Il y a peu, lors du symposium américain de Gartner, les responsables informatiques de dix entreprises se sont réunis pour réfléchir à des cas d'utilisation de la technologie vidéo.

"Les participants ont d'abord imaginé plus de trente idées de base, puis les ont classées à l'aide d'une échelle simple sur laquelle ils ont mesuré le rapport coût-bénéfice, l'impact sur les revenus, le risque et la valeur émotionnelle de chaque proposition", a indiqué Gartner. "Quelques bonnes pratiques ont également émergé de cet atelier et des conversations fréquentes avec les clients de Gartner sur des sujets similaires.

Le principal cas d'utilisation découvert par Gartner est celui des vidéos explicatives destinées aux employés et aux clients. En d'autres termes, les vidéos de formation.

Comment les entreprises modernes utilisent-elles la vidéo pour soutenir et développer leurs activités d'apprentissage et de développement ? Jetons un coup d'œil à quelques-unes des dernières tendances et stratégies en cours d'évolution.

1 : Améliorer le processus d'intégration

Quels que soient son identité et son niveau d'expérience, tout nouvel embauché aura besoin de temps pour se mettre au diapason. Bien qu'il n'y ait pas deux postes qui nécessitent exactement le même processus d'intégration, la formation vidéo peut aider à rendre la courbe d'apprentissage plus gérable pour tout le monde.

Pour vos nouveaux employés, cette valeur n'est pas négligeable. Selon une enquête de BambooHR menée auprès d'employés ayant quitté leur emploi dans les six mois suivant leur entrée en fonction :

• 23 % ont estimé qu'ils n'avaient pas reçu de directives claires concernant leurs nouvelles responsabilités
• 21 % ont déclaré qu'ils souhaitaient "une formation plus efficace"

Une vidéothèque d' accueil bien conçue peut vous aider à partager beaucoup plus d'informations avec les nouveaux membres de votre équipe qu'il ne serait possible de le faire en face à face. Aujourd'hui, les organisations modernes utilisent les vidéos d'intégration pour fournir :

• Présentation de la culture, de la vision et de la mission. Grâce à la vidéo, les messages les plus subtils et les plus nuancés d'une entreprise peuvent être transmis plus efficacement. Vos énoncés de mission et de vision sont des guides qui indiquent qui est votre entreprise, où vous allez et comment vous y parviendrez. En les partageant dans une vidéo, vous permettez à votre équipe de trouver, de voir, de partager et, surtout, de se souvenir plus facilement de ces principes essentiels. Les analystes sont d'accord - Gartner Research a identifié la vidéo d'intégration de la vision et de la mission comme l'un des cinq moyens les plus prometteurs et les moins risqués pour les entreprises d'utiliser la vidéo.
• Visites d'entreprises. Parfois, une visite en personne de l'ensemble du campus, y compris des lieux liés à la sécurité, n'est pas pratique. Les visites vidéo du lieu de travail aident les employés à s'intégrer plus rapidement. Et, contrairement à ce que vous avez pu entendre, les visites de sécurité n'ont pas à être statiques, ennuyeuses ou dépassées. Aujourd'hui, des entreprises ont apporté de la créativité et une perspective nouvelle à la visite virtuelle - en présentant les membres de l'équipe, en donnant des indications sur les lieux essentiels et en partageant quelques connaissances d'initiés que les nouveaux coéquipiers apprécieront.
• Des vues d'ensemble de l'organisation. Le processus d'intégration des employés ne doit pas nécessairement être axé uniquement sur le service dans lequel le nouvel employé travaillera. De nombreux experts estiment que la formation interdépartementale est essentielle à la réussite de chaque employé, quel que soit le type de travail auquel il participe. Les grandes organisations, en particulier, ont tout intérêt à s'assurer que tous les employés comprennent et se sentent partie prenante de l'ensemble. Les messages de bienvenue des cadres et les vidéos d'information interdépartementales contribuent à établir une base solide pour cette compréhension.

2 : Rendre la formation aux compétences de base accessible à tous

Chaque organisation a sa propre façon de faire :

• Programmation des réunions
• Réservation de salles de conférence
• Signature des courriels
• Organiser des conférences téléphoniques
• Comprendre les acronymes
• Et des dizaines, voire des centaines d'autres

Quelques mois après leur entrée en fonction, ces compétences sont devenues une seconde nature pour tous les employés.

Pourtant, ces principes fondamentaux ne sont pas toujours évidents pour votre nouvel employé - selon toute probabilité, il est habitué à la façon de faire de quelqu'un d'autre, et souvent il ne saura pas quelles sont les bonnes étapes à suivre dans votre organisation jusqu'à ce qu'il s'écarte accidentellement du chemin. Dans ce cas, la vidéo peut vous sauver la vie en aidant votre nouvel employé à trouver les informations dont il a besoin pour bien comprendre les principes de base.

Mieux encore, ces enregistrements sont parmi les plus faciles à réaliser. Il suffit d'utiliser un outil d'enregistrement d'écran et de demander à un membre de l'équipe de suivre le processus de la bonne manière. Les vidéos d'instruction simples - comment réserver une réunion ou remplir un formulaire fiscal - peuvent ne nécessiter qu'une seule vidéo de 3 à 5 minutes. Même les systèmes plus complexes - par exemple, la réservation d'un voyage par l'intermédiaire de l'agence de l'entreprise ou la compréhension de votre processus d'évaluation annuelle et de ses exigences - peuvent souvent être enseignés au moyen d'une revue de 10 à 20 minutes ou d'une série de vidéos de 3 à 5 minutes portant chacune sur des éléments spécifiques du système global.

En plus de s'assurer que les employés comprennent comment utiliser vos systèmes, les vidéos de formation aux compétences de base peuvent également contribuer à améliorer l'efficacité de votre équipe de formation et de développement. Libérés des questions routinières sur le mode d'emploi, vos formateurs peuvent se concentrer sur des tâches nouvelles ou plus stratégiques.

3 : Montrez comment fonctionne votre produit ou service

Il y a un petit secret que la plupart des entreprises détestent admettre : beaucoup de vos collaborateurs n'ont, au mieux, qu'une compréhension superficielle du fonctionnement réel de vos produits. Et ils sont probablement encore moins nombreux à pouvoir décrire avec précision la manière dont vos clients utilisent votre offre, ou en quoi elle diffère de celle de vos concurrents.

En particulier pour les organisations dont l'offre est techniquement ou mécaniquement complexe, ou qui visent un marché dont leurs employés ne font pas naturellement partie - ce qui est le cas de la quasi-totalité des entreprises B2B - il est tout simplement trop difficile pour une personne d'apprendre les moindres détails de ce que vous faites. À moins que vous ne leur montriez.

L'enregistrement et le partage d'informations sur les produits et de vidéos de démonstration peuvent apporter ce niveau supplémentaire de compréhension qui aide une organisation à former l'équipe la plus compétente et la mieux informée. Aujourd'hui, les organisations s'efforcent de tout montrer sur le fonctionnement de leurs produits et services :

• Vidéos de terrain tournées avec un smartphone montrant un nouveau produit en action,
• Enregistrements d'écran de l'équipe informatique illustrant les effets d'une nouvelle ligne de code,
• Des visites de bout en bout de l'atelier de production et de l'utilisation de chaque machine,
• Vidéos de positionnement de produits qui illustrent les avantages par rapport au produit d'un concurrent,
• Et de nombreuses autres façons de montrer ce que fait l'entreprise, en action.

Ces vidéos permettent à votre équipe de voir et de comprendre les produits et les services proposés par votre entreprise, et notamment ce qui les différencie, ce qui les rend utiles et ce qui fait qu'ils valent la peine d'être achetés.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de vidéo de formation sur les produits :

 

 

4 : Casser les silos organisationnels

Peu d'entreprises peuvent prétendre de manière crédible que leur structure ne comporte aucun cloisonnement. La plupart d'entre nous savent bien où l'organigramme se chevauche et où il ne se chevauche pas - et lorsque les équipes ne se croisent pas naturellement de temps en temps, les employés ont souvent peu d'occasions d'apprendre sur quoi travaillent leurs collègues de ces équipes.

L'effet est encore pire dans la pratique - lorsque les équipes ne comprennent pas le travail de l'autre, elles ont tendance à mal collaborer (voire à ne pas collaborer du tout). Les risques de retards dans les programmes, de malentendus budgétaires et de retombées interpersonnelles sont importants.

La formation interdépartementale est apparue comme une solution à ce problème : aider les employés à mieux comprendre le fonctionnement de chaque partie de l'entreprise en les formant aux principes de base de chaque groupe. Le défi : mettre en place un système de formation croisée qui soit efficace et rentable.

Et c'est le rôle que remplit la vidéo. Les équipes peuvent discuter des principes fondamentaux de ce qu'elles font et des raisons pour lesquelles c'est essentiel, afin que les autres puissent les revoir à tout moment, à la demande. La direction locale peut facilement partager ces vidéos dans le cadre des processus d'intégration des nouveaux employés ou du lancement de projets interdépartementaux, ce qui permet de s'assurer que tout le monde comprend le point de vue de l'autre.

5 : Accompagner les nouveaux dirigeants

Investir du temps, de l'énergie et des ressources financières dans la formation au management a un impact sur la réussite d'une entreprise à plus d'un titre.

La première : la diminution du taux de rotation du personnel. Les organisations qui font de la formation et du développement des cadres une priorité budgétaire perdent généralement moins de salariés - qu'il s'agisse de cadres ou de collaborateurs individuels - chaque année.

Et les employés qui restent ? Sous la houlette de managers bien formés, leurs performances professionnelles s'améliorent. En fait, la recherche montre que la formation et l'éducation sont des mesures plus précises de la réussite d'une organisation que de nombreuses autres statistiques très appréciées, notamment les ratios cours/bénéfice, les statistiques cours/prix et les mesures du risque et de la volatilité.

De plus en plus d'entreprises reconnaissent l'impact d'une bonne formation au management, ajoutant chaque année de nouveaux programmes, des opportunités de mentorat et des processus de coaching. Mais à une époque où les managers sont plus que jamais pressés par le temps, de nombreuses organisations constatent que la vidéo peut contribuer à faire en sorte que les nouveaux managers aient l'occasion de profiter pleinement de la formation au management de l'organisation.

L'utilisation de la vidéo pour soutenir la formation des cadres permet aux nouveaux cadres de visionner chaque cours de formation au moment qui leur convient le mieux, ce qui leur permet de prendre le temps de vraiment s'intéresser au contenu et de mieux le comprendre. De plus, grâce à la vidéo, les cadres peuvent instantanément revoir certaines parties de la formation s'ils souhaitent clarifier un point.

La vidéo peut également s'avérer un outil précieux pour les efforts de formation traditionnels en matière de gestion. Les coachs en management peuvent trouver que l'enregistrement des interactions d'un manager avec son équipe - par exemple, lors d'une évaluation annuelle ou d'une réunion hebdomadaire sur les performances - peut les aider à fournir un retour d'information spécifique au manager et de meilleurs conseils pour améliorer leurs propres performances.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de vidéo sur le coaching des employés :

 

 

6 : Fournir une formation à tout moment et en tout lieu aux employés de première ligne

Pour de nombreuses entreprises, le personnel de première ligne, comme les employés de la vente au détail et le service à la clientèle, est le visage de votre organisation. Les acheteurs considèrent ces membres de l'équipe comme des prolongements directs de l'entreprise et s'attendent à ce qu'ils aient des réponses à presque toutes les questions.

Cela crée un obstacle important pour ces entreprises, car c'est souvent en première ligne que le taux de rotation est le plus élevé. Dans de nombreux secteurs, les responsables locaux recrutent en permanence, ce qui signifie pour l'équipe de formation et de développement que les nouveaux employés peuvent commencer à n'importe quel moment et n'importe où, souvent sans personne plus expérimentée que le responsable local pour leur montrer les ficelles du métier.

Dans la plupart des cas, l'écart que cela crée dans l'accès des nouveaux employés à la formation n'est pas très important, mais avec le temps, l'absence d'un programme de formation cohérent peut facilement conduire les bureaux et le personnel éloignés à suivre leurs propres processus, ce qui rend l'expérience de vos clients moins cohérente d'un endroit à l'autre et rend peut-être plus difficile la collaboration entre d'autres parties de votre organisation et le bureau qui s'écarte du droit chemin.

Pour aider ces employés souvent décentralisés, les équipes de formation et de développement se tournent vers la vidéo pour offrir une expérience de formation cohérente à tous les employés - une expérience qui est disponible à tout moment et en tout lieu, même sur les tablettes et les smartphones des employés si nécessaire. Aujourd'hui, la formation des conseillers clientèle peut porter sur les points suivants

• des conseils pratiques de base concernant les systèmes de points de vente ou d'autres technologies
• Stratégie de vente de l'entreprise, y compris des conseils pour ouvrir et conclure des entretiens de vente
• Conseils pour mieux produire ou montrer le produit sur place
• Et des dizaines d'autres points qui peuvent aider la ligne de front à être efficace

Regardez un exemple de vidéo d'apprentissage social ci-dessous :

 

 

7 : Améliorez vos pratiques en matière de facilitation des ventes

Votre équipe de vente est souvent le lien le plus important que votre entreprise entretient avec vos prospects et vos clients. La plupart des entreprises s'efforcent de fournir à leurs équipes de vente tous les outils, informations et autres ressources dont elles ont besoin pour que le processus de vente fonctionne au mieux, mais elles se rendent compte que l'équipe ne les utilise pas tous. Selon Accenture :

• 90 % des documents de vente ne sont pas utilisés par les vendeurs ;
• 80 % des formations ne sont pas retenues après 60 jours ;
• Les vendeurs passent 71% de leur temps à ne pas vendre ; et
• Le taux d'adoption des outils CRM par les vendeurs est inférieur à 50 % ;
• La bonne méthodologie de vente est utilisée moins d'une fois sur deux

Souvent, c'est la communication qui est à l'origine de ces occasions manquées. Le personnel de vente est l'un des plus occupés dans n'importe quelle organisation - toutes les informations, sauf les plus intéressantes, peuvent se perdre dans le brouhaha des visites aux clients, des appels pour de nouvelles affaires, etc. Pour compliquer encore les choses, la plupart des équipes de vente sont réparties sur un marché, voire dans le monde entier, ce qui empêche l'entreprise de réunir l'équipe pour une mise à jour ou une démonstration rapide.

La vidéo, bien sûr, peut y contribuer. Les organisations modernes trouvent des opportunités pour la vidéo dans l'ensemble de la pratique d'activation des ventes, avec un succès avéré dans :

• Partager des informations sur les produits, des mises à jour et des démonstrations
• Fournir des mises à jour sur la stratégie de l'entreprise ou des ventes
• Apprentissage social de pair à pair et partage des meilleures pratiques
• Amélioration de la communication avec les clients et les prospects

Pour de nombreuses équipes d'aide à la vente, la vidéo est plus qu'un coup de pouce bienvenu, elle crée un avantage concurrentiel - en stimulant l'intégration et la formation, en améliorant les communications, et en attirant et en connectant les clients potentiels.

8 : S'assurer que tout le monde a suivi une formation sur la conformité

Votre capacité à former les employés sur les lois, les règlements et les politiques de l'entreprise qui s'appliquent à leurs responsabilités professionnelles quotidiennes est essentielle. Un programme efficace de formation à la conformité ne se contente pas de réduire les risques réglementaires et juridiques. Il contribue également à favoriser une culture d'entreprise positive fondée sur la responsabilité, l'intégrité et des interactions respectueuses.

Selon Forrester Research, "les employés ont besoin d'un accès facile à l'apprentissage formel, comme la formation requise en matière de conformité ou de réglementation". Grâce à la vidéo, les employés peuvent accéder à ces informations lorsqu'ils rejoignent l'entreprise, lors des mises à jour annuelles de la politique de conformité, ou à tout moment à partir de n'importe quel appareil. La vidéo permet d'illustrer toute une série de sujets liés à la conformité dans différents secteurs d'activité :

• Des politiques de conditions de travail équitables et respectueuses ;
• Visites virtuelles des lieux de sécurité ;
• Réglementation en matière de concurrence loyale ;
• Respect de la législation sur le commerce extérieur ;
• Protection de la propriété intellectuelle ;
• Transparence dans l'information financière ; et
• Intégrité dans les interactions commerciales.

La formation vidéo peut être un moyen particulièrement efficace d'aborder des questions de conformité délicates et importantes, notamment les procédures d'urgence, les lois sur le harcèlement sexuel, etc.

Non seulement la vidéo constitue un support idéal pour ces sujets, mais la technologie peut également vous aider à vous assurer que vos employés suivent effectivement ces cours essentiels. L'analyse vidéo incluse dans de nombreuses plateformes vidéo modernes offre des détails au niveau de l'utilisateur, ce qui permet à votre équipe de savoir si un employé a visionné une vidéo et s'il l'a regardée jusqu'au bout.

9 : Élargir la portée de vos conférences

Même si la formation à distance par vidéo devient monnaie courante, il n'y a souvent rien qui puisse remplacer un événement en direct. De plus en plus d'organisations constatent que les événements de premier plan, qu'il s'agisse de conventions internes ou de conférences publiques axées sur l'industrie, sont des outils extrêmement précieux pour partager des informations, mettre les employés en contact les uns avec les autres ou avec l'industrie, et éduquer un large public en une seule fois.

La participation à ces événements peut stimuler le moral et l'engagement des employés d'une manière qu'il est presque impossible de reproduire dans le cadre des activités habituelles. Mais pour des raisons souvent évoquées de calendrier et de budget, il est rarement possible de participer à tous les événements et à tous les membres de votre équipe.

Lorsqu'il n'est pas possible d'y assister, un enregistrement vidéo de l'événement peut être la meilleure solution. L'enregistrement d'événements - ou même leur diffusion en direct - peut être un excellent moyen de partager l'enthousiasme et les connaissances acquises au cours de toutes les conférences et de tous les ateliers, avec n'importe qui, n'importe quand, n'importe où.

La vidéo événementielle était autrefois une production coûteuse et compliquée, limitée au domaine des experts techniques en audiovisuel équipés de matériel coûteux. Aujourd'hui, il suffit d'une simple webcam et d'un logiciel pour capturer, partager et même diffuser en direct des vidéos HD d'événements de toute taille à des publics du monde entier. C'est exactement ce qu'a fait Siemens PLM aujourd'hui, en simplifiant la production vidéo lors des événements mondiaux de l'entreprise, tout en réduisant les coûts et le temps nécessaire à la production et au partage des vidéos de conférence.

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