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動画で企業の公式学習を強化する9つの機会
少し前のことだが、ガートナーの米国シンポジウムで、10社のITリーダーが一堂に会し、ビデオ技術のビジネス・ユースケースについてブレインストーミングを行った。
「参加者は、まず30以上の基本的なアイデアを思い浮かべ、次にそれぞれの提案の費用対効果、収益への影響、リスク、感情的価値を測る簡単な尺度を用いてランク付けを行った」とガートナーは報告している。「そのワークショップや、同様のテーマについてガートナーのクライアントと頻繁に話をする中で、いくつかのベストプラクティスも浮かび上がってきた。
ガートナーが明らかにしたユースケースのトップは、従業員や顧客向けのハウツービデオである。つまり、トレーニング・ビデオだ。
現代の企業は、企業の学習・開発活動を支援し、その規模を拡大するために、動画をどのように活用しているのだろうか。今日の最新トレンドと進化する戦略を見てみよう。
1: オンボーディング・プロセスの改善
新入社員は誰であろうと、どれだけの経験があろうと、スピードに乗るには時間が必要です。2つのポジションでまったく同じオンボーディング・プロセスが必要になるわけではありませんが、ビデオ・トレーニングは、すべての人にとって学習曲線をより管理しやすくするのに役立ちます。
新入社員にとって、それは些細な価値ではない。BambooHRが入社後6ヶ月以内に仕事を辞めた社員を対象に行った調査によると、次のような結果が出ている：
- 23％が、新しい責任に関する明確なガイドラインを受け取っていないと感じている。
- 21％が「より効果的なトレーニング」を望んでいると答えた。
よく計画されたオンボーディング・ビデオ・ライブラリーは、新しいチーム・メンバーと、対面では不可能なほど多くの情報を共有するのに役立ちます。今日、最新の組織では、オンボーディング・ビデオを活用して次のような情報を提供しています：
- 文化、ビジョン、ミッションの紹介。ビデオを使えば、企業の微妙なニュアンスのメッセージをより効果的に伝えることができます。ミッション・ステートメントとビジョン・ステートメントは、あなたの会社がどのような会社であり、どこへ向かっているのか、そしてどのようにそこに到達するのかを示すガイドです。これらを動画で共有することで、チームにとって重要な原則を、見つけやすく、見やすく、共有しやすく、そして最も重要なことは、忘れないようにすることができます。アナリストも同意しています。ガートナー・リサーチは、ビジョンとミッションのオンボーディング・ビデオを、組織がビデオを活用すべき5つの最もオポチュニティが高く、最もリスクの低い方法の1つに挙げています。
- 会社見学。安全関連の場所を含め、キャンパス全体を直接見学することが現実的でない場合もあります。職場のビデオ・ツアーは、従業員がより早く職場に慣れるのに役立ちます。また、聞いた話とは逆に、安全ツアーは堅苦しく、退屈で、時代遅れである必要はありません。今日、企業はバーチャルツアーに創造性と新鮮な視点を持ち込んでいる。チームメンバーを紹介したり、重要な場所への道順を示したり、新しいチームメイトが喜ぶちょっとした内部知識を共有したりするのだ。
- 組織の概要。オンボーディング・プロセスは、新入社員が働く部署だけに焦点を当てる必要はありません。多くの専門家は、どのような業務に携わる従業員であっても、部門間のトレーニングが成功の鍵になると考えている。特に大規模な組織では、全従業員が全体像を理解し、その一員であることを実感できるようにするのが効果的だ。経営幹部からの歓迎メッセージや部門横断的な情報ビデオは、その理解のための強固な基盤を築くのに役立つ。
2: 基礎技能訓練を普遍的に受けられるようにする
どの組織にも独自のやり方がある：
- ミーティングのスケジューリング
- 会議室の予約
- 電子メールへの署名
- 電話会議の開催
- 頭字語の理解
- そして、何十、いや何百という人がいる。
初日から数カ月も経たないうちに、これらのスキルはすべての従業員が第二の天性として身につけている。
新入社員は、他の人のやり方に慣れている可能性が高く、うっかり道を踏み外してしまうまで、あなたの組織で取るべき正しい手順がわからないことがよくあります。ビデオは、新入社員が基本的なことを正しく理解するために必要な情報を見つけるのに役立つ、救世主となり得るのです。
何よりも、これらの録画は最も簡単に作成できます。画面録画ツールを使い、チームのメンバーに正しい方法で手順を説明してもらうだけです。会議の予約方法や納税申告書の記入方法など、簡単な説明ビデオであれば、3～5分のビデオ1本で済むかもしれません。より複雑なシステムであっても、例えば、企業代理店を利用した旅行の予約や、年次レビューのプロセスと要件の理解などは、多くの場合、10～20分のレビューか、システム全体の特定の要素をそれぞれ取り上げた3～5分の一連のビデオで教えることができます。
基本スキルのトレーニングビデオは、社員がシステムの使い方を確実に理解できるようにするだけでなく、L&Dチームの効率アップにも役立ちます。日常的なハウツーの質問から解放されたトレーナーは、代わりに新しい仕事やより戦略的な仕事に集中することができます。
3: 製品やサービスがどのように機能するかを実際に示す
ほとんどの組織が認めたがらない小さな秘密があります。多くの社員は、自社の製品が実際にどのように機能するのか、せいぜいほんの少ししか理解していません。そして、顧客があなたの製品をどのように使っているのか、あるいは競合製品とどう違うのかを正確に説明できる人は、おそらくさらに少ないでしょう。
特に、技術的または機械的に複雑な製品を提供する組織や、従業員が当然属しているわけではない市場をターゲットにしている組織（事実上すべてのB2Bビジネスを含む）にとって、あなたの仕事について隅々まで知ることはあまりにも難しい。あなたが彼らに見せない限り。
製品情報やデモンストレーションのビデオを録画して共有することは、組織が最も知識豊富な最高のチームを育成するのに役立つ、特別なレベルの洞察力を提供することができます。今日、企業は自社の製品やサービスがどのように機能するか、そのすべてを示すことに取り組んでいます：
- スマートフォンで撮影された、新製品が活躍する現場のビデオ、
- 新しいコード行の効果を説明するITチームからの画面録画、
- 製造現場と各機械がどのように使用されるかをエンド・ツー・エンドでウォークスルー、
- 競合製品との利点を説明する製品ポジショニング・ビデオ、
- そのほかにも、その会社が何をしているのかを、実際に見せる方法はいくらでもある。
これらのビデオは、あなたのチームが、あなたの会社が提供する商品やサービスを実際に見て理解するのに役立ちます。
製品トレーニングビデオの一例をご覧ください：
4: 組織のサイロ化を解消する
企業構造にサイロがないと言い切れる企業はほとんどない。私たちのほとんどは、組織図が重なるところと重ならないところをよく知っている。そして、チームが時々自然に交わることがない場合、従業員がそれらのチームの同僚が取り組んでいることを知る機会はほとんどないことが多い。
チームが互いの仕事を理解していない場合、コラボレーションは（まったくないとしても）うまくいかない傾向がある。プログラムの遅延、予算の誤解、対人関係の悪化などの可能性が大きくなる。
この問題の解決策として、部門横断的なトレーニングが登場した。各グループの基本をトレーニングすることで、従業員がビジネスの各部門がどのように機能しているかをより理解できるようにするのだ。課題は、効率的で費用対効果の高いクロス・トレーニング・システムを導入することである。
その役割を果たすのがビデオです。チームは、いつでもオンデマンドで他の人が確認できるように、自分たちの仕事の基本的なことや、なぜそれが不可欠なのかを話し合うことができます。ローカル・マネジメントは、新入社員の入社プロセスや、部門間プロジェクトのキックオフの一環として、これらのビデオを簡単に共有することができ、全員がお互いの立場を理解するのに役立ちます。
5: 新経営陣へのコーチング
マネジメント・トレーニングに時間、エネルギー、資金を投資することは、企業の成功に少なからず影響を与える。
第一に、従業員の離職率の低下である。マネジャーのトレーニングと能力開発を予算の優先事項としている組織では、一般的に、マネジャーも個人の貢献者も、毎年失う従業員の数が少なくなる。
そして、残った従業員は？よく訓練されたマネジャーの下で、彼らの仕事ぶりは向上する。実際、トレーニングや教育は、株価収益率や株価統計、リスクやボラティリティの測定など、他の多くの評価の高い統計よりも、組織の成功をより正確に測定するものであるという調査結果が出ている。
より多くの企業が適切なマネジメント・トレーニングの効果を認識し、毎年新しいプログラム、メンターシップの機会、コーチング・プロセスを追加しています。しかし、マネジャーがかつてないほど時間に追われる時代にあって、多くの組織が、新任マネジャーが組織のマネジメント研修を十分に体験する機会を確保するために、動画が役立つことに気づいている。
管理職研修を動画でサポートすることで、新任管理職は自分のスケジュールに合わせて各研修コースを閲覧することができ、時間をかけてじっくりと内容を理解することができます。また、動画であれば、管理職はポイントを明確にするために復習したいときに、すぐにセグメントを再生することができます。
ビデオはまた、従来の管理職研修においても価値あるツールとなりうる。例えば、年次レビューや毎週のパフォーマンス・ミーティングで、マネジャーとチームとのやり取りを録画することで、マネジャーに具体的なフィードバックをしたり、自分自身のパフォーマンスを向上させるためのヒントを提供したりすることができる。
従業員コーチングのビデオ例をご覧ください：
6: いつでも、どこでも、第一線で働く従業員にトレーニングを提供する
多くの企業にとって、小売店の従業員やカスタマーサービスなど、最前線のスタッフは組織の顔です。バイヤーは、これらのチームメンバーを会社の直接の延長とみなし、どんな質問にも答えてくれることを期待します。
なぜなら、最前線は離職率が最も高い場所であることが多いからだ。L&Dチームにとっては、新入社員はいつでもどこでも働き始められるということであり、多くの場合、ローカル・マネージャーよりも年長の者が指導することはない。
ほとんどの場合、新入社員がトレーニングを受ける際に生じるギャップは、地球を揺るがすようなものではありません。しかし、時間の経過とともに、一貫したトレーニングプログラムの欠如は、遠隔地のオフィスや担当者が独自のプロセスに従うことにつながりやすく、顧客の体験が場所によって一貫性を失い、組織の他の部分が破天荒なオフィスと協力することが難しくなる可能性があります。
このような分散しがちな従業員を支援するために、学習・開発チームは、すべての従業員に一貫したトレーニング体験を提供し、必要に応じて従業員のタブレットやスマートフォンでも、いつでもどこでも利用できるビデオに注目しています。今日のカスタマー・アソシエイト・トレーニングには、以下のようなものがあります：
- POSシステムやその他のテクノロジーをカバーする基本的なハウツー
- 商談の切り出しとクロージングのコツを含む法人営業戦略
- ロケ地での製品プロデュースや展示を成功させるためのヒント
- その他にも、フロントラインが効率的に実行するのに役立つポイントが何十とある。
ソーシャル・ラーニング・ビデオの例をご覧ください：
7: セールス・イネーブルメントの実践を改善する
営業チームは、見込み客や顧客との最も重要な接点であることが多い。 
ほとんどの組織は、営業チームが営業プロセスを最大限に機能させるために必要なツール、情報、その他のリソースを提供することに熱心に取り組んでいる。アクセンチュアによると
- 営業資料の90％は営業担当者に使われていない；
- トレーニングの80％は60日経っても定着しない；
- 営業担当者は71％の時間を営業活動以外に費やしている。
- 営業担当者によるCRMツールの導入率は50％未満である；
- 適切な営業手法が使われているのは半分以下
多くの場合、こうした機会損失の根源はコミュニケーションにある。営業スタッフはどの組織でも最も多忙な部類に入る。最も魅力的な情報以外は、顧客訪問や新規取引先との電話などに紛れて失われてしまうかもしれない。さらに問題を複雑にしているのは、ほとんどの営業チームが市場全体、あるいは世界中に散らばっていることだ。
もちろん、動画はその一助となる。現代の企業は、セールスイネーブルメントの実践を通じて動画に機会を見出し、次のような分野で成功を収めている：
- 製品ニュース、最新情報、デモンストレーションの共有
- 企業または営業戦略の最新情報の提供
- ピアツーピアのソーシャルラーニングとベストプラクティスの共有
- 顧客および見込み客とのコミュニケーションの強化
多くの営業支援チームにとって、動画は歓迎すべき助けの手以上のものであり、オンボーディングとトレーニングを強化し、コミュニケーションを強化し、見込み客を惹きつけ、つながりを深めるという競争上の優位性を生み出している。
8: 全従業員がコンプライアンス研修を受講していることの確認
従業員の日々の職務に適用される法律、規制、会社方針について従業員を教育する能力は非常に重要です。効果的なコンプライアンス研修プログラムは、単に法規制や法的リスクを軽減するだけではありません。また、説明責任、誠実さ、尊重し合うことを基盤とした前向きな企業文化の醸成にも役立ちます。
Forrester Research によると、「従業員は、必要なコンプライアンスや規制に関するトレーニングのような正式な学習に簡単にアクセスできる必要がある」。動画を使用することで、従業員は入社時やコンプライアンス・ポリシーの年次更新時など、いつでもどのデバイスからでもこれらの情報にアクセスできる。業種をまたがるさまざまなコンプライアンス・トピックを、動画を使ってわかりやすく説明することができます：
- 公正で尊重される労働条件方針；
- 安全な場所のバーチャルツアー
- 公正競争規約；
- 外国貿易法の遵守；
- 知的財産の保護；
- 財務報告の透明性
- ビジネスにおける誠実さ。
ビデオ研修は、緊急時の対応やセクシャル・ハラスメントに関する法律など、デリケートで重要なコンプライアンス問題を取り上げるのに、特に効果的な方法です。
また、動画はこれらのトピックに理想的なメディアを提供するだけでなく、従業員がこれらの重要なコースを実際に修了しているかどうかを確認するのにも役立ちます。多くの最新の動画プラットフォームに搭載されている動画分析機能は、ユーザーレベルの詳細を提供し、従業員が動画を見たかどうか、最後まで見たかどうかを知ることができます。
9: 会議の範囲を広げる
ビデオによる遠隔トレーニングが一般的になっても、ライブ・イベントに勝るものはない。社内だけの大会であれ、業界に特化した一般向けの会議であれ、大規模なイベントは、情報を共有し、従業員同士や業界を結びつけ、大勢の聴衆を一度に教育するための非常に貴重なツールであることに、ますます多くの企業が気づいている。
このようなイベントに参加することで、社員の士気やエンゲージメントを高めることができる。しかし、タイミングや予算などの理由で、すべてのイベントやすべてのチームメンバーに参加できることはめったにありません。
出席が不可能な場合、イベントのビデオ録画が次善の策となります。イベントの録画、あるいはライブストリーミングは、いつでも、どこでも、誰とでも、すべての基調講演や分科会から得られた興奮と洞察を共有する素晴らしい方法です。
かつては、イベント・ビデオは高価で複雑なプロダクションであり、高価なハードウェアを装備したAV技術専門家の領域に限られていました。しかし現在では、シンプルなウェブカメラとソフトウェアさえあれば、あらゆる規模のイベントのHDビデオを撮影し、共有し、さらには世界中の視聴者にライブストリーミングすることができます。今日、シーメンスPLMはまさにこれを実現し、同社の世界的なイベントでのビデオ制作を簡素化するとともに、コストを削減し、会議ビデオの制作と共有に必要な時間を短縮しました。
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- L&Dに動画をもっと活用するよう、意思決定者を納得させる5つのメリット
- 公式および非公式の学習をビデオでサポートし、拡大するための14のアイデア
- L&Dにおける動画活用を簡素化する1つのテクノロジー - 動画プラットフォーム
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