오늘날의 통합 커뮤니케이션 기술은 거의 모든 위치에서 가상으로 대면하여 작업을 수행 할 수있는 동료와 팀 간의 생산적인 실시간 협업 및 커뮤니케이션을 가능하게하는 데 필수적이되었습니다. Zoom, WebEx, Skype 및 GoToMeeting과 같은 화상 회의 도구는 지난 몇 년 동안 이러한 요구를 지원하기 위해 급증했으며, 기록을 누르는 것만으로도 회의에서 더 많은 것을 얻을 수있는 새로운 방법을 작업자에게 제공했습니다.

기업이 모든 회의를 기록해야하는 10 가지 이유점점 더 많은 사람들이 화상 회의 도구를 사용하여 대화, 교육 세션, 브레인 스토밍 회의, 프로젝트 회의, 경영진 커뮤니케이션 등을 기록하고 있습니다. 누군가가 회의에 참석할 수 있었는지 여부에 관계없이 필요한 경우 나중에 참조 할 수 있도록 회의의 전체 기록을 캡처하는 쉬운 방법입니다.

그러나 민감한 내부 토론과 정보를 자주 포함하는 모든 화상 회의 녹화는 어떻게됩니까? 어디에 저장됩니까? 그리고 그들은 어떻게 공유됩니까?

회의 기록 공유의 네 가지 문제

회의 기록을 동료와 안전하게 공유 할 수 있도록하는 것은 대부분의 회의 솔루션이 할 수있는 것이 아닙니다. 문서화 및 공유가 아니라 활동을 촉진하기 위해 만들어졌습니다.

즉, 비디오 녹화물을 공유하는 방법과 위치에 대한 질문은 대부분 회의 소유자에게 맡겨져 있으며 일반적으로 제공되는 답변은 이상적이지 않습니다.

오늘날 회의 녹화는 일반적으로 개별 랩톱에 저장되고, 날짜 또는 회의 주제 만 식별자로 사용하여 회사 네트워크의 폴더에 보관되거나, 클라우드에서 일시적으로 만 호스팅됩니다. 또는 회의 소유자가 YouTube 또는 Dropbox와 같은 소비자 중심의 공유 사이트에 동영상을 업로드 할 것입니다. 여기에서 링크를 손에 넣는 임의의 사람이 민감한 정보를 사용할 수 있습니다.

과장된 소리? 이 글을 쓰는 현재, 빠른 YouTube 검색을 통해 "내부 회의"에 대한 800,000 개 이상의 비디오, "제품 로드맵"에 대한 240,000 개 이상의 비디오, "기밀 교육"에 대한 또 다른 17 만개 이상의 비디오가 검색됩니다.

당신의 것이 아니길 바랍니다.

비디오 파일을 사용 가능하게 만드는 것은 문제의 한 부분 일뿐입니다. 동료들과 회의 기록을 공유 할 때 직원은 다음과 같은 문제에 자주 직면합니다. 이러한 문제로 인해 조직에서 이러한 자산이 제공하는 가치를 잃을 수 있습니다.

문제 1 : 단순히 비디오 파일을 보낼 수 없습니다.

짧은 비디오 파일도 너무 커서 이메일 첨부 파일로 보낼 수 없습니다. iPhone에서 1080p로 녹화 된 1 분 분량의 비디오는 175MB 파일을 생성합니다. 이는 대부분의 기업용 이메일 서버에서 허용하는 최대 첨부 파일 크기보다 훨씬 크고 길이가 60 초에 불과합니다. 이메일이 옵션이 아닌 경우 사람들은 링크를 공유하기 위해 Google Drive 또는 Dropbox와 같은 파일 공유 사이트에 녹화 파일을 업로드하지만, 이는 쉬운 비디오 공유에도 최적화되어 있지 않습니다. 일반적으로 시청자는 전체 비디오 파일을 재생하기 전에 장치에 다운로드해야하며, 오늘날의 파일 공유 사이트에서는 비디오 콘텐츠를 탐색하거나 비디오 내부를 검색하여 구체적이고 관련있는 순간을 찾을 수 없습니다.

문제 2 : 비디오가 모든 장치에서 자동으로 재생되지 않습니다.

비디오 파일은 텍스트 문서와 다릅니다. 수십 가지의 다양한 비디오 파일 유형이 있으며 조직의 모든 사람들이 사용하는 모든 PC, Mac 및 스마트 폰에서 안정적으로 재생되는 것은 거의 없습니다. 일부 화상 회의 시스템은 특수 소프트웨어를 먼저 다운로드하고 설치하지 않으면 재생할 수없는 독점 파일 형식으로 비디오를 녹화하기도합니다. 누군가가 비디오를 공유하려고 할 때 동료가 "오류 : 지원되지 않는 파일 형식"메시지 만받을 때까지 간과하기 쉬운 문제입니다.

문제 3 : 회의 녹화에서 특정 순간을 검색하는 것은 거의 불가능합니다.

대부분의 회의는 30 분 또는 60 분으로 예약됩니다. 그러나 직원이 회의 녹음 내용을 다시 검토 할 때 전체 세션을 거의 볼 생각은 거의 없습니다. 중요한 세부 사항이 논의 된 관련 2 분을 다시 확인하려고합니다. 문서에서는 간단합니다. Ctrl + F를 누르기 만하면 키워드 검색을 통해 가장 긴 메모도 검색 할 수 있습니다. 그러나 비디오는 전통적으로 블랙 박스였으며 시청자가 중요한 순간으로 빠르게 이동할 수있는 수단이 없었습니다. 대신, 그들은 재생 타임 라인을 무작위로 클릭하거나 전체 녹음을보기 위해 스스로를 포기하게됩니다. 두 경우 모두 회의를 녹음하여 얻은 효율성은 해당 녹음 내용에 포함 된 정보에 쉽게 액세스 할 수 없기 때문에 손실됩니다.

문제 4 : 회의 녹화가 실제로 필요한만큼 안전하지 않을 수 있습니다.

화상 회의 도구의 클라우드 스토리지를 사용하든 앞서 언급 한 Google Drive 또는 Dropbox와 같은 파일 공유 시스템을 사용하든, "비디오 공유"는 "다른 사람에게 목록에없는 파일에 대한 링크를 보내는 것"을 의미 할 때 민감한 내부 파일의 위험이 있습니다. 회의 녹음이 잘못된 손으로 끝납니다. 대부분의 회의 시스템은 관리 수준에서 비디오 콘텐츠를 보호하기위한 세분화 된 제어 기능을 제공하지 않습니다. 따라서 직원이 "이 링크가있는 모든 사용자"가 볼 수 있음 옵션을 선택하면 실제로 링크가있는 모든 사용자가 의도했는지 여부에 관계없이 해당 항목을 볼 수 있습니다. 너무 늦을 때까지 잘못된 사람입니다. 이러한 안전하지 않은 공유의 잠재적 인 결과는 민감한 콘텐츠를 공개 할 때 분명하지만, 동영상이 실수로 잘못된 내부 청중에게 공개되는 경우에도 그 결과는 그만큼 나쁘거나 더 나빠질 수 있습니다. 직원이 경영진이 조직 전략, 예산 및 직원 배치에 대한 변경 사항을 논의하기 위해 개최하는 회의를 발견 할 수 있다면 발생할 수있는 타격을 상상하기 어렵지 않습니다.

 

따라서 사람들은 회의를 녹화하고 공유하여 생산성을 향상시키려는 최선의 의도를 가지고 있지만 추가 작업, 새로운 좌절 및 잠재적 인 보안 위험을 유발하는 데 도움이되는 다른 솔루션이 없습니다.

화상 회의 및 비디오 플랫폼 : 함께 사용하면 더 좋습니다

회의 녹화를 지능적으로 관리하고, 의도 한 청중에게만 안전하게 보관 및 공유하고, 해당 청중이 공유 된 비디오의 콘텐츠에 지속적으로 액세스하고 신속하게 검색 할 수 있도록하는 것이 절대적으로 필요합니다. 그들.

이것이 바로 내부 회의 녹화 관리를위한 완벽한 솔루션이 단순한 녹화 이상의 역할을하는 이유입니다. 이러한 기록을 가져와 나중에 모든 것을 안전하게 유지하면서 해당 비디오를 쉽게 검색, 공유 및 볼 수 있습니다.

그 솔루션은 비디오 플랫폼 입니다.

회의실 내 회의 녹화 시스템과 연결되거나 화상 회의 솔루션과 직접 통합되는 경우, 비디오 플랫폼을 통해 조직에서 대규모 회의 녹화를 안전하게 캡처, 관리 및 공유 할 수 있으므로 검색 가능한 다양한 기관 지식과 통찰력을 얻을 수 있습니다. 이전에는 불가능했을 것입니다.

나만의 안전한 비공개 YouTube를 갖는 것과 같지만 더 좋습니다.

Panopto와 같은 최신 비디오 플랫폼은 기존 회의 기술과 함께 작동하므로 회의 기록을 재사용 가능한 정보 자산으로 쉽게 전환 할 수 있습니다. 다음은 비디오 플랫폼이 팀이 회의를 최대한 활용하는 데 도움이되는 9 가지 방법입니다.

1. 안전하고 유연한 장기 저장.

비디오 플랫폼을 사용하면 기본적으로 녹화를 비공개로 설정하고 더 이상 필요하지 않다고 결정할 때까지 모든 녹화를 저장 하는 검색 가능한 비디오 라이브러리 에 모든 회의 녹화를 중앙 집중화하고 저장할 수 있습니다. 모든 화상 회의 또는 회의실 녹화를 비디오 플랫폼에 업로드합니다. 기존 회의 녹화를 대량으로 추가 할 수도 있습니다. 그러면 비디오 플랫폼이 자동으로 녹화 내용을 텍스트로 변환하고, 말하고 표시되는 모든 단어를 검색 가능하게 만들고, 원 클릭으로 최적화합니다. 모든 장치에서 스트리밍.

2. 대규모 회의 기록을 관리하기위한 거버넌스 도구.

적절한 사람들이 적절한 회의 녹음에 액세스 할 수 있도록 어떻게 보장합니까? 그리고 더 광범위하게 공유 할 준비가 될 때까지 기밀 정보를 어떻게 보호합니까? 최신 비디오 플랫폼에는 일반적으로 회사 수준, 팀 수준 또는 개별 기록 기준에 관계없이 회의 기록을 공유 할 수있는 사람을 관리자가 완벽하게 제어 할 수있는 단일 사인온 (SSO) 통합이 포함됩니다. 관리자는 일반적으로 비디오 콘텐츠 보존 및 가용성을 관리 할 수 있으며, 일정 시간 후에 비디오가 만료되도록 설정하거나 새 콘텐츠를 사용하거나 공유하기 전에 특정 승인을 요구할 수 있습니다.

3. 회의 기록의 모든 세부 사항을 검색합니다.

비디오에 저장된 정보를 찾는 것은 너무 비효율적이고 어려웠 기 때문에 회의 녹화를 지식 자산으로 활용하는 것을 고려한 사람도 거의 없었습니다. 결국 대부분의 사람들은 필요한 특정 정보를 찾기 위해 30 분 분량의 녹음을하면서 앉아있을 시간도 욕구도 없습니다. 그러나 내부 비디오 검색 기능은 지난 몇 년 동안 먼 길을 왔으며 오늘날 비디오에서 캡처 한 세부 정보를 검색하는 것은 텍스트 문서 나 이메일에서 단어를 검색하는 것보다 어렵지 않습니다. 예를 들어 Panopto의 비디오 플랫폼은 AI 알고리즘을 사용하여 녹음 된 모든 단어와 화면에 표시되는 모든 단어를 식별하고 색인을 생성하므로 직원이 관련 주제가 논의되는 정확한 순간을 즉시 찾고 빨리 감을 수 있습니다.

4. 자동 필사 및 캡션.

최신 비디오 플랫폼은 녹음 한 모든 회의의 텍스트 대본을 자동으로 생성 할 수 있으며,이를 다운로드, 편집 및 대화를 훑어보고 싶은 동료와 공유 할 수 있습니다. 큰 차이를 만들 수있는 작은 추가 기능으로 회의 참석자가 회의록이나 메모를 걱정하지 않고도 모든 회의에보다 적극적으로 참여할 수 있습니다. Panopto의 비디오 플랫폼은 또한 모든 녹화에 대해 기계 생성 타임 스탬프가있는 폐쇄 캡션 을 생성하여 뷰어가 켜고 끌 수 있습니다. 이러한 폐쇄 캡션은 청각 장애가있는 직원이보다 쉽게 액세스 할 수 있도록 할뿐만 아니라 정보 리소스로서보다 유연하게 만들어 회의 녹음 내용을 더욱 가치있게 만들 수 있습니다. 캡션을 사용하면 직원이 녹음 내용을 계속 따라갈 수 있습니다. 소리가 꺼진 채로보고 있습니다.

5. 공유하기 전에 회의 기록을 편집합니다.

일반적인 30 분 또는 60 분 동안 대부분의 회의는 100 % 비즈니스가 아닙니다. 따라서 회의가 어린이, 스포츠, 주말 및 기타 일상적인 대화에 대한 약간의 팀 유대감으로 시작하든, 토론이 중간 어딘가에서 벗어나면 필요하지 않은 순간을 정리할 수 있기를 원합니다. 문서화되고 아카이브에 저장됩니다. 그렇기 때문에 최신 비디오 플랫폼에는 회의 비디오에서 원하지 않거나 주제에서 벗어난 대화를 쉽게 제거 할 수 있도록 설계된 간단한 비디오 편집 도구가 포함되어 있습니다. 또한 이러한 도구를 사용하여 여러 회의 녹음을 결합하여 점심 시간에 휴식을 취한 회의를 원활하게 연결하거나 이니셔티브에 대한 모든 대화를 단일 녹음으로 통합 할 수 있습니다.

6. 비디오 재생 경험을 향상시킵니다.

회의는 종종 여러 사람이 화면, 슬라이드 및 문서를 공유하면서 대화하고, 심지어 다양한 위치에서 화이트 보드에 글을 쓰는 동적 인 공동 작업 이벤트입니다. 비디오 플랫폼은 시청자가 모든 것을 나란히 볼 수 있도록하여 시청 경험을 제어하고 실시간 회의 이상으로 협업을 확장 할 수 있습니다. 예를 들어 Panopto의 비디오 플랫폼은 시청자에게 여러 비디오 피드를 표시 할뿐만 아니라 피드간에 전환하고 비디오의 재생 속도를 변경할 수 있는 고유 한 대화 형 비디오 플레이어를 제공합니다. 시청자는 또한 클릭 가능한 미리보기를 표시하는 비디오 썸네일을 통해 회의 녹화 내 콘텐츠를 빠르게 탐색 할 수 있으며, 스크롤하여 클릭하여 앞으로 이동할 수있는 녹화 내용을 확인할 수 있습니다.

Panopto 통합으로 Zoom 회의 녹화보기

7. 비디오 내부에서 계속 공동 작업합니다.

모든 회의 기록을 시작하면 사람들의 공동 작업에서 상당한 양의 중복을 제거 할 수 있습니다. 전문가가 이미 발표 한 내용에 대한 설명 문서를 작성하는 데 추가 시간을 할애하지 않고도 회의 중에 드러난 지식과 정보를 즉시 공유 할 수 있습니다. 그리고 누군가가 더 많은 정보를 제공해야하는 경우 공식 문서를 작성하는 데 걸리는 시간보다 훨씬 짧은 시간에 비디오 프레젠테이션을 빠르게 만들고 공유 할 수 있습니다. 많은 최신 비디오 플레이어는 또한 인비 디오 공동 작업을 지원하여 회의에서 실시간 채팅을 가져오고 시청자가 회의가 끝난 후 비디오 내에서 댓글을 추가하거나 토론 할 수 있도록합니다.

8. 비디오 분석을 통해 더 깊은 통찰력을 얻으십시오.

비디오 플랫폼을 사용하면 조직의 회의에서 일어나는 일에 대한 질문에 대한 답을 얻을 수 있습니다. 최신 비디오 플랫폼에는 일반적으로 모든 회의 캡처를 시작하면 회의에 소요되는 시간, 회의 후 해당 콘텐츠의 사용량과 같은 새로운 통찰력을 제공 하는 포괄적 인 비디오 분석 제품군이 포함됩니다. , 가장 많이 검색되고 조회되는 주제. 사람들이 무엇을보고 있는지, 그리고 개인이 주어진 기록을 전체적으로 보았는지 여부에 대한 시청자 별 기록을 찾을 수도 있습니다.

9. 비디오 라이브러리를 다른 시스템과 통합합니다.

비디오 플랫폼은 화상 회의 및 실내 AV 솔루션 이상의 기능과 통합 할 수 있습니다. 점점 더 많은 비즈니스 포털에서도 회의 기록을 추가하고 공유 할 수 있습니다. 오늘날 최신 비디오 플랫폼에는 일반적으로 Cornerstone과 같은 LMS (학습 관리 시스템), Salesforce와 같은 CRM (고객 관계 관리 시스템) 등의 통합이 포함됩니다. 많은 비디오 플랫폼에는 개발자 API도 포함되어 있으므로 녹화물을 관리하는 방법을 사용자 정의하고 비디오를 사양에 따라 기술 에코 시스템에 통합 할 수 있습니다.

회의를 개최 할 가치가있는 경우 개최 할 가치가 있습니다.

 

회의 녹화가 그 어느 때보 다 쉬워졌습니다. 그러나 이러한 녹음은 임의의 동료의 컴퓨터에 저장되거나 검색이 불가능한 네트워크 폴더에 묻혀 있거나 부적절한 형식 또는 열악한 대역폭으로 인해 일부 장치에서 재생되지 않을 때 그다지 좋은 결과를 얻지 못합니다. .

궁극적으로 비디오 플랫폼은 계속 증가하는 회의 녹화 아카이브를 관리하고 해당 비디오에 캡처 된 정보를 요청시 쉽게 찾을 수 있도록하는 데 필요한 도구를 제공합니다. 비디오 플랫폼에는 다중 카메라 녹화 도구, 대화 형 플레이어, 뷰어 분석 및 통합과 같은 협업 및 생산성 을 추가로 지원하는 주요 기능이 포함되어있어 비디오 기반 지식과 콘텐츠를 다른 비즈니스 시스템으로 가져올 수 있습니다.

대규모 회의 자동 녹화

조직에서 회의 캡처를 자동으로 설정하면 직원은 전화를 받거나 회의실에 앉을 때마다 필요할 때 참조 할 수 있도록 회의 기록을 검색 할 수 있습니다. 즉, 모든 사람이 회의에보다 적극적으로 참여할 수 있으며 필요할 때마다 주문형으로 토론을 재검토 할 수 있다는 확신을 갖게됩니다.

그리고 좋은 소식? 모든 회의를 자동으로 기록하는 것은 각 회의를 임시로 기록하는 것보다 실제로 더 쉽습니다.

Panopto의 업계 최고의 비디오 플랫폼은 조직에서 회의 녹화를 자동화하는 두 가지 옵션을 제공합니다.

첫째, 회의실에서 이루어지는 모든 대면 회의에 대해 Panopto의 고유 한 원격 레코더 기능을 사용하면 반복 회의 및 일회성 회의 모두에 대해 미리 녹화를 예약 할 수 있습니다. 회의가 녹화되도록 예약되면 모든 카메라와 마이크가 지정된 시간에 녹화를 시작하므로 참석자들은 "녹화"를 누르지 않고 그냥 걸어 들어가서 만날 수 있습니다.

둘째, 화상 회의를 통해 온라인으로 개최되는 모든 회의에 대해 Panopto는 Zoom, 비즈니스 용 Skype, Bluejeans 및 GoToMeeting과 같은 화상 회의 시스템을위한 즉시 사용 가능한 통합 기능을 제공합니다. Panopto를 화상 회의 소프트웨어와 통합하면 모든 회의 녹화 가 안전한 비디오 라이브러리에 업로드되고, 최적화 된 재생을 위해 트랜스 코딩되고, 검색을 위해 인덱싱되고, 권한에 따라 안전하게 공유됩니다. 모든 것이 자동으로 이루어집니다.

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회의를 자동으로 기록하는 것은 사람들이 교환하는 정보와 아이디어를 보존하는 스마트하고 확장 가능한 방법입니다. 또한 비디오 플랫폼을 사용하여 회의 기록을 내부적으로 관리하고 공유하는 것이 훨씬 더 스마트합니다.

회의를 정보 자산으로 전환

오늘날 거의 모든 조직은 회의 생산성 을 높이고 직원들이 회의에 보내는 모든 시간에서 얻는 가치를 높일 수있는 방법을 찾고 있습니다. 점점 더 많은 기업들이 회의에서 얻은 가치의 상당 부분이 회의에서 공유되는 실제 정보라는 사실을 깨닫고 있습니다. 그 결과, 점점 더 많은 기업들이 중요한 회의 순간을 포착하고이를 기관의 전문성과 정보에 대한 온 디맨드 리소스로 유지할 방법을 찾고 있습니다.

손으로 쓴 메모보다 훨씬 더 완벽하고 회의 소유자가 회의 후 요약을 작성하도록 요구하는 것보다 훨씬 효율적인 비디오 기반 회의 캡처 는 팀 토론의 전체 세부 사항을 문서화하는 데 이상적인 수단으로 빠르게 입증되었습니다.

또한 적절한 보완 비디오 관리 도구 세트를 사용하면 모든 조직에서 이러한 회의를 검색 가능한 정보 자산으로 변환 할 수 있으므로 회의 중 집중력과 참여도를 개선 할뿐만 아니라 회의가 끝난 후에도 유용한 지식이 사라지지 않습니다.

비디오 플랫폼은 궁극적으로 조직에서 계속 증가하는 회의 비디오 라이브러리를 관리하고 보호 할 수 있도록합니다. 또한 회의 솔루션에 대한 조직의 현재 투자에 관계없이 비디오 플랫폼은 기존 시스템과 함께 작동하므로 직원은 새로운 기술을 배우지 않고도 회의 캡처의 모든 이점을 얻을 수 있습니다.

사람들은 이미 회의를 개최하고 있습니다. 실제로는 한 사람당 평균 62 회입니다. 그리고 종종 그들은 이미 장소에서 또는 이미 비디오 용으로 설정된 장치를 통해 이러한 토론을 진행하고 있습니다.

누군가가 "기록"을 누르기 만하고 해당 세션에서 교환 된 모든 정보와 전문 지식이 팀의 다른 모든 사람들의 이익을 위해 자동으로 보존되고 공유된다면 팀이 얼마나 더 많은 성과를 달성 할 수 있는지 상상해보십시오.

 

조직의 모든 수준에서 생산성과 공동 작업을 지원할 수 있는 비디오 관리 솔루션에 대한 준비가 되셨습니까? 무료 평가판 을 설정하려면 지금 Panopto 팀에 문의하십시오.