No hace mucho, en el simposio de Gartner en Estados Unidos, líderes de TI de diez empresas se reunieron para intercambiar ideas sobre casos de uso empresarial para la tecnología de vídeo.

Según informó Gartner, los asistentes concibieron más de treinta ideas básicas y luego las clasificaron mediante una escala sencilla en la que evaluaron la relación costo-beneficio, el impacto en los ingresos, el riesgo y el valor emocional de cada propuesta. De ese taller y de las frecuentes conversaciones con los clientes de Gartner sobre temas similares, surgieron algunas buenas prácticas.

El principal caso de uso que Gartner descubrió: vídeos instructivos para empleados y clientes . En otras palabras, vídeos de formación .

¿Cómo utilizan las organizaciones modernas el vídeo para respaldar y ampliar sus actividades de formación y desarrollo corporativo? Analicemos algunas de las últimas tendencias y estrategias en constante evolución.

1: Mejorar el proceso de incorporación

Sin importar quiénes sean ni cuánta experiencia tengan, todos los nuevos empleados necesitarán tiempo para adaptarse. Si bien ningún puesto requiere exactamente el mismo proceso de incorporación, la capacitación en video puede facilitar el aprendizaje para todos.

Para tus nuevos empleados, eso no es un valor insignificante. Según una encuesta de BambooHR realizada a empleados que renunciaron a un trabajo dentro de los seis meses posteriores a su inicio:

• El 23 por ciento consideró que no había recibido directrices claras sobre sus nuevas responsabilidades.
• El 21 por ciento dijo que quería “una formación más eficaz”.

Una biblioteca de videos de incorporación bien planificada puede ayudarte a compartir mucha más información con los nuevos miembros de tu equipo de la que sería posible en persona. Hoy en día, las organizaciones modernas utilizan videos de incorporación para proporcionar:

• Presentación de la cultura, la visión y la misión. Con el vídeo, los mensajes más sutiles y matizados de una empresa se pueden transmitir con mayor eficacia. La misión y la visión de la empresa son la guía para saber quién es, adónde va y cómo lo logrará. Compartirlas en vídeo facilita que el equipo encuentre, vea, comparta y, sobre todo, recuerde estos principios fundamentales. Los analistas coinciden: Gartner Research ha identificado el vídeo de presentación de la visión y la misión como una de las cinco formas más prometedoras y de menor riesgo en que las organizaciones deberían utilizar el vídeo.
• Visitas a la empresa. A veces, una visita presencial a todo el campus, incluyendo las zonas relacionadas con la seguridad, no es práctica. Los recorridos virtuales por el lugar de trabajo ayudan a los empleados a adaptarse más rápidamente. Y, al contrario de lo que se suele creer, las visitas de seguridad no tienen por qué ser aburridas ni anticuadas. Hoy en día, las empresas han aportado creatividad y una perspectiva innovadora a las visitas virtuales: presentan a los miembros del equipo, ofrecen indicaciones para llegar a lugares clave y comparten información valiosa que los nuevos compañeros apreciarán.
• Visión general de la organización. El proceso de incorporación de empleados no tiene por qué centrarse únicamente en el departamento en el que trabajará el nuevo empleado. Muchos expertos creen que la formación interdepartamental es clave para el éxito de cada empleado, independientemente del tipo de trabajo que realice. Las organizaciones más grandes, en particular, se esfuerzan por garantizar que todos los empleados comprendan y se sientan parte del panorama general. Los mensajes de bienvenida de los directivos y los vídeos informativos interdepartamentales contribuyen a sentar una base sólida para dicha comprensión.

2: Hacer que la formación en habilidades básicas sea universalmente accesible.

Cada organización tiene su propia manera de hacer las cosas:

• Programación de reuniones
• Reserva de salas de conferencias
• Firmar correos electrónicos
• Realizar llamadas de conferencia
• Comprender los acrónimos
• Y docenas, quizás incluso cientos más

A los pocos meses de su primer día, estas son las habilidades que todo empleado domina como si fueran algo natural.

Sin embargo, estos fundamentos no siempre son obvios para el nuevo empleado; lo más probable es que esté acostumbrado a la forma de trabajar de otra persona y, a menudo, no sabrá qué pasos seguir en su organización hasta que, sin querer, se desvíe del camino. En este caso, un vídeo puede ser de gran ayuda, ya que permitirá al nuevo empleado encontrar la información necesaria para comprender correctamente los aspectos básicos.

Lo mejor de todo es que estas grabaciones son de las más fáciles de producir. Basta con usar una herramienta de grabación de pantalla y pedirle a un miembro del equipo que explique el proceso correctamente. Los vídeos instructivos sencillos, como reservar una reunión o completar un formulario fiscal, pueden requerir solo un vídeo de 3 a 5 minutos. Incluso los sistemas más complejos, como reservar viajes a través de la agencia corporativa o comprender el proceso y los requisitos de la revisión anual, suelen explicarse con una revisión de 10 a 20 minutos o con una serie de vídeos de 3 a 5 minutos, cada uno dedicado a elementos específicos del sistema.

Además de garantizar que los empleados comprendan cómo usar sus sistemas, los videos de capacitación en habilidades básicas también pueden ayudar a aumentar la eficiencia de su equipo de L&D. Al liberarse de las preguntas rutinarias sobre cómo hacer las cosas, sus capacitadores pueden concentrarse en tareas nuevas o más estratégicas.

3: Demuestra realmente cómo funciona tu producto o servicio.

Existe un secreto a voces que la mayoría de las organizaciones se resisten a admitir: muchos de sus empleados, en el mejor de los casos, solo tienen un conocimiento superficial de cómo funcionan realmente sus productos. Y probablemente aún menos personas puedan describir con precisión cómo sus clientes utilizan su oferta o en qué se diferencia de la de la competencia.

Especialmente para aquellas organizaciones con ofertas técnica o mecánicamente complejas, o aquellas que se dirigen a un mercado del que sus empleados no forman parte de forma natural —incluidas prácticamente todas las empresas B2B—, resulta demasiado difícil para una persona aprender hasta el último detalle de lo que haces. A menos que se lo muestres.

Grabar y compartir información sobre productos y vídeos de demostración puede proporcionar ese nivel adicional de conocimiento que ayuda a una organización a desarrollar el mejor equipo, el más capacitado. Hoy en día, las organizaciones se esfuerzan por mostrar todo sobre cómo funcionan sus productos y servicios:

• Vídeos grabados con un teléfono inteligente que muestran un nuevo producto en acción.
• Grabaciones de pantalla del equipo de TI que ilustran los efectos de una nueva línea de código,
• Recorridos completos por la planta de producción y cómo se utiliza cada máquina individual,
• Vídeos de posicionamiento de productos que ilustran los beneficios frente al producto de un competidor,
• Y muchas otras maneras de mostrar lo que hace la empresa, en la práctica.

Estos vídeos ayudan a tu equipo a ver y comprender realmente los productos y servicios que ofrece tu empresa, incluyendo qué los hace diferentes, qué los hace valiosos y qué hace que merezca la pena comprarlos.

Vea a continuación un ejemplo de vídeo de capacitación sobre el producto:

 

 

4: Eliminar los compartimentos estancos de la organización

Pocas empresas pueden afirmar con credibilidad que no existen compartimentos estancos en su estructura corporativa. La mayoría sabemos bien dónde se superponen los departamentos en el organigrama y dónde no, y cuando los equipos no interactúan de forma natural de vez en cuando, a menudo hay pocas oportunidades para que los empleados se enteren de en qué están trabajando sus compañeros de esos equipos.

En la práctica, el efecto es aún peor: cuando los equipos no comprenden el trabajo de los demás, tienden a colaborar mal (o directamente no lo hacen). El riesgo de retrasos en los programas, malentendidos presupuestarios y conflictos interpersonales es muy alto.

La formación interdepartamental ha surgido como solución a este problema, ayudando a los empleados a comprender mejor el funcionamiento de cada área de la empresa mediante la capacitación en los fundamentos de cada grupo. El reto: implementar un sistema de formación interdepartamental que sea eficiente y rentable.

Y ese es el papel que desempeña el vídeo. Los equipos pueden explicar los fundamentos de su trabajo y su importancia para que otros puedan consultarlos cuando quieran. La dirección local puede compartir fácilmente estos vídeos en los procesos de incorporación de nuevos empleados o como parte del inicio de proyectos interdepartamentales, lo que ayuda a garantizar que todos comprendan la perspectiva de los demás.

5: Brindar capacitación a la nueva gerencia.

Invertir tiempo, energía y recursos financieros en la formación de directivos repercute en el éxito de una empresa de diversas maneras.

La primera: menor rotación de personal. Las organizaciones que priorizan la formación y el desarrollo de directivos en su presupuesto suelen perder menos empleados —tanto directivos como colaboradores individuales— cada año.

¿Y qué ocurre con los empleados que se quedan? Bajo la dirección de gerentes bien capacitados, su desempeño laboral mejora. De hecho, las investigaciones demuestran que la capacitación y la formación son indicadores más precisos del éxito de una organización que muchas otras estadísticas de gran prestigio, como la relación precio-beneficio, las estadísticas de precios y las medidas de riesgo y volatilidad.

Cada vez más empresas reconocen el impacto de una formación directiva adecuada, e incorporan nuevos programas, oportunidades de mentoría y procesos de coaching año tras año. En una época en la que los directivos disponen de menos tiempo que nunca, muchas organizaciones están descubriendo que el vídeo puede ayudar a garantizar que los nuevos directivos tengan la oportunidad de experimentar plenamente la formación directiva que ofrece la organización.

El uso de vídeos para complementar la formación de directivos permite a los nuevos gerentes acceder a cada curso cuando mejor les convenga, lo que les ayuda a dedicar tiempo a comprender mejor el contenido. Además, gracias al vídeo, pueden reproducir al instante los segmentos si desean repasar algún punto para aclararlo.

El vídeo también puede ser una herramienta valiosa para la formación gerencial tradicional. Los asesores de gestión pueden descubrir que grabar las interacciones de un gerente con su equipo —por ejemplo, durante una evaluación anual o una reunión semanal de desempeño— puede ayudarles a proporcionar comentarios específicos y mejores consejos para mejorar su propio rendimiento.

A continuación, puedes ver un ejemplo de vídeo de capacitación para empleados:

 

 

6: Proporcionar capacitación en cualquier momento y lugar para los empleados de primera línea.

Para muchas empresas, el personal de primera línea, como los empleados de ventas y atención al cliente, representa la imagen de la organización. Los compradores ven a estos miembros del equipo como una extensión directa de la empresa y esperan que tengan respuesta para casi cualquier pregunta.

Esto supone un obstáculo importante para esas empresas, ya que la rotación de personal suele ser mayor en la primera línea. Los gerentes locales de muchos sectores están, en la práctica, contratando constantemente, y para el equipo de formación y desarrollo, eso significa que los nuevos empleados pueden empezar a trabajar en cualquier momento y lugar, a menudo sin que nadie con más antigüedad que el gerente local les guíe.

En general, la brecha que esto crea en el acceso a la capacitación para los nuevos empleados no es trascendental, pero con el tiempo, la falta de un programa de capacitación consistente puede fácilmente llevar a que las oficinas y el personal remotos sigan sus propios procesos, lo que hace que las experiencias de sus clientes sean menos consistentes de un lugar a otro y posiblemente dificulta que otras partes de su organización trabajen con la oficina que no sigue sus propios procedimientos.

Para ayudar a estos empleados, a menudo descentralizados, los equipos de aprendizaje y desarrollo están recurriendo al vídeo para proporcionar una experiencia de formación coherente para todos los empleados, disponible en cualquier momento y lugar, incluso en las tabletas y teléfonos inteligentes de los empleados si es necesario. La formación de los asociados de atención al cliente hoy en día puede incluir:

• Tutoriales básicos sobre sistemas de punto de venta y otras tecnologías.
• Estrategia de ventas corporativas, incluyendo consejos para iniciar y cerrar negociaciones de venta.
• Consejos para producir o mostrar el producto de la mejor manera en exteriores.
• Y docenas de otros puntos que pueden ayudar a la primera línea a ejecutar de manera eficiente.

A continuación, puedes ver un ejemplo de vídeo sobre aprendizaje social:

 

 

7: Mejora tu práctica de habilitación de ventas

Su equipo de ventas suele ser el vínculo más importante que su empresa tiene con sus clientes potenciales y actuales. La mayoría de las organizaciones trabajan diligentemente para proporcionar a sus equipos de ventas todas las herramientas, la información y los demás recursos que necesitan para garantizar que el proceso de ventas funcione de la mejor manera, solo para descubrir que el equipo no los está utilizando todos. Según Accenture:

• El 90 por ciento del material de ventas no es utilizado por los vendedores;
• El 80 por ciento del entrenamiento no se retiene después de 60 días;
• Los vendedores dedican el 71% de su tiempo a no vender; y
• Los índices de adopción de herramientas CRM por parte de los vendedores son inferiores al 50%;
• La metodología de ventas adecuada se utiliza en menos de la mitad de los casos.

A menudo, la comunicación es la raíz de estas oportunidades perdidas. El personal de ventas se encuentra entre los más ocupados de casi cualquier organización; incluso la información más relevante puede perderse entre las visitas a clientes, las llamadas para nuevos negocios y demás. Para complicar aún más las cosas, la mayoría de los equipos de ventas están dispersos por todo el mercado, incluso a nivel mundial, lo que dificulta que la empresa los reúna para una actualización o demostración rápida.

El vídeo, por supuesto, puede ser de gran ayuda. Las organizaciones modernas están encontrando oportunidades para el vídeo en todas las prácticas de capacitación en ventas , con un éxito demostrado en:

• Compartir noticias, actualizaciones y demostraciones de productos.
• Proporcionar actualizaciones sobre la estrategia corporativa o de ventas
• Aprendizaje social entre pares e intercambio de mejores prácticas
• Comunicación mejorada con clientes y potenciales clientes.

Para muchos equipos de capacitación en ventas, el video es más que una ayuda bienvenida; está creando una ventaja competitiva: impulsa la incorporación y la capacitación, mejora las comunicaciones y atrae y conecta con clientes potenciales.

8: Asegúrese de que todos hayan recibido la capacitación sobre cumplimiento normativo.

Su capacidad para capacitar a los empleados sobre las leyes, regulaciones y políticas de la empresa que se aplican a sus responsabilidades laborales diarias es fundamental. Un programa eficaz de capacitación en cumplimiento normativo no solo reduce el riesgo legal y regulatorio, sino que también contribuye a fomentar una cultura corporativa positiva basada en la responsabilidad, la integridad y el respeto mutuo.

Según Forrester Research, “los empleados necesitan un acceso sencillo a la formación formal, como la capacitación obligatoria en materia de cumplimiento normativo”. Mediante vídeos, los empleados pueden acceder a esta información al incorporarse a la empresa, durante las actualizaciones anuales de las políticas de cumplimiento o en cualquier momento desde cualquier dispositivo. Se puede abordar de forma ilustrativa una amplia gama de temas de cumplimiento que abarcan diversos sectores, entre ellos:

• Políticas de condiciones laborales justas y respetuosas;
• Recorridos virtuales por lugares seguros;
• Reglamento de competencia leal;
• cumplimiento de la legislación sobre comercio exterior;
• Protección de la propiedad intelectual;
• Transparencia en la información financiera; y
• Integridad en las relaciones comerciales.

La formación mediante vídeo puede ser una forma especialmente eficaz de abordar cuestiones de cumplimiento normativo delicadas e importantes, como los procedimientos de emergencia, las leyes contra el acoso sexual y mucho más.

El vídeo no solo es un medio ideal para abordar estos temas, sino que además la tecnología puede ayudarte a garantizar que tus empleados completen estos cursos esenciales. Las herramientas de análisis de vídeo integradas en muchas plataformas modernas ofrecen información detallada a nivel de usuario, lo que permite a tu equipo saber si un empleado ha visto un vídeo y si lo ha visto hasta el final.

9: Amplíe el alcance de sus conferencias.

Aunque la formación a distancia mediante vídeo se está generalizando, a menudo no hay nada que sustituya a un evento presencial. Cada vez más organizaciones descubren que los eventos más importantes, ya sean convenciones internas o conferencias públicas del sector, son herramientas sumamente valiosas para compartir información, conectar a los empleados entre sí o con el sector y formar a un público numeroso simultáneamente.

Asistir a estos eventos puede mejorar la moral y el compromiso de los empleados de una manera casi imposible de replicar en el día a día laboral. Sin embargo, por razones de tiempo y presupuesto, que suelen ser las más mencionadas, rara vez es posible asistir a todos los eventos y con todos los miembros del equipo.

Cuando no es posible asistir en persona, grabar el evento en vídeo puede ser la mejor alternativa. Grabar eventos, o incluso transmitirlos en directo, es una excelente manera de compartir la emoción y las ideas clave de las ponencias y sesiones paralelas con quien quieras, cuando quieras y donde quieras.

La grabación de vídeo para eventos solía ser una producción costosa y compleja, reservada al ámbito de expertos técnicos audiovisuales equipados con hardware de alta gama. Sin embargo, hoy en día basta con unas sencillas webcams y software para capturar, compartir e incluso transmitir en directo vídeo HD de eventos de cualquier tamaño a audiencias de todo el mundo. Siemens PLM ha logrado precisamente eso, simplificando la producción de vídeo en los eventos internacionales de la compañía, a la vez que reduce costes y el tiempo necesario para producir y compartir vídeos de conferencias .

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