- オンボーディング
リモート・オンボーディングのベストプラクティス
米国をはじめ、世界中の多くの企業が 雇用を続けている。激動する経済と驚異的な失業率にもかかわらず。病院、テクノロジー企業、デリバリー・サービス、食料品店、ヘルスケア・メーカー、輸送・物流会社などが、コロナウィルスの大流行の中、人材募集に躍起になっている。
社会との距離を置くことが義務付けられ、出張が制限されるようになった今、採用活動を行っている企業は、医療、小売、倉庫、製造施設などの最前線で働く従業員だけでなく、自宅から完全にリモートでチームに参加する従業員のオンボーディングという新たな課題に直面している。新入社員をリモートワークフォースで社交的にさせることから、最前線で働く社員が現地の規制に沿った最新のトレーニングを受けられるようにすることまで、多くの組織が、この新しく変化する労働環境にオンボーディングを適応させるために熱心に取り組んでいる。
新入社員のオンボーディングを 新入社員の受け入れこれまで以上に大きな試練が待ち受けています。
オンボーディングを誤るコスト
従業員、顧客、周辺地域社会の安全を脅かすような不手際を確実に回避することに加え、従業員のオンボーディングを成功させることは、収益性に明白な効果をもたらす。
従業員は企業にとって最も価値のある資産であり、その資産は時間とともに評価される。そのため、従業員が別の仕事に就くことを決めたり、組織内の離職率が急上昇したりすると、会社の収益は大きな打撃を受けることになる。
従業員 一人の従業員を入れ替えるコストは、新入社員の場合は年俸の30％、上級職や高度に専門的な職務に就いている場合は年俸の4倍にもなる。従業員が年俸の4倍に相当する現金の山を抱えて出て行く姿を想像してみてほしい。
後任者を雇用し、教育するために必要な資本に加え、間接的なコストが次のような割合を占めている。 の3分の2を占める。を占める。失われる知識、生産性の低下、士気の低下、後任者を探す時間、新入社員が完全に機能するようになるまでに必要な時間など、こうした「ソフト・コスト」は、金額で定量化するのは難しいかもしれない。しかし、それでもチームとビジネスへの影響は見逃せない。 の組織が離職による費用を負担していると推定されている。が発生すると推定されている。
では、企業はどのようにして貴重な人材への投資を守るのだろうか？
最近の ワーク・インスティテュートは、自主的な離職の77％が予防可能であることを明らかにした。新入社員の 新入社員の3人に1人がが1年以内に退職している、 ハーバード・ビジネス・レビューは次のように主張している。 一貫性のある、構造化されたオンボーディング・プロセスは、人材の定着に不可欠である。.そして、それを裏付ける多くの研究がある：
- 人的資本研究所 ヒューマンキャピタル研究所は、新入社員のためのより良いオンボーディング・エクスペリエンスに投資することは、従業員のエンゲージメント・レベルを高め、習熟までの時間を短縮し、離職率を低下させる可能性が高いことを明らかにした。
- グラスドアの調査の調査によると、強力なオンボーディング・プロセスを持つ組織は、新入社員の定着率を82％向上させ、生産性を70％以上向上させることができる。
- 従業員の70％近くが 会社に留まる可能性が高いとと答えています。
問題は、次のように強く思う従業員は12％にすぎないということだ。 新入社員のオンボーディングがうまくいっているとつまり、まだまだ改善の余地があるということだ。
オンボーディングの大半がバーチャルで行われるようになった現在、組織が直面するオンボーディングの課題はさらに大きくなっている。
オンボーディング・エクスペリエンスのデジタル化
従業員のオンボーディングを近代化するために、企業はすでに次のことを始めていた。 オンボーディング・プログラムのデジタル化 パンデミックの前にデジタル・オンボーディングは、プロセスから紙を排除し、オンライン・ポータルやその他のテクノロジーによって経験を合理化する。しかし、多くの組織では、デジタル・オンボーディングが十分に進んでいない。
オンボーディングとは、書類作成、コンプライアンス研修、役割と責任の説明以上のものです。効果的なオンボーディング・プログラムは2つのことを達成します：
- 新入社員を企業文化に慣れさせ、人間関係の構築を開始させ、会社に対する感情的・社会的な絆を形成させる。
- 生産活動を開始し、会社の目標に貢献するために必要なトレーニングとコーチングを提供する。
オンボーディングをデジタル化すれば効率は向上するが、その過程で定着率に影響する人間的な重要要素を失いがちだ。オンボーディングの文化的、社会的側面を見逃したリモート従業員は、離職を感じる可能性が高く、協力的な職場関係を築くのに苦労するかもしれません。また、オンライントレーニングが学習や知識の定着に最適化されていないフォーマットで提供されると、次のような問題が生じます。 学習と知識の定着新入社員が生産性をフルに発揮するまでに時間がかかる可能性があります。
幸いなことに、オンボーディングの人間的側面をデジタル化して効率的に拡大し、貴重な人材への投資を成功に導くシンプルなソリューションがある。
生産性を犠牲にすることなく、また、新入社員が覚えきれないほど多くの新入社員の顔を見ながら1週間ビデオ通話をすることに疲労を感じることなく、新入社員を順応させ、適切に教育する、魅力的で、記憶に残る、一貫したオンボーディング・エクスペリエンスを生み出すには、ビデオ会議の枠にとらわれない発想が必要です。
LinkedInのバーチャルオンボーディング
リンクトイン は最近、リモートワークへの移行に伴いLinkedInは最近、リモートワークへの移行に伴い、新入社員研修を1日だけのものから1週間にわたるバーチャルプログラムに変更した。ラーニングリーダーは、新入社員が初日をずっとライブの電話会議で過ごすのではなく、ライブミーティングとバーチャル自己紹介を分散させることで、新入社員により柔軟性を与え、彼らの興味を維持し、オンボーディングのファシリテーターや参加者にも柔軟性を提供することにした。
LinkedInの5日間のバーチャル・オンボーディング・プログラムでは、リモートの新入社員が忘れられたり、見落とされたりすることがないように、定期的なチェックインやタッチポイントを設けています。初日に1時間のライブセッションで企業文化、価値観、製品について説明し、金曜日にバーチャルチームのハッピーアワーで締めくくる。その他の日には、新入社員はL&Dリーダーからのチェックイン・メッセージ（下記）を見たり、ライブ・ビデオ・プレゼンテーションを受けたりする。 ビデオプレゼンテーションリンクトイン幹部からのライブ・ビデオ・プレゼンテーションを受ける。
従業員のオンボーディング・プロセスをデジタル化していない組織や、新入社員が組織にうまく溶け込めていないと感じている組織は、今こそ改革を行う絶好の機会です。ライブ動画やオンデマンド動画を使用して、ベストプラクティスに従った効果的なバーチャルオンボーディングプログラムを設計し、初日からより熱心で生産性の高い人材を育成する方法を学びましょう。
バーチャル・オンボーディングの6つのベストプラクティス
製品チームに新しいソフトウェア・エンジニアを迎え入れる場合でも、多忙な処理施設で新入社員を迎える場合でも、ライブとデマンドのビデオを組み合わせた構造化されたバーチャル・オン・ボーディング・プログラムを導入することが重要です。 オンデマンド・ビデオ新しい情報の理解と定着をサポートするように設計されたフォーマットで、豊富で一貫性のあるメッセージを提供します。
会社のポリシーからチーム固有のプロセスや手順まで、以下のリモートオンボーディングのベストプラクティスを活用して、新入社員がスピードアップして成功するために必要なすべてを提供する、タイムラインとマイルストーンを含むカスタマイズされたオンボーディングチェックリストを作成しましょう。
1.初日までにオンボーディングを開始する（プレ・オンボーディング）
オンボーディングは初日まで待つ必要はありません。新入社員が内定を承諾したらすぐに、歓迎の気持ちを感じてもらうためにできるステップがあります。これは、彼らがチームに加わることを楽しみにしているというメッセージを送るだけでなく、オンボーディングの平凡なタスクを片付けることで、彼らの初日を思い出深いものにすることができます。
- ウェルカムキットを送る新入社員には、プライドをかき立てられるようなスワッグバッグを郵送し、初日から安心できるような情報を盛り込み、企業文化を伝えるようにしましょう。ウェルカムキットのアイテムは、楽しく、実用的で、有益なものであるべきです。通常の（または珍しい）スワッグに加え、あなたの会社の 入社ロードマップ必要なデバイスやテクノロジーのセットアップ方法、ホームオフィス用品、社員ポータルへのアクセス用クイック・リファレンス・カード、服装規定と標準勤務時間、CEOからのビデオ・メッセージなどです。 CEOからのビデオメッセージそして、新しい上司からの手書きの手紙まで。
- 入社前の書類作成。新入社員は、書類記入に追われる毎日ではなく、思い出に残る初日を過ごすことができます。新入社員は、DocuSignのような電子署名技術やデジタルオンボーディングをサポートする他のソリューションを使って、文書に署名したり、その他の事務手続きをオンラインで行うことができます。また、このプロセスが初めての従業員もいるため、次のような方法もあります。 短いハウツービデオを作成するを作成することもできます。
2.強固な人間関係を築く
ビデオによるライブ・コミュニケーションは、遠隔地にいるチームメイトがお互いを知り、信頼の基礎を築くことを可能にします。また、ビデオを活用することで、企業文化だけでなく人間味のある強力なコミュニケーションを生み出すことができ、新入社員と組織とのより深い結びつきを育むことができます。ライブ・ビデオとオンデマンド・ビデオ・コミュニケーションの両方に目的を設定するのは良いアイデアですが、あまり堅苦しくなく、台本のないメッセージや会話の方が、より信憑性が高く、より強い対人関係につながることがよくあります。ここでは、リモートで働く新入社員に慣れ親しみ、社交的になるためのアイデアをいくつか紹介する：
- 従業員の上司と歓迎の電話をすることで、お互いを知り、新しいチームや役割がどのように組織全体をサポートするのかを深く知ることができる。
- 新入社員の直属チームのメンバーに個人的に連絡を取り、ビデオ会議によるバーチャルなコーヒーチャットに招待するよう促す。
- 新入社員に会社の各部門がどのように連携しているかをよりよく理解してもらうために、組織の他部門やチームリーダーからの短い概要ビデオを提供する。
- 新入社員を最初の週にランチに連れ出すことができない場合は、ビデオチャットでトリビアに挑戦するスケジュールを立てることもできる。新入社員と既存社員が、会社の歴史に関する質問に答えて競い合うのだ。
以下の方法により、遠隔地での共同学習が可能になります。 検索可能なビデオナレッジベースの構築社員が作成した動画による説明、ベストプラクティス、ハウツーなどの投稿で、検索可能な動画ナレッジベースを構築します。これにより、従業員全員が、あまり交流のない組織全体の同僚から学ぶ機会を得ることができ、リモートチーム間でより強固な統一文化を築くことができます。
3.企業文化に命を吹き込む
リモート・オンボーディングの最大の課題の1つは、組織の人々が共に働く方法を支える信念や価値観を伝えることです。企業文化のニュアンスを伝えるには、言葉だけでは十分ではありません。企業文化を本当に定義するのは、従業員同士の行動や交流です。新入社員に組織文化を紹介する際には、ビデオでそれを伝えることが重要です。
- バーチャル・ツアーから始めましょう。バーチャル・オフィス・ツアーではなく、御社の価値観や企業文化の起源を説明するリーダーが語る御社の歴史ツアーです。
- 直近の全社会議の録画を共有する 全員ミーティングそうすれば、新入社員は、あなたが部下をどのように評価し、質疑応答で幹部とどのようなコミュニケーションをとるかを知ることができます。
- 最近、大きな目標を達成したチームはありますか？ビデオ通話を企画し、何がうまくいったのか、どこで苦労したのかを話し合おう。会議の様子は必ず録画し 編集するして、重要なポイントを強調しましょう。これで、新入社員に仕事の進め方を示す素晴らしい方法ができました。
- 勤続年数の異なる従業員に、自分の言葉で企業文化を説明する1～2分のビデオを録画してもらう。
- 新入社員は、社内の人々が日々どのような価値観を持って生活しているかをより強く感じ取ることができ、また、つながりたいグループを見つけることができる。
NYSEテクノロジーのスタンリー・ヤングが、Panopto を活用して貴重な人材Panopto 、グローバル組織全体で統一された文化を構築した方法を語る：
4.物事の仕組みを示す
新入社員は通常、ある程度の経験や専門知識を持って職務に就きます。オンボーディングの目的は、不足しているスキルをトレーニングすることではなく、業務に必要なツールやテクノロジーの使い方、必要なときに情報を見つける方法を確実に習得することです。オンデマンド・ビデオ・トレーニングを利用すれば、管理職や他の従業員を仕事から引き離すことなく、一貫した正確なトレーニングを提供する、魅力的な自己指導型オンボーディング・リソースを提供することができます。ここでは、オンボーディングのための「仕組み」ビデオの例をいくつかご紹介します：
- オンデマンドの マイクロラーニング・ビデオ様々なシステムやテクノロジー、特にその役割にとって重要なものの使い方を紹介する。
- 休暇の申請、従業員ハンドブックの概要、Eメールのベストプラクティス、セキュリティとコンプライアンスのトレーニングなど、新入社員が知っておくべきことを網羅した簡単なプレゼンテーションを録音し、入社時のチェックリストにリンクやプレイリストを含める。
- 新入社員には、必要なときに必要な情報を見つける方法を教えましょう。ここでは、社内のコミュニケーション・チャネル、会議のスケジュール、ピアツーピア・ラーニングに関する組織のベスト・プラクティスを紹介することができます。また、テキスト文書、ビデオ、会議の録画などを検索する方法も紹介しましょう。 会議の録画その他のジャスト・イン・タイム・ラーニング・リソースを検索できる場所も紹介する。
- 従業員が退職する際、次の職務に就く人に役立つと思われる情報を、最後の1週間かけて記録してもらう。新入社員が入社するとき（あるいは社内で昇進するとき）には、前任者からのバーチャルな対面式引き継ぎが待っている。
従業員福利厚生のウォークスルービデオをご覧ください：
Panoptoビデオコミュニケーションおよびトレーニングツール 組織内の誰もが 学習効果を最大化したビデオチュートリアルを を録画できるようにします。画面録画やプレゼンテーションスライド（用意されている場合）の横で顔カメラ動画を録画し、プロセスやシステムを説明するのと同じ時間で、魅力的なマルチカメラによる操作手順をキャプチャできます。新入社員にとっては、オフィスで同僚の肩越しに作業を見ているような感覚です。
Panopto 、当社の 無料の動画・画面録画ツールは、職場で知識をキャプチャして共有する最も簡単な方法です。ブラウザからマルチストリーム動画を録画・共有できます。 ぜひお試しください！
Panopto 録画をPanopto セキュアな企業動画ライブラリ に自動的にアップロードされ、簡単なキーワード検索で情報を検索できます。Panopto 内で話された言葉や表示された内容は、メールメッセージと同様にPanopto 。そのため、オンボーディング中に細かい内容を忘れてしまっても、後で簡単に見つけ直して再視聴できます。
5.成功の定義とその測定方法
効果的なオンボーディング・プログラムは、新入社員に対し、入社後の役割と成長・昇進の機会の両方について明確な期待を抱かせるものです。自社で長期的なキャリアを築くための種をまくだけでなく、明確な目標と成功の尺度を伝えることで、自社がどのような仕事に価値を置いているのかがより明確になります。自主性と柔軟性の高いリモートチームにとって、新入社員がチームと会社の優先事項の足並みをそろえることは、これ以上ないほど重要です。
- もしあなたの組織がリーダーシップの原則やコア・バリューを定めているのであれば、それぞれの原則を説明するだけでなく、最近その原則を実践した従業員を取り上げ、具体的な事例を紹介するビデオで、その原則を生き生きと伝えることができます。
- マネージャーは毎週、新入社員と1対1のビデオ会議を行い、目標と期待を明確にし、入社後の進捗状況を確認し、フィードバックを提供し、それに耳を傾けるべきです。リモート社員の場合は、最初の1週間は毎日チェックインミーティングを行うのが良い習慣です。
- 組織の審査プロセスや、該当する場合は追加報酬に関する情報を伝える。これはライブでもオンデマンドでも構いませんが、いずれにせよ、新入社員が質問できる機会を確保したいものです。
- 新入社員には、社内でキャリアを積んだメンターを設定し、少なくとも月に1回はビデオチャットで面談し、キャリア開発のサポートやフィードバックを提供する。
6.従業員の検索可能なバーチャルビデオディレクトリを作成する。
チームは世界各地に散らばっており、多くのリモート社員がそれぞれの自宅で仕事をしているため、新入社員はあなたの組織で懸命に働いている素晴らしい社員の多くに会うことができないかもしれませんし、その逆もまた然りです。
Panopto、新入社員は入社初週の終わりに自身の紹介動画を録画し、それを全社で共有します。これは13年以上前に小さなスタートアップだった頃から続けている習慣です。現在ではシアトル、ピッツバーグ、ロンドン、香港、シドニーにチームを構え、全社員が新入社員について少し知り、新入社員自身が自らの言葉でストーリーを語れる場となっています。
10年以上にわたり社員紹介動画を収集した結果、全社員の動画ディレクトリが完成しました。社員紹介動画は全てPanopto企業動画ライブラリにアップロードされており、新しい顔ぶれやその人物像を簡単に検索して知ることができます。 長年にわたり、社員紹介動画は自然と2～3分の動画へと進化し、過去の職務経験、趣味、ペット、家族、応援するスポーツチーム、音楽の好みなど、様々な詳細が共有されるようになりました。ベテラン社員の動画は、まさにタイムマシンのような役割を果たすものさえあります！
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Panopto 効率的な仮想コミュニケーションとトレーニングのための柔軟なソリューションPanopto 、本社勤務の利点をリモートチームにもたらします。企業方針からチーム固有のプロセスや手順まで、Panopto 、管理者、トレーナー、専門知識を持つ担当者、さらには新入社員自身が、オンデマンド動画を簡単に録画、共有、検索Panopto 。
単なる 単なる従業員オンボーディングソリューションではありません。Panoptoを活用すれば、リモートワークの生産性を最大化し、大規模な情報流通を改善できるため、ビジネスはこれまで以上に革新的で、機敏で、収益性の高いものになります。
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