Il punto di vista di Sam Crumley, vicepresidente del reparto Employee Experience presso Panopto

Prima di entrare Panopto vicepresidente dell'Employee Experience, ho ricoperto diversi ruoli nell'ambito della formazione e dello sviluppo (L&D) e delle risorse umane. Ho lavorato in vari settori e per alcune delle più grandi aziende blue chip del mondo. Naturalmente, durante il mio percorso in questi ruoli, ho incontrato una serie di sfide. Queste andavano da come collegare i team che lavoravano in sedi remote a come gestire efficacemente il cambiamento.

In un webinar tenuto in associazione con Personnel Todayho illustrato sette sfide che ho affrontato nei miei precedenti lavori, come le ho risolte all'epoca e, cosa fondamentale, come le risolverei ora se avessi saputo quello che so oggi sul potenziale del video per trasformare la cultura aziendale attraverso la formazione e la comunicazione. Le sette sfide che ho affrontato sono state:

• Acquisizione e condivisione delle conoscenze
• Gestione delle aspettative di prestazione
• Formazione sul campo su richiesta
• Microapprendimento
• Formazione sulla consapevolezza del prodotto
• Gestione del cambiamento
• Migliorare le connessioni a distanza

Vi illustrerò ciascuno di questi aspetti e vi mostrerò come il video può migliorare notevolmente il vostro approccio a questo tipo di sfide L&D e HR.

Video per la cattura e la condivisione delle conoscenze

Nel mio primo esempio, ho riflettuto sul periodo trascorso in una società di consulenza specializzata. Questa società di consulenza aveva centinaia di dipendenti fatturabili sparsi in tutto il paese e non aveva una funzione L&D. Le conoscenze e le competenze organizzative importanti erano concentrate in pochi membri del personale e in poche risorse chiave, il che amplificava le sfide che l'azienda doveva affrontare. Le sfide riguardavano sia la disponibilità di tali risorse e membri del personale, sia i vincoli di prossimità quando dovevamo organizzare la formazione per i membri remoti del team.

Se da un lato si trattava di questioni importanti da affrontare, dall'altro vedevo anche opportunità ancora più grandi per incrementare la cultura aziendale rafforzando i valori fondamentali dell'azienda, trovando meccanismi migliori per riconoscere le competenze dei dipendenti, mettendo in contatto i dipendenti in modi più significativi e riducendo le richieste di risorse ad hoc.

All'epoca, il modo in cui affrontammo l'esigenza di migliorare l'acquisizione e la condivisione delle conoscenze da parte dei dipendenti fu quello di organizzare una formazione annuale basata su obiettivi intermedi, integrata da eventi mensili dal vivo in cui veniva incoraggiata la condivisione delle conoscenze. Tuttavia, alcuni problemi persistevano, manifestandosi in tre modi principali:

• Molti dei contenuti didattici più importanti sono stati creati "a margine", quando necessario.
• Non abbiamo avuto alcuna analisi o valutazione del valore o dell'impatto delle nostre attività di formazione e condivisione delle conoscenze.
• Avevamo un archivio in crescita di documenti autonomi

Se penso a come farei ora quel progetto, sapendo quello che so sul video, ecco come penso che sarebbe stata una soluzione abilitata al video per quell'azienda. Avremmo potuto:

• Creazione di video riutilizzabili con la cattura di esperti della materia
• Offerta di approcci formativi capovolti in vista di eventi dal vivo
• Analizzare l'utilizzo di questi video e valutare la soddisfazione del personale.
• Migliore supporto al lavoro dei clienti grazie all'accessibilità dei contenuti video
• Ha permesso la curatela efficace dei video attraverso la ricerca interna ai video.

 

Video per la gestione delle aspettative sulle prestazioni

In un altro ruolo precedente, ho dovuto formare i manager su un nuovo processo di gestione delle prestazioni. Due elementi chiave di questo progetto di formazione erano: aiutarli a rafforzare le aspettative di performance e comunicare in modo efficace quali fossero le buone prassi per i leader delle persone.

Come nell'esempio precedente, questo processo ha offerto diverse opportunità per migliorare la cultura aziendale. Per esempio, ho pensato che avremmo potuto utilizzare questo processo per aumentare la visibilità dei leader senior, per allineare meglio le aspettative dei responsabili delle persone e per rafforzare i valori aziendali fondamentali.

Come ho gestito questo progetto all'epoca? Abbiamo condotto una campagna "push" che illustrava il nuovo processo. Il tutto è stato supportato da istruzioni e guide scritte. Abbiamo optato per un approccio "a cascata" alla formazione, in base al quale le divisioni avrebbero gestito il processo fino ai manager. Se da un lato questo approccio presentava alcuni vantaggi in termini di efficacia della campagna di push, dall'altro apriva la possibilità che i manager non comunicassero necessariamente in modo coerente con i loro superiori.  

Pensando a questo scenario dalla mia prospettiva attuale, come sarebbe stata una soluzione video-abilitata a questa sfida? Beh, avremmo potuto:

• Creazione di una formazione video dettagliata da rendere disponibile on-demand, ogni volta che è necessario.
• Creazione di una banca di risorse video per l'inserimento dei nuovi manager e per la consultazione dei manager esistenti prima dei colloqui sulle prestazioni.
• Monitoraggio della diffusione e dell'adozione di questi materiali
• Ha garantito la coerenza della messaggistica fornendo contenuti standard on-demand, eliminando la necessità per i manager di trasmettere le informazioni a cascata.

 

Video per la formazione sul campo su richiesta

Il terzo esempio è tratto dalla mia esperienza di lavoro con un'azienda di servizi pubblici. Questo settore si trova ad affrontare sfide molto imminenti, avendo una forza lavoro che invecchia e che, collettivamente, possiede un vasto bagaglio di conoscenze altamente specializzate. Le aziende di questo settore stanno cercando di assumere nuovi dipendenti e di portarli rapidamente al passo con i tempi, sapendo che presto che presto circa il 50% dei membri più esperti del personale andrà in pensione e, se l'organizzazione non fa attenzione, porterà con sé tutte le loro conoscenze.

Nell'azienda con cui lavoravo, c'era anche il problema che qualsiasi evento di formazione dal vivo portava inevitabilmente i lavoratori produttivi fuori dal campo.

Tuttavia, come per ogni sfida, c'erano anche delle opportunità. L'ho vista come un'opportunità per superare le differenze generazionali percepite, con i lavoratori già affermati in grado di fare da tutor e formare i futuri gruppi di lavoro e di mostrare il valore della permanenza e dell'esperienza. Inoltre, ritenevo che potesse rafforzare la cultura della qualità e della sicurezza tra i lavoratori.

Come hanno risolto queste sfide? Con una funzione L&D centralizzata responsabile dei contenuti e un organico ricco di esperti, la creazione di un insieme di risorse non è stata troppo difficile. Queste risorse sono state amplificate offrendo periodicamente formazione dal vivo, sia sul campo che a livello centrale.

Ripensandoci ora, credo che se avessimo potuto usare il video il risultato finale sarebbe stato ancora migliore. Saremmo stati in grado di:

• Coinvolgere il personale sul campo nella creazione di contenuti in modo molto più ampio, consentendo a un maggior numero di dipendenti di registrare processi e procedure, soprattutto permettendo loro di utilizzare dispositivi mobili sul campo.
• Mantenere le sfumato conoscenze dei pensionati - non solo per catturare ciò che sanno, ma anche per registrare come hanno fatto certe cose. Questa conoscenza "incorporata" di processi fisici e pratici è difficile da catturare con qualsiasi altro mezzo, ma il video si presta perfettamente a questo scopo.
• Creare video aggiornati/ampliati al variare delle condizioni.

 

Video per il microapprendimento

Quando lavoravo per un'organizzazione sanitaria, mi sono reso conto dei potenziali vantaggi dell'apprendimento just-in-time, o microlearning. I professionisti con cui avevo a che fare avevano poco tempo a disposizione, ma l'organizzazione aveva standard comprensibilmente esigenti sia per la conformità che per i risultati dei pazienti. Il personale veniva valutato di frequente ed era quindi essenziale creare attività di sviluppo tempestive che si adattassero ai loro programmi frenetici.

Pensando a come supportare al meglio questi dipendenti, mi sono reso conto che le giuste risorse di apprendimento avrebbero potuto sostenere meglio la crescita personale e l'avanzamento interno. Sapevo anche che una maggiore attenzione al paziente non avrebbe fatto altro che migliorare il marchio e la reputazione dell'organizzazione. Tutto questo avrebbe contribuito a migliorare notevolmente la cultura aziendale.  

Abbiamo iniziato ad affrontare le sfide uniche di questa organizzazione istituendo la formazione "in sala pausa", in modo che il personale potesse accedere a brevi pezzi di microlearning quando era lontano dai reparti. Questo è stato combinato con riunioni virtuali. L'azienda ha dato molta importanza alla formazione dei nuovi assunti e ha utilizzato i materiali dei fornitori per aiutare a formare il personale su strumenti specifici e apparecchiature complesse. I professionisti hanno anche creato una formazione incentrata sulla conformità delle procedure mediche.

Quindi, sapendo ora quello che so sui video, come avrei affrontato questo progetto? Tanto per cominciare, mentre abbiamo fatto progressi significativi con la formazione dei nuovi assunti e abbiamo sostenuto l'apprendimento continuo attraverso la formazione "in sala relax", ci mancava uno strumento flessibile per supportare il vero apprendimento "in movimento". Con il video, avrei creato:

• Video on-demand e basati su attività (per la formazione "ciò che devo sapere ora")
• Contenuti video abilitati alla telefonia mobile per mantenere il personale accanto ai pazienti anche quando devono controllare qualcosa.
• Risorse per l'educazione dei pazienti per aiutarli a gestire meglio le proprie condizioni dopo aver lasciato l'ospedale.
• Contenuti video dinamici con quiz per la verifica della comprensione e funzionalità sociali per la discussione e la condivisione delle conoscenze.

 

Video per la formazione sulla consapevolezza del prodotto

Un altro ruolo su cui ho riflettuto durante il webinar è stato il periodo in cui ho lavorato per un'azienda nazionale di infrastrutture di servizi finanziari. Questa organizzazione aveva un'enfasi particolare sulla soddisfazione del cliente e operava in un settore altamente competitivo. Aveva uffici commerciali regionali e un supporto L&D centralizzato. Quando l'L&D aziendale non era in grado di offrire supporto, si svolgeva una formazione "pop-up" e "ombra". Lavorare con questo approccio fai-da-te, piuttosto che sostituirlo, è stato importante perché ha offerto l'opportunità di identificare gli "eroi" dell'apprendimento e di dare loro un riconoscimento per aver condiviso la loro esperienza.

Quindi, come ho supportato l'apprendimento in questo scenario? Ho deciso di attingere sia dall'offerta centralizzata di L&D sia dall'approccio "fai da te", dal basso, per creare un ambiente di apprendimento ibrido. Ho utilizzato il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) dell'azienda per ospitare i contenuti e ho collaborato con i vari reparti per prendere decisioni sui contenuti esatti e sull'erogazione. Tuttavia, il materiale formativo era solitamente creato dai dipendenti piuttosto che dai progettisti didattici. Questo ha permesso loro di sfruttare la convenienza e la coerenza offerte dalle risorse centralizzate, garantendo al tempo stesso che le risorse di apprendimento fossero altamente pertinenti.

Come sarebbe stata una soluzione abilitata al video in questo scenario? Beh, lo sarebbe stata:

• Rafforzamento della creazione di contenuti da parte dei dipendenti
• Ci ha permesso di inserire i video nell'LMS senza una formattazione complessa.
• Garantire la riutilizzabilità dei contenuti nelle vendite e nell'assistenza.
• Offriva al senior management una migliore visibilità del consumo di materiali formativi
• Ha permesso di rendere i contenuti più ricercabili per supportare l'apprendimento "just-in-time".

 

Video per la gestione del cambiamento

Nel corso della mia carriera sono stato coinvolto in molti progetti di gestione del cambiamento. In un caso, l'organizzazione in questione stava attraversando un cambiamento importante: passare dall'offerta interna di apprendimento e sviluppo a un modello completamente esternalizzato per la pianificazione dei contenuti, lo sviluppo, l'erogazione, l'amministrazione dell'LMS e il supporto agli utenti finali.

Questo progetto ci ha offerto l'opportunità di rafforzare l'attenzione alla qualità e al servizio al cliente dell'organizzazione, di celebrare l'unicità del suo modello di business all'interno del settore e di riesaminare il modo in cui integrare rapidamente i nuovi assunti in ruoli ad alto turnover.

Quando ho progettato l'approccio alla gestione del cambiamento dell'organizzazione, ho garantito un elevato grado di coinvolgimento degli stakeholder in tutte le fasi per assicurarmi di mantenere i livelli di coinvolgimento. Questo ha comportato molti viaggi per avere una visione reale delle esigenze e delle opinioni delle persone. Ho anche creato un nuovo flusso di lavoro per la formazione centralizzata della leadership e per le risorse di onboarding dei nuovi gruppi.

Ripensandoci, credo che con il video l'iniziativa avrebbe potuto essere realizzata in modo ancora più efficace. Ci avrebbe permesso di rendere i materiali formativi più coerenti, indipendentemente dall'istruttore che li ha creati e dalla sua sede. Inoltre, saremmo stati in grado di catturare le peculiarità culturali dell'organizzazione attraverso il video, in un modo difficile da ottenere altrimenti. Ecco cosa avrei aggiunto al mix originale di gestione del cambiamento:

• Video dimostrativi per reparti e sedi
• Feedback video e brevi approfondimenti video sulle problematiche delle diverse regioni dell'ufficio
• Più opzioni video on-demand per ridurre gli spostamenti per la formazione faccia a faccia
  

 

Video per migliorare le connessioni a distanza

L'ultimo esempio che ho fatto durante il webinar riguardava la mia esperienza nel facilitare la collaborazione tra team remoti. Sebbene molte organizzazioni con cui ho lavorato operassero in regioni diverse, l'esempio che ho scelto è stato quando ho lavorato per un'autorità governativa canadese che forniva servizi in ampi territori con un budget limitato. Questa organizzazione aveva problemi di turnover e di personale. I dipendenti si trovavano spesso in località incredibilmente lontane, rendendo difficile la formazione faccia a faccia.

Considerando le opportunità che avevo per migliorare la cultura aziendale, sapevo che sarebbe stato importante rafforzare i legami con la sede principale e abbattere le idee sbagliate o la mancanza di comprensione tra le varie sedi. Volevo anche migliorare le competenze regionali e aprire opportunità di sviluppo professionale per i lavoratori in remoto.

L'approccio che adottavo all'epoca prevedeva viaggi periodici presso la sede principale e la creazione di contenuti centralizzati che venivano "spediti" in altre sedi. Le riunioni virtuali venivano utilizzate per riunire i team remoti e offrivano un mix di creazione di contenuti interni ed esterni.

Come penso che il video sarebbe stato utile in questo scenario? Beh, mi avrebbe permesso di:

• Creare contenuti in un modello più distribuito, con maggiori input da parte dei team remoti.
• Raccogliere più facilmente le competenze regionali
• Aumentare la visibilità della funzione L&D con meno spostamenti
• Mantenere il branding dell'organizzazione senza acquistare contenuti esterni
• Offrire contenuti video scaricabili per coloro che hanno problemi di larghezza di banda.
• Creare versioni interne ed esterne dei contenuti in modo più efficiente
  

 

Suggerimenti per guidare una trasformazione culturale con formazione e comunicazioni supportate da video

Quindi, pensando a tutti gli esempi che ho fatto, cosa direi a un collega che si occupa di L&D, HR o Employee Engagement e che sta pensando di utilizzare i video per risolvere le sfide di apprendimento e comunicazione e migliorare la cultura aziendale? Sottolineerei:

• Concentrarsi sui punti dolenti per assicurarsi che la soluzione video affronti i problemi più importanti.
• Coinvolgere gli utenti nella creazione di flussi di lavoro e contenuti per garantire la pertinenza.
• Sfruttare (e integrare) la tecnologia esistente, ad esempio l'LMS.

Una volta iniziato, come si fa a guidare l'adozione del video? In questo caso, suggerirei:

• Confermare gli impatti culturali per l'allineamento e il rafforzamento
• Lasciare la flessibilità necessaria per far emergere nuovi casi d'uso man mano che le persone sperimentano il video.
• Partendo dal contenuto, poi considerando il formato

Il mio ultimo consiglio è di assicurarsi di misurare il successo. Oltre a considerare il consumo di contenuti video, consiglierei di misurare anche dimensioni come la soddisfazione, l'interazione sociale e, naturalmente, i risultati finali per l'organizzazione. Inoltre, esaminerei l'ampiezza e la profondità dei vostri contenuti video e la riutilizzabilità di quelli che avete per assicurarvi di ottenere il massimo beneficio dal miglioramento della vostra cultura aziendale con i video.

Siete interessati a utilizzare i video per trasformare la vostra cultura aziendale? Contattate il nostro team per richiedere una prova gratuita.

 

È possibile accedere a una versione on-demand del webinar in cui ho presentato queste idee sul sito web di Personnel Today: https://www.personneltoday.com/hr/improve-company-culture-by-using-video-webinar/