모든 준비를 마쳤습니다. 세부 사항도 확인했고, 사전 조사도 철저히 했습니다. 논리는 설득력 있고, 슬라이드도 깔끔합니다. 발표는 논리적으로 전개되며, 필요한 만큼의 세부 사항도 적절히 담겨 있습니다.

이건 완벽한 회의입니다. 완벽한 요약입니다. 완벽한 사례입니다. 완벽한 프레젠테이션입니다.

아니면, 참석자 중 한 명이 당신의 말을 중간에 끊고 이야기를 일방적으로 끌고 가기 전까지는 그랬을지도 모릅니다. 어느새 슬라이드를 7장이나 건너뛰고, 근거를 설명하기도 전에 프레젠테이션의 3분의 1을 진행해 버렸으며, 어쩌다 보니 새로운 업무 두 가지를 떠안게 되었습니다. 그런데도 여전히 원래의 프레젠테이션 흐름으로 돌아가지 못하고 있는 상황입니다.

대부분의 조직에서 회의는 좋지 않은 평판을 받고 있습니다. 회의는 종종 비생산적이며, 최악의 경우 시간 낭비가 되기도 합니다.

이 문제를 해결하기 위해 수많은 효율성 전문가들이 회의의 가치를 높일 수 있는 관리 전략을 제안해 왔다. 오늘날 우리는 의제를 정하고 이를 준수하며, 참석자를 5명 이하로 제한하고(신뢰하는 전문가에 따라 6명, 7명, 8명, 9명일 수도 있음), 회의는 30분 이내에 끝내야 하며(일부 권고안은 10분으로 줄여야 한다고 주장하기도 함!), 회의당 하나의 목표만 다루도록 제한해야 한다고 조언받습니다.

하지만 아무리 모든 것을 완벽하게 해내더라도, 단 한 사람이라도 말을 끊기로 마음먹는 순간, 모든 것이 순식간에 엉망이 될 수 있습니다.

많은 팀이 강경한 방식으로 발언을 자제하도록 강요하며, 직급이 아무리 높거나 해당 주제에 대해 아무리 정통하더라도 순서를 어기고 발언하는 것을 금지해 왔습니다. 하지만 이러한 조치의 문제점은 근본적인 원인을 오해하고 있다는 데 있습니다. 대부분의 조직에서 사람들은 무례하게 굴기 위해 말을 끊는 것이 아닙니다. 그들이 끼어드는 것은 진심으로 관심이 있고, 발표 내용에서 아직 다루지 않은 관련 생각, 의견, 질문이 있기 때문입니다.

그렇다면 일에 몰두할 때 말하고 싶어지는 인간의 본능을 어떻게 극복할 수 있을까요?

답은 생각보다 간단할지도 모릅니다. 회의 방식을 바꾸기만 하면 됩니다.

회의를 시작하기도 전에 프레젠테이션을 마치세요 — 플립드 미팅 입문

아마존이나 링크드인 같은 혁신적인 기업들이 새로운 방식을 선도하고 있습니다. 이들은 발표보다 실행을, 참석보다 참여를, 화려한 파워포인트 슬라이드보다 실질적인 정보를 우선시하는 새로운 형태의 회의를 도입하고 있습니다.

무엇보다 이 새로운 방식은 어떤 조직이든 단숨에 도입할 수 있습니다. 필요한 것은 회의에 대해 우리가 가지고 있는 기대 중 두 가지를 간단하고 근본적으로 바꾸는 것뿐입니다.

첫째, 이 새로운 방식에 따르면 발표자는 회의 시작 전에 발표 자료를 공유해야 하며, 청중 역시 미리 자료를 검토해야 합니다.

둘째, 이 새로운 방식은 나중에 처리할 일 목록을 작성하는 대신, 회의에 참석한 모든 사람이 그 시간을 회의의 목적을 달성하는 데 활용해야 한다고 강조합니다.

결정을 내리든, 계획을 수립하든, 업무 흐름을 수정하든, 그 밖의 어떤 일이든, 팀은 정해진 회의 시간을 활용하여 그 자리에서 바로 그 목표를 달성해야 합니다.

그 가치는 무엇일까요? 한마디로 말하자면, 바로 행동입니다.

 

회의가 시작되기 전에 청중과 공유할 수 있는 플립드 미팅 발표 영상 예시

 

발표 자료를 미리 검토하면 참석자들이 주제에 대해 깊이 생각할 시간을 확보할 수 있습니다. 가정을 다시 한 번 확인할 수 있고, 해당 분야의 전문가에게 의견을 구할 수 있으며, 대안을 모색할 수도 있습니다. 이를 통해 건전한 토론이 이어질 수 있습니다. 또한 발표자가 내용을 설명하는 동안 청중이 말을 끊는 일이 없습니다.

플립드 미팅은 다음과 같이 진행됩니다:

1. 회의를 앞두고, 회의 내용과 필요한 조치 사항에 대한 간략한 요약을 미리 녹음해 두세요.
2. 예정된 회의가 열리기 하루 전쯤에 그 녹화본을 참석자들과 공유해 주세요.
3. 참석자들이 회의장에 모이면 프레젠테이션은 생략하고 바로 토론으로 넘어가세요. 질의응답, 브레인스토밍, 의사결정 등 상황에 가장 적합한 의견 수렴 방식을 선택하시면 됩니다.

 

관련 기사: 비즈니스 회의에 대한 기대가 변하고 있습니다. 회의 방식을 바꾸고 계신가요?

 

회의 효율을 높이는 가이드 받기

오늘날 회의 방식은 문제가 많습니다. 대부분의 조직에서 열리는 회의는 파워포인트 위주의 일방적인 설명회로, 실질적인 업무를 처리하거나 실질적인 결정을 내릴 기회가 거의 없도록 구성되어 있습니다.

하지만 다른 방법이 있습니다. 당사의 ‘플립드 미팅’ 실천 가이드북에는 조직 내에서 플립드 미팅 문화를 정착시키는 방법에 대한 안내가 포함되어 있으며, 그 내용은 다음과 같습니다:

• 회의 전 의사소통 및 정보 공유의 필요성
• 회의 중 그룹 관리 모범 사례
• 동영상을 활용해 플립드 미팅을 더욱 효율적으로 진행하는 방법

회의 방식을 전환하면 회의로 인해 낭비되던 시간을 되찾고, 참석하는 모든 회의가 생산적으로 진행되도록 하며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 지원할 수 있습니다.

회의를 더욱 효과적으로 활용하고 싶으신가요? 무료 가이드를 다운로드하세요. 회의를 완전히 새롭게 바꾸는 법: 플립드 미팅 가이드 를 지금 바로 다운로드하세요.