Viviamo in un'epoca di soluzioni sempre più ampie e capaci. Le attuali suite per la gestione dei talenti gestiscono praticamente ogni aspetto dell'esperienza dei dipendenti, dal reclutamento alla revisione, fino alla fidelizzazione. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti, come Salesforce, ci servono per l'intero ciclo di vita del cliente, dalla prospezione alla vendita, dall'assistenza tecnica al rinnovo del contratto. E i sistemi di marketing automation consentono di fare tutto, dalla generazione di lead al marketing via e-mail e social, fino ai messaggi di marketing personalizzati one-to-one.

Tuttavia, per la maggior parte delle organizzazioni, anche per quelle che hanno migliaia di registrazioni nella loro collezione di video, la creazione e la gestione dei video richiede una complessa mappa di sistemi e software scollegati. Oggi un'azienda può facilmente utilizzare otto diverse soluzioni video per:

1. Registrazione di video su richiesta
2. Registrazione del contenuto dello schermo
3. Eventi in diretta streaming
4. Montaggio dei video
5. Comprimere e transcodificare i video
6. Indicizzazione dei contenuti video per la ricerca
7. Memorizzazione e riproduzione di video
8. Ottimizzazione della distribuzione video sulla rete aziendale

È costoso e inefficiente gestire i video in questo modo. Inoltre, sarebbe come portarsi dietro un computer portatile, un hotspot WiFi, un lettore mp3, una fotocamera digitale, una videocamera GoPro, un localizzatore GPS e un telefono: non ha più senso portarsi dietro tutte queste apparecchiature separatamente quando si possono avere tutti questi strumenti e altro ancora in un unico smartphone.

Per quanto riguarda i video, ora esiste un'unica tecnologia che risolve le maggiori sfide che le aziende devono affrontare quando si tratta di utilizzare i video per migliorare la formazione dei dipendenti remoti: un sistema di gestione dei contenuti video, o CMS video.

Che cos'è esattamente un CMS video?

Un CMS video è una piattaforma sicura e centrale progettata per creare, gestire e condividere contenuti video. Si tratta di un unico sistema costruito appositamente per superare le sfide della formazione con i video su scala.

Ecco come un CMS video risolve le sfide della formazione dei lavoratori a distanza

1. Nessun limite di stoccaggio

Un CMS video è costruito per memorizzare file video di diversi gigabyte e librerie video di diversi terabyte. In teoria non esiste un limite massimo alle dimensioni di un file video che si può caricare o al numero di video che si possono memorizzare nel CMS video. Anche se state condividendo un video di otto ore da un evento di formazione di un'intera giornata (un file video che può facilmente avere una dimensione di 30-40 GB), potete caricarlo così com'è nel vostro CMS video.

Come è possibile?

La maggior parte dei CMS video offre un'opzione cloud-hosted, che sfrutta il crollo dei prezzi dello storage cloud e le economie di scala che portano i costi dello storage cloud quasi a zero. Questi sistemi sono stati progettati per essere scalabili, quindi anche se la vostra libreria video cresce, i costi non aumentano.

La capacità di scalare è stata dimostrata nell'ultimo decennio. Sebbene sia un po' più recente per il mercato aziendale, il moderno CMS video è stato originariamente progettato per soddisfare le esigenze video delle università di oggi, molte delle quali, per motivi di accessibilità, registrano ogni lezione in ogni aula del campus.

Per questo motivo, molte università ospitano oggi enormi videoteche. L'Università di Essex, ad esempio, una scuola relativamente piccola del Regno Unito, ha acquisito 80.000 ore di nuovi contenuti video nel primo anno in cui ha iniziato ad archiviare e gestire i propri video in un CMS video. L'Università dell'Arizona, invece, acquisisce e archivia ogni settimana 3.000 ore di video nel suo CMS video.

Perché è importante?

La maggior parte delle aziende non ospita più di una frazione di ciò che un'università media conserva nelle proprie librerie video. Quindi, anche se la vostra azienda produce sempre più conoscenza basata sui video, non incontrerete mai un limite di dimensioni dei file o la necessità di acquistare più spazio di archiviazione: un CMS video scalerà automaticamente per soddisfare le vostre esigenze.

2. Formattazione automatica dei file video

Gli attuali CMS video includono motori di transcodifica integrati che garantiscono la codifica automatica di tutti i video della vostra libreria in uno o più formati video ampiamente accettati per lo streaming.

Dal punto di vista della produzione, ciò significa che un CMS video farà il lavoro pesante per voi, standardizzando ogni video caricato, indipendentemente dal tipo di file, in modo che possa essere riprodotto su qualsiasi dispositivo. E dal punto di vista della produttività, significa che nessuno nella vostra organizzazione dovrà più perdere tempo a testare e convertire i file video.

Naturalmente, il modo in cui ciò avviene varia da un CMS video all'altro. In generale, però, il sistema è programmato per riprodurre automaticamente ogni file caricato nella videoteca (sia esso nuovo o vecchio, e indipendentemente dal modo in cui è stato originariamente registrato) in uno o più formati di file ampiamente disponibili.

Ad esempio, al momento in cui scriviamo, la ricodifica di un video in un formato di file MP4 composto dal codec video H.264 e dal codec audio AAC viene riprodotta sulla versione attuale di quasi tutti i browser web disponibili, su tutti i dispositivi iOS e su oltre il 90% dei dispositivi Android.

Chiedere a uno specialista della produzione di fare tutto questo per ogni video della vostra libreria sarebbe un'impresa titanica. Il vostro CMS video farà tutto questo automaticamente, in genere in pochi minuti per ogni registrazione. Inoltre, a seconda del CMS video, è possibile elaborare più video contemporaneamente.

Inoltre, man mano che la tecnologia si evolve e i formati di file video comuni cambiano, un CMS video si adatta a tali cambiamenti per voi. Gli aggiornamenti di release del vostro CMS video supporteranno i nuovi formati, garantendo che nessuno nella vostra organizzazione debba preoccuparsi di rimanere aggiornato sulle specifiche tecniche dei video.

Sia che abbiate video di formazione esistenti in una varietà di formati di file diversi, sia che stiate acquisendo nuovi video di formazione, il vostro CMS video renderà automaticamente tutti i vostri video riproducibili su una vasta gamma di dispositivi utilizzati dai dipendenti.

3. Streaming video compatibile con la rete

In teoria, la soluzione dei problemi legati alla capacità di archiviazione e alla compatibilità dei formati dovrebbe rendere possibile la condivisione di qualsiasi video scelto con qualsiasi pubblico. In pratica, però, c'è un altro importante ostacolo tecnico da superare: gli spettatori devono essere in grado di trasmettere i video sui loro dispositivi e reti personali.

Un CMS video può essere d'aiuto anche in questo caso attraverso l'uso del "moderno streaming video". Questo approccio alla distribuzione dei video è lo stesso utilizzato da Netflix, Hulu e YouTube per fornire video di consumo su larga scala a milioni di spettatori in tutto il mondo.

Con lo streaming moderno, i dipendenti non scaricano i video nella loro interezza. Al contrario, il CMS video divide ogni video in piccoli segmenti sequenziali (chiamati "chunk"). Questi pezzi vengono inviati uno per uno al dispositivo del dipendente, riprodotti dal dispositivo e poi gettati via. Di conseguenza, dispositivi come smartphone e tablet con memoria limitata non corrono mai il rischio di esaurire lo spazio a disposizione.
Lo streaming moderno consente inoltre alla videoteca di adattarsi alle variazioni della latenza di rete attraverso un processo chiamato "streaming a bitrate adattivo". Con lo streaming a bitrate adattivo, il CMS video crea più versioni di ogni video della libreria. Ogni versione rappresenta un diverso livello di qualità (misurato in "bitrate"). Ad esempio, un semplice algoritmo di bitrate adattivo potrebbe creare tre livelli di qualità:

1. Un video di alta qualità con un bitrate elevato
2. Un video di qualità media a una velocità di trasmissione media
3. E un video di qualità inferiore a un bitrate inferiore

Durante la riproduzione, il CMS video ottimizza la riproduzione per la connessione di rete dello spettatore rilevando continuamente la larghezza di banda disponibile in tempo reale. Quando la larghezza di banda diminuisce, il CMS video regola dinamicamente la qualità del flusso video. Pertanto, anche se la connessione dello spettatore cambia durante la riproduzione, il CMS video regolerà di conseguenza la qualità e la velocità di trasmissione del flusso video.

Immaginate che un dipendente stia guardando un video di formazione sul suo smartphone mentre è in treno. La sua connessione parte forte, ma si indebolisce man mano che il treno scende in metropolitana. Il server che trasmette il video scende a un bitrate medio. In caso di ulteriore congestione della rete, la riproduzione passa a un flusso a bassa velocità. Quando la congestione si risolve, il flusso torna a una velocità media e si spera di tornare a una velocità elevata quando il segnale cellulare si rafforza.

Lo spettatore, invece, vede un video che si avvia quasi immediatamente e che scorre senza buffering. E questo è importante, dato che in genere gli spettatori iniziano ad abbandonare un video entro due secondi dal buffering.

Un CMS video che utilizza lo streaming a bitrate adattivo garantisce agli spettatori la migliore esperienza di riproduzione possibile su qualsiasi connessione di rete o dispositivo. Rispetto al modo in cui il video viene riprodotto quando è memorizzato in altri sistemi di condivisione dei file, lo streaming a bitrate adattivo riduce al minimo il tempo di avvio e il buffering per lo spettatore, nonché la pressione che il video può esercitare sulla rete aziendale. È semplicemente un'esperienza migliore per i dipendenti che renderà felice anche il vostro team IT.

4. Cercare le parole all'interno dei video

Oltre a tutte le operazioni di gestione dei file e di ottimizzazione della riproduzione che vengono effettuate quando si carica un video su un CMS video, c'è un altro passo importante che questi sistemi compiono automaticamente per voi:

Tutti i contenuti della registrazione, comprese le parole pronunciate dal presentatore e quelle visualizzate sullo schermo, saranno indicizzati per la ricerca.

A differenza dei sistemi più vecchi che si basano solo su tag e titoli manuali per supportare la ricerca, un CMS video applica due tecnologie più recenti per consentire ai vostri dipendenti di cercare le informazioni nelle vostre registrazioni in modo molto più completo:

• Riconoscimento vocale automatico (ASR), che estrae l'audio da un video, riconosce ciò che viene detto, lo marca temporalmente e lo aggiunge a un indice di ricerca.
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che riconosce il testo che appare sullo schermo (nelle diapositive di PowerPoint e nelle registrazioni su schermo), lo marca con un timbro e lo aggiunge all'indice di ricerca.

Grazie all'indicizzazione di tutti i contenuti dei video, i dipendenti possono cercare i video di formazione proprio come farebbero con un documento di testo nella vostra knowledge base. Non solo possono trovare qualsiasi video della vostra libreria in cui viene affrontato un argomento, ma possono anche passare rapidamente al momento esatto del video che è più rilevante per le loro ricerche, in pochi secondi.

Un CMS video rende tutte le informazioni contenute nei vostri video immediatamente accessibili a chiunque nella vostra organizzazione, e significa che non dovrete mai perdere tempo a etichettare manualmente i video o a spulciare la timeline di una registrazione di 30 minuti per trovare un argomento specifico di interesse.

5. Analisi video avanzata

Mentre gli archivi di contenuti tradizionali forniscono informazioni limitate sulle tendenze di visualizzazione dei video e sul coinvolgimento, un CMS video può fornire una fonte di informazioni molto più ricca.

L'analisi degli utenti in un CMS video può mostrare chi ha guardato cosa e dove ha interrotto la visione minuto per minuto, consentendo di confermare la partecipazione virtuale a un corso e il suo completamento. Nel frattempo, i dati aggregati per i video di formazione consentono agli istruttori di vedere dove il coinvolgimento tende a diminuire. Cali consistenti nelle visualizzazioni possono aiutare gli istruttori a individuare i segmenti da rielaborare.

Al contrario, se i dipendenti cercano idee specifiche e iniziano a guardare un video in un punto particolare, gli istruttori vedranno anche questo picco. Inoltre, molti CMS video forniscono agli istruttori altre informazioni attraverso il coinvolgimento diretto dei dipendenti. All'interno del video, i dipendenti possono porre domande e partecipare a discussioni guidate. Questo spesso fornisce agli istruttori un feedback che aiuta a identificare le parti di un corso che non sono in sintonia con il pubblico o che sono di particolare interesse.

Anche i quiz interattivi sono diventati una funzionalità standard della maggior parte dei CMS video. Questi permettono di verificare la comprensione dei concetti chiave da parte degli spettatori nel corso del video, mentre vengono insegnati. I quiz non solo rafforzano l'apprendimento degli studenti, ma informano anche gli istruttori sui punti chiave della formazione che potrebbero dover chiarire.

Queste funzionalità di analisi si integrano tipicamente con i sistemi di gestione dell'apprendimento. Ad esempio, i risultati dei quiz possono spesso essere trasferiti al gradebook dell'LMS, le statistiche di visualizzazione dei video e i dati di completamento possono essere condivisi con l'LMS tramite SCORM e, se il CMS video offre API pubbliche, queste possono essere utilizzate per integrare programmaticamente la reportistica video con un numero ancora maggiore di sistemi.

Perché avete bisogno di un CMS video per la formazione video a distanza?

Un CMS video è costruito per risolvere in modo specifico ciascuna delle principali sfide della formazione con i video, consentendo ai formatori e ai creatori di contenuti di concentrarsi sullo sviluppo dei dipendenti utilizzando le tattiche più efficaci di oggi, non sulla gestione di file e sistemi tecnici.

Nel nostro white paper completo, approfondiamo le 5 principali sfide che la maggior parte delle aziende incontra quando cerca di includere i video nei programmi di formazione dei dipendenti e come un CMS video sia la soluzione migliore per le organizzazioni che vogliono sfruttare i video per l'apprendimento.

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