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動画を活用した企業内研修を強化する9つの方法

2019年6月3日

つい先日、ガートナーの米国シンポジウムにおいて、10社のITリーダーが一堂に会し、ビデオ技術のビジネス活用事例について意見交換を行いました。

「参加者はまず30以上の基本案を考案し、その後、各提案の費用対効果、収益への影響、リスク、および感情的価値を評価するシンプルな尺度を用いてそれらをランク付けしました」とガートナーは報告している。「また、そのワークショップや、同様のトピックについてガートナーの顧客と頻繁に行われた対話から、いくつかのベストプラクティスも導き出されました。」

ガートナーが明らかにした主な活用事例は、従業員や顧客向けのハウツー動画、つまり研修動画です。

現代の組織は、企業内の人材育成・開発活動を支援し、その規模を拡大するために、具体的にどのように動画を活用しているのでしょうか？ここでは、最新のトレンドや進化し続ける戦略のいくつかを見ていきましょう。

1: オンボーディングプロセスの改善

誰であれ、またどれほどの経験を持っていようとも、新入社員には業務に慣れるまでの時間が必要です。職種によって必要なオンボーディングのプロセスは異なりますが、動画研修を活用することで、誰にとっても学習曲線をよりスムーズなものにすることができます。

新入社員にとって、これは決して些細なことではありません。BambooHRが、入社後6ヶ月以内に退職した従業員を対象に行った調査によると：

23％が、新たな職務について明確な指針が示されていないと感じていた
21％が「より効果的な研修」を希望していると答えた

綿密に計画されたオンボーディング動画ライブラリを活用すれば、対面での説明では不可能なほど多くの情報を、新しいチームメンバーと共有することができます。今日、多くの企業ではオンボーディング動画を活用して、以下のような情報を提供しています：

企業文化、ビジョン、ミッションの紹介。動画を活用することで、企業の最も繊細で微妙なメッセージも、より効果的に伝えることができます。ミッションステートメントとビジョンステートメントは、貴社がどのような企業であり、どこへ向かい、どのようにそこに到達するのかを示す指針です。これらを動画で共有することで、チームメンバーはこれらの極めて重要な原則を容易に見つけ、確認し、共有し、そして何よりも記憶にとどめることができるようになります。アナリストもこの見解に同意しており、ガートナー・リサーチは、ビジョンとミッションに関するオンボーディング動画を、組織が動画を活用すべき「最大の機会があり、かつリスクが最も低い」5つの方法の一つとして挙げています。
社内ツアー。安全関連の施設を含め、キャンパス全体を実際に歩いて回るツアーが現実的でない場合もあります。職場を動画で見学することで、従業員はより早く職場に馴染むことができます。また、よく言われることとは裏腹に、安全ツアーは堅苦しく、退屈で、時代遅れである必要はありません。今日、企業はバーチャルツアーに創造性と新鮮な視点を取り入れています。チームメンバーの紹介、重要な場所への案内、そして新しいチームメイトが喜ぶような社内の豆知識の共有などを行っています。
組織の概要。新入社員のオンボーディングプロセスは、その社員が配属される部署だけに焦点を当てる必要はありません。多くの専門家は、どのような業務に携わるにせよ、部署横断的な研修こそが全社員の成功の鍵であると指摘しています。特に大規模な組織においては、全社員が組織全体の大きな枠組みを理解し、その一員であるという意識を持てるようにすることが重要です。経営陣からの歓迎メッセージや、部門横断的な情報動画は、その理解のための強固な基盤を築くのに役立ちます。

2：基礎スキルの研修を誰もが利用できるようにする

どの組織にも、それぞれ独自のやり方があります：

会議のスケジュール調整
会議室の予約
メールへの署名
電話会議を行う
頭字語の理解
さらに数十人――いや、おそらく数百人もの人々が

入社から数ヶ月もすれば、これらのスキルはすべての従業員にとって身についているものとなります。

しかし、こうした基本事項は新入社員にとって必ずしも自明とは限りません。おそらく彼らは、他社のやり方に慣れているため、誤って道を外してしまうまで、自社で取るべき正しい手順が分からないことがよくあります。そこで動画が大きな助けとなり、新入社員が基本を正しく理解するために必要な情報を見つける手助けをしてくれるのです。

何より、こうした動画は制作が最も簡単な部類に入ります。画面録画ツールを使い、チームメンバーに正しい手順を実演してもらうだけで済みます。「会議の予約方法」や「税務申告書の記入方法」といったシンプルな説明動画なら、3～5分程度の動画1本で済む場合もあります。また、社内の旅行代理店を使った出張手配や、年次評価のプロセスと要件の理解など、より複雑なシステムであっても、10～20分の解説動画1本、あるいはシステム全体の特定の要素ごとに3～5分の動画を数本組み合わせることで、十分に説明できることがよくあります。

従業員がシステムの使い方を確実に理解できるようにするだけでなく、基本的なスキル研修の動画は、人材開発チームの業務効率向上にも役立つ可能性があります。日常的な操作に関する質問に対応する手間が省けるため、研修担当者は、新しい業務やより戦略的な業務に注力できるようになります。

3：製品やサービスの仕組みを実際に示す

多くの組織が認めたがらない、ある不都合な真実があります。それは、社員の多くが、自社の製品が実際にどのように機能しているかについて、せいぜい表面的な理解しか持っていないということです。さらに、顧客が自社製品をどのように利用しているか、あるいは競合他社製品とどう異なるかを正確に説明できる社員は、おそらくさらに少ないでしょう。

特に、技術的・機械的に複雑な製品やサービスを提供している組織や、従業員が本来馴染みのない市場をターゲットにしている組織――つまり、事実上すべてのB2B企業――にとって、自社の事業内容について、人がその細部まで理解するのは非常に困難です。実際に見せてみない限りは。

製品情報やデモンストレーション動画を録画・共有することで、組織が最高かつ最も知識豊富なチームを育成するのに役立つ、さらなる洞察を得ることができます。今日、多くの組織は自社の製品やサービスの仕組みについて、あらゆる側面を明らかにしようと努めています：

スマートフォンで撮影された、新製品の動作の様子を捉えた現場動画、
ITチームによる、新しいコード行の影響を示す画面録画、
生産現場の全体像と、各機械の具体的な使用方法についての解説、
競合他社の製品と比較してメリットを説明する製品ポジショニング動画、
その他にも、同社の活動を実際に示す方法は数多くあります。

これらの動画は、御社が提供する製品やサービスをチームメンバーが実際に目で見て理解するのに役立ちます。具体的には、他社との違い、その価値、そして購入する価値がある理由などが含まれます。

以下の製品トレーニング動画の例をご覧ください：

4: 組織内の縦割り構造を打破する

組織構造にサイロが存在しないと自信を持って言える企業はほとんどない。組織図のどの部分が重なり、どの部分が重なっていないかは、多くの人がよく知っていることだ。そして、チーム同士が自然に交流する機会が時折ない場合、従業員が他のチームの同僚が何に取り組んでいるのかを知る機会はほとんどないのが実情である。

実際には、その影響はさらに深刻です。チーム同士が互いの業務内容を理解していないと、連携がうまくいかなくなる（あるいは全く連携できなくなる）傾向があります。プロジェクトの遅延、予算に関する誤解、そして人間関係の悪化といったリスクが、大きくのしかかってくるのです。

この問題の解決策として、部門横断的な研修が注目を集めています。これは、各部署の基本業務について研修を行うことで、従業員が自社の各部門がどのように機能しているかをより深く理解できるようにするものです。課題は、効率的かつ費用対効果の高い部門横断的な研修制度を構築することです。

そこで、動画が重要な役割を果たします。チームは、自分たちの業務の基礎やその重要性を議論し、他のメンバーがいつでもオンデマンドで視聴できるようにすることができます。現地の管理職は、新入社員のオンボーディングや部門横断プロジェクトのキックオフの際に、こうした動画を簡単に共有でき、全員が互いの立場や考え方を理解できるよう支援することができます。

5：新任管理職への指導を行う

経営者研修に時間、労力、資金を投じることは、企業の成功に多方面で影響を与えます。

第一に、従業員の離職率の低下です。管理職の研修や能力開発を予算上の優先事項としている組織では、通常、毎年、管理職も一般社員も、離職する人数が少なくなります。

では、残った従業員はどうなるのか？十分な訓練を受けた管理者の下では、彼らの業務パフォーマンスは向上する。実際、研究によれば、研修や教育は、株価収益率（PER）や株価倍率、リスクやボラティリティの指標など、高く評価されている他の多くの統計指標よりも、組織の成功をより正確に測る指標であることが示されている。

適切な管理職研修の効果を認識する企業が増え続けており、毎年、新たな研修プログラムやメンター制度、コーチング体制が導入されています。しかし、管理職の時間がかつてないほど逼迫している現代において、多くの組織は、動画を活用することで、新任の管理職が組織の管理職研修を十分に体験できる機会を確保できることに気づき始めています。

ビデオを活用したマネジメント研修により、新任マネージャーは自分のスケジュールに合わせて各研修コースを視聴できるため、時間をかけて内容にじっくり向き合い、より深く理解することができます。また、ビデオであれば、不明な点を確認したい場合に、その部分をすぐに再生して見直すことも可能です。

また、ビデオは従来のマネジメント研修においても有用なツールとなり得ます。マネジメントコーチは、マネージャーとチームとのやり取り（例えば、年次評価や週次の業績会議など）を録画することで、マネージャーに対して具体的なフィードバックを提供し、自身のパフォーマンス向上のためのより効果的なアドバイスを行うことができると気づくかもしれません。

以下の従業員向けコーチング動画の例をご覧ください：

6：現場の従業員に対し、いつでもどこでも研修を提供する

多くの企業にとって、小売店の従業員やカスタマーサービス担当者といった現場スタッフは、組織の顔となる存在です。顧客はこうしたスタッフを会社の直接の代表者と見なし、どんな質問に対しても答えられることを期待しています。

これは、こうした企業にとって大きな障壁となります。というのも、現場は離職率が最も高い場所であることが多いからです。多くの業界において、現地のマネージャーは事実上、常に採用活動を行っています。そして、人材開発（L&D）チームにとっては、新入社員がいつでも、どこでも働き始める可能性があり、多くの場合、現地のマネージャーより上役がいないため、業務のやり方を教える人がいないという状況になりかねません。

概して、これにより新入社員の研修受講機会が生じるギャップは、それほど深刻な問題ではありません。しかし、一貫性のある研修プログラムが欠如したまま時間が経つと、遠隔地のオフィスや担当者が独自のプロセスを採用するようになり、拠点ごとに顧客体験にばらつきが生じたり、組織内の他の部門がそのような独自のやり方を取るオフィスと連携しづらくなったりする恐れがあります。

こうした分散して勤務する従業員を支援するため、人材開発チームは動画を活用し、全従業員に一貫した研修体験を提供しています。この研修はいつでもどこでも受講可能で、必要に応じて従業員のタブレットやスマートフォンでも利用できます。現在のカスタマーアソシエイト向け研修には、以下のような内容が含まれます：

POSシステムやその他のテクノロジーに関する基本的な使い方
企業の販売戦略：商談の切り出し方とまとめ方のコツを含む
ロケ先で製品を最も効果的に撮影・展示するためのヒント
その他にも、現場が効率的に業務を遂行するのに役立つ点が数多くあります

以下のソーシャルラーニング動画の例をご覧ください：

7: セールス・イネーブルメントの実践を改善する

営業チームは、多くの場合、貴社が見込み客や顧客と築く最も重要な接点となります。多くの組織は、営業プロセスが最大限の効果を発揮できるよう、営業チームに必要なツールや情報、その他のリソースをすべて提供するよう懸命に取り組んでいるが、実際にはチームがそれらを十分に活用できていないのが実情だ。アクセンチュアによると：

営業資料の90％は、営業担当者に活用されていない；
研修内容の80％は、60日後には記憶に残っていない；
営業担当者は、時間の71％を営業活動以外のことに費やしており、
営業担当者のCRMツールの導入率は50％未満である；
適切な販売手法が採用されているのは、半数未満である

こうした機会を逃してしまう根本的な原因は、往々にしてコミュニケーションの不足にあります。営業担当者は、どの組織においても最も多忙な職種の一つであり、顧客訪問や新規営業の電話対応などに追われる中で、最も関心の高い情報以外は見落とされてしまう可能性があります。さらに問題を複雑にしているのは、多くの営業チームが市場全体、場合によっては世界中に分散していることで、チームを一堂に集めて迅速な情報共有やデモンストレーションを行うことが困難になっている点です。

もちろん、動画はその一助となります。現代の企業では、セールス・イネーブルメントの取り組み全般において動画活用の機会を見出しており、特に以下の分野で成果が実証されています：

製品のニュース、最新情報、およびデモンストレーションの共有
企業戦略や販売戦略の最新情報の提供
ピア・ツー・ピアによるソーシャルラーニングとベストプラクティスの共有
顧客および見込み客とのコミュニケーションの強化

多くのセールス・イネーブルメントチームにとって、動画は単なる頼もしい味方にとどまらず、競争優位性を生み出す存在となっています。オンボーディングや研修の効率化、コミュニケーションの強化、そして見込み客の獲得や関係構築に貢献しているのです。

8: 全員がコンプライアンス研修を受講していることを確認する

従業員が日々の業務において遵守すべき法令、規制、および社内方針について教育を行うことは、極めて重要です。また、効果的なコンプライアンス研修プログラムは、単に規制や法的なリスクを軽減するだけにとどまりません。それは、責任感、誠実さ、そして互いを尊重し合う姿勢に基づいた、健全な企業文化の醸成にも寄与するものです。

フォレスター・リサーチによると、「従業員は、必須のコンプライアンス研修や規制に関する研修といった正式な学習コンテンツに、手軽にアクセスできる必要があります」。動画を活用すれば、従業員は入社時や年次コンプライアンス方針の更新時、あるいはいつでも、どのデバイスからでもこれらの情報にアクセスできます。動画を用いることで、業界を問わず幅広いコンプライアンス関連のトピックを、分かりやすく解説することができます。その例としては、以下のようなものがあります：

公正かつ敬意を払った労働環境に関する方針；
安全対策の現場をバーチャルツアーでご覧いただけます；
公正な競争に関する規制；
外国貿易法の遵守；
知的財産の保護；
財務報告における透明性；および
ビジネス上の取引における誠実さ。

ビデオ研修は、緊急時の対応手順やセクハラ防止法など、デリケートかつ重要なコンプライアンス上の課題を扱う上で、特に効果的な手段となり得ます。

動画はこうしたテーマを扱うのに最適な媒体であるだけでなく、この技術を活用すれば、従業員が実際にこれらの必須研修を修了しているかどうかを確認することも可能です。多くの最新動画プラットフォームに搭載されている動画分析機能は、ユーザー単位の詳細なデータを提供するため、チームは従業員が動画を視聴したかどうか、また最後まで視聴したかどうかを把握することができます。

9: カンファレンスの認知度を広げる

ビデオを活用したリモート研修が一般的になりつつあるとはいえ、ライブイベントに代わるものはない場合が少なくありません。社内限定の大会であれ、業界向けの公開カンファレンスであれ、こうした主要なイベントは、情報を共有し、従業員同士や業界とのつながりを深め、多くの参加者に一度に情報を伝えるための極めて貴重な手段であると、ますます多くの組織が認識しつつあります。

こうしたイベントへの参加は、日常業務の中ではほぼ再現不可能なほど、従業員の士気やエンゲージメントを高めることができます。しかし、よく言われるように、日程や予算の都合上、すべてのイベントにチーム全員が参加することはほとんど不可能です。

会場に足を運べない場合、イベントの録画映像が次善の策となります。イベントを録画したり、ライブ配信したりすることは、基調講演や分科会から得られた興奮や知見を、いつでも、どこでも、誰とでも共有するための素晴らしい手段となります。

かつてイベントの動画制作は、高価な機材を揃えた映像技術の専門家だけが手がける、費用も手間もかかる作業でした。しかし現在では、シンプルなウェブカメラとソフトウェアさえあれば、規模を問わずあらゆるイベントのHD動画を撮影・共有し、さらには世界中の視聴者に向けてライブ配信することも可能になりました。シーメンスPLMはまさにこれを実現し、世界中で開催される同社のイベントにおける動画制作を簡素化するとともに、会議用動画の制作・共有にかかるコストと時間を削減しました。

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