No hace mucho, en el Simposio de Gartner celebrado en Estados Unidos, los responsables de TI de diez empresas se reunieron para intercambiar ideas sobre casos de uso empresarial de la tecnología de vídeo.

"Los asistentes imaginaron primero más de treinta ideas básicas y luego las clasificaron utilizando una sencilla escala en la que midieron el coste-beneficio, el impacto en los ingresos, el riesgo y el valor emocional de cada propuesta", informó Gartner. "También surgieron algunas buenas prácticas de ese taller, y de conversaciones frecuentes con clientes de Gartner sobre temas similares".

El principal caso de uso descubierto por Gartner: vídeos de instrucciones para empleados y clientes. En otras palabras, vídeos de formación.

¿Cómo utilizan el vídeo las organizaciones modernas para apoyar y ampliar sus actividades de aprendizaje y desarrollo corporativo? Veamos algunas de las últimas tendencias y estrategias en evolución.

1: Mejorar el proceso de incorporación

No importa quiénes sean ni cuánta experiencia tengan, todos los nuevos empleados necesitarán tiempo para ponerse al día. Aunque no hay dos puestos que requieran exactamente el mismo proceso de incorporación, la formación en vídeo puede ayudar a que la curva de aprendizaje sea más manejable para todos.

Para sus nuevos empleados, no es un valor trivial. Según una encuesta de BambooHR a empleados que habían dejado un trabajo en los seis meses siguientes a su incorporación:

• El 23% considera que no ha recibido directrices claras sobre sus nuevas responsabilidades.
• El 21% dijo que quería "una formación más eficaz".

Una videoteca de incorporación bien planificada puede ayudarle a compartir con los nuevos miembros de su equipo mucha más información de la que sería posible cara a cara. Hoy en día, las organizaciones modernas utilizan los vídeos de incorporación para proporcionar:

• Presentaciones de cultura, visión y misión. Con el vídeo, los mensajes más sutiles y matizados de una empresa pueden transmitirse con mayor eficacia. Sus declaraciones de misión y visión son guías sobre quién es su empresa, hacia dónde se dirige y cómo lo conseguirá. Compartirlas en vídeo facilita que su equipo encuentre, vea, comparta y, lo que es más importante, recuerde esos principios tan importantes. Los analistas están de acuerdo: Gartner Research ha identificado el vídeo de incorporación de la visión y la misión como una de las cinco formas de mayor oportunidad y menor riesgo en que las organizaciones deberían utilizar el vídeo.
• Visitas a empresas. A veces, no resulta práctico visitar en persona todo el campus, incluidos los lugares relacionados con la seguridad. Las visitas en vídeo del lugar de trabajo ayudan a los empleados a adaptarse más rápidamente. Y, contrariamente a lo que pueda haber oído, las visitas de seguridad no tienen por qué ser monótonas, aburridas o anticuadas. Hoy en día, las empresas aportan creatividad y una nueva perspectiva a las visitas virtuales: presentan a los miembros del equipo, ofrecen indicaciones para llegar a los lugares esenciales y comparten un poco de información privilegiada que los nuevos compañeros apreciarán.
• Visión general de la organización. El proceso de incorporación de un empleado no tiene por qué centrarse únicamente en el departamento en el que trabajará el recién contratado. Muchos expertos creen que la formación interdepartamental es clave para el éxito de cada empleado, independientemente del tipo de trabajo que realice. Las organizaciones más grandes, en particular, hacen bien en asegurarse de que todos los empleados entienden y se sienten parte del conjunto. Los mensajes de bienvenida de los directivos y los vídeos informativos interdepartamentales ayudan a construir una base sólida para esa comprensión.

2: Universalizar la formación básica

Cada organización tiene su propia manera de hacer las cosas:

• Programación de reuniones
• Reserva de salas de conferencias
• Firmar correos electrónicos
• Conferencias telefónicas
• Entender los acrónimos
• Y docenas -quizás incluso cientos más

A los pocos meses de su primer día, estas son las habilidades que todo empleado conoce como una segunda naturaleza.

Sin embargo, esos fundamentos no siempre resultan obvios para el recién contratado: lo más probable es que esté acostumbrado a la forma de hacer las cosas de otra persona y, a menudo, no sabrá qué pasos dar en su organización hasta que se desvíe accidentalmente del camino. En este caso, el vídeo puede salvarle la vida, ya que le ayudará a encontrar la información que necesita para hacer las cosas bien.

Lo mejor de todo es que estas grabaciones son de las más fáciles de producir. Basta con utilizar una herramienta de grabación de pantalla y pedir a un miembro del equipo que recorra el proceso de la forma correcta. Los vídeos instructivos sencillos -cómo reservar una reunión o rellenar un formulario fiscal- pueden necesitar sólo un vídeo de 3 a 5 minutos. Incluso los sistemas que pueden ser más complejos -por ejemplo, la reserva de viajes a través de la agencia corporativa, o la comprensión del proceso de revisión anual y sus requisitos- a menudo se pueden enseñar con un repaso de 10-20 minutos, o con una serie de vídeos de 3-5 minutos cada uno que aborden elementos específicos del sistema general.

Además de garantizar que los empleados entienden cómo utilizar sus sistemas, los vídeos de formación de habilidades básicas también pueden ayudar a aumentar la eficiencia de su equipo de formación y desarrollo. Liberados de las preguntas rutinarias, los formadores pueden centrarse en tareas nuevas o más estratégicas.

3: Muestre realmente cómo funciona su producto o servicio

Hay un pequeño y sucio secreto que la mayoría de las organizaciones odian admitir: muchos de sus empleados sólo tienen, en el mejor de los casos, una comprensión pasajera de cómo funcionan realmente sus productos. Y probablemente aún menos puedan describir con precisión cómo utilizan sus clientes su oferta o en qué se diferencia de la de la competencia.

Especialmente para aquellas organizaciones con ofertas complejas desde el punto de vista técnico o mecánico, o aquellas que se dirigen a un mercado del que sus empleados no forman parte de forma natural -incluidas prácticamente todas las empresas B2B del mercado-, es demasiado difícil que una persona conozca hasta el último detalle de lo que usted hace. A menos que se lo muestre.

Grabar y compartir información sobre productos y vídeos de demostración puede aportar ese nivel extra de conocimiento que ayuda a una organización a desarrollar el mejor equipo, el más informado. Hoy en día, las organizaciones se esfuerzan por mostrarlo todo sobre el funcionamiento de sus productos y servicios:

• Vídeos de campo grabados con un smartphone que muestran un nuevo producto en acción,
• Grabaciones de pantalla del equipo informático que ilustran los efectos de una nueva línea de código,
• Recorridos de principio a fin de la planta de producción y de cómo se utiliza cada una de las máquinas,
• Vídeos de posicionamiento de productos que ilustran las ventajas frente a un producto de la competencia,
• Y muchas otras formas de mostrar lo que hace la empresa, en acción.

Estos vídeos ayudan a su equipo a ver y comprender realmente los productos y servicios que ofrece su empresa, incluyendo lo que los hace diferentes, lo que los hace valiosos y lo que hace que merezca la pena comprarlos.

Vea a continuación un ejemplo de vídeo de formación sobre productos:

 

 

4: Romper los silos organizativos

Pocas empresas pueden afirmar con credibilidad que no tienen silos en su estructura corporativa. La mayoría de nosotros sabemos bien dónde se solapa el organigrama y dónde no, y cuando los equipos no se cruzan de forma natural de vez en cuando, los empleados suelen tener pocas oportunidades de conocer en qué trabajan sus colegas de esos equipos.

El efecto es aún peor en la práctica: cuando los equipos no entienden el trabajo de los demás, tienden a colaborar mal (si es que lo hacen). El potencial de retrasos en los programas, malentendidos presupuestarios y consecuencias interpersonales es enorme.

La formación interdepartamental ha surgido como solución a este problema: ayudar a los empleados a entender mejor cómo funciona cada parte de la empresa formándoles en los aspectos básicos de cada grupo. El reto: implantar un sistema de formación cruzada que sea eficaz y rentable.

Y ese es el papel que desempeña el vídeo. Los equipos pueden discutir los fundamentos de lo que hacen y por qué es esencial para que otros puedan revisarlo en cualquier momento, a la carta. La dirección local puede compartir fácilmente estos vídeos en los procesos de incorporación de nuevos empleados o como parte de la puesta en marcha de proyectos interdepartamentales, lo que ayuda a garantizar que todos entienden de dónde viene cada uno.

5: Proporcionar formación a los nuevos directivos

Invertir tiempo, energía y recursos financieros en la formación de directivos repercute en el éxito de una empresa en más de un sentido.

La primera: menor rotación de personal. Las organizaciones que hacen de la formación y el desarrollo de directivos una prioridad presupuestaria suelen perder menos empleados -tanto directivos como colaboradores individuales- cada año.

¿Y los empleados que se quedan? Con directivos bien formados, su rendimiento laboral mejora. De hecho, las investigaciones demuestran que la formación y la educación son medidas más precisas del éxito de una organización que muchas otras estadísticas muy apreciadas, como los ratios precio-ganancia, las estadísticas precio-precio y las medidas de riesgo y volatilidad.

Cada vez son más las empresas que reconocen el impacto de una formación adecuada en materia de gestión, añadiendo cada año nuevos programas, oportunidades de tutoría y procesos de formación. Pero en una época en la que los directivos disponen de menos tiempo que nunca, muchas organizaciones están descubriendo que el vídeo puede ayudar a garantizar que los nuevos directivos tengan la oportunidad de experimentar plenamente la formación en gestión de una organización.

Apoyar la formación de directivos con vídeo permite a los nuevos directivos ver cada curso de formación cuando mejor se adapte a sus horarios, ayudándoles a dedicar tiempo al contenido y a comprenderlo mejor. Y con el vídeo, los directivos pueden volver a ver los segmentos al instante si quieren repasar un punto para aclararlo.

El vídeo también puede ser una herramienta valiosa para la formación tradicional de directivos. Los entrenadores de directivos pueden descubrir que grabar las interacciones de un directivo con su equipo -por ejemplo, durante una revisión anual o en una reunión semanal sobre el rendimiento- puede ayudarles a proporcionar comentarios específicos al directivo y mejores consejos para mejorar su propio rendimiento.

Vea a continuación un ejemplo de vídeo de coaching para empleados:

 

 

6: Formación en cualquier momento y lugar para los empleados de primera línea

Para muchas empresas, el personal de primera línea, como los empleados del comercio minorista y el servicio de atención al cliente, son la cara de su organización. Los compradores ven a estos miembros del equipo como extensiones directas de la empresa, y esperan que tengan respuestas para casi cualquier pregunta.

Esto crea un obstáculo importante para esas empresas, ya que las primeras líneas pueden ser a menudo donde la rotación es mayor. Los directores locales de muchos sectores están siempre contratando personal y, para el equipo de I+D, eso significa que los nuevos empleados pueden empezar a trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar, a menudo sin nadie con más experiencia que el director local para enseñarles cómo funcionan las cosas.

En la mayoría de los casos, la brecha que esto crea en el acceso de los nuevos empleados a la formación no es demasiado importante, pero con el tiempo, la falta de un programa de formación coherente puede llevar fácilmente a que las oficinas remotas y el personal sigan sus propios procesos, haciendo que la experiencia de sus clientes sea menos coherente de un lugar a otro y, posiblemente, dificultando que otras partes de su organización trabajen con la oficina inconformista.

Para ayudar a estos empleados, a menudo descentralizados, los equipos de aprendizaje y desarrollo están recurriendo al vídeo para ofrecer una experiencia de formación coherente a todos los empleados, y que esté disponible en cualquier momento y lugar, incluso en las tabletas y teléfonos inteligentes de los empleados si es necesario. Hoy en día, la formación de los empleados de atención al cliente puede incluir:

• Instrucciones básicas sobre sistemas de punto de venta u otras tecnologías.
• Estrategia de ventas corporativa, incluidos consejos para iniciar y cerrar conversaciones de ventas
• Consejos para producir o mostrar mejor el producto in situ
• Y docenas de otros puntos que pueden ayudar a la primera línea a ejecutar eficientemente

Vea a continuación un ejemplo de vídeo de aprendizaje social:

 

 

7: Mejore sus prácticas de capacitación de ventas

Su equipo de ventas es a menudo la conexión más importante que tiene su empresa con sus clientes y clientes potenciales. La mayoría de las organizaciones trabajan con diligencia para proporcionar a sus equipos de ventas todas las herramientas, información y otros recursos que necesitan para garantizar que el proceso de ventas funcione lo mejor posible, sólo para descubrir que el equipo no hace uso de todo ello. Según Accenture:

• El 90% de los materiales de venta no son utilizados por los vendedores;
• El 80% de la formación no se retiene después de 60 días;
• Los vendedores pasan el 71% del tiempo sin vender; y
• Los índices de adopción de herramientas CRM por parte de los vendedores son inferiores al 50%;
• La metodología de venta adecuada se utiliza menos de la mitad de las veces

A menudo, la comunicación es la causa de estas oportunidades perdidas. El personal de ventas es uno de los más ocupados de casi todas las organizaciones, por lo que toda la información, salvo la más interesante, puede perderse entre visitas a clientes, nuevas llamadas comerciales y demás. Para complicar aún más las cosas, la mayoría de los equipos de ventas están repartidos por todo el mercado, incluso por todo el mundo, lo que dificulta la capacidad de la empresa para reunir al equipo para una rápida actualización o demostración.

El vídeo, por supuesto, puede ayudar a conseguirlo. Las organizaciones modernas están encontrando oportunidades para el vídeo en toda la práctica de capacitación de ventas, con un éxito demostrado en:

• Compartir noticias, actualizaciones y demostraciones de productos
• Actualización de la estrategia corporativa o de ventas
• Aprendizaje social entre iguales e intercambio de buenas prácticas
• Mejora de las comunicaciones con clientes y posibles clientes

Para muchos equipos de capacitación de ventas, el vídeo es más que una ayuda bienvenida: está creando una ventaja competitiva, impulsando la incorporación y la formación, mejorando las comunicaciones y atrayendo y conectando con los clientes potenciales.

8: Asegúrese de que todo el mundo ha recibido formación sobre cumplimiento de la normativa

Su capacidad para educar a los empleados en las leyes, reglamentos y políticas de la empresa que se aplican a sus responsabilidades laborales diarias es fundamental. Y un programa eficaz de formación en materia de cumplimiento de la normativa no se limita a reducir los riesgos legales y reglamentarios. También ayuda a fomentar una cultura corporativa positiva basada en la responsabilidad, la integridad y la interacción respetuosa.

Según Forrester Research, "los empleados necesitan un acceso fácil al aprendizaje formal, como la formación obligatoria sobre cumplimiento o normativa." Mediante el vídeo, los empleados pueden acceder a esta información cuando se incorporan a la empresa, durante las actualizaciones anuales de la política de cumplimiento o en cualquier momento desde cualquier dispositivo. Mediante el vídeo se puede cubrir de forma ilustrativa una serie de temas de cumplimiento que abarcan distintos sectores, entre ellos:

• Políticas de condiciones de trabajo justas y respetuosas;
• Visitas virtuales a lugares seguros;
• Normas de competencia leal;
• Cumplimiento de la ley de comercio exterior;
• Protección de la propiedad intelectual;
• Transparencia en la información financiera; y
• Integridad en las interacciones comerciales.

La formación en vídeo puede ser una forma especialmente eficaz de tratar temas delicados e importantes relacionados con el cumplimiento de la normativa, como los procedimientos de emergencia, las leyes sobre acoso sexual, etc.

Y no sólo el vídeo proporciona un medio ideal para estos temas, sino que la tecnología también puede ayudarle a asegurarse de que sus empleados están completando realmente estos cursos esenciales. Los análisis de vídeo incluidos en muchas plataformas de vídeo modernas ofrecen detalles a nivel de usuario, lo que permite a su equipo saber si un empleado ha visto un vídeo y si lo ha visto hasta el final.

9: Amplíe el alcance de sus conferencias

Aunque la formación a distancia por vídeo se está convirtiendo en algo habitual, a menudo no hay nada que pueda sustituir a un evento en directo. Cada vez son más las organizaciones que descubren que los eventos multitudinarios, ya sean convenciones internas o conferencias públicas centradas en el sector, son herramientas muy valiosas para compartir información, conectar a los empleados entre sí o con el sector, y educar a una gran audiencia de una sola vez.

Asistir a estos actos puede elevar la moral y el compromiso de los empleados de una manera casi imposible de reproducir en los momentos en que todo sigue igual. Sin embargo, por motivos de calendario y presupuesto, no siempre es posible asistir a todos los actos ni con todos los miembros del equipo.

Cuando no es posible asistir a un evento, lo mejor es grabarlo en vídeo. Grabar los eventos, o incluso retransmitirlos en directo, puede ser una forma estupenda de compartir la emoción y los conocimientos adquiridos en todas esas conferencias magistrales y sesiones de trabajo con cualquier persona, en cualquier momento y en cualquier lugar.

El vídeo de eventos solía ser una producción cara y complicada, limitada al dominio de expertos técnicos audiovisuales equipados con hardware caro. Hoy en día, sin embargo, todo lo que se necesita son simples cámaras web y software para capturar, compartir e incluso transmitir en directo vídeo HD de eventos de cualquier tamaño a audiencias de todo el mundo. Hoy Siemens PLM ha hecho precisamente eso, simplificar la producción de vídeo en los eventos de la empresa en todo el mundo, al tiempo que reduce los costes y el tiempo necesario para producir y compartir vídeos de conferencias.

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