Hai tutto pronto. Hai verificato la logistica. Hai fatto le tue ricerche. I tuoi argomenti sono convincenti. Le tue diapositive sono incisive. La tua presentazione scorre in modo logico con il giusto livello di dettaglio.

È l'incontro perfetto. Il riassunto perfetto. Il caso perfetto. La presentazione perfetta.

O almeno lo era, finché uno dei partecipanti non ti ha interrotto a metà frase, mandando tutto a monte. Improvvisamente ti ritrovi a saltare 7 diapositive, a presentare un terzo della tua idea senza prima spiegarne le motivazioni e, chissà come, ad accettare 2 nuovi incarichi, eppure non sei ancora tornato al punto di partenza della presentazione originale.

Nella maggior parte delle organizzazioni , le riunioni godono di una cattiva reputazione . Spesso sono improduttive e, nel peggiore dei casi, possono essere una perdita di tempo.

Per rimediare alla situazione, una serie di esperti di efficienza hanno raccomandato strategie per gestire le riunioni in modo da renderle più efficaci. Oggi ci viene consigliato di stabilire un ordine del giorno e di attenerci ad esso, di limitare il numero dei partecipanti a non più di 5 (o 6, o 7, o 8, o 9, a seconda dell'esperto a cui ci si affida), di interrompere la riunione dopo 30 minuti (alcuni sostengono addirittura che dovrebbero bastare anche solo 10!) e di concentrarsi su un solo obiettivo per riunione.

Ma anche se fai tutto nel modo giusto, può andare tutto storto in un batter d'occhio nel momento in cui una persona decide di interrompere.

Molti team hanno tentato di mettere a tacere chi interrompe con tecniche inflessibili, imponendo a chiunque, indipendentemente dal livello di esperienza o dalla competenza sull'argomento, di parlare fuori turno. Il problema di queste misure, però, è che non colgono la vera natura del problema: nella maggior parte delle organizzazioni, le persone non interrompono per maleducazione; quando lo fanno, è perché sono sinceramente interessate e hanno pensieri, commenti e domande pertinenti che non sono ancora stati affrontati nella presentazione.

Come si può dunque superare la naturale tendenza umana a farsi sentire quando si viene coinvolti in una discussione?

La soluzione potrebbe essere più semplice di quanto pensiate. Basta cambiare il formato delle riunioni.

Prepara la tua presentazione prima ancora di iniziare la riunione: le basi delle riunioni capovolte.

Aziende innovative come Amazon e LinkedIn stanno aprendo la strada a un nuovo approccio. Il loro è un nuovo stile di riunione che privilegia l'azione rispetto alla presentazione, il coinvolgimento rispetto alla semplice presenza e le informazioni concrete rispetto a diapositive PowerPoint accattivanti.

La cosa migliore è che si tratta di un nuovo formato che qualsiasi organizzazione può adottare da un giorno all'altro: tutto ciò che serve è un semplice e fondamentale cambiamento in due delle aspettative che abbiamo per le nostre riunioni.

Innanzitutto, questo nuovo stile prevede che il relatore condivida la propria presentazione prima dell'inizio della riunione e che anche il pubblico la esamini in anticipo.

In secondo luogo, questo nuovo stile insiste sul fatto che, anziché stilare elenchi di cose da fare in seguito, tutti i partecipanti alla riunione debbano utilizzare quel tempo per realizzare l'obiettivo della riunione stessa.

Che l'obiettivo sia prendere una decisione, delineare un piano, rivedere un flusso di lavoro o qualsiasi altra cosa, il team deve utilizzare il tempo della riunione programmata per raggiungere effettivamente tali obiettivi, lì per lì.

Qual è il valore? In una parola, l'azione.

 

Un esempio di video di presentazione per una riunione capovolta, da condividere con il pubblico prima dell'incontro stesso.

 

Esaminare in anticipo il materiale di presentazione garantisce ai partecipanti il ​​tempo necessario per riflettere attentamente sull'argomento. È possibile verificare le ipotesi, coinvolgere esperti in materia, immaginare alternative e dare vita a un dibattito costruttivo. Inoltre, i membri del pubblico non potranno interrompere il relatore mentre espone le proprie argomentazioni.

Ecco come funziona la riunione capovolta:

1. Prima della riunione, annota un breve riepilogo delle informazioni che verranno discusse e delle azioni da intraprendere.
2. Condividi la registrazione con i partecipanti alla riunione un giorno o due prima della sessione programmata.
3. Quando i partecipanti si riuniscono per la riunione, saltate la presentazione e passate direttamente alla discussione: domande e risposte, brainstorming, processo decisionale – qualsiasi metodo di raccolta di input si adatti meglio alla situazione.

 

Letture correlate: Le aspettative per le riunioni di lavoro stanno cambiando. State adattando le vostre riunioni?

 

Scarica la guida per capovolgere le tue riunioni

Il modo in cui conduciamo le riunioni oggi è inefficiente. Nella maggior parte delle organizzazioni, le riunioni si trasformano in lezioni guidate da PowerPoint, strutturate in modo da offrire poche opportunità di svolgere un lavoro concreto e prendere decisioni reali.

Ma esiste un'alternativa. Il nostro manuale sulle riunioni capovolte include una guida per sviluppare una cultura delle riunioni capovolte nella tua organizzazione, che comprende:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni prima della riunione
• Le migliori pratiche per la gestione dei gruppi durante le riunioni
• Idee per utilizzare i video e rendere le riunioni capovolte ancora più efficienti

L'adozione del modello "capovolgi le riunioni" può aiutarti a recuperare il tempo perso nelle riunioni tradizionali, a garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e a dare ai tuoi team la possibilità di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronti a ottenere di più dalle vostre riunioni? Scaricate oggi stesso la nostra guida gratuita "Rivoluzionate le vostre riunioni: una guida alle riunioni capovolte" .