- 広報
企業コミュニケーション向け動画ツール
動画は、企業のメッセージのリーチを拡大し、より印象的で魅力的なコミュニケーションを実現するための強力なメディアです。また、数十年にわたり社内外向けのコミュニケーション動画を制作してきた組織がある一方で、ライブ配信やオンデマンド動画の活用が自社のビジネス目標達成にどのように貢献できるかを、今まさに発見しつつある組織も数多く存在します。
企業の経営者たちは、柔軟かつ効果的なビデオコミュニケーションを支える適切なツールを導入することには大きな見返りがあることを、ますます認識するようになっています。こうしたツールは、メッセージの訴求力や記憶に残る効果を高めつつ、リーチを拡大することができるからです。ビデオコミュニケーションの制作や配信に関わるあらゆる業務の管理に、チームが時間を費やす必要がなくなれば、どれほど多くの成果を上げられるか、想像に難くありません。
幸いなことに、最新の映像技術により、コミュニケーション担当チームは、AVやITの専門家として兼任する必要なく、映像コミュニケーションの取り組みにおいてより柔軟な対応と、より高い制御力を得られるようになりました。
「私たちは1980年代からコミュニケーション手段としてビデオを活用してきました。 何が変わったのでしょうか？」
つい最近まで、企業コミュニケーションに動画を活用するには多額の投資が必要でした。動画制作には、高価な録画・配信用ハードウェアに加え、セットアップや複雑な機器の操作、最終的な動画の編集を行い、さらにその大容量ファイルを共有可能な状態にするための専門スタッフが必要でした。共有手段としては、DVDやVHSといった物理メディアを利用するか、あるいは独自のコストや課題を抱えるファイル共有サービスを利用する必要がありました。
今日では、プロ並みの動画を作成するのに、もはや大げさな手間はかかりません。そしておそらく予想通り、予算やリソースの制約から年間わずか数本の動画しか制作できなかったコミュニケーションチームも、今でははるかに多くの動画を制作できるようになったことに気づいています。
「エンタープライズ・ビデオ・プラットフォーム」と呼ばれる新しいタイプのソフトウェアが登場し、組織が動画を制作・管理し、特定の視聴者と共有するための、使いやすくオールインワンのソリューションを提供しています。
最新の動画プラットフォーム（動画コンテンツ管理システム、または動画CMSとも呼ばれます）を活用すれば、既存の動画資産を最大限に活用し、動画制作の総コストを削減できるだけでなく、安全な配信や管理からインタラクティブな再生や検索に至るまで、あらゆるプロセスを大幅に効率化できます。その方法は以下の通りです：
必要な機材が少なく、セットアップも簡単
最近では、ビデオカメラやその他の録画機器に多額の費用をかける必要はありません。ほとんどの人が、すでに持ち歩いているノートパソコンやスマートフォンに、高性能なHD録画機能が搭載されているからです。事実上、あらゆる種類の録画機器が、以前よりはるかに小型化し、手頃な価格になり、使いやすくなっています。
最新のビデオプラットフォームなら、共有したいコンテンツやその表示方法を柔軟に選択できます。複数のカメラや画面からの映像を同時に表示することで、オンラインの視聴者はまるでその場にいるかのように、講演者やスライド、さらには画面上の操作手順までを並べて見ることができます。
無料のオンライン画面録画ツール「Panopto 」をお試しください。
ポストプロダクションの時間とコストを最小限に抑える
動画の編集や加工を行い、あらゆる場所から、あらゆるデバイスで視聴できるようにするには、5種類もの動画ソリューションが必要になり、本来は他の業務に充てるべき人材が、何時間も手間のかかる作業に追われることになりかねません。
最近の動画プラットフォームには、不要な映像のカット、マルチカメラ収録時の映像切り替え、さらには追加映像の挿入といった一般的な編集作業を行える動画編集機能が標準で搭載されていることが一般的です。つまり、ほとんどのライブイベントや録画メッセージにおいて、完成した動画の仕上げ作業は簡単かつ迅速に行えます。 ただし、サードパーティ製の動画編集ソフトをご希望の場合は、 Camtasiaをお勧めしますをお勧めします。 Camtasiaを使えば、ワンクリックで動画をPanopto に直接エクスポートできます。
同様に、最新の動画プラットフォームは、動画を簡単に共有したりオンデマンドで再生したりできるようにするために必要な、あらゆるバックエンドの処理をすべて行います。ライブ配信が終了したり、動画の録画が完了したりすると、プラットフォームは自動的に録画データをトランスコードしてあらゆるデバイスで再生できるようにし、組織内の誰もが閲覧できる動画ライブラリにアップロードします。
新しく、安全で、検索可能な動画ライブラリ
今日、視聴者に共有する価値があるほど重要な情報であれば、明日になっても人々がそれを検索できるようにしておきたいと考える可能性が高いでしょう。最新の動画プラットフォームなら、ライブラリにアップロードされた動画を自動的にインデックス化することで、録画されたすべての動画のコンテンツ検索を簡単に行えます。そして、インデックス化される情報は、かつて動画検索の限界とされていた基本的なメタデータにとどまらず、はるかに幅広い範囲に及びます。
例えば、Panopto 動画検索エンジン「Smart Search」 は、自動音声認識（ASR）や光学文字認識（OCR）、その他多数のAI技術を活用し、動画ライブラリにアップロードされたすべての動画において、音声で発話された単語や画面に表示された単語をすべて認識・インデックス化します。 さらに、Panopto SharePointなどのCMS、Cornerstoneなどの学習管理システム（LMS）、Salesforceなどの顧客関係管理システム（CRM）、その他のビジネスシステムと連携し Panopto 従業員が普段利用しているポータル内から動画を検索Panopto 。また、グローバル企業向けに、Smart Searchは英語、スペイン語、ドイツ語、フランス語、日本語、韓国語、ポルトガル語、オランダ語、ポーランド語の9言語に対応しています。
当社のビデオ会議ソリューションは、コミュニケーションをスムーズにします。ビデオプラットフォームがあれば、ビデオ会議システムがさらに充実します。
今日、多くのビジネスパーソンが、自社のビデオコミュニケーション戦略を支えるために必要な技術について考える際、真っ先に思い浮かぶのはビデオ会議ソフトウェアです。
Zoom、Skype for Business、GoToMeeting、BlueJeansといったソリューションは、離れた場所にいる人々同士のリアルタイムなオンラインコミュニケーションや共同作業を可能にします。その多くは録画も簡単に行えます。全体として、これらのシステムは本来の目的を十分に果たしているため、急いで代替品を探す必要はありません。
しかし、幅広いユースケースに対応し、コミュニケーション戦略のROIを最大化するためには、ビデオ会議システムにさらなる強化が必要かもしれません。
すでにビデオ会議ツールをコミュニケーションに活用しているなら、ビデオプラットフォームはそれを補完する最適な選択肢となるでしょう。ここでは、ビデオ会議システムの機能を拡張し、より多くの人々にリーチして関与を促すための新たなツールを提供する、ビデオプラットフォームの10の機能について見ていきましょう。
企業コミュニケーションを強化する10の動画プラットフォーム機能
1. 大規模な環境でも安定したマルチカメラHDライブ配信
たとえば、次回の全社ミーティングを配信したいとしましょう。複数の発表者がおり、それぞれにスライド資料があり、ある発表の途中で再生する動画もあるとします。そしてもちろん、悪用される恐れのある機密情報や「社内限定」の情報を共有することになります。
現在のビデオ会議ツールは、主にリアルタイムの対話を円滑に行うことを目的に開発されており、そのリアルタイムなやり取りに対応するため、多くのツールでは画質やフレームレート（特に画面共有やスライド表示時）において技術的な妥協がなされています。こうした妥協点があるため、チームがオンライン参加者に、まるで会議室にいるかのような体験を完全に再現することは困難になりがちです。
一方、最新のビデオプラットフォームは、1080pの高解像度マルチメディアプレゼンテーションを、最大60フレーム/秒（fps）で安全にストリーミング配信できるよう設計されています。ビデオプラットフォームを使えば、すべてのビデオカメラをノートパソコンに接続し、録画デバイスを選択し、スライド資料を開き、共有したい画面を選択するだけで、規模を問わずオンラインの視聴者に向けて配信を開始できます。
配信に数秒の遅延を加えることで（テレビの生放送における放送遅延と同様に）、動画プラットフォームは、視聴者が専用のアプリをダウンロードする必要なく、インターネット経由で直接、HD画質の「一対多」ライブストリーミングを提供できます。つまり、あらゆるデバイスやインターネット接続環境において、数万人の視聴者に同時に鮮明なライブ映像を配信できるということです。 また、視聴者は自分の好みに合わせて配信映像を切り替えることができ、視聴体験を完全にコントロールできます。
動画プラットフォームでは、ライブ配信のセキュリティ設定を細かく制御することも可能です。例えば、Panoptoプラットフォームでは、ライブ配信はデフォルトで非公開に設定されます。わずか数回のクリックで共有権限を変更し、組織内の特定のユーザー、組織内の全員、あるいは一般公開のいずれかに配信を公開することができます。
2. 視聴者がライブ動画を一時停止、巻き戻し、または再生し直せるようにする
「その場にいた人しか分からない」というのは、企業コミュニケーションにおいて最悪の方針です。現実には、人々は多忙であり、やるべき仕事を抱えています。ライブ配信中に他の用事が重なったり、緊急の対応を迫られたりすることもあるでしょうが、それでもリーダーたちの発言を聞く機会は求めているのです。
視聴者が配信を視聴しながら、その都度発生する他の優先事項にも対応できる柔軟性を提供しましょう。動画プラットフォームは配信中に録画を行うため、視聴者は配信開始後に参加して最初から視聴したり、予期せぬ電話がかかってきた際に一時停止して再開したり、見逃した部分を確認するために巻き戻したりすることができます。動画プラットフォームのライブDVR機能により、視聴者はメッセージを余すところなく受け止めつつ、生産性を最大限に高めることが可能になります。
3. 「意図しないインタラクティブ性」に対する確実な制御
メッセージは明確に伝わるようにしたいものです。そして、聴衆が重要な情報に集中するのを妨げるような中断は最小限に抑えたいものです。 参加者が会議に参加したり退出したりする際のビープ音やドアの閉まる音、幹部が話している最中に誤って流れてしまう保留音、あるいは在宅勤務者がマイクをミュートし忘れたために背景で聞こえる犬の吠え声など、これらはすべて、ビデオ会議ソリューションを使用したライブ配信中の体験に悪影響を及ぼす要因となり得ます。 会議回線上の参加者による不要な妨げを最小限に抑えるための制御機能はありますが、予期せぬ中断は依然として発生する可能性があります。
動画プラットフォームは、双方向性を可能にすると同時に、ビデオ会議を通じて配信されるライブストリームをしばしば妨げるような予期せぬ要素を排除します。このプラットフォームは、講演者からより多くの視聴者へと一方向で配信されるため、視聴者が意図的または意図せずプレゼンテーションを中断させることはできません。これは、会議システムを使用する場合に視聴者が（そして実際に頻繁に）行ってしまうような行為です。
とはいえ、視聴者が参加できないというわけではありません。動画プラットフォームでは、視聴者は動画プレーヤー内のディスカッションパネルを通じて質問を送信することができ、モデレーターがそれをプレゼンターに伝え、その場で回答してもらうことができます。これは、視聴者の参加意欲とプロフェッショナルな制作クオリティの両立を図る賢い方法です。
4. ライブイベント終了後、すぐに録画をオンデマンドで視聴できるようにする
録画機能は、現在ではほとんどのビデオ会議ソリューションにおいて標準的な機能となっています。しかし、録画終了後の動画の管理方法については、まだ統一された基準が確立されていません。一部のソリューションでは短期保存機能を提供しているものや、DropBoxやYouTubeなどの一般向けサービスへのエクスポート機能を備えているもの、あるいは単にMP4ファイルをノートパソコンにダウンロードするだけのものもあります。本稿執筆時点では、動画の共有や検索を容易にする、安全で検索可能な動画リポジトリを備えているソリューションは存在しません。
動画プラットフォームでは、ライブ配信や録画の「停止」ボタンを押して終了すると、プラットフォームがほぼ瞬時に動画を安全なライブラリにアップロードし、あらゆるデバイスでの再生に対応できるよう変換・最適化を行います。さらに、検索用にインデックスを作成するため、プライバシー設定に従って簡単に動画を見つけたり共有したりできるようになります。 つまり、録画終了後、誰かが手動でファイルの処理、トランスコード、圧縮、タグ付け、アップロードを行うのを待つ必要がなく、ほぼ即座に視聴者がコミュニケーション動画を検索してストリーミングできるようになります。
5. 録画を公開する前に動画を編集する
「即興」のように見えることで、メッセージに自然な印象を与えることができる場合もありますが、ほとんどのイベントや発表においては、最終版を公開する前に、録画した映像を仕上げたり、内容を追加したりできるようにしておくのが望ましいでしょう。
多くのビデオ会議ソリューションには、会議開始前の待ち時間をカットしたり、本題から外れた議論を削除したり、補足資料を挿入したり、イベントの複数の映像フィードを切り替えたりできる編集ツールが備わっていません。その結果、企業は経験豊富なAV専門家の支援が必要な高価な動画編集ツールを購入せざるを得ず、重要なコミュニケーションのオンデマンド録画の公開が遅れ、ROIが低下してしまうことがよくあります。
現代の動画プラットフォームには通常、動画のカット、つなぎ合わせ、または複数の映像ソース間の切り替えを行うためのシンプルな編集ツールが備わっているため、動画を仕上げるのに特別なソフトウェアやAVの専門家は必要ありません。
動画プラットフォームは、あなた自身を救ってくれることさえあるかもしれません。たとえば、動画編集は通常「非破壊編集」であるため、再生中に動画の一部を切り取っても、万が一に備えていつでも元のファイルに戻すことができます。
6. すべての動画を、ご希望の期間、安全に保存できます
ひとまず、あなたが小さな奇跡を起こしたと想像してみてください――組織の全メンバーが確実に目を通すようなメッセージを作成し、共有することに成功したとしましょう。しかし、そのような大成功でさえ、その効果は一時的なものです。 平均的な組織では、毎年10～20％の従業員が入れ替わります。ですから、たとえ今日、文字通り全員に情報を届けることができたとしても、明日、そしてこれからの毎日、あなたが到底届けることのできない新しい顔ぶれが加わってくるのです。
理想を言えば、メッセージを録画して、将来にわたって参照できるようにしておくのが望ましいでしょう（新入社員だけでなく、単に情報を再確認したい既存のチームメンバーにとっても）。 しかし、ほとんどのビデオ会議システムでは、後でオンデマンドで視聴できるように録画をホストする機能は限定的であり、短期間（プランによって異なりますが、通常は30～60日）で録画が削除されたり、容量の上限に達した際に追加のストレージを購入するか、録画ライブラリから手動で動画を削除する必要があるのが一般的です。
動画プラットフォームは、無制限の動画を保存・配信できる安全で一元化された環境を提供します。これにより、機密性の高い動画コンテンツを完全に管理できるだけでなく、社内外を問わず動画の管理や共有を容易に行えます。これはYouTubeに代わるソリューションであり、非公開動画を確実に非公開に保ち、シングルサインオン（SSO）ID管理ソリューションとの連携により、組織全体で動画へのアクセスを大規模に管理する機能を提供します。 ライブラリ全体、特定のフォルダ、さらには個々のライブ動画やオンデマンド動画に対しても、わずか数クリックでアクセス権限を設定できます。
7. 既存および新規の動画コンテンツを管理する
現在、利用可能なコミュニケーション情報を管理するためにどれだけの時間を費やしているか考えてみてください。情報の最新性を確認したり、混乱を招く恐れのある古くなった情報や無関係な情報を削除したり、今後のコミュニケーションに関する承認手続きを管理したりといった作業です。そして、これらすべてを動画コンテンツのコミュニケーションについても行わなければならないと想像してみてください。動画コンテンツの管理に特化したシステムがなければ、これらの作業を自動化してチームの時間を節約することはできません。
しかし、動画プラットフォームを利用すれば、新しい動画の承認状況を関係者に通知するツールを活用できるため、動画コミュニケーションの管理がさらに効率化されます。承認待ちの新しい動画コンテンツがある場合に、自動的に管理者に通知するフォルダを指定することで、新しい広報動画を期限通りに公開するためのワークフローを効率化できます。
同様に、公開した動画の公開期間を設定できる機能を活用すれば、メッセージを公開するタイミングや非公開にするタイミングをスケジュールすることも可能です。年次福利厚生に関する説明動画を、来年の加入受付期間が始まる前に公開期限が切れるように設定したり、あるいは今後の制度変更に関する説明動画を事前に録画し、従業員やその他の対象者に向けて、後日特定の時間に公開されるようスケジュールしたりすることもできます。これは小さな機能ですが、多くの広報チームのスケジュール管理や業務フローを大幅に簡素化してくれるでしょう。
8. 動画内で話されたり表示されたりした単語を、ユーザーが検索できるようにする
人々がコミュニケーション手段としてテキストを好んで使い続ける最大の理由は、おそらく、いくら欠点があっても、テキストは検索可能だという点にある。 Ctrl+Fを押すだけで 、400ページにも及ぶ文書の中に埋もれた関連情報を瞬時に見つけることができるからだ。
かつては、動画を検索可能にするには、重要なトピックやアイデアに手作業でタグ付けする作業に何時間も費やす必要がありました。これは時間がかかるだけでなく、動画のどの部分が重要かを判断するのは、タグ付けを行う担当者に委ねられていました。そして、すでに述べたように、動画が検索できない場合、視聴者はより簡単に情報を見つけられる他の場所を探してしまうことになります。
適切なツールさえあれば、今日では動画コンテンツもテキストと同じように簡単に検索できるようになっています。最新の動画プラットフォームなら、動画内の実際のコンテンツ（音声や画面に表示される文字など）の多くをインデックス化できるため、動画の長さに関わらず、視聴者は必要な情報を即座に見つけ、その部分へ素早くスキップすることが可能になります。
9. 動画の自動字幕生成およびアクセシビリティ機能
動画コンテンツに字幕をつけることは、アクセシビリティの観点から重要であるだけではありません（もっとも、公共部門で活動している組織であれば、それだけでも十分な理由となるでしょう）。実際、字幕は誰にとっても時として役立つものです。
業界のデータによると、99％の人が何らかの理由で少なくとも一度はクローズドキャプションをオンにしたことがあるそうです。そして、その理由としては、一般的に、その動画で共有されている情報をより理解しやすくするため、あるいは音声を再生できない状況でも動画を見られるようにするため、のいずれかです。 強い訛りのある話し手の言葉をより正確に理解するために、あるいは今すぐ見たいものがあるのにヘッドホンを家に忘れてしまったために、字幕をオンにした経験がある人なら、字幕が利用可能であることがどれほど助けになるかをご存知でしょう。
動画プラットフォームを利用すれば、アップロードしたすべての動画に対して、AIによる自動生成の字幕を自動的に取得できます。また、多くの動画プラットフォームでは、連邦政府のアクセシビリティ要件を満たす人間による字幕の作成を依頼できるオプションに加え、再生速度の変更、スクリーンリーダーのサポート、キーボード操作などのその他のアクセシビリティ機能も備わっています。
10. 動画コミュニケーションの成果を測定するお手伝いをします
コミュニケーション活動の成果をどのように数値化していますか？今後のメッセージ作成や改善に役立てるために、どのようなデータを活用できますか？もし、社内コミュニケーションの配信に主にビデオ会議システムやその他の社内ポータルを利用しているだけなら、本来得られるはずの成果を十分に得られていない可能性が高いでしょう。
より優れた動画分析を活用すれば、特定の社内対象者とのエンゲージメントの状況を把握し、どのメッセージが効果的で、どのメッセージが不十分なのかを見極め、今後のコミュニケーションを改善するためのヒントを得ることができます。
動画プラットフォームを利用すれば、動画ライブラリ全体にわたる視聴者のエンゲージメントに関する包括的なデータを入手でき、ユーザー単位の視聴統計まで詳細に把握できます。つまり、企業広報動画がどのくらいの頻度で、いつ視聴されているか、どの動画が最も多く視聴されているか、視聴者が最も関心を示したのはどの部分か、いつ視聴を中断したか、そしてどのようなタイプの広報がより効果的かといった情報を、より的確に把握できるようになります。
Panoptoビデオプラットフォームが企業内コミュニケーションをいかに簡素化するのか
Panopto 組織が単一のプラットフォーム上で、動画のライブ配信、録画、編集、共有、検索を安全Panopto 。視聴者が1人であっても100万人であっても、Panopto 、インタラクティブなディスカッション、ライブQ&A、DVRのような操作機能を備えたHTML5ビデオプレーヤーを通じて、バッファリングを最小限に抑えた高画質のライブ動画およびオンデマンド動画を、あらゆるデバイスにPanopto 。
Panopto、社内の誰でも経営陣からのメッセージや広報発表、重要なイベントを録画し、社内外の視聴者と共有することができます。録画機器を選択して録画ボタンを押すだけで、あとはPanopto すべてPanopto 。
Panoptoビデオプラットフォームを実際に試してみませんか？panopto.com/try から今すぐ始めましょう。