Molte delle maggiori difficoltà di onboarding che i nuovi assunti devono affrontare riguardano l'assorbimento di informazioni importanti. Secondo un recente sondaggio, le sfide più frequentemente citate da dipendenti e manager appena assunti includono:

• Apprendimento di nuovi processi
• Apprendimento di nuove tecnologie
• Comprendere la cultura aziendale

Le organizzazioni stanno mettendo in atto sempre più spesso programmi strutturati di onboarding dei dipendenti per garantire che tutti i nuovi assunti ricevano queste informazioni nei primi giorni di lavoro. Ma anche i processi di onboarding ben pianificati hanno dei limiti nel fornire queste informazioni in un modo che i nuovi assunti possano facilmente digerire e poi conservare nel tempo.

Anche se i dettagli trattati nell'orientamento dei nuovi dipendenti variano da azienda ad azienda, il "sovraccarico di informazioni" può portare a tre comuni errori di onboarding. Ecco come evitarli.

1. Sovraccarico di informazioni durante l'orientamento faccia a faccia

Le grandi aziende spesso organizzano eventi di orientamento della durata di mezza giornata o di una giornata, in cui i nuovi assunti vengono bombardati di informazioni sotto forma di presentazioni di 30-60 minuti una dietro l'altra.

La parata di dirigenti ed esperti in materia copre tutto, dalla missione e strategia aziendale alla struttura organizzativa, ai valori, alla gestione delle prestazioni, ai benefit, alle questioni legali, alla sicurezza, all'accesso alla rete, ai piani sanitari, agli strumenti e alle risorse interne. Sebbene queste sessioni possano essere spesso stimolanti, la quantità di informazioni trasmesse è in genere sovrabbondante.

Invece di cercare di racchiudere 40 ore di informazioni in un corso di orientamento di 8 ore, stabilite un ordine di priorità per ciò che è più importante trattare con tutti i nuovi assunti e dedicate del tempo supplementare al corso di orientamento faccia a faccia per trattare in modo approfondito questo aspetto, poi fornite una formazione video per il resto.

Le piattaforme video consentono di registrare facilmente presentazioni online di alta qualità per i nuovi assunti, utilizzando solo una webcam e PowerPoint o Keynote. Questi video possono essere archiviati centralmente nella videoteca aziendale, dove i nuovi assunti possono guardarli durante le prime settimane di lavoro e consultarli in qualsiasi momento in futuro.

Guardate un esempio di video di onboarding sui benefit per i dipendenti:

2. Trascurare l'adattamento culturale

Nel libro bestseller I primi 90 giorni, Michael Watkins cita l'adattamento culturale come uno dei quattro pezzi critici del puzzle dell'onboarding. Le ricerche di Watkins dimostrano che questo aspetto è importante per tutti i nuovi dipendenti e particolarmente vitale per i nuovi manager: la mancanza di adattamento culturale è la ragione più comune per cui i manager appena assunti falliscono.

I video sono un mezzo perfetto per comunicare la cultura aziendale. Grazie all'uso di una piattaforma video centralizzata, i nuovi dipendenti possono apprendere i valori aziendali dai dirigenti e dai colleghi. I video aiutano a garantire la coerenza della comunicazione e rendono queste informazioni disponibili per essere guardate o riguardate in qualsiasi momento.

Ecco quattro esempi di video sulla cultura aziendale che potete creare:

• Dall'amministratore delegato - La cultura aziendale parte dai vertici. Non c'è modo migliore per un amministratore delegato di trasmettere i valori e la cultura aziendale in modo scalabile che attraverso i video. In qualità di CEO di NYSE Technologies, Stanley Young ha fatto un ulteriore passo avanti, registrando brevi video settimanali che potevano essere visti dai suoi dipendenti in tutto il mondo.

• Risorse umane - Il team delle risorse umane è una delle migliori risorse per comprendere la cultura aziendale e quella specifica del team. I video possono aiutare i nuovi assunti a conoscere lo stile di comunicazione di un team, i comportamenti tipici e attesi, gli stili di leadership e altro ancora.

• Dipendenti - Identificate i "portatori di cultura" all'interno della vostra organizzazione e chiedete loro di discutere le norme culturali e le best practice con parole proprie. I portatori di cultura di solito non sono membri del team dirigenziale. Al contrario, sono spesso manager con buone conoscenze, collaboratori individuali carismatici o assistenti amministrativi.

• Registrare una riunione vera e propria - Non c'è modo migliore di preparare un nuovo assunto a ciò che dovrà affrontare culturalmente nella sua prima riunione che registrarne una. La registrazione di una riunione mostra ai nuovi dipendenti cosa aspettarsi dal protocollo di comunicazione in riunione e come vengono prese le decisioni.

 

3. Deprioritizzazione dell'onboarding per i dipendenti di livello superiore

Secondo una ricerca del 2005 di Right Management Consultants, il 35% dei nuovi manager e dirigenti fallisce entro 18 mesi dall'assunzione di una nuova posizione. E il miglioramento dello sviluppo della leadership è tra le prime 5 priorità del capitale umano per gli amministratori delegati, secondo il rapporto CEO Challenge 2014 di The Conference Board. Ma le competenze di gestione e leadership possono spesso essere trascurate nel processo di inserimento di un nuovo dipendente senior.

Anche in questo caso i video possono essere d'aiuto. Ecco alcune idee per creare video di onboarding rivolti in particolare ai nuovi manager e leader della vostra organizzazione:

• Il processo di assunzione - Questi video descrivono i criteri di selezione, le procedure di reclutamento, le aspettative di colloquio e il processo decisionale della vostra organizzazione.

• Gestione delle prestazioni - In questi video descrivete il processo di definizione degli obiettivi dei dipendenti, cosa ci si aspetta dai manager per il coaching delle prestazioni, il processo di valutazione e come la vostra azienda gestisce chi ha prestazioni insufficienti.

• Competenze di leadership - Le diverse organizzazioni attribuiscono priorità diverse alle varie qualità di leadership. Alcune attribuiscono un valore maggiore alla gestione della comunicazione e del coordinamento inter-organi, mentre altre possono attribuire un valore maggiore all'assunzione di rischi e all'innovazione. Conoscere le competenze di leadership della vostra azienda fin dall'inizio può aiutarvi a preparare i vostri manager e leader al successo.

• Navigare nella struttura organizzativa - Questi video forniscono a manager e dirigenti una formazione trasversale sui vari team e sugli altri dirigenti con cui dovranno interagire.

• Condivisione delle best practice - Gli altri dirigenti di successo all'interno dell'azienda possono essere la migliore risorsa di un nuovo leader per capire cosa funziona e cosa no. Ma i vincoli di tempo dei dirigenti spesso non consentono di incontrarsi faccia a faccia per discutere le best practice. Registrate, invece, i video. Una serie di brevi video realizzati da dirigenti di chiara fama può fornire ai nuovi leader informazioni preziose che li aiutano ad adattarsi alla cultura aziendale.

 

La guida all'utilizzo dei video per l'onboarding

Questi sono solo alcuni dei modi in cui i video possono essere utili al vostro programma di onboarding dei dipendenti. Volete saperne di più? Abbiamo scritto il libro sul supporto alle iniziative di onboarding dei dipendenti con i video: scaricate oggi stesso la vostra copia gratuita.