Die Zeit, die wir heute kollektiv in Meetings verbringen, ist auffällig.

Allein in den USA finden nach Schätzungen des Bureau of Labor Statistics täglich zwischen 36 und 56 Millionen geschäftliche Meetings statt. Im Durchschnitt nehmen Mitarbeiter jeden Monat an 62 Meetings teil.

Mitarbeiter verbringen einen großen Teil des Arbeitstages ausschließlich mit Besprechungen. Aus diesem Grund suchen Führungskräfte in fast allen Unternehmen nach Möglichkeiten, die durch Meetings sinkende Produktivität zurückzugewinnen und mehr von den Vorteilen der Echtzeit-Zusammenarbeit und Meetings zu nutzen.

Wie sich herausstellt, gibt es eine einfache Lösung für diese Herausforderung, die bereits mehrere Fortune-500-Unternehmen entdeckt haben: zeichnet alle Meetings Ihres Unternehmens auf.

Durch die Aufzeichnung von Meetings können Sie die Gespräche, die Ihre Mitarbeiter bereits führen - ob in Konferenzräumen oder bei Videoanrufen - in wertvolle Informationsressourcen umwandeln, die die Zeit, die Meetings Ihren Mitarbeitern rauben, minimieren und den Einfluss, den Meetings auf Ihren Gewinn haben können, maximieren.

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Es ist nicht so verrückt, wie es klingt. Im Folgenden finden Sie die 10 wichtigsten Gründe, warum Sie alle Ihre Meetings aufzeichnen sollten.

10 Gründe, Meetings aufzuzeichnen

1. Niemand muss ein Meeting verpassen.

Die richtigen Leute zur gleichen Zeit zusammenzubringen, kann manchmal die größte Hürde sein, um ein Projekt voranzubringen. Webkonferenzen können geografische Barrieren beseitigen, aber sie ermöglichen es nicht, an zwei Meetings gleichzeitig teilzunehmen oder terminliche Probleme zwischen Kollegen auf der anderen Seite der Welt zu beseitigen.

Die Videoaufzeichnung von Besprechungen und Präsentationen stellt sicher, dass niemand eine Diskussion oder etwas von dem, was die Leute im Besprechungsraum sehen können, verpassen muss. On-Demand-Videos können mit Teilnehmern geteilt werden, die nicht persönlich teilnehmen können, unabhängig von der geografischen Entfernung oder kurzfristigen Terminkonflikten, sodass jeder Zugang zu den gleichen Informationen hat, die in einem Meeting behandelt werden.

Wenn Sie damit beginnen, Ihre Meetings aufzuzeichnen, erhalten vielbeschäftigte Mitarbeiter und Führungskräfte, die oft in mehrere Richtungen arbeiten, mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne. Einladungen zu Besprechungen werden nicht mehr nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" ausgesprochen. Die Mitarbeiter können ihre Zeit auf Besprechungen verteilen, in denen sie am meisten bewirken können - und trotzdem die Besprechungen mit geringerer Priorität, an denen sie nicht persönlich teilnehmen konnten, überprüfen und zu ihnen beitragen.

2. Verbessern Sie den Fokus und das Engagement in der Besprechung.

Durch die Aufzeichnung von Meeting-Videos erhalten Ihre Mitarbeiter eine exakte Aufzeichnung von allem, was präsentiert und diskutiert wurde - eine perfekte Ausweichmöglichkeit für jeden, der schon einmal gedacht hat: "Haben wir das nicht letzte Woche in unserem Meeting besprochen?"

Wenn die Teilnehmer wissen, dass eine Aufzeichnung verfügbar sein wird, müssen sie sich keine umfangreichen Notizen machen, falls sie später etwas nachschlagen müssen. Und die Meeting-Leiter können die Teilnehmer leichter dazu auffordern, Ablenkungen auf ihren Bildschirmen zu minimieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich zu konzentrieren und sich intensiver zu beteiligen, wodurch Ihre Meetings noch wertvoller und effektiver werden.

3. Reduzieren Sie den Zeitaufwand für doppelte Arbeit.

Projektmanager und Meeting-Leiter sind es mittlerweile gewohnt, sich unmittelbar nach einem Meeting an den Computer zu setzen und Notizen, nächste Schritte und andere Aktionspunkte abzutippen, um sie an das Team zu schicken.

Mit einer Aufzeichnung des Meetings ist dieser Schritt jedoch einfach nicht mehr nötig. Stattdessen können die Meeting-Verantwortlichen einen Link zum Video des Meetings selbst senden, und die Teammitglieder können schnell die Aufzeichnung durchsuchen, um alle Details zu finden, die sie brauchen, genau dann, wenn sie sie brauchen.

All das setzt wiederum mehr Zeit für Ihr Team frei, um mehr Fortschritte in ihren Projekten zu machen. Natürlich mag die Zeitersparnis auf individueller Basis gering sein - aber wenn man bedenkt, dass jeder einzelne Mitarbeiter im Durchschnitt an 62 Meetings pro Monat teilnimmt, ist es leicht zu erkennen, wie sich all diese Minuten und Stunden summieren.

4. Kein Detail kann verloren gehen oder vergessen werden.

Meetings sind wertvoll weil sie den Leuten Zeit geben, eine Menge Informationen zu diskutieren und schneller zu einem Konsens zu kommen, als sie es in einem E-Mail-Thread könnten.

Aber handschriftliche Notizen, Besprechungsprotokolle und sogar Audioaufnahmen können nicht jede Diskussion und jede Entscheidung so gut erfassen wie die tatsächlichen Folien, Bildschirmfreigaben und Whiteboards, die während einer Besprechung verwendet werden. Insbesondere Besprechungsnotizen und -protokolle werden auch von der Perspektive des Protokollanten beeinflusst, was bedeutet, dass verschiedene Personen erwartungsgemäß verschiedene Teile einer Besprechung, die sie für wichtig halten, auf unterschiedliche Weise dokumentieren werden.

Eine Videoaufzeichnung fängt alles genau so ein, wie es passiert ist. So können Sie wirklich genau wissen, wer was gesagt hat, welche spezifischen Details ausgetauscht wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden (und wie) und welche Aktionspunkte zugewiesen wurden.

Sehen Sie sich ein Projektstatus-Meeting an, das mit Panopto aufgezeichnet und freigegeben wurde:

 

 

5. Bringen Sie neue Mitwirkende schnell auf den neuesten Stand.

Projekte verlaufen selten linear vom Anfang bis zum Ende - Teams ändern sich oft, wenn sich die Prioritäten ändern, oder erweitern sich, wenn neues Fachwissen benötigt wird. Jedes Mal, wenn das passiert, ist es die Aufgabe des Projektmanagers, neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

Aufzeichnungen Ihrer früheren Besprechungen zu haben, kann außerordentlich wertvoll sein, wenn es an der Zeit ist, neue Teammitglieder über den Fortschritt und die Ziele eines laufenden Projekts zu informieren. Anstatt die Arbeit unterbrechen zu müssen, um Download-Meetings zu planen und auf Informationen von anderen am Projekt Beteiligten zu warten, können neue Mitarbeiter vergangene Meetings durchsehen, um alle Details zu erhalten, die sie benötigen, um mit der Arbeit an einem Projekt zu beginnen.

6. Arbeiten Sie außerhalb des Konferenzraums zusammen.

Heutzutage sind wir daran gewöhnt, die Zusammenarbeit außerhalb des Besprechungsraums (oder über die Telefonkonferenz hinaus) durch E-Mails, gemeinsam genutzte Dokumente und Produktivitäts-Hubs wie Slack fortzusetzen. Keine dieser Kommunikationslösungen macht es jedoch einfach, auf bestimmte Diskussionen zu verweisen, die während eines Meetings stattgefunden haben - oder schlimmer noch, sie erfordern die Erstellung eines völlig neuen Dokuments oder Nachrichten-Threads.

Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen, haben Sie ein komplettes Dokument, in dem die Teilnehmer auf Besonderheiten verweisen können, entweder indem sie einen Link zu einem bestimmten Moment im Video über andere Messaging-Kanäle teilen oder indem sie direkt in der Meeting-Aufzeichnung zusammenarbeiten. Eine Videoplattform wie Panopto macht es möglich, nicht nur Kommentare mit Zeitstempel zu hinterlassen, sondern auch Thread-Diskussionen direkt in Ihren Aufnahmen zu führen.

All das ist wichtig, denn so sehr Meetings auch unschätzbare Gelegenheiten sind, Informationen auszutauschen und Projekte voranzutreiben, so sehr sind sie doch an die Zeit gebunden. Wenn Sie Ihre Meeting-Aufzeichnungen zu einem nützlichen Bestandteil der anderen asynchronen Kommunikation Ihrer Teams machen , werden sowohl Ihre Meetings als auch Ihre andere Kommunikation vollständiger und nützlicher.

7. Verstehen Sie, wie wir hierher gekommen sind und warum Entscheidungen getroffen wurden.

Wenn Veränderungsinitiativen, wichtige Projekte und Geschäftsquartale zu Ende gehen, ist es für die meisten Organisationen von großem Wert, eine "Nachbetrachtung" durchzuführen und zu überprüfen, welche Ergebnisse erzielt wurden, wie sie zu diesen Ergebnissen gekommen sind und was in Zukunft getan werden sollte.

Aber wenn wichtige Meilensteine und Entscheidungen über einen langen Zeitraum hinweg getroffen werden oder wenn an einem großen Projekt Dutzende von Menschen und Hunderte von beweglichen Teilen beteiligt sind, kann es für jeden schwierig sein, sich genau an alle kritischen Momente zu erinnern, die die Arbeit vorangebracht haben.

Durchsuchbare Meeting-Aufzeichnungsarchive und Transkripte können Führungskräften einen vollständigeren Kontext und Einblicke bieten, um aus Dingen zu lernen, die gut gelaufen sind, und aus Dingen, die, nun ja, nicht so gut gelaufen sind.

8. Stellen Sie eine Bibliothek mit institutionellem Wissen zusammen.

Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Informationen und institutionelles Wissen teilen. Aber dies in einem Meeting zu tun, kann ein zweischneidiges Schwert für den Mitarbeiter sein - während das Teilen von etwas Nützlichem oder Aufschlussreichem in einem Meeting die Dinge für alle anderen einfacher machen kann, führt dies oft zu mehr Arbeit und Unterbrechungen für das Teammitglied selbst. Und das kann sich schnell negativ auf die Produktivität auswirken, da der Experte zweifellos immer wieder gebeten wird, dieses Wissen zu teilen, entweder in persönlichen Erklärungen oder in formellen schriftlichen Unterlagen oder beidem.

Wenn Sie jedoch Ihre Besprechungen aufzeichnen und diese in einer Videobibliothek archivieren, müssen Sie Ihren Experten nicht bitten, sich zu wiederholen oder eine umfangreiche Dokumentationsaufgabe zu seiner ohnehin schon langen To-Do-Liste hinzuzufügen. Stattdessen können sich andere einfach die relevanten Momente des ursprünglichen Meetings ansehen. Und wenn noch mehr Informationen ausgetauscht werden müssen, kann Ihr Experte schnell ein Video von sich selbst aufnehmen, in dem er diese Details präsentiert - was in der Regel viel weniger Zeit in Anspruch nimmt als die Erstellung eines formellen schriftlichen Dokuments, das Ihrer Wissensdatenbank hinzugefügt wird.

Darüber hinaus ermöglicht die Erfassung des Wissens und der Informationen, die während der Besprechungen in Ihrem Unternehmen ausgetauscht werden, Ihrem Unternehmen den proaktiven Aufbau einer umfangreichen Bibliothek mit institutionellem Wissen, die jederzeit durchsucht und referenziert werden kann, auch nachdem ein Experte und seine wertvollen Erkenntnisse das Unternehmen verlassen haben.

9. Entdecken Sie lehrreiche Momente und bauen Sie eine Kultur der Transparenz auf.

In Meetings hinter verschlossenen Türen können viele Dinge passieren, die nicht nur die Produktivität, sondern auch die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und sogar die Moral belasten. Wenn es um die Durchführung effizienter Meetings und die Förderung der Transparenz in Ihrer Unternehmenskultur geht, können Sie viele Erkenntnisse aus der Durchsicht von Meeting-Aufzeichnungen gewinnen, die Ihnen wiederum dabei helfen können, das Wachstum und die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter zu coachen und zu unterstützen.

Besprechungsaufzeichnungen können nicht nur Managern und Mentoren, sondern auch den Besprechungsleitern selbst ermöglichen, zu überprüfen, wie eine Besprechung durchgeführt wurde. Die Beobachtung von Besprechungen kann Ihren Mitarbeitern helfen, schlechte Verhaltensweisen in Besprechungen zu erkennen und zu korrigieren sowie Möglichkeiten zur Anpassung der zwischenmenschlichen Kommunikation und Leitung produktiverer Besprechungen ans Tageslicht zu bringen.

10. Sammeln Sie bisher unentdeckte Erkenntnisse über Ihr Unternehmen.

Die meisten Organisationen wissen wirklich sehr wenig darüber, wie sich Besprechungen heute auf ihr Geschäft auswirken. Es gibt zwar ein paar nette Online-Tools für die Analyse deines eigenen
Arbeitskalenders, die dir sagen können, wie viel Zeit du in Besprechungen verbringst, aber für die meisten Unternehmen ist es schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, diese Informationen für dein gesamtes Unternehmen zu bekommen.

Wenn Sie alle Ihre Besprechungen aufzeichnen und archivieren, schaffen Sie eine neue Datenquelle , die eine ganze Reihe von nie zuvor verfügbaren Informationen liefern kann, die Sie analysieren können, um zu lernen und bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie die Besprechungskultur Ihres Arbeitsplatzes weiterentwickeln und im Allgemeinen Ihr Unternehmen effizienter führen können.

Meeting-Aufzeichnung: Es ist mehr als nur die Aufzeichnung zu drücken

Die Aufzeichnung Ihrer Besprechungen - unter Verwendung der Konferenzraumtechnologie und der Unified Communications-Tools, die Sie bereits haben - kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter produktiver werden, indem sie wichtige Momente der Besprechung noch einmal erleben oder Unterhaltungen verfolgen können, an denen sie nicht live teilnehmen konnten, und gleichzeitig Ihr Unternehmen schützen, indem sie eine Aufzeichnung der Ereignisse während jeder Interaktion bereitstellen.

Das heißt, Ihre Teams zu ermutigen, "Aufnahme" zu drücken, ist nur ein Teil der Lösung.

Um den potenziellen Wert der gemeinsamen Nutzung von Meeting-Aufzeichnungen als Mittel zur Verbesserung der Produktivität und Zusammenarbeit, voll auszuschöpfen, müssen Sie auch einen Weg finden, die Aufzeichnungen tatsächlich zu teilen. Und das ist die Hürde, über die die meisten Early Adopters stolpern.

Mittlerweile sind in vielen Ihrer Konferenzräume Kameras installiert, und die meisten Videokonferenzlösungen bieten native Aufzeichnungsfunktionen.

Aber wenn das Meeting vorbei und die Aufzeichnung beendet ist, müssen Ihre Mitarbeiter allzu oft durch viele Reifen springen, um Zugang zu all diesen wertvollen Informationen zu erhalten.

Aufnehmen allein reicht einfach nicht aus.

Es ist absolut notwendig, Ihre Besprechungsaufzeichnungen intelligent zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie sicher aufbewahrt und nur für die vorgesehenen Zielgruppen freigegeben werden, und um sicherzustellen, dass diese Zielgruppen in der Lage sind, konsequent auf den Inhalt der Videos, die für sie freigegeben werden, zuzugreifen und ihn schnell zu durchsuchen.

Deshalb ist eine komplette Lösung für die Aufzeichnung von Meetings mehr als nur eine Aufzeichnung. Sie nimmt diese Aufnahmen auf und macht das Durchsuchen, Freigeben und spätere Anschauen dieser Videos einfach, während alles sicher bleibt.

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