Le moderne tecnologie di comunicazione unificata sono diventate essenziali per consentire una collaborazione e una comunicazione produttive in tempo reale tra colleghi e team, che ora possono incontrarsi virtualmente faccia a faccia praticamente da qualsiasi luogo per portare a termine i propri progetti. Strumenti di videoconferenza come Zoom, WebEx, Skype e GoToMeeting hanno registrato un'impennata di adozione negli ultimi anni per soddisfare questa esigenza, offrendo inoltre ai lavoratori un nuovo modo per ottenere ancora di più dalle loro riunioni : semplicemente premendo il pulsante di registrazione.

Sempre più persone utilizzano gli strumenti di videoconferenza per registrare conversazioni, sessioni di formazione, riunioni di brainstorming, incontri di progetto, comunicazioni con i dirigenti e altro ancora. È un modo semplice per creare una registrazione completa della riunione, da consultare in seguito se necessario, indipendentemente dal fatto che qualcuno abbia potuto partecipare o meno.

Ma che fine fanno tutte quelle registrazioni di videoconferenze che spesso contengono discussioni e informazioni riservate interne? Dove vengono archiviate? E come vengono condivise?

I quattro problemi legati alla condivisione delle registrazioni delle riunioni

La possibilità di condividere in modo sicuro le registrazioni delle riunioni con i colleghi è una funzionalità che la maggior parte delle soluzioni per videoconferenze non è progettata per offrire. Sono state create per facilitare le attività, non per documentarle e condividerle.

Ciò significa che la questione di come e dove condividere le registrazioni video viene spesso lasciata alla discrezione dell'organizzatore della riunione, e le risposte che solitamente fornisce sono tutt'altro che ideali.

Oggi, le registrazioni delle riunioni finiscono in genere per essere salvate sui singoli computer portatili, archiviate in cartelle sulla rete aziendale con la sola indicazione della data o dell'oggetto della riunione, oppure ospitate temporaneamente nel cloud. O peggio, il responsabile della riunione carica il video su siti di condivisione per utenti privati ​​come YouTube o Dropbox, dove informazioni sensibili potrebbero essere accessibili a chiunque riesca a impossessarsi del link.

Sembra esagerato? Al momento in cui scrivo, una rapida ricerca su YouTube restituisce oltre 800.000 video per "riunione interna", altri 240.000 per "roadmap di prodotto" e altri 170.000 per "formazione riservata".

Spero che nessuna di queste ti riguardi.

Rendere disponibili i file video è solo una parte del problema. Quando si condividono le registrazioni delle riunioni con i colleghi, i dipendenti si imbattono spesso nelle seguenti difficoltà, ognuna delle quali può comportare la perdita del valore che queste risorse potrebbero offrire all'organizzazione.

Problema 1: Non è possibile inviare semplicemente un file video.

Anche i file video brevi sono spesso troppo grandi per essere inviati come allegati e-mail. Un solo minuto di video registrato con un iPhone a 1080p crea un file di 175 MB: un ordine di grandezza superiore alla dimensione massima consentita per gli allegati dalla maggior parte dei server di posta elettronica aziendali, e dura solo 60 secondi. Quando l'e-mail non è un'opzione, le persone ricorrono al caricamento della registrazione su siti di condivisione file come Google Drive o Dropbox per condividere il link, ma anche questi non sono ottimizzati per una facile condivisione di video. Gli utenti in genere devono scaricare l'intero file video sul proprio dispositivo prima di poterlo riprodurre, e nessuno dei siti di condivisione file attualmente disponibili consente di navigare all'interno del contenuto video o di effettuare ricerche per trovare momenti specifici e rilevanti.

Problema 2: I video non vengono riprodotti correttamente in automatico su tutti i dispositivi.

I file video non sono come i documenti di testo. Esistono decine di tipi di file video diversi, e solo pochi sono compatibili con tutti i PC, Mac e smartphone utilizzati da tutti i dipendenti della tua organizzazione. Alcuni sistemi di videoconferenza registrano addirittura i video in formati proprietari che non possono essere riprodotti senza prima scaricare e installare un software specifico. È un problema che si tende a sottovalutare finché qualcuno non tenta di condividere un video e un collega riceve solo il messaggio "Errore: tipo di file non supportato".

Problema 3: Cercare momenti specifici nelle registrazioni delle riunioni è quasi impossibile.

La maggior parte delle riunioni è programmata per 30 o 60 minuti. Ma quando i dipendenti rivedono le registrazioni, raramente intendono guardare l'intera sessione: vogliono rivedere quei 2 minuti rilevanti in cui è stato discusso un dettaglio importante. In un documento, è facile: basta premere Ctrl+F e una ricerca per parole chiave permette di setacciare anche i promemoria più lunghi. Il video, tuttavia, è tradizionalmente una scatola nera, senza alcun modo per consentire agli spettatori di passare rapidamente ai momenti chiave. Di conseguenza, si ritrovano a dover cliccare a caso sulla timeline di riproduzione o a dover guardare l'intera registrazione. In entrambi i casi, l'efficienza ottenuta registrando le riunioni viene persa perché le informazioni contenute nelle registrazioni non sono facilmente accessibili.

Problema 4: Le registrazioni delle tue riunioni potrebbero non essere sicure quanto dovrebbero.

Che si utilizzi lo spazio di archiviazione cloud del proprio strumento di videoconferenza o un sistema di condivisione file come i già citati Google Drive o Dropbox, quando "condividere un video" significa semplicemente "inviare a qualcuno un link a un file non in elenco", si corre il rischio che registrazioni di riunioni interne riservate finiscano nelle mani sbagliate. La maggior parte dei sistemi di videoconferenza non offre controlli granulari per la sicurezza dei contenuti video a livello amministrativo. Quindi, se un dipendente sceglie l'opzione "chiunque abbia questo link può visualizzare", allora, di fatto, chiunque abbia il link potrà visualizzare il video, che fosse autorizzato o meno, e potreste non accorgervi mai che è stato condiviso con la persona sbagliata finché non è troppo tardi. Mentre le potenziali ripercussioni di una condivisione non sicura di questo tipo sono ovvie quando si tratta di rendere pubblici contenuti sensibili, le conseguenze possono essere altrettanto gravi, se non peggiori, anche se il video viene inavvertitamente reso accessibile al pubblico interno sbagliato. Non è difficile immaginare le ripercussioni che potrebbero verificarsi se i dipendenti venissero a conoscenza delle riunioni che i dirigenti tengono per discutere modifiche alle strategie aziendali, ai budget e all'organico.

 

Pertanto, sebbene le persone abbiano le migliori intenzioni di migliorare la produttività registrando e condividendo le proprie riunioni, senza un'altra soluzione che le aiuti a farlo, spesso si creano lavoro extra, nuove frustrazioni e potenziali rischi per la sicurezza.

Videoconferenza e piattaforma video: insieme sono più efficaci.

È assolutamente necessario gestire in modo intelligente le registrazioni delle riunioni, assicurandosi che vengano conservate in modo sicuro e condivise solo con il pubblico previsto, e che tale pubblico possa accedere in modo semplice e veloce ai contenuti dei video condivisi.

Ecco perché una soluzione completa per la gestione delle registrazioni delle riunioni interne fa molto di più che semplicemente registrare. Prende queste registrazioni e ne semplifica la ricerca, la condivisione e la visione successiva, garantendo al contempo la sicurezza di tutti i dati.

Questa soluzione è una piattaforma video .

Se collegata ai sistemi di registrazione delle riunioni in sala o integrata direttamente con la soluzione di videoconferenza, una piattaforma video consentirà alla vostra organizzazione di acquisire, gestire e condividere in modo sicuro le registrazioni delle riunioni su larga scala, aiutandovi ad accedere a una vasta gamma di conoscenze e informazioni aziendali consultabili che prima non sarebbero mai state disponibili.

È come avere il proprio YouTube privato e sicuro, ma migliore.

Una moderna piattaforma video come Panopto Funziona in sinergia con le tecnologie di riunione che già utilizzi, permettendoti di trasformare facilmente le registrazioni delle riunioni in risorse informative riutilizzabili. Ecco 9 modi in cui una piattaforma video può aiutare i tuoi team a ottenere il massimo dalle riunioni:

1. Archiviazione sicura, flessibile e a lungo termine.

Con una piattaforma video, puoi centralizzare e archiviare tutte le registrazioni delle tue riunioni in una libreria video ricercabile che imposta le registrazioni come private per impostazione predefinita e le salva tutte finché non decidi di non averne più bisogno. Carica ogni registrazione di videoconferenza o di sala riunioni sulla tua piattaforma video, anche aggiungendo in blocco registrazioni di riunioni già esistenti, e la piattaforma trascriverà automaticamente le registrazioni, renderà ricercabili tutte le parole pronunciate e visualizzate e le ottimizzerà per uno streaming fluido con un solo clic su qualsiasi dispositivo.

2. Strumenti di governance per la gestione su larga scala delle registrazioni delle riunioni.

Come garantire che solo le persone giuste abbiano accesso alle registrazioni delle riunioni? E come mantenere riservate le informazioni confidenziali fino al momento della condivisione? Una moderna piattaforma video in genere include l'integrazione con il Single Sign-On (SSO) per offrire agli amministratori il controllo completo su chi può condividere le registrazioni delle riunioni, a livello aziendale, di team o per singola registrazione. Gli amministratori possono anche gestire la conservazione e la disponibilità dei contenuti video , con opzioni per impostare la scadenza dei video dopo un determinato periodo di tempo o per richiedere approvazioni specifiche prima che nuovi contenuti possano essere resi disponibili o condivisi.

3. Esamina attentamente ogni dettaglio nelle registrazioni delle riunioni.

Un tempo, trovare informazioni contenute nei video era un'operazione così inefficiente e complessa che in pochi avevano mai preso in considerazione l'idea di sfruttare le registrazioni delle riunioni come risorse di conoscenza. Dopotutto, la maggior parte delle persone non ha né il tempo né la voglia di guardare una registrazione di 30 minuti per trovare le informazioni specifiche di cui ha bisogno. Tuttavia, le funzionalità di ricerca all'interno dei video hanno fatto molta strada negli ultimi anni e oggi cercare dettagli in un video non è più difficile che cercare parole in un documento di testo o in un'e-mail. Panopto La piattaforma video di [nome dell'azienda], ad esempio, utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per identificare e indicizzare ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo in una registrazione, consentendo ai dipendenti di trovare istantaneamente e avanzare rapidamente al momento esatto in cui viene discusso un argomento rilevante.

4. Trascrizione e sottotitolazione automatiche.

Una moderna piattaforma video può creare automaticamente una trascrizione testuale di ogni riunione registrata, che può essere scaricata, modificata e condivisa con i colleghi che desiderano semplicemente dare un'occhiata alle conversazioni. È una piccola aggiunta che può fare una grande differenza, consentendo ai partecipanti di intervenire più attivamente in ogni riunione senza doversi preoccupare di prendere appunti o redigere verbali. Panopto La piattaforma video crea anche sottotitoli automatici con timestamp per ogni registrazione, che possono essere attivati ​​e disattivati ​​dallo spettatore. Questi sottotitoli possono rendere le registrazioni delle riunioni ancora più preziose, non solo rendendole più accessibili ai dipendenti con problemi di udito, ma anche rendendole più flessibili come risorse informative: con i sottotitoli attivati, i dipendenti possono comunque seguire una registrazione anche se guardano con l'audio disattivato.

5. Modifica le registrazioni delle riunioni prima di condividerle.

Nel corso dei soliti 30 o 60 minuti, la maggior parte delle riunioni non è interamente dedicata al lavoro. Quindi, sia che le riunioni inizino con un po' di team building parlando di figli, sport, weekend e altre conversazioni informali, sia che la discussione si discosti dal tema principale, è importante poter eliminare i momenti che non devono essere documentati e archiviati. Per questo motivo, le moderne piattaforme video spesso includono semplici strumenti di editing video progettati per rimuovere facilmente conversazioni indesiderate o fuori tema dai video delle riunioni. È possibile utilizzare questi strumenti anche per unire più registrazioni di riunioni, semplificando la ricostruzione di riunioni interrotte per la pausa pranzo o per unificare tutte le conversazioni relative a un'iniziativa in un'unica registrazione.

6. Migliorare l'esperienza di riproduzione video.

Le riunioni sono eventi dinamici e collaborativi che spesso coinvolgono più persone che conversano condividendo schermi, diapositive e documenti, e persino scrivendo su lavagne, spesso da luoghi diversi. Una piattaforma video consente agli spettatori di vedere tutto affiancato, dando loro il controllo della propria esperienza di visione ed estendendo la collaborazione oltre la riunione in tempo reale. Panopto La piattaforma video di [nome dell'azienda], ad esempio, presenta un lettore video interattivo unico che non solo mostra agli spettatori più flussi video, ma consente anche di passare da un flusso all'altro e persino di modificare la velocità di riproduzione del video. Gli spettatori possono inoltre navigare rapidamente tra i contenuti di una registrazione di riunione tramite miniature video che mostrano un'anteprima cliccabile di ciò che seguirà, nonché una trascrizione della registrazione che è possibile scorrere e cliccare per passare direttamente alla parte desiderata.

7. Continuate a collaborare all'interno dei vostri video.

Registrando tutte le riunioni, è possibile eliminare una notevole quantità di ridondanze nel processo collaborativo. È possibile condividere istantaneamente conoscenze e informazioni emerse durante una riunione, senza che gli esperti debbano dedicare tempo alla creazione di documenti esplicativi aggiuntivi rispetto a quanto già presentato. Inoltre, se qualcuno ha bisogno di fornire ulteriori informazioni, può creare e condividere rapidamente una presentazione video in una frazione del tempo necessario per redigere un documento formale. Molti lettori video moderni supportano anche la collaborazione in tempo reale, integrando le chat delle riunioni e consentendo agli spettatori di aggiungere commenti o partecipare a discussioni direttamente nel video al termine della riunione.

8. Ottieni informazioni più approfondite tramite l'analisi video.

Grazie a una piattaforma video, finalmente potrai ottenere risposte alle domande che ti poni su ciò che accade durante le riunioni nella tua organizzazione. Una piattaforma video moderna include in genere una suite completa di analisi video che, una volta avviata la registrazione di tutte le riunioni, ti aiuterà a ricavare nuove informazioni, come ad esempio quanto tempo viene dedicato alle riunioni, quanto di quel contenuto viene utilizzato dopo la riunione e quali argomenti vengono cercati e visualizzati più frequentemente. Potrai persino trovare dati specifici per ogni utente, fino a sapere chi ha guardato cosa e se ha visualizzato una determinata registrazione per intero.

9. Integra la tua videoteca con altri sistemi.

Una piattaforma video può integrarsi non solo con le soluzioni di videoconferenza e audiovisivi in ​​sala riunioni, ma sempre più spesso consente anche di aggiungere e condividere le registrazioni delle riunioni su altri portali aziendali. Le moderne piattaforme video includono comunemente integrazioni con sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) come Cornerstone, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce e altro ancora. Molte piattaforme video includono anche API per sviluppatori, che permettono di personalizzare la gestione delle registrazioni e l'integrazione dei video nell'ecosistema tecnologico in base alle proprie esigenze.

Se vale la pena tenere la riunione, vale la pena mantenerla.

 

Registrare le riunioni è più facile che mai. Ma queste registrazioni non servono a molto se vengono salvate sul computer di un collega qualsiasi, sepolte in una cartella di rete impossibile da raggiungere o, a causa di una formattazione errata o di una connessione a banda larga insufficiente, semplicemente non vengono riprodotte su alcuni dispositivi.

In definitiva, una piattaforma video offre gli strumenti necessari per gestire un archivio in continua crescita di registrazioni di riunioni e per rendere le informazioni contenute in questi video facilmente reperibili su richiesta. Le piattaforme video possono anche includere funzionalità chiave che favoriscono ulteriormente la collaborazione e la produttività, come strumenti di registrazione multicamera, lettori interattivi, analisi del pubblico e integrazioni che consentono di trasferire conoscenze e contenuti video negli altri sistemi aziendali.

Registrazione automatica delle riunioni su larga scala

Quando la tua organizzazione automatizza la registrazione delle riunioni, i tuoi dipendenti possono contare su una registrazione ricercabile della riunione, consultabile ogni volta che partecipano a una chiamata o si trovano in una sala riunioni. Ciò significa che tutti potranno partecipare più attivamente alle riunioni, con la certezza di poter rivedere la discussione su richiesta ogni volta che ne avranno bisogno.

E la buona notizia? Registrare automaticamente ogni riunione è in realtà più facile che ricordarsi di registrarle una per una.

Panopto La piattaforma video leader del settore offre due opzioni per automatizzare la registrazione delle riunioni nella tua organizzazione.

Innanzitutto, per tutti gli incontri in presenza che si svolgono nelle vostre sale conferenze, Panopto L'esclusiva funzione di registrazione remota consente di programmare la registrazione in anticipo, sia per riunioni ricorrenti che per riunioni singole. Una volta programmata la registrazione di una riunione, tutte le telecamere e i microfoni inizieranno a registrare all'ora designata, consentendo ai partecipanti di entrare e partecipare alla riunione senza doversi preoccupare di premere il pulsante "registra".

E in secondo luogo, per tutte le riunioni tenute online tramite videoconferenza, Panopto viene fornito completo di integrazioni pronte all'uso per sistemi di videoconferenza come Zoom, Skype for Business, Bluejeans e GoToMeeting. Quando integri Panopto Grazie al software di videoconferenza, tutte le registrazioni delle riunioni verranno caricate in una libreria video sicura, transcodificate per una riproduzione ottimizzata, indicizzate per la ricerca e condivise in modo sicuro in base alle autorizzazioni da te definite, il tutto in modo automatico.

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La registrazione automatica delle riunioni è un metodo intelligente e scalabile per preservare le informazioni e le idee che i partecipanti si scambiano. E utilizzare una piattaforma video per gestire e condividere internamente le registrazioni delle riunioni è una soluzione ancora più efficace.

Trasformare le riunioni in risorse informative

Oggigiorno, quasi tutte le organizzazioni cercano modi per migliorare la produttività delle riunioni e aumentare il valore derivante dal tempo che i propri dipendenti vi dedicano. Le aziende si rendono sempre più conto che gran parte del valore delle riunioni risiede nelle informazioni effettivamente condivise. Di conseguenza, un numero crescente di aziende sta cercando di catturare quei momenti importanti delle riunioni e di conservarli come risorse on-demand di competenze e informazioni aziendali.

Molto più complete degli appunti scritti a mano e molto più efficienti rispetto alla richiesta ai responsabili delle riunioni di redigere riepiloghi post-incontro, le registrazioni video delle riunioni si sono rapidamente dimostrate un mezzo ideale per documentare tutti i dettagli delle discussioni di gruppo.

Con la giusta suite di strumenti complementari per la gestione video, qualsiasi organizzazione può trasformare le riunioni in risorse informative ricercabili, il che non solo contribuisce a migliorare la concentrazione e il coinvolgimento durante la riunione, ma garantisce anche che le informazioni utili non vadano perse al termine della stessa.

Una piattaforma video consente alla tua organizzazione di gestire e proteggere una libreria di video di riunioni in continua espansione. Indipendentemente dagli investimenti già effettuati dalla tua organizzazione in soluzioni per le riunioni, una piattaforma video si integrerà con i sistemi esistenti, offrendo ai tuoi dipendenti tutti i vantaggi della registrazione delle riunioni senza dover imparare una nuova tecnologia.

I vostri dipendenti sono già impegnati in riunioni: in media 62 a persona al mese. E molto spesso, queste discussioni si svolgono già in un luogo fisico o tramite un dispositivo già predisposto per le videoconferenze.

Immaginate quanto di più potrebbero realizzare i vostri team se bastasse premere "registra" e tutte le informazioni e le competenze scambiate durante le sessioni venissero automaticamente salvate e condivise a beneficio di tutti gli altri membri del team.

 

Siete pronti per una soluzione di gestione video in grado di supportare la produttività e la collaborazione a tutti i livelli della vostra organizzazione? Contattate oggi stesso il team Panopto per richiedere una prova gratuita .