Vivimos en una era de soluciones cada vez más amplias y potentes. Las plataformas de gestión del talento actuales administran prácticamente todos los aspectos de la experiencia del empleado, desde la selección y evaluación hasta la retención. Los sistemas de gestión de relaciones con el cliente, como Salesforce, nos acompañan durante todo el ciclo de vida del cliente, desde la prospección y las ventas hasta el soporte técnico y la renovación de contratos. Y los sistemas de automatización del marketing permiten desde la generación de leads hasta el marketing por correo electrónico y redes sociales, pasando por mensajes de marketing personalizados.

Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones —incluso aquellas con miles de grabaciones en su colección de vídeo— la creación y gestión de vídeo requiere un complejo entramado de sistemas y software desconectados. Hoy en día, una empresa puede utilizar fácilmente ocho soluciones de vídeo diferentes para:

1. Grabación de vídeo bajo demanda
2. Grabación del contenido de la pantalla
3. Eventos transmitidos en vivo
4. Edición de vídeos
5. Compresión y transcodificación de vídeos
6. Indexación de contenido de vídeo para búsqueda
7. Almacenamiento y reproducción de vídeos
8. Optimización de la distribución de vídeo en toda la red corporativa.

Gestionar vídeos de esta manera es caro e ineficiente. Además, sería como llevar encima un portátil, un punto de acceso wifi, un reproductor de MP3, una cámara digital, una videocámara GoPro, un rastreador GPS y un teléfono; ya no tiene sentido llevar todo ese equipo por separado cuando puedes tener todas esas herramientas y más en un solo smartphone.

En lo que respecta al vídeo, actualmente existe una única tecnología que resuelve los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas a la hora de utilizar el vídeo para mejorar la formación de los empleados que trabajan a distancia: un sistema de gestión de contenido de vídeo, o CMS de vídeo .

¿Qué es exactamente un CMS de vídeo?

Un CMS de vídeo es una plataforma centralizada y segura diseñada para crear, gestionar y compartir contenido de vídeo. Se trata de un sistema único creado específicamente para superar los retos de la formación mediante vídeo a gran escala.

Así es como un CMS de vídeo resuelve los desafíos de la formación de trabajadores remotos.

1. Sin límites de almacenamiento

Un CMS de vídeo está diseñado para almacenar archivos de vídeo de varios gigabytes y bibliotecas de vídeo de varios terabytes. En teoría, no hay límite máximo para el tamaño de un archivo de vídeo que puedes subir ni para la cantidad de vídeos que puedes almacenar en tu CMS. Incluso si compartes un vídeo de ocho horas de una jornada de formación (un archivo de vídeo que fácilmente puede ocupar entre 30 y 40 GB), puedes subirlo tal cual a tu CMS.

¿Cómo es posible?

La mayoría de los sistemas de gestión de contenido de vídeo (CMS) ofrecen una opción de alojamiento en la nube , que aprovecha la drástica caída de los precios del almacenamiento en la nube y las economías de escala que reducen los costes de almacenamiento a prácticamente cero. Estos sistemas están diseñados para escalar, por lo que, aunque tu biblioteca de vídeos crezca, tus costes no aumentarán.

Esa capacidad de escalabilidad se ha demostrado a lo largo de la última década. Si bien es relativamente nuevo en el mercado empresarial, el CMS de vídeo moderno se diseñó originalmente para satisfacer las necesidades de vídeo de las universidades actuales, muchas de las cuales, por motivos de accesibilidad, ahora graban todas las clases en todas las aulas del campus.

Por ello, muchas universidades albergan ahora enormes videotecas. La Universidad de Essex, por ejemplo, una institución relativamente pequeña del Reino Unido, capturó 80 000 horas de contenido de vídeo nuevo durante el primer año que empezó a almacenar y gestionar sus vídeos en un sistema de gestión de contenidos (CMS) de vídeo. La Universidad de Arizona, por su parte, captura y almacena ahora 3000 horas de vídeo semanales en su CMS.

¿Por qué es importante esto?

La mayoría de las empresas almacenan solo una fracción del contenido que una universidad promedio guarda en sus videotecas. Por lo tanto, incluso a medida que su empresa genere más contenido audiovisual, nunca encontrará límites de tamaño de archivo ni necesitará comprar más espacio de almacenamiento: un CMS de vídeo se adaptará automáticamente a sus necesidades.

2. Formateo automático de archivos de vídeo

Los sistemas de gestión de contenido de vídeo actuales incluyen motores de transcodificación integrados que garantizan que cada vídeo de su biblioteca se codifique automáticamente en uno o más formatos de vídeo ampliamente aceptados para su transmisión en streaming.

Desde el punto de vista de la producción, esto significa que un CMS de vídeo se encargará del trabajo pesado, estandarizando cada vídeo que subas, independientemente del tipo de archivo, para que pueda reproducirse en cualquier dispositivo. Y desde el punto de vista de la productividad, esto significa que nadie en tu organización tendrá que volver a dedicar tiempo a probar y convertir archivos de vídeo.

Por supuesto, la forma exacta en que esto se hace varía de un CMS de vídeo a otro. Pero, en términos generales, el sistema está programado para reproducir automáticamente cada archivo subido a la biblioteca de vídeo (ya sea nuevo o antiguo, e independientemente de cómo se haya grabado originalmente) en uno o más formatos de archivo ampliamente disponibles.

Por ejemplo, en el momento de escribir este artículo, la recodificación de un vídeo a un archivo en formato MP4, compuesto por el códec de vídeo H.264 y el códec de audio AAC, se reproducirá en la versión actual de prácticamente todos los navegadores web disponibles, en todos los dispositivos iOS y en más del 90 % de los dispositivos Android.

Pedirle a un especialista en producción que haga todo esto para cada video de tu biblioteca sería una tarea titánica. Tu CMS de video lo hará todo automáticamente, generalmente en tan solo unos minutos por grabación. Y, dependiendo de tu CMS, incluso podrás procesar varios videos simultáneamente.

Mejor aún, a medida que la tecnología evoluciona y los formatos de archivo de vídeo comunes cambian, un CMS de vídeo se adaptará automáticamente a esos cambios. Las actualizaciones de tu CMS de vídeo serán compatibles con los nuevos formatos, lo que garantiza que nadie en tu organización tenga que preocuparse por mantenerse al día con las especificaciones técnicas de vídeo.

Tanto si ya dispone de vídeos de formación en distintos formatos de archivo como si está grabando nuevos vídeos de formación, su sistema de gestión de contenido de vídeo (CMS) hará que todos sus vídeos se puedan reproducir automáticamente en cualquiera de los numerosos dispositivos que utilizan los empleados.

3. Transmisión de vídeo compatible con la red

En teoría, resolver los problemas de capacidad de almacenamiento y compatibilidad de formatos debería permitirte compartir cualquier vídeo con la audiencia que elijas. Sin embargo, en la práctica, hay otro obstáculo técnico importante que superar: tus espectadores deben poder reproducir el vídeo en sus dispositivos y redes personales.

Un CMS de vídeo también puede ser útil en este caso mediante el uso de la " transmisión de vídeo moderna ". Este enfoque de distribución de vídeo es el mismo que utilizan Netflix, Hulu y YouTube para ofrecer vídeos a millones de espectadores en todo el mundo.

Con la transmisión moderna, los empleados no descargan los videos completos. En cambio, el sistema de gestión de contenido (CMS) divide cada video en pequeños segmentos secuenciales (llamados "fragmentos"). Estos fragmentos se envían al dispositivo del empleado uno por uno, se reproducen y luego se eliminan. Como resultado, los dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas con almacenamiento limitado nunca corren el riesgo de quedarse sin espacio.
La transmisión moderna también permite que tu biblioteca de videos se adapte a la latencia de la red mediante un proceso llamado "transmisión de tasa de bits adaptativa". Con la transmisión de tasa de bits adaptativa, el CMS de video crea múltiples versiones de cada video en tu biblioteca. Cada versión representa un nivel de calidad diferente (medido por "tasas de bits"). Por ejemplo, un algoritmo simple de tasa de bits adaptativa podría crear tres niveles de calidad:

1. Un vídeo de alta calidad con una alta tasa de bits.
2. Un vídeo de calidad media con una tasa de bits media.
3. Y un vídeo de menor calidad a una tasa de bits más baja.

Durante la reproducción, el sistema de gestión de contenido de vídeo (CMS) optimiza la reproducción según la conexión de red del usuario, detectando continuamente el ancho de banda disponible en tiempo real. A medida que disminuye el ancho de banda, el CMS ajusta dinámicamente la calidad de la transmisión de vídeo. De este modo, incluso si la conexión del usuario cambia durante la reproducción, el CMS ajustará la calidad y la tasa de bits de la transmisión de vídeo en consecuencia.

Imagina que una empleada está viendo un video de capacitación en su teléfono inteligente mientras viaja en tren. Su conexión comienza fuerte, pero se debilita a medida que el tren avanza bajo tierra. El servidor que transmite el video reducirá la velocidad de reproducción a una tasa de bits media. Si la red se congestiona aún más, la reproducción bajará a una tasa de bits baja. A medida que la red se descongestiona, la velocidad de transmisión vuelve a subir a la media y, con suerte, regresará a la alta cuando su señal celular se fortalezca.

Mientras tanto, el espectador ve un vídeo que comienza casi de inmediato y se reproduce sin interrupciones. Esto es importante, ya que los espectadores suelen abandonar un vídeo a los dos segundos de que comience a cargar.

Un CMS de vídeo que utiliza transmisión de tasa de bits adaptativa garantiza que los espectadores disfruten de la mejor experiencia de reproducción posible en cualquier conexión de red o dispositivo. En comparación con la reproducción de vídeo en otros sistemas de intercambio de archivos, la transmisión de tasa de bits adaptativa minimiza el tiempo de inicio y el almacenamiento en búfer para el espectador, así como la carga que el vídeo puede suponer para la red corporativa. En definitiva, ofrece una mejor experiencia para el empleado y, además, satisfará a su equipo de TI.

4. Busca las palabras dentro de tus videos.

Además de toda la gestión de archivos y la optimización de la reproducción que se realizan al subir un vídeo a un CMS de vídeo, hay otro paso importante que estos sistemas realizarán automáticamente por usted:

Todo el contenido de su grabación, incluyendo cada palabra pronunciada por el presentador y cada palabra mostrada en pantalla, será indexado para su búsqueda.

A diferencia de los sistemas antiguos que solo se basan en etiquetas y títulos manuales para realizar búsquedas, un CMS de vídeo aplica dos tecnologías más recientes para que sus empleados puedan buscar información en sus grabaciones de forma mucho más completa:

• El reconocimiento automático del habla (ASR, por sus siglas en inglés) extrae el audio de un vídeo, reconoce lo que se dice, le añade una marca de tiempo y lo agrega a un índice de búsqueda.
• El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) reconoce el texto que aparece en pantalla (en diapositivas de PowerPoint y grabaciones de pantalla), le añade una marca de tiempo y lo agrega al índice de búsqueda.

Con todo el contenido de tus vídeos indexado, los empleados pueden buscar vídeos de formación como si fueran documentos de texto en tu base de conocimientos. No solo pueden encontrar cualquier vídeo de tu biblioteca que trate un tema específico, sino que también pueden avanzar rápidamente hasta el momento exacto del vídeo que sea más relevante para su búsqueda, en cuestión de segundos.

Un CMS de vídeo permite que toda la información contenida en tus vídeos sea accesible al instante para cualquier persona de tu organización, lo que significa que nunca tendrás que perder tiempo etiquetando vídeos manualmente o buscando en la línea de tiempo de una grabación de 30 minutos para encontrar un tema específico de interés.

5. Análisis avanzado de vídeo

Si bien los repositorios de contenido tradicionales ofrecen información limitada sobre las tendencias de visualización de vídeos y la interacción con los usuarios, un CMS de vídeo puede proporcionar una fuente de información mucho más completa.

El análisis de usuarios en un CMS de vídeo puede mostrar quién ha visto qué y dónde dejó de verlo minuto a minuto, lo que permite confirmar la asistencia virtual a un curso, así como su finalización. Por otro lado, los datos agregados de los vídeos de formación permiten a los instructores ver dónde tiende a disminuir la participación. Las caídas significativas en la audiencia pueden ayudar a los instructores a identificar segmentos que quizás quieran mejorar.

Por el contrario, si los empleados buscan ideas específicas y comienzan a ver un video en un punto determinado, los instructores también notarán ese aumento. Además, muchos sistemas de gestión de contenido de video (CMS) brindan a los instructores información valiosa a través de la interacción directa con los empleados. Dentro del video, los empleados pueden hacer preguntas y participar en debates organizados. Esto suele proporcionar a los instructores comentarios que ayudan a identificar las partes del curso que no conectan con la audiencia o que resultan de especial interés.

Los cuestionarios interactivos se han convertido en una función estándar de la mayoría de los sistemas de gestión de contenido de vídeo (CMS). Estos permiten comprobar la comprensión de los conceptos clave por parte de los espectadores a lo largo del vídeo. Los cuestionarios no solo refuerzan el aprendizaje de los estudiantes, sino que también informan a los instructores sobre los puntos clave de la formación que podrían necesitar aclarar.

Estas capacidades analíticas suelen integrarse con los sistemas de gestión del aprendizaje. Por ejemplo, los resultados de los cuestionarios a menudo se pueden transferir al libro de calificaciones del LMS, las estadísticas de visualización de vídeos y los datos de finalización se pueden compartir con el LMS a través de SCORM, y si el CMS de vídeo ofrece API públicas, se pueden utilizar para integrar programáticamente los informes de vídeo con aún más sistemas.

¿Por qué necesitas un CMS de vídeo para la formación remota por vídeo?

Un CMS de vídeo está diseñado específicamente para resolver cada uno de los principales desafíos de la formación con vídeo, lo que permite a los formadores y creadores de contenido centrarse en el desarrollo de los empleados utilizando las tácticas más eficaces de la actualidad, en lugar de gestionar archivos y sistemas técnicos.

En nuestro informe técnico completo, analizamos en profundidad los 5 principales desafíos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas cuando intentan incluir vídeos en sus programas de formación de empleados y cómo un CMS de vídeo es la mejor solución para las organizaciones que desean aprovechar el vídeo para el aprendizaje.

Descargue el informe técnico gratuito >>