫っているということだろうか？ そうは思えない。
メールには依然としてメリットがあります。よりフォーマルで、ニュアンスが重要だったり、複雑だったり、あるいは詳細な内容を含むコミュニケーション、即座の返信を必要としないメッセージ、遠隔地のチームメンバーとの情報交換、あるいは組織外の人々との連絡においては、メールの方が適した手段であることが多いのです。
メール、チャットアプリ、ビデオ会議が依然として不十分である点
この新しい通信スタックがもたらす生産性の向上は確かに大きいものの、職場内のコミュニケーションは、さらに効率的かつ効果的なものになる余地があります。適切な手段がないため、本来適していないコミュニケーションチャネルに無理やり押し込められている情報もあるのです。
今日の ナレッジワーカー は、同僚に対して複雑なプロセスや概念を詳細に説明し、意思疎通を図る必要にしばしば迫られます。理想的な状況であれば、こうした話題は対面で伝えられるはずです。つまり、同僚が肩を叩いて、問題やプロセスについて詳しく説明してほしいと頼むような形です。
しかし、今日の過密なスケジュールやリモートワークの普及により、そうした包括的な情報交換が困難になることが少なくありません。そのため、その代わりとして、本来なら対面で喜んで共有していたであろう情報を、できるだけ多く、正式な文書として記録された非同期のメッセージにまとめようと努めているのです。
しかし、スクリーンショットやグラフ、その他のデータを盛り込んだ詳細なメールや文書は、作成に時間がかかるだけでなく、500語ものメールや添付された6ページもの文書を、他人が本当に読みたいと思うことはまずありません。そのような情報は往々にして圧倒的で、内容を追うことさえ困難であり、たとえ同僚がすべてを読み通したとしても、その情報はほとんどの場合、すぐに忘れ去られてしまうものです。
チャットアプリも良い代替手段とは言えません。結局のところ、詳細な情報を伝えるには効率的とは言えない長文の文書を共有することになるからです。また、ライブのビデオ会議で情報を提示するために、わざわざ人々のスケジュールに新たな会議を入れる必要もありません。なぜなら、録画しない限り、その情報は会議終了後にはほとんど失われてしまうか、後で参照できるように文書も作成するという、二重の作業を強いられることになるからです。
では、包括的なコミュニケーションや詳細な情報共有において、メールやチャット、ビデオ会議よりも優れた手段とは何でしょうか？
オンデマンドで検索可能な動画。
動画においては、1コマの映像が千の言葉に匹敵する価値があります。情報やアイデアを動画プレゼンテーションで実演・提示することは、テキストのみのメールや文書を作成するために何時間も費やすよりも、はるかに効率的です。さらに、YouTubeが普及した現代では、実際に多くの人々が、テキストではなく動画を通じて新しいことを学んだり情報を得たりすることを好むようになっています。
動画プラットフォームの台頭
今日、ますます多くの企業が、新たなコミュニケーション・コラボレーションツールを導入しています。
最新の 動画プラットフォーム は、撮影が簡単で、オンデマンドで視聴でき、検索機能も備えたマルチカメラ動画を通じて、包括的な情報をより効率的に伝える手段を提供します。実際、プレゼンテーションを行うのと同じくらいの時間で、検索可能な動画コンテンツを作成することができます。そのため、共有すべき詳細情報をすべて入力したりスクリーンショットを撮ったりするのに何時間も費やす代わりに、ウェブカメラをオンにし、画面を共有し、録画ボタンを押して、プレゼンテーションを始めるだけで済みます。
当社のエンジニアがPanopto を使用して作成した解説動画の例をご覧ください：
実際、従業員が行うすべての会議を録画・保存している組織も増えています。デジタル 会議録画 があれば、従業員はメモを取ることなく会議に集中でき、会議の進行役は終了後に詳細な要約メールを作成・送信する手間を省くことができ、また、会議に参加できなかった人も録画を見れば、その場でのやり取りをありのままに把握することができます。
関連記事： なぜ貴社はすべての会議を記録すべきなのか
おそらく最も重要な点は、動画プラットフォームを使えば、オンデマンド動画を安全に共有できるだけでなく、その中のすべてのコンテンツを検索することも簡単になるということです。これは、メールやSlackでできるのと同じようなものです。
たとえば、Panoptoビデオプラットフォームには、 統合機能 シングルサインオン（SSO）のID管理システムやビデオ会議システムとの連携機能を備えており、動画へのアクセスを制限したり共有権限を設定したりすることが可能です。これにより、従業員はYouTubeの動画と同じように、同僚と簡単に動画を共有できるようになります。Panoptoスマート検索 は、動画内で発話されたすべての言葉や画面に表示されたすべての文字をインデックス化するため、簡単な検索で、 動画ライブラリ に保存された情報を即座に見つけ出し、そのトピックが議論されている正確な場面にジャンプできます。
適切なツールの組み合わせで職場のコミュニケーションを最適化する
「ある解決策対別の解決策」という問題ではない
社内コミュニケーションツールにおいて「画一的なアプローチ」から脱却し、従業員は、最適な成果が得られるチャネルを通じてコミュニケーションやコラボレーションを行えるよう、さまざまな媒体を活用したデジタルコミュニケーションの支援を組織に求めている。
組織のコミュニケーション基盤全体は、同期型および非同期型の対話や情報共有の両方に対応できる選択肢を提供すべきです。つまり、企業は以下のような統合ツールを組み合わせて活用していることになります：
- メールおよびドキュメントの共有 公式な連絡において。
- 検索機能付きチャットアプリ テキストベースの迅速なコミュニケーションを可能にする
- ビデオ会議ソフトウェア 迅速な対面での会話を実現するための
- 検索可能なオンデマンドのビデオ通信、デモンストレーション、チュートリアルを共有できる 検索可能なオンデマンドのビデオ通信、デモンストレーション、およびチュートリアルを共有できるプラットフォーム。
電子メールは廃れつつあるのか？
すぐにはそうはならないでしょう。新しいコミュニケーション手段は、そもそもメールでやり取りすべきではなかったあらゆる連絡を、より円滑に行えるようにするだけです。そして、世界中の従業員の満足度と生産性を高めています。
最終的には、新しい選択肢によってメール利用における最悪の習慣が解消され、その結果、誰もが目を通さなければならないメールの量が減ることで、メールは再び生産的なコミュニケーション手段としての地位を取り戻す可能性がある。
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Panoptoエンタープライズ向けビデオプラットフォーム は、会議、研修、プレゼンテーションの録画を支援し、オンデマンド動画コンテンツをアーカイブすることで、後から検索・発見・再利用できるようにします。Panopto 動作をご覧になりませんか？ 無料トライアルについてはお問い合わせください。