従業員が協力して複雑な問題を解決し、新たな取り組みを実行し、知識を共有できるとき、企業は成功を収めます。現在、多くのチームがフルタイムでリモートワークを行っているため、在宅勤務中のチームが、効果的かつ効率的なコラボレーションを可能にするビデオコラボレーションツールを確実に利用できるようにすることが、これまで以上に重要になっています。

SlackやZoomといったコラボレーションツールを使えば、リモート勤務の従業員は、どこからでも同僚に素早く回答を得たり、リアルタイムで会話したりすることができます。しかし、詳細を正確に伝えることが重要で、ライブでの議論が必ずしも必要ではない場合でも、多くの人は、相手に確実に理解してもらうために、説明やスクリーンショット、手順書などを盛り込んだ長文のメールやスライド資料、文書を作成するのに何時間も費やしています。

もうタイピングはやめて、録音を始めましょう。

動画によるコラボレーションは、180万語に相当する

「百聞は一見に如かず」という言葉を聞いたことがあるでしょう。さて、フォレスター・リサーチによると、1分間の動画は180万語に相当するそうです。読むのに2分かかるメールと比べ、2分間の動画でどれだけの追加情報を伝えられるか考えてみてください。また、単に「見せて説明する」のと比べて、詳細なメールを書くのにどれほど時間がかかるかも考えてみてください。 動画には各フレームに豊富な情報が含まれており、それらが相まって、視聴者が提示された詳細を理解し、記憶する能力を高めてくれます。

動画を活用することで、リモート業務のさまざまな側面で、効率性、明確さ、一貫性を容易に高めることができます。具体的には、以下のような点が挙げられます：

• 会議の記録と文書化
• 従業員への大規模な研修
• 新入社員の受け入れ
• 企業コミュニケーションにおけるオーディエンスの関与
• 営業チームの能力強化
• 顧客への啓発

さらに、動画の録画はかつてないほど簡単になり、文章を書くよりもはるかに速く行えるようになりました。ほとんどのビデオ会議ソリューションでは、クリック一つで会議や研修などを録画することができます。 オンライン 画面録画ツールを使えば、プレゼンテーションや操作手順、メッセージなどを、共有可能なオンデマンド動画として手早く記録できます。

リモートチームの連携と知識共有を強化するには、現在容易に入手できるビデオ通信ソリューションを活用した以下の手法を検討してみてください。

効果的なビデオ会議の4つのヒント

ライブおよびオンデマンドのビデオ通信の両方をサポートする包括的なビデオコラボレーションツール群を活用することで、リモートチームはバーチャル会議での時間をより有効に活用できるだけでなく、非同期でのコラボレーションも可能になります。これにより、通常ならより深く生産的な業務から人々を引き離してしまうライブ通話や会議の頻度を減らすことができます。その方法は以下の通りです：

1. オンライン会議を録画して、その効果をさらに高めましょう

好き嫌いは別として、会議は依然として、従業員が協力し合い、アイデアを共有するための最も効果的な手段の一つです。だからこそ、企業は会議を最適化するためのツール――会議室のハードウェアやスマートカレンダーから、あらゆる種類のユニファイド・コミュニケーション・システムに至るまで――への投資を続けています。かつては同僚とリアルタイムでつながることを妨げていた多くの障壁は、すでに取り除かれています。

しかし、会議が始まるとどうなるでしょうか？私たちは依然として、本来可能なほど効果的に協働できていません。議論の最中は、決定事項を記録するために手書きのメモや議事録に頼っています。会議が終わると、要約や今後の対応策を作成するのに何時間も費やします。会議中や会議後に見落とされた詳細は、すべて失われてしまいます。

必ずしもそうである必要はありません。会議を録画することで、重要な場面を後から確認したり、リアルタイムで参加できなかった会話の内容を確認したりできるようになり、リモートチームの生産性向上に役立ちます。また、各やり取りの内容を記録として残すことで、企業を保護することにもつながります。

会議の録画がよりスマートに、しかも簡単に

Zoom、Cisco Webex Meetings、GoToMeeting、BlueJeans などのビデオ会議ソリューションを使えば、会議の録画は簡単に行えます。しかし、録画後はどうするのでしょうか？Panopto ビデオ会議システムPanopto 連携させることで、組織全体での会議録画を自動化できるだけでなく、会議終了後の共有や共同作業を効率化するツールも利用できるようになります：

• 安全で容量無制限の長期クラウドストレージ
• SSO連携と動画管理機能で、簡単に共有可能
• 自動文字起こし・字幕作成
• 動画内のコンテンツを検索する
• 動画内のディスカッションとメモ
• 簡単な動画編集ツール
• 分析とインテリジェンス

Panopto による会議録画の自動化と簡素化について詳しくはこちらPanopto

2. 非同期のビデオ通信を活用して、共同作業による負担を軽減する

Slackは、検索可能なチャットを通じてチームメイトから即座に意見や情報を得られるようにすることで、職場でのコミュニケーションの在り方に革命をもたらしました。しかし、絶え間ない中断は、実際にはリモートチームの生産性を低下させ、より深い思考を要する業務からチームを遠ざけてしまいます。 また、すべての質問が数行のテキストで答えられるわけではありません。詳細が重要だったり、言葉で説明するよりも実際に見せた方が分かりやすかったり、あるいは入力する内容が膨大すぎる場合、SlackやMicrosoft Teamsのようなコラボレーションツールは、最も効率的な手段とは言えません。

Panoptoビデオコラボレーションツールを使えば、全員を会議に集めるのを待ったり、長々としたメールのやり取りに時間を費やしたりする必要はありません。共有したい情報を録画し、その際に音声で説明を加えるだけで済みます。Panopto スライドや画面録画を交えた短い動画で細部まで簡単に記録Panopto 、他のメンバーはまるであなたの肩越しに見ているかのように内容を追うことができます。オンデマンドの動画メッセージやプレゼンテーションにより、同僚は時間ができた時にすぐに視聴でき、再生速度の調整、動画内の検索、さらには動画内にタイムスタンプ付きのコメントや質問を残すことも可能です。

何より素晴らしいのは、Panopto の動画はSlack内で直接検索・共有できるため、普段使いのコミュニケーションツールを手放すことなく、チームメンバーと包括的で詳細な情報を共有し続けられる点です。

3. 会議のスタイルを変えて、連携を強化する

多くの組織において、会議の多くはパワーポイントを使った一方的な説明に終始しており、リアルタイムでの協働やプロジェクトの効果的な推進の機会がほとんど与えられず、結果として戦略的な意思決定が行われることも少なくありません。

別の方法があります。それは「反転会議」です。アマゾンやリンクトインといった革新的な企業によって先駆的に導入され、世界中の大学で展開されている「反転授業」のモデルに基づいたこの手法は、会議のあり方を変えることで、次のようなメリットをもたらします：

• 会議で無駄にした時間を取り戻す
• 参加するすべての会議が実りあるものになるよう心がけてください
• チームが協力して、より賢明かつ迅速な意思決定を行えるように支援します

「反転型ミーティング」では、主催者が参加者が十分に貢献するために必要な情報を詳細にまとめたプレゼンテーションを録画し、会議の前に参加者と共有した上で、予定された会議の全時間をリアルタイムでの共同作業に充てます。

会議のスタイルを変えるための完全ガイドをダウンロードして、詳細をご覧ください>

4. 知識を迅速に共有するために、動画による記録を活用する

どの従業員も、何かしらの分野の専門家です。そのノウハウを共有できるようにすること――新入社員の研修、チームプロジェクトでの協業、あるいは単に将来の参考資料として文書化する場合であっても――は、もしそれがもっと簡単であれば、チームの生産性を飛躍的に高める助けとなるでしょう。しかし、テキストベースのナレッジ共有ドキュメントの作成には時間がかかりすぎますし、対面での打ち合わせでは（特に頻繁に共有が必要な情報の場合）、スケールさせることができません。

動画は一味違います。検索可能なオンデマンド動画ナレッジベースを使えば、テキスト文書を作成するよりもはるかに短時間で、詳細な情報を記録・共有することができます。Panopto 、手持ちのノートパソコンとウェブカメラを使って、最も複雑なマルチカメラによる実演、デモンストレーション、解説動画、標準作業手順書、ベストプラクティスなどを簡単に録画Panopto 。

録画後、Panopto すべての動画を安全な中央動画ライブラリに Panopto アップロードします。そこでは、あらゆるデバイスでの再生に最適化され、検索用にインデックスが作成されます。これにより、チームの専門知識を簡単に記録できるだけでなく、組織内の他のメンバーもオンデマンドで簡単に見つけて学ぶことができます。

ビデオ会議の枠を超えたビデオコラボレーションを実現する

より幅広いビデオコラボレーションツールを活用して、連携と生産性を最大化しましょう。Panopto 、ビデオ会議ソフトではカバーしきれない部分を補完する無料および有料のソリューションPanopto 、リモートチームの連携をより効果的にします。

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