入社手続き

リモートオンボーディングのベストプラクティス

2020年8月20日

米国や世界中の多くの企業依然として採用を続けています。病院、テクノロジー企業、配送サービス、食料品店、医療機器メーカー、そして運輸・物流企業は、新型コロナウイルス感染症のパンデミック下においても、人材の確保に躍起になっています。

社会的距離の確保が義務付けられ、移動が制限されている現在、採用活動を行う企業は、在宅で完全にリモートワークを行うチームに加わる新入社員だけでなく、医療、小売、倉庫、製造現場などで最前線で働く新入社員の受け入れにおいても、新たな課題に直面しています。リモートワーク環境への新入社員の適応から、現地の規制に準拠した最新の研修を現場の従業員に確実に提供することまで、多くの組織が、この新しく変化し続ける職場環境に合わせてオンボーディングの取り組みを調整するために懸命に取り組んでいます。

新入社員の新入社員のオンボーディングを適切に行うこと、その重要性はかつてないほど高まっています。

オンボーディングを誤った場合の代償

従業員、顧客、そして地域社会の安全を脅かすような過ちを会社が犯さないようにすることに加え、効果的な新入社員の研修・定着は、収益性に明らかな効果をもたらします。

従業員は企業にとって最も貴重な資産であり、その価値は時とともに高まります。そのため、従業員が転職を決意したり、組織内の離職率が急上昇したりすると、企業の収益は深刻な打撃を受けることになります。

その 1人の従業員を補充するためのコストはは、新入社員の場合は年俸の30％程度から、管理職や高度に専門化された職務に就いている場合は年俸の4倍にも及ぶことがあります。まるで、その従業員が年俸の4倍もの現金を抱えて会社を出ていくようなものだと想像してみてください。

後任の採用や研修に必要な資金に加え、間接費用は企業が従業員の離職に実際に費やす費用の3分の2を占めています。知識の喪失、生産性の低下、士気の低下、後任の選定にかかる時間、そして新入社員が完全に戦力となるまでに要する時間といったこれらの「ソフトコスト」は、金額として定量化するのが難しいかもしれない。とはいえ、チームやビジネスへの影響は無視できない。組織の4分の1が従業員の離職による費用を負担しており年間収益の40％に達すると推定されています。

では、企業は貴重な人材への投資をどのように守っているのでしょうか？

最近のワーク・インスティテュートによる最近の報告書によると、自発的な離職の77％は防ぐことができることが判明した。なんと 3人に1人もの新入社員がが1年以内に退職している現状において、『ハーバード・ビジネス・レビュー』はは、 一貫性があり体系化されたオンボーディングプロセスが人材の定着に不可欠であると主張している。そして、これを裏付ける多くの研究がある：

The ヒューマン・キャピタル・インスティテュートは、新入社員のオンボーディング体験の質向上に投資することで、従業員のエンゲージメント向上、業務習熟までの期間の短縮、および離職率の低下につながりやすいことを明らかにしました。
Glassdoorの調査によるとグラスドアの調査によると、充実したオンボーディングプロセスを導入している組織では、新入社員の定着率を82%向上させ、生産性を70%以上高めることができることが確認されています。
従業員の70％近くが、「素晴らしい入社研修を受けた後」と回答しています。

問題は、自組織のオンボーディングが素晴らしいと強く同意している従業員が、わずか12％しかいないという点です。 「自社は新入社員のオンボーディングを非常にうまく行っている」 という点に「強く同意する」と答えたのはわずか12％に過ぎず、改善の余地が大いにあることを示しています。

現在、新入社員の研修の大部分がオンラインで行われるようになったことで、組織が直面する課題はさらに大きくなっています。

オンボーディング体験のデジタル化

従業員の入社手続きを近代化するための取り組みの一環として、企業はすでにオンボーディングプログラムをデジタル化するパンデミック以前。デジタルオンボーディングは、プロセスから紙書類を排除し、オンラインポータルやその他の技術を活用して手続きを効率化します。こうした技術は通常、プロセスに体系性をもたらし、有用なデータを提供すると同時に、新入社員が自らタスクを進められるようにします。しかし、多くの組織では、デジタルオンボーディングの導入がまだ十分に進んでいません。

新入社員の受け入れは、単なる書類手続きやコンプライアンス研修、職務内容や責任範囲の説明にとどまるものではありません。効果的な新入社員受け入れプログラムは、次の2つの目的を達成します：

新入社員を社風に馴染ませ、人間関係を築き始められるようにすることで、会社との感情的・社会的つながりを形成し、そのエンゲージメントと生産性を維持できるようにします
社員が成果を上げ、会社の目標達成に貢献できるよう、必要な研修や指導を行う

オンボーディングのデジタル化は効率化につながるが、その過程で、定着率に影響を与える重要な人的要素が失われがちだ。オンボーディングにおける文化的・社会的側面を十分に体験できないリモート勤務の従業員は、仕事への関与度が低下しやすく、職場での良好な人間関係を築くのに苦労する可能性がある。また、オンライン研修が、学習や知識の定着に最適化されていない形式で行われると、新入社員がフルに生産性を発揮できるようになるまでに、より長い時間がかかる可能性があります。

幸いなことに、オンボーディングにおける「人的側面」をデジタル化し、効率的に拡大することで、貴重な人材への投資の成功をより確実に支えるためのシンプルな解決策があります。それは「動画」です。

新入社員が職場に馴染み、十分な教育を受けられるよう、魅力的で記憶に残り、一貫性のあるオンボーディング体験を構築するためには――生産性を犠牲にすることなく、また、1週間もライブビデオ通話に費やし、覚えきれないほど多くの新しい顔ぶれに囲まれて疲れ果ててしまうような事態を避けるためには――、ビデオ会議という枠にとらわれない発想が必要となります。

LinkedInでのオンライン入社手続き

LinkedIn 同社は最近、リモートワークに移行したことを受け、オンボーディングプログラムを更新し、1日間のオンボーディング体制を1週間にわたるバーチャルプログラムへと拡大しました。新入社員が初日をすべてライブ同社は最近、リモートワークに移行したことを受け、オンボーディングプログラムを刷新し、1日間のオンボーディング体制を1週間にわたるバーチャルプログラムへと拡大しました。新入社員が初日をすべてライブの電話会議に費やすのではなく、教育担当者はライブミーティングやバーチャルでの紹介を分散させることを選択しました。これにより、新入社員の柔軟性を高め、彼らの関与を維持するとともに、オンボーディングのファシリテーターや参加者にとっても柔軟性を確保できるようにしたのです。

LinkedInの5日間のオンライン入社研修プログラムには、リモート勤務の新入社員が置き去りにされたり、見落とされたりしないよう、定期的な進捗確認や交流の機会が組み込まれています。初日は1時間のライブセッションから始まり、企業文化、価値観、製品について学び、金曜日のオンラインチーム懇親会で締めくくられます。その間の他の日には、新入社員はL&D（人材開発）責任者からの進捗確認メッセージ（下記）を視聴し、ライブ LinkedIn幹部によるを受けます。

御社の従業員オンボーディングプロセスがまだデジタル化されていない場合、あるいは新入社員が組織に十分に馴染めていないと感じている場合は、今こそ改善に取り組む絶好の機会です。ライブ配信やオンデマンド動画を活用し、ベストプラクティスに基づいた効果的なバーチャルオンボーディングプログラムを構築する方法をご紹介します。これにより、入社初日から従業員のエンゲージメントを高め、生産性の高いチームを築くことができます。

バーチャルオンボーディングの6つのベストプラクティス

プロダクトチームに新しいソフトウェアエンジニアを迎え入れる場合でも、多忙な加工施設で新入社員を歓迎する場合でも、ライブ配信とオンデマンド動画要素を組み合わせた体系的なバーチャルオンボーディングプログラムを導入すれば、新しい情報の理解と定着を促進するように設計された形式で、充実した一貫性のあるメッセージを伝えることができます。

会社の方針からチーム固有のプロセスや手順に至るまで、以下のリモートオンボーディングのベストプラクティスを活用し、タイムラインやマイルストーンを盛り込んだカスタマイズされたオンボーディングチェックリストを作成しましょう。これにより、新入社員が業務にスムーズに慣れ、成果を上げられるよう、必要なすべてを提供することができます。

1. 入社初日よりも前にオンボーディングを開始する（プレオンボーディング）

オンボーディングは初日まで待つ必要はありません。採用内定を受け入れたその瞬間から、新入社員を温かく迎え入れるための対策をすぐに講じることができます。これにより、チームに迎え入れることを心から喜んでいるというメッセージを伝えるだけでなく、日常的なオンボーディング業務の一部を前もって済ませておくことで、初出勤日を思い出深いものにすることができます。

ウェルカムキットを送りましょう。 新入社員に、誇りを感じられるグッズバッグを郵送しましょう。初日に安心して過ごせるような情報を同封し、会社の文化を確実に伝えるようにしてください。ウェルカムキットの中身は、楽しく、実用的で、かつ有益なものであるべきです。定番（あるいはユニークな）グッズに加え、会社のオンボーディングのロードマップ、必要なデバイスやテクノロジーのセットアップ手順、在宅勤務用の文房具、社員ポータルへのアクセス方法やドレスコード、標準的な勤務時間をまとめたクイックリファレンスカード、 CEOからのビデオメッセージ、さらには新しいマネージャーからの直筆の手紙などを同封することもできます。
入社前の書類手続き。 書類記入に追われるだけの忘れ去られるような初日ではなく、記憶に残る初日を提供しましょう。DocuSignなどの電子署名技術や、デジタルオンボーディングに対応した他のソリューションを活用すれば、新入社員はオンラインで書類への署名やその他の事務手続きを完了できます。また、このプロセスが初めての方もいるかもしれませんので、短い操作ガイド動画を作成しを作成し、必要な書類の記入手順を段階的に説明することも可能です。

2. 仕事上の関係における強固な基盤を築く

ライブ動画を活用したコミュニケーションは、特に直接会うことができない状況において、遠隔地のチームメンバー同士が互いを理解し、信頼関係を築くことを可能にします。また、ビデオを活用することで、会社やその文化を人間味あふれるものとして伝える効果的なコミュニケーションが可能になり、その結果、新入社員と組織との間に深いつながりが生まれます。ライブおよびオンデマンドのビデオコミュニケーションには目的を設定することが望ましいですが、形式ばらず、台本のないメッセージや会話の方が、より自然で、より強い人間関係を築くことにつながることがよくあります。リモートワークを行う新入社員の職場への適応と交流を促進するためのアイデアをいくつかご紹介します：

その社員の上司と「ウェルカムコール」の予定を組み、お互いを知り合うとともに、新しいチームや役割が組織全体にどのように貢献するのかについて、より深く話し合う機会を設けてください。
新入社員の直属のチームのメンバーに対し、個人的に連絡を取り、ビデオ会議を通じてオンラインでのコーヒーチャットに招待するよう促してください。
組織内の他の部署やチームリーダーによる短い紹介動画を用意し、新入社員が社内の各部門がどのように連携しているかをより深く理解できるようにする。
新入社員の最初の週にランチに連れて行けない場合は、代わりにビデオチャットでクイズ大会を開催するのも良いでしょう。新入社員と既存の社員が、会社の歴史に関するクイズで競い合います。質問は、マニアックであればあるほど良いのです。

リモート環境での共同実務学習を可能にするために検索可能な動画ナレッジベースを構築することで。これにより、説明やベストプラクティス、ハウツーなどを提供する従業員作成の動画を収集し、検索可能な動画ナレッジベースを構築します。これにより、普段あまり接する機会のない組織内の同僚から学ぶ機会が全従業員に提供され、リモートチーム間の結束力を高め、より強固な一体感ある文化の醸成につながります。

3. 自社の企業文化を具現化する

リモートでのオンボーディングにおける最大の課題の一つは、組織内のメンバーが協力し合う基盤となっている信念や価値観を伝えることです。言葉だけでは企業文化の微妙なニュアンスを伝えるには不十分です。文化を真に形作るのは、従業員同士の行動や交流なのです。新入社員に組織の文化を紹介する際には、動画を通じてそれを示すことが重要です。

まずはバーチャルツアーから始めましょう。ただし、これは単なるオフィスの見学ではなく、会社のリーダーたちが自社の価値観や文化の起源について背景を解説しながら、会社の歴史をたどるツアーです。
御社の直近の全社ミーティングの録画を共有し、新入社員が、社員を称える会社の雰囲気や、質疑応答の場で経営陣とコミュニケーションをとる様子を体感できるようにしましょう。
最近、大きな目標を達成したチームはありますか？ビデオ会議を開き、何がうまくいったか、またどこで苦労したかについて話し合ってみましょう。会議は必ず録画し、その後編集して、重要なポイントを強調しましょう。これで、新入社員に業務の流れを伝える素晴らしい方法が手に入ります。
社内の在籍年数が異なる従業員に、自社の企業文化について自分の言葉で説明する1～2分程度の動画を作成してもらうよう依頼してください。
従業員リソースグループがある場合は、各グループに、その使命とビジョンを説明する紹介動画を作成するよう依頼してください。そうすることで、新入社員は、社員が日々実践している価値観をより深く理解し、自分とつながりたいと思うグループを見つけやすくなります。

NYSEテクノロジー社のスタンリー・ヤング氏が、Panopto を活用して優秀な人材Panopto 、グローバル組織全体で統一された企業文化を築いた経緯について語ります：

4. 仕組みを説明する

新入社員は通常、ある程度の経験や専門知識を持って配属されます。オンボーディングの目的は、不足しているスキルを訓練することではなく、業務に必要なツールやテクノロジーの使い方、そして必要な時に情報を探す方法を確実に身につけさせることにあります。オンデマンドの動画研修を活用すれば、マネージャーや他の社員の業務を妨げることなく、一貫性があり正確な研修を提供できる、魅力的な自己学習型オンボーディングリソースを用意できます。以下に、社員のオンボーディング向けの「仕組み」解説動画の例をいくつかご紹介します：

オンデマンドのオンデマンド形式のを作成し、特にその役割において不可欠なシステムやテクノロジーの使い方を解説する。
休暇の申請方法、社員ハンドブックの概要、メールのベストプラクティス、セキュリティおよびコンプライアンス研修など――新入社員が知っておくべき事項を網羅した簡単なプレゼンテーションを録画し、そのリンクやプレイリストをオンボーディングのチェックリストに追加しましょう。
新入社員に、必要な情報をどのように探せばよいかを説明しましょう。ここでは、社内コミュニケーションチャネルの活用、会議のスケジュール調整、同僚同士の学び合いなど、組織内のベストプラクティスについて解説できます。また、テキスト文書や動画、会議の録画や、疑問に即座に答えられる「ジャストインタイム」学習リソースの検索場所も示しておきましょう。
従業員が退職する際は、最後の1週間を、後任者が業務を行う上で役立つと思われる情報を記録する時間に充ててもらうようにしてください。そうすれば、新入社員が入社した際（あるいは社内昇進があった場合）、前任者から準備された「バーチャルな引き継ぎ」が待っていることになります。

従業員福利厚生の解説動画をご覧ください：

Panoptoビデオコミュニケーションおよび研修ツールにより、組織内の誰もが学習に最適化された動画チュートリアルを録画どこからでも、どのデバイスからでも視聴可能です。画面録画やプレゼンテーションスライド（ある場合）の横で顔カメラ映像を録画すれば、プロセスやシステムの説明にかかる時間と同じ時間で、魅力的なマルチカメラによる解説動画を制作できます。新入社員にとっては、まるでオフィスで同僚の肩越しに覗き込んでいるような感覚です。

当社の無料の動画・画面録画ツール「Panopto Express」は、職場で知識を記録・共有するための最も簡単な方法です。ブラウザからマルチストリーム動画を録画・共有できます。 *ぜひお試しください！***

Panoptoは録画データをPanopto 安全な社内動画ライブラリに自動的にアップロードされ、簡単なキーワード検索で情報を検索できます。Panopto 動画内で話された言葉や表示されたPanopto 、メールメッセージと同様にすべてPanopto 。そのため、オンボーディング中に細かい点を忘れてしまっても、後で簡単に見つけ出して再度視聴することができます。

5. 成功の定義と、その測定方法を明確にする

効果的なオンボーディングプログラムは、入社時の役割だけでなく、成長や昇進の機会についても、新入社員に対して明確な期待を示します。自社での長期的なキャリア構築の礎を築くだけでなく、明確な目標や成功の指標を伝えることで、会社がどのような仕事を重視しているかを再確認させることができます。自律性と柔軟性を大いに重視するリモートチームにおいては、新入社員がチームや会社の優先事項を確実に理解し、その上で自立して業務に取り組み、最大限の能力を発揮して貢献し、革新をもたらせるようにすることが、何よりも不可欠です。

組織でリーダーシップの指針や中核的価値観を定めている場合、それらを動画を通じて具現化することができます。その動画では、各指針を解説するだけでなく、具体的な事例を紹介し、最近その指針を体現した従業員を特集することで、指針の魅力を伝えることができます。
マネージャーは、新入社員と毎週1対1のビデオ会議を設定し、目標や期待事項を明確にし、オンボーディングの進捗状況を確認するとともに、その過程でフィードバックを提供し、またその声に耳を傾けるべきです。リモート勤務の社員の場合、入社初週は毎日進捗確認のミーティングを行うのが望ましいでしょう。
組織の評価プロセスや、該当する場合は追加報酬に関する情報を伝達してください。これはライブ形式でもオンデマンド形式でも構いませんが、いずれの場合も、新入社員が質問できる機会を設けるようにしてください。
新入社員には、社内でキャリアを築いてきたメンターを付け、少なくとも月に1回はビデオチャットで面談を行い、キャリア開発のサポートやフィードバックを提供するよう努めてもらいます。

6. 従業員を検索可能な仮想ビデオディレクトリを作成する

チームが世界各地に分散し、多くの従業員が自宅でリモートワークを行っている状況では、新入社員は組織のために懸命に働いている素晴らしい仲間たちの多くと顔を合わせる機会がないかもしれません。その逆もまた然りです。

Panopto、新入社員が入社1週間目の終わりに自己紹介動画を撮影し、それを全社員と共有しています。これは、13年以上前にまだ小さなスタートアップだった頃から続けている習慣です。現在では、シアトル、ピッツバーグ、ロンドン、香港、シドニーにチームを構える当社において、新入社員が自身の言葉で自己紹介を行うことで、全社員が新入社員について少し知ることができます。

10年以上にわたって社員紹介動画を制作してきた結果、社内の全社員を網羅した動画ディレクトリが完成しました。社員紹介動画はすべてPanopto社内動画ライブラリにアップロードされており、簡単な検索を行うだけで、新しい顔ぶれやその人物について少し知ることができます。長年にわたり、社員紹介動画は自然と2～3分程度の長さになり、これまでの職務経験、趣味、ペット、家族、好きなスポーツチーム、音楽の好みなど、さまざまなことを共有する場となっています。中には、古参社員にとってはまさに「タイムマシン」のような動画さえあるほどです！

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