Attualmente, quasi diecimila appartenenti alla generazione dei Baby Boomer si ritirano dal mondo del lavoro ogni giorno. Nell'ultimo trimestre del 2016 , 800.000 persone con più di 65 anni hanno lasciato il mercato del lavoro statunitense , confermando che lo "tsunami d'argento" (termine usato per descrivere l'enorme numero di Baby Boomer che invecchiano) rappresenta effettivamente una minaccia per molte aziende.

Nonostante si parli molto di pensionamenti posticipati e di tassi di partecipazione alla forza lavoro più elevati – entrambi fenomeni ben documentati che stanno plasmando la composizione demografica del mondo del lavoro odierno – resta il fatto che la generazione dei Baby Boomer sta lasciando il mondo del lavoro in massa, per l'ultima volta.

È una cifra che cresce rapidamente. Perdere 10.000 lavoratori al giorno significa perderne 300.000 al mese, ovvero più di tre milioni di lavoratori esperti ogni anno.

E per troppe aziende, significa anche perdere l'accesso al prezioso bagaglio di conoscenze aziendali dei dipendenti che vanno in pensione .

I dipendenti veterani, a tutti i livelli dell'organizzazione, sono spesso una fonte inesauribile di know-how basato sull'esperienza. Sono in grado di fare la differenza per i clienti grazie a una chiara conoscenza della storia e delle problematiche di un account. Sono in grado di fare la differenza per i colleghi grazie a una comprensione approfondita dei processi e alla capacità di adottare soluzioni alternative quando necessario. E sono in grado di migliorare i risultati aziendali sapendo quali domande porre, quali preoccupazioni affrontare e quali passi seguire per garantire la negoziazione e la firma dei contratti migliori.

Questi sono solo alcuni dei vantaggi che i professionisti esperti apportano a un'azienda e, purtroppo, affidare il ruolo a una persona nuova potrebbe creare una lacuna di leadership all'interno dell'organizzazione.

I 4 tipi di conoscenza che potresti perdere quando i dipendenti vanno in pensione

Recentemente, Harvard Business Review ha pubblicato uno studio più approfondito su cosa perdono effettivamente le organizzazioni quando i loro esperti chiudono la carriera. Ciò che il team ha scoperto è stato che le perdite più gravi si sono verificate in 4 aree chiave:

Relazioni
Non sorprende che un esperto possa essere un contatto chiave con un fornitore o un cliente, e quindi in grado di avviare più facilmente una discussione con queste persone. Ma le perdite in questo caso vanno ben oltre: anni di esperienza spesso forniscono all'esperto un'intuizione su cosa si può e non si può negoziare, cosa si può e non si può imporre, e cosa si dovrebbe o non si dovrebbe discutere; e perdere l'accesso a queste informazioni può avere un costo reale.

Reputazione
Nell'era odierna delle organizzazioni snelle, praticamente tutti sono esperti in qualcosa. E i loro contatti lo sanno: hanno imparato che una certa persona è il punto di riferimento a cui rivolgersi per ottenere subito la risposta giusta. Sostituire quella persona mette a dura prova la fiducia di clienti e contatti, chiedendo loro di fidarsi di un nuovo nome dopo aver riposto la loro fiducia nel predecessore. Non è raro, nemmeno in una transizione ben riuscita, sentire qualche lamentela.

Rilavorazione
La capacità di porre le domande giuste è forse una delle competenze più sottovalutate di un membro del team. Nessuna organizzazione è esente da problemi interni e sistemi peculiari: i dipendenti più esperti conoscono questi dettagli per esperienza diretta e sanno come affrontarli. I nuovi membri del team spesso non sono nemmeno a conoscenza di questi ostacoli, il che significa che sentirete parlare molto più spesso di "piano B" rispetto a prima che il vostro esperto andasse in pensione.

Rigenerazione
I media amano parlare di innovazione come se nascesse da un'improvvisa intuizione, ma non è affatto così. Le idee rivoluzionarie si costruiscono su anni di apprendimento e pratica, e poiché le aziende di oggi diventano sempre più tecniche e complesse, ci vuole più tempo che mai per diventare veramente esperti. Persino i vincitori del Premio Nobel sono ormai più anziani che mai ! La soluzione migliore è semplicemente quella di formare, formare e ancora formare, e dare alle nuove risorse quante più opportunità possibili di imparare dai vostri esperti prima che se ne vadano.

Riduci al minimo il rischio di perdita di conoscenze con i dipendenti in pensione grazie a una strategia di pianificazione della successione.

La maggior parte delle organizzazioni si rende conto di aver perso determinate risorse solo dopo che l'esperto se n'è andato. Di conseguenza, poche sono in grado di colmare rapidamente il vuoto creato dal pensionamento di un professionista.

Non deve per forza andare così.

Avere una strategia di pianificazione della successione può contribuire a minimizzare l'impatto dei dipendenti che vanno in pensione. È raro che un candidato sia "pronto subito" ad assumere il ruolo di un leader o di un dipendente esperto. Una strategia di pianificazione della successione vi aiuterà a identificare le lacune di conoscenza e a facilitare la transizione dei successori verso nuovi ruoli, riducendo al minimo gli intoppi. 

Seleziona le competenze prima che i tuoi esperti vadano in pensione.

Poche organizzazioni sottovalutano davvero il valore dei propri dipendenti più esperti. Anzi, la maggior parte si impegna attivamente a riconoscere tale competenza, indirizzando formalmente o informalmente gli altri dipendenti a contattare l'esperto interno ogni volta che si presenta una domanda pertinente.

Questo tipo di condivisione di informazioni e best practice, basata sul principio "chiedi all'esperto", non è una novità: i colleghi si scambiano consigli e tecniche in questo modo da secoli. Oggi, tuttavia, gli uffici delle Risorse Umane e della Formazione e Sviluppo aziendali stanno rapidamente riconoscendo il valore di questo " apprendimento sociale " e stanno trovando nuovi modi per supportarlo, preservarlo e ampliarlo, in modo che le informazioni condivise in una discussione informale a tu per tu possano essere utili a tutti gli altri membri dell'organizzazione, sempre e ovunque, su richiesta.

Oggi esistono molteplici modi per archiviare e gestire la conoscenza istituzionale:

• I wiki consentono alle organizzazioni di creare enciclopedie che documentano qualsiasi dettaglio importante
• I forum permettono agli esperti di intervenire su un'interfaccia simile a un social network ogni volta che viene posta una domanda.
• Le sessioni Brown Bag creano un ambiente informale di incontro in cui un esperto in materia può condividere le proprie conoscenze di fronte a un pubblico di colleghi interessati.

E per un numero sempre crescente di organizzazioni, esiste una tecnologia che offre tutti i vantaggi di wiki, forum e incontri informali, in un unico formato coinvolgente: il video .

Volete vedere come? Basta guardare.

Perché i video sono così preziosi per acquisire le conoscenze dei dipendenti

La diffusione di strumenti di registrazione video di alta qualità come webcam e smartphone ha reso più facile che mai per chiunque registrare rapidamente praticamente qualsiasi cosa. E con un numero sempre maggiore di aziende che adottano sistemi di gestione dei contenuti video (CMS video), condividere queste registrazioni con i colleghi è semplice come un clic del mouse.

I video contribuiscono a preservare il sapere istituzionale meglio del testo, perché consentono agli esperti di mostrare concretamente ciò che stanno illustrando mentre lo documentano. Molti studi dimostrano inoltre che il video è semplicemente un formato migliore per questo tipo di informazioni: non solo la formazione tramite video aiuta a migliorare la memorizzazione di argomenti importanti da parte dei partecipanti, ma, secondo Forrester Research, il 75% dei dipendenti preferirebbe guardare un video piuttosto che leggere un'e-mail o una pagina web .

Sfruttare un VCMS amplifica questo valore, rendendo i contenuti video più accessibili. Avere una libreria video centralizzata significa che i tuoi dipendenti sanno dove trovare le informazioni che cercano, invece di dover setacciare un labirinto di unità di condivisione file e reti SharePoint, sperando di imbattersi per caso in ciò di cui hanno bisogno. Panopto indicizza completamente ogni parola pronunciata e ogni parola visualizzata sullo schermo in ogni video della tua libreria, consentendo al tuo team di cercare e avanzare rapidamente e istantaneamente alle informazioni di cui ha bisogno.

Oltre a centralizzare le risorse video, un VCMS semplifica l'utilizzo dei video. Un VCMS moderno come Panopto Transcodifica automaticamente ogni video presente nella tua libreria, consentendone la visualizzazione su qualsiasi dispositivo senza problemi di formato.

Richiedi una dimostrazione sull'utilizzo dei video per la gestione della conoscenza istituzionale.

Ogni organizzazione troverà i propri metodi per sfruttare il potenziale dei video e valorizzare le competenze dei propri dipendenti più esperti. Oggi, alcune delle strategie più comuni sono:

Dimostrazioni di processo
Uno degli usi più comuni dei video nelle aziende è anche uno dei modi più efficaci per valorizzare le competenze del team. Chiedere agli esperti di registrare una dimostrazione completa del funzionamento di un processo o di un programma è un modo ideale per documentare rapidamente il funzionamento dell'azienda e fornire al sostituto di un collega in pensione un prezioso vantaggio per familiarizzare con i nuovi ruoli e responsabilità.

Panoramica su "Cosa tenere d'occhio"
Mostrare come dovrebbero funzionare le cose è un compito prezioso, ma spesso l'esperienza che rende i vostri dipendenti più esperti così indispensabili è proprio ciò che serve quando qualcosa va storto. Anni di esperienza sono spesso il miglior punto di riferimento per sapere quali componenti dovrebbero essere monitorati in anticipo, quali passaggi devono essere ricontrollati e quali clienti dovrebbero essere contattati telefonicamente per un ultimo breve contatto. Grazie ai video, i vostri esperti possono catturare gli stessi suggerimenti e le migliori pratiche che hanno condiviso informalmente per anni in ufficio e aiutare gli altri a beneficiare della loro saggezza, anche se le domande arrivano da migliaia di chilometri di distanza o tra diversi anni.

Video “Cosa ho imparato” Brown Bags
Come ha sottolineato l'Harvard Business Review, spesso il problema maggiore legato al pensionamento dei vostri esperti è che semplicemente non saprete quali conoscenze avreste voluto conservare. Sebbene non esista un modo infallibile per preservare ogni singolo dettaglio, a volte non c'è niente di meglio che premere "registra" e chiedere a un dipendente di condividere ciò che vorrebbe che gli altri sapessero. Da come migliorare i processi, a come gestire progetti o clienti di grandi dimensioni, fino a come costruire una carriera di successo nella vostra organizzazione, potreste rimanere sorpresi nello scoprire quante informazioni i vostri esperti in pensione hanno davvero da condividere.

Non disperdere le conoscenze dei dipendenti che vanno in pensione.

Ogni giorno 10.000 Baby Boomer vanno in pensione. E ognuno di loro potrebbe essere l'esperto i cui anni di esperienza hanno contribuito a creare il vantaggio competitivo della vostra organizzazione. Con Panopto , le organizzazioni — e persino i loro stessi esperti! — possono facilmente registrare dimostrazioni, presentazioni, discussioni e praticamente qualsiasi altra idea, intuizione o informazione. E con la migliore ricerca e condivisione di contenuti video del settore, Panopto Vi aiuta a garantire che la competenza dei vostri esperti rimanga disponibile e pronta ad aiutare tutti nella vostra organizzazione, anche dopo la fine del loro periodo di pensionamento.

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