In modernen Einrichtungen und Organisationen sind Videos allgegenwärtig: Schulungen, Vorträge, Sitzungen und Veranstaltungen. Doch ohne eine Aufbewahrungsstrategie werden Videobibliotheken schnell unübersichtlich, kostspielig und rechtlich riskant.

 Führungskräfte, die bei der Aufbewahrungspolitik den Ton angeben, haben drei klare Vorteile:

• Finanzielle Verantwortlichkeit: Halten Sie die Speicherkosten unter Kontrolle, indem Sie nicht mehr benötigte Inhalte archivieren oder löschen.
• Risikominimierung: Verringern Sie das Risiko, das von veralteten oder sensiblen Dateien ausgeht, die länger als nötig aufbewahrt werden.
• Strategische Klarheit: Stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten, hochwertigen Inhalte zugänglich und auffindbar bleiben.

Panopto unterstützt Führungskräfte bei der Modellierung, Überwachung und Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien mit unternehmenstauglichen Tools.

Strategische Vorteile einer Vorratsdatenspeicherungspolitik

Eine gut durchdachte Strategie zur Mitarbeiterbindung bietet klare, messbare Vorteile:

• Übersichtlichkeit in der Ausbildung - Lernende und Mitarbeiter finden relevante Inhalte schneller, wenn veraltete Materialien entfernt werden.
• Schutz der Einhaltung von Vorschriften - Durch die Festlegung klarer Aufbewahrungsgrenzen verringern die Institutionen das Risiko rechtlicher und regulatorischer Risiken.
• Budgetkontrolle - Die Speicherkosten bleiben vorhersehbar und werden an die tatsächliche Nutzung angepasst.
• Betriebliche Effizienz - IT-Teams verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung von Unordnung, und die Abteilungen arbeiten produktiver.
  

Aufbewahrungsrichtlinien stärken den Ruf einer Organisation, schaffen Vertrauen bei den Beteiligten und gewährleisten langfristige Skalierbarkeit.

Eine Politik entwerfen: Die Einbeziehung von Interessengruppen steht an erster Stelle

Entscheidungen über Aufbewahrungsrichtlinien betreffen Studierende, Lehrkräfte, Verwaltungsmitarbeiter und IT-Teams. Die frühzeitige Einbindung dieser Gruppen in den Prozess gewährleistet eine Abstimmung und verringert spätere Reibungsverluste.

Die Führungsebene sollte fragen:

• Welche Abteilungen oder Inhaltstypen benötigen eigene Richtlinien?
• Wie lange sollten inaktive Inhalte im System verbleiben?
• Wie werden Ausnahmen oder sensible Inhalte verwaltet?

Mit Panopto können Richtlinien global oder auf einzelne Abteilungen zugeschnitten angewendet werden. Administratoren können in großem Umfang verwalten und gleichzeitig lokalen Einheiten Flexibilität bieten.

Modellierung der Auswirkungen: Datengestützte Politikgestaltung

Eine der größten Herausforderungen für die Unternehmensführung ist es, die Auswirkungen einer Richtlinie vorherzusehen, bevor sie in Kraft tritt. Aus diesem Grund enthält Panopto Tools zur Modellierung der Auswirkungen, mit denenSie eine Vorschau darauf erstellen können, wie viele Videos unter verschiedenen Regeln archiviert oder gelöscht werden.

• Die Führungskräfte können vor der Einführung eine Szenarioplanung durchführen.
• Institutionen vermeiden plötzliche Unterbrechungen oder den Verlust von wichtigen Materialien.
• Die Maßnahmen können anhand realer Daten getestet und verfeinert werden.

Umsetzung: Veränderungsmanagement in großem Maßstab

Politik allein ist nicht genug. Um erfolgreich zu sein, müssen die Führungskräfte den Wandel effektiv kommunizieren und steuern. Zu den bewährten Verfahren gehören:

• Transparente Kommunikation: Kündigen Sie Aktualisierungen der Richtlinien rechtzeitig durch LMS-Integrationen, interne Kommunikation oder Videobotschaften an.
• Schulung von Lehrkräften und Personal: Geben Sie klare Anweisungen, wie die Aufbewahrung funktioniert.
• Schrittweise Einführung: Schrittweise Einführung zur Minimierung von Unterbrechungen.

Panopto unterstützt die Kommunikation mit integrierten Benachrichtigungen und lässt sich für eine nahtlose Übernahme in Ihr LMS integrieren.

Ein Beispiel für einen Rahmen zur Aufbewahrungspolitik

Hier ist ein Beispiel für eine Struktur, die Führungskräfte anpassen können:

• Zweck: Sicherstellung einer effizienten Verwaltung von Inhalten, der Einhaltung von Vorschriften und der Relevanz.
• Geltungsbereich: Gilt für alle Videoinhalte - Vorlesungen, Sitzungen, Schulungen, persönliche Ordner.
• Regeln für alternde Inhalte:
  • Inhalte, die älter als 3 Jahre sind und in den letzten 12 Monaten nicht angesehen wurden → Archiv.
  • Archivierte Einträge werden für weitere 12 Monate gespeichert → Dauerhafte Löschung.
• Content-Type-Kriterien:
  • Sitzungsaufzeichnungen → Archivierung nach 6 Monaten Inaktivität.
  • Persönliche Ordner → Archivierung nach 12 Monaten Inaktivität.
  • Sensibler Inhalt → Vor der Löschung zur administrativen Überprüfung gekennzeichnet.
• Kadenz der Überprüfung: Die Richtlinie wird zweimal jährlich auf Aktualisierungen überprüft.

Führung zum Mitnehmen

Bei der Vorratsdatenspeicherung geht es nicht nur um die Speicherung, sondern auch um eine klare Führung, das Management institutioneller Risiken und die Maximierung des Werts Ihrer Videoinvestitionen. Führungskräfte, die jetzt handeln, positionieren ihre Organisationen für Effizienz, Compliance und intelligenteres Lernen.

Fordern Sie eine Panopto-Demo an, um zu erfahren, wie Ihre Einrichtung die Kontrolle über die Videoaufbewahrung noch heute übernehmen kann.