Il y a peu de temps, lors du symposium américain de Gartner, des responsables informatiques de dix entreprises se sont réunis pour réfléchir collectivement aux cas d'utilisation commerciale de la technologie vidéo.

« Les participants ont d'abord imaginé plus de trente idées de base, puis les ont classées selon une échelle simple mesurant le rapport coût-bénéfice, l'impact sur le chiffre d'affaires, le risque et la valeur émotionnelle de chaque proposition », a indiqué Gartner. « Quelques bonnes pratiques ont également émergé de cet atelier et de nombreux échanges avec les clients de Gartner sur des sujets similaires. »

Le principal cas d'utilisation identifié par Gartner : les tutoriels vidéo destinés aux employés et aux clients . Autrement dit, les vidéos de formation .

Comment les organisations modernes utilisent-elles la vidéo pour soutenir et développer leurs activités de formation et de perfectionnement ? Examinons quelques-unes des dernières tendances et stratégies en évolution.

1 : Améliorer le processus d'intégration

Peu importe leur profil ou leur expérience, chaque nouvel employé aura besoin de temps pour se familiariser avec le poste. Si le processus d'intégration varie d'un poste à l'autre, la formation vidéo peut faciliter l'apprentissage pour tous.

Pour vos nouveaux employés, ce n'est pas un détail. Selon une enquête de BambooHR menée auprès d'employés ayant démissionné dans les six mois suivant leur embauche :

• 23 % estimaient ne pas avoir reçu de directives claires concernant leurs nouvelles responsabilités.
• 21 % ont déclaré souhaiter une « formation plus efficace ».

Une vidéothèque d'intégration bien conçue vous permet de partager beaucoup plus d'informations avec vos nouveaux collaborateurs qu'en face à face. Aujourd'hui, les entreprises modernes utilisent les vidéos d'intégration pour :

• Présentation de la culture, de la vision et de la mission. La vidéo permet de communiquer plus efficacement les messages les plus subtils et nuancés d'une entreprise. Vos énoncés de mission et de vision définissent l'identité de votre entreprise, sa destination et la manière d'y parvenir. Les partager en vidéo facilite la découverte, la consultation, le partage et, surtout, la mémorisation de ces principes fondamentaux par votre équipe. Les analystes sont unanimes : Gartner Research a identifié la vidéo d'intégration présentant la vision et la mission comme l'une des cinq méthodes les plus rentables et les moins risquées pour les entreprises d'utiliser la vidéo.
• Visites d'entreprise. Parfois, une visite en personne de l'ensemble du campus, notamment des zones liées à la sécurité, n'est pas envisageable. Les visites virtuelles des lieux de travail facilitent l'intégration des nouveaux employés. Et contrairement aux idées reçues, les visites de sécurité ne sont pas forcément austères, ennuyeuses ou dépassées. Aujourd'hui, les entreprises font preuve de créativité et proposent des visites virtuelles innovantes : présentation des membres de l'équipe, indications pour se rendre aux endroits stratégiques et partage d'informations pratiques appréciées des nouveaux arrivants.
• Présentation de l'organisation. L'intégration des nouveaux employés ne doit pas se limiter à leur service d'affectation. De nombreux experts estiment que la formation interdépartementale est essentielle à la réussite de chacun, quel que soit son poste. Les grandes entreprises, en particulier, ont tout intérêt à ce que tous leurs employés comprennent et se sentent partie prenante de l'organisation. Les messages de bienvenue de la direction et les vidéos informatives interdépartementales contribuent à instaurer une compréhension commune.

2 : Rendre la formation aux compétences de base accessible à tous

Chaque organisation a sa propre façon de faire les choses :

• Planification des réunions
• Réservation de salles de conférence
• Signature des courriels
• Passer des conférences téléphoniques
• Comprendre les acronymes
• Et des dizaines, voire des centaines d'autres.

Quelques mois seulement après leur premier jour de travail, ces compétences deviennent une seconde nature pour tous les employés.

Pourtant, ces principes fondamentaux ne sont pas toujours évidents pour votre nouvelle recrue. Il y a fort à parier qu'elle soit habituée à d'autres méthodes de travail et qu'elle ne découvre les bonnes pratiques au sein de votre entreprise qu'en s'en écartant par inadvertance. Dans ce cas, la vidéo peut s'avérer précieuse, en aidant votre nouvelle recrue à trouver les informations nécessaires pour bien maîtriser les bases.

Mieux encore, ces enregistrements sont parmi les plus faciles à réaliser. Il suffit d'utiliser un outil d'enregistrement d'écran et de demander à un membre de l'équipe de montrer la procédure étape par étape. De simples tutoriels vidéo – par exemple, comment réserver une réunion ou remplir une déclaration d'impôts – peuvent se contenter d'une seule vidéo de 3 à 5 minutes. Même des systèmes plus complexes – comme la réservation de voyages via l'agence de voyages de l'entreprise ou la compréhension du processus et des exigences de l'évaluation annuelle – peuvent souvent être expliqués en 10 à 20 minutes, ou en une série de vidéos de 3 à 5 minutes chacune, abordant des éléments spécifiques du système.

En plus de garantir que les employés maîtrisent l'utilisation de vos systèmes, les vidéos de formation aux compétences de base peuvent également accroître l'efficacité de votre équipe de formation et développement. Libérés des questions pratiques routinières, vos formateurs peuvent se concentrer sur des tâches nouvelles ou plus stratégiques.

3 : Démontrez concrètement le fonctionnement de votre produit ou service

Il existe un secret bien gardé que la plupart des organisations rechignent à admettre : nombre de vos employés n’ont, au mieux, qu’une compréhension superficielle du fonctionnement de vos produits. Et il est fort probable qu’encore moins nombreux soient ceux qui peuvent décrire précisément comment vos clients utilisent votre offre, ou en quoi elle diffère de celle de vos concurrents.

Surtout pour les organisations proposant des services techniquement ou mécaniquement complexes, ou celles ciblant un marché dont leurs employés ne font pas naturellement partie (y compris la quasi-totalité des entreprises B2B), il est tout simplement trop difficile pour une personne d'apprendre tous les détails de votre activité. À moins de le lui montrer.

L'enregistrement et le partage d'informations sur les produits et de vidéos de démonstration peuvent apporter un éclairage supplémentaire précieux, permettant à une organisation de constituer une équipe performante et compétente. Aujourd'hui, les entreprises s'efforcent de présenter en détail le fonctionnement de leurs produits et services.

• Vidéos de terrain filmées avec un smartphone montrant un nouveau produit en action,
• Enregistrements d'écran de l'équipe informatique illustrant les effets d'une nouvelle ligne de code,
• Visites complètes de l'atelier de production et du fonctionnement de chaque machine,
• Vidéos de positionnement produit illustrant les avantages par rapport au produit d'un concurrent,
• Et bien d'autres façons encore de montrer concrètement ce que fait l'entreprise.

Ces vidéos permettent à votre équipe de voir et de comprendre concrètement les produits et services proposés par votre entreprise, notamment ce qui les différencie, ce qui leur confère de la valeur et ce qui justifie leur achat.

Visionnez ci-dessous un exemple de vidéo de formation produit :

 

 

4 : Briser les silos organisationnels

Rares sont les entreprises qui peuvent affirmer avec certitude n'avoir aucun silo dans leur structure. La plupart d'entre nous connaissent bien les zones de chevauchement et de non-chevauchement de l'organigramme ; or, lorsque les équipes ne se croisent pas naturellement de temps à autre, les employés ont souvent peu d'occasions de découvrir les projets de leurs collègues au sein de ces équipes.

En pratique, le résultat est encore pire : lorsque les équipes ne comprennent pas le travail des uns et des autres, leur collaboration est généralement médiocre, voire inexistante. Le risque de retards de programmes, de malentendus budgétaires et de tensions interpersonnelles est alors considérable.

La formation interdépartementale s'est imposée comme une solution à ce problème : elle permet aux employés de mieux comprendre le fonctionnement de chaque service en les formant aux fondamentaux de chaque domaine. Le défi : mettre en place un système de formation interdépartementale efficace et rentable.

C’est précisément le rôle de la vidéo. Les équipes peuvent y discuter des fondamentaux de leur activité et de son importance, permettant ainsi à chacun de la consulter à tout moment. La direction locale peut facilement partager ces vidéos lors de l’intégration des nouveaux employés ou lors du lancement de projets interdépartementaux, contribuant ainsi à une meilleure compréhension mutuelle.

5 : Fournir un accompagnement aux nouveaux cadres

Investir du temps, de l'énergie et des ressources financières dans la formation en gestion a un impact sur la réussite d'une entreprise à plus d'un titre.

Premier avantage : une réduction du roulement du personnel. Les organisations qui font de la formation et du perfectionnement des gestionnaires une priorité budgétaire perdent généralement moins d’employés — qu’il s’agisse de gestionnaires ou de contributeurs individuels — chaque année.

Et les employés qui restent ? Sous la direction de managers compétents, leur performance s’améliore. De fait, des études montrent que la formation et le développement des compétences sont des indicateurs de réussite plus fiables pour une organisation que de nombreuses autres statistiques reconnues, telles que le ratio cours/bénéfice, les ratios cours/prix et les mesures de risque et de volatilité.

De plus en plus d'entreprises reconnaissent l'importance d'une formation managériale de qualité et ajoutent chaque année de nouveaux programmes, des opportunités de mentorat et des processus de coaching. Or, à une époque où les managers sont plus pressés par le temps que jamais, de nombreuses organisations constatent que la vidéo peut contribuer à garantir que les nouveaux managers puissent pleinement profiter de la formation managériale proposée par l'entreprise.

L'utilisation de la vidéo dans la formation au management permet aux nouveaux managers de suivre chaque module à leur rythme, ce qui leur permet de prendre le temps d'assimiler pleinement le contenu et de mieux le comprendre. De plus, grâce à la vidéo, ils peuvent revoir instantanément des séquences s'ils souhaitent approfondir un point.

La vidéo peut également s'avérer un outil précieux pour les formations managériales traditionnelles. Les coachs en management peuvent constater qu'enregistrer les interactions d'un manager avec son équipe — par exemple, lors d'un entretien annuel ou d'une réunion hebdomadaire d'évaluation des performances — peut les aider à fournir un retour d'information précis au manager et de meilleurs conseils pour améliorer leurs propres performances.

Visionnez ci-dessous un exemple de vidéo de coaching d'employés :

 

 

6 : Fournir une formation accessible à tout moment et en tout lieu aux employés de première ligne

Pour de nombreuses entreprises, le personnel en contact direct avec la clientèle, comme les vendeurs et les conseillers clientèle, représente l'image de l'organisation. Les clients perçoivent ces collaborateurs comme des représentants directs de l'entreprise et attendent d'eux qu'ils puissent répondre à presque toutes leurs questions.

Cela représente un obstacle majeur pour ces entreprises, car le taux de roulement du personnel est souvent le plus élevé en première ligne. Dans de nombreux secteurs, les responsables locaux recrutent en permanence, ce qui signifie que pour l'équipe de formation et développement, les nouvelles recrues peuvent arriver n'importe où, n'importe quand, souvent sans autre personne que le responsable local pour les guider.

Dans la plupart des cas, le manque d'accès à la formation pour les nouvelles recrues n'est pas dramatique, mais à terme, l'absence d'un programme de formation cohérent peut facilement conduire les bureaux distants et le personnel à suivre leurs propres processus, ce qui rend l'expérience client moins homogène d'un endroit à l'autre et peut compliquer la collaboration entre les autres services de l'entreprise et le bureau non conventionnel.

Pour accompagner ces employés souvent dispersés géographiquement, les équipes de formation et de développement se tournent vers la vidéo afin d'offrir une expérience de formation homogène à tous, accessible à tout moment et en tout lieu, même sur leurs tablettes et smartphones si nécessaire. La formation des conseillers clientèle peut aujourd'hui inclure :

• Guides pratiques de base, couvrant les systèmes de point de vente ou autres technologies
• Stratégie de vente aux entreprises, incluant des conseils pour entamer et conclure des négociations commerciales.
• Conseils pour une production ou une présentation optimale du produit sur site
• Et des dizaines d'autres points qui peuvent aider les troupes au front à agir efficacement.

Regardez ci-dessous un exemple de vidéo d'apprentissage social :

 

 

7 : Améliorez vos pratiques d'aide à la vente

Votre équipe commerciale représente souvent le lien le plus important entre votre entreprise et vos prospects et clients. La plupart des entreprises s'efforcent de fournir à leurs équipes commerciales tous les outils, informations et autres ressources nécessaires pour optimiser le processus de vente, pour finalement constater que ces équipes ne les utilisent pas pleinement. Selon Accenture :

• 90 % des supports de vente ne sont pas utilisés par les vendeurs ;
• 80 % de la formation n'est pas retenue après 60 jours ;
• Les commerciaux passent 71 % de leur temps à ne pas vendre ; et
• Le taux d'adoption des outils CRM par les commerciaux est inférieur à 50 % ;
• Une méthodologie de vente appropriée est utilisée moins de la moitié du temps.

Bien souvent, le problème réside dans la communication. Les équipes commerciales sont parmi les plus sollicitées de toute organisation ; or, entre les visites clients, les appels de prospection et autres activités, les informations, à l'exception des plus pertinentes, risquent de se perdre. De plus, la plupart des équipes commerciales sont dispersées sur un marché, voire à l'international, ce qui complique la tâche de l'entreprise qui souhaite les réunir rapidement pour une mise à jour ou une démonstration.

La vidéo, bien sûr, peut y contribuer. Les entreprises modernes exploitent pleinement le potentiel de la vidéo dans leurs stratégies d'aide à la vente , avec des résultats probants dans les domaines suivants :

• Partage d'actualités, de mises à jour et de démonstrations de produits
• Fournir des mises à jour sur la stratégie d'entreprise ou de vente
• Apprentissage social entre pairs et partage des meilleures pratiques
• Amélioration des communications avec les clients et les prospects

Pour de nombreuses équipes d'aide à la vente, la vidéo est bien plus qu'un coup de pouce bienvenu : elle crée un avantage concurrentiel, en optimisant l'intégration et la formation, en améliorant la communication et en attirant et en fidélisant les prospects.

8 : S'assurer que tout le monde a suivi une formation en matière de conformité

Il est essentiel que vous puissiez informer vos employés sur les lois, les réglementations et les politiques de l'entreprise qui s'appliquent à leurs responsabilités professionnelles quotidiennes. Un programme de formation efficace en matière de conformité ne se contente pas de réduire les risques réglementaires et juridiques ; il contribue également à instaurer une culture d'entreprise positive, fondée sur la responsabilité, l'intégrité et le respect mutuel.

Selon Forrester Research, « les employés ont besoin d'un accès facile à la formation formelle, notamment aux formations obligatoires en matière de conformité et de réglementation ». Grâce à la vidéo, les employés peuvent accéder à ces informations dès leur arrivée dans l'entreprise, lors des mises à jour annuelles de la politique de conformité, ou à tout moment et depuis n'importe quel appareil. De nombreux sujets liés à la conformité, couvrant divers secteurs d'activité, peuvent être abordés de manière illustrative par la vidéo, notamment :

• Des politiques de conditions de travail justes et respectueuses ;
• Visites virtuelles des lieux de sécurité ;
• Règlement sur la concurrence loyale ;
• Conformité au droit du commerce extérieur ;
• Protection de la propriété intellectuelle ;
• Transparence dans l'information financière; et
• Intégrité dans les relations d'affaires.

La formation vidéo peut être un moyen particulièrement efficace d'aborder des questions de conformité délicates et importantes, notamment les procédures d'urgence, les lois sur le harcèlement sexuel, et bien plus encore.

Non seulement la vidéo constitue un support idéal pour aborder ces sujets, mais cette technologie vous permet également de vérifier que vos employés suivent bien ces formations essentielles. L'analyse vidéo intégrée à de nombreuses plateformes modernes offre un suivi détaillé par utilisateur, permettant à votre équipe de savoir si un employé a visionné une vidéo et s'il l'a regardée jusqu'au bout.

9 : Élargissez la portée de vos conférences

Même si la formation à distance par vidéo se généralise, rien ne remplace souvent un événement en présentiel. De plus en plus d'organisations constatent que les événements phares, qu'il s'agisse de congrès internes ou de conférences publiques sectorielles, sont des outils extrêmement précieux pour diffuser l'information, créer des liens entre les employés ou avec le secteur, et former un large public simultanément.

Participer à ces événements peut stimuler le moral et l'engagement des employés d'une manière presque impossible à reproduire en temps normal. Cependant, pour des raisons souvent invoquées de calendrier et de budget, la présence à tous les événements et à tous les membres de l'équipe est rarement possible.

Lorsque la présence physique est impossible, l'enregistrement vidéo de l'événement constitue une excellente alternative. Filmer les événements, voire les diffuser en direct, est un moyen idéal de partager l'enthousiasme et les enseignements tirés des conférences et ateliers, avec tous, n'importe où et n'importe quand.

La production vidéo d'événements était autrefois coûteuse et complexe, réservée aux experts audiovisuels disposant d'un matériel onéreux. Aujourd'hui, de simples webcams et un logiciel suffisent pour capturer, partager et même diffuser en direct des vidéos HD d'événements de toute envergure à des audiences du monde entier. Siemens PLM l'a démontré en simplifiant la production vidéo lors de ses événements internationaux, tout en réduisant les coûts et le temps nécessaire à la production et au partage des vidéos de conférences .

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