Que vous soyez chef de projet à temps plein ou que vous assumiez le rôle de chef de projet pour une initiative unique, vous êtes responsable de la planification, de la navigation et de la documentation de chaque étape franchie par votre équipe - souvent décrite et suivie en détail au cours des réunions de gestion de projet. Tous les regards sont tournés vers vous ; perdre la trace d'un seul détail peut signifier des mois de travail supplémentaire.

C 'est pourquoi, comme vous le dira tout gestionnaire de projet expérimenté, la communication est essentielle. Si les chefs de projet disposent d'un certain nombre d'options pour communiquer des détails tels que les progrès de l'équipe et les prochaines décisions à prendre, une stratégie est presque universelle : les réunions.

Les réunions de projet sont essentielles

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, pour la plupart des organisations, les réunions sont un élément essentiel de la conduite des projets jusqu'à leur achèvement. Elles permettent aux chefs de projet d'identifier les détails essentiels, de faciliter la collaboration au sein de l'équipe, de résoudre des problèmes difficiles et de prendre des décisions plus éclairées. Qu'il s'agisse d'une réunion de lancement, d'une réunion hebdomadaire sur l'état d'avancement, d'une réunion avec les parties prenantes ou d'une réunion de bilan à la fin du projet, chaque réunion de projet est nécessaire pour s'assurer que les objectifs sont atteints, que les tâches sont accomplies dans les délais et que les changements interviennent lorsqu'ils sont nécessaires.

Bien sûr, les conseils pour rendre les réunions plus efficaces ne manquent pas. Toutefois, depuis un an ou deux, une nouvelle idée a rapidement commencé à gagner en popularité parmi les gestionnaires de projets innovants, principalement parce qu'elle est simple à mettre en œuvre lors de chaque réunion et étonnamment efficace pour encourager des comportements plus productifs en réunion. et étonnamment efficace pour encourager des comportements plus productifs en réunion.

Quel est le secret ? Enregistrer chaque réunion de projet.

Cette idée vous semble-t-ellea vous semble folle ? Oui, mais seulement parce qu'elle est encore nouvelle. Pour les organisations qui le font déjà, la valeur parle d'elle-même. En fait, voici cinq façons dont l'enregistrement de vos réunions de projet peut non seulement les rendre plus efficaces, mais aussi vous aider à devenir un chef de projet plus performant.

5 raisons pour lesquelles vous devriez enregistrer toutes vos réunions de gestion de projet

1. Aucun détail ne peut être perdu ou oublié 

Lorsque vous enregistrez vos réunions de projet, vous créez un compte rendu exact de tout ce qui a été présenté et discuté - une ressource de secours parfaite pour tous ceux qui se demandent : "N'avons-nous pas abordé ce sujet lors de notre dernière réunion ?

De plus, lorsqu'il s'agira de présenter des résumés importants en cours de route ou d'examiner le projet à la fin, vous disposerez d'une documentation complète sur les décisions prises et la manière dont elles ont été prises tout au long du projet. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur l'utilisation de ces informations pour déterminer les prochaines étapes ou améliorer votre gestion des projets futurs.

2. Ne plus jamais entendre les mots "conflit de calendrier".

Parfois, le simple fait de réunir les bonnes personnes au même moment peut constituer le principal obstacle à l'avancement de projets essentiels. Les outils de vidéoconférence tels que Zoom, Webex et GoToMeeting peuvent réduire les distances géographiques, mais ils ne permettent toujours pas aux participants d'assister à deux réunions différentes en même temps. À une époque où les emplois du temps de chacun sont déjà surchargés, les chefs de projet expérimentés savent que trouver une heure qui convienne à tout le monde peut rapidement vous mettre en porte-à-faux avec des échéances difficiles à respecter.

En enregistrant et en partageant vos réunions, vous donnez aux membres les plus occupés de votre équipe la possibilité de regarder les réunions et même d'y contribuer après qu'elles ont eu lieu. Cette souplesse accrue permet à votre équipe d'équilibrer votre projet avec tous les autres projets sur lesquels elle travaille, sans que vous ayez à programmer des réunions des semaines, voire des mois, à l'avance. 

3. Améliorer la concentration et l'engagement lors de la réunion de gestion du projet

Demander aux membres de l'équipe de prendre des notes détaillées pendant les réunions de votre projet semble être une bonne chose, n'est-ce pas ? Mais documenter vos discussions au fur et à mesure, que ce soit en rédigeant un compte rendu formel ou en prenant des notes informelles, comporte un inconvénient : lorsque les membres de l'équipe s'arrêtent pour écrire quelque chose, par définition, ils ne participent plus activement à la réunion. Cela signifie que vous passerez probablement plus de temps à vous répéter et que vous retirerez moins de valeur de la conversation.

Grâce à l'enregistrement et la transcription automatiques des réunionsplus aucun membre de l'équipe ne sera distrait par la nécessité de prendre des notes. Au contraire, les participants pourront se concentrer et participer plus activement, ce qui rendra vos réunions de projet d'autant plus utiles et efficaces.

4. Faire en sorte que les nouveaux contributeurs se mettent rapidement au diapason

Les équipes de projet s'agrandissent souvent, et c'est au chef de projet qu'il incombe de mettre rapidement les nouveaux collaborateurs au courant. L'enregistrement de vos réunions de projet peut vous faire gagner du temps lorsqu'il s'agit de les informer des objectifs du projet et de ce qui s'est passé jusqu'à présent. Cela vous permet de vous en tenir à la communication des informations de haut niveau dont ils ont besoin pour démarrer, tout en leur donnant accès à tous les détails dans des vidéos qu'ils peuvent visionner par eux-mêmes. 

5. Soutenir la collaboration en dehors de la salle de réunion

Souvent, le fait de révéler de nouvelles informations lors d'une réunion peut, de manière contre-intuitive, entraîner un surcroît de travail. Lorsque les autres se rendent compte que quelqu'un possède des connaissances nouvelles et précieuses, cette personne ne tarde pas à être accaparée par des demandes de création de documents écrits, de programmation de sessions de formation ou d'organisation de réunions répétitives de téléchargement en tête-à-tête. 

L'enregistrement de la réunion initiale peut permettre de partager instantanément des connaissances avec d'autres personnes sans que l'expert en la matière ne doive consacrer plus de temps à cette tâche. Si une formation plus approfondie est nécessaire, les outils permettant d'enregistrer rapidement une présentation et de partager la vidéo en interne rendront ces connaissances disponibles à la demande pour les autres membres de l'équipe à l'avenir.

L'enregistrement des réunions de gestion de projet permet à vos collaborateurs de disposer d'une ressource précieuse contenant des informations détaillées qu'ils peuvent consulter à la demande, et ce sans effort supplémentaire de votre part. 

Vous disposez déjà des outils de réunion

Qu'y a-t-il de mieux ? Vous disposez très certainement déjà des outils nécessaires pour réaliser ces enregistrements. 

Utilisez-vous un système de vidéoconférence pour vous connecter avec au moins un membre de l'équipe ? Des outils tels que WebEx, Zoom et Skype proposent déjà des options d'enregistrement. Par ailleurs, si vous pouvez réunir tout le monde dans la même pièce, de nombreuses salles de conférence sont désormais équipées de caméras pour faciliter d'autres vidéoconférences. Et même si ce n'est pas le cas de la vôtre, il y a fort à parier que les ordinateurs portables et les smartphones que votre équipe emporte avec elle intègrent une webcam. 

Vous n'avez pas besoin de valeurs de production dignes d'Hollywood, vous voulez simplement capturer toutes les informations que vous partagez. Les options d'enregistrement existantes étant largement suffisantes, il vous suffit de cliquer sur "enregistrer" et d'organiser la réunion comme vous l'avez toujours fait.

C'est la façon la plus simple et la plus intelligente d'impliquer votre équipe, de la garder concentrée et, en fin de compte, d'améliorer la collaboration pendant et après la réunion.

Un outil vidéo essentiel pour les réunions de gestion de projet

L'enregistrement de vos réunions à l'aide de votre webcam embarquée ou de votre logiciel de vidéoconférence est un moyen simple et rapide de créer des vidéos de réunion utiles. Pour certains projets et organisations, il suffit d'avoir ces fichiers. Souvent, cependant, une fois la réunion enregistrée, vous voudrez faire plus avec cette vidéo que ce que ces systèmes peuvent prendre en charge. 

A plateforme vidéo comme Panopto est un complément parfait pour les solutions de vidéoconférence telles que Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting et BlueJeans. Panopto télécharge automatiquement chaque enregistrement de réunion vers une vidéothèque centrale et sécuriséePanopto transcode les vidéos pour qu'elles puissent être lues sur n'importe quel appareil, indexe chaque mot prononcé et affiché dans la vidéo à des fins de recherche et génère une transcription complète de l'ensemble de la réunion.

Panopto comprend également un système flexible d'enregistrement vidéo multi-caméras. l'enregistrement vidéo multi-caméras et montage que tout le monde peut utiliser - il suffit d'appuyer sur "enregistrer". Pour les chefs de projet, la possibilité d'enregistrer rapidement des présentations vidéo HD détaillées peut offrir les avantages suivants en termes de productivité :

• Réduisez le temps passé à rédiger des courriels détaillés sur les "prochaines étapes" après la fin de la réunion. Ne perdez plus de temps à peaufiner le compte rendu de la réunion ou à décoder des pages de notes. Il suffit de coller le lien vers l'enregistrement de la réunion dans votre courriel et d'y inclure les mesures à prendre par l'équipe.
• La vidéo facilite la documentation. Vous passez des heures à formater des documents et à coller des captures d'écran pour communiquer chaque détail. Pourquoi ne pas enregistrer une vidéo avec des diapositives à l'appui et une présentation à l'écran ? Avec Panopto, vous pouvez capturer des présentations multi-caméras qui montrent chaque détail en beaucoup moins de temps qu'il n'en faut pour rédiger un document écrit formel avec les mêmes informations.
• Accordez plus de temps à la collaboration et à la prise de décision grâce aux réunions inversées. Les réunions sont le lieu où les choses se font, mais pas si les 20 premières minutes sont consacrées à la présentation d'informations que les participants auraient déjà pu regarder. Enregistrez et envoyez la présentation à l'avance afin que votre équipe dispose de toute la réunion pour collaborer et résoudre les problèmes.
• Fournissez des mises à jour de projet attrayantes à des parties prenantes très occupées. Lorsque vous n'avez pas besoin de rencontrer vos interlocuteurs en personne, vous pouvez les tenir au courant entre les réunions grâce à des présentations vidéo HD professionnelles que vous enregistrez directement à partir de votre ordinateur portable.

En combinant votre système de vidéoconférence et une plateforme vidéo, vous disposez d 'une solution simple mais puissante qui vous aidera à transformer les enregistrements de vos réunions en atouts stratégiques pour votre organisation.