Cómo transmitir de forma segura su próxima reunión general

Hoy en día, puede ser difícil reunir a todos los miembros de tu equipo en la misma sala para una reunión de todos. Entre los calendarios sobrecargados, los acuerdos de trabajo a distancia , las citas fuera de la oficina y los horarios de trabajo variados, encontrar un momento en el que todos los miembros de tu equipo estén en la oficina puede ser un problema. Tener equipos multinacionales también agrava el problema, haciendo que los directivos tengan que lidiar con diferentes zonas horarias.

En Panopto, sin duda nos sentimos identificados. Con oficinas en Estados Unidos, Europa y Asia, utilizamos nuestro software de vídeo empresarial para asegurarnos de que todo nuestro equipo está al tanto. La funcionalidad de transmisión por Internet de Panopto facilita que nuestro personal de todo el mundo pueda sintonizar en directo nuestros eventos para todos.

Si quieres retransmitir por Internet tu próximo ayuntamiento o reunión de todos los miembros, te explicamos cómo hacerlo en cuatro pasos utilizando la plataforma de transmisión en directo integrada en Panopto.

Paso 1: Crea la URL de tu reunión y compártela con los asistentes.

En primer lugar, querrás crear una URL para tu webcast con antelación, de modo que puedas compartir el enlace con tus plataformas de reuniones.

Para generar el enlace, entra en tu sitio de Panopto. A continuación, haz clic en el botón Crear y elige la opción de Webcast.

A continuación, añade el nombre de tu sesión, selecciona una carpeta y haz clic en Crear.

La página mostrará entonces la información de tu nueva sesión. En la sección Enlace al espectador habrá una URL que podrás compartir con tus potenciales espectadores. Copia y pega este enlace para compartirlo con los empleados cuando sea necesario.

Tu webcast de todas las manos estará asegurado en la nube de vídeo de Panopto - las personas que tengan el enlace deberán conectarse a Panopto para ver el webcast. Como Panopto se integra con tu solución de gestión de identidades de inicio de sesión único (SSO) existente, los empleados pueden iniciar sesión fácilmente con las mismas credenciales que utilizan para todos tus sistemas corporativos. Y si quieres que el webcast sea accesible a cualquier persona sin necesidad de que se conecte, marca la casilla "Cualquier persona en la web puede ver esto" al crear la sesión para el webcast.

Paso 2: Prepara una sala de espera para tu webcast de todas las manos.

Puedes crear el enlace para tu webcast con tanta antelación como necesites. El día de la reunión, tus compañeros sólo tendrán que hacer clic en el enlace e introducir sus credenciales del directorio activo para unirse a la transmisión web segura. Cuando alguien haga clic en el enlace a tu webcast en cualquier momento antes de la emisión en directo, Panopto le mostrará una sala de espera virtual para el evento en directo. Te recomendamos que elija una imagen de vista previa para la presentación de todas las manos y también añada una breve descripción como se muestra a continuación.

Paso 3: Prepara tu equipo de grabación.

Para reuniones pequeñas, un portátil con una cámara web de alta definición, como la Logitech c920, puede ser suficiente para transmitir en directo el vídeo y el audio del presentador, así como el contenido de su pantalla. Si vas a presentar desde una sala más grande que puede generar más ruido ambiental, considera la posibilidad de utilizar un micrófono específico para capturar el audio. Por ejemplo, el micrófono USB Blue Yeti puede ajustarse para adaptarse a diversos entornos de grabación; o, si tu orador principal se mueve mucho mientras habla, considera un micrófono Bluetooth de pinza como el Sony ECM-AW3. Panopto detectará automáticamente tus dispositivos de grabación: sólo tendrás que seleccionar las fuentes audiovisuales que quieras capturar en el Grabador Panopto.

Lectura relacionada: Guía de equipos de grabación audiovisual recomendados

Independientemente del equipo que utilices, asegúrate de revisar los ajustes de tus dispositivos para asegurarte de que obtienes la mejor calidad. Para saber más sobre cómo ofrecer audio y vídeo de alta calidad, consulta nuestra guía para crear grabaciones de alta calidad.

Paso 4: Configura y transmite tu webcast.

Cuando llegue el momento de que comience tu reunión de todos, inicia la Grabadora Panopto, haz clic en el botón Unirse a la sesión , y selecciona la sesión de webcast que hayas configurado previamente.

Una vez que hayas seleccionado tu sesión, puedes establecer la calidad de transmisión de tu webcast. La configuración de esto depende de tu velocidad de subida, que puedes encontrar yendo a http://www.speedtest.net. Panopto ofrece tres niveles de calidad de grabación: Estándar, Alta y Ultra. Para saber qué calidad de transmisión es la adecuada para ti, visita nuestra guía aquí.

Panopto también te permite emitir en el contenido de tu pantalla además del vídeo de tu presentador (el flujo de vídeo principal). Si vas a hacer un screencasting, no te olvides de configurar también la calidad de este flujo.

A partir de ahí, sólo tienes que pulsar el botón Record . Tu transmisión por Internet comenzará a emitirse inmediatamente.

Q&A, reproducción a la carta, y mucho más.

Durante tu webcast, los espectadores remotos pueden enviar preguntas al presentador a través del visor interactivo de Panopto. Cuando alguien envíe una pregunta o un comentario, el presentador verá una ventana emergente en la esquina inferior derecha de su pantalla. Las preguntas enviadas también se muestran en la parte inferior del software cliente de Panopto. Esto es útil para revisar y responder a todas las preguntas al final de la presentación.

La plataforma de transmisión en directo de Panopto también permite a tus espectadores tomar notas con sello de tiempo durante la transmisión para consultarlas más tarde.

Una vez que la reunión haya terminado, haz clic en el botón Detener en Panopto. Tu vídeo comenzará a subirse automáticamente a tu CMS de vídeo . Una vez completada la subida, Panopto codificará automáticamente la emisión para su reproducción a la carta en cualquier dispositivo, y indexará la emisión para su búsqueda dentro de tu CMS de vídeo.

Recibirás un correo electrónico del servidor en el que se te notificará cuando se haya completado la codificación, junto con un enlace a tu grabación. A continuación, puedes compartir ese enlace con los compañeros que se hayan perdido la reunión, o con los asistentes que quieran volver a ver la reunión.

Por supuesto, si tienes algún problema, nuestro equipo de asistencia está a un clic de distancia. Y si aún no usas Panopto y quieres acceder a una prueba gratuita, ponte en contacto con nosotros.