コラボレーション

コラボレーションのしすぎで生産性が損なわれないために

6月 1, 2020

非常に忙しいと感じた日がありましたが、結局のところ、計画よりもはるかに少ない成果を上げたことはありますか？それとも、ほとんどの日、午後5時前に生産的な仕事に取り掛かるのが難しいため、頻繁に遅くまで仕事をしますか？それには理由があります。

コラボレーションは、一般的な作業日を引き継いでいます。2016年にHarvard Business Review（HBR）で発表されたデータは、マネージャーと従業員が会議、電話、電子メールディスカッションなどの共同活動に費やした時間が過去20年間で50％増加したことを示しています。今日、Slack や Microsoft Teams のような職場のインスタントメッセージングアプリが追加され、この」コラボレーション過負荷」は人々の焦点を盗み続けている。現在、従業員はコミュニケーションとコラボレーションに費やす時間を 80% まで費やし、生産的で中断のない作業には1日の20％しか残っていないと推定されています。

トップパフォーマーは、コラボレーションの過負荷の重みに耐える可能性がさらに高くなります。 HBRの報告によると、貴重な共同作業の20％から35％は、従業員の3％から5％にすぎません。「Aプレーヤー」は、非常に有能であり、喜んで支援することで知られていますが、プロジェクトに引き込まれることが多く、その役割の範囲を超えて貢献することがよくあります。ただし、トップパフォーマーの質の高い生産時間の損失は、追加の要求やプロジェクトからの需要の増加と相まって、遅れたときに最終的にボトルネックにつながる可能性があります。さらに悪いことに、これらの重要なチームメンバーは、中断が停止した後、いくつかのことを実行するために長時間作業することになり、多くの場合、過度に負担がかかり、効果的な貢献者ではなくなります。

もちろん、チームと組織の両方の成功と成果にとって、協力することは非常に重要ですが、個人の生産性が大幅に低下すると、コストがメリットを簡単に上回ります。問題はコラボレーション自体ではなく、チームが協力して情報を共有する非効率的な方法です。

コミュニケーションの時間価値

金融において、「お金の時間価値」とは、現在持っているお金がその潜在的な収益能力のために、将来的に同じ金額以上の価値があるという概念を指す。同様に、より柔軟なメディアを通じて時間の経過とともに交換できる通信は、リアルタイム通信のみよりも大幅に高い価値を提供できます。この概念をよりよく理解するために、リアルタイム同期通信の最大の欠点の 2 つを見てみましょう。

1.リアルタイムコミュニケーションの過剰使用は頻繁に中断し、従業員はより価値の高い仕事から保たれます。

回答を得て迅速に意思決定を行うことで、特にブロックされている人やチームの生産性を高め、成果を上げることができますが、トレードオフがあります。Slack通知の注意散漫や仮想会議の中断により、関係者全員がより深い作業から離れてしまいます。。認知科学によると、会議や電話の後、再び焦点を合わせてフルスピードで仕事に戻るには、最大30分かかることがあります。小さな気晴らしでさえ逆効果になる可能性があり、目前のタスクから集中力を失い、仕事の流れに再び落ち着く必要があります。

2.通信の価値は、交換された情報を後で保存したり参照したりできない場合に減少します。

たとえば、ライブ会議や通話は一時的です。会議が終了してからわずか1時間後、人々は思い出すことができますわずか40％共有された情報のうち、2 日後にその数は 28% に低下します。メモも人々の記憶も、実際に話された単語や示されたビジュアルの完全で信頼できる記録ではありません。だから、会議の後に質問が出たとき、人々がもはや存在しない答えを探すために貴重な時間を過ごすことは珍しいことではありません。さらに、ミーティングを見逃した人は、チームメイトから要約や個人的なメモを共有したいと思う部分の詳細しか得られがちではありません。

リモートワーカーのジレンマ

現在、従業員の大多数は、Slack、Teams、Zoom'sなどの困難なパンデミックのコラボレーションプラットフォームを介してリモートで作業しています。オンライン会議プラットフォームの使用状況を報告する急上昇。これらのコラボレーションテクノロジーは、すぐにリモートチームを接続し、散在する従業員間の簡単なコミュニケーションを可能にする中枢神経系になりました。欠点は、結果として生じるほぼ一定のメッセージ通知、会議への招待、カレンダーのリマインダー、会議、および電話の旋風であり、人々がより深い仕事をするのを妨げます。

それでは、リモートチームは個人の生産性を犠牲にすることなく、どのように連携し続けるのですか。

生産性の高いリモートチームはより多くのコミュニケーションをとりますが、お互いに話す頻度は少なくなります。これは、瞬間的な質問と会話を最小限に抑え、その代わりに、明確でタイムリーなコミュニケーションを優先させることによって達成されます。非同期メディア。また、会議が依然として必要な場合、効果的なリーダーは、議題を設定し、必要な情報を事前に出席者に準備し、後で参照できるように会議を記録することで、すべての時間を最大限に活用します。

以下に、これらの戦略を実行に移して、中断を減らし、より効果的な情報フローで生産的な作業環境を作り出す5つの方法を示します。

コラボレーションと生産性を最適化する 5 つの方法

1.非同期コラボレーションに傾けましょう。

リモートで作業しているときにインスタントコミュニケーションの魅力に屈するのは簡単です。オフィスで同僚と直接やり取りするときに自然に感じるエンゲージメントとつながりを提供します。そして、多くの場合、質問に対する答えを得るための最も速い方法のように思えるかもしれません。

残念ながら、あなたの利益は同僚の損失です。即時の返信が期待できず、メッセージがそれほど混乱しない非同期メディアを介して、より頻繁に通信します。もちろん、電子メールは実証済みのオプションですが、チームが別の電子メールを読まなくても済むようにする場合は、次のことを検討してください。

ビデオで見て、伝える。 オンデマンドビデオは、リッチで詳細な情報や説明者を伝え、共有するための最も効率的なソリューションの1つです。と動画プラットフォーム Panopto のように、画面とプレゼンテーションのビデオをキャプチャして、チームメイトにほとんど何でもやり方を見せたり教えたりすることができます。電子メールで同僚を招待して、動画を視聴し、ビデオ内のコメントで返信してもらいます。チームも次のことができます。動画の中を検索、つまり、それらの情報は、電子メールの場合と同じように、後で見つけて参照するのが簡単です。

ドキュメントやスプレッドシート内で共同作業できます。 Microsoft 365 や G-Suite などのソリューションにより、チームはドキュメント内で共同作業し、独自の時間に非同期で共同作業できます。多くの人々にとって、これにより、ペースの速い会議環境で他の方法よりも有意義な貢献が可能になります。さらに、ドキュメント内で共同作業を行うと、すぐに出荷できる洗練された成果物が得られます。
プロジェクト管理アプリで一緒に作業できます。 TrelloやAsanaなどのアプリを使用すると、プロジェクトステータスの会議、フォローアップメール、Slackを介した定期的なチェックインの必要がなくなります。チームのコミュニケーションは、目前のタスクやプロジェクトを中心に編成されているだけでなく、作業の進捗状況を誰もが明確に把握できます。

2.送信するメッセージは少なくなりますが、高品質のメッセージです。

迅速な応答を開始すると、受信側のユーザーが必要な情報をすべて持っていない場合や、単にコンテキストが不足しているメッセージをデコードしようとした場合に、やり取りが増え、フラストレーションが増える可能性があります。代わりに、完全な応答を送信できるようになるまで待ってください。これにより、人々が自信を持って前進するために必要な明確さと詳細を誰も推測できなくなります。

3.通知をオフにします。

Slack のようなチャットアプリも非同期で処理できます。メールと同じように、通知をオフにして、タスク間や休憩があるときにメッセージをチェックインする習慣を身に付けましょう。仕事の流れが深いときに気を散らすことを最小限に抑えながら、同僚にタイムリーな応答を提供できます。返信は即時ではありません。本当に緊急のニーズについては、チームメイトに電話を要請してください。

4.会議を反転します。

多くの会議は、必要以上に長く終わります。貴重な時間を情報を提示したり、全員のスピードを上げたりすると、彼らは複数の会議にこぼれ落ちることさえあります。ミーティングを反転し、一緒に予約した時間が、定義された目標に向けて作業できるようにしてください。によって会議をめくる、会議が始まる前に、全員が議題、ここでのメモ、その他の重要な詳細を完全に提供する必要があります。

全員が準備できるように、少なくとも1日前に会議前の情報を送信してください。添付ファイル付きの電子メールにすべて入力するか、本当に効率的にしたい場合は、すばやく記録することができますビデオプレゼンテーションチームと共有する—視聴者を引き付けるだけでなく、電子メールよりも多くの情報をより速く共有できます。その後、会議の時間になると、チームはすぐにビジネスに取り掛かることができます。

反転した会議の会議前のビデオを見る：

5.ビデオ会議を録画します。

ミーティングやコールにふさわしい場合は、チームが後で参照できるように記録しておく価値があります。その記録がなければ、最も重要なコミュニケーションの潜在的な価値の多くが失われます。ビデオ通話や会議を記録すると、詳細な会話を生産性を高めるナレッジ資産に変えることができます。このアセットは、あらゆる詳細をそのまま捉えることができます。実際、プロジェクトマネジメント・インスティテュート（PMI）のメンバーの最近の世論調査では、30％以上がビデオ会議ソフトウェアを使用して会議を記録していることが示されました。ミーティングの記録により、チームとチームの貴重な時間を節約できるいくつかの方法をご紹介します。

会議中の集中力と関与を向上させるために、メモを取る責任を取り除きます。
会議の終了後にフォローアップメールを作成して送信する時間を短縮するために、参加者またはそれを見逃した人と録音を共有します。
会議の記録を確認して、会議に出席していて、覚えていないかもしれない他の人からの回答を追跡しようとせずに、回答を見つけましょう。
チームに初めて参加したり、すでに進行中のプロジェクトに参加したりするときに、スピードアップするためのより良いリソースを提供しましょう。

Panopto の新しいブラウザ内ビデオキャプチャツールとすれば、簡単にできるビデオ会議を録画する数回クリックするだけで—会議の主催者でなくても。録画する画面またはビデオ会議アプリケーションウィンドウとそのサウンドを選択し、赤い録画ボタンを押します。

リモートワーク時代のオンデマンドビデオ

リモートでの作業への迅速なピボットでは、Zoom ミーティング、Slack チャット、および同様のコラボレーションツールが、オフィス内の同僚とつながり、会話するための事実上の代替品となっています。ビデオ通話では、会議室と同じように、同僚の顔と非言語的な手がかりを見ることができるようになり、オンラインで会うことができます。インスタントメッセージングをしている間、同僚はキューブメイトにクイックチャットをしようとしているように感じることができます。

リモートの同僚と個人的につながることで、正常な状態を維持することは、間違いなくこれまで以上に重要になっています。そして、仮想リアルタイムエンゲージメントを可能にするコラボレーションツールがなければ、そうすることはできませんでした。しかし、これらのメディアを介した仮想通信が一定になると、労働者が有意義な仕事に集中できる時間のほんの一部しか残っていないため、全体的な生産性が低下します。

リモートワーカーとして、非同期通信とコラボレーションの優先順位を設定することで、より良い計画を立てて、作業日をより詳細に制御できます。一日の大半をメッセージや通知に反応させる代わりに、ディープワークがデフォルトになります。高品質のコミュニケーションは、あいまいさが低く、前後にそれほど多くなく、標準になります。また、すべてを文書化しておけば、簡単な検索で、あなたやチームメイトが必要になった場合に、後で即座に回答を得ることができます。

解決策は、リアルタイムのコミュニケーションをなくすことではなく、職場のコミュニケーションからの即時の応答の期待を取り除き、人々の時間の会議の負担を軽減し、より効率的で柔軟なコラボレーションのための新しい方法を見つけることです。

Panopto が動画の録画と共有をこれまで以上に簡単に

プラグインをインストールしたりソフトウェアをダウンロードしたりすることなく、Webブラウザーから直接、画面にウォークスルーを記録したり、スライドをキャプチャして別の画面でポイントを強調したり、すべてを提示するときにビデオのスターになることもできます。あなたのウェブカメラの前で。

録画が終了したら、ビデオを編集し、チームメートを電子メールで招待して非公開で表示できます。 Panoptoのインタラクティブビデオプレーヤーを使用すると、ビデオ内のディスカッションを通じてあなたとあなたのチームが協力できます。 Panoptoを使用すると、ビデオ全体をもう一度見ることなく、特定の何かを見つける必要があるときに、ビデオ内のコンテンツを検索することもできます。

オンデマンドビデオコミュニケーションの力を試してみませんか？ Panoptoにサインアップする 検索可能なオンデマンドビデオを同僚と共有したり、無料のオンラインビデオとスクリーンレコーダーを使用して今すぐ始めたりできます。