コラボレーション

コラボレーションの過負荷で生産性を落とさないために

6月1, 2020

非常に忙しいと感じながらも、一日の終わりには計画よりもはるかに少ない成果しか得られなかったという経験はないだろうか。あるいは、午後5時前に生産的な仕事に取り掛かるのは難しいので、頻繁に残業しているのではないだろうか？それには理由がある。

コラボレーションは典型的な平日を支配している。2016年にHarvard Business Review (HBR)に掲載されたデータによると、管理職と従業員がミーティングや電話、Eメールでのディスカッションなどの共同作業に費やす時間は、過去20年間で50％も増加したという。今日、SlackやMicrosoft Teamsのような職場のインスタントメッセージングアプリが加わったことで、この"コラボレーション過多「が人々の集中力を奪い続けている。現在、従業員は1日のうち最大80％の時間をコミュニケーションやコラボレーションに費やし、生産的で中断のない仕事に使える時間は20％しかないと言われています。

トップ・パフォーマーは、コラボレーションの過重負担に耐える可能性がさらに高い。HBRの報告によると、価値ある共同作業の20％から35％は、わずか3％から5％の従業員によるものだという。高い能力を持ち、積極的に協力することで知られる「A-player」は、プロジェクトに巻き込まれる頻度が高く、自分の役割の範囲を超えて貢献することが多い。しかし、トップ・パフォーマーにとって質の高い生産的な時間が失われ、さらに追加要求やプロジェクトからの要求が増えることで、最終的にボトルネックとなり、遅れをとることになる。さらに悪いことに、このような重要なチームメンバーは、中断がなくなった後に少しでも仕事をこなすために長時間働くことになり、多くの場合、負担が大きすぎて、もはや効果的な貢献者ではなくなってしまう。

もちろん、チームや組織全体が成功し、成果を上げるためには協力し合うことが不可欠だが、個人の生産性が大きく低下すると、コストが利益を上回りやすくなる。問題はコラボレーションそのものではなく、チームの共同作業や情報共有の方法が非効率的であることだ。

コミュニケーションの時間的価値

金融の世界では、「貨幣の時間的価値」とは、今持っている貨幣は、その潜在的な収益力により、将来の同額よりも価値があるという概念を指す。同様に、より柔軟な媒体を通じて時間をかけて交換できるコミュニケーションは、リアルタイムのコミュニケーションだけよりもはるかに大きな価値を提供することになる。このコンセプトをよりよく理解するために、リアルタイムの同期コミュニケーションの最大の欠点を2つ見てみよう。

1.リアルタイム・コミュニケーションの多用は、頻繁な中断を生み、従業員をより価値の高い仕事から遠ざけている。

しかし、Slackの通知やバーチャルミーティングの中断による気晴らしは、関係者全員をより深い仕事から遠ざけてしまう。認知科学によると、ミーティングや電話の後、集中力を取り戻し、フル回転で仕事をするようになるには30分ほどかかると言われている。小さな注意散漫でさえ逆効果になりかねず、目の前の仕事から強制的に集中力を削がれ、再び仕事の流れに戻らなければならなくなるのだ。

2.交換された情報が保存されず、後で再び参照できない場合、コミュニケーションの価値は低下する。

例えば、ライブミーティングや通話は刹那的だ。会議が終わってからわずか1時間後に、人々は次のことを思い出すことができる。わずか40の情報しか思い出せず、2日後には28％にまで落ち込む。メモも人々の記憶も、実際に話された言葉や見せられた映像の完全で信頼できる記録ではない。そのため、会議後に質問が出た場合、もはや存在しない答えを探すために貴重な時間を費やすことも珍しくない。さらに、会議を欠席した人は、要約や個人的なメモを共有してくれるチームメイトから、部分的な詳細しか得られない傾向がある。

リモートワーカーのジレンマ

パンデミック（世界的大流行）の中、社員の大半がリモートで仕事をするようになった今、Slack、Teams、Zoomのようなコラボレーション・プラットフォームは、社員間のコミュニケーションに大きな役割を果たしている。ビデオ会議プラットフォームなどの利用が急増している。急増している。.これらのコラボレーション・テクノロジーは、リモートチームをつなぎ、散らばった従業員間のコミュニケーションを容易にする中枢神経系として急速に普及している。しかし、その反面、メッセージの通知、会議の招待、カレンダーのリマインダー、会議、電話などが絶えず発生し、社員は仕事に集中できない。

では、個人の生産性を犠牲にすることなく、リモートチームで共同作業を続けるにはどうすればいいのだろうか？

生産性の高いリモートチームは、コミュニケーションは多いが、会話頻度は低い。これは、突発的な質問や会話を最小限に抑え、代わりに以下のような非同期媒体を通じて、明確でタイムリーなコミュニケーションを優先することで達成できる。非同期メディア.それでも会議が必要な場合、効果的なリーダーはアジェンダを設定し、出席者に必要な情報を事前に準備し、後で参照できるように会議を記録することで、全員の時間を最大限に活用する。

以下は、これらの戦略を実行に移し、中断が少なく、情報の流れがより効果的な生産的な職場環境を作るための5つの方法である。

コラボレーションと生産性を最適化する5つの方法

1.非同期コラボレーションに傾倒する。

リモートで仕事をしていると、インスタント・コミュニケーションの魅力に負けてしまいがちです。オフィスで同僚と顔を合わせているときに自然に感じる、関わり合いやつながりの感覚を味わうことができます。そして多くの場合、質問に対する答えを得るのに最も手っ取り早い方法のように思えることもある。

残念ながら、あなたの利益は同僚の損失です。即座の返信が期待できない非同期媒体で頻繁にコミュニケーションを取れば、あなたのメッセージが邪魔になることもない。もちろん、Eメールは試行錯誤の末に確立された方法ですが、もしチームが他のEメールを読む手間を省きたいのであれば、次のことを検討してみてください：

動画で見せる、伝える。 オンデマンド動画は、リッチで詳細な情報や説明資料を伝達・共有するための最も効率的なソリューションの1つです。動画プラットフォームビデオプラットフォームPanoptoのような動画プラットフォームを使用すると、自分の画面とプレゼンテーションの動画をキャプチャして、チームメイトにほぼすべての方法を見せたり教えたりすることができます。電子メールで同僚を招待して動画を閲覧させ、動画内でコメントを付けて返信させることができます。チームは次のこともできます。動画内を検索つまり、Eメールと同じように、動画内の情報を簡単に検索し、後で参照することができます。

ビデオチュートリアルやウォークスルーを遠隔地の同僚と共有

ドキュメントやスプレッドシート内でのコラボレーションMicrosoft 365やG-suiteのようなソリューションでは、チーム内でドキュメントを共有し、それぞれの時間に非同期でコラボレーションを行うことができます。このようなコラボレーションを行うことで、ペースの速い会議ではできないような有意義な貢献ができるようになります。さらに、ドキュメント内でコラボレーションを行うことで、洗練された成果物を出荷することができます。
プロジェクト管理アプリで一緒に仕事をする。 TrelloやAsanaのようなアプリを使えば、プロジェクトのステータス会議やフォローアップメール、Slackによる定期的なチェックインが不要になる。チームのコミュニケーションは、目の前のタスクやプロジェクトを中心に整理されるだけでなく、全員が仕事の進捗状況を明確に把握できる。

2.数は少ないが、質の高いメッセージを送る。

すぐに返事を出すと、やりとりが二転三転し、受け取った側が必要な情報をすべて持っていなかったり、文脈の乏しいメッセージを読み解こうとしてフラストレーションが高まったりする可能性があります。それよりも、自信を持って前進するために必要な明確さと詳細で、誰にも推測されないような完全な返答を送れるようになるまで待つことだ。

3.通知をオフにする。

Slackのようなチャットアプリも非同期で扱うことができる。通知をオフにし、メールのように仕事の合間や休憩時間にメッセージをチェックする習慣をつけましょう。返信がすぐにできないだけで、仕事の流れの中にいるときでも、気が散るのを最小限に抑えながら同僚にタイムリーな返信をすることができる。ただ、返信がすぐにできないだけです。本当に緊急の用件がある場合は、チームメイトに電話をもらうようリクエストしてください。

4.会議を反転させる。

多くの会議は、必要以上に長くなってしまう。貴重な時間を情報の提示や全員のスピードアップに費やしているうちに、複数の会議にまで波及してしまうこともある。会議を反転させ、予約したすべての時間を、定義された目標に向かって働くために使えるようにしましょう。会議を会議を反転させるミーティングを反転させることで、ミーティングが始まる前に、全員がアジェンダやハウ・ウイ・ガット・ノート、その他貢献するために必要な重要事項を把握することができます。

ミーティングの前日までに事前情報を送信し、全員が準備できるようにする。添付ファイル付きのEメールにすべて入力してもいいし、本当に効率的にしたいのであれば、簡単なビデオプレゼンテーションを録画してチームで共有すれば、聴衆の関心を引くことができるだけでなく、メールよりも早く多くの情報を共有することができます。そして会議の時間になったら、チームはすぐにビジネスに取りかかることができる。

反転会議の事前ビデオを見る：

5.ビデオ会議を録画する。

ミーティングや通話に価値がある場合、後でチームが参照できるようにその記録を残す価値があることが多い。その記録がなければ、最も重要なコミュニケーションの潜在的価値の多くが失われてしまいます。ビデオ通話やミーティングを録画することで、詳細な会話を生産性を高める知識資産に変えることができます。実際、Project Management Institute (PMI)の会員を対象とした最近の世論調査では、30%以上がビデオ会議ソフトウェアを使って会議を録画していることがわかりました。ここでは、会議の録画があなたとあなたのチームの貴重な時間を節約する方法をいくつかご紹介します：

メモを取る義務をなくすことで、会議中の集中力とエンゲージメントを高める。
録音を出席者や聞き逃した人と共有することで、会議終了後にフォローアップのEメールを書いたり送ったりする時間を短縮できます。
会議の録音を見直すことで、会議に出席していたが覚えていないかもしれない他の人たちから答えを探し出そうとせずに済む。
新しくチームに加わった人、あるいはすでに進行中のプロジェクトに参加した人に、スピードアップのためのより良いリソースを提供する。

Panoptoの新しいブラウザ内ビデオキャプチャツールを使えば、簡単にビデオ会議の録画会議の主催者でなくても、数回クリックするだけで、簡単にビデオ会議を録画できます。録画したい画面またはビデオ会議アプリケーションのウィンドウとそのサウンドを選択し、赤い録画ボタンを押します。

新しいビデオ録画ツールでリモートワーカーの生産性をサポート

リモートワーク時代のオンデマンド・ビデオ

リモートワークが急速に普及する中、Zoomミーティング、Slackチャット、そして同様のコラボレーションツールは、オフィスで同僚とつながり、会話するための事実上の代替手段となっています。ビデオ通話を使えば、会議室にいるときと同じように、同僚の顔や非言語的な合図を確認しながら、オンラインで会うことができます。また、同僚にインスタントメッセージを送れば、まるでキューブメイトとおしゃべりしているような気分になれる。

遠隔地にいる同僚と個人的につながることで、平常心を保つことは、間違いなくこれまで以上に重要です。そして、バーチャル・リアルタイム・エンゲージメントを可能にするコラボレーション・ツールなしには、そのようなことはできない。しかしそれでも、こうした媒体を通じたバーチャルなコミュニケーションが恒常化すると、ワーカーが有意義な仕事に集中できる時間はほんのわずかしかなくなり、全体的な生産性は低下する。

リモートワーカーとして、非同期のコミュニケーションやコラボレーションを優先することで、より良い計画を立てることができ、ワークデイをよりコントロールすることができます。1日の大半をメッセージや通知への対応に費やすのではなく、深い仕事がデフォルトになります。より質の高いコミュニケーションが当たり前になり、曖昧さや行き違いが少なくなります。また、すべてが文書化されているため、あなたやチームメイトが必要なときに、簡単な検索ですぐに答えを見つけることができます。

解決策は、リアルタイムのコミュニケーションをなくすことではなく、職場のコミュニケーションから即答を期待するものを取り除き、人々の時間に対する会議の負担を減らし、より効率的で柔軟なコラボレーションのための斬新な方法を見つけることである。

Panoptoでビデオの録画と共有がかつてないほど簡単に

プラグインをインストールしたり、ソフトウェアをダウンロードしたりすることなく、ウェブブラウザから直接、画面上でウォークスルーを録画したり、スライドをキャプチャして別の画面でポイントを補強したり、さらにはウェブカメラの前でビデオの主役になりきってプレゼンしたりすることができる。

録画が終わったら、ビデオを編集し、チームメイトをメールで招待して非公開で閲覧させることができます。Panoptoのインタラクティブな動画プレーヤーを使用すれば、動画内のディスカッションを通じてチームとコラボレーションできます。Panoptoを使えば、動画全体をもう一度見なくても、特定の内容を探したいときに動画内のコンテンツを検索することもできます。

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