오늘날의 통합 커뮤니케이션 기술은 동료와 팀원들 간의 생산적인 실시간 협업과 소통을 가능하게 하는 필수 요소가 되었습니다. 이제 이들은 거의 모든 장소에서 가상으로 대면 회의를 진행하며 업무를 수행할 수 있게 되었습니다. Zoom, WebEx, Skype, GoToMeeting과 같은 화상 회의 도구는 이러한 수요를 충족시키기 위해 지난 몇 년간 사용이 급증했으며, 직원들에게 ‘녹화’ 버튼 하나만 누르는 것만으로 회의에서 더 많은 성과를 얻을 수 있는 새로운 방법을 제공해 주고 있습니다.

점점 더 많은 사람들이 화상 회의 도구를 활용해 대화 내용, 교육 세션, 브레인스토밍 회의, 프로젝트 회의, 경영진 회의 등을 녹화하고 있습니다. 이는 회의에 참석했는지 여부와 관계없이, 필요 시 나중에 참고할 수 있도록 회의 내용을 완벽하게 기록해 두는 간편한 방법입니다.

하지만 민감한 내부 논의나 정보가 자주 포함된 그 모든 화상 회의 녹화 파일들은 어떻게 되는 것일까요? 어디에 저장되나요? 그리고 어떻게 공유되나요?

회의 녹화본 공유 시 발생하는 네 가지 문제

동료들과 회의 녹화본을 안전하게 공유할 수 있도록 하는 기능은 대부분의 화상 회의 솔루션이 애초에 지원하도록 설계되지 않은 부분입니다. 이러한 솔루션들은 활동을 원활하게 진행하기 위해 만들어진 것이지, 활동을 기록하고 공유하기 위해 만들어진 것이 아닙니다.

즉, 동영상 녹화본을 어떻게, 어디서 공유할지에 대한 결정은 대개 회의 주최자에게 맡겨지게 되는데, 그들이 내리는 결론은 대개 이상적인 수준에 미치지 못합니다.

오늘날 회의 녹화 파일은 대개 개별 노트북에 저장되거나, 회사 네트워크 내 폴더에 날짜나 회의 제목만 식별자로 남겨둔 채 방치되거나, 클라우드에 일시적으로만 호스팅되는 경우가 많습니다. 더 심각한 경우에는 회의 주최자가 유튜브나 드롭박스 같은 일반 소비자용 공유 사이트에 동영상을 업로드하기도 하는데, 이 경우 링크를 입수한 아무나라도 기밀 정보를 볼 수 있게 될 위험이 있습니다.

과장된 말처럼 들리나요? 이 글을 쓰는 시점에서 유튜브에서 ‘내부 회의’를 검색해 보면 80만 개가 넘는 동영상이 나오고, ‘제품 로드맵’은 24만 개, ‘비공개 교육’은 17만 개가 더 검색됩니다.

다행히도 그중에는 당신의 것이 없기를 바랍니다.

게다가 동영상 파일을 공유하는 것은 문제의 일부에 불과합니다. 동료들과 회의 녹화본을 공유할 때 직원들은 다음과 같은 어려움을 자주 겪는데, 이러한 문제들 중 어느 하나라도 조직이 이러한 자산이 제공할 수 있는 가치를 제대로 활용하지 못하게 만들 수 있습니다.

문제 1: 동영상 파일을 그냥 보낼 수는 없습니다.

짧은 동영상 파일조차도 이메일 첨부 파일로 보내기에는 용량이 너무 큰 경우가 많습니다. 아이폰으로 1080p 해상도로 1분 분량의 동영상을 촬영하면 175MB 크기의 파일이 생성되는데, 이는 대부분의 기업용 이메일 서버가 허용하는 최대 첨부 파일 용량보다 무려 10배나 큰 수치이며, 길이는 고작 60초에 불과합니다. 이메일을 사용할 수 없는 경우, 사람들은 링크를 공유하기 위해 구글 드라이브나 드롭박스 같은 파일 공유 사이트에 녹화 파일을 업로드하곤 하지만, 이러한 사이트들 역시 편리한 동영상 공유를 위해 최적화되어 있지는 않습니다. 시청자는 대개 동영상을 재생하기 전에 전체 파일을 기기에 다운로드해야 하며, 현재 어떤 파일 공유 사이트도 동영상 콘텐츠를 탐색하거나 동영상 내에서 특정 장면을 검색할 수 있는 기능을 제공하지 않습니다.

문제 2: 동영상이 모든 기기에서 제대로 자동 재생되지 않습니다.

동영상 파일은 일반 텍스트 문서와 다릅니다. 수십 가지의 다양한 동영상 파일 형식이 존재하며, 조직 내 모든 구성원이 사용하는 PC, Mac, 스마트폰에서 확실하게 재생되는 형식은 거의 없습니다. 일부 화상 회의 시스템은 심지어 특수한 소프트웨어를 먼저 다운로드하고 설치하지 않으면 재생할 수 없는 독점 파일 형식으로 동영상을 녹화하기도 합니다. 이는 누군가가 동영상을 공유하려다 동료가 "오류: 지원되지 않는 파일 형식"이라는 메시지만 받게 될 때까지는 간과하기 쉬운 문제입니다.

문제 3: 회의 녹화 영상에서 특정 장면을 찾는 것은 거의 불가능합니다.

대부분의 회의는 30분 또는 60분으로 예정되어 있습니다. 하지만 직원들이 회의 녹화 영상을 다시 확인할 때, 전체 세션을 다 보려는 경우는 거의 없습니다. 그들은 중요한 세부 사항이 논의된 관련 있는 2분 정도만 다시 보고 싶어 합니다. 문서의 경우 이는 간단합니다. Ctrl+F 키만 누르면 키워드 검색을 통해 아무리 긴 메모라도 원하는 내용을 쉽게 찾을 수 있으니까요. 반면, 동영상은 전통적으로 시청자가 핵심 순간으로 빠르게 이동할 수단이 없는 '블랙박스'와 같았습니다. 대신 시청자들은 재생 타임라인을 무작위로 클릭해 찾아보거나, 어쩔 수 없이 녹화본 전체를 다 봐야만 했습니다. 어느 쪽이든, 녹화본 내의 정보에 쉽게 접근할 수 없기 때문에 회의 녹화로 얻었던 효율성은 사라지고 맙니다.

문제 4: 회의 녹화본의 보안 수준이 충분히 높지 않을 수 있습니다.

화상 회의 도구의 클라우드 저장소를 사용하든, 앞서 언급한 구글 드라이브나 드롭박스 같은 파일 공유 시스템을 사용하든, “동영상 공유”가 단순히 “비공개 파일의 링크를 누군가에게 보내는 것”을 의미한다면, 민감한 내부 회의 녹화 영상이 잘못된 사람의 손에 들어갈 위험이 있습니다. 대부분의 화상 회의 시스템은 관리자 수준에서 동영상 콘텐츠를 보호하기 위한 세밀한 제어 기능을 제공하지 않습니다. 따라서 직원이 “이 링크를 가진 누구나” 볼 수 있는 옵션을 선택하면, 의도했든 아니든 링크를 가진 사람이라면 누구나 해당 동영상을 볼 수 있게 됩니다. 그리고 너무 늦기 전까지는 잘못된 사람에게 공유되었다는 사실을 전혀 알지 못할 수도 있습니다. 이러한 부적절한 공유가 민감한 콘텐츠를 공개할 때 초래할 수 있는 잠재적 파장은 명백하지만, 설령 동영상이 내부에서 의도치 않게 잘못된 대상에게 노출되는 경우라 할지라도 그 결과는 그만큼 심각하거나 더 나쁠 수 있습니다. 직원들이 경영진이 조직 전략, 예산, 인력 배치 변경을 논의하기 위해 개최하는 회의를 우연히 발견하게 된다면 어떤 역풍이 불어닥칠지 상상하기 어렵지 않습니다.

 

따라서 사람들은 회의 내용을 녹화하고 공유함으로써 생산성을 높이려는 선의의 의도를 가지고 있지만, 이를 제대로 지원할 수 있는 대안이 없다면 오히려 불필요한 업무와 새로운 불편함, 잠재적인 보안 위험을 초래하기 일쑤입니다.

화상 회의와 비디오 플랫폼: 함께할 때 더 효과적

회의 녹화 영상을 안전하게 보관하고, 의도된 대상에게만 공유되도록 하며, 해당 대상자들이 공유받은 동영상 콘텐츠에 언제든지 접근하고 신속하게 검색할 수 있도록 하려면, 녹화 영상을 체계적으로 관리하는 것이 절대적으로 필요합니다.

바로 이 때문에 사내 회의 녹화물을 관리하는 종합 솔루션은 단순히 녹화하는 것 이상의 기능을 제공합니다. 이 솔루션은 녹화된 영상을 바탕으로 검색, 공유, 나중에 다시 보기 등의 작업을 간편하게 해주는 동시에 모든 내용을 안전하게 보호합니다.

그 해결책은 바로 동영상 플랫폼입니다.

비디오 플랫폼을 객실 내 회의 녹화 시스템에 연결하거나 화상 회의 솔루션과 직접 통합하면, 조직은 회의 녹화물을 대규모로 안전하게 캡처, 관리 및 공유할 수 있게 됩니다. 이를 통해 이전에는 얻을 수 없었던 방대한 양의 검색 가능한 조직 내 지식과 통찰력을 활용할 수 있게 됩니다.

마치 나만의 안전하고 개인적인 유튜브를 갖는 것과 같지만, 그보다 훨씬 더 좋습니다.

Panopto 같은 최신 비디오 플랫폼은 기존 회의 기술과 원활하게 Panopto , 회의 녹화물을 손쉽게 재사용 가능한 정보 자산으로 전환할 수 있게 해줍니다. 다음은 비디오 플랫폼을 통해 팀이 회의를 최대한 활용할 수 있도록 돕는 9가지 방법입니다:

1. 안전하고 유연한 장기 저장 공간.

비디오 플랫폼을 사용하면 모든 회의 녹화본을 검색 가능한 비디오 라이브러리에 한곳에 모아 저장할 수 있습니다. 이 라이브러리는 녹화본을 기본적으로 비공개로 설정하며, 사용자가 더 이상 필요하지 않다고 판단할 때까지 모든 녹화본을 보관합니다. 모든 화상 회의 또는 회의실 녹화 영상을 비디오 플랫폼에 업로드하고(기존 회의 녹화 영상도 일괄 추가 가능), 플랫폼이 자동으로 녹화 내용을 텍스트로 변환하여 영상 내의 모든 말과 표시된 내용을 검색 가능하게 만들고, 어떤 기기에서든 원클릭으로 끊김 없이 스트리밍할 수 있도록 최적화해 드립니다.

2. 대규모 회의 녹화물을 관리하기 위한 거버넌스 도구.

적절한 사람들이 올바른 회의 녹화본에 접근할 수 있도록 어떻게 보장할 수 있을까요? 또한 기밀 정보는 더 광범위하게 공유할 준비가 될 때까지 어떻게 안전하게 보호할 수 있을까요? 최신 비디오 플랫폼은 일반적으로 SSO(Single Sign-On) 통합 기능을 제공하여, 관리자가 회사 수준, 팀 수준 또는 개별 녹화본 단위로 회의 녹화본을 누구와 공유할지 완벽하게 제어할 수 있게 해줍니다. 또한 관리자는 일반적으로 비디오 콘텐츠의 보존 기간과 접근 권한을 관리할 수 있으며, 일정 기간이 지나면 동영상이 자동으로 삭제되도록 설정하거나, 새로운 콘텐츠를 공개하거나 공유하기 전에 특정 승인을 받도록 요구할 수 있는 옵션을 제공합니다.

3. 회의 녹화본의 모든 세부 내용을 꼼꼼히 확인하세요.

과거에는 동영상에 저장된 정보를 찾는 일이 너무 비효율적이고 어려워서, 회의 녹화본을 지식 자산으로 활용하려는 사람은 거의 없었습니다. 결국 대부분의 사람들은 필요한 특정 정보를 찾기 위해 30분짜리 녹화본을 끝까지 시청할 시간도, 의지도 없었기 때문입니다. 하지만 지난 몇 년간 동영상 내 검색 기능은 크게 발전했으며, 오늘날 동영상에서 포착된 세부 정보를 찾는 것은 텍스트 문서나 이메일에서 단어를 검색하는 것만큼이나 쉬워졌습니다. 예를 들어, Panopto동영상 플랫폼은 AI 알고리즘을 사용하여 녹화 영상에서 발화된 모든 단어와 화면에 표시된 모든 단어를 식별하고 색인화하므로, 직원들은 관련 주제가 논의되는 정확한 순간을 즉시 찾아 빠르게 이동할 수 있습니다.

4. 자동 텍스트 변환 및 자막 생성.

최신 비디오 플랫폼은 녹화한 모든 회의의 텍스트 대본을 자동으로 생성해 주며, 이를 다운로드하거나 편집할 수 있을 뿐만 아니라 대화 내용을 대략적으로 훑어보고 싶은 동료들과 공유할 수도 있습니다. 이는 사소한 기능 추가지만 큰 차이를 만들어내며, 회의 참석자들이 회의록 작성이나 메모에 신경 쓰지 않고도 모든 회의에 더 적극적으로 참여할 수 있게 해줍니다. 또한 Panopto비디오 플랫폼은 모든 녹화본에 대해 기계가 생성한 타임스탬프가 포함된 자막을 제공하며, 시청자가 이 기능을 켜거나 끌 수 있습니다. 이러한 자막은 청각 장애가 있는 직원들이 회의 녹화본을 더 쉽게 이용할 수 있게 해줄 뿐만 아니라, 정보 자원으로서의 활용도도 높여 회의 녹화본의 가치를 한층 높여줍니다. 자막 기능을 활성화하면 직원들은 소리를 끄고 시청하더라도 녹화 내용을 따라갈 수 있습니다.

5. 회의 녹화본을 공유하기 전에 편집하세요.

보통 30분이나 60분 정도 진행되는 회의에서, 대부분의 내용은 업무와 100% 관련이 있는 것만은 아닙니다. 따라서 회의 초반에 자녀, 스포츠, 주말 계획 등 가벼운 주제로 팀원들 간의 유대감을 다지는 시간을 갖든, 중간에 논의가 본론에서 벗어나든 간에, 기록하여 보관할 필요가 없는 부분은 잘라낼 수 있어야 합니다. 이 때문에 최신 화상 회의 플랫폼에는 회의 영상에서 원치 않거나 주제와 무관한 대화를 쉽게 제거할 수 있도록 설계된 간단한 영상 편집 도구가 포함되어 있는 경우가 많습니다. 또한 이러한 도구를 사용하여 여러 회의 녹화본을 하나로 합칠 수 있어, 점심 시간으로 인해 중단된 회의들을 매끄럽게 이어 붙이거나, 특정 프로젝트에 대한 모든 대화를 하나의 녹화본으로 통합하는 것이 쉬워집니다.

6. 동영상 재생 환경을 개선합니다.

회의는 역동적이고 협업 중심의 행사로, 여러 사람이 화면, 슬라이드, 문서를 공유하고 심지어 화이트보드에 내용을 적어가며 대화를 나누는 경우가 많으며, 참가자들은 종종 서로 다른 장소에 위치해 있습니다. 비디오 플랫폼을 활용하면 시청자가 모든 내용을 나란히 볼 수 있어 시청 경험을 직접 제어할 수 있을 뿐만 아니라, 실시간 회의가 끝난 후에도 협업을 지속할 수 있습니다. 예를 들어, Panopto비디오 플랫폼은 시청자에게 여러 개의 비디오 피드를 보여줄 뿐만 아니라, 피드 간 전환이나 비디오 재생 속도 조절까지 가능하게 하는 독창적인 대화형 비디오 플레이어를 갖추고 있습니다. 또한 시청자는 앞으로 나올 내용을 클릭하여 미리 볼 수 있는 비디오 썸네일을 통해 회의 녹화본 내의 콘텐츠를 빠르게 탐색할 수 있으며, 스크롤하거나 클릭하여 원하는 부분으로 바로 이동할 수 있는 녹화본 대본도 이용할 수 있습니다.

7. 동영상 내에서 계속 협업하세요.

모든 회의를 녹화하기 시작하면, 협업 과정에서 발생하는 중복 작업을 상당히 줄일 수 있습니다. 전문가들이 이미 발표한 내용에 더해 설명 자료를 작성하는 데 추가 시간을 할애할 필요 없이, 회의 중에 도출된 지식과 정보를 즉시 공유할 수 있습니다. 또한 누군가 추가 정보를 제공해야 할 경우, 정식 문서를 작성하는 데 걸리는 시간의 일부만으로도 빠르게 동영상 프레젠테이션을 제작하여 공유할 수 있습니다. 많은 최신 동영상 플레이어는 동영상 내 협업 기능도 지원하여, 회의 중 실시간 채팅 내용을 불러오고, 회의가 끝난 후에도 시청자가 동영상 내에서 댓글을 달거나 토론을 진행할 수 있게 해줍니다.

8. 동영상 분석을 통해 더 심층적인 통찰력을 얻으세요.

비디오 플랫폼을 활용하면 조직 내 회의에서 어떤 일이 벌어지고 있는지 궁금했던 점들에 대한 해답을 드디어 얻을 수 있습니다. 최신 비디오 플랫폼에는 대개 포괄적인 비디오 분석 기능이 포함되어 있어, 모든 회의를 녹화하기 시작하면 회의에 소요되는 시간, 회의 후 해당 콘텐츠가 얼마나 활용되는지, 어떤 주제가 가장 많이 검색되고 조회되는지 등 새로운 통찰력을 도출하는 데 도움을 줍니다. 심지어 누가 어떤 내용을 시청했는지, 특정 녹화본을 한 사람이 끝까지 시청했는지 여부까지 파악할 수 있는 시청자별 기록도 확인할 수 있습니다.

9. 동영상 라이브러리를 다른 시스템과 연동하세요.

비디오 플랫폼은 화상 회의 및 회의실 내 AV 솔루션뿐만 아니라 그 이상의 기능과도 연동될 수 있습니다. 점점 더 많은 비디오 플랫폼이 다른 비즈니스 포털에서도 회의 녹화물을 추가하고 공유할 수 있도록 지원하고 있습니다. 오늘날의 최신 비디오 플랫폼은 일반적으로 Cornerstone과 같은 학습 관리 시스템(LMS)이나 Salesforce와 같은 고객 관계 관리 시스템(CRM) 등과의 연동 기능을 포함하고 있습니다. 또한 많은 비디오 플랫폼이 개발자용 API를 제공하므로, 녹화물 관리 방식을 사용자 정의하고 기술 생태계에 비디오를 원하는 사양에 맞게 통합할 수 있습니다.

회의가 열 가치가 있다면, 그 결과를 간직할 가치가 있습니다.

 

회의를 녹화하는 것은 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 하지만 녹화 파일이 아무 동료의 컴퓨터에 무작위로 저장되어 있거나, 검색하기 어려운 네트워크 폴더 깊숙이 묻혀 있거나, 형식이 잘못되었거나 대역폭 부족으로 인해 일부 기기에서는 아예 재생되지 않는다면, 그 녹화 파일은 누구에게도 별 도움이 되지 않습니다.

궁극적으로, 비디오 플랫폼은 끊임없이 늘어나는 회의 녹화 영상 아카이브를 관리하고, 해당 영상에 담긴 정보를 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 해주는 필수 도구를 제공합니다. 또한 비디오 플랫폼에는 다중 카메라 녹화 도구, 인터랙티브 플레이어, 시청자 분석 기능, 그리고 비디오 기반의 지식과 콘텐츠를 다른 비즈니스 시스템에 통합할 수 있도록 지원하는 연동 기능 등 협업과 생산성을 한층 더 높여주는 핵심 기능들이 포함되어 있습니다.

대규모 회의 자동 녹화

조직에서 회의 녹화를 자동화하면, 직원들은 전화 회의에 참여하거나 회의실에 앉을 때마다 필요에 따라 검색 가능한 회의 녹화본을 참고할 수 있습니다. 이는 모든 구성원이 필요할 때마다 언제든지 논의 내용을 다시 확인할 수 있다는 확신을 가지고 회의에 더욱 적극적으로 참여할 수 있음을 의미합니다.

그리고 좋은 소식은 무엇일까요? 모든 회의를 자동으로 녹음하는 것이, 매번 수동으로 녹음해야 한다는 것을 기억하는 것보다 훨씬 더 쉽다는 점입니다.

업계 최고의 비디오 플랫폼인 Panopto조직 내에서 회의 녹화를 자동화할 수 있는 두 가지 옵션을 제공합니다.

먼저, 회의실에서 진행되는 모든 대면 회의의 경우, Panopto독보적인 ‘원격 녹화’ 기능을 통해 정기 회의와 비정기 회의 모두에 대해 사전에 녹화를 예약할 수 있습니다. 회의 녹화가 예약되면 지정된 시간에 모든 카메라와 마이크가 자동으로 녹화를 시작하므로, 참석자들은 ‘녹화’ 버튼을 누르는 것에 신경 쓰지 않고 회의실에 들어와 바로 회의에 참여할 수 있습니다.

둘째, 화상 회의를 통해 온라인으로 진행되는 모든 회의의 경우, Panopto Zoom, Skype for Business, Bluejeans, GoToMeeting과 같은 화상 회의 시스템과 즉시 연동되는 기능을 기본으로 Panopto . Panopto 화상 회의 Panopto 연동하면, 모든 회의 녹화본이 안전한 동영상 라이브러리에 업로드되고, 재생 품질이 최적화되도록 트랜스코딩되며, 검색이 가능하도록 색인화되고, 설정된 권한에 따라 안전하게 공유됩니다. 이 모든 과정이 자동으로 이루어집니다.

Panopto연동 기능에 대해 자세히 알아보기 >>

회의를 자동으로 녹화하는 것은 직원들이 주고받는 정보와 아이디어를 보존할 수 있는 현명하고 확장성 있는 방법입니다. 또한 비디오 플랫폼을 활용해 회의 녹화본을 사내에서 관리하고 공유하는 것은 더욱 현명한 선택입니다.

회의를 정보 자산으로 전환하기

오늘날 거의 모든 조직은 회의 생산성을 높이고, 직원들이 회의에 쏟는 시간에서 얻는 가치를 극대화할 방법을 모색하고 있습니다. 기업들은 회의에서 창출되는 가치의 상당 부분이 바로 회의 중에 공유되는 실제 정보에 있다는 사실을 점점 더 깨닫고 있습니다. 그 결과, 중요한 회의 내용을 기록하여 조직의 전문 지식과 정보를 담은 온디맨드 자료로 보존할 방법을 찾는 기업이 점점 늘어나고 있습니다.

손으로 작성한 메모보다 훨씬 더 완벽하고, 회의 주최자가 회의 후 요약문을 작성하도록 요구하는 것보다 훨씬 더 효율적인 영상 기반 회의 기록은 팀 논의의 모든 세부 사항을 문서화하는 데 있어 이상적인 수단임이 빠르게 입증되었습니다.

또한 적절한 비디오 관리 도구를 활용하면, 어떤 조직이든 이러한 회의 내용을 검색 가능한 정보 자산으로 전환할 수 있습니다. 이는 회의 중 집중력과 참여도를 높일 뿐만 아니라, 회의가 끝난 후에도 유용한 지식이 사라지지 않도록 보장해 줍니다.

비디오 플랫폼을 활용하면 조직은 지속적으로 늘어나는 회의 영상 라이브러리를 효율적으로 관리하고 안전하게 보관할 수 있습니다. 또한 조직이 현재 어떤 회의 솔루션에 투자하고 있든 상관없이, 비디오 플랫폼은 기존 시스템과 원활하게 연동되므로 직원들은 새로운 기술을 익힐 필요 없이 회의 녹화 기능의 모든 이점을 누릴 수 있습니다.

직원들은 이미 회의를 진행하고 있습니다. 사실 한 사람당 매달 평균 62회나 됩니다. 그리고 대부분의 경우, 이미 화상 회의가 가능한 장소나 기기를 통해 이러한 논의를 진행하고 있습니다.

누군가 단순히 ‘녹화’ 버튼을 누르기만 하면, 회의 중에 오간 모든 정보와 전문 지식이 자동으로 저장되어 팀의 다른 구성원들도 이를 활용할 수 있다면, 여러분의 팀이 얼마나 더 많은 성과를 낼 수 있을지 상상해 보세요.

 

조직의 모든 수준에서 생산성과 협업을 지원할 수 있는 비디오 관리 솔루션을 도입할 준비가 되셨나요? 지금 바로 Panopto 문의하여 무료 체험판을 신청해 보세요.