오늘날에는 믿기 어려울지 모르지만, 이메일은 한때 업무 생산성을 크게 높여주는 수단이었습니다. 메시지를 입력하고 ‘보내기’ 버튼을 누르면 (대개) 그만큼 빠르게 답장을 받을 수 있었기 때문에, 사람들은 이전보다 훨씬 효율적으로 답변을 얻고 정보를 공유할 수 있었습니다. 

이메일은 사실상 최초의 실용적인 형태의 비동기적 의사소통, 즉 실시간은 아니지만 완료하는 데 몇 시간이나 며칠이 걸리지도 않는 정보 교환 수단을 제시했습니다. 이메일을 사용한다는 것은 더 이상 사내 우편을 기다릴 필요가 없다는 것을 의미했습니다. 이는 며칠 동안 이어지는 전화 연결 실패나 음성 메시지 주고받기를 줄여주었습니다. 또한 필요할 때 책상에 없는 동료를 찾아다니며 낭비하는 시간을 줄여주었습니다. 또한 대면 회의(특히 이전에는 이동 시간이 필요했던 회의)에 소요되는 시간과 자원을 훨씬 줄일 수 있게 되었습니다. 

금세 전 세계의 전문가들은 업무 효율을 높일 수 있는 이 기회를 놓치지 않고, 예전에는 대면이나 전화로 이루어지던 소통의 상당 부분을 이메일로 대체하기 시작했다.

하지만 얼마 지나지 않아 이메일 업무가 혼란스러워지기 시작했고, 평범한 직원들에게조차 감당하기 힘든 수준이 되었다. 

이메일의 경우, 메시지가 언제 도착할지, 또는 수많은 다른 업무 목록 속에서 어느 순위에 위치하게 될지 알 수 있는 방법이 없었습니다. 그 결과, 직원들은 수신함에 얽매이게 되었습니다. 끊임없이 새 메시지를 확인하고, 긴급성을 판단하며, 길게 이어지는 토론의 사슬 속에서 메시지를 하나하나 훑어보고, 답장을 보내거나 나중에 처리하기 위해 미루는 식입니다. 이는 직원들의 주의를 전적으로 필요로 하는 다른 중요한 업무에서 시선을 돌리게 함으로써, 종종 본연의 업무에서 주의를 분산시키고 생산성을 저하시키는 시스템입니다.

이메일이 생산성 향상 도구로 찬사를 받던 것과 거의 동시에, 곧바로 생산성 저해 요인으로 낙인찍히게 되었다. 

이메일의 문제점

근본적으로 이메일의 문제는 그 다용도성에서 비롯됩니다. 이메일은 사실상 무료로 이용할 수 있고 보내는 데 거의 수고가 들지 않기 때문에, 사람들은 거의 모든 의사소통에 이메일을 기본 수단으로 사용하게 되었습니다. 

곧, 의사소통과 협업을 위해 설계된 도구가 업무상 소통과 협업을 위해 업무용 도구가 누군가 공유하고 싶은 생각이 들 때마다 마구잡이로 동원되기 시작했습니다. 회의로 진행됐어야 할 이메일, 간단한 답변만 필요한 이메일, 프레젠테이션으로 대체됐어야 할 이메일, 제목만 적힌 이메일(EOM), 심지어 “주방에 도넛이 있어요!”라는 내용의 전사원 메일도 있었고, 그 뒤를 이어 쓸모없는 ‘모두에게 답장’ 메시지가 쏟아지곤 했습니다. 

그 결과, 오늘날 우리 각자는 한 번쯤은 다음과 같은 문제에 발목이 잡힌 적이 있습니다:

• 이메일이 너무 많아요
• 너무 긴 이메일
• 이메일 대화에 답장이 너무 많지만 아무런 조치나 해결책이 없는 경우 
• 이메일 답장을 너무 오래 기다리고 있다
• 그리고 중요하지도 않고 관련성도 없는 이메일이 너무나도 많습니다

이메일 홍수로 인한 좌절감이 커져가자, 이러한 고통을 덜어줄 수 있는 새로운 커뮤니케이션 도구들이 등장하기까지는 그리 오래 걸리지 않았다.

이메일을 새로운 커뮤니케이션 채널로 대체하기

최근 몇 년간 다양한 새로운 실시간 디지털 커뮤니케이션 도구의 인기가 급증했습니다. 이러한 솔루션은 직원들이 자리에서 일어나지 않고도 실시간으로 소통하고 협업할 수 있도록 설계되었으며, 이 시스템에 대한 수요는 주로 이메일 대신 사용할 대안을 절실히 찾고 있는 과중한 업무에 시달리는 직원들로부터 비롯되었습니다. 여러분도 이미 이러한 이른바 ‘이메일 대체 도구’들에 대해 많이 들어보셨을 것입니다. 

직장용 채팅 앱

슬랙(Slack)은 전문가들 사이에서 가장 널리 알려진 채팅 앱 중 하나로 자리 잡았으며, 사용자들은 검색 기능이 탑재된 채팅을 통해 팀원들에게 즉각적으로 의견을 구할 수 있습니다. 슬랙 채팅 앱의 급속한 확산은 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams), 페이스북 워크플레이스(Facebook Workplace), 구글의 G 스위트 행아웃 포 팀즈(G Suite Hangouts for teams) 등 다른 거대 기술 기업들의 경쟁을 불러일으켰으며, 이로 인해 이러한 유형의 기술은 전 세계 기업 IT 생태계에 확고히 자리 잡게 되었습니다.

이 도구들은 신속한 답변이 필요할 때마다 이메일보다 훨씬 더 즉각적인 소통을 가능하게 합니다. 궁금한 점이 있으신가요? 동료에게 직접 슬랙 메시지를 보내거나, 도움을 줄 수 있는 사람들이 모여 있는 채널에 메시지를 남기면 됩니다. 2주 전에 팀원과 나눴던 프로젝트 세부 내용을 기억하지 못하시나요? 슬랙에 검색어를 입력하기만 하면 다시 찾을 수 있습니다. 

필요한 정보가 동료에게 한두 줄의 메시지로 답할 수 있을 만한 내용이라면, 이 앱들은 직접 만나서 나누는 짧은 대화 다음으로 가장 좋은 대안이 될 것입니다. 

실시간 화상 회의

ZoomZoom, GoToMeeting, Skype for Business(현재 Microsoft Teams로 통합되고 있음), BlueJeans, WebEx 등은 모두 실시간 화상 통신 및 협업을 위한 다양한 솔루션을 제공하여, 팀원들이 몇 번의 클릭만으로 화상 통화와 화면 공유를 통해 원격으로 협업할 수 있게 해줍니다. 또한 화상 회의 시장은 현재 가장 빠르게 성장하는 기술 분야 중 하나입니다 — Global Market Insights 는 화상 회의 시장이 2024년까지 200억 달러 규모에 달할 것으로 전망하며, 연평균 14%의 성장률을 보일 것으로 예상하고 있습니다. 

이러한 시스템 덕분에, 예전에는 전화 통화로 해결해야 했던 수많은 이메일 업무가 이제 사라졌습니다. 대신, 링크를 보내기만 하면 어디서든 동료들과 즉시 실시간으로 대화하고 화면에 표시된 내용을 공유할 수 있습니다. 

마찬가지로, 20명의 수신자가 서로 답장을 주고받으며 혼란스러웠던 이메일 교환도 이제 사라질 수 있습니다. 이제는 여러 사람이 훨씬 더 효율적으로 합의를 도출하고 결정을 내릴 수 있는 가상 회의로 대체될 수 있습니다. 

하지만 더 즉각적인 소통이 더 나은 것일까? 

글쎄요, 때로는 그렇고, 때로는 아니죠. 

채팅 및 화상 회의 앱을 통해 실시간으로 디지털 소통을 할 수 있게 됨에 따라, 사람들은 신속하게 답변을 얻고 생산적인 즉석 토론을 진행할 수 있는 더 나은 방법을 얻게 되었습니다. 그 결과, 이러한 도구를 도입한 조직 내에서 전송되는 이메일의 양은 꾸준히 감소하고 있습니다. 실시간 메시징 앱은 불필요하거나 비효율적인 이메일 발송을 자연스럽게 억제할 뿐만 아니라, 즉각적인 소통과 조직 내 지식에 대한 접근성 향상으로 인해 직원들의 생산성을 더욱 높일 수 있습니다.

그렇다면 이메일이 곧 사라지게 될까요? 그럴 가능성은 낮습니다.

이메일에는 여전히 장점이 있습니다. 다소 격식 있고, 미묘한 뉘앙스가 담겨 있으며, 복잡하거나 상세한 내용을 전달해야 할 때, 즉각적인 답변이 필요하지 않은 메시지, 원격 근무 중인 팀원들과 정보를 교환할 때, 혹은 조직 외부의 사람들과 소통할 때는 이메일이 더 나은 수단인 경우가 많습니다. 

이메일, 채팅 앱, 화상 회의가 여전히 미치지 못하는 부분

이 새로운 커뮤니케이션 스택이 제공하는 생산성 향상 효과에도 불구하고, 직장에서의 내부 커뮤니케이션은 여전히 더 효율적이고 효과적으로 개선될 여지가 있습니다. 더 나은 전달 수단이 없다면, 일부 유형의 정보는 본래 적합하지 않은 커뮤니케이션 채널에 억지로 끼워 맞추어지고 있는 실정입니다.

오늘날의 지식 근로자들은 은 동료들에게 복잡한 절차와 개념을 상세히 설명하고 소통해야 할 때가 많습니다. 이상적인 상황이라면 이러한 주제는 대면으로 전달될 것입니다. 즉, 한 동료가 다른 동료의 어깨를 톡 하고 두드리며 해당 문제나 절차에 대한 설명을 요청하는 식이죠. 

하지만 오늘날처럼 일정이 빡빡하고 원격 근무가 일반화된 환경에서는, 이러한 포괄적인 정보 교환이 종종 불가능해집니다. 그래서 어쩔 수 없이, 원래라면 기꺼이 대면으로 실시간으로 전달했을 내용을 대신하여, 공식적으로 문서화된 비동기식 메시지로 최대한 담아내려고 노력합니다. 

하지만 스크린샷, 차트, 기타 데이터까지 포함된 상세한 이메일이나 문서를 작성하는 데는 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 500단어짜리 이메일이나 첨부된 6페이지 분량의 문서를 진심으로 읽고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다. 그런 정보는 대개 너무 방대해서 따라가기조차 힘들며, 동료가 그 모든 내용을 꼼꼼히 훑어보더라도 어차피 금방 잊혀지기 일쑤입니다. 

채팅 앱도 더 나은 대안은 아닙니다. 여전히 긴 문서를 공유하게 되는데, 이는 상세한 정보를 전달하는 데 효율적인 방법이 아니기 때문입니다. 게다가 실시간 화상 회의로 정보를 전달하기 위해 사람들의 일정에 또 다른 미팅을 잡을 필요는 전혀 없습니다. 화상 회의는 녹화하지 않는 한 회의가 끝나면 정보가 대부분 사라지거나, 나중에 참고할 수 있도록 문서까지 따로 작성해야 하므로 결국 두 배의 노력을 들여야 하기 때문입니다.

그렇다면 포괄적인 소통과 상세한 정보 공유를 위해 이메일, 채팅, 화상 회의보다 더 나은 방법은 무엇일까요? 

주문형 검색 가능 동영상.

영상에서는 한 프레임이 천 마디 말보다 더 큰 의미를 지닙니다. 정보나 아이디어를 영상 프레젠테이션으로 보여주고 전달하는 것은, 텍스트로만 구성된 이메일이나 문서를 작성하는 데 몇 시간씩을 소비하는 것보다 훨씬 효율적입니다. 게다가 유튜브 시대인 오늘날, 대다수의 사람들은 텍스트보다 영상을 통해 새로운 것을 배우고 정보를 얻는 것을 더 선호합니다.

비디오 플랫폼의 부상

요즘 들어 점점 더 많은 기업들이 새로운 커뮤니케이션 및 협업 도구를 도입하고 있습니다. 

현대적인 비디오 플랫폼 는 촬영이 간편하고, 주문형으로 제공되며, 검색이 가능한 멀티 카메라 영상을 통해 포괄적인 정보를 전달하는 보다 효율적인 방법을 제공합니다. 사실, 프레젠테이션을 준비하는 데 걸리는 시간과 동일한 시간 내에 검색 가능한 영상 자료를 제작할 수 있습니다. 따라서 공유해야 할 모든 세부 내용을 타이핑하고 스크린샷을 찍느라 몇 시간을 소비하는 대신, 웹캠을 켜고 화면을 공유한 뒤 녹화 버튼을 누르고 프레젠테이션을 시작하기만 하면 됩니다. 

당사 엔지니어 중 한 명이 Panopto 플랫폼을 사용하여 제작한 설명 영상의 예시를 확인해 보세요:

 

 

사실, 점점 더 많은 기업들이 직원들이 진행하는 모든 회의를 녹화하고 기록으로 남기고 있습니다. 디지털 회의 녹화 자산을 활용하면, 직원들은 메모를 할 필요 없이 회의에 온전히 집중할 수 있고, 회의 진행자는 회의 후 상세한 이메일 요약문을 작성하고 발송하는 수고를 덜 수 있으며, 참석하지 못한 사람들은 녹화 영상을 통해 회의가 진행된 그대로의 모든 세부 사항을 확인할 수 있습니다.

관련 자료: 회사가 모든 회의를 녹화해야 하는 이유

 

아마도 가장 중요한 점은, 비디오 플랫폼을 사용하면 이메일이나 슬랙에서처럼 온디맨드 동영상을 안전하게 공유하고 그 안의 모든 콘텐츠를 쉽게 검색할 수 있다는 것입니다. 

예를 들어,Panopto비디오 플랫폼에는 단일 로그인(SSO) 신원 관리 시스템 및 화상 회의 시스템과의 연동 기능을 기능을 제공하여, 동영상에 대한 접근을 제한하고 공유 권한을 설정할 수 있게 함으로써, 직원들이 마치 YouTube 동영상을 공유하듯이 동료들과 쉽게 동영상을 공유할 수 있도록 합니다. Panopto스마트 검색 기능은 동영상 내의 모든 음성 및 화면에 표시된 텍스트를 색인화하므로, 간단한 검색만으로 사용자는 동영상 라이브러리 에 저장된 정보를 즉시 찾아 해당 주제가 논의되는 정확한 시점으로 바로 이동할 수 있습니다.

적절한 도구의 조합을 통해 업무 커뮤니케이션 최적화하기

어떤 해결책이 다른 해결책보다 낫다는 문제가 아니다

직원들은 내부 커뮤니케이션 도구에 대한 획일적인 접근 방식에서 벗어나, 최상의 결과를 이끌어낼 수 있는 채널을 통해 소통하고 협업할 수 있도록 지원하는 다양한 매체를 통해 조직이 디지털 커뮤니케이션을 더욱 효과적으로 뒷받침해 줄 것을 요구하고 있다. 

조직의 전체 커뮤니케이션 환경은 동기식 및 비동기식 대화와 정보 공유를 모두 지원할 수 있어야 합니다. 즉, 기업들은 다음과 같은 통합 도구를 복합적으로 활용하고 있습니다:

• 이메일 및 문서 공유 공식적인 의사소통을 위한
• 검색 기능이 있는 채팅 앱 빠른 문자 기반 커뮤니케이션을 가능하게 하는
• 화상 회의 소프트웨어 신속한 대면 대화를 가능하게 하는
• 검색 가능한 주문형 영상 통신, 시연 및 튜토리얼을 공유할 수 있게 해주는 검색 가능한 주문형 영상 통신, 시연 및 튜토리얼을 공유할 수 있게 해주는 플랫폼.

 

이메일은 사라지고 있는 걸까? 

당분간은 아닙니다. 새로운 커뮤니케이션 솔루션은 애초에 이메일로 주고받아서는 안 될 모든 소통을 훨씬 더 원활하게 만들어 주고 있습니다. 그리고 이는 전 세계 근로자들의 만족도를 높이고 업무 생산성을 향상시키고 있습니다.

결국, 새로운 기능들이 우리의 최악의 이메일 사용 습관을 없애줌으로써 모두가 처리해야 할 이메일의 양을 줄여준다면, 이메일은 다시 생산적인 소통 수단으로서의 본연의 역할을 되찾을 수 있을 것입니다.

Panopto로 통합 커뮤니케이션 환경을 완성하세요

Panopto엔터프라이즈 비디오 플랫폼 을 통해 회의, 교육, 프레젠테이션을 녹화하고, 온디맨드 동영상 콘텐츠를 아카이브하여 나중에 검색, 발견 및 재사용할 수 있도록 도와드립니다. Panopto 사용 Panopto 확인해 보시겠습니까? 무료 체험을 신청하려면 문의해 주세요.