Muchas empresas de Estados Unidos y de todo el mundo siguen contratando a pesar de una economía tumultuosa y unas cifras de desempleo asombrosas. Hospitales, empresas tecnológicas, servicios de entrega, tiendas de comestibles, fabricantes de productos sanitarios y empresas de transporte y logística están ansiosos por cubrir puestos en medio de la pandemia de coronavirus.

En una época de distanciamiento social obligatorio y de viajes limitados, las empresas que contratan se enfrentan a nuevos retos a la hora de incorporar a los empleados que se incorporan a los equipos totalmente remotos desde casa, así como a los que trabajarán en primera línea en la sanidad, el comercio minorista, los almacenes y las instalaciones de fabricación. Desde la socialización de los nuevos empleados en una plantilla remota hasta la garantía de que los trabajadores de primera línea reciban la formación más actualizada que se ajuste a la normativa local, muchas organizaciones están trabajando con diligencia para ajustar sus prácticas de incorporación a este nuevo y cambiante entorno de trabajo.

Cuando se trata de cómo incorporar a los nuevos empleados a su puesto de trabajoLos riesgos son mayores que nunca. 

El coste de equivocarse en la incorporación

Además de garantizar que la empresa evite pasos en falso que puedan poner en peligro la seguridad de sus empleados, clientes y comunidades circundantes, el éxito de la incorporación de los empleados tiene un efecto demostrable en la rentabilidad.

Los empleados son los activos más valiosos de las empresas, y estos activos se revalorizan con el tiempo. Por eso, cuando un empleado decide marcharse a otro trabajo o la rotación de personal dentro de la organización se dispara, los resultados de la empresa pueden verse realmente afectados.

El coste de sustitución de un solo empleado puede oscilar entre el 30% de su salario anual en el caso de los empleados principiantes y el cuádruple de su salario si ocupan un puesto de alto nivel o una función muy especializada. Imagínese a un empleado saliendo por la puerta con un montón de dinero que vale cuatro veces su salario anual. 

Además del capital necesario para contratar y formar a un sustituto, los costes indirectos suponen dos tercios de lo que realmente gastan las empresas en la rotación de personal. Estos "costes blandos", como la pérdida de conocimientos, la reducción de la productividad, la bajada de la moral, el tiempo que se tarda en encontrar un sustituto y el tiempo que necesitan las nuevas contrataciones para ser plenamente funcionales, pueden ser más difíciles de cuantificar en términos de dólares; sin embargo, el impacto en un equipo y en la empresa es difícil de pasar por alto. Se calcula que una cuarta parte de las organizaciones incurrir en gastos por la rotación de personal que suman hasta el 40% de sus ingresos anuales.

Entonces, ¿cómo protegen las empresas sus valiosas inversiones en personal?

Un reciente informe del Instituto del Trabajo ha descubierto que el 77% de las rotaciones voluntarias son evitables. Con hasta uno de cada tres nuevos contratados que se van en su primer año, The Harvard Business Review afirma que un proceso de incorporación coherente y estructurado es esencial para retener el talento. Y hay muchas investigaciones que lo respaldan:

• El Instituto de Capital Humano ha descubierto que invertir en una mejor experiencia de incorporación para los nuevos empleados tiene más probabilidades de aumentar los niveles de compromiso de los empleados, disminuir el tiempo de competencia y reducir la rotación.
• Investigación de Glassdoor confirma que las organizaciones con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar la retención de los nuevos empleados en un 82% y aumentar la productividad en más de un 70%.
• Casi el 70% de los empleados dicen que son más probabilidades de permanecer en una empresa después de una gran experiencia de incorporación. 

El problema es que sólo el 12% de los empleados está muy de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo de incorporación nuevos empleados, lo que significa que hay mucho margen de mejora. 

Ahora que la mayoría de las incorporaciones se realizan de forma virtual, las organizaciones se enfrentan a mayores retos de incorporación de empleados en .

Digitalización de la experiencia de incorporación

En el impulso por modernizar la incorporación de empleados, las empresas ya habían comenzado a digitalizar sus programas de incorporación antes de la pandemia. La incorporación digital elimina el papel del proceso y agiliza la experiencia a través de portales en línea u otras tecnologías que generalmente agregan estructura y brindan datos útiles, al tiempo que permiten que los nuevos empleados se guíen a sí mismos a través de las tareas. Sin embargo, muchas organizaciones no han llevado su incorporación digital lo suficientemente lejos. 

La incorporación es mucho más que papeleo, formación sobre el cumplimiento de la normativa y un resumen de funciones y responsabilidades. Un programa eficaz de incorporación de empleados logra dos cosas: 

• Aclimata al nuevo empleado a la cultura de la empresa y les permite comenzar a construir relaciones, ayudándoles a formar un vínculo emocional y social con la empresa que los mantendrá comprometidos y productivos.
• Proporciona la formación y el entrenamiento que necesitan para empezar a producir y contribuir a los objetivos de la empresa

La digitalización de la incorporación puede mejorar la eficiencia, pero es fácil perder los componentes humanos esenciales que afectan a la retención en el proceso. Los empleados remotos que se pierden los aspectos culturales y sociales de la incorporación son más propensos a sentirse desvinculados y pueden tener dificultades para desarrollar relaciones laborales de apoyo. Y cuando la formación en línea se imparte en un formato que no se optimiza para aprendizaje y retención de conocimientosEn el caso de las empresas que se incorporan al mercado laboral, es posible que tarden más tiempo en alcanzar su plena productividad.

Afortunadamente, existe una solución sencilla para digitalizar y ampliar de forma eficiente el lado humano de la incorporación para apoyar mejor el éxito de sus valiosas inversiones en talento: video.

Para crear una experiencia de incorporación atractiva, memorable y coherente en que aclimate y eduque adecuadamente a los nuevos empleados -sin sacrificar la productividad y sin dejar que los nuevos contratados se sientan fatigados por pasar una semana entera en videollamadas en directo con demasiadas caras nuevas que recordar-, tendrá que pensar fuera de la videoconferencia.

Onboarding virtual en LinkedIn

LinkedIn actualizó su programa de incorporación recientemente cuando la empresa cambió al trabajo a distancia, ampliando su régimen de incorporación de un día a un programa virtual de una semana de duración. En lugar de que los nuevos empleados pasaran todo el primer día en conferencias telefónicas en directo, los responsables de formación decidieron repartir las reuniones en directo y las presentaciones virtuales para dar más flexibilidad a los nuevos empleados, mantener su compromiso y ofrecer también más flexibilidad a los facilitadores de la incorporación y a los participantes. 

El programa de incorporación virtual de LinkedIn, de cinco días de duración, incluye controles regulares y puntos de contacto para garantizar que los nuevos empleados remotos no se sientan olvidados o ignorados. La semana comienza con una sesión en directo de una hora de duración el primer día, en la que se habla de la cultura, los valores y los productos de la empresa, y concluye el viernes con una hora feliz del equipo virtual. Los demás días de la semana, los nuevos empleados ven un mensaje de bienvenida del líder de L&D (abajo) y reciben una sesión en directo de presentación en vídeo de un ejecutivo de LinkedIn.

 

Si su organización no ha digitalizado su proceso de incorporación de empleados, o si se da cuenta de que los nuevos empleados no se están integrando en su organización tan bien como podrían, no hay mejor momento que éste para hacer algunos cambios. Aprenda a utilizar el vídeo en directo y a la carta para diseñar un programa de incorporación virtual eficaz que siga las mejores prácticas para ayudarle a crear una plantilla más comprometida y productiva desde el primer día.

6 mejores prácticas para la incorporación virtual

Ya sea que esté incorporando a un nuevo ingeniero de software a su equipo de productos o dando la bienvenida a las nuevas contrataciones en su ajetreada planta de procesamiento, contar con un programa estructurado de incorporación virtual que emplee una combinación de actividades en vivo y en directo. vídeo a la carta Los elementos de la información transmitirán mensajes ricos y coherentes en un formato diseñado para favorecer la comprensión y la retención de la nueva información.

Desde las políticas de la empresa hasta los procesos y procedimientos específicos del equipo, utilice las siguientes prácticas recomendadas de incorporación a distancia para elaborar una lista de verificación de incorporación personalizada con plazos e hitos que ofrezcan a sus nuevos empleados todo lo que necesitan para ponerse al día y tener éxito. 

1. Comenzar la incorporación antes del primer día (pre-internado) 

La incorporación no tiene que esperar al primer día: hay medidas que puede tomar inmediatamente para que el nuevo empleado se sienta bienvenido en cuanto acepte la oferta. Esto no solo transmite el mensaje de que estás encantado de tenerlo en el equipo, sino que también elimina algunas de las tareas de incorporación más mundanas para que puedas hacer que su primer día de trabajo sea memorable. 

• Envíe un kit de bienvenida. Envíe por correo a sus empleados más nuevos una bolsa de regalos que enorgullezca, incluya información que los hará sentir cómodos en su primer día y asegúrese de transmitir la cultura de la empresa. Los elementos de su kit de bienvenida deben ser divertidos, prácticos e informativos. Además del botín habitual (o inusual), puede enviar su empresa hoja de ruta de incorporaciónEn el caso de los empleados de la empresa, se les explicará cómo se instalarán los dispositivos o la tecnología que necesiten, el material de oficina en casa, una tarjeta de referencia rápida para acceder a los portales de los empleados, los detalles del código de vestimenta y el horario de trabajo estándar, un mensaje de vídeo del director generale incluso una carta manuscrita de su nuevo director.
• Papeles de preinstalación. Ofrezca un primer día para recordar en lugar de un día olvidable de rellenar formularios. Sus nuevos empleados pueden firmar documentos y completar otros trámites administrativos en línea con tecnologías de firma electrónica como DocuSign u otra solución que admita la incorporación digital. Y como este proceso puede ser nuevo para algunos de sus contratados, también puede crear vídeos cortos de instrucciones que ofrecen instrucciones paso a paso para rellenar los formularios requeridos.

 

2. Construir bases sólidas para las relaciones de trabajo 

Las comunicaciones en directo basadas en vídeo permiten a los compañeros de equipo remotos conocerse y desarrollar una base de confianza, especialmente cuando no es posible reunirse en persona. El vídeo también puede ayudarle a crear comunicaciones potentes que humanicen la empresa, así como su cultura, lo que a su vez fomenta una conexión más profunda entre los nuevos empleados y la organización. Aunque es una buena idea establecer objetivos para las comunicaciones de vídeo, tanto en directo como a la carta, los mensajes y las conversaciones menos formales y sin guión suelen ser más auténticos, lo que da lugar a relaciones interpersonales más sólidas. He aquí algunas ideas para aclimatar y socializar a los nuevos empleados que trabajan a distancia:

• Programe una llamada de bienvenida con el jefe del empleado que les permita conocerse y profundizar en cómo su nuevo equipo y su función apoyan a la organización en general.
• Anime a los miembros del equipo inmediato del nuevo empleado a que se pongan en contacto con él personalmente y le inviten a un café virtual por videoconferencia.
• Ofrezca vídeos breves de otros departamentos o jefes de equipo de la organización que permitan al nuevo empleado comprender mejor cómo funcionan las distintas partes de la empresa.
• Si no puedes llevar a tu nuevo empleado a almorzar durante su primera semana, puedes programar un desafío de trivialidades por videochat. Los empleados nuevos y los ya existentes pueden competir para responder a preguntas sobre la historia de la empresa; cuanto más oscuras, mejor.

Permitir el aprendizaje colaborativo en el puesto de trabajo de forma remota mediante creación de una base de conocimientos de vídeo con capacidad de búsqueda con contribuciones de vídeos generados por los empleados que ofrecen explicaciones, mejores prácticas, procedimientos y mucho más. De esta forma, todos los empleados tienen la oportunidad de aprender de colegas de toda la organización con los que quizá no interactúen mucho, lo que ayuda a crear una cultura unificada más fuerte entre los equipos remotos. 

3. Dé vida a la cultura de su empresa

Uno de los mayores retos de la incorporación a distancia es comunicar las creencias y los valores que sustentan la forma en que las personas de su organización trabajan juntas. Las palabras por sí solas no son suficientes para transmitir los matices de la cultura de la empresa: son las acciones y las interacciones entre los empleados las que realmente definen una cultura. Cuando se trata de presentar a los nuevos empleados la cultura de su organización, es importante mostrarla mediante un vídeo.

• Empieza con una visita virtual, pero en lugar de una visita a la oficina virtual, es un recorrido por la historia de tu empresa, contada por los líderes de la compañía que dan contexto a los orígenes de tus valores y cultura.
• Comparta las grabaciones de los más recientes Reuniones de todo el personal para que los nuevos empleados puedan tener una idea de cómo celebra a su gente y cómo es comunicarse con los ejecutivos durante las preguntas y respuestas.
• ¿Hay algún equipo que haya alcanzado un gran objetivo recientemente? Organiza una videollamada para hablar de lo que salió bien e incluso de lo que les costó. Asegúrate de grabar la reunión y luego editarlo para destacar los puntos clave. Ahora tienes una buena manera de mostrar a los nuevos empleados cómo se hace el trabajo.
• Pida a los empleados con diferentes trayectorias en su organización que graben un vídeo explicativo de uno o dos minutos en el que describan la cultura de su empresa con sus propias palabras.
• Si tiene grupos de recursos para empleados, pida a cada uno de ellos que cree un vídeo en el que describa su misión y visión: los nuevos empleados pueden hacerse una idea más clara de los valores que vive y respira cada día la gente de su empresa y encontrar grupos con los que les gustaría relacionarse.

Stanley Young, de NYSE Technology, habla de cómo utilizó Panopto para retener a empleados valiosos y desarrollar una cultura unificada en toda su organización global: 

 

 

4. Mostrar cómo funcionan las cosas

Los nuevos empleados suelen llegar a un puesto con cierto nivel de experiencia o conocimientos. El objetivo de la incorporación no es formarles en las habilidades de las que puedan carecer, sino asegurarse de que saben utilizar las herramientas y tecnologías que necesitarán para hacer su trabajo y cómo encontrar información cuando la necesiten. Con la formación en vídeo a la carta puede proporcionar recursos de incorporación autoguiados y atractivos que ofrezcan una formación coherente y precisa, sin apartar a los directivos y otros empleados del trabajo. Estos son algunos ejemplos de vídeos de "cómo funcionan las cosas" para la incorporación de los empleados:

• Crear una serie de vídeos de microaprendizaje que muestra cómo utilizar diversos sistemas y tecnologías, en particular los que son fundamentales para su función.
• La solicitud de tiempo libre, una visión general del manual del empleado, las mejores prácticas de correo electrónico, la formación en materia de seguridad y cumplimiento: grabe una presentación rápida que cubra todo lo que sus nuevos empleados necesitan saber e incluya enlaces o una lista de reproducción en su lista de control de incorporación.
• Muestre a los nuevos empleados cómo encontrar información cuando la necesiten. En este punto, puede explicar las mejores prácticas de su organización en cuanto a canales de comunicación interna, programación de reuniones y aprendizaje entre iguales. También querrá mostrarles dónde buscar documentos de texto, vídeos y grabaciones de reuniones y otros recursos de aprendizaje en tiempo real que pueden ofrecer respuestas inmediatas a sus preguntas.
• Cuando un empleado deja la empresa, haz que pase su última semana registrando cualquier información que crea que puede ayudar a la siguiente persona en su puesto. Cuando un nuevo empleado se incorpore (o si alguien es promovido internamente), tendrá una entrega virtual cara a cara de su predecesor esperándole. 

 

Vea un vídeo sobre los beneficios de los empleados: 

 

 

Panopto herramientas de comunicación y formación por vídeo hacen posible que cualquier persona de su organización pueda grabar tutoriales de vídeo optimizados para el aprendizaje que puede verse desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo. Grabe un vídeo con una cámara facial junto a una grabación de la pantalla y las diapositivas de la presentación (si las tiene) para capturar un atractivo recorrido con varias cámaras en el mismo tiempo que se tarda en mostrar el proceso o el sistema. Para el nuevo empleado, es como mirar por encima del hombro de su compañero de trabajo en la oficina. 

Panopto Express, nuestro grabador de pantalla y video gratises la forma más fácil de capturar y compartir conocimientos en el trabajo. Grabe y comparta vídeos en multistream desde su navegador. Pruébalo! 

 

Panopto sube automáticamente las grabaciones a su biblioteca de vídeo corporativa segura donde la información se puede encontrar con una simple búsqueda de palabras clave. Cada palabra hablada y mostrada en un vídeo en Panopto se puede buscar, al igual que sus mensajes de correo electrónico, por lo que incluso si se olvida un detalle durante la incorporación, se puede encontrar fácilmente y volver a ver más tarde.

5. Definir el éxito y cómo medirlo

Los programas de incorporación eficaces establecen expectativas claras para los nuevos empleados, tanto en lo que respecta a su función inicial en la empresa como a sus oportunidades de crecimiento y avance. Además de plantar la semilla para construir una carrera a largo plazo en su empresa, la comunicación de objetivos claros y medidas de éxito refuerza el tipo de trabajo que su empresa valora. Para los equipos remotos que tienen una gran autonomía y flexibilidad, no podría ser más imperativo asegurarse de que las nuevas contrataciones estén alineadas con las prioridades del equipo y de la empresa para que puedan trabajar de forma independiente para contribuir e innovar al máximo de su capacidad.

• Si su organización ha establecido un conjunto de principios de liderazgo o valores fundamentales, puede darles vida en un vídeo que no sólo explique cada uno de esos principios, sino que también ofrezca ejemplos concretos, destacando a los empleados que han demostrado esos principios recientemente.
• Los directivos deben programar videoconferencias semanales con sus empleados más recientes para definir los objetivos y las expectativas, y para comprobar el progreso de su incorporación, proporcionando y escuchando los comentarios a lo largo del proceso. En el caso de los empleados remotos, es una buena práctica realizar reuniones diarias de control durante su primera semana.
• Comunique el proceso de revisión de su organización y la información sobre la compensación adicional, si procede. Esto puede presentarse en directo o a la carta; en cualquier caso, querrá asegurarse de que su nuevo empleado tenga la oportunidad de hacer preguntas.
• Establezca a los nuevos contratados con un mentor que haya desarrollado su carrera dentro de la empresa y que se comprometa a reunirse por videochat al menos una vez al mes para proporcionar apoyo al desarrollo de la carrera y comentarios.

 

6. Crear un directorio virtual de vídeo de los empleados que permita realizar búsquedas

Con equipos dispersos por diferentes partes del mundo y muchos empleados remotos que trabajan desde sus hogares, es posible que sus nuevas contrataciones nunca lleguen a conocer a muchas de las increíbles personas que trabajan duro para su organización, y viceversa.

En Panopto, los nuevos empleados graban su propio vídeo de presentación al final de su primera semana, que luego se comparte con todos los miembros de la empresa. Es algo que llevamos haciendo desde que nuestra pequeña empresa empezó a crecer hace más de 13 años. Y ahora, con equipos en Seattle, Pittsburgh, Londres, Hong Kong y Sídney, todos los miembros de la empresa conocen un poco sobre el nuevo empleado, que puede contar su historia con sus propias palabras.

El resultado de capturar más de una década de vídeos de presentación de empleados es un directorio de vídeos de todas las personas de la empresa. Todos los vídeos de presentación de los empleados se suben a la videoteca corporativa de Panopto, donde basta con una rápida búsqueda para conocer una nueva cara y un poco sobre quiénes son. A lo largo de los años, nuestros vídeos de presentación de empleados se han convertido orgánicamente en vídeos de 2-3 minutos en los que las personas comparten detalles sobre sus experiencias laborales anteriores, aficiones, mascotas, familias, equipos deportivos favoritos, intereses musicales y mucho más. Algunos vídeos son incluso una auténtica máquina del tiempo para nuestros empleados más veteranos.

Vea un vídeo de presentación de empleados de nuestra propia biblioteca:

 

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Panopto ofrece una solución más flexible para la comunicación y la formación virtuales eficientes que aporta las ventajas del trabajo en la sede central a sus equipos remotos. Desde las políticas de la empresa hasta los procesos y procedimientos específicos del equipo, Panopto facilita a los directivos, formadores, expertos en la materia e incluso a los propios recién contratados la grabación, el intercambio y la búsqueda de vídeos a la carta. 

Es más que un solución para la incorporación de empleados. Con Panopto, puede maximizar la productividad de su personal remoto y mejorar el flujo de información a escala para que su empresa pueda ser más innovadora, ágil y rentable que nunca.

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