Unabhängig davon, ob Sie hauptberuflich als Projektmanager tätig sind oder nur die Rolle des Projektmanagers für eine einzelne Initiative übernehmen, sind Sie für die Planung, Steuerung und Dokumentation jedes einzelnen Schritts Ihres Teams verantwortlich, der oft in Projektmanagement-Sitzungen detailliert umrissen und verfolgt wird. Alle Augen sind auf Sie gerichtet; wenn Sie auch nur ein einziges Detail aus den Augen verlieren, kann das monatelange Nacharbeit bedeuten.

Deshalb wird Ihnen jeder erfahrene Projektleiter sagen, dass Kommunikation der Schlüssel ist. Zwar haben Projektmanager eine Reihe von Möglichkeiten, um Details wie den Fortschritt des Teams und die nächsten Entscheidungen, die getroffen werden müssen, zu kommunizieren, doch eine Strategie ist fast universell: Meetings.

Projekttreffen sind entscheidend

Ob man sie liebt oder hasst, für die meisten Unternehmen sind Besprechungen ein wesentlicher Bestandteil bei der Durchführung von Projekten bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie ermöglichen es den Projektleitern, wichtige Details zu ermitteln, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern, schwierige Probleme zu lösen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ob es sich um ein Kickoff-Meeting, ein wöchentliches Statusmeeting, ein Stakeholder-Meeting oder ein Review-Meeting am Ende eines Projekts handelt, jedes Projektmeeting ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht, die Aufgaben rechtzeitig erledigt und die Weichen richtig gestellt werden.

Natürlich gibt es viele Ratschläge, wie man Meetings effektiver gestalten kann. In den letzten ein oder zwei Jahren hat jedoch eine neue Idee unter innovativen Projektmanagern schnell an Popularität gewonnen, vor allem weil sie in jeder Besprechung einfach umzusetzen ist und überraschenderweise ein produktiveres Sitzungsverhalten fördert.

Was ist das Geheimnis? Zeichnen Sie jede Projektbesprechung auf.

Klingt diese Ideea verrückt klingen? Das tut sie, aber nur, weil sie noch neu ist. Für die Unternehmen, die es bereits anwenden, spricht der Wert für sich selbst. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie die Aufzeichnung Ihrer Projektbesprechungen nicht nur deren Effizienz steigern, sondern auch dazu beitragen kann, dass Sie ein erfolgreicher Projektmanager werden.

5 Gründe, warum Sie alle Ihre Projektmanagementsitzungen aufzeichnen sollten

1. Kein Detail kann verloren gehen oder vergessen werden 

Wenn Sie Ihre Projektbesprechungen aufzeichnen, erstellen Sie eine genaue Aufzeichnung von allem, was präsentiert und besprochen wurde - eine perfekte Ausweichmöglichkeit für alle, die sich jemals gefragt haben: "Haben wir das nicht in unserer letzten Besprechung besprochen?"

Und wenn es an der Zeit ist, wichtige Zusammenfassungen zu präsentieren oder das Projekt am Ende zu überprüfen, haben Sie eine vollständige Dokumentation darüber, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie sie während des Projekts getroffen wurden. Das bedeutet, dass Sie sich auf die Nutzung dieser Informationen konzentrieren können, um die nächsten Schritte festzulegen oder Ihr Management zukünftiger Projekte zu verbessern.

2. Nie wieder das Wort "Terminkonflikt" hören

Manchmal ist es die größte Hürde, die richtigen Leute zur gleichen Zeit zusammenzubringen, um wichtige Projekte voranzubringen. Videokonferenz-Tools wie Zoom, Webex und GoToMeeting können geografische Entfernungen zu einem geringeren Problem machen, aber sie ermöglichen es den Teilnehmern nicht, an zwei verschiedenen Besprechungen zur gleichen Zeit teilzunehmen. In einer Zeit, in der die Zeitpläne aller Beteiligten bereits überbucht sind, wissen erfahrene Projektmanager, dass die Suche nach einer Zeit, die für alle Beteiligten passt, schnell dazu führen kann, dass man mit knappen Fristen in Konflikt gerät.

Indem Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen und freigeben, geben Sie Ihren vielbeschäftigten Teammitgliedern die Möglichkeit, Besprechungen zu verfolgen und sogar Beiträge zu leisten, nachdem sie stattgefunden haben. Diese zusätzliche Flexibilität hilft Ihrem Team, Ihr Projekt mit allen anderen Arbeiten zu vereinbaren, ohne dass Sie Besprechungen Wochen oder sogar Monate im Voraus planen müssen. 

3. Verbesserung der Konzentration und des Engagements während der Projektmanagementsitzung

Dass Teammitglieder während Ihrer Projektbesprechungen detaillierte Notizen machen, scheint doch eine gute Sache zu sein, oder? Aber die Dokumentation Ihrer Diskussionen - ob durch formelle Protokolle oder informelle Notizen - hat einen Haken: Wenn Teammitglieder eine Pause machen, um etwas aufzuschreiben, nehmen sie definitionsgemäß nicht mehr aktiv an der Besprechung teil. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich mehr Zeit damit verbringen werden, sich zu wiederholen und weniger Nutzen aus dem Gespräch zu ziehen.

Dank der automatischen Aufzeichnung und Transkription von Meetingsmuss jedoch niemand im Team mehr durch die Notwendigkeit, Notizen zu machen, abgelenkt werden. Stattdessen können sich Ihre Teilnehmer besser konzentrieren und aktiv teilnehmen, was Ihre Projektbesprechungen sehr viel wertvoller und effektiver macht.

4. Neue Mitwirkende schnell auf den neuesten Stand bringen

Projektteams werden oft erweitert, und es ist Aufgabe des Projektleiters, die neuen Mitarbeiter schnell einzuarbeiten. Mit Aufzeichnungen Ihrer Projektbesprechungen können Sie Zeit sparen, wenn es darum geht, sie über die Projektziele und den bisherigen Verlauf zu informieren. So können Sie sich auf die wichtigsten Informationen beschränken, die sie für die Arbeit benötigen, und ihnen gleichzeitig alle Details in Videos zur Verfügung stellen, die sie sich selbst ansehen können. 

5. Unterstützung der Zusammenarbeit außerhalb des Sitzungssaals

Die Weitergabe neuer Informationen in einer Besprechung führt oft zu mehr Arbeit. Sobald andere merken, dass jemand über neues und wertvolles Wissen verfügt, dauert es nicht mehr lange, bis diese Person mit Anfragen zur Erstellung schriftlicher Unterlagen, zur Planung von Schulungen oder zur Durchführung von wiederholten Einzelgesprächen zum Herunterladen von Informationen überhäuft wird. 

Eine Aufzeichnung des ersten Treffens kann viel dazu beitragen, Wissen sofort an andere weiterzugeben, ohne dass ein Fachexperte mehr Zeit dafür aufwenden muss. Wenn eine tiefergehende Schulung erforderlich ist, können Sie mit den entsprechenden Tools schnell eine Präsentation aufzeichnen und das Video intern weitergeben, so dass dieses Wissen in Zukunft für andere Teammitglieder auf Abruf verfügbar ist.

Durch die Aufzeichnung von Projektmanagement-Sitzungen erhalten Ihre Mitarbeiter eine wertvolle Ressource mit detaillierten Informationen, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können - und das ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits. 

Sie verfügen bereits über die Meeting-Tools

Was noch besser ist? Sie verfügen mit Sicherheit bereits über die Werkzeuge, die Sie für diese Aufnahmen benötigen. 

Verwenden Sie ein Videokonferenzsystem, um sich mit mindestens einem Teammitglied zu verbinden? Tools wie WebEx, Zoom und Skype verfügen bereits über Aufzeichnungsoptionen. Wenn Sie es schaffen, alle Teilnehmer in denselben Raum zu bringen, sind viele Konferenzräume mit Kameras ausgestattet, die andere Videokonferenzen erleichtern. Und selbst wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, ist es eine sichere Sache, dass die Laptops und Smartphones, die Ihr Team mit sich führt, eine integrierte Webcam haben. 

Sie brauchen keine Produktionswerte auf Hollywood-Niveau - Sie wollen einfach nur alle Informationen, die Sie austauschen, festhalten. Die vorhandenen Aufzeichnungsoptionen sind mehr als ausreichend. Sie brauchen also nur auf "Aufzeichnen" zu klicken und das Meeting wie gewohnt zu halten.

Das ist der einfachste und intelligenteste Weg, um Ihr Team einzubinden, die Konzentration aufrechtzuerhalten und letztendlich die Zusammenarbeit sowohl während als auch nach der Besprechung zu verbessern.

Ein unverzichtbares Video-Tool für Projektmanagement-Sitzungen

Die Aufzeichnung von Besprechungen mit der eingebauten Webcam oder der Videokonferenzsoftware ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, nützliche Besprechungsvideos zu erstellen. Für einige Projekte und Organisationen reicht es aus, diese Dateien zu haben. Oft möchten Sie jedoch nach der Aufzeichnung der Besprechung mehr mit dem Video machen, als diese Systeme unterstützen können. 

A Videoplattform wie Panopto ist eine perfekte Ergänzung für Videokonferenzlösungen wie Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting und BlueJeans. Panopto lädt automatisch jede Meeting-Aufnahme in eine zentrale, sichere VideobibliothekPanopto transkodiert Videos so, dass sie auf jedem Gerät abgespielt werden können, indiziert jedes gesprochene und im Video gezeigte Wort für die Suche und erstellt eine vollständige Abschrift des gesamten Meetings.

Panopto bietet außerdem flexible Multi-Kamera-Videoaufzeichnung und Bearbeitung Tools, die jeder nutzen kann - es ist so einfach wie das Drücken von "Aufnahme". Für Projektmanager bietet die Möglichkeit, schnell detaillierte HD-Videopräsentationen aufzuzeichnen, die folgenden Produktivitätsvorteile:

• Verringern Sie die Zeit, die Sie für das Schreiben detaillierter E-Mails über die nächsten Schritte nach dem Ende der Besprechung aufwenden müssen. Verbringen Sie keine Zeit mehr damit, Besprechungsprotokolle aufzupolieren oder seitenlange Notizen zu entziffern. Fügen Sie einfach den Link zur Besprechungsaufzeichnung in Ihre E-Mail ein und fügen Sie Ihre Aktionspunkte für das Team hinzu.
• Leichtere Dokumentation mit Video. Sie verbringen Stunden mit der Formatierung von Dokumenten und dem Einfügen von Screenshots, um jedes Detail zu vermitteln. Warum nehmen Sie nicht einfach ein Video mit unterstützenden Folien und einer Bildschirmpräsentation auf? Mit Panopto können Sie Präsentationen mit mehreren Kameras aufnehmen, die jedes Detail zeigen - und das in weitaus kürzerer Zeit, als wenn Sie ein formelles schriftliches Dokument mit denselben Informationen verfassen würden.
• Ermöglichen Sie mehr Zeit für Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung mit umgekehrten Meetings. In Meetings werden Dinge erledigt, aber nicht, wenn die ersten 20 Minuten damit verbracht werden, Informationen zu präsentieren, die die Teilnehmer bereits hätten sehen können. Zeichnen Sie die Präsentation auf und senden Sie sie vorzeitig, damit Ihr Team die gesamte Besprechung zur Zusammenarbeit und Problemlösung nutzen kann.
• Liefern Sie ansprechende Projekt-Updates für vielbeschäftigte Stakeholder. Wenn Sie sich nicht persönlich mit einflussreichen Stakeholdern treffen müssen, können Sie sie zwischen den Sitzungen mit professionellen HD-Videopräsentationen, die Sie direkt von Ihrem Laptop aus aufzeichnen, auf dem Laufenden halten.

Wenn Sie Ihr Videokonferenzsystem mit einer Videoplattform kombinieren, erhalten Sie eine einfache, aber leistungsstarke Lösung, mit der Sie die Aufzeichnungen Ihrer Meetings in strategisch nützliche Ressourcen für Ihr Unternehmen verwandeln können.