Per quanto possa sembrare incredibile oggi, un tempo la posta elettronica rappresentava un grande vantaggio per la produttività sul lavoro. Grazie alla possibilità di scrivere un messaggio, premere invio e ricevere una risposta (di solito) altrettanto rapida, le persone potevano ottenere risposte e condividere informazioni in modo molto più efficiente rispetto al passato. 

L'email ha rappresentato la prima vera forma pratica di comunicazione asincrona , un mezzo per scambiare informazioni che non avveniva esattamente in tempo reale, ma che non richiedeva nemmeno ore o giorni per essere completato. L'utilizzo dell'email ha eliminato la necessità di attendere la posta interna. Ha ridotto le interminabili telefonate a vuoto o gli scambi di messaggi in segreteria. Ha diminuito il tempo perso a cercare i colleghi che non erano alla loro scrivania quando servivano. E ha comportato un notevole risparmio di tempo e risorse per le riunioni in presenza (soprattutto quelle che in precedenza avrebbero richiesto spostamenti).

In breve tempo, i professionisti di tutto il mondo hanno colto al volo l'opportunità di lavorare in modo più efficiente e hanno iniziato a sostituire una parte significativa delle interazioni che prima avvenivano di persona o per telefono con le e-mail.

Tuttavia, ben presto le comunicazioni via e-mail iniziarono a diventare caotiche e opprimenti anche per il lavoratore medio. 

Con le email, non c'era modo di sapere quando sarebbe arrivato un messaggio o dove si sarebbe posizionato in una lunga lista di altre priorità. Di conseguenza, i lavoratori sono diventati dipendenti dalle loro caselle di posta: controllano continuamente la presenza di nuovi messaggi, ne valutano l'urgenza, vagliano un messaggio dopo l'altro in una lunga catena di conversazioni, inviano una risposta o la mettono da parte per dopo. È un sistema che spesso distrae le persone dal loro vero lavoro e rallenta la produttività, semplicemente distogliendo l'attenzione da altri compiti importanti che richiedono la loro piena attenzione.

E quasi con la stessa rapidità con cui si era guadagnata la fama di strumento per aumentare la produttività, la posta elettronica si è presto ritrovata etichettata come un nemico della produttività. 

Il problema con le email

A livello fondamentale, il problema dell'email risiede nella sua versatilità. L'email è praticamente gratuita e facilissima da inviare, il che ha portato le persone a sceglierla come metodo predefinito per quasi ogni tipo di comunicazione. 

Ben presto, uno strumento progettato per la comunicazione e la collaborazione sul lavoro venne utilizzato ogni volta che qualcuno avesse un'idea da condividere. C'erano email che avrebbero dovuto essere riunioni, email che necessitavano solo di una risposta rapida, email che avrebbero dovuto essere presentazioni, email con solo un oggetto (EOM) e persino email a tutto l'ufficio su "Ciambelle in cucina!" con una raffica di inutili risposte a tutti a seguire.

E di conseguenza, oggi ognuno di noi si è trovato, prima o poi, a dover affrontare le seguenti difficoltà:

• Troppe email
• Email troppo lunghe
• Troppe risposte in una catena di email senza alcuna azione o soluzione. 
• Aspettare troppo a lungo una risposta a un'e-mail
• E troppe email che semplicemente non sono importanti o rilevanti

Con la crescente frustrazione causata dalla valanga di email, non ci è voluto molto prima che iniziassero a comparire nuovi strumenti di comunicazione in grado di alleviare il problema.

Sostituire le email con nuovi canali di comunicazione

Negli ultimi anni, una varietà di nuovi strumenti di comunicazione digitale sincrona ha riscosso un enorme successo. Queste soluzioni sono progettate per consentire ai lavoratori di comunicare e collaborare in tempo reale senza lasciare la propria scrivania, e la domanda per questi sistemi è in gran parte derivante da dipendenti oberati di lavoro che cercano disperatamente un'alternativa alla posta elettronica. Probabilmente avrete già sentito parlare di molti di questi presunti "killer della posta elettronica". 

Applicazioni di chat per il luogo di lavoro

Slack è diventata una delle app di chat più conosciute tra i professionisti, consentendo alle persone di ottenere rapidamente feedback dai colleghi tramite chat con funzione di ricerca. La rapida diffusione dell'app di chat Slack ha anche generato concorrenza da parte di altri colossi tecnologici come Microsoft Teams, Facebook Workplace e G Suite Hangouts di Google per i team, consolidando questo tipo di tecnologia negli ecosistemi IT aziendali di tutto il mondo.

Questi strumenti amplificano l'immediatezza dell'email ogni volta che qualcuno ha bisogno di una risposta rapida. Hai una domanda? Invia un messaggio direttamente a un collega su Slack o inseriscilo in un canale pieno di persone che possono aiutarti. Non ricordi i dettagli del progetto di cui tu e il tuo collega avete parlato due settimane fa? Ti basta digitare una ricerca su Slack per ritrovarli. 

Se le informazioni di cui hai bisogno sono qualcosa che potresti ragionevolmente aspettarti da un collega in una o due righe di testo, queste app sono la soluzione migliore dopo una breve conversazione di persona. 

Videoconferenza in tempo reale

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (che sta diventando parte di Microsoft Teams), BlueJeans e WebEx offrono diverse soluzioni per la comunicazione e la collaborazione video in tempo reale, consentendo ai team di collaborare da remoto tramite videochiamate e condivisione dello schermo con pochi clic. Il mercato delle videoconferenze è attualmente uno dei segmenti tecnologici in più rapida crescita: Global Market Insights prevede che raggiungerà i 20 miliardi di dollari entro il 2024, con un tasso di crescita annuo del 14%.

Grazie a questi sistemi, un gran numero di email che avrebbero potuto essere risolte con una telefonata sono ormai scomparse. Ora è possibile parlare istantaneamente in tempo reale con i colleghi ovunque si trovino e condividere qualsiasi contenuto dello schermo semplicemente inviando un link. 

Allo stesso modo, anche tutti quegli scambi di email caotici con 20 destinatari diversi che rispondono uno sopra l'altro possono scomparire. Ora possono essere sostituiti da una riunione virtuale che consente a un gruppo di persone di raggiungere un consenso e prendere decisioni in modo molto più efficiente. 

Ma una comunicazione più immediata è sempre meglio? 

Beh, a volte sì, e a volte no. 

La possibilità di comunicare digitalmente, in tempo reale, tramite app di chat e videoconferenza ha offerto alle persone un modo migliore per ottenere risposte rapide e per avere discussioni estemporanee produttive. Di conseguenza, il volume di email inviate all'interno delle organizzazioni che hanno adottato questi strumenti è in costante calo. Le app di messaggistica in tempo reale non solo scoraggiano naturalmente l'invio di email inutili o inefficaci, ma l'immediatezza della comunicazione e un migliore accesso alle informazioni aziendali possono anche rendere i lavoratori ancora più produttivi.

Significa forse che la fine dell'email è imminente? È improbabile.

La posta elettronica conserva ancora i suoi vantaggi. Quando si tratta di condividere comunicazioni più formali, sfumate, complesse e/o dettagliate, messaggi che non richiedono una risposta immediata, scambiare informazioni con colleghi che lavorano da remoto o entrare in contatto con persone esterne all'organizzazione, la posta elettronica tende a essere un mezzo migliore. 

Dove email, app di chat e videoconferenze continuano a fallire

Nonostante i vantaggi in termini di produttività offerti da questa nuova infrastruttura di comunicazione, le comunicazioni interne in azienda potrebbero essere ulteriormente migliorate ed efficaci. Alcune tipologie di informazioni, in assenza di un mezzo di comunicazione più adeguato, vengono forzatamente veicolate attraverso canali di comunicazione inappropriati.

Oggi, i lavoratori della conoscenza hanno spesso bisogno di comunicare e spiegare in dettaglio processi e concetti complessi ai propri colleghi. In un mondo ideale, questi argomenti verrebbero presentati di persona: un collega darebbe una pacca sulla spalla a un altro e chiederebbe una spiegazione dettagliata del problema o del processo in questione.

Tuttavia, gli impegni odierni, spesso sovraccarichi di lavoro e la necessità di lavorare da remoto, rendono impossibile questo tipo di scambio di informazioni esaustivo. Pertanto, per ovviare a questo problema, cerchiamo di condensare in un messaggio asincrono formalmente documentato quanto più possibile di ciò che avremmo volentieri condiviso di persona e in tempo reale. 

Ma non solo le email o i documenti dettagliati, completi di screenshot, grafici e altri dati, richiedono molto tempo per essere creati, ma nessuno ha davvero voglia di leggere un'email di 500 parole o quel documento di 6 pagine che hai allegato. Questo tipo di informazioni è spesso eccessivo e quasi impossibile da seguire, e anche quando un collega si prende la briga di leggerlo tutto, quasi sempre le informazioni vengono dimenticate in fretta. 

Le app di chat non sono un'alternativa migliore: si tratta pur sempre di condividere un lungo documento scritto che non è un mezzo efficiente per comunicare informazioni dettagliate. E non è necessario fissare un altro appuntamento in agenda per presentare le informazioni in una videoconferenza in diretta, perché, a meno che non la si registri, gran parte delle informazioni andrà persa in seguito, oppure si dovrà fare il doppio del lavoro per creare anche un documento scritto che le persone potranno consultare in un secondo momento.

Quindi, cosa c'è di meglio di email, chat e videoconferenze per comunicazioni complete e una condivisione dettagliata delle informazioni? 

Video on-demand con funzione di ricerca.

Con i video, ogni fotogramma vale mille parole. Dimostrare e presentare informazioni o idee in una presentazione video è molto più efficace che impiegare ore e ore a creare un'e-mail o un documento interamente in testo. Inoltre, nell'era di YouTube, la maggior parte delle persone preferisce imparare cose nuove e ottenere informazioni tramite video piuttosto che tramite testo.

L'ascesa della piattaforma video

Oggi, sempre più aziende stanno integrando un ulteriore strumento di comunicazione e collaborazione . 

Una moderna piattaforma video offre un modo più efficiente per comunicare informazioni complete attraverso video multicamera facili da realizzare, on-demand e ricercabili. Infatti, è possibile creare un video ricercabile nello stesso tempo necessario per una presentazione. Quindi, invece di passare ore a digitare e a fare screenshot di tutti i dettagli da condividere, basta accendere la webcam, condividere lo schermo, premere registra e iniziare la presentazione.

Guarda un esempio di video esplicativo creato da uno dei nostri ingegneri con il Panopto piattaforma video:

 

 

Infatti, un numero crescente di organizzazioni sta addirittura registrando e archiviando ogni riunione a cui partecipano i propri dipendenti. Grazie a un sistema di registrazione digitale delle riunioni , i dipendenti possono partecipare attivamente senza dover prendere appunti, i responsabili delle riunioni possono evitare di scrivere e inviare riepiloghi dettagliati via e-mail, e chi non era presente può guardare la registrazione per ricostruire ogni dettaglio esattamente come è accaduto.

Letture correlate: Perché la tua azienda dovrebbe registrare tutte le sue riunioni

 

Forse l'aspetto più importante è che una piattaforma video semplifica sia la condivisione sicura di video on-demand, sia la ricerca all'interno di tutti i contenuti, proprio come avviene con le email o Slack. 

La piattaforma video di Panopto , ad esempio, include integrazioni con sistemi di gestione delle identità single sign-on (SSO) e sistemi di videoconferenza che consentono di limitare l'accesso e impostare le autorizzazioni di condivisione per i video, in modo che i dipendenti possano condividerli facilmente con i colleghi, proprio come farebbero con un video di YouTube. Panopto funzione Smart Search di Panopto indicizza inoltre ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo all'interno di un video, consentendo agli utenti di trovare istantaneamente le informazioni archiviate nella libreria video e di accedere direttamente al momento esatto in cui viene trattato l'argomento con una semplice ricerca.

Ottimizzare la comunicazione sul posto di lavoro con la giusta combinazione di strumenti

Non si tratta di una soluzione contro un'altra.

Abbandonando l'approccio standardizzato agli strumenti di comunicazione interna, i lavoratori stanno spingendo le proprie organizzazioni a supportare meglio la comunicazione digitale attraverso diversi canali che consentano loro di comunicare e collaborare utilizzando la soluzione più efficace per ottenere i risultati migliori. 

L'intera infrastruttura di comunicazione di un'organizzazione dovrebbe offrire opzioni sia per conversazioni sincrone che asincrone e per la condivisione di informazioni. Ciò significa che le aziende supportano un mix di strumenti integrati che includono:

• Condivisione di email e documenti per comunicazioni formali.
• Applicazioni di chat con funzione di ricerca che consentono comunicazioni rapide tramite testo.
• Software per videoconferenze che consente conversazioni rapide faccia a faccia.
• Una piattaforma video che consente la condivisione di comunicazioni video, dimostrazioni e tutorial ricercabili e disponibili su richiesta.

 

La posta elettronica sta morendo? 

Non a breve. Le nuove soluzioni di comunicazione ora facilitano semplicemente tutte quelle comunicazioni via e-mail che non avrebbero mai dovuto essere e-mail in primo luogo. E questo rende i lavoratori di tutto il mondo più felici e produttivi.

In definitiva, grazie alle nuove opzioni che eliminano le peggiori abitudini legate all'uso della posta elettronica e riducono quindi il numero di email da vagliare, l'email potrebbe potenzialmente tornare a essere un mezzo di comunicazione produttivo.

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