Aunque hoy parezca increíble, el correo electrónico fue en su momento una gran ventaja para la productividad en el trabajo. Gracias a la posibilidad de escribir un mensaje, pulsar enviar y obtener una respuesta (normalmente) igual de rápida, la gente podía obtener respuestas y compartir información de forma mucho más eficiente que antes. 

El correo electrónico representó la primera forma práctica de comunicación asíncrona , un medio para intercambiar información que, si bien no era en tiempo real, tampoco requería horas o días para completarse. Usar el correo electrónico significó eliminar la necesidad de esperar el correo interno de la oficina. Significaba menos días de llamadas perdidas o intercambios interminables de mensajes de voz. Significaba menos tiempo perdido buscando a compañeros que no estaban en sus escritorios cuando se les necesitaba. Y significaba mucho menos tiempo y recursos dedicados a reuniones presenciales (especialmente aquellas que antes requerían desplazamientos).

En poco tiempo, profesionales de todo el mundo aprovecharon la oportunidad de trabajar de forma más eficiente y comenzaron a sustituir una parte importante de las interacciones que antes se producían en persona o por teléfono por el correo electrónico.

Sin embargo, no pasó mucho tiempo antes de que las comunicaciones por correo electrónico comenzaran a volverse caóticas y abrumadoras incluso para el trabajador promedio. 

Con el correo electrónico, era imposible saber cuándo llegaría un mensaje o qué lugar ocuparía en una larga lista de prioridades. Como resultado, los trabajadores se han vuelto dependientes de sus bandejas de entrada: revisan constantemente si hay mensajes nuevos, evalúan su urgencia, analizan mensaje tras mensaje en una larga cadena de conversaciones, envían una respuesta o la posponen para más tarde. Es un sistema que a menudo distrae a las personas de su trabajo real y reduce la productividad simplemente al desviar su atención de otras tareas importantes que requieren toda su concentración.

Y casi tan rápido como se ganó el reconocimiento como un impulsor de la productividad, el correo electrónico pronto se vio rebautizado como un asesino de la productividad. 

El problema del correo electrónico

En esencia, el problema del correo electrónico radica en su versatilidad. Es prácticamente gratuito y muy fácil de enviar, lo que provocó que la gente lo utilizara por defecto para casi cualquier tipo de comunicación. 

Pronto, una herramienta diseñada para la comunicación y la colaboración en el trabajo se usaría cada vez que alguien quisiera compartir una idea. Había correos electrónicos que deberían haber sido reuniones, correos que solo necesitaban una respuesta rápida, correos que deberían haber sido presentaciones, correos con solo un asunto (EOM), e incluso correos dirigidos a toda la oficina sobre "¡Donas en la cocina!" seguidos de una avalancha de inútiles mensajes de respuesta a todos.

Y como resultado, hoy en día cada uno de nosotros se ha visto en algún momento agobiado por:

• Demasiados correos electrónicos
• Correos electrónicos demasiado largos
• Demasiadas respuestas en una cadena de correos electrónicos sin ninguna acción ni solución. 
• Esperar demasiado tiempo para recibir una respuesta a un correo electrónico
• Y demasiados correos electrónicos que simplemente no son importantes o relevantes.

Ante la creciente frustración por la avalancha de correos electrónicos, no pasó mucho tiempo antes de que comenzaran a aparecer nuevas herramientas de comunicación que potencialmente podrían aliviar el problema.

Sustituir el correo electrónico por nuevos canales de comunicación

En los últimos años, diversas herramientas de comunicación digital síncrona han ganado gran popularidad. Estas soluciones están diseñadas para que los trabajadores se comuniquen y colaboren en tiempo real sin salir de sus puestos de trabajo, y la demanda de estos sistemas proviene en gran medida de empleados sobrecargados de trabajo que buscan desesperadamente una alternativa al correo electrónico. Probablemente ya hayas oído hablar de muchas de estas supuestas alternativas al correo electrónico. 

Aplicaciones de chat para el lugar de trabajo

Slack se ha convertido en una de las aplicaciones de chat más conocidas para profesionales, permitiendo obtener información rápida y al instante de los compañeros de equipo mediante un chat con función de búsqueda. El rápido aumento en la adopción de la aplicación de chat de Slack también ha generado competencia por parte de otros gigantes tecnológicos como Microsoft Teams, Facebook Workplace y G Suite Hangouts de Google para equipos, consolidando así este tipo de tecnología en los ecosistemas de TI corporativos de todo el mundo.

Estas herramientas potencian la inmediatez del correo electrónico cuando alguien necesita una respuesta rápida. ¿Tienes alguna pregunta? Envía un mensaje directo a un compañero por Slack o publica un mensaje en un canal donde puedan ayudarte. ¿No recuerdas los detalles del proyecto que comentaste con tu compañero hace dos semanas? Simplemente busca en Slack para encontrarlos. 

Si la información que necesitas es algo que razonablemente podrías esperar que un colega respondiera en una o dos líneas de texto, estas aplicaciones son la mejor alternativa a una conversación rápida en persona. 

Videoconferencia en tiempo real

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (que se está integrando en Microsoft Teams), BlueJeans y WebEx ofrecen diversas soluciones para la comunicación y colaboración por vídeo en tiempo real, lo que permite a los equipos colaborar de forma remota mediante videoconferencias y compartir pantalla con tan solo unos clics. El mercado de las videoconferencias es actualmente uno de los segmentos tecnológicos de mayor crecimiento: Global Market Insights predice que alcanzará los 20.000 millones de dólares en 2024, con un crecimiento anual del 14 %.

Gracias a estos sistemas, muchos de esos correos electrónicos que deberían haberse resuelto con una llamada telefónica ya no son necesarios. Ahora puedes hablar en directo con tus compañeros de trabajo desde cualquier lugar y compartir cualquier contenido de tu pantalla simplemente enviando un enlace. 

Asimismo, todos esos intercambios de correos electrónicos caóticos con 20 destinatarios respondiéndose unos a otros también pueden desaparecer. Ahora pueden sustituirse por una reunión virtual que permite a un grupo de personas llegar a un consenso y tomar decisiones de forma mucho más eficiente. 

Pero, ¿es mejor una comunicación más inmediata? 

Bueno, a veces sí, y a veces no. 

La capacidad de comunicarse digitalmente, en tiempo real, mediante aplicaciones de chat y videoconferencia, ha brindado a las personas una mejor manera de obtener respuestas rápidas y mantener conversaciones improvisadas y productivas. Como resultado, el volumen de correos electrónicos que se envían dentro de las organizaciones que han adoptado estas herramientas está disminuyendo progresivamente. Las aplicaciones de mensajería en tiempo real no solo disuaden de enviar correos electrónicos innecesarios o ineficaces, sino que la inmediatez de la comunicación y un mejor acceso al conocimiento institucional pueden aumentar aún más la productividad de los trabajadores.

¿Significa esto que el correo electrónico pronto desaparecerá? Es poco probable.

El correo electrónico aún conserva sus ventajas. Cuando se trata de compartir comunicaciones más formales, matizadas, complejas o detalladas, mensajes que realmente no requieren una respuesta inmediata, intercambiar información con compañeros de equipo remotos o conectar con personas ajenas a la organización, el correo electrónico suele ser un medio más adecuado. 

Dónde siguen fallando el correo electrónico, las aplicaciones de chat y las videoconferencias

A pesar de las ventajas en productividad que ofrece esta nueva plataforma de comunicaciones, la comunicación interna en el trabajo aún podría ser más eficiente y efectiva. Hay ciertos tipos de información que, sin un medio más adecuado, se ven obligados a integrarse en canales de comunicación que no son del todo apropiados.

Los profesionales del conocimiento de hoy en día a menudo necesitan comunicar y explicar procesos y conceptos complejos en detalle a sus compañeros. En un mundo ideal, estos temas se presentarían en persona: un colega le daría un toque en el hombro a otro y le pediría que le explicara el problema o proceso en cuestión.

Sin embargo, las agendas saturadas y el teletrabajo actuales suelen imposibilitar este tipo de intercambios de información exhaustivos. Por ello, para adaptarnos a la situación, intentamos plasmar en un mensaje asíncrono formalmente documentado la mayor parte de la información que con gusto habríamos presentado en persona y en tiempo real. 

Pero no solo los correos electrónicos o documentos detallados —con capturas de pantalla, gráficos y otros datos— requieren mucho tiempo para crearse, sino que nadie más quiere leer un correo electrónico de 500 palabras o ese documento de 6 páginas que adjuntaste. Ese tipo de información suele ser abrumadora y casi imposible de seguir, e incluso cuando un compañero de trabajo la analiza a fondo, casi siempre la información se olvida rápidamente. 

Las aplicaciones de chat no son una mejor alternativa: sigues compartiendo un documento escrito extenso que no es un medio eficiente para comunicar información detallada. Y no es necesario programar otra reunión para presentar la información en una videoconferencia en directo, donde, a menos que la grabes, gran parte de la información se pierde después, o bien, tienes que duplicar el trabajo creando también un documento escrito al que puedan consultar más adelante.

¿Qué hay mejor que el correo electrónico, el chat y las videoconferencias para una comunicación integral y un intercambio detallado de información? 

Vídeo bajo demanda con función de búsqueda.

En vídeo, cada fotograma vale más que mil palabras. Demostrar y presentar información o ideas en una presentación de vídeo es mucho más eficiente que dedicar horas y horas a redactar un correo electrónico o documento completo. Además, en la era de YouTube, la mayoría de la gente prefiere aprender cosas nuevas y obtener información a través de vídeos en lugar de texto.

El auge de las plataformas de vídeo

Hoy en día, cada vez más empresas están incorporando otra herramienta de comunicación y colaboración . 

Una plataforma de vídeo moderna ofrece una forma más eficiente de comunicar información completa mediante vídeos multicámara fáciles de grabar, disponibles bajo demanda y con función de búsqueda. De hecho, puedes crear un vídeo con función de búsqueda en el mismo tiempo que te lleva hacer una presentación. Así, en lugar de pasar horas escribiendo y haciendo capturas de pantalla de todos los detalles que necesitas compartir, simplemente enciendes tu cámara web, compartes tu pantalla, pulsas grabar y empiezas a presentar.

Mira un ejemplo de un video explicativo creado por uno de nuestros ingenieros con el Panopto plataforma de vídeo:

 

 

De hecho, cada vez más organizaciones graban y archivan todas las reuniones de sus empleados. Gracias a la grabación digital de reuniones , los empleados pueden participar plenamente sin necesidad de tomar notas, los organizadores evitan tener que redactar y enviar resúmenes detallados por correo electrónico, y quienes no estuvieron presentes pueden ver la grabación para conocer todos los detalles tal como ocurrieron.

Lectura relacionada: Por qué su empresa debería grabar todas sus reuniones

 

Quizás lo más importante es que una plataforma de vídeo facilita tanto compartir vídeos bajo demanda de forma segura como buscar en todo su contenido, al igual que se puede hacer con el correo electrónico o Slack. 

La plataforma de vídeo de Panopto , por ejemplo, incluye integraciones con sistemas de gestión de identidad de inicio de sesión único (SSO) y sistemas de videoconferencia que permiten restringir el acceso y configurar permisos para compartir tus vídeos, de forma que tus empleados puedan compartirlos fácilmente con sus compañeros, como si se tratara de un vídeo de YouTube Panopto La función de búsqueda inteligente de Panopto también indexa cada palabra pronunciada y cada palabra que aparece en pantalla dentro de un vídeo, de modo que, con una búsqueda rápida, los usuarios pueden encontrar al instante información almacenada en tu biblioteca de vídeos y acceder directamente al momento exacto en que se trata el tema.

Optimización de las comunicaciones en el lugar de trabajo con la combinación adecuada de herramientas.

No se trata de una solución contra otra.

Dejando atrás el enfoque de talla única para las herramientas de comunicación interna, los trabajadores están presionando a sus organizaciones para que brinden un mejor soporte a las comunicaciones digitales a través de diferentes medios que les permitan comunicarse y colaborar mediante el canal que produzca los mejores resultados. 

El conjunto completo de herramientas de comunicación de una organización debe ofrecer opciones tanto para conversaciones síncronas como asíncronas, así como para el intercambio de información. Esto significa que las empresas están utilizando una combinación de herramientas integradas que incluyen:

• El correo electrónico y el intercambio de documentos son herramientas útiles para las comunicaciones formales.
• Aplicaciones de chat con función de búsqueda que permiten una comunicación rápida basada en texto.
• Software de videoconferencia para facilitar conversaciones rápidas cara a cara.
• Una plataforma de vídeo que permite compartir comunicaciones, demostraciones y tutoriales en vídeo bajo demanda y con función de búsqueda.

 

¿Está desapareciendo el correo electrónico? 

No a corto plazo. Las nuevas soluciones de comunicación ahora facilitan enormemente todas esas comunicaciones por correo electrónico que, en primer lugar, nunca debieron haberse realizado por ese medio. Y esto está haciendo que los trabajadores de todo el mundo sean más felices y productivos.

En definitiva, gracias a las nuevas opciones que eliminan los peores hábitos de correo electrónico y, por lo tanto, reducen la cantidad de correos que todos tenemos que revisar, el correo electrónico podría volver a ocupar el lugar que le corresponde como medio de comunicación productivo.

Complete su conjunto de comunicaciones unificadas con Panopto

La plataforma de vídeo empresarial de Panopto le ayudará a grabar reuniones, capacitaciones y presentaciones, y a archivar el contenido de vídeo bajo demanda para que pueda buscarlo, encontrarlo y reutilizarlo más adelante. ¿Quiere ver Panopto en acción? Contáctenos para una prueba gratuita .