Aussi incroyable que cela puisse paraître aujourd'hui, le courrier électronique a jadis été un atout majeur pour la productivité au travail. Grâce à la possibilité de rédiger un message, de l'envoyer et d'obtenir une réponse (généralement) tout aussi rapide, on pouvait obtenir des réponses et partager des informations bien plus efficacement qu'auparavant. 

Le courrier électronique a véritablement constitué la première forme pratique de communication asynchrone , un moyen d'échanger des informations sans que ce soit instantané, mais sans pour autant nécessiter des heures ou des jours. Son utilisation a permis de s'affranchir de l'attente du courrier interne. Fini les interminables échanges téléphoniques et les messages vocaux sans fin. Plus besoin de perdre du temps à rechercher des collègues absents. Enfin, on a considérablement réduit le temps et les ressources consacrés aux réunions en présentiel (notamment celles qui impliquaient auparavant des déplacements).

Très vite, les professionnels du monde entier ont saisi l'opportunité de travailler plus efficacement et ont commencé à remplacer une part importante des interactions qui se déroulaient auparavant en personne ou par téléphone par des courriels.

Cependant, les communications par courriel sont rapidement devenues chaotiques et accablantes, même pour le travailleur moyen. 

Avec le courrier électronique, impossible de savoir quand un message arriverait ni quelle place il occuperait dans la longue liste des autres priorités. Résultat : les employés sont devenus dépendants de leur boîte de réception, vérifiant sans cesse la présence de nouveaux messages, évaluant leur urgence, parcourant les échanges les uns après les autres, répondant immédiatement ou reportant le message à plus tard. Ce système les distrait souvent de leur travail principal et ralentit la productivité, tout simplement en détournant leur attention d'autres tâches importantes qui requièrent toute leur attention.

Et presque aussi vite qu'il avait été salué comme un outil de productivité, le courrier électronique s'est rapidement retrouvé qualifié de tueur de productivité. 

Le problème avec le courrier électronique

Fondamentalement, le problème du courrier électronique réside dans sa polyvalence. Fonctionnellement gratuit et quasiment sans effort, le courrier électronique est devenu le moyen de communication privilégié pour la plupart des échanges. 

Très vite, un outil conçu pour la communication et la collaboration au travail fut utilisé à outrance, dès que quelqu'un avait une idée à partager. On trouvait des e-mails qui auraient dû annoncer des réunions, des e-mails qui nécessitaient une réponse rapide, des e-mails qui auraient dû être des présentations, des e-mails avec pour seul objet un simple « Fin du mois », et même des e-mails envoyés à tout le bureau pour annoncer « Des beignets dans la cuisine ! », suivis d'une avalanche de réponses inutiles à tous.

Et de ce fait, aujourd'hui, chacun d'entre nous a été, à un moment ou à un autre, confronté à :

• Trop de courriels
• Courriels trop longs
• Trop de réponses à un échange de courriels sans action ni résolution 
• Attendre trop longtemps une réponse à un courriel
• Et beaucoup trop d'e-mails qui ne sont tout simplement pas importants ou pertinents.

Face à la frustration croissante engendrée par le déluge de courriels, de nouveaux outils de communication susceptibles d'atténuer ce problème n'ont pas tardé à apparaître.

Remplacer le courrier électronique par de nouveaux canaux de communication

Ces dernières années, de nombreux outils de communication numérique synchrone ont connu un essor fulgurant. Conçus pour permettre aux employés de communiquer et de collaborer en temps réel sans quitter leur poste de travail, ces systèmes sont plébiscités par des personnes surchargées de travail qui recherchent désespérément une alternative au courrier électronique. Vous avez probablement déjà entendu parler de plusieurs de ces solutions censées remplacer le courrier électronique. 

Applications de messagerie instantanée en milieu professionnel

Slack est devenu l'une des applications de messagerie instantanée les plus populaires auprès des professionnels, permettant d'obtenir rapidement des contributions de ses collègues grâce à une fonction de recherche. L'adoption fulgurante de Slack a également engendré la concurrence d'autres géants de la technologie tels que Microsoft Teams, Facebook Workplace et Google Hangouts (anciennement G Suite), ancrant ainsi ce type de technologie dans les écosystèmes informatiques des entreprises du monde entier.

Ces outils renforcent l'instantanéité des e-mails lorsqu'une réponse rapide est nécessaire. Une question ? Contactez directement un collègue sur Slack ou publiez un message dans un canal où travaillent plusieurs personnes compétentes. Vous ne vous souvenez plus des détails du projet dont vous avez discuté avec votre collègue il y a deux semaines ? Une simple recherche sur Slack vous permettra de les retrouver. 

Si l'information dont vous avez besoin est quelque chose à laquelle un collègue pourrait raisonnablement répondre en une ou deux lignes de texte, ces applications sont ce qui se rapproche le plus d'une conversation rapide en face à face. 

Vidéoconférence en temps réel

Zoom , GoToMeeting, Skype Entreprise (qui est en cours d'intégration à Microsoft Teams), BlueJeans et WebEx proposent tous des solutions variées pour la communication et la collaboration vidéo en temps réel, permettant aux équipes de collaborer à distance grâce à des échanges vidéo en face à face et au partage d'écran en quelques clics. Le marché de la visioconférence est actuellement l'un des segments technologiques à la croissance la plus rapide : Global Market Insights prévoit qu'il atteindra 20 milliards de dollars d'ici 2024, avec un taux de croissance annuel de 14 %.

Grâce à ces systèmes, un grand nombre d'échanges par courriel qui auraient dû être suivis d'un appel téléphonique ont disparu. Désormais, vous pouvez discuter instantanément en direct avec vos collègues, où que vous soyez, et partager tout ce qui s'affiche sur votre écran simplement en envoyant un lien. 

De même, tous ces échanges de courriels chaotiques avec 20 destinataires qui se répondent en même temps peuvent disparaître. Ils peuvent désormais être remplacés par une réunion virtuelle permettant à un groupe de personnes de parvenir à un consensus et de prendre des décisions bien plus efficacement. 

Mais une communication plus immédiate est-elle préférable ? 

Eh bien, parfois oui, et parfois non. 

La possibilité de communiquer numériquement et en temps réel, via des applications de messagerie instantanée et de visioconférence, a permis d'obtenir des réponses plus rapidement et de mener des discussions spontanées et productives. De ce fait, le volume d'e-mails échangés au sein des organisations ayant adopté ces outils est en constante diminution. Non seulement les applications de messagerie instantanée incitent naturellement à éviter l'envoi d'e-mails inutiles ou inefficaces, mais l'immédiateté de la communication et un meilleur accès aux connaissances institutionnelles peuvent également accroître la productivité des employés.

Cela signifie-t-il que la fin du courrier électronique est proche ? C’est peu probable.

Le courrier électronique conserve ses avantages. Pour les communications plus formelles, nuancées, complexes et/ou détaillées, les messages qui ne requièrent pas de réponse immédiate, l'échange d'informations avec des collègues à distance ou les échanges avec des personnes extérieures à l'organisation, le courrier électronique reste généralement un meilleur moyen de communication. 

Là où le courrier électronique, les applications de messagerie instantanée et la vidéoconférence échouent encore

Malgré tous les gains de productivité qu'offre cette nouvelle plateforme de communication, la communication interne au sein de l'entreprise pourrait encore être optimisée. Certains types d'informations, faute de supports plus adaptés, sont diffusés de force via des canaux de communication peu appropriés.

Aujourd'hui, les travailleurs du savoir doivent souvent communiquer et expliquer en détail des processus et des concepts complexes à leurs collègues. Dans un monde idéal, ces sujets seraient présentés de vive voix : un collègue interpellerait un autre pour lui demander une explication du problème ou du processus en question.

Cependant, les emplois du temps surchargés et le télétravail rendent souvent impossibles ces échanges d'informations exhaustifs. Par conséquent, pour pallier ce manque, nous nous efforçons de condenser autant que possible, dans un message asynchrone formalisé, ce que nous aurions volontiers présenté en personne et en temps réel. 

Non seulement la création d'e-mails ou de documents détaillés — avec captures d'écran, graphiques et autres données — est longue, mais personne n'a vraiment envie de lire un e-mail de 500 mots ou un document de 6 pages en pièce jointe. Ce type d'information est souvent difficile à assimiler et presque impossible à suivre. Et même lorsqu'un collègue s'y attarde, l'information est presque toujours vite oubliée. 

Les applications de messagerie instantanée ne constituent pas une meilleure alternative : vous partagez toujours un long document écrit, ce qui n’est pas un moyen efficace de communiquer des informations détaillées. De plus, il n’est pas nécessaire d’inscrire une réunion supplémentaire dans l’agenda des participants pour présenter ces informations en visioconférence, car, à moins de l’enregistrer, ces informations seront en grande partie perdues par la suite, ou bien vous devrez fournir un travail supplémentaire pour créer un document écrit auquel les participants pourront se référer ultérieurement.

Alors, quoi de mieux que le courrier électronique, le chat et la vidéoconférence pour une communication complète et un partage d'informations détaillé ? 

Vidéo à la demande et consultable.

En vidéo, chaque image vaut mille mots. Présenter des informations ou des idées sous forme de vidéo est bien plus efficace que de passer des heures à rédiger un courriel ou un document. De plus, à l'ère de YouTube, la plupart des gens préfèrent désormais apprendre et s'informer par la vidéo plutôt que par le texte.

L'essor de la plateforme vidéo

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises intègrent un outil de communication et de collaboration supplémentaire à leurs méthodes de travail. 

Une plateforme vidéo moderne offre un moyen plus efficace de communiquer des informations complètes grâce à des vidéos multicaméras faciles à capturer, à la demande et consultables. En effet, vous pouvez créer une ressource vidéo consultable en aussi peu de temps qu'il n'en faut pour réaliser une présentation. Ainsi, au lieu de passer des heures à saisir et à capturer des captures d'écran de tous les détails à partager, il vous suffit d'allumer votre webcam, de partager votre écran, d'appuyer sur enregistrer et de commencer votre présentation.

Regardez un exemple de vidéo explicative créée par l'un de nos ingénieurs avec le Panopto plateforme vidéo :

 

 

En réalité, un nombre croissant d'organisations enregistrent et archivent toutes les réunions de leurs employés. Grâce à cet outil d'enregistrement numérique , les employés peuvent participer pleinement à la réunion sans prendre de notes, les animateurs n'ont plus besoin de rédiger et d'envoyer de comptes rendus détaillés par courriel, et les absents peuvent visionner l'enregistrement pour connaître tous les détails de la réunion.

Lecture complémentaire : Pourquoi votre entreprise devrait enregistrer toutes ses réunions

 

Plus important encore, une plateforme vidéo facilite le partage sécurisé de vidéos à la demande et la recherche de tout leur contenu, comme c'est le cas avec les e-mails ou Slack. 

La plateforme vidéo de Panopto , par exemple, intègre des systèmes d'authentification unique (SSO) et de visioconférence permettant de restreindre l'accès et de définir des autorisations de partage pour vos vidéos. Vos collaborateurs peuvent ainsi les partager facilement avec leurs collègues, comme une vidéo YouTube Panopto La recherche intelligente de Panopto indexe également chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans une vidéo. En quelques clics, vos utilisateurs peuvent trouver instantanément des informations dans votre vidéothèque et accéder directement au passage précis où le sujet est abordé.

Optimiser la communication au travail grâce à une combinaison appropriée d'outils

Il ne s'agit pas d'opposer une solution à une autre.

Délaissant l'approche unique des outils de communication interne, les employés incitent leurs organisations à mieux soutenir la communication numérique par le biais de différents supports leur permettant de communiquer et de collaborer via le canal le plus adapté. 

L'ensemble des outils de communication d'une organisation doit offrir des options pour les conversations et le partage d'informations synchrones et asynchrones. Cela signifie que les entreprises utilisent un ensemble d'outils intégrés, notamment :

• Échange de courriels et de documents pour les communications formelles.
• Applications de chat avec fonction de recherche permettant des communications textuelles rapides.
• Logiciel de visioconférence pour permettre des conversations rapides en face à face.
• Une plateforme vidéo permettant le partage de communications vidéo, de démonstrations et de tutoriels consultables à la demande.

 

Le courrier électronique est-il en train de mourir ? 

Pas avant longtemps. Les nouvelles solutions de communication facilitent grandement les échanges par courriel qui, de toute façon, n'auraient jamais dû exister. Et cela rend les employés du monde entier plus heureux et plus productifs.

À terme, grâce à de nouvelles options permettant d'éliminer nos pires habitudes en matière de courriel et donc de réduire le nombre de courriels à trier pour chacun, le courriel pourrait potentiellement retrouver sa place de moyen de communication productif.

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