私たちのコミュニケーションのあり方は変化しつつあります。
今日の極めてデジタル化された生活は、現代のコミュニケーション手段に対する私たちの共通の嗜好を急速に変えつつあります。新型コロナウイルスのパンデミックが世界を不意打ちにした際、電子メール、ビデオ会議、テキストメッセージ、チャットといったツールのおかげで、世界中の多くの人々が仕事や学校、そしてほぼすべての活動を、一夜にしてオンラインに移行させることができました。
現在、世の中の変化に伴い、デジタルコミュニケーションの新たなトレンドとして、「非同期型ビデオコミュニケーション」が台頭しています。
デジタル通信技術は、次の2種類に分類できます： 同期通信と非同期通信です。
同期通信と非同期通信の違いは何ですか？
同期通信は、遅延なくリアルタイムで行われます。
同期通信とは、参加者がリアルタイムで互いに会話できる双方向通信のことです。
同期式デジタル通信の例：
- ZoomやWebExなどの通信プラットフォームを利用したオンライン会議
- ビデオ会議システムを利用したライブオンライン授業
- 「オフィスアワー」のようなオープンなディスカッションの場
- ビデオ会議ソフトウェアを活用したライブイベント、ウェビナー、およびコミュニケーション
- Slackのチャット、スレッド形式のディスカッション、VOIP、およびビデオ通話（双方がリアルタイムでやり取りする場合）
同期通信：定義と例
同期型コミュニケーションはリアルタイムで行われ、すべての参加者が同時に参加します。このコミュニケーション形態は、即時のフィードバックや活発なやり取りに不可欠です。例としては、次のようなものがあります：
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対面会議：参加者が集まり、議論を行い、共同で意思決定を行う従来の対面形式の会議。
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ビデオ会議：ZoomやMicrosoft Teamsなどのプラットフォームを通じて行われるオンライン会議で、リアルタイムでの映像と音声によるやり取りが可能です。
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ライブチャットセッション：即座にやり取りが行われるインスタントメッセージによる会話。
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電話：即座の対話を可能にする直接的な音声通信。
同期型コミュニケーションは、ブレインストーミングや緊急の意思決定、即座に確認が必要な状況において特に効果的です。
非同期通信では、メッセージの送信と返信の受信の間に遅延が生じます。
非同期コミュニケーションとは、メッセージの送受信に時間差がある双方向のやり取り、あるいは受信者が都合の良い時に閲覧できる一方向のコミュニケーションを指します。また、テレビの生放送と同様に、わずかな遅延を伴いながら「1対多」の形式で配信されるライブ配信や放送（Facebookライブ配信など）も、非同期コミュニケーションに含まれます。
非同期デジタル通信の例：
- メール
- オンデマンド動画メッセージ
- 録画済みの動画レッスンとトレーニング動画
- 会議の録画
- 1対多のライブ配信
- TrelloやAsanaなどのプロジェクト管理ツール
- Google Suite、Microsoft 365、Dropboxなどの共同ファイル共有ソリューション
- テキストメッセージ
- そしてまた、 Slack （人々が即座ではなく、適度なタイミングで返信する場合）や、その他の職場用チャットアプリ
非同期ミーティングについて
非同期ミーティングとは、参加者が同時にではなく、それぞれ異なるタイミングで発言や貢献を行う共同作業のセッションです。このアプローチにより、チームメンバーは各自の都合に合わせて資料に目を通したり意見を述べたりすることができ、さまざまなスケジュールやタイムゾーンに対応できます。非同期ミーティングを円滑に進めるための一般的なツールには、次のようなものがあります：
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メールのスレッド：長期間にわたるメールのやり取りを通じて行われる議論や意思決定のプロセス。
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プロジェクト管理プラットフォーム：TrelloやAsanaといったツールを使えば、チームメンバーはリアルタイムでのやり取りを必要とせずに、タスクの更新、コメントの投稿、ファイルの共有を行うことができます。
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共同編集可能なドキュメント：Google ドキュメントなどのプラットフォームでは、複数のユーザーが非同期でドキュメントの編集やコメントの追加を行うことができます。
非同期型の会議を活用することで、組織はスケジュールの調整による調整の負担を軽減し、参加者がじっくりと考えをまとめるための柔軟性を確保することができます。
ビデオ通信技術は今 不可欠
現在、多くの人がリモートワークを行い、教育者もオンラインで授業を行っているため、Zoomのようなビデオチャットやビデオ会議ツールを通じたコミュニケーションが劇的に増加しています。
リアルタイムのビデオ通話には、オフィスで同僚と顔を合わせてやり取りする際に自然と生まれるような、一体感やつながりを感じさせるものがあります。また、多くの場合、コミュニケーションや共同作業を行う上で最も手っ取り早い方法のように思えるかもしれません。しかし、やりすぎると、ライブビデオ通話は生産性を著しく低下させる要因となります。
教育関係者にとっても、「ズームボミング」や、ライブ授業に参加できない生徒、インターネット接続が遅い生徒への対応に加え、オンライン環境下で生徒への指導に費やす時間と、個別の指導に充てる残りの時間のバランスを取ることに、少なからぬ苦労を強いられてきた。
映像通信において、バーチャルな対面環境で情報を迅速にやり取り・伝達する手段として、ライブビデオ会議だけが唯一の選択肢ではなくなりました。
多くの組織や教育機関が、同期型および非同期型の動画の両方をサポートすることの重要性に急速に気づき始めています。なぜなら、これらにはそれぞれ異なる利点があり、さまざまな利用シーンで活用できるからです。
同期型ビデオ通信のメリット
同期型ビデオ通信を利用すれば、少人数の会議参加者が音声、映像、画面共有技術を通じて会話や共同作業を行うことができます。また、教師と生徒がリアルタイムでお互いの顔を見ながら会話できる、双方向型のオンライン授業にも最適なソリューションとなります。ビデオ会議を利用すれば、別の部屋、別の建物、あるいは別の国にいる相手とも、まるで向かい合って座っているかのように会議を行うことが可能です。
非同期型ビデオ通信のメリット
オンデマンド動画は、詳細なコミュニケーションを行う上で、より柔軟でありながら極めて充実した媒体となります。 メールやその他のテキスト文書と同様に、いつでもどこからでも視聴でき、検索や後での再視聴も可能なため、ライブ動画通信よりも効果的な場合さえあります。非同期型動画通信は、事前に録画された動画や、発表者の映像、画面共有、その他の映像ソースを含むライブ動画ストリームの両方を通じて、コミュニケーション、コラボレーション、教育を支援する同様の機能を提供します。
非同期で配信されるライブ動画通信は、配信と同時に録画することができます。これにより、視聴者は配信に遅れて参加した場合でも最初から視聴できるだけでなく、ライブDVRの操作機能を使って一時停止や巻き戻しも可能です。また、ライブ配信が終了すると、オンデマンド録画がすぐに視聴できるようになります。
非同期型動画プラットフォームを利用すれば、ライブ配信をオンライン上で安全に配信できます。これにより、より多くの視聴者にリーチできるだけでなく、ライブ配信の質を低下させるような「意図しないインタラクティブ機能」によるトラブルを最小限に抑えることができます。例えば、次のようなケースが挙げられます：
- ミュートにしていない参加者が、プレゼンテーション中に周囲の雑音を発生させている
- 保留音が音声ストリームを乗っ取っている
- 入室・退室通知
- 独自の視聴用ソフトウェアが原因で、参加者が混乱したり、会議に参加できなくなったりしている
非同期型ビデオは、ビデオ会議の明瞭さ、感情の伝わりやすさ、そして参加者の関与度と、電子メールやインスタントメッセージの柔軟性、手軽さ、情報の定着性を兼ね備えています。
非同期動画を活用することで、組織にどのような効果をもたらすか、その具体例を5つご紹介します。
- オンデマンドでの閲覧機能を活用し、ステータス更新をより効率的かつ実用的なものにしましょう。
- 組織の知見を保存・共有し、生産性を向上させましょう。
- 一貫性があり、参加者の関心を引くオンボーディングを実施する。
- 研修プログラムの最適化と拡大。
- タウンホールミーティングや主要なリーダーシッププレゼンテーションを録画する。
以下では、同期型と非同期型のビデオ技術を組み合わせて活用することで、教育・学習、コミュニケーション、研修、知識共有などをいかに最適化できるかについて解説します。
最適なビデオ通信ソリューションの組み合わせの選定
同期型ビデオ通信ツールは、本来「ビデオ会議」という単一の目的のために設計されているため、録画の管理や共有が容易ではありません。このことが、組織内の生産性やコラボレーションに大きな影響を及ぼす可能性があります。
非同期型ビデオプラットフォームを利用すれば、組織はライブ配信で視聴者に非公開のビデオコミュニケーションを提供できるだけでなく、チームメンバーがライブラリ内のオンデマンド動画を録画・共有・検索・視聴することも可能になります。これにより、機密情報は安全に保護され、権限のある人だけがアクセスできるようになります。 会議中に誰もメモを取る必要がない世界を想像してみてください。録画されたビデオ会議は、いつでもどこからでも検索・視聴できるからです。あるいは、営業電話のまとめ動画を録画してSalesforceに送信するだけで、文字入力の手間が一切不要になる世界も考えられます。
同期型および非同期型のビデオコミュニケーションの両方を実現することは、効果的なデジタルトランスフォーメーションに不可欠な要素です。非同期型ビデオソリューションは、ビデオベースの情報をアーカイブ、検索、閲覧するための極めて有用な機能を提供しますが、これは同期型ビデオツールには備わっていないものです。 ビデオ会議ソリューションは動画を録画することはできますが、それらのツールで共有された情報を、後になってから場所やデバイスを問わず簡単に見つけ、アクセスできるようにする、不可欠な動画管理機能が欠けています。
非同期型ビデオプラットフォームと同期型ビデオ会議を統合することで、柔軟性と実用性を兼ね備えた包括的なビデオコミュニケーションソリューションが実現し、生産性やコラボレーションのさらなる向上も期待できます。両システムを連携させることで、会議の録画データを確実に保護し、動画の共有を簡素化し、知識共有の規模を拡大し、新入社員のオンボーディングを改善し、教育・学習の効果を高めることが可能になります。
ビデオ通信技術の両方を導入・統合した組織は、以下のような幅広いビデオ活用を可能にする、包括的なビデオ通信環境を構築できます：
- オンデマンドの講義、チュートリアル、ハウツー、デモンストレーション、ドキュメント、プレゼンテーション、トレーニング動画を録画して共有する
- ライブのビデオ会議を自動的に録画し、その録画データをセキュアなビデオポータルにアップロードすることで、簡単に検索、視聴、共有が可能になります
- 従業員がオフィス勤務か完全リモート勤務かを問わず、組織全体のチーム、部門、拠点間で迅速な知識共有を促進します
- 魅力的な経営陣のメッセージをライブ配信、録画、共有
今日のビデオは、単なるビデオ会議以上のもの
多くの組織において、あらゆる部門で動画の重要性が高まり続けている今こそ、フォレスター社の「単なるビデオ会議だけでなく、動画コンテンツそのものを計画すべきだ」という助言に耳を傾けるべき時です。
今日のテクノロジーにより、動画コンテンツの活用がこれまで以上に容易になりました。テキストから動画へ変換するAIを活用して、コンテンツを自動生成する方法をご紹介します。
非同期通信と同期通信のバランス
効果的なコミュニケーション戦略には、非同期と同期の手法を組み合わせることがよくあります。例えば、チームでは、日常的な業務や進捗報告には共有ドキュメントやプロジェクト管理ツールといった非同期ツールを活用し、リアルタイムのやり取りが有効な重要な議論には同期型の会議を割り当てるといった具合です。このようなバランスの取れたアプローチにより、効率性を確保しつつ、個々の働き方のリズムを尊重することができます。
