Lo tienes todo preparado. Has confirmado la logística. Has investigado. Tus argumentos son convincentes. Tus diapositivas son impecables. Tu presentación fluye lógicamente con el nivel de detalle justo.

Es la reunión perfecta. El resumen perfecto. El caso perfecto. La presentación perfecta.

O al menos lo era, hasta que uno de los asistentes te interrumpió a mitad de frase y arruinó toda la presentación. De repente, te has saltado siete diapositivas, has presentado un tercio de tu propuesta sin explicar primero la justificación y, de alguna manera, te han asignado dos tareas nuevas, y aún no has retomado el hilo de tu presentación original.

Las reuniones tienen mala fama en la mayoría de las organizaciones. Suelen ser improductivas y, en el peor de los casos, pueden ser una pérdida de tiempo.

Para ayudar a corregir las cosas, un grupo de expertos en eficiencia ha recomendado estrategias para gestionar las reuniones y hacerlas más productivas. Hoy en día se nos dice que establezcamos una agenda y nos ciñamos a ella, que limitemos la asistencia a no más de 5 (o 6, o 7, u 8, o 9, según el experto en el que confiemos), que finalicemos la reunión después de 30 minutos (¡algunas recomendaciones sugieren que debería durar tan solo 10!) y que nos limitemos a abordar un solo objetivo por reunión.

Pero incluso si haces todo bien, todo puede salir mal en un abrir y cerrar de ojos en el momento en que una persona decide interrumpir.

Muchos equipos han intentado silenciar a quienes interrumpen con medidas drásticas, prohibiendo que nadie, independientemente de su cargo o conocimiento del tema, hable fuera de turno. Sin embargo, el problema radica en que estas medidas no comprenden la raíz del problema: en la mayoría de las organizaciones, las personas no interrumpen por mala educación; cuando intervienen, es porque tienen un interés genuino y aportan ideas, comentarios y preguntas relevantes que aún no se han abordado en la presentación.

¿Cómo se puede superar la tendencia humana a expresarse cuando se está involucrado en un conflicto?

La respuesta puede ser más sencilla de lo que piensas. Simplemente cambia el formato de tu reunión.

Prepara tu presentación antes incluso de que empiece la reunión: Reuniones invertidas 101

Empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn están marcando la pauta en una nueva forma de hacer las cosas. Su nuevo estilo de reuniones prioriza la acción sobre la presentación, la participación sobre la asistencia y la información real sobre las bonitas diapositivas de PowerPoint .

Lo mejor de todo es que se trata de un nuevo formato que cualquier organización puede adoptar de la noche a la mañana; lo único que requiere es un cambio simple y fundamental en dos de las expectativas que tenemos para nuestras reuniones.

En primer lugar, este nuevo formato exige que el presentador comparta su presentación antes de que comience la reunión, y que el público también la revise con antelación.

Segundo: este nuevo estilo insiste en que, en lugar de crear listas de cosas por hacer más tarde, todos los asistentes a la reunión deben usar ese tiempo para llevar a cabo el objetivo de la reunión.

Ya sea que el objetivo sea tomar una decisión, esbozar un plan, revisar un flujo de trabajo o cualquier otra cosa, el equipo debe usar el tiempo programado para la reunión para lograr esos objetivos en ese mismo momento.

¿Cuál es su valor? En una palabra: acción.

 

Un ejemplo de vídeo de presentación para una reunión invertida que se puede compartir con la audiencia antes de que tenga lugar la reunión.

 

Revisar los materiales de la presentación con anticipación garantiza que los asistentes tengan tiempo para reflexionar detenidamente sobre el tema. Se pueden verificar las suposiciones. Se puede invitar a expertos a que aporten sus comentarios. Se pueden imaginar alternativas. Se puede propiciar un debate constructivo. Y los asistentes no podrán interrumpir mientras el presentador expone sus argumentos.

Así es como funciona la reunión invertida:

1. Antes de la reunión, anote brevemente la información clave y los puntos a tratar.
2. Comparta esa grabación con los asistentes a su reunión uno o dos días antes de la sesión programada.
3. Cuando los asistentes se reúnan para la reunión, olvídese de la presentación y vaya directamente al debate: preguntas y respuestas, lluvia de ideas, toma de decisiones; cualquier método de recopilación de información que mejor se adapte a la situación.

 

Lectura relacionada: Las expectativas en las reuniones de negocios están cambiando. ¿Estás cambiando tus reuniones?

 

Obtén la guía para transformar tus reuniones.

La forma en que organizamos las reuniones hoy en día es deficiente. En la mayoría de las organizaciones, las reuniones son presentaciones basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de realizar trabajo real y tomar decisiones importantes.

Pero existe una alternativa. Nuestro manual práctico sobre reuniones invertidas incluye una guía para desarrollar una cultura de reuniones invertidas en su organización, que incluye:

• Necesidades de comunicación e intercambio de información previas a la reunión
• Buenas prácticas para la gestión de grupos en reuniones
• Ideas para usar el vídeo y hacer que las reuniones invertidas sean aún más eficientes.

Dar un giro a tus reuniones puede ayudarte a recuperar el tiempo perdido en ellas, garantizar que cada reunión a la que asistas sea productiva y capacitar a tus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas de forma colaborativa.

¿Listo para sacarle el máximo provecho a tus reuniones? Descarga hoy mismo nuestra guía gratuita: Dale un giro a tus reuniones: Una guía para las reuniones invertidas .