新入社員研修

リモート新入社員研修のベストプラクティス

8月 20, 2020

米国および世界の多くの企業がはまだ採用中です。混乱した経済と驚異的な失業率にもかかわらずです。病院、テクノロジー企業、配送サービス、食料品店、ヘルスケアメーカー、輸送・物流会社などが、コロナウイルスの大流行の中で役割を果たすことを切望しています。

社会的な距離を置くことが義務づけられ、移動が制限されている現在、採用活動を行っている企業は、自宅から完全にリモートチームに参加する従業員や、ヘルスケア、小売、倉庫、製造施設などの最前線で働く従業員の入社手続きという新たな課題に直面しています。新入社員をリモートワークになじませることから、最前線で働く従業員に現地の規制に沿った最新のトレーニングを受けさせることまで、多くの企業が、この新しく変化する職場環境に合わせてオンボーディングの方法を調整するために熱心に取り組んでいます。

になると新入社員のオンボーディングを正しく行うそのためには、これまで以上に高い倫理観が求められます。

オンボーディングを間違えた場合のコスト

従業員のオンボーディングを成功させることは、従業員や顧客、周辺コミュニティの安全を脅かすようなミスを回避することに加え、収益性にも明らかな効果をもたらします。

企業にとって従業員は最も貴重な資産であり、その資産は時間の経過とともに価値を増していきます。そのため、従業員が他の仕事に転職したり、組織内の離職率が高くなったりすると、企業の収益は大きく損なわれてしまいます。

ザ・一人の社員を置き換えるためのコスト新入社員の場合は年俸の30％、上級職や高度な専門職の場合は年俸の4倍にもなります。従業員が年俸の4倍の価値のある現金を持って出て行く姿を想像してみてください。

後任者を雇用し、教育するために必要な資本に加えて、間接費には次のようなものがあります。企業が実際に支出する金額の3分の2 従業員の離職にかかる費用です。知識の喪失、生産性の低下、士気の低下、後任者を探す時間、新入社員が十分な機能を発揮できるようになるまでの時間など、これらの「ソフトコスト」は、金額で定量化するのは難しいかもしれませんが、それでもチームやビジネスに与える影響は見過ごせません。組織の4分の1は、次のような状況にあると言われています。従業員の離職による費用の発生合計で年収の40％にもなります。

では、企業はどのようにして貴重な人材投資を守るのでしょうか？

最近のワーク・インスティテュートからの報告は、自主的な離職の77％が予防可能であることを発見しました。として、多くの新入社員の3人に1人が 1年目で退社してしまう。ハーバード・ビジネス・レビューと主張しています。 一貫性のある構造化されたオンボーディング・プロセスは、人材の確保に不可欠です。.それを裏付けるような研究もたくさんあります。

ザ・ヒューマンキャピタル研究所は、新入社員のためのより良いオンボーディング体験に投資することで、従業員のエンゲージメントレベルが向上し、習熟までの時間が短縮され、離職率が低下する可能性が高いことを発見しました。
グラスドア調査は、強力なオンボーディングプロセスを持つ組織は、新入社員の定着率を82%向上させ、生産性を70%以上向上させることができることを確認しています。
7割近くの社員が、「自分は会社に留まる確率が高い素晴らしいオンボーディング体験の後に

問題は、12％の従業員だけが強く同意していることです。 自分の組織はオンボーディングがうまくいっている 新入社員ということは、それだけ改善の余地があるということです。

現在、オンボーディングの大半がバーチャルで行われており、企業が直面する従業員のオンボーディングに関する課題はさらに大きくなっています。

オンボーディング・エクスペリエンスのデジタル化

従業員のオンボーディングを近代化しようとする動きの中で、企業はすでにオンボーディングプログラムのデジタル化パンデミックの前に。デジタルオンボーディングは、プロセスから紙を取り除き、オンラインポータルや、通常は構造を追加し、有用なデータを提供するその他のテクノロジを通じてエクスペリエンスを合理化すると同時に、新入社員がタスクを通じて自分自身をガイドできるようにします。しかし、多くの組織はデジタルオンボーディングを十分に活用していません。

オンボーディングは、書類作成やコンプライアンス研修、役割と責任の説明だけではありません。効果的な従業員オンボーディングプログラムは、2つのことを達成します。

新入社員が会社の文化に慣れ、人間関係を構築できるようにすることで、会社との感情的・社会的な結びつきを形成し、仕事に従事し、生産性を維持できるようにする。
会社の目標を達成するために必要なトレーニングとコーチングを提供する

オンボーディングをデジタル化することで効率を上げることができますが、その過程で定着率に影響を与える本質的な人間的要素を失ってしまうことがあります。オンボーディングの文化的、社会的な側面を見逃したリモート社員は、仕事への意欲を失い、協力的な職場関係を築けなくなる可能性があります。また、オンライン・トレーニングの配信形式が最適化されていないと学習と知識の保持そのため、新入社員が生産性を発揮するまでに時間がかかることがあります。

幸いなことに、オンボーディングの人間的側面をデジタル化して効率的に拡大し、貴重な人材投資の成功をよりよくサポートするためのシンプルなソリューションがあります：ビデオです。

生産性を犠牲にすることなく、また、新入社員が覚えきれないほど多くの新入社員と1週間に渡ってライブのビデオ通話をして疲労感を感じることなく、新入社員に慣れ親しんでもらい、十分な教育を行うことができる、魅力的で記憶に残る、一貫性のあるオンボーディング・エクスペリエンスを作成するには、ビデオ会議以外の方法を考える必要があります。

LinkedInでのバーチャルオンボーディング

リンクトインオンボーディングプログラムの更新がリモートワークに移行し、1日だけのオンボーディングを1週間のバーチャルプログラムに拡大しました。新入社員が初日をずっと電話会議で過ごすのではなく、ライブミーティングやバーチャルでの自己紹介を分散して行うことで、新入社員に柔軟性を与え、新入社員のモチベーションを維持し、オンボーディングのファシリテーターや参加者にも柔軟性を持たせることができました。

LinkedInの5日間のバーチャルオンボーディングプログラムでは、遠隔地にいる新入社員が忘れられている、見落とされていると感じないように、定期的なチェックインやタッチポイントを設けています。1週間のプログラムは、初日に企業文化、価値観、製品などを説明する1時間のライブセッションから始まり、金曜日にはバーチャルチームのハッピーアワーで締めくくられます。その他の日には、新入社員はL&Dのリーダーからのチェックインメッセージ（下の写真）を見て、ライブのビデオプレゼンテーションリンクトインの幹部から

従業員のオンボーディング・プロセスをデジタル化していない場合や、新入社員が組織にうまく溶け込めていないと感じている場合は、今こそ変化を起こすチャンスです。ライブビデオやオンデマンドビデオを活用して、ベストプラクティスに沿った効果的なバーチャルオンボーディングプログラムを設計し、入社初日からより意欲的で生産性の高い人材を育成する方法をご紹介します。

バーチャルオンボーディングの6つのベストプラクティス

製品チームに新しいソフトウェアエンジニアを迎え入れる場合でも、多忙な処理施設で新入社員を迎え入れる場合でも、ライブとバーチャルを組み合わせた体系的なオンボーディングプログラムを導入することは、企業にとって非常に重要です。オンデマンドビデオ豊かで一貫性のあるメッセージを、新しい情報の理解と定着をサポートするフォーマットでお届けします。

会社の方針からチーム固有のプロセスや手順まで、以下のリモートオンボーディングのベストプラクティスを参考にして、新入社員がスピードを上げて成功を収めるために必要なタイムラインやマイルストーンを含むオンボーディングチェックリストをカスタマイズしてください。

1.初日の前にオンボーディングを開始する（プレオンボーディング

オンボーディングは入社日まで待つ必要はありません。新入社員が内定を承諾したら、すぐに歓迎の気持ちを伝えることができます。これにより、新入社員がチームに加わることを楽しみにしているというメッセージを伝えるだけでなく、オンボーディングのための煩雑なタスクを片付け、新入社員の初日を思い出深いものにすることができます。

ウェルカムキットの送付 新入社員には、誇りを感じさせるスワッグバッグを郵送し、初日に安心して過ごせるような情報を盛り込み、企業文化を伝えるようにしましょう。ウェルカムキットに入れるアイテムは、楽しく、実用的で、有益なものでなければなりません。通常の（あるいは珍しい）スワッグに加えて、あなたの会社のオンボーディングロードマップまた、必要なデバイスやテクノロジーのセットアップ方法、ホームオフィス用品、従業員ポータルにアクセスするためのクイックリファレンスカード、ドレスコードの詳細と標準的な勤務時間、そして、従業員のための情報を提供します。 CEOのビデオメッセージとか、新任の上司からの手書きの手紙もあった。
入社前のペーパーワーク 新入社員には、フォームに記入するだけの退屈な一日ではなく、思い出に残る初日を過ごしてもらいたいものです。新入社員は、DocuSignなどの電子署名技術や、デジタルオンボーディングをサポートする他のソリューションを利用して、書類への署名やその他の事務処理をオンラインで行うことができます。また、新入社員の中にはこのプロセスが初めての人もいるかもしれませんので、次のような方法もあります。短いハウツー動画の作成は、必要なフォームをステップバイステップで記入できるようになっています。

2.仕事上の関係を築くための強固な基盤の構築

ビデオを使ったライブコミュニケーションでは、遠隔地にいるチームメイト同士がお互いを知り合い、信頼関係の基礎を築くことができますが、特に直接会うことができない場合に有効です。また、ビデオを使ったコミュニケーションでは、会社やその文化を人間味あふれるものにすることができ、新入社員と組織との間に深いつながりを築くことができます。ライブとオンデマンドの両方のビデオコミュニケーションに目的を設定するのは良いアイデアですが、あまり堅苦しくなく、台本のないメッセージや会話の方が信憑性が高く、より強い人間関係を築くことができます。ここでは、遠隔地で働く新入社員に慣れ親しんでもらうためのアイデアをいくつか紹介します。

従業員の上司とのウェルカムコールを予定し、お互いに知り合い、新しいチームや役割がどのように組織を支えているのかを深く掘り下げていきます。
新入社員の直属のチームのメンバーに個人的に連絡を取り、ビデオ会議を使ったバーチャル・コーヒー・チャットに招待することを勧めます。
新入社員が会社の様々な部分がどのように連携しているかをよりよく理解できるように、組織内の他部署やチームリーダーの短い概要ビデオを提供する。
新入社員の最初の週にランチに連れて行くことができない場合は、ビデオチャットでトリビアチャレンジを行うことができます。新入社員と既存社員が、会社の歴史に関する質問に答えることを競います。

遠隔地での協力的なオン・ザ・ジョブ・ラーニングを可能にします。検索可能なビデオ知識ベースの構築また、従業員が作成したビデオで説明やベストプラクティス、ハウツーなどを紹介しています。これにより、すべての従業員が、普段あまり交流のない組織内の同僚から学ぶ機会を得ることができ、遠隔地のチーム間でより強固な統一文化を築くことができます。

3.企業文化を生かす

リモート・オンボーディングの最大の課題の一つは、組織の人々が共に働く方法の基盤となる信念や価値観を伝えることです。企業文化のニュアンスを伝えるには、言葉だけでは十分ではありません。企業文化を真に決定づけるのは、従業員間の行動や交流です。新入社員に組織の文化を紹介する際には、ビデオで見せることが重要です。

バーチャルツアーから始めましょう。バーチャルオフィスツアーではなく、会社の歴史を、価値観や文化の起源を、会社のリーダーが語るツアーです。
自社の直近の記録を共有するオールハンドミーティング新入社員は、Q&A の中で、会社がどのように人々を祝福しているか、また、役員とどのようにコミュニケーションをとっているかを知ることができます。
最近、大きな目標を達成したチームがありますか？うまくいった点や苦労した点などを話し合うために、ビデオ通話を企画しましょう。会議の様子は必ず録画し、その後エディットダウンを使って、重要なポイントを強調します。これで、新入社員に仕事の進め方を示す素晴らしい方法ができました。
在籍期間の異なる社員に、自社の文化を自分の言葉で説明する1～2分のビデオを録画してもらいます。
従業員リソースグループがある場合は、各グループにミッションやビジョンを説明するビデオを作成してもらいます。新入社員は、会社の従業員が日々実践している価値観をより強く感じ、つながりたいグループを見つけることができます。

NYSE Technology社のStanley Young氏は、貴重な社員を維持し、グローバルな組織で統一された文化を発展させるために、どのようにPanoptoを使用したかについて語っています。

4.物事がどのように機能するかを示す

新入社員は通常、ある程度の経験や専門知識を持って職務に就きます。オンボーディングの目的は、不足しているスキルをトレーニングすることではなく、業務に必要なツールやテクノロジーの使用方法や、必要なときに情報を見つける方法を知ってもらうことです。オンデマンドビデオトレーニングを利用すれば、マネージャーや他の従業員を仕事から解放することなく、一貫性のある正確なトレーニングを提供する魅力的なセルフガイドのオンボーディングリソースを提供することができます。ここでは、従業員のオンボーディングのための「仕組み」ビデオの例をいくつかご紹介します。

のオンデマンド・シリーズを作成します。マイクロラーニング動画に返答したり、様々なシステムやテクノロジー、特に自分の役割にとって重要なものをどのように使用するかを示すものです。
休暇の申請、従業員ハンドブックの概要、電子メールのベストプラクティス、セキュリティとコンプライアンスのトレーニングなど、新入社員が知っておくべきことを網羅した簡単なプレゼンテーションを録画し、オンボーディングチェックリストにリンクやプレイリストを入れておきましょう。
新入社員には、必要なときに情報を見つける方法を教えましょう。ここでは、社内のコミュニケーション・チャンネル、ミーティングのスケジュール、ピア・ツー・ピア・ラーニングに関する組織のベスト・プラクティスを説明します。また、テキスト文書、ビデオ、その他の情報をどこで検索するかについても説明するとよいでしょう。会議の録画などのジャストインタイムの学習リソースを利用することで、疑問点をすぐに解決することができます。
社員が会社を去るとき、最後の1週間を次の役割の人に役立つと思われる情報を記録してもらいます。新入社員が入社したとき（または社内で昇進したとき）には、前任者からのバーチャルな対面式のハンドオフが待っている。

福利厚生ウォークスルービデオを見る

Panoptoのビデオコミュニケーションとトレーニングツールあなたの組織の誰もが record learning optimized video tutorials どこからでも、どんなデバイスからでも見ることができます。画面の録画やプレゼンテーションのスライド（あれば）の横にフェイスカムビデオを録画すれば、プロセスやシステムを見せるのと同じ時間で、魅力的なマルチカメラのウォークスルーを撮影することができます。新入社員にとっては、オフィスで同僚の肩越しに見ているような感覚です。

Panopto Express、私たちの無料の動画とスクリーンレコーダーは、職場での知識の収集と共有を可能にする最も簡単な方法です。ブラウザからマルチストリームビデオを録画して共有することができます。 *ぜひ試してみてください。***

Panoptoは自動的に録音をアップロードします。セキュア・コーポレート・ビデオ・ライブラリー Panoptoは、簡単なキーワード検索で情報を見つけることができます。Panoptoのビデオの中で話されている言葉や表示されている言葉は、メールのメッセージと同様に検索可能なので、たとえオンボーディング中に詳細を忘れてしまったとしても、後で簡単に見つけて再視聴することができます。

5.成功の定義と、その測定方法

効果的なオンボーディングプログラムでは、新入社員が会社での最初の役割と、成長と昇進の機会の両方について、明確な期待値を設定します。会社での長期的なキャリアを築くための種を蒔くだけでなく、明確な目標と成功の尺度を伝えることで、会社がどのような仕事に価値を置いているのかを強化することができます。自律性と柔軟性の高いリモートチームでは、新入社員がチームと会社の優先事項を理解しているかどうかを確認することは、彼らが自立して働き、最大限の貢献と革新を行えるようにするために、これ以上ないほど重要なことです。

リーダーシップの原則やコア・バリューを定めている場合は、それぞれの原則を説明するだけでなく、最近その原則を発揮した社員を紹介するなど、具体的な例を挙げてビデオに反映させることができます。
マネージャーは、新入社員と週に一度、一対一のビデオ会議を行い、目標と期待値を明確にし、入社後の進捗状況を確認し、フィードバックを提供し、それに耳を傾ける。遠隔地にいる社員の場合は、最初の1週間は毎日チェック・イン・ミーティングを行うことをお勧めします。
組織の審査プロセスや、該当する場合は追加報酬に関する情報を伝えます。この説明はライブでもオンデマンドでも構いませんが、いずれにしても新入社員が質問する機会を確保することが大切です。
新入社員には、社内でキャリアを積んできたメンターを設定し、月に1回以上ビデオチャットで会って、キャリア開発のサポートやフィードバックを行うことを約束する。

6.検索可能な社員のバーチャル・ビデオ・ディレクトリの作成

チームは世界各地に散らばっており、多くの遠隔地の社員はそれぞれの自宅で仕事をしているため、新入社員は組織のために懸命に働いている多くの素晴らしい人々に会うことができないかもしれませんし、その逆もまた然りです。

パノプトでは、新入社員は最初の週の終わりに自分の紹介ビデオを録画し、それを社内の全員で共有しています。これは、13年以上前に小さなスタートアップが成長し始めたときから行っていることです。現在、シアトル、ピッツバーグ、ロンドン、香港、シドニーにチームがあり、社内の誰もが新入社員のことを少しずつ知り、自分の言葉で自分のストーリーを語ることができるようになっています。

10年以上にわたる社員紹介ビデオの収集の結果、社内の全員のビデオディレクトリーが出来上がりました。従業員紹介ビデオはすべてPanoptoの企業ビデオライブラリにアップロードされ、検索するだけで新しい顔とその人のことを少し知ることができます。これまでの社員紹介ビデオは、2～3分程度のものが多く、前職の経験、趣味、ペット、家族、好きなスポーツチーム、音楽の趣味などが紹介されています。中には、勤続年数の長い社員にとっては、まさにタイムマシンのようなビデオもあります。

自社ライブラリーの社員紹介ビデオを見ることができます。

Panopto で過酷なリモートワークの課題を克服

パノプトは、効率的なバーチャルコミュニケーションとトレーニングのための、より柔軟なソリューションを提供し、本社で働くメリットを遠隔地のチームにもたらします。会社の方針からチーム固有のプロセスや手順まで、Panoptoはマネージャー、トレーナー、主題専門家、そして新入社員自身が簡単に録画、共有、オンデマンドビデオの検索を行うことができます。

を超えるものです。従業員オンボーディングソリューション.Panoptoを使えば、リモートワーカーの生産性を最大限に高め、情報の流れを大規模に改善することができ、ビジネスはこれまで以上に革新的で俊敏、そして収益性の高いものになるでしょう。

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