Las tecnologías de comunicaciones unificadas actuales se han vuelto esenciales para facilitar la colaboración y comunicación productiva en tiempo real entre colegas y equipos, quienes ahora pueden reunirse virtualmente cara a cara desde prácticamente cualquier lugar para llevar a cabo sus tareas. Herramientas de videoconferencia como Zoom, WebEx, Skype y GoToMeeting han experimentado un auge en los últimos años para satisfacer esta necesidad, ofreciendo además a los trabajadores una nueva forma de sacar aún más provecho de sus reuniones : simplemente grabándolas.

Cada vez más personas utilizan sus herramientas de videoconferencia para grabar conversaciones, sesiones de capacitación, reuniones de lluvia de ideas, reuniones de proyectos, comunicaciones ejecutivas y mucho más. Es una forma sencilla de obtener un registro completo de la reunión para consultarlo posteriormente si es necesario, independientemente de si alguien pudo asistir o no.

Pero, ¿qué ocurre con todas esas grabaciones de videoconferencias que con frecuencia contienen conversaciones e información confidenciales de carácter interno? ¿Dónde se almacenan? ¿Y cómo se comparten?

Los cuatro problemas de compartir grabaciones de reuniones

La mayoría de las soluciones de videoconferencia no están diseñadas para permitir compartir de forma segura las grabaciones de las reuniones con los compañeros. Han sido creadas para facilitar la actividad, no para documentarla y compartirla.

Esto significa que la cuestión de cómo y dónde compartir las grabaciones de vídeo suele quedar en manos del propio organizador de la reunión, y las respuestas que suelen dar distan mucho de ser las ideales.

Hoy en día, las grabaciones de reuniones suelen guardarse en portátiles individuales, en carpetas de la red corporativa con solo la fecha o el asunto como identificador, o alojadas temporalmente en la nube. O peor aún, el organizador sube el vídeo a plataformas para compartir contenido como YouTube o Dropbox, donde cualquier persona que consiga acceder al enlace puede tener acceso a información confidencial.

¿Suena exagerado? Al momento de escribir esto, una búsqueda rápida en YouTube arroja más de 800.000 videos para "reunión interna", 240.000 más para "hoja de ruta del producto" y otros 170.000 para "capacitación confidencial".

Ojalá que ninguno de esos sea tuyo.

Y facilitar el acceso a los archivos de vídeo es solo una parte del problema. Al compartir grabaciones de reuniones con sus compañeros, sus empleados suelen enfrentarse a los siguientes desafíos, cualquiera de los cuales puede provocar que su organización pierda el valor que estos recursos pueden ofrecer.

Problema 1: No puedes simplemente enviar un archivo de vídeo.

Incluso los archivos de vídeo cortos suelen ser demasiado grandes para enviarlos como archivos adjuntos de correo electrónico. Un solo minuto de vídeo grabado con un iPhone a 1080p crea un archivo de 175 MB, un tamaño diez veces mayor que el tamaño máximo de archivo adjunto que permiten la mayoría de los servidores de correo electrónico empresariales, y solo dura 60 segundos. Cuando el correo electrónico no es una opción, la gente recurre a subir la grabación a sitios para compartir archivos como Google Drive o Dropbox para compartir el enlace, pero estos tampoco están optimizados para compartir vídeos fácilmente. Los espectadores normalmente tienen que descargar el archivo de vídeo completo a su dispositivo antes de poder reproducirlo, y ninguno de los sitios para compartir archivos actuales permite navegar por el contenido del vídeo ni buscar dentro de los vídeos para encontrar momentos específicos y relevantes.

Problema 2: Los vídeos no se reproducen correctamente de forma automática en todos los dispositivos.

Los archivos de vídeo no son como los documentos de texto. Existen decenas de tipos de archivos de vídeo diferentes, y pocos se reproducen correctamente en todos los ordenadores, Mac y smartphones que utiliza el personal de la organización. Algunos sistemas de videoconferencia incluso graban vídeos en formatos propietarios que no se pueden reproducir sin descargar e instalar previamente un software especial. Es un problema que se pasa por alto fácilmente hasta que alguien intenta compartir un vídeo y un compañero recibe el mensaje "Error: Tipo de archivo no compatible".

Problema 3: Buscar momentos específicos en las grabaciones de las reuniones es prácticamente imposible.

La mayoría de las reuniones están programadas para 30 o 60 minutos. Pero cuando los empleados revisan las grabaciones, rara vez ven la sesión completa; prefieren repasar esos dos minutos clave donde se discutió algún detalle importante. En un documento, esto es sencillo: basta con pulsar Control+F y una búsqueda por palabras clave permite encontrar la información incluso en los memorandos más extensos. Sin embargo, el vídeo tradicionalmente ha sido una caja negra, sin forma de que los espectadores accedan rápidamente a los momentos clave. En cambio, se ven obligados a navegar aleatoriamente por la línea de tiempo de reproducción o a ver la grabación completa. En ambos casos, la eficiencia obtenida al grabar las reuniones se pierde porque la información contenida en esas grabaciones no es fácilmente accesible.

Problema 4: Es posible que las grabaciones de tus reuniones no sean tan seguras como deberían.

Ya sea que utilice el almacenamiento en la nube de su herramienta de videoconferencia o un sistema para compartir archivos como Google Drive o Dropbox, cuando "compartir un video" significa simplemente "enviar a alguien un enlace a un archivo no listado", corre el riesgo de que grabaciones confidenciales de reuniones internas terminen en manos equivocadas. La mayoría de los sistemas de videoconferencia no ofrecen controles detallados para proteger su contenido de video a nivel administrativo. Por lo tanto, si un empleado elige la opción "cualquiera con este enlace puede verlo", entonces, efectivamente, cualquiera con el enlace podrá verlo, independientemente de si era su intención o no, y es posible que nunca se entere de que se compartió con la persona equivocada hasta que sea demasiado tarde. Si bien las posibles ramificaciones de este tipo de intercambio inseguro son obvias cuando se trata de hacer público contenido confidencial, las consecuencias pueden ser igual de graves o peores incluso si el video solo se abre inadvertidamente a la audiencia interna equivocada. No es difícil imaginar el impacto que podría ocurrir si los empleados pudieran descubrir las reuniones que sus ejecutivos celebran para discutir cambios en las estrategias organizacionales, los presupuestos y el personal.

 

Si bien las personas tienen las mejores intenciones de mejorar la productividad grabando y compartiendo sus reuniones, sin otra solución que les ayude a hacerlo, a menudo están generando trabajo adicional, nuevas frustraciones y posibles riesgos de seguridad.

Videoconferencias y una plataforma de vídeo: juntos somos mejores.

Es absolutamente necesario gestionar de forma inteligente las grabaciones de las reuniones para garantizar que se almacenen de forma segura y se compartan únicamente con el público previsto, y para asegurarse de que dicho público pueda acceder de forma constante y buscar rápidamente el contenido de los vídeos que se comparten con ellos.

Por eso, una solución integral para gestionar las grabaciones de reuniones internas va mucho más allá de simplemente grabar. Toma esas grabaciones y facilita la búsqueda, el intercambio y la visualización posterior de esos vídeos, manteniendo todo seguro.

Esa solución es una plataforma de vídeo .

Cuando se conecta con sus sistemas de grabación de reuniones en sala o se integra directamente con su solución de videoconferencia, una plataforma de vídeo permitirá a su organización capturar, gestionar y compartir de forma segura las grabaciones de las reuniones a gran escala, lo que le ayudará a acceder a una gran cantidad de conocimiento institucional y perspectivas que antes no estaban disponibles y que se pueden buscar.

Es como tener tu propio canal de YouTube privado y seguro, pero mejor.

Una plataforma de vídeo moderna como Panopto Funciona en conjunto con tus tecnologías de reuniones existentes para que puedas convertir fácilmente las grabaciones de tus reuniones en recursos de información reutilizables. Aquí te presentamos 9 maneras en que una plataforma de video puede ayudar a tus equipos a sacar el máximo provecho de las reuniones:

1. Almacenamiento seguro y flexible a largo plazo.

Con una plataforma de vídeo, puedes centralizar y almacenar todas las grabaciones de tus reuniones en una biblioteca de vídeo con función de búsqueda. Esta biblioteca configura las grabaciones como privadas por defecto y las guarda hasta que decidas que ya no las necesitas. Sube todas las grabaciones de videoconferencias o salas de reuniones a tu plataforma de vídeo (incluso puedes añadir grabaciones de reuniones existentes en bloque) y la plataforma transcribirá automáticamente las grabaciones, hará que todas las palabras habladas y mostradas en ellas sean buscables y las optimizará para una reproducción fluida con un solo clic en cualquier dispositivo.

2. Herramientas de gobernanza para gestionar las grabaciones de reuniones a gran escala.

¿Cómo garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a las grabaciones de reuniones pertinentes? ¿Y cómo proteger la información confidencial hasta que esté lista para ser compartida? Una plataforma de vídeo moderna suele incluir la integración de inicio de sesión único (SSO) para que los administradores tengan control total sobre con quién se pueden compartir las grabaciones de reuniones, ya sea a nivel de empresa, de equipo o de forma individual. Los administradores también suelen poder gestionar la retención y disponibilidad del contenido de vídeo , con opciones para configurar la caducidad de los vídeos tras un periodo determinado o para requerir aprobaciones específicas antes de que se pueda publicar o compartir nuevo contenido.

3. Examine cada detalle en las grabaciones de sus reuniones.

Antes, encontrar información almacenada en vídeos era tan ineficiente y complicado que pocos se planteaban siquiera aprovechar las grabaciones de reuniones como fuente de conocimiento. Al fin y al cabo, la mayoría de la gente no tiene ni el tiempo ni las ganas de ver una grabación de 30 minutos para encontrar la información específica que necesita. Sin embargo, las capacidades de búsqueda dentro de los vídeos han avanzado mucho en los últimos años, y hoy en día, buscar detalles en un vídeo no es más difícil que buscar palabras en un documento de texto o un correo electrónico. Panopto Por ejemplo, la plataforma de vídeo de [nombre de la empresa] utiliza algoritmos de IA para identificar e indexar cada palabra pronunciada y cada palabra mostrada en pantalla en una grabación, lo que permite a sus empleados encontrar al instante y avanzar rápidamente hasta el momento exacto en que se trata un tema relevante.

4. Transcripción y subtitulado automáticos.

Una plataforma de vídeo moderna puede generar automáticamente una transcripción de texto de cada reunión grabada, la cual se puede descargar, editar y compartir con compañeros que solo deseen repasar las conversaciones. Es una pequeña función que puede marcar una gran diferencia, permitiendo que los asistentes participen de forma más activa en cada reunión sin tener que preocuparse por tomar actas o notas. Panopto La plataforma de vídeo también genera subtítulos automáticos con marca de tiempo para cada grabación, que el usuario puede activar o desactivar. Estos subtítulos pueden aumentar el valor de las grabaciones de reuniones, no solo haciéndolas más accesibles para empleados con pérdida auditiva, sino también convirtiéndolas en recursos informativos más flexibles: con los subtítulos activados, los empleados pueden seguir la grabación incluso con el sonido apagado.

5. Edita las grabaciones de las reuniones antes de compartirlas.

En el transcurso de los habituales 30 o 60 minutos, la mayoría de las reuniones no son 100% de negocios. Así que, tanto si tus reuniones empiezan con un poco de camaradería hablando de los hijos, los deportes, los fines de semana u otras conversaciones informales, como si la conversación se desvía del tema a mitad de la reunión, querrás poder eliminar los momentos que no necesitas documentar y archivar. Por eso, las plataformas de vídeo modernas suelen incluir herramientas de edición sencillas diseñadas para eliminar fácilmente las conversaciones no deseadas o fuera de tema de tus vídeos de reuniones. También puedes usar estas herramientas para unir varias grabaciones de reuniones, lo que facilita la integración de reuniones que se interrumpieron para comer, o para unificar todas las conversaciones sobre una iniciativa en una sola grabación.

6. Mejora la experiencia de reproducción de vídeo.

Las reuniones son eventos dinámicos y colaborativos que suelen involucrar a varias personas conversando, compartiendo pantallas, diapositivas y documentos, e incluso escribiendo en pizarras blancas, a menudo desde diferentes lugares. Una plataforma de video permite al espectador ver todo simultáneamente, lo que le da control sobre su experiencia visual y, además, amplía la colaboración más allá de la reunión en tiempo real. Panopto Por ejemplo, la plataforma de vídeo de [nombre de la empresa] cuenta con un reproductor de vídeo interactivo único que no solo muestra a los espectadores múltiples transmisiones de vídeo, sino que también les permite alternar entre ellas e incluso cambiar la velocidad de reproducción. Los espectadores también pueden navegar rápidamente por el contenido de una grabación de reunión mediante miniaturas de vídeo que muestran una vista previa interactiva de lo que viene a continuación, así como una transcripción de la grabación que se puede desplazar y en la que se puede hacer clic para avanzar.

7. Continúa colaborando dentro de tus videos.

Al grabar todas tus reuniones, puedes eliminar gran parte de la redundancia en la colaboración. Comparte al instante el conocimiento y la información que surgieron durante una reunión sin que tus expertos tengan que dedicar tiempo extra a elaborar documentos explicativos adicionales a lo que ya presentaron. Y si alguien necesita aportar más información, puede crear y compartir rápidamente una presentación en vídeo en mucho menos tiempo del que lleva redactar un documento formal. Muchos reproductores de vídeo modernos también permiten la colaboración integrada, incorporando los chats en directo de las reuniones y permitiendo a los espectadores añadir comentarios o participar en debates dentro del vídeo una vez finalizada la reunión.

8. Obtenga información más detallada mediante el análisis de vídeo.

Con una plataforma de vídeo, por fin podrás obtener respuestas a tus preguntas sobre lo que ocurre en las reuniones de tu organización. Una plataforma de vídeo moderna suele incluir un completo conjunto de herramientas de análisis de vídeo que, una vez que empieces a grabar todas tus reuniones, te ayudará a descubrir información valiosa, como cuánto tiempo se dedica a las reuniones, cuánto contenido se utiliza después y qué temas son los más buscados y visualizados. Incluso podrás encontrar registros específicos de cada espectador, incluyendo quién ve qué y si una persona vio o no una grabación completa.

9. Integra tu biblioteca de vídeos con otros sistemas.

Una plataforma de vídeo puede integrarse con mucho más que tus soluciones de videoconferencia y audio/vídeo para salas. Cada vez más, también te permite añadir y compartir grabaciones de reuniones en otros portales empresariales. Las plataformas de vídeo modernas suelen incluir integraciones con sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como Salesforce, y otros. Muchas plataformas también incluyen API para desarrolladores, lo que te permite personalizar la gestión de grabaciones e integrar el vídeo en tu ecosistema tecnológico según tus necesidades.

Si merece la pena celebrar tu reunión, merece la pena mantenerla.

 

Grabar reuniones es más fácil que nunca. Pero esas grabaciones no sirven de mucho si se guardan en el ordenador de un compañero cualquiera, si se pierden en una carpeta de red imposible de buscar o si, debido a un formato incorrecto o a un ancho de banda deficiente, simplemente no se reproducen en algunos dispositivos.

En definitiva, una plataforma de vídeo te proporciona las herramientas necesarias para gestionar un archivo cada vez mayor de grabaciones de reuniones y para acceder fácilmente a la información capturada en esos vídeos cuando la necesites. Las plataformas de vídeo también pueden incluir funciones clave que mejoran la colaboración y la productividad, como herramientas de grabación multicámara, reproductores interactivos, análisis de audiencia e integraciones que te ayudan a incorporar el conocimiento y el contenido en vídeo a tus otros sistemas empresariales.

Grabación automática de reuniones a gran escala

Cuando tu organización automatiza la grabación de reuniones, tus empleados pueden contar con una grabación consultable para revisarla cuando la necesiten, ya sea en una llamada o en una sala de conferencias. Esto significa que todos podrán participar más activamente en las reuniones, con la tranquilidad de saber que podrán volver a consultar la conversación cuando lo requieran.

¿Y la buena noticia? Grabar todas las reuniones automáticamente es, en realidad, más fácil que acordarse de grabar cada reunión de forma puntual.

Panopto La plataforma de vídeo líder en el sector de le ofrece dos opciones para automatizar las grabaciones de reuniones en su organización.

En primer lugar, para todas aquellas reuniones presenciales que tengan lugar en sus salas de conferencias, Panopto La exclusiva función de grabación remota le permite programar grabaciones con anticipación, tanto para reuniones recurrentes como para reuniones puntuales. Una vez programada la grabación de una reunión, todas las cámaras y micrófonos comenzarán a grabar a la hora indicada, lo que permite a los asistentes simplemente entrar y reunirse sin tener que preocuparse por presionar el botón de "grabar".

Y segundo, para todas aquellas reuniones celebradas en línea a través de videoconferencia, Panopto Viene con integraciones listas para usar para sistemas de videoconferencia como Zoom, Skype for Business, Bluejeans y GoToMeeting. Cuando integras Panopto Con su software de videoconferencia, todas las grabaciones de sus reuniones se subirán a una biblioteca de vídeo segura, se transcodificarán para una reproducción optimizada, se indexarán para su búsqueda y se compartirán de forma segura según sus permisos, todo ello de forma automática.

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Grabar automáticamente tus reuniones es una forma inteligente y escalable de preservar la información y las ideas que intercambian tus empleados. Y usar una plataforma de video para gestionar y compartir internamente las grabaciones de tus reuniones es aún más inteligente.

Convertir las reuniones en activos de información

Hoy en día, casi todas las organizaciones buscan maneras de mejorar la productividad de las reuniones y aumentar el valor que obtienen del tiempo que sus empleados dedican a ellas. Cada vez más, las empresas se dan cuenta de que gran parte del valor derivado de las reuniones reside en la información que se comparte en ellas. Por ello, un número creciente de empresas busca formas de capturar esos momentos clave de las reuniones y conservarlos como recursos disponibles bajo demanda, que contienen información y conocimientos especializados de la institución.

Mucho más completa que las notas manuscritas y mucho más eficiente que exigir a los organizadores de las reuniones que redacten resúmenes posteriores, la grabación de reuniones en vídeo ha demostrado rápidamente ser un medio ideal para documentar todos los detalles de las discusiones del equipo.

Y con el conjunto adecuado de herramientas complementarias de gestión de vídeo, cualquier organización puede convertir esas reuniones en recursos de información que se puedan buscar, lo que no solo ayuda a mejorar la concentración y la participación durante una reunión, sino que también garantiza que el conocimiento útil no se desvanezca una vez que finaliza la reunión.

Una plataforma de vídeo permite a su organización gestionar y proteger una biblioteca cada vez mayor de vídeos de reuniones. Además, independientemente de las inversiones actuales de su organización en soluciones para reuniones, una plataforma de vídeo se integrará con sus sistemas existentes para que sus empleados disfruten de todas las ventajas de la grabación de reuniones sin tener que aprender una nueva tecnología.

Tu equipo ya celebra reuniones; de hecho, un promedio de 62 por persona al mes. Y, en la mayoría de los casos, ya llevan a cabo esas reuniones en un lugar o a través de un dispositivo que ya está preparado para videoconferencias.

Imagínese cuánto más podrían lograr sus equipos si alguien simplemente presionara el botón de "grabar" y toda la información y los conocimientos intercambiados en esas sesiones se conservaran y compartieran automáticamente para beneficio de todos los demás miembros del equipo.

 

¿Busca una solución de gestión de vídeo que impulse la productividad y la colaboración en todos los niveles de su organización? Póngase en contacto hoy mismo con el equipo Panopto para solicitar una prueba gratuita .