Dans cet article de blog, Andy Spedding, chef de projet informatique à l'Université d'Exeter, donne ses trois principaux conseils sur la façon de gérer un déploiement à grande échelle de l'enregistrement des cours, en se basant sur l'expérience de l'Université dans la mise en œuvre de Panopto.

 

L'Université d'Exeter dispose depuis plusieurs années d'un système de capture de conférences . Alors que nous étions définitivement convaincus des avantages de la capture de nos conférences, nous avons décidé que nous voulions une solution d'enregistrement plus récente et plus flexible, qui offrait plus de fonctionnalités et la capacité d'évoluer de manière plus efficace. Ainsi, en 2015, après avoir mené une procédure d'appel d'offres approfondie, nous avons choisi Panopto comme nouvelle plateforme vidéo .

L'université a mené une mise en œuvre de la solution en deux phases. Au cours de la phase 1, qui s'est déroulée durant l'été 2016, Panopto a été installé dans 47 amphithéâtres principaux répartis sur nos 5 campus du Devon et des Cornouailles. Dans le cadre de cette phase, l'établissement a mis en œuvre une interface automatisée sur mesure entre Panopto et notre système d'aménagement du temps fourni par Scientia.

J'ai repris le poste de chef de projet informatique en octobre 2016 pour gérer la phase 2 du projet. Il s'agissait de rendre 91 salles de séminaire supplémentaires prêtes à être capturées et cela s'est déroulé durant l'été 2017. En plus du déploiement des salles supplémentaires, nous avons également mis en place une interface automatisée entre Panopto et notre VLE, Moodle.

Le résultat de ce processus est que nous disposons désormais d'une méthode transparente de bout en bout pour programmer des enregistrements et les publier sur notre VLE sans que les universitaires aient à faire quoi que ce soit. De plus, ce système a été mis en place sur l'ensemble du campus et est donc accessible à tous les membres du personnel qui souhaitent en profiter.

Ce que nous avons appris - mes trois meilleurs conseils

Après avoir géré cet important projet de capture de conférences à l'université, nous avons appris beaucoup de choses en cours de route et je voulais partager avec vous mes trois principaux conseils.

1. Impliquez vos universitaires dès le début

Il est essentiel d'obtenir l'adhésion du personnel académique dès le début du processus. Pour cela, il faut que votre communication soit parfaite. Ils doivent savoir comment le système fonctionne, comment utiliser l'équipement audiovisuel pour optimiser les enregistrements - en particulier l'utilisation de microphones à revers pour une meilleure capture audio et comment ils peuvent accepter ou refuser d'être enregistrés. En communiquant clairement le mode d'utilisation de la plateforme, vous éviterez les résistances qui pourraient se former si les universitaires ne se sentent pas bien informés.

2. Utiliser des preuves pour rassurer les universitaires sur les avantages de l'enregistrement des cours.

Vous devriez essayer de persuader vos professeurs que Panopto n'a pas d'effet négatif sur l'assiduité aux cours, et utiliser des preuves à l'appui. Un certain nombre d'études ont été réalisées et montrent que l'enregistrement des cours n'entraîne pas une baisse considérable de l'assiduité comme le craignent de nombreux universitaires. À Exeter, la baisse de l'assiduité aux cours a été faible et nous avons estimé que les avantages l'emportaient largement sur les inconvénients. De nombreux étudiants ne peuvent pas assister à tous leurs cours pour des raisons valables, et Panopto leur fournit un filet de sécurité pour qu'ils puissent suivre leur cours.

3. Veillez à programmer à l'avance les salles destinées à la mise en œuvre de la capture de conférence !

Alors que mes deux premiers conseils concernent davantage les facteurs culturels qui apparaissent lorsque vous mettez en œuvre une nouvelle technologie, mon dernier conseil est très pratique. Lorsque vous déployez Panopto sur l'ensemble de votre domaine, assurez-vous de réserver vos salles bien à l'avance pour les installations audiovisuelles et tenez-vous en à ces salles comme de la glu ! Beaucoup de nos réservations ont été déplacées en raison de la nécessité d'accueillir des conférences ou d'autres événements. Cela signifie que nous avons dû continuellement revoir notre fenêtre d'installation au cours de l'été. Ce genre de choses peut entraîner des dépassements du projet, alors essayez de planifier à l'avance autant que possible pour vous assurer que tout se passe bien.

 

Dernière réflexion

Nos étudiants adorent Panopto, ce que nous constatons très clairement en consultant les statistiques d'analyse de Panopto . Ils nous disent qu'il s'agit d'un outil pédagogique important pour la rédaction de notes de cours et les révisions ultérieures, et nos étudiants ayant des difficultés d'apprentissage l'utilisent aussi beaucoup. Les statistiques d'utilisation des visionneuses atteignent des sommets, ce qui signifie que nous avons dû obtenir des heures d'utilisation supplémentaires pour répondre à la demande des étudiants pour les enregistrements ! Il est important de noter que, dans l'ensemble, nos universitaires l'apprécient également beaucoup et pensent qu'il apporte une grande valeur ajoutée à l'expérience d'apprentissage de nos étudiants ici à Exeter.