Videos sind ein einzigartiges Phänomen. Es ist ansprechender als ein Schulungshandbuch und hilft bei der Skalierung von Schulungen in großen Organisationen. Es ist jedoch außerordentlich schwierig, videobasierte Schulungsressourcen ohne die richtigen Tools zu verwalten und weiterzugeben. Und die Systeme, auf die sich Unternehmen in der Regel verlassen, um das Lernen und die gemeinsame Nutzung von Wissen am Arbeitsplatz zu unterstützen, wie z. B. Lernmanagementsysteme (LMS), Content-Management-Systeme (CMS) und unternehmensweite Dateifreigabesysteme, wurden einfach nicht für die Unterstützung videobasierter Schulungen entwickelt.

Wir bei Panopto hatten die Gelegenheit, mit mehr als tausend Unternehmen im Rahmen ihrer Video-Lerninitiativen zusammenzuarbeiten. Obwohl die Ziele und Strategien jedes Unternehmens einzigartig sind, stehen fast alle vor den gleichen Problemen, wenn es darum geht, Videos in die Mitarbeiterschulung einzubinden.

Herausforderung 1: Speichern von Videodateien

Sie haben die Aufnahme eines Videos beendet. Herzlichen Glückwunsch! Wo sollen Sie es nun ablegen? Das ist eine einfache Frage mit einer komplizierten Antwort, denn Videodateien sind riesig.

Ein einminütiges Video, das mit einem iPhoneX mit einer Auflösung von 1080p aufgenommen wurde, erzeugt eine Datei mit einer Größe von etwa 175 MB. Um zu verdeutlichen, wie groß das ist, vergleichen wir es mit einem umfangreichen Textdokument. Leo Tolstois "Krieg und Frieden" ist ein gewaltiger 1440-Seiten-Wälzer mit über 587.000 Wörtern, der als Microsoft Word-Dokument jedoch nur 2 MB benötigt.

Die vergleichsweise große Größe von Videodateien wird zu einem praktischen Problem, wenn wir bedenken, wo die meisten Unternehmen ihre Lernmaterialien speichern: in einem LMS wie Saba oder Cornerstone oder einem CMS wie SharePoint.

Das Problem besteht darin, dass die standardmäßige maximale Dateigröße dieser Systeme in der Regel zwischen 50 und 100 MB liegt. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments beträgt die standardmäßige maximale Dateigröße, die Sie in SharePoint hochladen können, 50 MB. Cornerstone hat eine standardmäßige maximale Dateigröße von 100 MB. Und die meisten anderen gängigen LMS haben ähnliche Beschränkungen. Dies stellt uns vor eine offensichtliche Herausforderung: Selbst ein einminütiges Video überschreitet unsere Dateigrößenbeschränkungen!

Natürlich können die meisten Organisationen Maßnahmen ergreifen, um die maximale Dateigröße in ihren LMS- und CMS-Systemen zu erhöhen, und tun dies auch. Aber diese Schritte können nur so weit gehen. Die meisten LMS- und CMS-Systeme legen heute noch eine harte Obergrenze von 2 GB pro Datei fest. Bei 175 MB pro Minute können wir nur etwa 11 Minuten Video aufzeichnen, bevor unsere Datei auch diese Grenze überschreitet. Aber wie viele Gemeindeversammlungen, Schulungen in Klassenzimmern und Keynotes von Führungskräften werden in weniger als 11 Minuten aufgenommen?

Bei längeren Aufzeichnungen, die in der Regel den Großteil der Geschäftsaufzeichnungen ausmachen, ergeben sich neue Probleme. Um diese Videos verfügbar zu machen, muss zunächst jemand
wertvolle Zeit damit verbringen, Videodateien zu komprimieren und in die richtige Bitrate, die richtige Bildrate und die richtige Auflösung zu konvertieren, damit das Video in ein LMS hochgeladen werden kann. Dies sind komplexe technische Produktionsschritte, die oft teure Software oder externe Spezialisten erfordern.

Angesichts der vielen Herausforderungen, die die Verwendung von LMS- und CMS-Systemen mit sich bringt, werfen einige Organisationen die Hände in den Schoß und laden ihre Videos einfach auf ihre unternehmenseigenen Dateifreigabesysteme hoch (seien es einfache Netzwerk-LAN-Laufwerke oder webbasierte Lösungen wie Google Drive oder Dropbox). Diese Systeme haben zwar in der Regel keine ähnlichen Beschränkungen der Dateigröße, stellen aber andere Herausforderungen in Bezug auf Dateiformate, Auffindbarkeit und Analysen dar.

Herausforderung 2: Video-Dateiformate

Eine kurze Denkübung: Versuchen Sie, sich ein digitales Videoformat auszudenken, von dem Sie überzeugt sind, dass es auf allen Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden kann. Falls Sie einen Tipp brauchen, hier sind ein paar Möglichkeiten: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA und M4V.

Haben Sie eine Vermutung?

Das ist eigentlich eine Fangfrage. Wir können nicht wissen, ob eine Videodatei kompatibel ist, wenn wir nur ihren Dateityp betrachten. Der Grund dafür ist, dass Videodateien komplexer sind als Standbilder oder Textdokumente. Insbesondere bestehen Videodateien aus zwei Teilen - Containern und Codecs.

Nehmen wir eine Videodatei, MyTraining.mov. Die Dateierweiterung .mov ist der Container. Sie ist lediglich eine Hülle für den Inhalt der Datei. Innerhalb des Containers befinden sich Audio- und Videocodecs, und diese Codecs bestimmen, ob die Datei auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden kann. Anhand der Dateierweiterung .mov können wir also nicht erkennen, ob es sich um ein Webcam-Video in schlechter Qualität ohne Ton oder um ein 4K-Video mit fünf Audiokanälen in Kinoqualität handelt. Und wenn das Gerät eines Mitarbeiters nur einen der vielen potenziellen Codecs in der Datei nicht unterstützt, wird Ihren Zuschauern eine Fehlermeldung angezeigt, wenn sie auf "Play" klicken.

Die Codecs haben sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, und verschiedene Aufnahmetools erstellen Videos mit unterschiedlichen Codecs. Um also sicherzustellen, dass Ihre Videos auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter abgespielt werden können, müssen sie zunächst in Formate konvertiert (oder "transkodiert") werden, die mit den derzeit auf dem Markt erhältlichen Webbrowsern und Geräten kompatibel sind. Wie die Komprimierung zur Verringerung der Dateigröße ist auch die Transkodierung von Dateien ein weiterer komplexer technischer Produktionsschritt, der unter Umständen teure Software oder Spezialisten erfordert.

Herausforderung 3: Bereitstellung von Videos

Sie haben die beiden Probleme der Größe und Formatierung gelöst, die die Speicherung von Videos zu einem Problem machen? Fantastisch! Jetzt müssen Sie eine neue Frage beantworten: Was passiert mit Ihrem Netzwerk, wenn die Leute anfangen, auf Play zu drücken?

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter aus der Ferne oder vor Ort zusehen und ob sie ihre Desktops, Laptops oder mobilen Geräte verwenden, kann die Bereitstellung von Videos eine ernsthafte Herausforderung für Unternehmensnetzwerke darstellen. In den meisten Fällen ist nicht das Video selbst schuld, sondern das System, auf dem Sie Ihre Videos speichern.

Egal, ob es sich um ein LMS, ein CMS oder eine Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien im Unternehmen handelt, die meisten Content Repositories stellen Videodateien auf die gleiche Weise bereit wie Text- oder Bilddateien. Wenn
ein Mitarbeiter ein Schulungshandbuch von Ihrem LMS herunterlädt, wird die Datei vollständig heruntergeladen. Sobald sie heruntergeladen ist, kann sie geöffnet werden. Dieser Ansatz funktioniert gut genug, wenn Sie mit 2-MB-Dokumenten arbeiten. Bei Videodateien mit mehreren Gigabyte ist er jedoch völlig unzureichend.

Wenn derselbe Mitarbeiter auf die Wiedergabe eines in Ihrem LMS gehosteten Schulungsvideos klickt, versucht das LMS, die Videodatei in ihrer Gesamtheit zu übertragen - nicht anders als das Schulungshandbuch. Bei einem 2-GB-Video in einem 25-Mbps-Netzwerk dauert es über 10 Minuten, bis die Datei vollständig übertragen ist. Wenn Ihr Mitarbeiter über eine schnellere 100-Mbps-Verbindung verfügt, dauert es immer noch etwa 3 Minuten.

Sobald das Video heruntergeladen ist, wird es auch abgespielt. Leider werden Videos oft schneller abgespielt, als sie heruntergeladen werden, was zu den gefürchteten Verzögerungen bei der Wiedergabe, dem so genannten Buffering, führt. Durch die Pufferung wird ein Video angehalten, bis mehr davon heruntergeladen wurde.

Warum ist die Pufferung gefürchtet? Wenn Videos zwischengespeichert werden, verlassen die Betrachter die Seite. Branchenuntersuchungen haben ergeben, dass bereits ein einziges Pufferungsereignis die Anzahl der angesehenen Videos um 39 % verringert. Einfach ausgedrückt: Wenn die Betrachter eine Zwischenspeicherung feststellen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihr Video abbrechen und woanders nach den Informationen suchen, viel größer.

Neben der Pufferung gibt es noch ein weiteres Problem beim Herunterladen von Videos in ihrer Gesamtheit. Auf vielen mobilen Geräten gibt es nicht genug Platz, um ein 2-GB-Video zu speichern. Die Folge? Fehlgeschlagene Wiedergabe.

Denken Sie daran, dass die oben genannten Herausforderungen für Videos gelten, die auf Abruf zur Verfügung gestellt werden. Weitere Herausforderungen ergeben sich, wenn Sie Ihr Video live streamen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein herkömmliches Content-Repository wie SharePoint oder Ihr LMS verwenden, müssen Sie manuell eine Verbindung zu einem speziellen Live-Streaming-Server herstellen und diesen konfigurieren, um das Live-Streaming zu ermöglichen.

Unabhängig davon, ob Sie Videos live oder auf Abruf bereitstellen, benötigen Sie ein System für die Bereitstellung von Videos, das die Reibungsverluste für den Betrachter minimiert und den Datenfluss in Ihrem Netzwerk nicht beeinträchtigt.

Herausforderung 4: Finden von Informationen in Videos

Die Suche nach Informationen in Videos ist wie eine Recherche in einer Bibliothek. Beide erfordern einen zweistufigen Prozess. In der Bibliothek besteht der erste Schritt darin, das richtige Buch zu finden, und der zweite darin, die richtige Seite im Buch zu finden.

Aber stellen Sie sich eine Bibliothek vor, in der es keine Ordnung in den Bücherregalen gibt und kein Dewey-Dezimalsystem, das Ihnen hilft, das richtige Buch zu finden. Und stellen Sie sich vor, die Bücher selbst hätten kein Inhaltsverzeichnis, keinen Index und keine Kapitelmarkierungen.

Ob Sie es glauben oder nicht, dies ist die gleiche Art und Weise, wie wir nach Informationen suchen, die in Videos gespeichert sind. Bei der Videosuche besteht der erste Schritt darin, das richtige Video in Ihrer Sammlung zu finden. Der zweite Schritt besteht darin, den genauen Zeitpunkt im Video zu finden, an dem das relevante Thema behandelt wird. Herkömmliche Ansätze für die Videosuche scheitern häufig an Schritt eins und gehen nicht einmal ansatzweise auf Schritt zwei ein.

Der Grund dafür ist, dass Ihr CMS, LMS, Dateifreigabesysteme und sogar YouTube nicht den tatsächlichen Inhalt der Videos selbst betrachten - die Worte, die von den Moderatoren gesprochen oder auf dem Bildschirm gezeigt werden. Wenn diese Systeme nach Videos suchen, verwenden sie stattdessen Informationen über das Video, z. B. den Titel, die Beschreibung und die Tags. Dieser Ansatz ist für Videos, die länger als 2-3 Minuten sind, völlig unzureichend.

Nehmen wir eine aufgezeichnete, von einem Ausbilder geleitete Schulungssitzung von 45 Minuten Länge. Im Durchschnitt spricht der Trainer 125 Wörter pro Minute, so dass während der Sitzung etwa 5.625 Wörter gesprochen werden. Selbst wenn 90 % dieser Wörter für die Suche von geringem Wert sind (z. B. Konjunktionen wie und, Pronomen wie sie, Präpositionen wie nach, Determinatoren wie jene), bleiben immer noch 563 Wörter im Video, die für die Suche wertvoll wären. Der Versuch, jeden einzelnen dieser Begriffe manuell zu markieren, würde enorm viel Zeit in Anspruch nehmen. Angenommen, wir könnten alle fünf Sekunden ein neues Tag hinzufügen, würde es etwa 47 Minuten dauern, alle 563 Begriffe zu erfassen. Das ist länger als das Video selbst.

Da effektives Tagging so zeitaufwändig ist, fügen die meisten Unternehmen jedem Video nur sehr wenige Tags hinzu. Laut einer Studie der University of Minnesota fügten Videoveröffentlicher im Durchschnitt neun Tags zu einem Video hinzu. In unserem obigen Beispiel würden diese Tags weniger als zwei Prozent des wertvollen Inhalts abdecken. Die restlichen 98 % sind für jeden Mitarbeiter, der nach den Inhalten sucht, unsichtbar.

Aber das ist noch nicht das Ende des Problems. Selbst wenn wir dem Video alle 563 Tags hinzugefügt hätten, würden diese Tags den Mitarbeitern nur helfen, den Ausgangspunkt der Aufzeichnung zu finden. In den meisten Fällen wollen sich Ihre Mitarbeiter die Schulungsvideos nicht in ihrer Gesamtheit ansehen. Stattdessen suchen sie nach bestimmten Momenten im Video, die Erkenntnisse zu einem bestimmten Thema enthalten. Bei der herkömmlichen Videosuche besteht die einzige Lösung darin, wahllos durch die Zeitleiste zu klicken oder sich die Zeit zu nehmen, die gesamte Aufzeichnung anzusehen.

Natürlich ist eine Suche in der Regel in wenigen Sekunden abgeschlossen, und selbst ineffiziente Suchen dauern nicht länger als ein paar Minuten. Aber im Laufe eines Jahres summieren sich diese Minuten. Nach Angaben von McKinsey verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter jede Woche fast 20 % seiner Zeit mit der Suche nach Informationen, die er für seine Arbeit benötigt - das ist ein ganzer Tag pro Woche.

Video ist traditionell die am schlechtesten durchsuchbare Datenart im Unternehmen, und die Ineffizienz bei der Suche nach bestimmten Informationen in diesem Medium kostet Ihre Mitarbeiter nicht nur unverhältnismäßig viel Zeit, sondern führt in vielen Unternehmen auch zu einer Abwertung des gesamten Formats, da die Mitarbeiter lernen, dass sie für schnelle Referenzen besser woanders suchen sollten.

Herausforderung 5: Verfolgen von videobasiertem Lernen

In der Schule erwerben die Schüler einen Abschluss, indem sie an den Kursen teilnehmen, die verschiedenen Bildungswege durchlaufen und die erlernten Konzepte beherrschen.

Stellen Sie sich nun eine Schule vor, in der die Lehrer keine Anwesenheitskontrolle durchführen, die Schüler nicht mit dem Lehrer interagieren oder Fragen stellen können und die Schüler keine Tests schreiben oder Noten erhalten, die zeigen, was sie gelernt haben. Genau das passiert, wenn Unternehmen Videos in ihre Lern- und Entwicklungsinitiativen einbinden, ohne Daten über das Engagement des Publikums, das Sehverhalten oder das Verständnis der Lernenden für diese Videos zu sammeln.

Standard-LMS-, CMS- und Unternehmensdateispeichersysteme liefern in der Regel nur sehr wenige Daten darüber, wie Mitarbeiter mit videobasierten Schulungsinhalten umgehen. Die meisten Dateispeichersysteme und CMS bieten zum Beispiel keinerlei Daten darüber, wer auf einen Inhalt zugegriffen hat. Es gibt einfach keine Möglichkeit, herauszufinden, welche Mitarbeiter sich welche Videos angesehen haben.

Lernmanagementsysteme bieten in der Regel mehr, aber immer noch nicht den Grad an Granularität, der erforderlich ist, um Betrachtungstrends und Engagement zu verstehen. Einige LMS können zum Beispiel darüber berichten, wie oft ein Video abgespielt wurde und ob es bis zum Ende angesehen wurde. Die meisten können jedoch nicht darüber berichten, wie oft Segmente innerhalb des Videos angesehen und erneut angesehen wurden. Dies kann ein kritisches Versäumnis sein, wenn es darum geht, zu beurteilen, welche Inhalte für die Lernenden problematisch sind. Ausbilder brauchen Daten, die zeigen, was gut funktioniert und was nicht, damit sie iterative Änderungen an den Schulungsstrategien und Lehrplänen vornehmen können.

Im Klassenzimmer können die Fragen der Schüler und die persönlichen Gespräche mit dem Ausbilder dazu beitragen, dass der Ausbilder weiß, wo der Lehrplan verbessert werden kann. Quizfragen helfen den Ausbildern auch zu verstehen, wo die Lernenden Schwierigkeiten haben. Wenn alle dieselbe Frage falsch beantworten, ist das ein guter Hinweis darauf, dass die Schulung verbessert werden könnte.

Bei herkömmlichen LMS und CMS ist es jedoch viel schwieriger, die Punkte zu verbinden, um zu verstehen, ob ein Schulungsvideo einem Mitarbeiter geholfen hat, eine neue Fähigkeit zu erlernen, oder ob ein bestimmter Teil des Videos sein Ziel verfehlt hat. Es gibt keine Feedback-Optionen für Videos, die die zwischenmenschliche Interaktion mit den Teilnehmern ersetzen. Und die meisten Ausbilder haben keinen Zugang zu Tools, die es ihnen ermöglichen, ihre videobasierten Schulungsinhalte mit einem Quiz zu versehen - oder im besten Fall wird das Quiz vom eigentlichen Schulungsvideo getrennt und separat durchgeführt.

Als Pädagogen wissen Ausbilder in Unternehmen, dass Daten eine wichtige Rolle bei der Entwicklung und Verfeinerung von Lernaktivitäten und -materialien spielen können. Und für Führungskräfte im Bereich Lernen und Entwicklung sind Daten ein wesentlicher Bestandteil des Nachweises des Wertes der Bemühungen ihres Teams (sowie der Argumentation für zukünftige Investitionen in neue Teammitglieder und Technologien). Doch diese Daten sind in den herkömmlichen Systemen, die Unternehmen für die Verwaltung ihrer Videos verwenden, oft nicht vorhanden.

Was ist also die Lösung für all diese Herausforderungen?

All-in-One-Videoschulungssoftware

In den meisten Unternehmen erfordert die Erstellung und Verwaltung von Schulungsvideos ein komplexes Geflecht aus unzusammenhängenden Systemen und Software. Heutzutage kann ein Unternehmen leicht acht verschiedene Videolösungen für verwenden:

1. Aufzeichnung von Videos auf Abruf
2. Aufzeichnung von Bildschirminhalten
3. Live-Streaming von Veranstaltungen
4. Bearbeitung von Videos
5. Komprimierung und Transkodierung von Videos
6. Indizierung von Videoinhalten für die Suche
7. Speichern und Abspielen von Videos
8. Optimierung der Videobereitstellung über das Unternehmensnetzwerk

Es ist teuer und ineffizient, Videos auf diese Weise zu verwalten. Außerdem wäre dies vergleichbar mit dem Mitführen eines Laptops, eines WiFi-Hotspots, eines MP3-Players, einer Digitalkamera, eines GoPro-Camcorders, eines GPS-Trackers und eines Telefons - es macht keinen Sinn mehr, all diese Geräte separat mit sich zu führen, wenn man all diese Tools und mehr in einem einzigen Smartphone unterbringen kann.

Für Video gibt es jetzt eine einzige Technologie, die die größten Herausforderungen für Unternehmen löst, wenn es um den Einsatz von Video zur Verbesserung der Mitarbeiterschulung geht: ein Video-Content-Management-System(Video-CMS). Lesen Sie in unserem neuesten Whitepaper, wie ein Video-CMS die 5 größten Herausforderungen bei der Schulung mit Video löst.