Le temps que nous passons collectivement en réunion aujourd'hui est frappant.

Rien qu'aux États-Unis, le Bureau of Labor Statistics estime qu'entre 36 et 56 millions de réunions d'affaires ont lieu chaque jour. En moyenne, les employés participent à 62 réunions par mois.

Compte tenu du temps consacré aux réunions dans une journée de travail, les dirigeants de quasiment toutes les organisations visent actuellement à atténuer la pression que les réunions peuvent exercer sur la productivité, et à tirer parti des avantages qu'offrent la collaboration et les réunions en temps réel.

Il existe une solution simple à ce problème, que plusieurs entreprises du classement Fortune 500 ont déjà découverte : enregistre toutes les réunions de votre entreprise.

En enregistrant les réunions sur , vous pouvez transformer les conversations que vos employés ont déjà - que ce soit dans des salles de conférence ou lors d'appels vidéo - en de précieuses ressources d'information qui minimisent le temps que les réunions prennent à vos employés et maximisent l'impact que les réunions peuvent avoir sur vos résultats.

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Ce n'est pas aussi fou que ça en a l'air. Nous vous présentons ci-dessous les 10 raisons les plus convaincantes de commencer à enregistrer toutes vos réunions.

10 raisons de commencer à enregistrer les réunions

1. Personne ne doit manquer une réunion.

Parfois, réunir les bonnes personnes au même moment peut constituer le principal obstacle à l'avancement d'un projet. La conférence Web peut supprimer les barrières géographiques, mais elle ne permet pas d'assister à deux réunions en même temps ni d'éliminer les problèmes de calendrier entre collègues situés aux antipodes.

L'enregistrement vidéo des réunions et des présentations permet de s'assurer que personne ne manque une discussion ou l'un des éléments visuels que les personnes présentes dans la salle de réunion peuvent voir. Les vidéos à la demande peuvent être partagées avec les participants qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne, quelle que soit la distance géographique ou les conflits d'horaires de dernière minute, afin que chacun ait accès aux mêmes informations que celles abordées lors de la réunion.

De plus, lorsque vous commencez à enregistrer vos réunions, les employés et les dirigeants très occupés - souvent tiraillés dans de multiples directions - ont un meilleur contrôle sur leur emploi du temps. Les invitations à des réunions ne sont plus du type "premier arrivé, premier servi", car les gens peuvent consacrer leur temps aux réunions où ils peuvent avoir le plus d'impact, tout en examinant et en contribuant aux réunions moins prioritaires auxquelles ils n'ont pas pu assister en personne.

2. Améliorer la concentration et l'engagement dans la réunion.

L'enregistrement des vidéos de réunion permet à vos collaborateurs de disposer d'un compte rendu exact de tout ce qui a été présenté et discuté - une ressource de secours parfaite pour tous ceux qui ont déjà pensé : "N'avons-nous pas discuté de ce sujet lors de la réunion de la semaine dernière ?

Lorsque les participants savent qu'un enregistrement sera disponible, ils n'ont pas besoin de prendre de nombreuses notes au cas où ils auraient besoin de se référer à quelque chose plus tard. Et les responsables de la réunion peuvent plus facilement demander aux participants de minimiser les distractions sur leur écran d'ordinateur. Les employés peuvent ainsi se concentrer et participer davantage, ce qui rend vos réunions encore plus précieuses et efficaces.

3. Réduire le temps passé à dupliquer les efforts.

Les chefs de projet et les animateurs de réunions ont désormais l'habitude de s'asseoir devant leur ordinateur immédiatement après une réunion et de passer du temps à taper des notes, les prochaines étapes et d'autres actions à envoyer à l'équipe.

Avec un enregistrement de la réunion, cependant, cette étape n'est tout simplement plus nécessaire. Au lieu de cela, les responsables de la réunion peuvent envoyer un lien vers la vidéo de la réunion elle-même, et les coéquipiers peuvent rapidement rechercher cet enregistrement pour trouver tous les détails dont ils ont besoin au moment même où ils en ont besoin.

Votre équipe dispose ainsi de plus de temps pour faire avancer ses projets. Bien sûr, sur une base individuelle, le gain de temps peut être minime, mais si vous considérez que chaque employé assiste en moyenne à 62 réunions par mois, il est facile de voir comment toutes ces minutes et ces heures s'additionnent.

4. Aucun détail ne peut être perdu ou oublié.

Les réunions sont précieuses car elles donnent aux gens le temps de discuter d'une tonne d'informations et de parvenir à un consensus plus rapidement qu'ils ne pourraient le faire dans un fil de discussion par courriel.

Mais les notes manuscrites, les comptes rendus de réunion et même les enregistrements audio ne peuvent pas rendre compte de chaque discussion et de chaque décision aussi bien que les diapositives, les partages d'écran et les tableaux blancs utilisés pendant une réunion. Les notes et les comptes rendus de réunion, en particulier, sont également influencés par le point de vue du preneur de notes, ce qui signifie que des personnes différentes documenteront de manière différente les différentes parties d'une réunion qu'elles jugent importantes.

Un enregistrement vidéo capture tout exactement comme cela s'est passé, de sorte que vous pouvez vraiment savoir exactement qui a dit quoi, quels détails spécifiques ont été partagés, quelles décisions ont été prises (et comment), et quelles actions ont été assignées.

Regardez une réunion d'état de projet capturée et partagée avec Panopto :

 

 

5. Faire en sorte que les nouveaux contributeurs soient rapidement opérationnels.

Les projets suivent rarement un parcours linéaire du début à la fin : les équipes changent souvent en fonction des priorités, ou s'élargissent lorsque de nouvelles compétences sont nécessaires. Il incombe au chef de projet de faire en sorte que les nouveaux contributeurs soient rapidement opérationnels chaque fois que cela se produit.

Disposer d'enregistrements de vos réunions précédentes peut s'avérer exceptionnellement précieux lorsque vient le moment d'informer les nouveaux membres de l'équipe sur l'avancement et les objectifs d'un projet en cours. Au lieu de devoir interrompre le travail pour programmer des réunions de téléchargement et d'attendre des informations de la part des autres personnes impliquées dans le projet, les nouveaux contributeurs peuvent revoir les réunions passées pour obtenir tous les détails dont ils ont besoin pour commencer à travailler sur un projet.

6. Collaborez en dehors de la salle de conférence.

Aujourd'hui, nous sommes habitués à poursuivre la collaboration en dehors de la salle de réunion (ou au-delà de la conférence téléphonique) par le biais de la messagerie électronique, des documents partagés et des hubs de productivité comme Slack. Cependant, aucune de ces solutions de communication ne permet de faire facilement référence à des discussions spécifiques qui ont eu lieu pendant une réunion - ou pire, elles nécessitent la création d'un document ou d'un fil de messagerie entièrement nouveau.

Lorsque vous enregistrez une réunion, vous disposez d'un document complet dans lequel les participants peuvent se référer à des éléments spécifiques, soit en partageant un lien vers un moment précis de la vidéo via d'autres canaux de messagerie, soit en collaborant à l'intérieur même de l'enregistrement de la réunion. Une plateforme vidéo comme Panopto permet non seulement de laisser des commentaires horodatés mais aussi d'avoir des discussions en fil de discussion directement dans vos enregistrements.

Tout cela est important car, même si les réunions sont des occasions précieuses d'échanger des informations et de faire avancer les projets, elles sont toujours limitées par le temps. En permettant aux enregistrements de vos réunions d'être une partie utile des autres communications asynchrones de vos équipes ( ), vous rendrez vos réunions et vos autres communications plus complètes et plus utiles.

7. Comprendre comment nous en sommes arrivés là et pourquoi des décisions ont été prises.

À la fin des initiatives de changement , des projets importants et des trimestres d'exercice, la plupart des organisations trouvent qu'il est très utile de procéder à un "post-mortem", en examinant les résultats obtenus, la manière dont ils ont été obtenus et ce qu'il convient de faire à l'avenir.

Mais lorsque des étapes et des décisions importantes sont prises sur une longue période, ou lorsqu'un grand projet implique des dizaines de personnes et des centaines de pièces mobiles, il peut être difficile pour quiconque de se souvenir avec précision de tous les moments critiques qui ont fait avancer le travail.

Les archives et les transcriptions d'enregistrements de réunions consultables peuvent fournir un contexte et des informations plus complets aux dirigeants qui cherchent à tirer des enseignements des choses qui se sont bien passées et de celles qui se sont moins bien passées.

8. Compiler une bibliothèque de connaissances institutionnelles.

Vous souhaitez que vos collaborateurs partagent des informations et des connaissances institutionnelles. Mais le faire dans le cadre d'une réunion peut être une arme à double tranchant pour l'employé - si le fait de partager quelque chose d'utile ou de perspicace lors d'une réunion peut faciliter les choses pour tous les autres, cela entraîne souvent plus de travail et d'interruptions pour le membre de l'équipe lui-même. Et cela peut rapidement avoir un impact négatif sur sa productivité, car il ne fait aucun doute que cet expert sera invité à partager ces connaissances encore et encore, soit dans le cadre d'explications individuelles, soit dans une documentation écrite formelle, soit les deux.

Toutefois, si vous enregistrez vos réunions et les archivez dans une vidéothèque , il n'est pas nécessaire de demander à votre expert de se répéter ou d'ajouter une lourde tâche de documentation à sa liste de tâches déjà longue. Au lieu de cela, les autres peuvent simplement regarder les moments pertinents de la réunion d'origine. Et si d'autres informations doivent être partagées, votre expert peut rapidement enregistrer une vidéo d'eux-mêmes présentant ces détails - ce qui prend généralement beaucoup moins de temps que de créer un document écrit formel à ajouter à votre base de connaissances.

De plus, la capture des connaissances et des informations partagées lors des réunions au sein de votre organisation permet à votre entreprise de constituer de manière proactive une bibliothèque massive de connaissances institutionnelles qui peuvent être recherchées et référencées à tout moment, même après le départ d'un expert et de ses précieuses connaissances.

9. Découvrez les moments propices à l'apprentissage et créez une culture de la transparence.

Dans les réunions à huis clos, il peut se passer beaucoup de choses qui peuvent nuire non seulement à la productivité, mais aussi aux relations entre les employés et même au moral. Lorsqu'il s'agit de mener des réunions efficaces et d'encourager la transparence dans votre culture d'entreprise, l'examen des enregistrements de réunions permet d'en tirer de nombreux enseignements, qui peuvent à leur tour vous aider à encadrer et à soutenir la croissance et le développement de vos employés.

L'enregistrement des réunions peut permettre non seulement aux managers et aux mentors, mais aussi aux animateurs eux-mêmes, de revoir la façon dont une réunion s'est déroulée. L'observation des réunions peut aider vos collaborateurs à identifier et à corriger les mauvais comportements en réunion, ainsi qu'à mettre en lumière les possibilités d'adapter les communications interpersonnelles et de mener des réunions plus productives.

10. Recueillir des informations sur votre entreprise qui n'auraient pas pu être découvertes auparavant.

La plupart des organisations en savent vraiment très peu sur l'impact des réunions sur leurs activités aujourd'hui. Bien qu'il existe quelques outils intéressants en ligne pour analyser ton propre calendrier de travail.
Bien qu'il existe quelques outils intéressants en ligne pour analyser ton propre calendrier de travail qui peuvent te dire combien de temps tu passes en réunion, il est difficile, voire impossible, pour la plupart des entreprises d'obtenir cette information pour l'ensemble de l'entreprise.

Lorsque vous enregistrez et archivez toutes vos réunions, vous créez une nouvelle source de données qui peut fournir un ensemble d'informations inédites que vous pouvez analyser pour vous aider à apprendre et à prendre de meilleures décisions sur la manière de faire évoluer la culture de réunion de votre lieu de travail , et en général, de gérer plus efficacement votre entreprise.

Capture de réunion : Il ne s'agit pas seulement d'appuyer sur le bouton d'enregistrement

L'enregistrement de vos réunions - à l'aide de la technologie de salle de conférence et des outils de communications unifiées dont vous disposez déjà - peut contribuer à rendre vos collaborateurs plus productifs en leur permettant de revenir sur les moments clés de la réunion ou de visionner les conversations auxquelles ils n'ont pas pu participer en direct, tout en protégeant votre entreprise en fournissant un compte rendu de ce qui s'est passé lors de chaque interaction.

Cela dit, encourager vos équipes à appuyer sur "record" n'est qu'une partie de la solution.

Pour exploiter pleinement la valeur potentielle du partage des enregistrements de réunions comme moyen d'améliorer la productivité et la collaboration, vous devez également trouver un moyen de partager réellement les enregistrements. Et c'est là l'obstacle que rencontrent la plupart des premiers utilisateurs.

À l'heure actuelle, un certain nombre de vos salles de conférence sont équipées de caméras, et la plupart des solutions de vidéoconférence offrent des capacités d'enregistrement natives.

Mais une fois la réunion terminée et l'enregistrement terminé, il arrive trop souvent que vos collaborateurs doivent franchir de nombreuses étapes pour avoir accès à toutes ces précieuses informations.

L'enregistrement seul n'est tout simplement pas suffisant.

Il est absolument nécessaire de gérer intelligemment les enregistrements de vos réunions, de veiller à ce qu'ils soient conservés en toute sécurité et partagés uniquement avec les publics visés, et de s'assurer que ces publics sont en mesure d'accéder systématiquement et de rechercher rapidement le contenu des vidéos qui leur sont partagées.

C'est pourquoi une solution complète de capture de réunion ne se contente pas d'enregistrer. Elle prend ces enregistrements et facilite la recherche, le partage et le visionnage ultérieur de ces vidéos, tout en assurant la sécurité.

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