Les technologies de communications unifiées sont aujourd'hui devenues essentielles pour permettre une collaboration et une communication productives en temps réel entre collègues et équipes, qui peuvent désormais se rencontrer virtuellement en face à face depuis quasiment n'importe quel endroit pour mener à bien leurs projets. Les outils de visioconférence comme Zoom, WebEx, Skype et GoToMeeting ont connu une adoption fulgurante ces dernières années pour répondre à ce besoin, offrant également aux utilisateurs une nouvelle façon d' optimiser leurs réunions : il suffit d'appuyer sur le bouton d'enregistrement.

De plus en plus de personnes utilisent leurs outils de visioconférence pour enregistrer leurs conversations, sessions de formation, séances de brainstorming, réunions de projet, communications de direction, etc. C'est un moyen simple de conserver un compte rendu complet de la réunion et de pouvoir le consulter ultérieurement, que les participants aient pu y assister ou non.

Mais qu’advient-il de tous ces enregistrements de vidéoconférences qui contiennent souvent des discussions et des informations internes sensibles ? Où sont-ils stockés ? Et comment sont-ils partagés ?

Les quatre problèmes liés au partage des enregistrements de réunions

La plupart des solutions de visioconférence ne permettent pas de partager en toute sécurité les enregistrements de réunions avec ses collègues. Elles ont été conçues pour faciliter les activités, et non pour les documenter et les partager.

Cela signifie que la question de savoir comment et où partager les enregistrements vidéo est le plus souvent laissée à la discrétion de l'organisateur de la réunion lui-même — et les réponses qu'il propose sont généralement loin d'être idéales.

Aujourd'hui, les enregistrements de réunions finissent généralement par être sauvegardés sur des ordinateurs portables individuels, entassés dans des dossiers du réseau d'entreprise avec pour seul identifiant la date ou l'objet de la réunion, ou hébergés temporairement dans le cloud. Pire encore, l'organisateur de la réunion peut télécharger la vidéo sur des plateformes de partage grand public comme YouTube ou Dropbox, où des informations sensibles peuvent être accessibles à quiconque se procure le lien.

Cela vous paraît exagéré ? Au moment où j’écris ces lignes, une simple recherche sur YouTube donne plus de 800 000 vidéos pour « réunion interne », 240 000 autres pour « feuille de route produit » et 170 000 pour « formation confidentielle ».

J'espère qu'aucun de ces objets ne vous appartient.

Mettre les fichiers vidéo à disposition ne représente qu'une partie du problème. Lorsqu'ils partagent des enregistrements de réunions avec leurs collègues, vos employés rencontrent fréquemment les difficultés suivantes, dont chacune peut entraîner une perte de valeur pour votre organisation.

Problème 1 : Vous ne pouvez pas simplement envoyer un fichier vidéo.

Même les courtes vidéos sont souvent trop volumineuses pour être envoyées par courriel. Une seule minute de vidéo enregistrée sur un iPhone en 1080p représente un fichier de 175 Mo, soit dix fois plus que la taille maximale autorisée par la plupart des serveurs de messagerie professionnels, et ce, pour seulement 60 secondes. Lorsque le courriel n'est pas possible, on se tourne vers des services de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox pour diffuser le lien, mais ces plateformes ne sont pas non plus optimisées pour le partage facile de vidéos. Les utilisateurs doivent généralement télécharger l'intégralité du fichier vidéo sur leur appareil avant de pouvoir le lire, et aucun de ces services ne permet actuellement de naviguer dans le contenu ou d'effectuer une recherche pour trouver des passages précis.

Problème 2 : Les vidéos ne se lancent pas automatiquement et correctement sur tous les appareils.

Les fichiers vidéo sont différents des documents texte. Il existe des dizaines de formats vidéo différents, et rares sont ceux qui sont compatibles avec tous les PC, Mac et smartphones utilisés par l'ensemble des membres de votre organisation. Certains systèmes de visioconférence enregistrent même les vidéos dans des formats propriétaires qui nécessitent le téléchargement et l'installation préalables d'un logiciel spécifique. Ce problème est facile à négliger jusqu'à ce que quelqu'un tente de partager une vidéo et qu'un collègue reçoive le message d'erreur « Type de fichier non pris en charge ».

Problème 3 : La recherche de moments précis dans les enregistrements de réunions est quasiment impossible.

La plupart des réunions durent 30 ou 60 minutes. Pourtant, lorsqu'ils consultent les enregistrements, les employés souhaitent rarement regarder l'intégralité de la session ; ils veulent se concentrer sur deux minutes précises où un point important a été abordé. Dans un document, c'est simple : il suffit d'appuyer sur Ctrl+F, et une recherche par mot-clé permet de parcourir même les notes les plus longues. La vidéo, en revanche, a longtemps été opaque, sans moyen d'accéder directement aux moments clés. Les utilisateurs doivent donc naviguer au hasard dans la chronologie ou se résigner à regarder l'enregistrement en entier. Dans les deux cas, le gain de temps lié à l'enregistrement des réunions est perdu, car l'information qu'il contient n'est pas facilement accessible.

Problème 4 : Vos enregistrements de réunions ne sont peut-être pas aussi sécurisés qu’ils devraient l’être.

Que vous utilisiez le stockage cloud de votre outil de visioconférence ou un système de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox, lorsque « partager une vidéo » signifie simplement « envoyer un lien vers un fichier non répertorié », vous risquez de voir l'enregistrement confidentiel de vos réunions internes tomber entre de mauvaises mains. La plupart des systèmes de visioconférence n'offrent pas de contrôle précis de la sécurité des contenus vidéo au niveau administratif. Ainsi, si un employé choisit l'option « toute personne disposant de ce lien peut visionner », toute personne possédant ce lien pourra effectivement visionner la vidéo, qu'elle soit autorisée ou non – et vous risquez de ne jamais vous apercevoir du partage avant qu'il ne soit trop tard. Si les conséquences potentielles d'un tel partage non sécurisé sont évidentes lorsqu'il s'agit de rendre public un contenu sensible, elles peuvent être tout aussi graves, voire pires, même si la vidéo n'est accessible qu'involontairement à un public interne non autorisé. Il est facile d'imaginer le tollé que cela pourrait provoquer si des employés découvraient les réunions de vos dirigeants consacrées aux changements de stratégie, de budget et d'effectifs.

 

Ainsi, même si les gens ont les meilleures intentions du monde pour améliorer leur productivité en enregistrant et en partageant leurs réunions, sans autre solution pour les aider à le faire, ils créent souvent du travail supplémentaire, de nouvelles frustrations et des risques potentiels pour la sécurité.

Vidéoconférence et plateforme vidéo : mieux ensemble

Il est absolument nécessaire de gérer intelligemment les enregistrements de vos réunions, de veiller à ce qu'ils soient conservés en toute sécurité et partagés uniquement avec les publics concernés, et de s'assurer que ces publics puissent accéder de manière constante et rapide au contenu des vidéos qui leur sont partagées.

C’est pourquoi une solution complète de gestion des enregistrements de réunions internes va bien au-delà du simple enregistrement. Elle simplifie la recherche, le partage et le visionnage ultérieur de ces vidéos, tout en garantissant leur sécurité.

Cette solution est une plateforme vidéo .

Connectée à vos systèmes d'enregistrement de réunions en salle ou intégrée directement à votre solution de visioconférence, une plateforme vidéo permettra à votre organisation de capturer, gérer et partager en toute sécurité des enregistrements de réunions à grande échelle, vous aidant ainsi à exploiter une mine de connaissances et d'informations institutionnelles consultables qui n'auraient jamais été disponibles auparavant.

C'est comme avoir son propre YouTube privé et sécurisé — mais en mieux.

Une plateforme vidéo moderne comme Panopto Elle fonctionne de concert avec vos technologies de réunion existantes pour vous permettre de transformer facilement vos enregistrements en ressources d'information réutilisables. Voici 9 façons dont une plateforme vidéo peut aider vos équipes à optimiser leurs réunions :

1. Stockage sécurisé et flexible à long terme.

Grâce à une plateforme vidéo, centralisez et stockez tous vos enregistrements de réunions dans une vidéothèque consultable. Par défaut, les enregistrements sont privés et sont conservés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer. Importez tous vos enregistrements de visioconférence ou de réunions en salle de réunion sur votre plateforme vidéo (vous pouvez même ajouter plusieurs enregistrements existants en une seule fois). Votre plateforme transcrira automatiquement vos enregistrements, rendra indexables tous les mots prononcés et affichés, et les optimisera pour une lecture en streaming fluide et instantanée sur tous vos appareils.

2. Outils de gouvernance pour la gestion à grande échelle des enregistrements de réunions.

Comment garantir que les bonnes personnes aient accès aux enregistrements de réunions pertinents ? Et comment préserver la confidentialité des informations jusqu’à leur diffusion plus large ? Une plateforme vidéo moderne intègre généralement l’authentification unique (SSO) pour permettre aux administrateurs de contrôler précisément avec qui les enregistrements de réunions peuvent être partagés, que ce soit au niveau de l’entreprise, de l’équipe ou pour chaque enregistrement individuellement. Les administrateurs peuvent également gérer la conservation et la disponibilité des contenus vidéo , avec la possibilité de programmer leur expiration après une durée déterminée ou d’exiger des approbations spécifiques avant la mise à disposition ou le partage de nouveaux contenus.

3. Examinez chaque détail des enregistrements de vos réunions.

Trouver des informations dans des vidéos était autrefois si fastidieux et complexe que rares étaient ceux qui envisageaient d'exploiter les enregistrements de réunions comme source de connaissances. Après tout, la plupart des gens n'ont ni le temps ni l'envie de visionner un enregistrement de 30 minutes pour y trouver l'information précise dont ils ont besoin. Mais les fonctionnalités de recherche vidéo ont considérablement évolué ces dernières années, et aujourd'hui, rechercher des détails dans une vidéo est aussi simple que de rechercher des mots dans un document texte ou un courriel. Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise], par exemple, utilise des algorithmes d'IA pour identifier et indexer chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans un enregistrement, permettant ainsi à vos employés de trouver instantanément et d'avancer rapidement jusqu'au moment précis où un sujet pertinent est abordé.

4. Transcription et sous-titrage automatiques.

Une plateforme vidéo moderne peut générer automatiquement une transcription textuelle de chaque réunion enregistrée. Cette transcription peut être téléchargée, modifiée et partagée avec vos collègues qui souhaitent simplement parcourir les échanges. Ce petit plus peut faire toute la différence, permettant aux participants de s'impliquer davantage dans chaque réunion sans se soucier de la prise de notes. Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise] crée également des sous-titres horodatés automatiquement pour chaque enregistrement, que le spectateur peut activer ou désactiver. Ces sous-titres rendent les enregistrements de réunions encore plus précieux, non seulement en les rendant plus accessibles aux employés malentendants, mais aussi en les rendant plus flexibles comme ressources d'information : avec les sous-titres activés, vos employés peuvent suivre un enregistrement même s'ils regardent la vidéo sans le son.

5. Modifiez les enregistrements des réunions avant de les partager.

Au cours des 30 ou 60 minutes habituelles, la plupart des réunions ne sont pas exclusivement consacrées aux affaires. Ainsi, que vos réunions commencent par un moment de convivialité autour des enfants, du sport, des week-ends et autres conversations informelles, ou qu'une discussion dévie en cours de route, il est important de pouvoir supprimer les passages inutiles. C'est pourquoi les plateformes vidéo modernes intègrent souvent des outils de montage simples, conçus pour faciliter la suppression des conversations indésirables ou hors sujet de vos enregistrements de réunion. Vous pouvez également utiliser ces outils pour assembler plusieurs enregistrements, ce qui permet de recoller facilement les parties interrompues par une pause déjeuner, ou de rassembler toutes les discussions relatives à un projet en un seul enregistrement.

6. Améliorer l'expérience de lecture vidéo.

Les réunions sont des événements dynamiques et collaboratifs où plusieurs personnes conversent tout en partageant écrans, diapositives et documents, voire en écrivant sur des tableaux blancs, souvent depuis différents endroits. Une plateforme vidéo permet au participant de tout voir côte à côte, lui offrant ainsi le contrôle de son expérience et prolongeant la collaboration au-delà de la réunion en temps réel. Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise], par exemple, propose un lecteur vidéo interactif unique qui permet non seulement d'afficher plusieurs flux vidéo simultanément, mais aussi de basculer entre eux et même de modifier la vitesse de lecture. Les utilisateurs peuvent également naviguer rapidement dans le contenu d'un enregistrement de réunion grâce à des vignettes vidéo offrant un aperçu cliquable du contenu à venir, ainsi qu'à une transcription de l'enregistrement qu'il est possible de parcourir et de consulter en cliquant sur les passages à venir.

7. Continuez à collaborer au sein de vos vidéos.

En enregistrant toutes vos réunions, vous réduisez considérablement les redondances dans la collaboration. Partagez instantanément les connaissances et les informations abordées en réunion, sans que vos experts aient à consacrer du temps supplémentaire à la rédaction de documents explicatifs. Si une personne a besoin de fournir des informations complémentaires, elle peut créer et partager rapidement une présentation vidéo, bien plus vite qu'il n'en faut pour rédiger un document formel. De nombreux lecteurs vidéo modernes prennent également en charge la collaboration intégrée, intégrant les conversations en direct de vos réunions et permettant aux participants d'ajouter des commentaires ou de discuter directement dans la vidéo après la fin de la réunion.

8. Obtenez des informations plus approfondies grâce à l'analyse vidéo.

Grâce à une plateforme vidéo, vous pouvez enfin obtenir des réponses à vos questions sur le déroulement des réunions au sein de votre organisation. Une plateforme vidéo moderne inclut généralement une suite complète d'analyse vidéo qui, une fois vos réunions enregistrées, vous permettra de révéler des informations précieuses : durée des réunions, utilisation du contenu après la réunion, sujets les plus recherchés et consultés. Vous pourrez même consulter des enregistrements détaillés par participant, indiquant précisément qui a regardé quoi et si une personne a visionné un enregistrement en entier.

9. Intégrez votre vidéothèque à d'autres systèmes.

Une plateforme vidéo peut s'intégrer bien au-delà de vos solutions de visioconférence et d'équipement audiovisuel en salle. De plus en plus, elle vous permet également d'ajouter et de partager les enregistrements de réunions sur vos autres portails d'entreprise. Les plateformes vidéo modernes intègrent généralement des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) comme Cornerstone, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce, et bien d'autres. Nombre d'entre elles proposent également des API pour développeurs, vous permettant ainsi de personnaliser la gestion des enregistrements et d'intégrer la vidéo à votre écosystème technologique selon vos besoins.

Si votre réunion mérite d'être organisée, elle mérite d'être maintenue.

 

Il est plus facile que jamais d'enregistrer des réunions. Mais ces enregistrements ne servent à rien s'ils sont sauvegardés sur l'ordinateur d'un collègue inconnu, enfouis dans un dossier réseau impossible à parcourir, ou, en raison d'un formatage incorrect ou d'une faible bande passante, tout simplement illisibles sur certains appareils.

En définitive, une plateforme vidéo vous fournit les outils nécessaires pour gérer un volume croissant d'enregistrements de réunions et pour rendre facilement accessibles à la demande les informations qu'ils contiennent. Ces plateformes peuvent également inclure des fonctionnalités clés favorisant la collaboration et la productivité, telles que des outils d'enregistrement multicaméra, des lecteurs interactifs, des analyses d'audience et des intégrations permettant d'intégrer facilement les contenus et les connaissances vidéo à vos autres systèmes d'information.

Enregistrement automatique des réunions à grande échelle

Lorsque votre organisation automatise l'enregistrement des réunions, vos employés disposent d'un enregistrement consultable qu'ils peuvent visionner à tout moment, que ce soit lors d'un appel ou d'une réunion en salle. Ainsi, chacun peut participer plus activement aux réunions, en toute confiance, sachant qu'il pourra revoir la discussion à la demande.

Et la bonne nouvelle ? Enregistrer automatiquement chaque réunion est en fait plus facile que de se souvenir de l'enregistrer au cas par cas.

Panopto La plateforme vidéo de pointe de [Nom de l'entreprise] vous offre deux options pour automatiser l'enregistrement des réunions au sein de votre organisation.

Tout d'abord, pour toutes ces réunions en présentiel qui se déroulent dans vos salles de conférence, Panopto La fonction unique d'enregistrement à distance de [Nom de l'entreprise] vous permet de programmer l'enregistrement à l'avance, que ce soit pour des réunions régulières ou ponctuelles. Une fois la réunion programmée, toutes les caméras et tous les microphones se mettent en marche à l'heure prévue, permettant ainsi aux participants d'arriver et de se réunir sans avoir à se soucier d'appuyer sur « Enregistrer ».

Et deuxièmement, pour toutes ces réunions tenues en ligne par vidéoconférence, Panopto Il est livré avec des intégrations prêtes à l'emploi pour les systèmes de visioconférence tels que Zoom, Skype Entreprise, BlueJeans et GoToMeeting. Lorsque vous l'intégrez Panopto Grâce à votre logiciel de visioconférence, tous les enregistrements de vos réunions seront téléchargés dans une vidéothèque sécurisée, transcodés pour une lecture optimisée, indexés pour la recherche et partagés en toute sécurité selon vos autorisations — le tout automatiquement.

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L'enregistrement automatique de vos réunions est une solution intelligente et évolutive pour préserver les informations et les idées échangées par vos collaborateurs. Utiliser une plateforme vidéo pour gérer et partager ces enregistrements en interne est encore plus judicieux.

Transformer les réunions en ressources informationnelles

Aujourd'hui, presque toutes les organisations cherchent à améliorer la productivité de leurs réunions et à optimiser le temps que leurs collaborateurs y consacrent. De plus en plus d'entreprises prennent conscience que la valeur ajoutée des réunions réside principalement dans les informations qui y sont partagées. Par conséquent, un nombre croissant d'entreprises cherchent désormais à immortaliser ces moments clés et à les conserver comme ressources d'expertise et d'information institutionnelles disponibles à la demande.

Bien plus complète que les notes manuscrites et bien plus efficace que d'exiger des organisateurs de la réunion qu'ils rédigent des comptes rendus après la réunion, la capture vidéo des réunions s'est rapidement révélée être un moyen idéal de documenter tous les détails des discussions d'équipe.

Et grâce à un ensemble adéquat d'outils complémentaires de gestion vidéo, toute organisation peut transformer ces réunions en ressources d'information consultables, ce qui contribue non seulement à améliorer la concentration et l'engagement pendant une réunion, mais aussi à garantir que les connaissances utiles ne disparaissent pas après la fin de la réunion.

Une plateforme vidéo permet à votre organisation de gérer et de sécuriser une bibliothèque de vidéos de réunions en constante expansion. Quels que soient vos investissements actuels en solutions de réunion, une plateforme vidéo s'intègre à vos systèmes existants, permettant ainsi à vos employés de bénéficier de tous les avantages de l'enregistrement de réunions sans avoir à maîtriser une nouvelle technologie.

Vos collaborateurs tiennent déjà des réunions — en moyenne 62 par personne et par mois. Et le plus souvent, ces discussions se déroulent dans un lieu ou via un appareil déjà équipé pour la visioconférence.

Imaginez tout ce que vos équipes pourraient accomplir de plus si quelqu'un appuyait simplement sur « enregistrer » et que toutes les informations et l'expertise échangées lors de ces sessions étaient automatiquement sauvegardées et partagées au profit de tous les autres membres de l'équipe.

 

Vous recherchez une solution de gestion vidéo qui favorise la productivité et la collaboration à tous les niveaux de votre organisation ? Contactez l’équipe Panopto dès aujourd’hui pour bénéficier d’un essai gratuit .