Aussi impossible que cela puisse paraître aujourd'hui, le courrier électronique était autrefois un atout pour la productivité au travail. Grâce à la possibilité de taper un message, d'appuyer sur le bouton d'envoi et d'obtenir une réponse (généralement) tout aussi rapide, les gens pouvaient obtenir des réponses et partager des informations beaucoup plus efficacement qu'auparavant. 

L'email a vraiment présenté la première forme pratique de communication asynchroneLe courrier électronique est un moyen d'échanger des informations qui n'est pas tout à fait en temps réel, mais qui ne prend pas non plus des heures ou des jours à compléter. Grâce au courrier électronique, il n'était plus nécessaire d'attendre le courrier interne. Il n'y avait plus de parties de chat téléphonique ou de messages vocaux qui duraient des jours entiers. Il y avait moins de temps perdu à rechercher des collègues qui n'étaient pas à leur bureau quand on avait besoin d'eux. Et cela signifie beaucoup moins de temps et de ressources consacrés aux réunions en personne (surtout celles qui nécessitaient auparavant un déplacement). 

En peu de temps, les professionnels du monde entier ont saisi l'occasion de travailler plus efficacement et ont commencé à remplacer par le courrier électronique une grande partie des interactions qui se déroulaient auparavant en personne ou au téléphone.

Il n'a cependant pas fallu longtemps pour que les communications par courrier électronique deviennent chaotiques et accablantes, même pour le travailleur moyen. 

Avec le courrier électronique, il n'y avait aucun moyen de savoir quand un message arriverait ou où il se situerait dans une longue liste d'autres priorités. En conséquence, les travailleurs sont devenus dépendants de leur boîte de réception, vérifiant continuellement l'arrivée de nouveaux messages, évaluant l'urgence, parcourant message après message dans une longue chaîne de discussions, envoyant une réponse ou la mettant de côté pour plus tard. C'est un système qui détourne souvent les gens de leur véritable travail et qui ralentit la productivité simplement en les détournant d'autres tâches importantes qui requièrent toute leur attention.

Et presque aussi rapidement qu'il a été acclamé en tant que stimulant de la productivité, le courrier électronique s'est rapidement retrouvé étiqueté comme un tueur de productivité. 

Le problème des e-mails

À un niveau fondamental, le problème de l'e-mail provient de sa polyvalence. Le courrier électronique est fonctionnellement libre et son envoi est pratiquement sans effort, ce qui signifie que les gens ont commencé à utiliser le courrier électronique par défaut pour la plupart des échanges. 

Bientôt, un outil qui a été conçu pour communication et collaboration au travail était mis à contribution chaque fois que quelqu'un avait une idée à partager. Il y avait des courriels qui auraient dû être des réunions, des courriels qui nécessitaient juste une réponse rapide, des courriels qui auraient dû être une présentation, des courriels qui n'avaient qu'un objet (EOM), et même des courriels adressés à l'ensemble du bureau sur le thème "Des beignets dans la cuisine !", suivis d'un barrage de messages de réponse inutiles. 

Et par conséquent, aujourd'hui, chacun d'entre nous a été, à un moment ou à un autre, embourbé dans des problèmes :

• Trop de courriels
• Des courriels trop longs
• Trop de réponses à une chaîne d'e-mails sans action ni résolution. 
• Attendre trop longtemps une réponse à un courriel
• Et beaucoup trop d'emails qui ne sont tout simplement pas importants ou pertinents.

Face à la frustration croissante suscitée par le déluge d'e-mails, il n'a pas fallu longtemps pour que de nouveaux outils de communication apparaissent, susceptibles d'alléger la tâche.

Remplacer le courrier électronique par de nouveaux canaux de communication

Ces dernières années, une variété de nouveaux outils de communication numérique synchrone ont vu leur popularité monter en flèche. Ces solutions sont conçues pour permettre aux travailleurs de communiquer et de collaborer en temps réel sans quitter leur bureau - et la demande pour ces systèmes provient en grande partie d'employés débordés qui cherchent désespérément une alternative au courrier électronique. Vous avez probablement déjà entendu parler de plusieurs de ces prétendus tueurs d'e-mails. 

Applications de chat sur le lieu de travail

Slack est devenu l'une des applications de chat les plus connues des professionnels, permettant aux gens de trouver instantanément des informations rapides auprès de leurs coéquipiers grâce à un chat consultable. L'adoption rapide de l'application de chat de Slack a également engendré la concurrence d'autres géants de la technologie, tels que Microsoft Teams, Facebook Workplace et G Suite Hangouts de Google pour les équipes, consolidant ainsi ce type de technologie dans tous les écosystèmes informatiques des entreprises.

Ces outils amplifient l'immédiateté du courrier électronique chaque fois qu'une personne a besoin d'une réponse rapide. Vous avez une question à poser ? Slackez directement un collègue ou envoyez un message dans un canal rempli de personnes qui peuvent vous aider. Vous ne vous souvenez plus des détails du projet dont vous avez discuté avec votre coéquipier il y a deux semaines ? Tapez simplement une recherche dans Slack pour les retrouver. 

Si l'information dont vous avez besoin est une chose à laquelle vous pouvez raisonnablement attendre d'un collègue qu'il réponde en une ligne ou deux de texte, ces applications sont ce qui se rapproche le plus d'une conversation IRL rapide. 

Vidéo-conférence en temps réel

Zoom , GoToMeeting, Skype for Business (qui fait désormais partie de Microsoft Teams), BlueJeans et WebEx offrent tous des solutions variées de communication et de collaboration vidéo en temps réel, permettant aux équipes de collaborer à distance par le biais de communications vidéo en face à face et de partage d'écran en quelques clics. Le marché de la visioconférence est actuellement l'un des segments technologiques à la croissance la plus rapide. Global Market Insights prévoit que le marché de la visioconférence atteindra 20 milliards de dollars d'ici 2024, avec un taux de croissance annuel de 14 %.

Grâce à ces systèmes, un grand nombre de ces courriels qui auraient dû être un appel téléphonique ont disparu. Au lieu de cela, vous pouvez instantanément parler en direct avec vos collègues, où qu'ils soient, et partager tout ce qui se trouve sur votre écran en envoyant simplement un lien. 

De même, tous ces échanges de courriels désordonnés où 20 destinataires différents se répondent les uns aux autres peuvent également disparaître. Ils peuvent désormais être remplacés par une réunion virtuelle qui permet à un groupe de personnes de parvenir à un consensus et de prendre des décisions de manière beaucoup plus efficace. 

Mais une communication plus immédiate est-elle préférable ? 

Eh bien, parfois oui, et parfois non. 

La possibilité de communiquer numériquement, en temps réel, par le biais d'applications de chat et de vidéoconférence a donné aux gens un meilleur moyen d'obtenir des réponses rapides et d'avoir des discussions ad hoc productives. En conséquence, le volume d'e-mails envoyés au sein des organisations qui ont adopté ces outils est en baisse constante. Non seulement les applications de messagerie en temps réel dissuadent naturellement les gens d'envoyer des courriels inutiles ou inefficaces, mais l'immédiateté de la communication et le meilleur accès aux connaissances institutionnelles peuvent rendre les travailleurs encore plus productifs.

Cela signifie-t-il que le courrier électronique va bientôt disparaître ? C'est peu probable.

Le courrier électronique a toujours ses avantages. Lorsqu'il s'agit de partager des communications plus formelles, plus nuancées, plus complexes et/ou plus détaillées, des messages qui n'exigent pas vraiment une réponse immédiate, d'échanger des informations avec des coéquipiers éloignés ou de communiquer avec des personnes extérieures à votre organisation, le courrier électronique tend à être un meilleur moyen. 

Là où le courrier électronique, les applications de chat et la vidéoconférence échouent encore

Malgré tous les gains de productivité qu'offre cette nouvelle pile de communication, les communications internes au travail pourraient encore être plus efficaces. Il existe certains types d'informations qui, faute d'un meilleur support, se retrouvent dans des canaux de communication qui ne sont pas tout à fait adaptés.

Aujourd'hui travailleurs du savoir doivent souvent communiquer et expliquer en détail des processus et des concepts complexes à leurs pairs. Dans un monde parfait, ces sujets seraient présentés en personne - un collègue taperait sur l'épaule d'un autre et demanderait une présentation du problème ou du processus en question. 

Cependant, les horaires surchargés et le travail à distance d'aujourd'hui rendent souvent impossible ce type d'échanges d'informations complets. Ainsi, pour faire bonne mesure, nous essayons de capturer le maximum de ce que nous aurions été heureux de présenter en personne et en temps réel dans un message asynchrone formellement documenté. 

Non seulement la création de courriels ou de documents détaillés - avec captures d'écran, graphiques et autres données - prend beaucoup de temps, mais personne n'a envie de lire un courriel de 500 mots ou un document de six pages que vous avez joint. Ce type d'information est souvent écrasant et presque impossible à suivre, et même lorsqu'un collègue s'y plonge, l'information est presque toujours rapidement oubliée. 

Les applications de chat ne constituent pas une meilleure alternative - vous partagez toujours un long document écrit qui n'est pas un moyen efficace de communiquer des informations détaillées. Et il n'est tout simplement pas nécessaire d'inscrire une autre réunion sur le calendrier des gens pour pouvoir présenter les informations dans le cadre d'une vidéoconférence en direct - où, à moins que vous ne l'enregistriez, ces informations sont largement perdues par la suite, ou vous faites deux fois le travail pour créer également un document écrit que les gens peuvent consulter plus tard.

Alors, qu'y a-t-il de mieux que le courrier électronique, le chat et la vidéoconférence pour des communications complètes et le partage d'informations détaillées ? 

Vidéo à la demande et consultable.

Avec la vidéo, chaque image vaut 1 000 mots. Démontrer et présenter des informations ou des idées dans une présentation vidéo est bien plus efficace que de passer des heures et des heures à créer un courriel ou un document complet en texte. Qui plus est, à l'ère de YouTube, la majorité des gens préfèrent apprendre de nouvelles choses et obtenir des informations par le biais de la vidéo plutôt que du texte.

La montée en puissance de la plateforme vidéo

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises intègrent un autre outil de communication et de collaboration . 

Un moderne plateforme vidéo offre un moyen plus efficace de communiquer des informations complètes grâce à des vidéos multicaméras faciles à capturer, à la demande et consultables. En fait, vous pouvez créer une ressource vidéo consultable dans le même laps de temps qu'une présentation. Ainsi, au lieu de passer des heures à taper et à faire des captures d'écran de tous les détails que vous devez partager, il vous suffit d'allumer votre webcam, de partager votre écran, d'appuyer sur le bouton d'enregistrement et de commencer votre présentation. 

Regardez un exemple de vidéo explicative créée par l'un de nos ingénieurs avec la plateforme vidéo Panopto :

 

 

En fait, un nombre croissant d'organisations vont jusqu'à enregistrer et archiver toutes les réunions de leurs employés. Avec un système numérique Enregistrement de réunions Grâce à cet atout, les employés peuvent participer pleinement à la réunion sans prendre de notes, les responsables de la réunion peuvent éviter de taper et d'envoyer des résumés détaillés par courriel par la suite, et ceux qui n'étaient pas présents peuvent regarder l'enregistrement pour connaître tous les détails exactement comme ils se sont produits.

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Le plus important est peut-être qu'une plateforme vidéo permet de partager facilement des vidéos à la demande en toute sécurité et de rechercher tout le contenu qu'elles contiennent, tout comme vous pouvez le faire avec le courrier électronique ou Slack. 

La plateforme vidéo de Panopto, par exemple, comprend Intégrations pour les systèmes de gestion d'identité à authentification unique (SSO) et les systèmes de vidéoconférence qui permettent de restreindre l'accès et de définir des autorisations de partage pour vos vidéos afin que vos collaborateurs puissent les partager facilement avec leurs collègues, comme vous le feriez pour une vidéo YouTube. La solution Panopto Smart Search indexe également chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran à l'intérieur d'une vidéo, de sorte qu'une recherche rapide permet de trouver instantanément les informations stockées dans votre site Web. vidéothèque et sauter au moment exact où ce sujet est abordé.

Optimiser les communications sur le lieu de travail avec la bonne combinaison d'outils

Il ne s'agit pas d'une solution contre une autre

S'éloignant de l'approche unique des outils de communication interne, les travailleurs poussent leurs organisations à mieux soutenir les communications numériques par le biais de plusieurs supports différents qui leur permettent de communiquer et de collaborer par le canal qui produira les meilleurs résultats. 

La pile de communication complète d'une organisation doit offrir des options pour les conversations synchrones et asynchrones et le partage d'informations. Cela signifie que les entreprises prennent en charge une combinaison d'outils intégrés, notamment :

• Partage d'e-mails et de documents pour les communications officielles.
• Applications de chat interrogeables qui permettent des communications textuelles rapides.
• Logiciel de vidéoconférence pour permettre des conversations rapides en face à face.
• Une plateforme vidéo qui permet le partage de communications, de démonstrations et de didacticiels vidéo consultables à la demande.

 

Le courrier électronique est-il en train de mourir ? 

Pas de sitôt. Aujourd'hui, les nouvelles solutions de communication facilitent tout simplement toutes ces communications par courrier électronique qui n'auraient jamais dû l'être. Et cela rend les travailleurs du monde entier plus heureux et plus productifs.

En fin de compte, grâce à de nouvelles options qui éliminent les pires de nos habitudes en matière de courrier électronique et réduisent ainsi le nombre d'e-mails que chacun doit passer au crible, le courrier électronique pourrait retrouver sa place en tant que moyen de communication productif.

Complétez votre pile de communications unifiées avec Panopto

Panopto plateforme vidéo d'entreprise vous aidera à enregistrer des réunions, des formations et des présentations, puis à archiver le contenu vidéo à la demande afin qu'il puisse être recherché, découvert et réutilisé ultérieurement. Vous voulez voir Panopto en action ? Contactez-nous pour un essai gratuit.