- コラボレーション
コラボレーションの負担が生産性を低下させないように
「すごく忙しかったのに、一日の終わりには予定していたことよりもずっと少ないことしかできなかった」という日はありませんか？あるいは、午後5時までに生産的な仕事に取り掛かるのが難しい日が多く、頻繁に残業をしてしまうことはありませんか？それには理由があります。
コラボレーションは、典型的な仕事の日を支配するようになった。2016年に『ハーバード・ビジネス・レビュー（HBR）』で発表されたデータによると、管理職や従業員が会議、電話、メールでのやり取りといった共同作業に費やす時間は、過去20年間で50％増加した。今日では、SlackやMicrosoft Teamsといった職場のインスタントメッセージングアプリが加わったことで、この「コラボレーションの過剰負荷」は、依然として人々の集中力を奪い続けている。現在、従業員は時間の最大80％をコミュニケーションやコラボレーションに費やしており、生産的で中断のない業務に充てられる時間は1日のうちわずか20％にとどまると推定されている。
特に優秀な人材ほど、コラボレーションの過負荷という重荷を背負いやすい傾向にあります。HBRの報告によると、価値あるコラボレーション活動の20％から35％は、従業員のわずか3％から5％によって生み出されているとのことです。高い能力を持ち、かつ積極的に協力する姿勢で知られる「Aプレイヤー」たちは、より頻繁にプロジェクトに引き込まれ、しばしば自身の役割の範囲を超えて貢献しています。 しかし、トップパフォーマーが生産的な時間を失うことに加え、追加の依頼やプロジェクトによる要求が増加すると、彼らが業務に遅れをとった際に、最終的にボトルネックが生じる恐れがある。さらに悪いことに、こうした重要なチームメンバーは、中断が収まった後にいくつかの業務を片付けるために長時間労働を強いられ、過度の負担により、もはや効果的な貢献者ではなくなってしまうことがよくある。
もちろん、チームや組織全体の成功と成果にとって、協力し合うことは不可欠です。しかし、個人の生産性が著しく低下してしまうと、そのコストがメリットを上回ってしまうことも容易に起こり得ます。問題はコラボレーションそのものではなく、チームが協力し合い、情報を共有する際に非効率な方法を採用している点にあります。
コミュニケーションの時間的価値
金融の世界において、「貨幣の時間価値」とは、現在手元にあるお金は、将来同じ金額を受け取るよりも価値が高いという概念を指します。これは、現在のお金には将来収益を生み出す可能性があるためです。同様に、より柔軟な媒体を通じて時間をかけてやり取りできるコミュニケーションは、リアルタイムのコミュニケーションだけの場合よりも、はるかに大きな価値をもたらす可能性があります。この概念をより深く理解するために、リアルタイムの同期型コミュニケーションが抱える2つの大きな欠点について見ていきましょう。
1. リアルタイムコミュニケーションの過度な利用は、頻繁な中断を招き、従業員がより価値の高い業務に取り組むことを妨げている。
迅速に答えを得て意思決定を行うことは、特に行き詰まっている個人やチームにとって、生産性を高め、成果を加速させることができます。しかし、それには代償も伴います。Slackの通知による注意散漫や、オンライン会議による中断は、関係者全員を「深い仕事」から遠ざけてしまうのです。認知科学によれば、会議や電話の後、再び集中力を取り戻し、フルスピードで仕事に戻るまでには、最大30分かかることもあるとされています。 些細な気晴らしでさえ逆効果となり、目の前のタスクへの集中を断ち切ってしまうため、再び仕事の流れに乗るのに時間を要することになります。
2. 交換された情報を保存したり、後で参照したりできない場合、コミュニケーションの価値は損なわれてしまう。
例えば、対面での会議や電話会議は、その場限りのものです。会議が終わってわずか1時間後には、参加者は 共有された情報のわずか40％ しか思い出せず、2日後にはその数字は28%にまで低下します。メモも人々の記憶も、実際に交わされた言葉や提示された視覚資料を完全かつ確実に記録したものではありません。そのため、会議後に疑問が生じた際、もはや存在しない答えを探すために貴重な時間を費やすことは珍しくありません。 さらに、会議を欠席した人は、要約や個人的なメモを共有してくれるチームメイトから得られる情報も、断片的なものに留まりがちです。
リモートワーカーのジレンマ
パンデミックという困難な状況下で、従業員の大多数がリモートワークを行うようになった今、Slack、Teams、Zoomの ビデオ会議 プラットフォームは、利用率が 急増した。これらのコラボレーション技術は、リモートチームをつなぎ、各地に散らばった従業員間の円滑なコミュニケーションを可能にする中枢神経系として急速に定着しました。その反面、絶え間ないメッセージ通知、会議の招待、カレンダーのリマインダー、会議や通話といった情報が渦巻く状況が生じ、人々が集中して仕事に取り組む妨げとなっています。
では、リモートチームは、個人の生産性を損なうことなく、どのようにして連携し続けることができるのでしょうか？
生産性の高いリモートチームは、コミュニケーションの量は多いものの、互いに話す頻度は少ない。これは、その場限りの質問や会話を最小限に抑え、代わりに 非同期の手段を通じて、明確かつタイムリーなコミュニケーションを優先することで実現されます。また、会議がどうしても必要な場合でも、効果的なリーダーは、議題を設定し、参加者に必要な情報を事前に提供し、後で参照できるよう会議を録画することで、全員の時間を最大限に活用します。
以下に、これらの戦略を実践し、中断が少なく、情報の流れがよりスムーズな生産的な職場環境を築くための5つの方法をご紹介します。
コラボレーションと生産性を高める5つの方法
1. 非同期型のコラボレーションを積極的に活用しましょう。
リモートワークをしていると、即座にやり取りができるという魅力に惹かれてしまいがちです。それは、オフィスで同僚と顔を合わせてやり取りしているときに自然と生まれる、一体感やつながりを感じさせてくれるからです。また、多くの場合、質問への回答を得るための最も手っ取り早い方法のように思えてしまうこともあります。
残念ながら、あなたにとっての得は、同僚にとっては負担となります。即座の返信が求められず、メッセージが業務の妨げになりにくい非同期型の手段を使って、より頻繁にコミュニケーションを取りましょう。もちろん、メールは実績のある選択肢ですが、チームにこれ以上メールを読ませたくない場合は、以下の方法を検討してみてください：
- 動画を使ったプレゼンテーション。 オンデマンド動画は、豊富で詳細な情報や解説を伝達・共有するための最も効率的なソリューションの一つです。 PanoptoのようなPanopto を使えば、画面を録画したり、プレゼンテーションの様子を動画に収めたりして、チームメンバーにほぼあらゆる作業の手順を説明したり教えたりPanopto 。メールで同僚を招待して動画を視聴してもらい、動画内でコメントを投稿してもらうことも可能です。また、チームメンバーは 動画内を検索。つまり、動画内の情報はメールと同じように、後から簡単に見つけたり参照したりできます。
- ドキュメントやスプレッドシート内で共同作業を行う。 Microsoft 365 や G Suite などのソリューションを利用すれば、チームはドキュメント内で共同作業を行い、各自の都合に合わせて非同期で協業することができます。多くの人にとって、これにより、ペースの速い会議環境では得られないような、より有意義な貢献が可能になります。さらに、ドキュメント自体の中で共同作業を行うことで、すぐに納品できる完成度の高い成果物を作成することができます。
- プロジェクト管理アプリで共同作業を行いましょう。 TrelloやAsanaのようなアプリを使えば、プロジェクトの進捗会議やフォローアップメール、Slackでの定期的な進捗確認が不要になります。チームのコミュニケーションが、手元のタスクやプロジェクトを中心に整理されるだけでなく、全員が作業の進捗状況を明確に把握できるようになります。
2. メッセージの数は減らして、質を高める。
手短な返信を送ってしまうと、相手が必要な情報をすべて把握していない場合や、文脈が欠けているメッセージの意味を推測せざるを得ない場合、やり取りが長引いて、かえってフラストレーションが募る原因になりかねません。その代わりに、誰もが迷うことなく、確信を持って次に進めるよう、必要な明確さと詳細を盛り込んだ、完全な返信を送れるようになるまで待つようにしましょう。
3. 通知をオフにします。
Slackのようなチャットアプリも、同様に非同期で扱うことができます。通知をオフにし、メールと同じように、タスクの合間や休憩時間にメッセージを確認する習慣をつけましょう。そうすれば、仕事に没頭している際の集中力の妨げを最小限に抑えつつ、同僚への返信も適時に行うことができます。ただ、返信は即座には行われないだけです。本当に緊急の場合は、チームメンバーに電話をかけてもらうよう依頼しましょう。
4. 会議の形式を変えてみましょう。
多くの会議は、必要以上に長引いてしまうものです。情報の提示や全員の理解を深めるために貴重な時間が費やされ、結果として複数の会議に分割されてしまうことさえあります。会議の形式を「フリップ」し、予定された時間をすべて、定められた目標の達成に向けて活用できるようにしましょう。 会議の形式を逆転させることで、会議が始まる前に、全員が議題や経緯の説明、その他必要な重要な詳細情報を入手し、会議に十分に参加できるようになります。
会議の事前情報を、全員が準備する時間を確保できるよう、少なくとも1日前には送ってください。メールに添付ファイルとしてまとめて送ることもできますし、さらに効率を重視するなら、簡単な 短い動画プレゼンテーション を作成してチームと共有するのも良いでしょう。そうすれば、参加者の関心を引くだけでなく、メールよりも多くの情報を素早く伝えることができます。そうすれば、会議の時間になった際、チームはすぐに本題に入ることができます。
反転会議の事前視聴用動画をご覧ください：
5. ビデオ会議を録画してください。
会議や電話会議を行う価値があるなら、チームが後で参照できるように記録を残す価値も大抵あるものです。その記録がなければ、最も重要なコミュニケーションが持つ潜在的な価値の多くは失われてしまいます。ビデオ通話や会議を録画することで、詳細な会話の内容を、その場でのやり取りを正確に捉えた、生産性を高める知識資産へと変えることができます。 実際、プロジェクトマネジメント協会（PMI）の会員を対象とした最近の調査によると、30％以上がビデオ会議ソフトウェアを使用して会議を録画したことがあることが明らかになりました。会議の録画が、あなたとチームの貴重な時間を節約するいくつかの方法をご紹介します：
- 会議中の集中力と参加意欲を高めるため、メモを取る負担を取り除きましょう。
- 会議の録画を参加者や参加できなかった方々と共有することで、会議終了後のフォローアップメールの作成や送信にかかる時間を削減できます。
- 会議の録画を確認して答えを見つけましょう。会議に出席していた他のメンバーに聞き回って、彼らも覚えていないかもしれない情報を探そうとする必要はありません。
- チームに新しく加わった人や、進行中のプロジェクトに参加する人が、すぐに業務に慣れるためのより良いリソースを提供しましょう。
Panopto新しい ブラウザ内動画キャプチャツールを使えば、簡単に ビデオ会議を 。会議の主催者でなくても、わずか数回のクリックで録画が可能です。録画したい画面やビデオ会議アプリのウィンドウ、およびその音声を指定し、赤い録画ボタンを押すだけです。
リモートワーク時代のオンデマンド動画
リモートワークへの急速な移行に伴い、Zoomミーティングや Slackチャット、その他のコラボレーションツールは、オフィスで同僚とつながり、会話していた従来の方法を事実上置き換える存在となりました。 ビデオ通話のおかげで、まるで会議室にいるかのように、同僚の顔や非言語的なサインを確認しながら、オンライン上で顔を合わせることができるようになりました。また、同僚にインスタントメッセージを送ることは、まるで隣のデスクにいる同僚に気軽に話しかけるような感覚を与えてくれます。
リモート勤務の同僚と直接つながり、ある程度の日常感を保つことは、間違いなくこれまで以上に重要になっています。そして、バーチャルなリアルタイムの交流を可能にするコラボレーションツールがなければ、それは実現できません。しかし、こうした手段を通じたバーチャルなコミュニケーションが常態化すると、従業員が有意義な業務に集中できる時間がごくわずかになってしまうため、全体的な生産性が低下してしまいます。
リモートワーカーとして、非同期のコミュニケーションやコラボレーションを優先 することで、より効果的な計画を立てられ、1日の業務をより自在にコントロールできるようになります。1日の大半をメッセージや通知への対応に費やすのではなく、集中して深く取り組むことが当たり前になります。曖昧さが減り、やりとりも最小限に抑えられるため、質の高いコミュニケーションが標準となります。また、すべてが記録されるため、後で自分やチームメイトが必要とした際、簡単な検索ですぐに答えを見つけることができます。
解決策は、リアルタイムのコミュニケーションを廃止することではなく、職場でのコミュニケーションにおいて即座の返答を求める期待を取り除き、会議が人々の時間に与える負担を軽減し、より効率的で柔軟なコラボレーションを実現するための新しい方法を見出すことにある。
関連記事： 貴社のビデオコミュニケーションおよびコラボレーションツールは、完全リモートワーク体制に対応できる準備が整っていますか？
すでにメールや、DropboxやG Suiteのような共同ファイル共有ツールは利用していることでしょう。しかし、より詳細な情報や背景を添えて素早くメッセージを伝えたい場合、しかもリアルタイムの会話が必要ない場合はどうすればよいでしょうか？
オンデマンド動画を活用すれば、プレゼンテーションを行う時間だけで、包括的な情報を視覚的に分かりやすく伝えることができます。ノートパソコン1台で、マルチストリームによるビデオ会議、デモンストレーション、チュートリアル、ハウツー動画、研修などを録画し、同僚と共有できます。同僚は都合の良い時に視聴でき、必要に応じて何度でも見直すことができます。
Panopto 、動画の録画と共有がこれまで以上に簡単Panopto
ウェブブラウザから直接――プラグインのインストールやソフトウェアのダウンロードは一切不要――画面上の操作手順を録画したり、別の画面のスライドをキャプチャして説明を補足したり、さらにはウェブカメラの前でプレゼンテーションを行い、自分自身が動画の主役になることさえ可能です。
録画が完了したら、動画を編集し、チームメンバーにメールで招待して非公開で視聴してもらうことができます。Panopto、動画内でのディスカッションを通じてチームと共同作業を行うことが可能です。また、Panoptoなら、特定の情報を探す際に動画を最初から最後まで見直す必要がなく、動画内のコンテンツを検索することもできます。
オンデマンド動画コミュニケーションの力を試してみませんか？ Panoptoに登録して Panoptoに登録して、検索可能なオンデマンド動画を同僚と共有するか、 無料のオンライン動画・画面録画ツールを使って今すぐ始めてみましょう。