Viviamo in un'era di soluzioni sempre più ampie e versatili. Le moderne suite per la gestione dei talenti gestiscono praticamente ogni aspetto dell'esperienza dei dipendenti, dal reclutamento alla valutazione fino alla fidelizzazione. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce ci supportano durante tutto il ciclo di vita del cliente, dalla ricerca di potenziali clienti e dalle vendite all'assistenza tecnica e al rinnovo dei contratti. E i sistemi di marketing automation consentono di fare di tutto, dalla generazione di lead all'email marketing e al social media marketing, fino ai messaggi di marketing personalizzati one-to-one.

Eppure, per la maggior parte delle organizzazioni, anche quelle con migliaia di registrazioni nella propria collezione video, la creazione e la gestione dei video richiedono una complessa rete di sistemi e software scollegati tra loro. Oggi un'azienda può facilmente utilizzare otto diverse soluzioni video per:

1. Registrazione video su richiesta
2. Registrazione del contenuto dello schermo
3. Eventi in diretta streaming
4. Montaggio video
5. Compressione e transcodifica dei video
6. Indicizzazione dei contenuti video per la ricerca
7. Archiviazione e riproduzione di video
8. Ottimizzazione della distribuzione video sulla rete aziendale

Gestire i video in questo modo è costoso e inefficiente. Inoltre, sarebbe come portarsi dietro un laptop, un hotspot Wi-Fi, un lettore MP3, una fotocamera digitale, una videocamera GoPro, un localizzatore GPS e un telefono: non ha più senso trasportare tutta questa attrezzatura separatamente quando si possono avere tutti questi strumenti e molto altro in un unico smartphone.

Per quanto riguarda i video, ora esiste un'unica tecnologia in grado di risolvere le principali sfide che le aziende si trovano ad affrontare quando si tratta di utilizzare i video per migliorare la formazione dei dipendenti che lavorano da remoto: un sistema di gestione dei contenuti video, o CMS video .

Che cos'è esattamente un CMS video?

Un CMS video è una piattaforma centrale e sicura progettata per la creazione, la gestione e la condivisione di contenuti video. Si tratta di un sistema unico, creato appositamente per superare le sfide della formazione video su larga scala.

Ecco come un CMS video risolve le sfide della formazione dei lavoratori da remoto

1. Nessun limite di spazio di archiviazione

Un CMS video è progettato per archiviare file video di diversi gigabyte e librerie video di diversi terabyte. In teoria non esiste un limite massimo alla dimensione di un file video che è possibile caricare o al numero di video che è possibile archiviare nel proprio CMS video. Anche se si condivide un video di otto ore di un evento formativo di un'intera giornata (un file video che potrebbe facilmente raggiungere i 30-40 GB), è possibile caricarlo così com'è nel proprio CMS video.

Com'è possibile?

La maggior parte dei CMS video offre un'opzione basata su cloud , che sfrutta il crollo dei prezzi dello storage cloud e le economie di scala, riducendo i costi di archiviazione quasi a zero. Questi sistemi sono progettati per essere scalabili, quindi anche se la tua libreria video cresce, i costi non aumentano.

Questa capacità di scalabilità è stata dimostrata nel corso dell'ultimo decennio. Sebbene relativamente nuovo sul mercato aziendale, il moderno CMS video è stato originariamente progettato per soddisfare le esigenze video delle università odierne, molte delle quali, per motivi di accessibilità, registrano ormai ogni lezione in ogni aula del campus.

Pertanto, molte università ospitano ormai enormi videoteche. L'Università dell'Essex, ad esempio, un ateneo relativamente piccolo nel Regno Unito, ha registrato 80.000 ore di nuovi contenuti video nel primo anno in cui ha iniziato a memorizzare e gestire i propri video in un CMS video. L'Università dell'Arizona, invece, registra e archivia ora 3.000 ore di video a settimana nel proprio CMS video.

Perché è importante?

La maggior parte delle aziende ospita solo una frazione del materiale video che un'università media conserva nelle proprie videoteche. Pertanto, anche se la tua azienda produce più contenuti video, non incontrerai mai limiti di dimensione dei file né avrai bisogno di acquistare ulteriore spazio di archiviazione: un CMS per video si adatterà automaticamente alle tue esigenze.

2. Formattazione automatica dei file video

I moderni CMS video includono motori di transcodifica integrati che garantiscono che ogni video presente nella libreria venga automaticamente codificato in uno o più formati video ampiamente accettati per lo streaming.

Dal punto di vista della produzione, ciò significa che un CMS video si occuperà del lavoro più gravoso, standardizzando ogni video caricato, indipendentemente dal tipo di file, in modo che possa essere riprodotto su qualsiasi dispositivo. E dal punto di vista della produttività, significa che nessuno nella tua organizzazione dovrà più dedicare tempo a testare e convertire i file video.

Naturalmente, le modalità esatte con cui ciò avviene variano da un CMS video all'altro. In generale, però, il sistema è programmato per riprodurre automaticamente ogni file caricato nella libreria video (che sia nuovo o vecchio, e indipendentemente da come sia stato originariamente registrato) in uno o più formati di file ampiamente disponibili.

Ad esempio, al momento in cui scrivo, la ricodifica di un video in un file in formato MP4, composto dal codec video H.264 e dal codec audio AAC, è riproducibile sulla versione corrente di praticamente tutti i browser web disponibili, su tutti i dispositivi iOS e su ben oltre il 90% dei dispositivi Android.

Chiedere a uno specialista di produzione di fare tutto questo per ogni video della tua libreria sarebbe un'impresa titanica. Il tuo CMS video farà tutto questo automaticamente, in genere in pochi minuti per registrazione. E a seconda del tuo CMS video, potresti persino essere in grado di elaborare più video contemporaneamente.

Ancora meglio, con l'evoluzione della tecnologia e il cambiamento dei formati video più comuni, un CMS video si adatterà automaticamente a tali cambiamenti. Gli aggiornamenti del CMS video supporteranno i nuovi formati, garantendo che nessuno nella tua organizzazione debba preoccuparsi di rimanere aggiornato sulle specifiche tecniche dei video.

Sia che tu disponga già di video di formazione in diversi formati di file, sia che tu stia realizzando nuovi video di formazione, il tuo CMS video renderà automaticamente tutti i tuoi video riproducibili su qualsiasi dispositivo utilizzato dai dipendenti.

3. Streaming video compatibile con la rete

In teoria, risolvere i problemi di capacità di archiviazione e compatibilità dei formati dovrebbe consentirti di condividere qualsiasi video tu scelga con qualsiasi pubblico tu desideri. In pratica, tuttavia, c'è un altro importante ostacolo tecnico da superare: i tuoi spettatori devono essere in grado di riprodurre in streaming il video sui propri dispositivi e reti personali.

Un CMS video può essere d'aiuto anche in questo caso, grazie all'utilizzo dello " streaming video moderno ". Questo approccio alla distribuzione video è lo stesso utilizzato da Netflix, Hulu e YouTube per offrire contenuti video su vasta scala a milioni di spettatori in tutto il mondo.

Con lo streaming moderno, i dipendenti non scaricano i video per intero. Il CMS video, infatti, suddivide ogni video in piccoli segmenti sequenziali (chiamati "chunk"). Questi segmenti vengono quindi inviati al dispositivo del dipendente uno alla volta, riprodotti dal dispositivo e poi eliminati. Di conseguenza, dispositivi come smartphone e tablet con memoria limitata non corrono mai il rischio di esaurire lo spazio di archiviazione.
Lo streaming moderno consente inoltre alla tua libreria video di adattarsi alla latenza di rete variabile attraverso un processo chiamato "streaming a bitrate adattivo". Con lo streaming a bitrate adattivo, il CMS video crea più versioni di ciascun video presente nella libreria. Ogni versione rappresenta un diverso livello di qualità (misurato in "bitrate"). Ad esempio, un semplice algoritmo di bitrate adattivo potrebbe creare tre livelli di qualità:

1. Un video di alta qualità con un bitrate elevato
2. Un video di qualità media con un bitrate medio
3. E un video di qualità inferiore con un bitrate inferiore

Durante la riproduzione, il CMS video ottimizza la riproduzione in base alla connessione di rete dello spettatore, rilevando continuamente la larghezza di banda disponibile in tempo reale. Quando la larghezza di banda diminuisce, il CMS video regola dinamicamente la qualità del flusso video. Pertanto, anche se la connessione dello spettatore cambia durante la riproduzione, il CMS video regolerà di conseguenza la qualità e il bitrate del flusso video.

Immaginate che una dipendente stia guardando un video di formazione sul suo smartphone mentre viaggia in treno. La sua connessione inizialmente è forte, ma si indebolisce quando il treno entra in metropolitana. Il server che trasmette il video ridurrà la riproduzione a un bitrate medio. Se la congestione della rete aumenta ulteriormente, la riproduzione scenderà a un bitrate basso. Man mano che la congestione si risolve, il flusso video torna a un bitrate medio e, con un po' di fortuna, a un bitrate elevato quando il segnale cellulare si rafforza.

Lo spettatore, nel frattempo, vede un video che inizia quasi immediatamente e viene riprodotto in streaming senza buffering. E questo è importante, dato che in genere gli spettatori iniziano ad abbandonare un video entro due secondi dall'inizio del buffering.

Un CMS video che utilizza lo streaming a bitrate adattivo garantisce agli spettatori la migliore esperienza di riproduzione possibile su qualsiasi connessione di rete o dispositivo. Rispetto alla riproduzione video su altri sistemi di condivisione file, lo streaming a bitrate adattivo riduce al minimo i tempi di avvio e il buffering per lo spettatore, nonché il carico che il video può esercitare sulla rete aziendale. Si tratta semplicemente di un'esperienza migliore per i dipendenti, che renderà felice anche il team IT.

4. Cerca le parole all'interno dei tuoi video

Oltre a tutte le operazioni di gestione dei file e ottimizzazione della riproduzione che vengono eseguite quando si carica un video su un CMS video, c'è un altro passaggio importante che questi sistemi eseguiranno automaticamente per te:

Tutto il contenuto della tua registrazione, incluse tutte le parole pronunciate dal presentatore e tutte le parole visualizzate sullo schermo, verrà indicizzato per la ricerca.

A differenza dei sistemi più datati che si basano esclusivamente su tag e titoli manuali per supportare la ricerca, un CMS video utilizza due tecnologie più recenti per consentire ai tuoi dipendenti di ricercare le informazioni nelle tue registrazioni in modo molto più completo:

• Il riconoscimento vocale automatico (ASR) , che estrae l'audio da un video, riconosce ciò che viene detto, ne registra il timestamp e lo aggiunge a un indice di ricerca.
• Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) riconosce il testo che appare sullo schermo (nelle diapositive di PowerPoint e nelle registrazioni dello schermo), ne appone un timestamp e lo aggiunge all'indice di ricerca.

Grazie all'indicizzazione di tutti i contenuti dei video, i dipendenti possono cercare nei video di formazione proprio come farebbero con un documento di testo nella knowledge base. Non solo possono trovare qualsiasi video della libreria in cui viene trattato un determinato argomento, ma possono anche avanzare rapidamente fino al momento preciso del video più pertinente alla loro ricerca, in pochi secondi.

Un CMS video rende tutte le informazioni contenute nei tuoi video immediatamente reperibili da chiunque nella tua organizzazione, e significa che non dovrai più perdere tempo a taggare manualmente i video o a scorrere la timeline di una registrazione di 30 minuti per trovare un argomento specifico di interesse.

5. Analisi video avanzata

Mentre i repository di contenuti tradizionali forniscono informazioni limitate sulle tendenze di visualizzazione dei video e sul coinvolgimento degli utenti, un CMS per i video può offrire una fonte di informazioni molto più ricca.

L'analisi degli utenti in un CMS video può mostrare chi ha guardato cosa e in quale punto ha interrotto la visione, minuto per minuto, consentendo di confermare la presenza virtuale a un corso, nonché il suo completamento. Allo stesso tempo, i dati aggregati relativi ai video di formazione permettono ai docenti di individuare i punti in cui l'interesse tende a diminuire. Calo significativo di visualizzazioni può aiutare i docenti a identificare le sezioni che potrebbero necessitare di essere rielaborate.

Al contrario, se i dipendenti cercano idee specifiche e iniziano a guardare un video da un punto particolare, anche i docenti noteranno quel picco. Inoltre, molti CMS per video forniscono ai docenti ulteriori informazioni attraverso l'interazione diretta con i dipendenti. All'interno del video, i dipendenti possono porre domande e partecipare a discussioni. Questo spesso fornisce ai docenti un feedback utile per identificare le parti del corso che non coinvolgono il pubblico o che sono di particolare interesse.

I quiz interattivi sono ormai diventati una funzionalità standard della maggior parte dei CMS video. Questi permettono di verificare la comprensione da parte degli spettatori dei concetti chiave presentati nel video. I quiz non solo rafforzano l'apprendimento degli studenti, ma forniscono anche ai docenti informazioni sui punti chiave della formazione che potrebbero necessitare di chiarimenti.

Queste funzionalità di analisi si integrano in genere con i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS). Ad esempio, i risultati dei quiz possono spesso essere trasferiti al registro dei voti dell'LMS, le statistiche di visualizzazione dei video e i dati di completamento possono essere condivisi con l'LMS tramite SCORM e, se il CMS video offre API pubbliche, queste possono essere utilizzate per integrare programmaticamente i report video con un numero ancora maggiore di sistemi.

Perché è necessario un CMS video per la formazione video a distanza?

Un CMS video è progettato specificamente per risolvere ciascuna delle principali problematiche della formazione tramite video, consentendo a formatori e creatori di contenuti di concentrarsi sullo sviluppo dei dipendenti utilizzando le tattiche più efficaci di oggi, anziché sulla gestione di file e sistemi tecnici.

Nel nostro white paper completo, analizziamo in dettaglio le 5 principali sfide che la maggior parte delle aziende affronta quando cerca di includere i video nei programmi di formazione dei dipendenti e spieghiamo perché un CMS video rappresenta la soluzione ideale per le organizzazioni che desiderano sfruttare i video a fini formativi.

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