Eine neue Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter umfasst vier Phasen:
- Vor dem ersten Tag (Ausrüstung, Buchhaltung, Papierkram)
- Der erste Tag (Begrüßung, Werkzeuge, wichtige Ansprechpartner)
- Die ersten Wochen (Rollentraining und ein Buddy)
- Die ersten 90 Tage (Check-ins und Ziele).
Das zugrunde liegende Training funktioniert am besten, wenn die wiederholbaren Teile einmal aufgezeichnet werden, sodass jeder neue Mitarbeiter die gleiche Antwort erhält. Panopto Die Mitarbeiter-Onboarding -Seite von zeigt, wie diese Bibliothek in der Praxis funktioniert.
Dieser Beitrag enthält die Checkliste, Schritt für Schritt, gefolgt vom dazugehörigen Schulungsplan: Was wird in welcher Reihenfolge vermittelt und wie lässt sich der Erfolg messen? Falls Sie entscheiden möchten, welche Teile des Onboardings per Video dokumentiert werden sollen, finden Sie dazu weitere Informationen im Begleitbeitrag „Videoeinsatz im Mitarbeiter-Onboarding“ .
Warum eine strukturierte Onboarding-Checkliste wichtig ist
Die meisten Organisationen arbeiten gut mit neuen Mitarbeitern zusammen, wenn der richtige Manager zur Verfügung steht, und schlecht, wenn dies nicht der Fall ist.
Laut einer Gallup-Studie aus dem Jahr 2021 geben nur 12 % der US-amerikanischen Angestellten an, dass ihr Unternehmen ein gutes Onboarding-Programm anbietet, und lediglich 29 % der neuen Mitarbeiter fühlen sich anschließend ausreichend vorbereitet und unterstützt, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Dieselbe Studie geht davon aus, dass die maximale Leistungsfähigkeit nach etwa 12 Monaten erreicht wird.
Die Checkliste soll diese Lücke schließen, indem sie die ersten 90 Tage für alle gleich gestaltet, unabhängig davon, wer ihr Vorgesetzter ist und an welchem Standort sie beginnen.
Das Onboarding ist zudem so kostspielig, dass es sich lohnt, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen. Mark Stein und Lilith Christiansen beziffern die Kosten in ihrem Buch „Successful Onboarding“ auf bis zu 30 % des Jahresgehalts eines neuen Mitarbeiters.
Eine Checkliste allein senkt diese Zahl nicht, aber sie verhindert, dass Sie sie doppelt bezahlen müssen, wenn ein Mitarbeiter nach vier Monaten kündigt, weil ihm niemand erklärt hat, wie die Arbeit funktioniert.
Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Schritt für Schritt
Arbeiten Sie die vier Phasen der Reihe nach durch. Jede Phase hat einen Verantwortlichen, und die Checkliste funktioniert nur, wenn dieser Verantwortliche vor dem Arbeitsbeginn benannt wird.
Vor dem ersten Tag (Angebot am Vorabend angenommen)
Verantwortlich: Personalabteilung, zusammen mit der IT-Abteilung und dem einstellenden Manager.
- Senden Sie das unterschriebene Angebot, das Startdatum, den Zeitplan für den ersten Tag und die Adresse, an wen man sich bei der Ankunft wenden soll.
- Sammeln Sie die Unterlagen, die frühzeitig erledigt werden können: Verträge, Steuerformulare, Geheimhaltungsvereinbarungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Anmeldungen zu Sozialleistungen.
- Bestellen Sie die benötigte Ausrüstung und lassen Sie sie vor dem Starttermin konfigurieren: Laptop, Telefon, Zugangsausweis, rollenspezifische Hardware.
- Erstellen Sie Konten und gewähren Sie Zugriffsrechte: E-Mail, Single Sign-On, das LMS, die Videobibliothek, Teamkanäle und rollenspezifische Systeme.
- Weisen Sie einen Partner zu und erklären Sie ihm, was die Aufgabe beinhaltet.
- Teilen Sie eine kurze Begrüßung durch den Manager oder eine Führungskraft mit, damit der erste Tag nicht der erste Kontakt ist.
Der erste Tag
Eigentümer: der Personalverantwortliche.
- Begrüßen Sie sie persönlich oder telefonisch und gehen Sie den Wochenplan mit ihnen durch.
- Bevor Sie irgendetwas anderes tun, stellen Sie sicher, dass jedes Konto und jedes Gerät funktioniert.
- Stellen Sie das Team, den Buddy und die zwei oder drei Personen außerhalb des Teams vor, auf die sie sich am meisten verlassen werden.
- Behandeln Sie die Grundlagen der Orientierung: Mission, Werte, wie das Unternehmen Geld verdient, die Richtlinien, die vom ersten Tag an gelten (Sicherheit, Schutz, Verhalten).
- Geben Sie ihnen am ersten Tag eine konkrete, kleine Aufgabe, die sie erledigen können, damit der erste Tag mit etwas Erledigtem endet.
Die ersten Wochen (Tag 2 bis 30)
Eigentümer: der einstellende Manager und das Team.
- Führen Sie rollenspezifische Schulungen durch: die Werkzeuge, die Verfahren und die Arbeitsabläufe, von denen die Arbeit abhängt, in der Reihenfolge, in der der neue Mitarbeiter sie anwenden wird.
- Kombinieren Sie Hospitationen mit praktischer Erfahrung am Arbeitsplatz, damit jeder Arbeitsschritt einmal gesehen und einmal durchgeführt wird.
- Die Schulungen zu Compliance und Sicherheit müssen mit einem Teilnahmenachweis versehen sein.
- Führen Sie nach 30 Tagen eine Zwischenbilanz: Was ist klar, was ist unklar, was würden sie am ersten Monat ändern?
- Die Erwartungen an die Stelle sollten schriftlich festgehalten werden: Verantwortlichkeiten, Kriterien für die Leistungsbeurteilung, an wen die Stelle in welchen Angelegenheiten berichtet.
Die ersten 90 Tage (Tag 31 bis 90)
Eigentümer: der einstellende Manager, mit HR am Ende.
- Vereinbaren Sie drei bis fünf Ziele für das Quartal und überprüfen Sie diese am 60. und 90. Tag.
- Halten Sie die regelmäßigen Kontakte aufrecht, wöchentlich mit dem Manager und informell mit Ihrem Buddy.
- Schaffen Sie einen teamübergreifenden Kontext: Wie arbeiten benachbarte Teams zusammen und wohin geht die Arbeit des neuen Mitarbeiters als Nächstes?
- Bitten Sie um Feedback zum Onboarding-Prozess selbst und tragen Sie dieses in die Checkliste ein.
- Schließen Sie das formale Onboarding am 90. Tag mit einer Leistungsbeurteilung ab und nehmen Sie den neuen Mitarbeiter in den regulären Entwicklungsplan auf.
Der Trainingsplan hinter der Checkliste
Eine Checkliste zeigt Ihnen, was zu tun ist. Der Schulungsplan legt fest, was der neue Mitarbeiter lernt, in welcher Reihenfolge und woran Sie erkennen, dass die Schulung erfolgreich war.
Sie können Ihren eigenen Trainingsplan anhand eines einfachen Vier-Schritte-Modells erstellen.
Legen Sie fest, was jeder neue Mitarbeiter benötigt, und anschließend, was jede Stelle benötigt.
Beginnen Sie mit den Schulungen, die jeder Mitarbeiter unabhängig von seiner Funktion erhält: Einarbeitung, Richtlinien, Sicherheitsschulungen und die verwendeten Tools. Erarbeiten Sie anschließend gemeinsam mit den jeweiligen Abteilungsleitern eine Liste der rollenspezifischen Fähigkeiten, Systeme und Verfahren in der Reihenfolge, in der ein neuer Mitarbeiter diese erlernen wird. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Vollständigkeit.
Ein neuer Mitarbeiter, der das Ticketsystem in der ersten Woche und den Eskalationsprozess in der sechsten Woche lernt, ist gut. Umgekehrt nicht.
Nehmen Sie die wiederholbaren Teile einmal auf.
Jeder Punkt im Trainingsplan ist entweder wiederholbar oder individuell.
Die Begrüßung durch die Führungsebene, die Einführungen in die Arbeitsmittel, die Compliance-Module und die Standardverfahren sind wiederholbar: Sie sind für jeden Neueinstellungen gleich, daher sollten sie einmal aufgezeichnet und in einer durchsuchbaren Bibliothek gespeichert werden, wo der Neueinstellung die Antwort auch im dritten Monat noch finden kann.
Die persönlichen Elemente (Erwartungen des Managers, Vorstellungsrunde des Buddys, Feedback) bleiben online. Der zugehörige Beitrag zum Thema Video-Onboarding erklärt, welche Videos zuerst erstellt werden sollten.
Kombinieren Sie selbstgesteuertes Lernen mit Live-Lernen.
Selbstgesteuertes Lernen ermöglicht es neuen Mitarbeitern, in ihrem eigenen Tempo zu lernen, und entlastet Führungskräfte von Wiederholungen. In Live-Sitzungen können Fragen gestellt werden. Der Plan sollte klar definieren, was wofür genutzt wird: aufgezeichnete Module für unveränderliche Inhalte und Live-Sitzungen für Diskussionen. Die Aufzeichnungen der Live-Sitzungen werden anschließend in der Bibliothek für später hinzukommende Teilnehmer bereitgestellt.
Asynchrones Onboarding, bei dem der Großteil des Materials auf Abruf und nicht zu einem festgelegten Zeitpunkt verfügbar ist, ermöglicht einen einheitlichen Start über Zeitzonen und Schichten hinweg.
Überprüfen Sie das Verständnis und führen Sie ein Protokoll.
Fertigstellung ist nicht dasselbe wie Verständnis.
Integrieren Sie Wissensüberprüfungen in die Schulung, beispielsweise ein kurzes Quiz am Ende jedes Moduls und eine praktische Aufgabe, bei der die erlernten Fähigkeiten beobachtet werden können. Bewahren Sie die Ergebnisse so auf, dass sie für Vorgesetzte einsehbar sind. Wenn die Schulung an die Einhaltung von Vorschriften gekoppelt ist, muss die Dokumentation darüber, wer was wann absolviert hat, auch nach dem Ausscheiden des ersten Vorgesetzten des Mitarbeiters erhalten bleiben.
Panopto Die Tracking- und Analysefunktionen erfassen die Abschlüsse und Quiz-Ergebnisse pro Zuschauer und senden diese Daten zurück an das LMS, wo die Abschlussdatensätze bereits gespeichert sind.
Die Werkzeuge hinter einem virtuellen oder hybriden Onboarding-Plan
Die meisten Onboarding-Programme werden von drei Systemen durchgeführt, die jeweils unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
- Videokonferenzen ( Zoom , Microsoft Teams , Webex ) für Live-Sessions und Fragerunden.
- Ein Lernmanagementsystem ( Cornerstone , SAP SuccessFactors , Workday Lern- oder ähnliches) für Aufgaben, Einschreibungen und den Nachweis der Teilnahme.
- Eine Videobibliothek, die Panopto Das Video-CMS von bietet als Suchplattform die aufgezeichneten Teile: Begrüßungsvideos, Anleitungen, Verfahrensanweisungen und aufgezeichnete Live-Sitzungen, mit Berechtigungen, die Ihrem Identitätsanbieter folgen, und Abschlussdaten, die an das LMS fließen.
Das Lernmanagementsystem (LMS) zeigt an, welche Aufgaben ein neuer Mitarbeiter erledigen muss. In der Videobibliothek findet er die Antwort, falls er sie vergessen hat. Ein neuer Mitarbeiter, der nach „Spesenrichtlinie“ sucht und direkt zu der entsprechenden Erklärung gelangt, muss nicht nachfragen.
American 1 Credit Union hat nach jahrelangen Präsenzschulungen, bei denen Mitarbeiter aus den Filialen abgezogen wurden, ihre Schulungen an 17 Standorten auf On-Demand-Videos umgestellt. Der Marketingmanager sagte, die Umstellung habe „uns geholfen, die Schulungen zu beschleunigen und Hunderte von Stunden einzusparen“.
Alle neuen Mitarbeiter sollten auf die gleiche Weise eingestellt werden.
Checkliste und Trainingsplan erfüllen denselben Zweck: Die Checkliste stellt sicher, dass nichts übersehen wird, der Plan gewährleistet, dass alle Teilnehmenden die gleichen Inhalte lernen. Wiederholbare Elemente sollten dokumentiert, individuelle Elemente beibehalten und das Ganze am 90. Tag mit der Person besprochen werden, die den Kurs gerade absolviert hat.
Sehen Sie, wie Panopto Unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter mit einer durchsuchbaren Bibliothek, die jeder neue Mitarbeiter vom ersten Tag an nutzen kann. Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie diese Bibliothek, basierend auf Ihrer eigenen Checkliste, aussieht.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte auf einer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter stehen?
Vier Phasen: Vor dem ersten Tag (Formalitäten, Ausrüstung, Konten, ein Buddy und eine Begrüßungsnachricht), der erste Tag (Vorstellungen, Arbeitskonten, grundlegende Orientierung und eine konkrete Aufgabe), die ersten Wochen (Rollentraining, Hospitation, Compliance-Schulung und ein 30-Tage-Check-in) und die ersten 90 Tage (Quartalsziele, regelmäßige Check-ins, teamübergreifender Kontext und eine 90-Tage-Review). Für jede Phase wird ein Verantwortlicher benannt.
Wie lange sollte das Onboarding dauern?
Planen Sie 90 Tage strukturiertes Onboarding ein, wobei die intensivsten Schulungen in den ersten 30 Tagen stattfinden. Untersuchungen von Gallup haben ergeben, dass neue Mitarbeiter in der Regel etwa 12 Monate benötigen, um ihre Höchstleistung zu erreichen. Daher sollte das formale Programm am 90. Tag in einen regulären Entwicklungsplan übergehen, anstatt zu enden.
Worin besteht der Unterschied zwischen Onboarding und Orientierung?
Die Orientierungsphase ist ein einmaliges Ereignis: die ersten ein bis zwei Tage, an denen neue Mitarbeiter das Unternehmen, die Richtlinien und die Arbeitsabläufe kennenlernen. Das Onboarding hingegen umfasst den gesamten Prozess, der darauf abzielt, neue Mitarbeiter produktiv und gut vernetzt in ihre Rolle einzuarbeiten. Dieser Prozess dauert in der Regel die ersten 90 Tage und beinhaltet Orientierung, Schulungen, regelmäßige Feedbackgespräche und die Festlegung von Zielen.
Eine gute Einarbeitung ist ein Punkt auf der Checkliste für das Onboarding.
Wem gehört die Checkliste für das Onboarding?
Die Personalabteilung ist für die Vorbereitungsphase und den Papierkram zuständig, die IT-Abteilung für Konten und Ausrüstung, und der einstellende Manager für alles vom ersten bis zum 90. Tag. Die Checkliste funktioniert, wenn jedem Punkt vor dem Starttermin einer dieser Namen zugeordnet ist.
Woran erkennt man, dass das Onboarding erfolgreich war?
Erfassen Sie die Zeit bis zum Erreichen der Produktivität in der jeweiligen Rolle, das Feedback nach 30 und 90 Tagen, die Ergebnisse der erforderlichen Schulungen (einschließlich Abschluss und Quiz) sowie die Mitarbeiterbindung nach sechs und zwölf Monaten. Vergleichen Sie jede Kohorte mit der vorherigen.
