Non molto tempo fa, al simposio statunitense di Gartner, i responsabili IT di dieci aziende si sono riuniti per elaborare idee su possibili applicazioni aziendali della tecnologia video.

"I partecipanti hanno inizialmente immaginato più di trenta idee di base, per poi classificarle utilizzando una semplice scala che misurava il rapporto costi-benefici, l'impatto sui ricavi, il rischio e il valore emotivo di ciascuna proposta", ha riferito Gartner. "Da quel workshop e dalle frequenti conversazioni con i clienti di Gartner su argomenti simili sono inoltre emerse alcune best practice."

Il caso d'uso principale individuato da Gartner: video tutorial per dipendenti e clienti . In altre parole, video di formazione .

In che modo le organizzazioni moderne utilizzano i video per supportare e ampliare le proprie attività di formazione e sviluppo aziendale? Analizziamo alcune delle ultime tendenze e strategie in evoluzione.

1: Migliorare il processo di onboarding

A prescindere da chi siano o dalla loro esperienza, ogni nuovo assunto avrà bisogno di tempo per mettersi al passo. Sebbene non esistano due posizioni con lo stesso identico processo di onboarding, la formazione tramite video può contribuire a rendere la curva di apprendimento più gestibile per tutti.

Per i vostri nuovi dipendenti, questo non è un aspetto da poco. Secondo un sondaggio di BambooHR condotto tra i dipendenti che hanno lasciato il lavoro entro sei mesi dall'assunzione:

• Il 23% ha dichiarato di non aver ricevuto linee guida chiare in merito alle nuove responsabilità.
• Il 21% ha dichiarato di desiderare una "formazione più efficace".

Una libreria di video di onboarding ben pianificata può aiutarti a condividere molte più informazioni con i nuovi membri del team rispetto a quanto sarebbe possibile di persona. Oggi, le organizzazioni moderne utilizzano i video di onboarding per fornire:

• Presentazione di cultura, visione e missione. Grazie ai video, i messaggi più sottili e sfumati di un'azienda possono essere trasmessi in modo più efficace. La vostra missione e visione sono le guide che definiscono chi è la vostra azienda, dove sta andando e come ci arriverà. Condividerle in un video aiuta il vostro team a trovare, visualizzare, condividere e, soprattutto, ricordare questi principi fondamentali. Gli analisti sono d'accordo: Gartner Research ha identificato i video di presentazione di visione e missione come uno dei cinque modi con le maggiori opportunità e i minori rischi in cui le organizzazioni dovrebbero utilizzare i video.
• Tour aziendali. A volte, un tour di persona dell'intero campus, comprese le aree legate alla sicurezza, non è pratico. I tour virtuali del luogo di lavoro aiutano i dipendenti ad ambientarsi più rapidamente. E, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, i tour sulla sicurezza non devono essere per forza formali, noiosi o obsoleti. Oggi le aziende hanno portato creatività e una prospettiva innovativa ai tour virtuali, presentando i membri del team, fornendo indicazioni per raggiungere i luoghi essenziali e condividendo informazioni utili che i nuovi colleghi apprezzeranno.
• Panoramica organizzativa. Il processo di inserimento dei nuovi dipendenti non deve necessariamente concentrarsi solo sul reparto in cui il neoassunto andrà a lavorare. Molti esperti ritengono che la formazione interfunzionale sia fondamentale per il successo di ogni dipendente, a prescindere dal tipo di lavoro svolto. Le organizzazioni più grandi, in particolare, fanno bene ad assicurarsi che tutti i dipendenti comprendano e si sentano parte del quadro generale. Messaggi di benvenuto da parte dei dirigenti e video informativi interfunzionali contribuiscono a costruire una solida base per tale comprensione.

2: Rendere la formazione sulle competenze di base universalmente disponibile

Ogni organizzazione ha il suo modo di fare le cose:

• Pianificazione delle riunioni
• Prenotazione sale conferenze
• Firma delle email
• Effettuare chiamate in conferenza
• Comprendere gli acronimi
• E decine, forse anche centinaia di altri

A pochi mesi dal primo giorno di lavoro, queste sono competenze che ogni dipendente padroneggia come se fossero seconde.

Eppure, questi principi fondamentali non sono sempre ovvi per il nuovo assunto: con ogni probabilità, è abituato a un modo di lavorare diverso e spesso non conosce i passaggi corretti da seguire nella tua organizzazione finché non si allontana accidentalmente dalla procedura standard. In questo caso, un video può rivelarsi fondamentale, aiutando il nuovo assunto a trovare le informazioni necessarie per apprendere correttamente le basi.

La cosa migliore è che queste registrazioni sono tra le più facili da realizzare. Basta usare uno strumento di registrazione dello schermo e chiedere a un membro del team di illustrare la procedura correttamente. Per i video tutorial più semplici, come prenotare una riunione o compilare un modulo fiscale, potrebbe bastare un singolo video di 3-5 minuti. Anche i sistemi più complessi, come la prenotazione di viaggi tramite l'agenzia aziendale o la comprensione del processo e dei requisiti per la revisione annuale, possono spesso essere spiegati con una breve panoramica di 10-20 minuti o con una serie di video di 3-5 minuti ciascuno, ognuno dei quali affronta elementi specifici del sistema nel suo complesso.

Oltre a garantire che i dipendenti sappiano come utilizzare i vostri sistemi, i video di formazione sulle competenze di base possono anche contribuire ad aumentare l'efficienza del vostro team di formazione e sviluppo. Liberi dalle solite domande su come utilizzare i sistemi, i vostri formatori potranno concentrarsi su attività nuove o più strategiche.

3: Mostra concretamente come funziona il tuo prodotto o servizio

C'è un piccolo segreto inconfessabile che la maggior parte delle organizzazioni non ama ammettere: molti dei vostri dipendenti hanno, nella migliore delle ipotesi, solo una conoscenza superficiale di come funzionano effettivamente i vostri prodotti. E probabilmente ancora meno sono in grado di descrivere con precisione come i clienti utilizzano la vostra offerta o in cosa si differenzia da quella della concorrenza.

Soprattutto per le organizzazioni con offerte tecnicamente o meccanicamente complesse, o per quelle che si rivolgono a un mercato di cui i loro dipendenti non fanno naturalmente parte — tra cui praticamente tutte le aziende B2B — è semplicemente troppo difficile per una persona imparare ogni singolo dettaglio di ciò che fate. A meno che non glielo mostriate.

La registrazione e la condivisione di informazioni sui prodotti e video dimostrativi possono fornire quel livello di approfondimento aggiuntivo che aiuta un'organizzazione a sviluppare il team migliore e più competente. Oggi le organizzazioni si impegnano a mostrare ogni aspetto del funzionamento dei loro prodotti e servizi:

• Video girati sul campo con uno smartphone che mostrano un nuovo prodotto in azione,
• Registrazioni dello schermo del team IT che illustrano gli effetti di una nuova riga di codice,
• Descrizioni dettagliate dell'intero reparto di produzione e di come viene utilizzata ogni singola macchina,
• Video di posizionamento del prodotto che illustrano i vantaggi rispetto al prodotto di un concorrente,
• E innumerevoli altri modi per mostrare concretamente cosa fa l'azienda.

Questi video aiutano il tuo team a vedere e comprendere concretamente i prodotti e i servizi offerti dalla tua azienda, inclusi gli elementi che li rendono diversi, il loro valore e i motivi per cui vale la pena acquistarli.

Guarda il video di esempio sulla formazione relativa al prodotto qui sotto:

 

 

4: Abbattere i compartimenti stagni organizzativi

Poche aziende possono affermare con credibilità di non avere compartimenti stagni nella propria struttura aziendale. La maggior parte di noi sa bene dove l'organigramma si sovrappone e dove no, e quando i team non si incrociano naturalmente di tanto in tanto, spesso i dipendenti hanno poche opportunità di sapere su cosa stanno lavorando i colleghi di quei team.

In pratica, l'effetto è persino peggiore: quando i team non comprendono il lavoro degli altri, tendono a collaborare male (se non del tutto). Il rischio di ritardi nei programmi, incomprensioni di bilancio e conflitti interpersonali è elevato.

La formazione interfunzionale è emersa come soluzione a questo problema, aiutando i dipendenti a comprendere meglio il funzionamento di ciascun reparto aziendale attraverso la formazione sulle nozioni di base di ogni gruppo. La sfida: implementare un sistema di formazione interfunzionale che sia efficiente ed economicamente vantaggioso.

Ed è proprio questo il ruolo che i video svolgono. I team possono discutere i principi fondamentali del loro lavoro e il perché sia ​​essenziale, in modo che altri possano consultarli in qualsiasi momento e su richiesta. Il management locale può facilmente condividere questi video durante i processi di onboarding dei nuovi assunti o come parte del processo di avvio di progetti interfunzionali, contribuendo a garantire che tutti comprendano il punto di vista degli altri.

5: Fornire coaching ai nuovi dirigenti

Investire tempo, energia e risorse finanziarie nella formazione manageriale incide sul successo di un'azienda in più di un modo.

Il primo vantaggio: minore turnover del personale. Le organizzazioni che considerano la formazione e lo sviluppo dei manager una priorità di bilancio, in genere perdono meno dipendenti, sia manager che collaboratori, ogni anno.

E i dipendenti che restano? Sotto la guida di manager ben formati, le loro prestazioni lavorative migliorano. Infatti, le ricerche dimostrano che la formazione e l'istruzione sono indicatori più accurati del successo di un'organizzazione rispetto a molte altre statistiche molto apprezzate, tra cui il rapporto prezzo/utili, il rapporto prezzo/prezzo e gli indicatori di rischio e volatilità.

Sempre più aziende riconoscono l'importanza di una formazione manageriale adeguata, introducendo ogni anno nuovi programmi, opportunità di mentoring e processi di coaching. Tuttavia, in un'epoca in cui i manager hanno sempre meno tempo a disposizione, molte organizzazioni si rendono conto che i video possono contribuire a garantire ai nuovi manager l'opportunità di sperimentare appieno la formazione manageriale aziendale.

L'integrazione di video nella formazione manageriale consente ai nuovi manager di visualizzare ogni corso di formazione quando è più comodo per loro, permettendo loro di dedicare il tempo necessario per approfondire i contenuti e comprenderli meglio. Inoltre, grazie ai video, i manager possono rivedere immediatamente i segmenti di formazione qualora desiderino ripassare un punto per chiarimenti.

I video possono rivelarsi uno strumento prezioso anche per i tradizionali programmi di formazione manageriale. I coach aziendali potrebbero scoprire che registrare le interazioni di un manager con il suo team, ad esempio durante una valutazione annuale o una riunione settimanale sulle prestazioni, può aiutarli a fornire un feedback specifico al manager e suggerimenti più efficaci per migliorare le proprie performance.

Guarda il video di esempio sulla formazione dei dipendenti qui sotto:

 

 

6: Fornire formazione sempre e ovunque ai dipendenti in prima linea

Per molte aziende, il personale in prima linea, come gli addetti alle vendite e al servizio clienti, rappresenta il volto dell'organizzazione. Gli acquirenti considerano questi membri del team come un'estensione diretta dell'azienda e si aspettano che abbiano risposte a quasi tutte le domande.

Questo crea un ostacolo significativo per tali aziende, poiché spesso è proprio in prima linea che il turnover è più elevato. I responsabili locali in molti settori assumono di fatto in continuazione e, per il team di Formazione e Sviluppo, ciò significa che i nuovi assunti possono iniziare a lavorare in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, spesso senza una figura di livello superiore al responsabile locale che li guidi e li guidi.

Nella maggior parte dei casi, il divario che questo crea nell'accesso alla formazione per i nuovi assunti non è un problema insormontabile, ma col tempo, la mancanza di un programma di formazione coerente può facilmente portare le sedi remote e il personale a seguire procedure proprie, rendendo l'esperienza dei clienti meno uniforme da una sede all'altra e potenzialmente più difficile per le altre parti dell'organizzazione collaborare con la sede che adotta procedure non standardizzate.

Per supportare questi dipendenti, spesso dislocati in sedi decentrate, i team di formazione e sviluppo si affidano ai video per offrire un'esperienza formativa coerente a tutti i dipendenti, disponibile sempre e ovunque, anche su tablet e smartphone, se necessario. La formazione degli addetti all'assistenza clienti oggi può includere:

• Guide pratiche di base, relative ai sistemi di punto vendita o ad altre tecnologie.
• Strategie di vendita aziendali, inclusi suggerimenti per avviare e concludere trattative di vendita.
• Consigli per produrre o presentare al meglio il prodotto in loco
• E decine di altri punti che possono aiutare la prima linea a operare in modo efficiente

Guarda il video di esempio sull'apprendimento sociale qui sotto:

 

 

7: Migliora le tue pratiche di supporto alle vendite

Il team di vendita rappresenta spesso il punto di contatto più importante che la vostra azienda ha con potenziali clienti e clienti acquisiti. La maggior parte delle organizzazioni si impegna a fondo per fornire ai propri team di vendita tutti gli strumenti, le informazioni e le altre risorse necessarie per garantire il miglior funzionamento del processo di vendita, salvo poi scoprire che il team non ne fa un uso completo. Secondo Accenture:

• Il 90% del materiale di vendita non viene utilizzato dai venditori;
• L'80% dell'apprendimento non viene mantenuto dopo 60 giorni;
• I venditori trascorrono il 71% del loro tempo senza vendere; e
• Il tasso di adozione degli strumenti CRM da parte dei venditori è inferiore al 50%;
• Una metodologia di vendita adeguata viene utilizzata in meno della metà dei casi.

Spesso, alla base di queste opportunità mancate c'è una cattiva comunicazione. Il personale di vendita è tra i più impegnati in quasi tutte le aziende: tutte le informazioni, tranne quelle più interessanti, rischiano di perdersi nella frenesia delle visite ai clienti, delle chiamate per acquisire nuovi clienti e altro ancora. A complicare ulteriormente le cose, la maggior parte dei team di vendita è distribuita sul territorio, persino a livello globale, il che ostacola la possibilità per l'azienda di riunire il team per un rapido aggiornamento o una dimostrazione.

I video, ovviamente, possono essere d'aiuto. Le organizzazioni moderne stanno trovando opportunità per l'utilizzo dei video in tutte le fasi del processo di sales enablement , con risultati comprovati in:

• Condivisione di notizie, aggiornamenti e dimostrazioni sui prodotti.
• Fornire aggiornamenti sulla strategia aziendale o di vendita
• Apprendimento sociale tra pari e condivisione delle migliori pratiche
• Comunicazione migliorata con clienti e potenziali clienti.

Per molti team di sales enablement, i video sono più di un semplice aiuto ben accetto: creano un vantaggio competitivo, potenziando l'onboarding e la formazione, migliorando la comunicazione e attirando e connettendo i potenziali clienti.

8: Assicurarsi che tutti abbiano seguito la formazione sulla conformità

La capacità di formare i dipendenti sulle leggi, i regolamenti e le politiche aziendali applicabili alle loro mansioni quotidiane è fondamentale. Un programma di formazione sulla conformità efficace non si limita a ridurre i rischi normativi e legali, ma contribuisce anche a promuovere una cultura aziendale positiva basata su responsabilità, integrità e interazione rispettosa.

Secondo Forrester Research, "i dipendenti hanno bisogno di un facile accesso alla formazione formale, come ad esempio i corsi obbligatori di conformità o normativi". Grazie ai video, i dipendenti possono accedere a queste informazioni al momento dell'assunzione, durante gli aggiornamenti annuali delle politiche di conformità o in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. È possibile illustrare in modo efficace tramite video una vasta gamma di argomenti relativi alla conformità, che spaziano in diversi settori, tra cui:

• Politiche che garantiscano condizioni di lavoro eque e rispettose;
• Tour virtuali dei luoghi sicuri;
• Norme sulla concorrenza leale;
• Conformità alle leggi sul commercio estero;
• Tutela della proprietà intellettuale;
• Trasparenza nella rendicontazione finanziaria; e
• Integrità nelle interazioni commerciali.

La formazione tramite video può essere un metodo particolarmente efficace per trattare questioni di conformità delicate e importanti, tra cui le procedure di emergenza, le leggi contro le molestie sessuali e altro ancora.

Oltre a rappresentare un mezzo ideale per trattare questi argomenti, la tecnologia video può anche aiutarvi a verificare che i vostri dipendenti completino effettivamente questi corsi essenziali. Le funzionalità di analisi video integrate in molte piattaforme moderne offrono dettagli a livello di singolo utente, consentendo al vostro team di sapere se un dipendente ha visualizzato un video e se lo ha guardato fino alla fine.

9: Amplia la portata delle tue conferenze

Anche se la formazione a distanza tramite video sta diventando sempre più comune, spesso non c'è niente che possa sostituire un evento dal vivo. Un numero crescente di organizzazioni si rende conto che gli eventi di punta, siano essi convegni interni o conferenze pubbliche di settore, sono strumenti estremamente preziosi per condividere informazioni, mettere in contatto i dipendenti tra loro e con il settore, e formare un vasto pubblico, tutto in una volta.

La partecipazione a questi eventi può incrementare il morale e il coinvolgimento dei dipendenti in un modo quasi impossibile da replicare nella normale routine lavorativa. Tuttavia, per le solite ragioni di tempo e budget, la partecipazione a ogni evento e a ogni membro del team è raramente possibile.

Quando la presenza fisica non è possibile, una registrazione video dell'evento può essere la soluzione ideale. Registrare gli eventi, o anche trasmetterli in diretta streaming, è un ottimo modo per condividere l'entusiasmo e le intuizioni emerse da interventi e sessioni di approfondimento con chiunque, in qualsiasi momento e ovunque.

Un tempo, la produzione video di eventi era un'attività costosa e complessa, appannaggio di esperti audiovisivi dotati di hardware di lusso. Oggi, invece, bastano semplici webcam e un software per acquisire, condividere e persino trasmettere in diretta streaming video HD di eventi di qualsiasi dimensione a un pubblico in tutto il mondo. Siemens PLM ha fatto proprio questo, semplificando la produzione video per gli eventi aziendali a livello globale, riducendo i costi e i tempi necessari per la produzione e la condivisione dei video delle conferenze .

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