오늘날처럼 들리 겠지만 이메일은 한때 직장 생산성에 큰 도움이되었습니다. 메시지를 입력하고, 보내기를 누르고, (보통) 똑같이 빠른 답장을받을 수있는 기능을 통해 사람들은 이전보다 훨씬 효율적으로 답을 얻고 정보를 공유 할 수 있습니다. 

실제로 첫 번째 실용적인 형태를 제시 한 이메일 비동기 통신, 실시간이 아니었지만 완료하는 데 몇 시간 또는 며칠이 걸리지 않은 정보 교환 수단입니다. 이메일을 사용하면 더 이상 사무실 내 메일을 기다릴 필요가 없습니다. 이는 며칠 동안의 전화 태그 게임이나 음성 메일을주고받는 것을 의미했습니다. 이는 필요할 때 책상에 없었던 동료를 추적하는 데 낭비되는 시간을 줄여줍니다. 그리고 이는 대면 회의 (특히 이전에 이동 시간이 필요했던 회의)에 소요되는 시간과 리소스가 훨씬 적다는 것을 의미했습니다. 

곧 모든 전문가들이보다 효율적으로 작업 할 수있는 기회에 뛰어 들었고, 직접 만나거나 전화를 통해 전개되던 상호 작용의 상당 부분을 이메일로 대체하기 시작했습니다.

하지만 얼마 지나지 않아 이메일 커뮤니케이션이 일반 직원에게도 혼란스럽고 압도적으로 변하기 시작했습니다. 

이메일을 사용하면 메시지가 언제 들어 오거나 다른 우선 순위 목록에 포함되는지 알 수있는 방법이 없었습니다. 그 결과 작업자는받은 편지함을 주시하고 있습니다. 지속적으로 새 메시지를 확인하고, 긴급 성을 평가하고, 긴 토론 체인에서 메시지를 하나씩 골라 내고, 답장을 보내거나 나중을 위해이를 무시합니다. 이는 사람들이 실제 작업에서주의를 분산시키는 경우가 많고 전체주의가 필요한 다른 중요한 작업에서 초점을 전환함으로써 생산성을 저하시키는 시스템입니다.

그리고 거의 생산성 향상제로서 찬사를 받았을 때, 이메일은 곧 생산성 킬러라는 레이블이 다시 지정되었습니다. 

이메일 문제

근본적인 수준에서 이메일의 문제는 다양성에서 비롯됩니다. 이메일은 기능적으로 무료이며 사실상 쉽게 보낼 수 없기 때문에 사람들은 대부분의 교환에 대해 이메일을 기본값으로 사용하기 시작했습니다. 

통신 및 협업 직장에서 누군가가 공유하고 싶은 생각이있을 때마다 서비스를 받게 될 것입니다. 회의 였어야하는 이메일, 빠른 답변이 필요한 이메일, 프레젠테이션 이었어 야하는 이메일, 제목 줄 (EOM) 만 포함 된 이메일, 심지어 "부엌에있는 도넛!"에 대해 사무실 전체에 보내는 이메일이있었습니다. 쓸모없는 답장으로 모든 메시지를 따르십시오. 

그 결과 오늘날 우리 각자는 다음과 같은 상황에 처해 있습니다.

  • 너무 많은 이메일
  • 너무 긴 이메일
  • 조치 또는 해결이 없는 이메일 체인에 너무 많은 응답이 있습니다. 
  • 이메일에 대한 답장을 너무 오래 기다리는 중
  • 중요하지 않거나 관련성이없는 너무 많은 이메일

이메일의 홍수 속에 많은 좌절감이 쌓이면서, 잠재적으로 고통을 덜어줄 수 있는 새로운 통신 도구들이 등장하기 시작한 지 얼마 되지 않았다.

이메일을 새로운 커뮤니케이션 채널로 교체

지난 몇 년 동안 다양한 새로운 동기식 디지털 통신 도구가 인기를 얻었습니다. 이러한 솔루션은 작업자가 책상을 떠나지 않고도 실시간으로 의사 소통하고 공동 작업 할 수 있도록 설계되었습니다. 이러한 시스템에 대한 수요는 대부분 전자 메일의 대안을 필사적으로 찾는 압도적 인 직원에서 비롯되었습니다. 이러한 이메일 킬러로 알려진 많은 사람들에 대해 이미 들어 보셨을 것입니다. 

직장 채팅 앱

Slack은 전문가를위한 가장 잘 알려진 채팅 앱 중 하나가되었으며, 사람들이 검색 가능한 채팅을 통해 팀원의 빠른 정보를 즉시 얻을 수 있도록합니다. Slack의 채팅 앱 채택이 급격히 증가함에 따라 Microsoft Teams, Facebook Workplace 및 Google의 G Suite Hangouts와 같은 다른 기술 대기업과의 경쟁이 발생하여 모든 곳의 기업 IT 생태계에서 이러한 유형의 기술을 강화했습니다.

이러한 도구는 누군가가 빠른 응답을 필요로 할 때마다 이메일의 즉각 성을 증폭시킵니다. 질문이있다? 동료를 직접 슬랙하거나 도움을 줄 수있는 사람들로 가득 찬 채널에 메시지를 표시하세요. 당신과 당신의 팀원이 약 2 주 전에 대화 한 프로젝트 세부 사항이 기억 나지 않습니까? 다시 검색하려면 Slack에 검색어를 입력하기 만하면됩니다. 

필요한 정보가 동료가 한두 줄의 텍스트로 대답 할 것으로 합리적으로 기대할 수있는 정보라면 이러한 앱은 빠른 IRL 대화의 차선책입니다. 

실시간 화상 회의

Zoom , GoToMeeting, 비즈니스 용 Skype (Microsoft Teams의 일부가 됨), BlueJeans 및 WebEx는 모두 실시간 비디오 통신 및 공동 작업을위한 다양한 솔루션을 제공하므로 팀이 대면 비디오 통신 및 화면 공유를 통해 원격으로 공동 작업 할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로. 그리고 화상 회의 시장은 현재 가장 빠르게 성장하는 기술 분야 중 하나입니다. Global Market Insights 는 화상 회의 시장이 2024 년까지 200 억 달러에이를 것으로 예상하며 연평균 14 % 성장할 것으로 예상합니다.

이러한 시스템 덕분에 전화 통화 였어야했던 수많은 이메일이 이제 사라졌습니다. 대신 링크를 전송하기 만하면 어디서나 동료와 실시간으로 대화하고 화면에있는 모든 것을 공유 할 수 있습니다. 

마찬가지로 20 명의 다른 수신자와 서로 회신하는 지저분한 이메일 교환도 모두 사라질 수 있습니다. 이제는 사람들이 합의에 도달하고 훨씬 더 효율적으로 결정을 내릴 수있는 가상 회의로 대체 될 수 있습니다. 

그러나 즉각적인 의사 소통이 더 나은가? 

글쎄, 때로는 예, 때로는 아니오. 

채팅 및 화상 회의 앱을 통해 실시간으로 디지털 방식으로 통신 할 수있는 기능은 사람들이 빠른 답변을 얻고 생산적인 임시 토론을 할 수있는 더 나은 방법을 제공했습니다. 그 결과 이러한 도구를 채택한 조직 내에서 전송되는 이메일의 양이 꾸준히 감소하고 있습니다. 실시간 메시징 앱은 자연스럽게 사람들이 불필요하거나 비효율적 인 이메일을 보내는 것을 막을뿐만 아니라 의사 소통의 즉각적이고 제도적 지식에 대한 더 나은 접근을 통해 작업자의 생산성을 더욱 높일 수 있습니다.

이것은 곧 이메일의 죽음이 우리에게 닥칠 것이라는 것을 의미합니까? 그럴 것 같지 않습니다.

이메일에는 여전히 장점이 있습니다. 보다 공식적이고 미묘하고 복잡하며 자세한 커뮤니케이션, 즉각적인 응답이 필요하지 않은 메시지, 원격 팀원과 정보 교환 또는 조직 외부의 사람들과 연결하는 경우 이메일이 더 나은 경향이 있습니다. 매질. 

이메일, 채팅 앱 및 화상 회의가 여전히 실패하는 곳

이 새로운 통신 스택이 제공하는 모든 생산성 향상을 위해 직장에서 내부 통신은 여전히 더 효율적이고 효과적 일 수 있습니다. 더 나은 매체 없이는 옳지 않은 커뮤니케이션 채널로 분류되는 정보 유형이 있습니다.

오늘의 지식 근로자 종종 복잡한 프로세스와 개념을 동료들에게 자세히 전달하고 설명해야합니다. 완벽한 세상에서는 이러한 주제가 직접 제시 될 것입니다. 동료는 다른 사람의 어깨를 두드리며 문제의 문제 나 과정에 대한 설명을 요청합니다. 

그러나 오늘날 과도하게 예약 된 일정과 원격 근무 준비로 인해 이러한 종류의 포괄적 인 정보 교환이 불가능한 경우가 많습니다. 그래서, 우리는 우리가 방금 실시간으로 행복하게 표현한 것의 대부분을 공식적으로 문서화 된 비동기 메시지로 캡처하려고합니다. 

하지만 자세한 이메일이나 문서는 스크린샷, 도표, 기타 데이터를 통해 작성하는 것뿐만 아니라, 작성하는 데 오랜 시간이 걸리기 때문에 아무도 실제로 500자의 이메일이나 첨부한 6페이지짜리 문서를 읽고 싶어하지 않습니다. 이런 종류의 정보는 종종 압도적이고 거의 따르기가 거의 불가능합니다. 심지어 동료가 그것을 다 파는 경우에도, 거의 항상 정보는 금방 잊혀지죠. 

채팅 앱은 더 나은 대안이 아닙니다. 자세한 정보를 전달하기위한 효율적인 수단이 아닌 긴 문서를 여전히 공유하고 있습니다. 그리고 사람들의 달력에 다른 회의를 둘 필요는 없습니다. 라이브 화상 회의에서 정보를 발표 할 수 있습니다. 녹화하지 않으면 그 정보가 거의 손실되거나 문서를 작성하기 위해 두 배의 작업을 수행합니다. 사람들이 나중에 참조 할 수있는 문서.

그렇다면 포괄적 인 커뮤니케이션과 상세한 정보 공유를 위해 이메일, 채팅 및 화상 회의보다 나은 것은 무엇일까요? 

주문형 검색 가능한 비디오.

비디오에서는 모든 프레임이 1,000 단어의 가치가 있습니다. 비디오 프레젠테이션에서 정보 나 아이디어를 시연하고 제시하는 것이 전체 텍스트 기반 이메일 또는 문서를 작성하는 데 시간과 시간을 소비하는 것보다 훨씬 효율적입니다. 또한 YouTube 시대에 대다수의 사람들은 실제로 텍스트 대신 비디오를 통해 새로운 것을 배우고 정보를 얻는 것을 선호합니다.

비디오 플랫폼의 부상

오늘날 점점 더 많은 기업이 또 다른 커뮤니케이션 및 협업 도구 를 혼합하고 있습니다. 

현대 비디오 플랫폼 캡처하기 쉬운 주문형 검색 가능한 다중 카메라 비디오를 통해 포괄적 인 정보를보다 효율적으로 전달하는 방법을 제공합니다. 실제로 프레젠테이션을 수행하는 데 걸리는 시간과 동일한 시간 내에 검색 가능한 비디오 자산을 만들 수 있습니다. 따라서 공유해야하는 모든 세부 정보를 입력하고 스크린 샷을 찍는 데 몇 시간을 소비하는 대신 웹캠을 켜고 화면을 공유하고 녹음을 누르고 프레젠테이션을 시작하면됩니다. 

Panopto 비디오 플랫폼을 사용하여 엔지니어 중 한 명이 만든 설명 비디오의 예를보십시오.

 

 

실제로 점점 더 많은 조직에서 직원이 개최하는 모든 회의를 기록하고 보관하고 있습니다. 디지털로 회의 녹화 직원들은 메모를하지 않고 회의에 완전히 참여할 수 있고, 회의 리더는 입력을 건너 뛰고 자세한 이메일 요약을 보낼 수 있으며, 참석하지 않은 사람은 기록을 시청하여 발생한 모든 세부 사항을 정확하게 확인할 수 있습니다.

관련 자료 : 회사가 모든 회의를 녹화해야하는 이유

 

아마도 가장 중요한 것은 비디오 플랫폼을 사용하면 주문형 비디오를 안전하게 공유하고 그 안의 모든 콘텐츠를 쉽게 검색 할 수 있다는 것입니다. 이메일이나 Slack을 사용하는 것처럼 가능합니다. 

파노프의 비디오 플랫폼은 예를 들면, 다음과 같은 것들을 포함한다. 통합 SSO (Single Sign-On) ID 관리 시스템 및 비디오 회의 시스템을 사용하여 비디오에 대한 액세스를 제한하고 공유 권한을 설정할 수 있으므로 사람들이 YouTube 비디오처럼 동료와 쉽게 공유 할 수 있습니다. Panopto의 스마트 검색 또한 말한 모든 단어와 비디오 내 화면에 표시되는 모든 단어의 색인을 생성하므로 빠른 검색을 통해 사람들이 내 저장된 정보를 즉시 찾을 수 있습니다. 비디오 라이브러리 주제가 논의되는 정확한 순간으로 이동합니다.

적절한 도구 조합으로 직장 커뮤니케이션 최적화

직장 커뮤니케이션 도구

하나의 솔루션이 아닌 다른 솔루션

내부 커뮤니케이션 도구에 대한 일관된 접근 방식에서 벗어나, 작업자는 최상의 결과를 얻을 수있는 채널을 통해 커뮤니케이션하고 협업 할 수있는 여러 매체를 통해 디지털 커뮤니케이션을 더 잘 지원하도록 조직을 추진하고 있습니다. 

조직의 전체 통신 스택은 동기 및 비동기 대화와 정보 공유 모두에 대한 옵션을 제공해야 합니다. 이는 기업이 다음과 같은 통합 도구를 혼용할 수 있도록 지원하는 것을 의미합니다.

  • 전자 우편 및 문서 공유 공식적인 커뮤니케이션을 위해.
  • 검색 가능한 채팅 앱 신속한 텍스트 기반 통신을 가능하게 하는
  • 화상 회의 소프트웨어 빠른 대면 대화를 가능하게합니다.
  • 비디오 플랫폼 이를 통해 검색 가능한 주문형 비디오 커뮤니케이션, 데모 및 자습서를 공유 할 수 있습니다.

 

이메일이 죽어 가고 있습니까? 

조만간. 이제 새로운 커뮤니케이션 솔루션은 애초에 이메일이 아니 었어 야했던 모든 이메일 커뮤니케이션을 더 잘 지원합니다. 그리고 그것은 모든 곳의 노동자들을 더 행복하고 더 생산적으로 만들고 있습니다.

궁극적으로 새로운 옵션을 통해 최악의 이메일 습관을 제거하고 모든 사람이 살펴볼 수있는 이메일을 더 적게 만들면 이메일이 다시 생산적인 커뮤니케이션 매체로 다시 자리를 잡을 수 있습니다.

Panopto로 통합 커뮤니케이션 스택 완성

Panopto의 기업용 비디오 플랫폼 회의, 교육 및 프레젠테이션을 녹화 한 다음 나중에 검색, 발견 및 다시 사용할 수 있도록 주문형 비디오 콘텐츠를 보관하는 데 도움이됩니다. Panopto가 작동하는 모습을보고 싶으신가요? 무료 평가판에 대해 문의.