Un punto di vista di Sam Crumley, vicepresidente dell'esperienza dei dipendenti presso Panopto

Prima di unirsi Panopto In qualità di Vicepresidente dell'Esperienza dei Dipendenti, ho ricoperto diversi ruoli nell'ambito della Formazione e Sviluppo (L&D) e delle Risorse Umane. Ho lavorato in vari settori e per alcune delle più grandi aziende leader a livello mondiale. Naturalmente, durante la mia esperienza in questi ruoli, ho affrontato numerose sfide, che spaziavano dalla connessione di team dislocati in diverse sedi alla gestione efficace del cambiamento.

In un webinar realizzato in collaborazione con Personnel Today , ho illustrato sette delle sfide che ho affrontato nei miei precedenti incarichi, come le ho risolte all'epoca e – soprattutto – come le risolverei ora se avessi saputo allora ciò che so oggi sul potenziale del video per trasformare la cultura aziendale attraverso la formazione e la comunicazione. Le sette sfide che ho trattato erano:

• Acquisizione e condivisione della conoscenza
• Gestione delle aspettative di rendimento
• Formazione sul campo su richiesta
• Microapprendimento
• Formazione sulla conoscenza del prodotto
• Gestione del cambiamento
• Migliorare le connessioni a distanza

Analizzerò ciascuno di questi aspetti singolarmente e mostrerò come i video possano migliorare notevolmente il vostro approccio a questo tipo di sfide nell'ambito della formazione e dello sviluppo e delle risorse umane.

Video per l'acquisizione e la condivisione della conoscenza

Nel mio primo esempio, ho ripensato al periodo in cui lavoravo presso una società di consulenza specializzata. Questa società aveva centinaia di dipendenti fatturabili dislocati in tutto il paese e nessuna funzione di Formazione e Sviluppo. Importanti conoscenze e competenze organizzative erano concentrate in pochi membri chiave dello staff e in poche risorse chiave, il che amplificava le difficoltà che l'azienda doveva affrontare. Queste difficoltà riguardavano sia la disponibilità di tali risorse e del personale, sia i vincoli di distanza quando era necessario estendere la formazione ai membri del team che lavoravano da remoto .

Pur trattandosi di problematiche significative che necessitavano di essere affrontate, intravedevo anche opportunità ancora maggiori per migliorare la cultura aziendale, rafforzando i valori fondamentali dell'azienda, individuando meccanismi più efficaci per riconoscere le competenze dei dipendenti, creando connessioni più significative tra i dipendenti e riducendo le richieste estemporanee di risorse.

All'epoca, per affrontare la necessità di migliorare l'acquisizione e la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti, organizzammo corsi di formazione annuali basati su traguardi specifici, integrati da eventi mensili in presenza in cui veniva incoraggiata la condivisione delle conoscenze. Tuttavia, alcuni problemi persistettero, manifestandosi principalmente in tre modi:

• Gran parte dei contenuti di apprendimento più importanti sono stati creati "ai margini", a seconda delle necessità.
• Non avevamo a disposizione analisi o valutazioni del valore o dell'impatto delle nostre attività di formazione e condivisione delle conoscenze.
• Avevamo un archivio sempre più ampio di documenti indipendenti

Se penso a come realizzerei quel progetto oggi, con le conoscenze che ho in materia di video, ecco come credo che una soluzione basata sui video sarebbe stata adatta a quell'azienda. Avremmo potuto:

• Ho creato video riutilizzabili che ritraggono esperti del settore.
• Sono stati proposti approcci di formazione capovolta in preparazione agli eventi dal vivo.
• È stato analizzato l'utilizzo di questi video ed è stata valutata la soddisfazione del personale.
• Un supporto migliore per il lavoro dei clienti grazie all'accessibilità dei contenuti video.
• Consente un'efficace selezione dei video tramite la ricerca interna ai video stessi.

 

Video sulla gestione delle aspettative di rendimento

In un precedente incarico, ho dovuto formare i manager su un nuovo processo di gestione delle prestazioni. Due elementi chiave di questo progetto di formazione erano aiutarli a rafforzare le aspettative in termini di prestazioni e comunicare in modo efficace quali fossero le buone prassi per i leader di team.

Come nell'esempio precedente, si sono presentate diverse opportunità per migliorare la cultura aziendale nell'ambito di questo processo. Ad esempio, ho pensato che avremmo potuto sfruttarlo per aumentare la visibilità dei dirigenti senior, per allineare meglio le aspettative dei responsabili di team e per rafforzare i valori fondamentali dell'azienda.

Come ho gestito questo progetto all'epoca? Beh, abbiamo lanciato una campagna "di spinta" che illustrava il nuovo processo. Questa è stata supportata da istruzioni e linee guida scritte. Abbiamo optato per un approccio "a cascata" alla formazione, in cui le divisioni si assumevano la responsabilità del processo, estendendolo fino ai manager. Se da un lato questo approccio presentava dei vantaggi in termini di scalabilità della campagna, dall'altro apriva anche la possibilità che i manager non comunicassero in modo coerente con i propri collaboratori diretti.  

Riflettendo su questo scenario dalla mia prospettiva attuale, come sarebbe stata una soluzione a questa sfida basata sui video? Beh, avremmo potuto:

• Ho creato dei video di formazione dettagliati, disponibili su richiesta, ogniqualvolta siano necessari.
• Abbiamo creato una raccolta di risorse video per l'inserimento dei nuovi manager e a cui i manager già in organico possono fare riferimento prima dei colloqui di valutazione delle prestazioni.
• Monitoraggio dell'assorbimento e dell'adozione di questi materiali
• È stata garantita la coerenza dei messaggi fornendo contenuti standard on-demand, eliminando la necessità per i manager di diffondere le informazioni a cascata.

 

Video per la formazione sul campo su richiesta

Il mio terzo esempio è tratto dalla mia esperienza lavorativa presso un'azienda di servizi pubblici. Questo settore si trova ad affrontare sfide imminenti, avendo una forza lavoro che invecchia e che, nel suo complesso, detiene un vasto patrimonio di conoscenze altamente specializzate. Le aziende di questo settore stanno cercando di reclutare nuove risorse e di formarle rapidamente, consapevoli che presto circa il 50% del personale più esperto andrà in pensione e, se l'organizzazione non sta attenta, porterà con sé tutto il loro sapere.

Nell'azienda per cui lavoravo, si presentava anche il problema che qualsiasi evento di formazione dal vivo inevitabilmente sottraeva lavoratori produttivi al lavoro sul campo.

Tuttavia, come per ogni sfida, c'erano anche delle opportunità. Ho visto in questo un'occasione per superare le presunte differenze generazionali , con i lavoratori più esperti in grado di fare da mentori e formare le nuove generazioni, dimostrando il valore dell'anzianità e dell'esperienza. Ho anche pensato che potesse rafforzare significativamente una cultura della qualità e della sicurezza tra i lavoratori.

Come hanno risolto queste sfide? Beh, grazie a una funzione centralizzata di Formazione e Sviluppo responsabile dei contenuti e a un ricco staff di esperti, creare un corpus di risorse non è stato troppo difficile. Queste risorse sono state ulteriormente arricchite offrendo periodicamente corsi di formazione dal vivo, sia presso le sedi distaccate che in sede centrale.

Ripensandoci ora, credo che se avessimo potuto usare i video il risultato finale sarebbe stato ancora migliore. Avremmo potuto:

• Coinvolgere il personale sul campo nella creazione di contenuti in modo molto più ampio, consentendo a un maggior numero di persone di registrare processi e procedure, soprattutto permettendo loro di utilizzare dispositivi mobili sul campo.
• Conservare le conoscenze approfondite dei pensionati , non limitandosi a registrare ciò che sanno, ma documentando anche come svolgevano determinate attività. Questa conoscenza "radicata" nei processi fisici e pratici è difficile da catturare con altri mezzi, ma il video si presta perfettamente a questo scopo.
• Realizzare video aggiornati/ampliati in base all'evolversi della situazione.

 

Video per il microapprendimento

Quando lavoravo per un'organizzazione sanitaria, mi sono resa conto dei potenziali vantaggi dell'apprendimento just-in-time, o microlearning . I professionisti con cui interagivo avevano poco tempo a disposizione, ma l'organizzazione aveva, comprensibilmente, standard molto rigorosi sia in termini di conformità che di risultati per i pazienti. Il personale veniva valutato frequentemente, quindi era fondamentale creare attività di sviluppo tempestive che si adattassero ai loro ritmi di lavoro serrati.

Riflettendo su come supportare al meglio questi dipendenti, mi sono reso conto che le giuste risorse formative avrebbero potuto favorire la crescita personale e l'avanzamento di carriera. Sapevo inoltre che una maggiore attenzione al paziente avrebbe rafforzato il marchio e la reputazione dell'organizzazione. Tutto ciò avrebbe contribuito a migliorare considerevolmente la cultura aziendale.  

Abbiamo iniziato ad affrontare le sfide specifiche di questa organizzazione introducendo la formazione "nelle sale pausa", in modo che il personale potesse accedere a brevi moduli di microlearning quando non si trovava nei reparti. Questa iniziativa è stata integrata con riunioni virtuali. L'azienda ha dato grande importanza alla formazione dei nuovi assunti e ha utilizzato materiali forniti dai produttori per formare il personale sull'utilizzo di strumenti specifici e apparecchiature complesse. I professionisti hanno inoltre creato corsi di formazione incentrati sulla conformità alle normative in materia di procedure mediche.

Quindi, sapendo quello che so ora sui video, come affronterei questo progetto? Beh, per cominciare, pur avendo fatto progressi significativi con la formazione dei nuovi assunti e supportato l'apprendimento continuo attraverso la formazione "in sala pausa", ci mancava uno strumento flessibile per supportare un vero apprendimento "in movimento". Con i video avrei creato:

• Video on-demand e basati su compiti specifici (per una formazione incentrata su "ciò che devo sapere ora").
• Contenuti video fruibili su dispositivi mobili per consentire al personale di rimanere con i pazienti anche se hanno bisogno di controllare qualcosa.
• Risorse per l'educazione dei pazienti, al fine di aiutarli a gestire in modo più efficace le proprie condizioni di salute dopo le dimissioni dall'ospedale.
• Contenuti video dinamici con quiz per verificare la comprensione e garantire la conformità, e funzionalità social per la discussione e la condivisione delle conoscenze.

 

Video per la formazione sulla conoscenza del prodotto.

Un altro ruolo su cui ho riflettuto durante il webinar è stato quello in cui lavoravo per un'azienda nazionale di infrastrutture per i servizi finanziari. Questa organizzazione poneva particolare enfasi sulla soddisfazione del cliente e operava in un settore altamente competitivo. Aveva uffici di vendita regionali e un supporto centralizzato per la formazione e lo sviluppo. La formazione "a sorpresa", o "shadow training", si rendeva necessaria quando il supporto della sede centrale non era disponibile. Lavorare con questo approccio fai-da-te, anziché sostituirlo, è stato importante perché ha offerto l'opportunità di individuare i "protagonisti" dell'apprendimento e di riconoscere il loro impegno nel condividere le proprie competenze.

Come ho quindi supportato l'apprendimento in questo scenario? Ho deciso di attingere sia all'offerta centralizzata di formazione e sviluppo sia a un approccio "fai da te" e partecipativo per creare un ambiente di apprendimento ibrido . Ho utilizzato il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) aziendale per ospitare i contenuti e ho collaborato con diversi dipartimenti per definire contenuti e modalità di erogazione precise. Tuttavia, il materiale formativo veniva solitamente creato dai dipendenti stessi, non da progettisti didattici. Questo ha permesso loro di sfruttare la praticità e la coerenza offerte dalle risorse centralizzate, garantendo al contempo che le risorse formative risultassero altamente pertinenti.

Come sarebbe stata una soluzione con funzionalità video in questo scenario? Beh, sarebbe stata:

• È stata rafforzata la creazione di contenuti da parte dei dipendenti.
• Ci ha permesso di integrare i video nel sistema LMS senza complesse operazioni di formattazione.
• Garantita la riutilizzabilità dei contenuti in ambito vendite e assistenza.
• Ha offerto alla dirigenza una maggiore visibilità sul consumo dei materiali formativi.
• È stata resa più facilmente ricercabile la tipologia di contenuto, a supporto dell'apprendimento just-in-time.

 

Video per la gestione del cambiamento

Nel corso della mia carriera ho partecipato a numerosi progetti di gestione del cambiamento. In un'occasione, l'organizzazione in questione stava attraversando una fase di profonda trasformazione: il passaggio da un modello interno di formazione e sviluppo a un modello completamente esternalizzato per la pianificazione, lo sviluppo e l'erogazione dei contenuti, l'amministrazione del sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) e il supporto agli utenti finali.

Questo progetto ci ha offerto l'opportunità di rafforzare l'attenzione alla qualità e al servizio clienti all'interno dell'organizzazione, di celebrare l'unicità del suo modello di business nel settore e di riesaminare le modalità per integrare rapidamente i nuovi assunti in ruoli ad alto turnover.

Quando ho progettato l'approccio alla gestione del cambiamento all'interno dell'organizzazione, ho garantito un elevato grado di coinvolgimento degli stakeholder in tutte le fasi per mantenere alto il livello di partecipazione. Ciò ha comportato numerosi viaggi per ottenere una visione concreta delle esigenze e delle opinioni delle persone. Ho anche creato un nuovo flusso di lavoro per la formazione centralizzata dei leader e nuove risorse per l'inserimento di gruppo.

Guardando indietro, credo che con i video l'iniziativa avrebbe potuto essere realizzata in modo ancora più efficace. Ci avrebbe permesso di rendere i materiali formativi più uniformi, indipendentemente da chi avesse creato il corso e da dove si trovasse. Avremmo anche potuto cogliere le peculiarità culturali dell'organizzazione attraverso i video in un modo che altrimenti sarebbe stato difficile da ottenere. Ecco cosa avrei aggiunto al mix originale di gestione del cambiamento:

• Video dimostrativi per reparti e sedi
• Video di feedback e brevi approfondimenti video sulle problematiche riscontrate nelle diverse sedi regionali.
• Maggiori opzioni di video on-demand per ridurre gli spostamenti necessari alla formazione in presenza.
  

 

Video per migliorare le connessioni a distanza

L'ultimo esempio che ho presentato durante il webinar riguardava la mia esperienza nel facilitare la collaborazione tra team remoti . Sebbene molte delle organizzazioni con cui ho collaborato operassero in regioni diverse, l'esempio che ho scelto si riferisce a un'agenzia governativa canadese che erogava servizi su vasti territori con un budget limitato. Questa organizzazione aveva problemi di turnover e di organico. I dipendenti si trovavano spesso in località estremamente remote, il che rendeva difficili le opzioni di formazione in presenza.

Valutando le opportunità a mia disposizione per migliorare la cultura aziendale, sapevo che sarebbe stato importante rafforzare i legami con la sede centrale e dissipare eventuali malintesi o incomprensioni tra le diverse sedi. Volevo inoltre potenziare le competenze regionali e offrire opportunità di sviluppo professionale ai dipendenti che lavorano da remoto.

L'approccio che adottai all'epoca prevedeva viaggi periodici presso la sede centrale e la creazione di contenuti centralizzati che poi "inviavamo" alle altre sedi. Le riunioni virtuali venivano utilizzate per riunire i team remoti e offrivano un mix di creazione di contenuti interni ed esterni.

In che modo penso che un video mi avrebbe aiutato in questo scenario? Beh, mi avrebbe permesso di:

• Creare contenuti in un modello più distribuito, con un maggiore contributo da parte dei team remoti.
• Acquisire competenze regionali è più semplice
• Aumentare la visibilità della funzione di formazione e sviluppo riducendo gli spostamenti.
• Mantieni l'immagine del marchio dell'organizzazione senza acquistare contenuti esterni.
• Offrire opzioni di download di contenuti video per chi ha problemi di larghezza di banda.
• Crea versioni interne ed esterne dei contenuti in modo più efficiente.
  

 

Consigli per guidare una trasformazione culturale con formazione e comunicazione supportate da video.

Quindi, ripensando a tutti gli esempi che ho fornito, cosa direi a un collega che si occupa di Formazione e Sviluppo, Risorse Umane o Coinvolgimento dei Dipendenti e che sta pensando di utilizzare i video per risolvere le proprie sfide di apprendimento e comunicazione e migliorare la cultura aziendale? Sottolineerei:

• Concentrarsi sui punti critici per garantire che la soluzione video affronti le problematiche più importanti.
• Coinvolgere gli utenti nella creazione di flussi di lavoro e contenuti per garantirne la rilevanza.
• Sfruttare (e integrarsi con) la tecnologia già presente, ad esempio il sistema LMS

Una volta avviato il processo, come si promuove l'adozione dei video? In questo caso, suggerirei:

• Confermare l'impatto culturale per l'allineamento e il rafforzamento
• Lasciare flessibilità affinché emergano nuovi casi d'uso man mano che le persone sperimentano con i video
• Partendo dal contenuto, poi considerando il formato

Il mio ultimo consiglio è di misurare il successo. Oltre a considerare il consumo di contenuti video, consiglierei di misurare anche dimensioni come la soddisfazione, l'interazione sociale e, naturalmente, i risultati finali per l'organizzazione. Inoltre, valuterei l'ampiezza e la profondità dei contenuti video e la loro riutilizzabilità per assicurarmi di ottenere il massimo beneficio dal miglioramento della cultura aziendale attraverso i video.

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È possibile accedere alla versione on-demand del webinar in cui ho presentato originariamente queste idee sul sito web di Personnel Today qui: https://www.personneltoday.com/hr/improve-company-culture-by-using-video-webinar/