Il video è una bestia unica. È più coinvolgente di un manuale di formazione e aiuta a scalare la formazione nelle grandi organizzazioni. Ma è eccezionalmente difficile gestire e condividere le risorse formative basate sui video senza il giusto set di strumenti. Inoltre, i sistemi su cui le organizzazioni fanno normalmente affidamento per supportare l'apprendimento e la condivisione delle conoscenze sul posto di lavoro, come i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS), i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e i sistemi di condivisione dei file aziendali, non sono mai stati costruiti per supportare l'apprendimento basato sui video.

Panopto ha avuto l'opportunità di lavorare con più di mille organizzazioni nell'ambito delle loro iniziative di video learning e, sebbene gli obiettivi e le strategie di ogni azienda siano unici, quasi tutte incontrano gli stessi problemi quando si tratta di includere i video nella formazione dei dipendenti.

Sfida 1: memorizzare i file video

Avete finito di registrare un video. Congratulazioni! Ora dove lo mettete? È una domanda semplice con una risposta complicata, perché i file video sono enormi.

A titolo di riferimento, si consideri che un video di un minuto registrato con un iPhoneX a risoluzione 1080p produce un file di circa 175 MB. Per capire quanto sia grande, confrontiamolo con un documento di testo di grandi dimensioni. Guerra e Pace di Leo Tolstoj è un tomo di 1440 pagine che contiene oltre 587.000 parole, ma occupa solo 2 MB come documento Microsoft Word.

La dimensione comparativa dei file video diventa un problema pratico se consideriamo dove la maggior parte delle aziende archivia i propri materiali didattici: in un LMS come Saba o Cornerstone, o in un CMS come SharePoint.

Il problema è che la dimensione massima predefinita dei file di questi sistemi è in genere impostata tra 50 e 100 MB. Al momento della stesura del presente documento, la dimensione massima predefinita dei file che è possibile caricare su SharePoint è di 50 MB. Cornerstone ha una dimensione massima predefinita di 100 MB. E la maggior parte degli altri LMS più diffusi ha limitazioni simili. Questo ci pone di fronte a una sfida ovvia: anche un video di un minuto supera i nostri limiti di dimensione dei file!

Naturalmente, la maggior parte delle organizzazioni può adottare misure per aumentare le dimensioni massime dei file nei propri sistemi LMS e CMS. Ma queste misure possono arrivare solo fino a un certo punto. Oggi, la maggior parte degli LMS e dei CMS fissa ancora un limite massimo di 2 GB per file. Con 175 MB al minuto, saremo in grado di registrare solo circa 11 minuti di video prima che il nostro file superi anche questo limite. Ma quanti municipi, corsi di formazione in aula e discorsi dei dirigenti durano meno di 11 minuti?

Per le registrazioni più lunghe, che di solito costituiscono la maggior parte delle registrazioni aziendali, emerge una nuova serie di problemi. Per rendere disponibili questi video, qualcuno dovrà innanzitutto
spendere tempo prezioso per comprimere e convertire i file video alla giusta velocità in bit, alla giusta velocità in fotogrammi e alla giusta risoluzione che consentirà di caricare il video su un LMS. Si tratta di fasi tecniche di produzione complesse che spesso richiedono software costosi o specialisti esterni.

A fronte delle numerose sfide poste dall'utilizzo dei sistemi LMS e CMS, alcune organizzazioni si tirano indietro e si limitano a caricare i video sui sistemi di condivisione dei file aziendali (siano essi semplici unità LAN di rete o soluzioni basate sul web come Google Drive o Dropbox). Sebbene questi sistemi non abbiano limitazioni simili per quanto riguarda le dimensioni dei file, presentano altre sfide relative ai formati dei file, alla loro reperibilità e all'analisi.

Sfida 2: Formati dei file video

Un rapido esercizio di riflessione: provate a pensare a un formato video digitale che siate certi possa essere riprodotto su tutti i dispositivi dei vostri dipendenti. Se avete bisogno di un suggerimento, ecco alcune possibilità: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA e M4V.

Qualche ipotesi?

In realtà si tratta di una domanda trabocchetto. Non c'è modo di sapere se un file video è compatibile semplicemente guardando il suo tipo di file. Il motivo è che i file video sono più complessi delle immagini fisse o dei documenti di testo. In particolare, i file video sono composti da due parti: i contenitori e i codec.

Consideriamo un file video, MyTraining.mov. L'estensione del file .mov è il contenitore. È semplicemente un guscio per ciò che si trova all'interno del file. All'interno del contenitore si trovano i codec audio e video, che determinano la riproduzione del file sui dispositivi dei dipendenti. Quindi, guardando semplicemente l'estensione .mov, non possiamo dire se il file consiste in un video di webcam di bassa qualità senza alcun suono o in un video 4K con cinque canali di audio di qualità cinematografica. E se il dispositivo di un dipendente non supporta uno solo dei tanti codec potenzialmente presenti nel file, gli spettatori vedranno un messaggio di errore quando cliccheranno su play.

I codec si sono evoluti nel corso degli anni e i diversi strumenti di registrazione creano video con codec diversi. Per garantire la riproduzione dei video sui dispositivi dei dipendenti, è necessario convertirli (o "transcodificarli") in formati compatibili con i browser web e i dispositivi attualmente disponibili sul mercato. Come per la compressione delle dimensioni dei file, la transcodifica dei file è un'altra complessa fase tecnica di produzione che può richiedere software o specialisti costosi.

Sfida 3: Distribuzione di video

Avete risolto la doppia sfida delle dimensioni e della formattazione che rendono problematica l'archiviazione dei video? Fantastico. Ora avete una nuova domanda a cui rispondere: cosa succede alla vostra rete quando le persone iniziano a premere play?

Sia che i vostri dipendenti guardino da remoto o in loco, sia che utilizzino desktop, laptop o dispositivi mobili, la trasmissione di video può rappresentare una seria sfida per le reti aziendali. Il più delle volte il colpevole non è il video in sé, ma il sistema in cui si è scelto di archiviare i video.

Che si tratti di un LMS, di un CMS o di una soluzione aziendale di condivisione dei file, la maggior parte dei repository di contenuti fornisce file video nello stesso modo in cui fornisce file di testo o di immagine. Quando
un dipendente scarica un manuale di formazione dal vostro LMS, il file viene scaricato nella sua interezza. Una volta scaricato, può essere aperto. Questo approccio funziona abbastanza bene quando si lavora con documenti di 2 MB. Tuttavia, è del tutto insufficiente quando si tratta di file video di diversi gigabyte.

Se lo stesso dipendente dovesse fare clic su play su un video di formazione ospitato nel vostro LMS, quest'ultimo cercherebbe di consegnare il file video nella sua interezza, non diversamente dal manuale di formazione. Per un video di 2 GB su una rete da 25 Mbps, ci vorranno più di 10 minuti per ricevere il file completo. Se il dipendente dispone di una connessione più veloce a 100 Mbps, ci vorranno comunque circa 3 minuti.

Quando il video inizia a essere scaricato, inizia anche la riproduzione. Purtroppo, spesso i video vengono riprodotti più velocemente di quanto non vengano scaricati e questo porta a temuti ritardi nella riproduzione, chiamati buffering. Il buffering obbliga a mettere in pausa il video fino a quando non ne viene scaricato un altro.

Perché il buffering è temuto? Perché quando i video vanno in buffering, gli spettatori se ne vanno. Ricerche di settore dimostrano che un solo evento di buffering riduce la quantità di video guardati del 39%. In poche parole, se gli spettatori sperimentano il buffering, è molto più probabile che abbandonino il video e cerchino le informazioni altrove.

Oltre al buffering, il download dei video nella loro interezza rappresenta un'altra sfida. Su molti dispositivi mobili non c'è abbastanza spazio per memorizzare un video di 2 GB. Il risultato? Riproduzione fallita.

Tenete presente che le sfide di cui sopra si applicano ai video resi disponibili su richiesta. Un'ulteriore serie di sfide si presenta se si desidera trasmettere i video in diretta. Ad esempio, se si utilizza un repository di contenuti tradizionale come SharePoint o l'LMS, è necessario collegare e configurare manualmente un server dedicato allo streaming live per poterlo attivare.

Indipendentemente dal fatto che stiate trasmettendo video in diretta o on-demand, avete bisogno di un sistema per la distribuzione di video che riduca al minimo l'attrito per lo spettatore e non comprometta il flusso di dati sulla vostra rete.

Sfida 4: Trovare informazioni nei video

Trovare informazioni nei video è come fare ricerca in biblioteca. Entrambi prevedono un processo in due fasi. In biblioteca, il primo passo è trovare il libro giusto e il secondo è trovare la pagina giusta del libro.

Ma immaginate una biblioteca in cui non c'è ordine nella disposizione dei libri sugli scaffali e non c'è un sistema decimale Dewey che aiuti a trovare il libro giusto. E immaginate se i libri stessi non avessero né un indice, né un sommario, né un indicatore di capitolo.

Che ci crediate o no, è lo stesso modo in cui cerchiamo le informazioni contenute nei video. Con la ricerca video, il primo passo è trovare il video giusto nella vostra collezione. Il secondo passo consiste nell'individuare il momento preciso del video in cui viene trattato l'argomento rilevante. Gli approcci tradizionali alla ricerca video spesso falliscono nella prima fase e non iniziano nemmeno ad affrontare la seconda.

Il motivo è che i CMS, gli LMS, i sistemi di condivisione dei file e persino YouTube non guardano al contenuto effettivo dei video stessi, ovvero alle parole pronunciate dai presentatori o mostrate sullo schermo. Invece, quando questi sistemi cercano un video, lo fanno utilizzando le informazioni sul video, come il titolo, la descrizione e i tag. Questo approccio è decisamente insufficiente per i video di durata superiore ai 2-3 minuti.

Consideriamo una sessione di formazione registrata con istruttore, della durata di 45 minuti. In media, il formatore pronuncia 125 parole al minuto, quindi durante la sessione verranno pronunciate circa 5.625 parole. Anche se il 90% di queste parole è di scarso valore per la ricerca (ad esempio, congiunzioni come "e", pronomi come "lei", preposizioni come "dopo", determinatori come "quelle"), rimangono comunque 563 parole nel video che potrebbero essere utili per la ricerca. Tentare di etichettare manualmente ognuno di questi termini richiederebbe un'enorme quantità di tempo. Supponendo di poter aggiungere un nuovo tag ogni cinque secondi, ci vorrebbero circa 47 minuti per includere tutti i 563 termini. È un tempo più lungo del video stesso.

Poiché un'efficace etichettatura richiede molto tempo, la maggior parte delle organizzazioni aggiunge pochissimi tag a ciascun video. Secondo uno studio dell'Università del Minnesota, gli editori di video hanno aggiunto in media nove tag a ogni video. Nel nostro esempio, questi tag coprirebbero meno del due per cento del contenuto di valore. Il restante 98% sarà invisibile a qualsiasi dipendente che cerchi il contenuto.

Ma il problema non finisce qui. Anche se avessimo aggiunto faticosamente tutti i 563 tag al video, quei tag aiuterebbero comunque i dipendenti a trovare solo il punto di partenza della registrazione. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti non vogliono guardare i video di formazione nella loro interezza. Cercano invece momenti precisi del video che contengono approfondimenti su un particolare argomento. Con la ricerca video tradizionale, l'unica soluzione è fare clic a caso sulla timeline o prendersi il tempo necessario per guardare l'intera registrazione.

Naturalmente, una ricerca viene solitamente completata in pochi secondi e anche le ricerche più inefficienti non richiedono più di qualche minuto. Ma nel corso di un anno, quei minuti si accumulano. Secondo McKinsey, un knowledge worker medio spende quasi il 20% del proprio tempo alla settimana per cercare le informazioni necessarie a svolgere efficacemente il proprio lavoro: un giorno intero alla settimana.

I video sono tradizionalmente il tipo di dati meno ricercabile in azienda e l'inefficienza di trovare informazioni specifiche in questo mezzo non solo costa al personale una quantità sproporzionata di tempo, ma per molte organizzazioni finisce anche per svalutare l'intero formato, in quanto i dipendenti imparano che è meglio cercare altrove per avere riferimenti rapidi.

Sfida 5: Tracciare l'apprendimento basato su video

A scuola, gli studenti ottengono un titolo di studio frequentando le lezioni, progredendo nei percorsi formativi e dimostrando di saper applicare i concetti appresi.

Ora, immaginate una scuola in cui gli istruttori non registrano le presenze, gli studenti non possono interagire con l'istruttore o fare domande, e gli studenti non sostengono test o ricevono voti che dimostrino ciò che hanno imparato. Questo è ciò che accade quando le aziende incorporano i video nelle loro iniziative di apprendimento e sviluppo senza alcuno strumento per raccogliere dati sul coinvolgimento del pubblico, sul comportamento di visualizzazione o sulla comprensione dei video da parte dei discenti.

Gli LMS, i CMS e i sistemi di archiviazione file aziendali standard forniscono in genere pochissimi dati sulle modalità di coinvolgimento dei dipendenti nei contenuti formativi basati su video. La maggior parte dei sistemi di archiviazione file e dei CMS aziendali, ad esempio, non offre alcun dato su chi ha avuto accesso a un contenuto. Non c'è modo di sapere quali dipendenti hanno guardato i video ospitati.

I sistemi di gestione dell'apprendimento offrono in genere di più, ma non forniscono ancora il livello di granularità necessario per comprendere le tendenze di visualizzazione e il coinvolgimento. Per esempio, alcuni LMS sono in grado di riportare il numero di volte in cui un video è stato riprodotto e se il video è stato guardato fino al completamento. Tuttavia, la maggior parte non è in grado di indicare quante volte i segmenti del video sono stati guardati e riguardati. Questa può essere una svista fondamentale per valutare quali contenuti sono problematici per gli studenti. I formatori hanno bisogno di dati che mostrino cosa funziona bene e cosa no, in modo da poter apportare modifiche iterative alle strategie di formazione e al curriculum.

In classe, le domande degli studenti e le conversazioni individuali con l'istruttore possono aiutare il formatore a capire dove il programma può essere migliorato. I quiz aiutano anche gli istruttori a capire dove gli studenti hanno difficoltà. Se tutti rispondono male alla stessa domanda, è una buona indicazione che la formazione può essere migliorata.

Con gli LMS e i CMS tradizionali, tuttavia, è molto più difficile collegare i punti per capire se un video di formazione è stato efficace nell'aiutare un dipendente a diventare abile in una nuova abilità o se una parte specifica del video ha mancato il bersaglio. Non esistono opzioni di feedback per i video che sostituiscano le interazioni interpersonali con gli studenti. Inoltre, la maggior parte dei formatori non ha accesso a strumenti che consentano loro di aggiungere quiz ai contenuti formativi basati su video o, nel migliore dei casi, i quiz sono scollegati dal video formativo vero e proprio e completati separatamente.

Come educatori, i formatori aziendali sanno che i dati possono svolgere un ruolo importante nello sviluppo e nel perfezionamento delle attività e dei materiali didattici. E per i leader del settore dell'apprendimento e dello sviluppo, i dati sono una parte essenziale per dimostrare il valore degli sforzi del loro team (oltre che per giustificare futuri investimenti in nuovi membri del team e tecnologie). Tuttavia, questi dati spesso non esistono nei sistemi tradizionali utilizzati dalle aziende per gestire i video.

Qual è dunque la soluzione a tutte queste sfide?

Software di formazione video all-in-one

Per la maggior parte delle organizzazioni, la creazione e la gestione dei video di formazione richiede una complessa mappa di sistemi e software scollegati. Oggi un'azienda può facilmente utilizzare otto diverse soluzioni video per:

1. Registrazione di video su richiesta
2. Registrazione del contenuto dello schermo
3. Eventi in diretta streaming
4. Montaggio dei video
5. Comprimere e transcodificare i video
6. Indicizzazione dei contenuti video per la ricerca
7. Memorizzazione e riproduzione di video
8. Ottimizzazione della distribuzione video sulla rete aziendale

È costoso e inefficiente gestire i video in questo modo. Inoltre, sarebbe come portarsi dietro un computer portatile, un hotspot WiFi, un lettore mp3, una fotocamera digitale, una videocamera GoPro, un localizzatore GPS e un telefono: non ha più senso portarsi dietro tutte queste apparecchiature separatamente quando si possono avere tutti questi strumenti e altro ancora in un unico smartphone.

Per quanto riguarda i video, ora esiste un'unica tecnologia che risolve le principali sfide che le aziende devono affrontare quando si tratta di utilizzare i video per migliorare la formazione dei dipendenti: un sistema di gestione dei contenuti video, o CMS video. Leggete come un CMS video risolve le 5 principali sfide della formazione con i video nel nostro ultimo white paper.