In questo momento, quasi diecimila Baby Boomers si ritirano dalla forza lavoro ogni singolo giorno. 800.000 persone di età superiore ai 65 anni hanno lasciato la forza lavoro statunitense nell'ultimo trimestre del 2016, confermando che lo "tsunami d'argento" (termine usato per descrivere il numero massiccio di Baby Boomers che invecchiano) è davvero una minaccia per molte aziende.

Per quanto si parli di pensionamenti ritardati e di aumento dei tassi di partecipazione alla forza lavoro - entrambi ben documentati e che stanno plasmando la demografia del posto di lavoro odierno - resta il fatto che la generazione dei Baby Boomer sta lasciando l'ufficio per l'ultima volta, in massa.

È una cifra che si somma rapidamente. Perdere 10.000 lavoratori ogni giorno significa perderne 300.000 ogni mese, e più di tre milioni di lavoratori esperti ogni anno.

E per troppe aziende significa anche perdere l'accesso alle preziose conoscenze istituzionali dei dipendenti che vanno in pensione.

I dipendenti veterani, a tutti i livelli dell'organizzazione, sono spesso fonti di know-how basato sull'esperienza. Sono in grado di fare la differenza per i clienti con una chiara conoscenza della storia e dei problemi di un cliente. Sono in grado di fare la differenza per i colleghi, grazie a una comprensione completa dei processi e dei tempi di attuazione dei workaround. E sono in grado di migliorare i vostri profitti conoscendo le domande giuste da porre, le preoccupazioni da affrontare e i passi giusti da seguire per garantire la negoziazione dei migliori accordi e la firma dei migliori contratti.

Questi sono solo alcuni dei vantaggi che i professionisti esperti apportano a un'azienda e, purtroppo, il semplice inserimento di una persona nuova nel ruolo potrebbe causare un vuoto di leadership all'interno dell'organizzazione.

I 4 tipi di conoscenza che si possono perdere quando i dipendenti vanno in pensione

Recentemente, Harvard Business Review ha pubblicato un approfondimento su ciò che le organizzazioni perdono quando i loro esperti chiudono la carriera. Il team ha scoperto che che le perdite più urgenti si sono verificate in 4 aree chiave:

Relazioni
Il fatto che un esperto possa essere un contatto chiave con un fornitore o un cliente, e che quindi sia più facilmente in grado di avviare una discussione con queste persone, non è una sorpresa. Ma le perdite in questo caso sono più profonde: anni di esperienza spesso forniscono all'esperto un'intuizione su ciò che può o non può essere negoziato, su ciò che può o non può essere spinto e su ciò che dovrebbe o non dovrebbe essere discusso, e perdere l'accesso a questa intuizione può avere un prezzo reale.

Reputazione
Nell'era odierna delle organizzazioni snelle, quasi tutti sono esperti in qualcosa. E i loro contatti lo sanno: hanno imparato che una persona è il punto di riferimento per la risposta giusta, subito. La sostituzione di quella persona mette alla prova la fiducia di quei clienti e contatti, chiedendo loro di fidarsi di un nuovo nome dopo che avevano riposto la loro fiducia in un predecessore. Anche in una buona transizione non è raro sentire dei mugugni.

Rielaborazione
La capacità di porre le domande giuste può essere una delle abilità più sottovalutate di un membro del team. Nessuna organizzazione opera senza un certo numero di problemi interni e sistemi idiosincratici: i dipendenti più esperti conoscono questi dettagli per esperienza e possono pianificarli. I nuovi membri del team spesso non sanno nemmeno dell'esistenza di questi ostacoli, il che significa che sentirete parlare molto più spesso di "piano B" di quanto non faceste prima che il vostro esperto andasse in pensione.

Regeneration
I media amano parlare di innovazione come se questa avvenisse in un lampo, ma non è così. Le idee innovative sono costruite sulla base di anni di apprendimento e di pratica e, dato che le aziende di oggi diventano sempre più tecniche e complesse, ci vuole più tempo che mai per diventare davvero un esperto. Persino i vincitori del Premio Nobel sono più anziani che mai! La vostra migliore speranza è semplicemente quella di formare, formare, formare e dare ai nuovi assunti la massima opportunità di imparare dai vostri esperti prima che se ne vadano.

Mitigare il rischio di perdita di conoscenze da parte dei dipendenti che vanno in pensione con una strategia di pianificazione delle successioni

La maggior parte delle organizzazioni non si rende conto di aver perso alcune risorse se non dopo la scomparsa dell'esperto. Di conseguenza, poche sono in grado di recuperare rapidamente le lacune create dal ritiro di un esperto.

Non è necessario che sia così.

Una strategia di pianificazione della successione può aiutare a minimizzare l'impatto dei lavoratori che vanno in pensione. È raro che un candidato sia "pronto ora" per assumere il ruolo di un leader o di un dipendente esperto. Una strategia di pianificazione della successione vi aiuterà a identificare le lacune di conoscenza e a inserire i successori nei nuovi ruoli con meno difficoltà. 

Curate le competenze prima che gli esperti vadano in pensione

Sono poche le organizzazioni che considerano i propri dipendenti veterani come risorse preziose. Anzi, molte fanno di tutto per riconoscere questa competenza, indirizzando formalmente o informalmente gli altri dipendenti a contattare l'esperto interno ogni volta che si presenta una domanda rilevante.

Questo tipo di condivisione di informazioni e best practice "alla ricerca dell'esperto" non è una novità: i colleghi hanno condiviso consigli e tecniche in questo modo per centinaia di anni. Oggi, tuttavia, gli uffici HR e Learning & Development stanno rapidamente riconoscendo il valore di questo "social learning" e stanno trovando nuovi modi per supportarlo, preservarlo e scalarlo, in modo che le informazioni condivise in una discussione informale a tu per tu possano essere utili a tutti gli altri membri dell'organizzazione, in qualsiasi momento, ovunque e su richiesta.

Oggi esistono Esiste una moltitudine di modi per archiviare e gestire la conoscenza istituzionale:

• I wiki consentono alle organizzazioni di creare enciclopedie che documentano qualsiasi dettaglio importante.
• I forum consentono agli esperti di intervenire su un'interfaccia simile a quella dei social network ogni volta che viene posta una domanda.
• Le sessioni Brown Bag creano un ambiente di incontro informale in cui un esperto in materia può mostrare le proprie conoscenze di fronte a un pubblico di colleghi interessati.

E per un numero sempre crescente di organizzazioni, c'è una tecnologia che offre tutti i vantaggi di wiki, forum e sessioni "brown bag", in un unico formato coinvolgente: il video.

Volete vedere come? Basta guardare.

Perché i video sono così preziosi per catturare le conoscenze dei dipendenti

La diffusione di strumenti di registrazione video di alta qualità, come le webcam e gli smartphone, ha reso più facile che mai registrare rapidamente qualsiasi cosa. E poiché sempre più aziende adottano sistemi di gestione dei contenuti video (CMS video), condividere queste registrazioni con i colleghi è facile come fare clic con il mouse.

I video aiutano a preservare la conoscenza istituzionale meglio del testo, perché consentono ai vostri esperti di mostrare effettivamente ciò che stanno dimostrando mentre lo documentano. Secondo molti studi, inoltre, il video è semplicemente un formato migliore per questo tipo di informazioni: non solo la formazione video aiuta a migliorare il ricordo degli argomenti importanti da parte dei discenti, ma secondo Forrester Research il 75% dei dipendenti preferisce guardare un video piuttosto che leggere un'e-mail o una pagina web.

L'utilizzo di un VCMS amplifica questo valore, rendendo i contenuti video più accessibili. Avere una libreria video centralizzata significa che i dipendenti sanno dove andare per trovare le informazioni che cercano, invece di dover setacciare un labirinto di unità di condivisione file e reti SharePoint, sperando di imbattersi in ciò che serve. Panopto indicizza completamente ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo in ogni video della libreria, consentendo al team di ricercare e passare istantaneamente alla competenza di cui hanno bisogno.

Oltre a centralizzare le risorse video, un VCMS ne facilita l'utilizzo. Un VCMS moderno come Panopto transcodifica automaticamente tutti i video della vostra libreria, in modo che possano essere visualizzati su qualsiasi dispositivo senza problemi di formato.

Richiedi una demo Utilizzo dei video per la gestione della conoscenza istituzionale

Ogni organizzazione troverà il proprio modo di sfruttare la potenza dei video per raccogliere le competenze dei propri dipendenti veterani. Oggi, alcune delle strategie più comuni sono:

Dimostrazioni dei processi
Uno degli usi più comuni dei video nelle aziende è anche uno dei modi più preziosi per catturare le competenze del vostro team. Chiedere ai vostri esperti di materia di registrare una dimostrazione end-to-end del funzionamento di un processo o di un programma è un modo ideale per documentare rapidamente il funzionamento della vostra azienda e per dare al sostituto di un nuovo pensionato un prezioso vantaggio nel conoscere i suoi nuovi ruoli e le sue nuove responsabilità.

Panoramica su "cosa tenere d'occhio"
Mostrare come dovrebbero funzionare le cose è un compito prezioso, ma spesso la competenza che rende i vostri dipendenti veterani così essenziali è ciò che occorre fare quando le cose vanno male. Anni di esperienza sono spesso il miglior riferimento per sapere quali componenti devono essere monitorati prima del previsto, quali fasi devono essere ricontrollate e quali clienti dovrebbero ricevere un'altra rapida telefonata. Con i video, i vostri esperti possono catturare gli stessi suggerimenti e le stesse best practice che hanno condiviso informalmente per anni attraverso il muro del cubo e aiutare gli altri a trarre vantaggio dalla loro saggezza, anche se lo chiedono da migliaia di chilometri di distanza o da diversi anni nel futuro.

Video Brown Bags "What I've Learned"
Come ha notato HBR, spesso il problema più grande che deriva dal pensionamento dei vostri esperti è che semplicemente non saprete quali conoscenze vorreste aver catturato. Sebbene non esista un modo sicuro per conservare ogni minimo dettaglio, a volte non c'è alternativa a cliccare su "registra" e chiedere a un dipendente di condividere ciò che vorrebbe che gli altri sapessero. Da come migliorare i processi, a come gestire enormi progetti o clienti, fino a come costruire con successo una carriera nella vostra organizzazione, potreste essere sorpresi di scoprire quante informazioni i vostri esperti in pensione hanno davvero da condividere.

Non perdete le conoscenze dei dipendenti in pensione

Ogni giorno vanno in pensione 10.000 Baby Boomers. E ognuno di loro potrebbe essere l'esperto che con i suoi anni di esperienza ha contribuito a creare il vantaggio competitivo della vostra organizzazione. Con Panopto, le organizzazioni - e persino i loro esperti! - possono registrare facilmente dimostrazioni, presentazioni, discussioni e qualsiasi altra idea, approfondimento o informazione. E con la migliore ricerca e condivisione di contenuti video del settore, Panopto vi aiuta a garantire che le competenze dei vostri esperti siano sempre disponibili e pronte ad aiutare tutti i membri dell'organizzazione, anche dopo la loro festa di pensionamento.

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