Sie haben alles vorbereitet. Die Logistik ist geklärt. Sie haben recherchiert. Ihre Argumente sind überzeugend. Ihre Folien sind prägnant. Ihre Präsentation ist logisch aufgebaut und enthält genau den richtigen Detailgrad.

Es ist das perfekte Meeting. Die perfekte Zusammenfassung. Der perfekte Fall. Die perfekte Präsentation.

Oder so war es zumindest, bis einer Ihrer Zuhörer Sie mitten im Satz unterbrach und die ganze Präsentation durcheinanderbrachte. Plötzlich haben Sie sieben Folien übersprungen, ein Drittel Ihres Vortrags gehalten, ohne vorher die Gründe dafür zu erläutern, und irgendwie zwei neue Aufgaben übernommen – und sind immer noch nicht wieder auf dem richtigen Weg zu Ihrer ursprünglichen Präsentation.

Meetings haben in den meisten Organisationen einen schlechten Ruf . Sie sind oft unproduktiv und im schlimmsten Fall Zeitverschwendung.

Um Abhilfe zu schaffen, haben zahlreiche Effizienzexperten Strategien für die Gestaltung effektiverer Meetings empfohlen. Heute wird geraten, eine Agenda festzulegen und sich daran zu halten, die Teilnehmerzahl auf maximal 5 (oder 6, 7, 8 oder 9, je nachdem, welchem ​​Experten man vertraut) zu begrenzen, das Meeting nach 30 Minuten zu beenden (manche Empfehlungen gehen sogar von nur 10 Minuten aus!) und sich auf die Behandlung eines einzigen Ziels pro Meeting zu beschränken.

Aber selbst wenn man alles richtig macht – es kann im Handumdrehen schiefgehen, sobald eine Person beschließt, zu unterbrechen.

Viele Teams haben versucht, Unterbrechungen mit rigorosen Maßnahmen zu unterbinden, indem sie vorschrieben, dass niemand – unabhängig von seiner Position oder seinem Fachwissen – dazwischenreden darf. Das Problem solcher Maßnahmen liegt jedoch darin, dass sie das eigentliche Problem verkennen: In den meisten Organisationen unterbrechen Menschen nicht aus Unhöflichkeit; wenn sie sich einbringen, dann aus echtem Interesse und weil sie relevante Gedanken, Anmerkungen oder Fragen haben, die in Ihrer Präsentation noch nicht behandelt wurden.

Wie kann man also die menschliche Neigung überwinden, sich im Konfliktfall zu Wort zu melden?

Die Lösung ist vielleicht einfacher, als Sie denken. Ändern Sie einfach Ihr Meetingformat.

Halten Sie Ihre Präsentation bereit, bevor das Meeting überhaupt beginnt – Flipped Meetings 101

Innovative Unternehmen wie Amazon und LinkedIn beschreiten neue Wege. Ihr neuer Meeting-Stil priorisiert Handeln statt Präsentation, Interaktion statt Anwesenheit und tatsächliche Informationen statt schöner PowerPoint-Folien .

Das Beste daran ist, dass es sich um ein neues Format handelt, das jede Organisation über Nacht übernehmen kann – alles, was dazu nötig ist, ist eine einfache, grundlegende Änderung zweier unserer Erwartungen an unsere Meetings.

Erstens: Dieser neue Stil schreibt vor, dass der Vortragende seine Präsentation vor Beginn der Sitzung teilt und dass das Publikum sie ebenfalls im Voraus durchsieht.

Zweitens: Dieser neue Stil verlangt, dass anstatt Listen mit Dingen zu erstellen, die später erledigt werden sollen, jeder, der an der Besprechung teilnimmt, diese Zeit nutzen muss, um das Ziel der Besprechung zu erreichen.

Ob es darum geht, eine Entscheidung zu treffen, einen Plan zu entwerfen, einen Arbeitsablauf zu überarbeiten oder etwas anderes zu erreichen – das Team muss die geplante Besprechungszeit nutzen, um diese Ziele auch tatsächlich zu erreichen – und zwar sofort.

Was ist der Wert? Kurz gesagt: Handeln.

 

Ein Beispielvideo für eine umgedrehte Meeting-Präsentation, das vor dem eigentlichen Meeting mit dem Publikum geteilt werden kann.

 

Die vorherige Durchsicht der Präsentationsmaterialien stellt sicher, dass die Teilnehmenden genügend Zeit haben, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen. Annahmen können überprüft werden. Fachexperten können um Stellungnahme gebeten werden. Alternativen können entwickelt werden. Eine konstruktive Diskussion kann entstehen. Und die Zuhörer können den Vortragenden nicht unterbrechen.

So funktioniert das umgekehrte Meeting:

1. Halten Sie vor Ihrem Meeting eine kurze Zusammenfassung der Meeting-Informationen und der erforderlichen Aktionspunkte fest.
2. Teilen Sie die Aufzeichnung etwa einen Tag vor dem geplanten Termin mit den Teilnehmern Ihres Meetings.
3. Wenn die Teilnehmer zum Meeting zusammenkommen, sollte man die Präsentation überspringen und direkt zur Diskussion übergehen: Fragen und Antworten, Brainstorming, Entscheidungsfindung – je nachdem, welche Methode zur Informationsgewinnung am besten zur jeweiligen Situation passt.

 

Weiterführende Lektüre: Die Erwartungen an Geschäftstreffen verändern sich. Verändern Sie Ihre Meetings?

 

Holen Sie sich den Leitfaden zur Umgestaltung Ihrer Meetings

Die Art und Weise, wie wir heute Meetings abhalten, ist fehlerhaft. In den meisten Organisationen bestehen Meetings aus PowerPoint-Präsentationen, die so strukturiert sind, dass sie kaum Raum für echte Arbeit und fundierte Entscheidungen bieten.

Es gibt jedoch eine Alternative. Unser Handbuch für das Flipped-Meeting-Konzept enthält eine Anleitung zur Entwicklung einer Flipped-Meeting-Kultur in Ihrem Unternehmen, einschließlich:

• Kommunikations- und Informationsaustauschbedarf vor dem Treffen
• Best Practices für das Gruppenmanagement während Besprechungen
• Ideen für den Einsatz von Video zur noch effizienteren Gestaltung von Flipped-Meetings.

Durch die Umgestaltung Ihrer Meetings können Sie die in Meetings verschwendete Zeit zurückgewinnen, sicherstellen, dass jedes Meeting, an dem Sie teilnehmen, produktiv ist, und Ihre Teams in die Lage versetzen, gemeinsam intelligentere und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

Wollen Sie mehr aus Ihren Meetings herausholen? Laden Sie noch heute unseren kostenlosen Leitfaden „ Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings“ herunter .