Lors d'une récente, Jeff Bezos, PDG d'Amazon, a expliqué la manière dont il organise toujours ses réunions, ce qui, il l'admet, peut paraître "bizarre" aux yeux des personnes extérieures. "Aucun PowerPoint n'est utilisé au sein d'Amazon", a-t-il déclaré. Lorsque nous recrutons un nouveau cadre extérieur, nous l'avertissons : "C'est la culture de réunion la plus bizarre que vous ayez jamais rencontrée".

Lorsqu'un membre de l'équipe d'Amazon a une idée à proposer, il n'élabore pas une nouvelle présentation PowerPoint, comme c'est le cas dans la plupart des autres organisations. Au lieu de cela, ils structurent leur présentation sous la forme d'un mémo de quatre à six pages, que l'entreprise appelle un "récit".

Cette pratique est en vigueur depuis 2004, date à laquelle M. Bezos a envoyé un courriel à son équipe dirigeante pour expliquer pourquoi il interdisait les puces. On peut y lire ce qui suit :

"Un peu plus pour aider à expliquer le "pourquoi".

Ce que nous recherchons, c'est un texte bien structuré et narratif plutôt qu'un simple texte. Si quelqu'un construit une liste de puces dans Word, ce serait tout aussi mauvais que Powerpoint.

La raison pour laquelle il est plus difficile de rédiger un mémo de 4 pages qu'un powerpoint de 20 pages est que la structure narrative d'un bon mémo oblige à mieux réfléchir et à mieux comprendre ce qui est plus important que ce qui est plus important, et comment les choses sont liées.

Les présentations de type Powerpoint permettent en quelque sorte de passer les idées sous silence, d'aplanir tout sens de l'importance relative et d'ignorer l'interconnexion interne des idées".

Et comme il faut beaucoup de temps pour rédiger un bon mémo, Bezos a également mis en place une méthode infaillible pour s'assurer que tout le monde le lise : la lecture en commun.

"Nous lisons dans la salle. [Sinon, comme des collégiens, les cadres vont bluffer tout au long de la réunion en faisant croire qu'ils ont lu le mémo", a-t-il déclaré. Lors de la réunion au cours de laquelle le mémo est partagé, les 20 à 30 premières minutes sont consacrées à la lecture du mémo. Ensuite, le présentateur répond aux questions du reste de l'équipe.

Cela fonctionnerait-il ailleurs que sur Amazon ?

Si les réunions d'Amazon sont quelque peu uniques, la structure et les objectifs sous-jacents ne le sont pas. Le format des réunions d'Amazon peut être plus généralement qualifié de réunion inversée. S'inspirant du modèle de la classe inversée dans l'enseignement, dans une réunion inversée, les participants reçoivent des documents de présentation pertinents qu'ils peuvent examiner avant la réunion prévue, ce qui libère du temps en personne pour les questions et une discussion éclairée.

Quelle que soit la manière dont elle est mise en œuvre, la réunion inversée est conçue pour résoudre certains des problèmes courants qui peuvent survenir lors des réunions traditionnelles basées sur des présentations. Nous connaissons tous les longues présentations stéréotypées d'idées peu développées et de publics non engagés, structurées de manière à ne laisser que quelques minutes pour les questions ou les conversations.

Mais la réunion inversée n'est pas une solution miracle. Il s'agit d'un changement culturel qui nécessite un investissement important en temps et en ressources - des coûts que Bezos a déclaré à maintes reprises qu'il était plus que prêt à sacrifier en échange de discussions d'équipe plus informées et plus productives.

Bien entendu, les réunions traditionnelles basées sur des présentations ne sont pas toutes dépourvues de substance ou improductives. La Harvard Business Review (HBR) ne préconise pas l'interdiction pure et simple des présentations en réunion, mais elle partage dans une certaine mesure l'avis de M. Bezos. La HBR a noté qu'une dépendance excessive à l'égard des présentations lors des réunions peut amener les organisations à passer à côté de conversations plus productives qui alimentent de véritables changements au sein de l'entreprise.

Faire en sorte que la réunion inversée fonctionne pour votre organisation

Aujourd'hui, trop de réunions sont encore organisées sur la base d'un ordre du jour sommaire et d'un grand nombre de vœux pieux. Une étude estime que que 37 milliards de dollars sont gaspillés chaque année aux États-Unis en réunions inutiles - un chiffre qui s'accélère à mesure que nous assistons à de plus en plus de réunions.

Nous nous efforçons de faire venir les bonnes personnes, puis nous espérons qu'elles connaîtront d'emblée toutes les informations dont nous pourrions avoir besoin pour mener une discussion fructueuse. Avec un peu de chance, nous parviendrons à un consensus viable. Ce que nous obtenons souvent, cependant, ce sont des sessions partiellement suivies par des participants partiellement informés qui ne sont capables que d'élaborer une série de prochaines étapes et de mesures à prendre pour combler les lacunes de la réunion initiale. Nous programmons alors une deuxième réunion et nous recommençons.

Les réunions inversées permettent d'informer les participants à l'avance et de regagner le temps précieux perdu dans des sessions improductives. Il garantit que chaque réunion est productive et permet à vos équipes de collaborer pour prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides.

Cela signifie-t-il que les présentations sont mortes ?

Si la lecture d'un "6-pager" au début d'une réunion, suivie d'une discussion active pendant toute la durée de celle-ci, semble bien fonctionner pour Amazon, ce n'est pas nécessairement la meilleure approche pour votre organisation. Heureusement, le modèle de réunion inversée peut être adapté à la culture de votre entreprise.

Les présentations bien structurées - y compris celles qui utilisent PowerPoint - restent un moyen précieux et efficace de communiquer de nouvelles idées, et ne requièrent généralement qu'une fraction du temps nécessaire à la rédaction d'une longue note. Il n'est pas nécessaire d'abandonner ces présentations, il suffit de les avancer avant la réunion proprement dite.

Avant la réunion, le présentateur peut préparer des diapositives et structurer ses points de discussion, comme il le fait toujours. Il lui suffit ensuite d'utiliser la webcam intégrée à son ordinateur portable pour enregistrer la présentation qu'elle aurait faite pendant la réunion. La présentatrice partage ensuite la présentation vidéo un jour ou deux avant la réunion, afin que les participants puissent la visionner à leur guise - voire revenir en arrière et la répéter si nécessaire - et se présenter à la réunion en personne parfaitement préparés à contribuer à la discussion.

Regardez un exemple de présentation de réunion inversée enregistrée avec Panopto :

 

 

Bien qu'une réunion inversée demande un peu plus de travail au départ, vous en récolterez les fruits au cours de la session. En examinant les documents de présentation à l'avance, vous vous assurez que les participants auront le temps d'examiner sérieusement le sujet. Les réunions traditionnelles sont structurées de manière à minimiser les désaccords et les débats en permettant à l'orateur de prendre la parole. Toutefois, de réels progrès ne peuvent être réalisés que si les réunions sont structurées de manière à soulever les points de désaccord le plus tôt possible au cours de la réunion, afin de réduire au minimum le temps consacré au désaccord et de maximiser le temps disponible pour que le collectif parvienne à un consensus.

 

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Crédit photo : Joe Wolf via Flickr