Una checklist per l'inserimento di un nuovo dipendente si articola in quattro fasi:
- Prima del primo giorno (attrezzature, contabilità, documenti)
- Il primo giorno (benvenuto, strumenti, figure chiave)
- Le prime settimane (formazione sul ruolo e un collega affiancato)
- I primi 90 giorni (controlli e obiettivi).
La formazione alla base di questo sistema funziona al meglio quando le parti ripetibili vengono registrate una sola volta, in modo che ogni nuovo assunto riceva la stessa risposta. Panopto La pagina di onboarding dei dipendenti di [nome dell'azienda] mostra come funziona la biblioteca nella pratica.
Questo post è la checklist vera e propria, fase per fase, seguita dal piano di formazione che la supporta: cosa insegnare, in quale ordine e come verificare l'efficacia. Se stai decidendo quali parti dell'onboarding includere nei video, il post correlato, "Come utilizzare i video nell'onboarding dei dipendenti" , tratta proprio questo argomento.
Perché è importante una checklist di onboarding strutturata
Nella maggior parte delle organizzazioni, il processo di inserimento del personale funziona bene quando è disponibile il manager giusto, e male quando questo non è presente.
Una ricerca di Gallup del 2021 ha rilevato che solo il 12% dei dipendenti statunitensi afferma che la propria azienda gestisce bene il processo di onboarding e solo il 29% dei nuovi assunti si sente pienamente preparato e supportato per eccellere nel proprio ruolo. La stessa ricerca stima che il tempo necessario per raggiungere le massime prestazioni sia di circa 12 mesi.
La checklist esiste per colmare questo divario, rendendo i primi 90 giorni uguali per tutti, a prescindere dal responsabile e dalla sede di partenza.
Anche il processo di onboarding è abbastanza costoso, quindi vale la pena farlo bene fin da subito. Mark Stein e Lilith Christiansen, nel loro libro "Successful Onboarding" , stimano che il costo possa arrivare fino al 30% dello stipendio annuo di un neoassunto.
Una checklist da sola non riduce tale cifra, ma evita di doverla pagare due volte quando un dipendente se ne va dopo quattro mesi perché nessuno gli ha spiegato come funzionava il lavoro.
Lista di controllo per l'inserimento dei nuovi dipendenti, fase per fase
Segui le quattro fasi in ordine. A ciascuna fase è assegnato un responsabile e la checklist è valida solo se tale responsabile è stato nominato prima della data di inizio dell'assunzione.
Prima del primo giorno (offerta accettata entro la sera precedente)
Responsabile: Risorse Umane, in collaborazione con l'IT e il responsabile delle assunzioni.
- Invia l'offerta firmata, la data di inizio, il programma del primo giorno e il nome della persona a cui rivolgersi all'arrivo.
- Raccogli in anticipo tutta la documentazione che può essere compilata: contratti, moduli fiscali, accordi di riservatezza, buste paga e iscrizioni ai programmi di benefit.
- Ordina l'attrezzatura e falla configurare prima della data di inizio: computer portatile, telefono, badge di accesso, qualsiasi hardware specifico per il ruolo.
- Crea account e concedi l'accesso: email, single sign-on, LMS, libreria video, canali di team e sistemi specifici per ruolo.
- Assegna un compagno e spiegagli in cosa consiste il suo ruolo.
- Condividi un breve saluto da parte del manager o di un responsabile, in modo che il primo giorno non coincida con il primo contatto.
il primo giorno
Titolare: il responsabile delle assunzioni.
- Accoglieteli di persona o telefonicamente e illustrate il programma della settimana.
- Prima di procedere, verifica che ogni account e dispositivo funzionino correttamente.
- Presenta la squadra, il compagno e le due o tre persone esterne alla squadra su cui farà maggiormente affidamento.
- Fornire le nozioni fondamentali dell'orientamento: missione, valori, come l'azienda genera profitto, le politiche che si applicano fin dal primo giorno (sicurezza, protezione, condotta).
- Assegnate loro un piccolo compito concreto da portare a termine il primo giorno, in modo che la prima giornata si concluda con qualcosa di realizzato.
Le prime settimane (dal giorno 2 al giorno 30)
Proprietario: il responsabile delle assunzioni e il team.
- Fornire una formazione specifica per il ruolo: gli strumenti, le procedure e i flussi di lavoro da cui dipende il lavoro, nell'ordine in cui il nuovo assunto li utilizzerà.
- Abbina l'osservazione diretta alla pratica sul campo, in modo che ogni procedura venga vista e eseguita una sola volta.
- Fornire una documentazione comprovante il completamento della formazione in materia di conformità e sicurezza.
- Effettuare un controllo dopo 30 giorni: cosa è chiaro, cosa non lo è, cosa cambierebbero rispetto al primo mese.
- Definisci per iscritto le aspettative relative al ruolo: responsabilità, criteri di valutazione delle prestazioni, a chi devono fare riferimento e per quali attività.
I primi 90 giorni (dal giorno 31 al giorno 90)
Titolare: il responsabile delle assunzioni, con le risorse umane in fondo.
- Concordate da tre a cinque obiettivi per il trimestre e rivedeteli al sessantesimo e al novantesimo giorno.
- Continuate a tenervi in contatto, settimanalmente con il responsabile e informalmente con il collega.
- Fornire una visione d'insieme interfunzionale: come lavorano i team adiacenti e quali saranno i prossimi passi del lavoro della persona assunta.
- Richiedi un feedback sul processo di onboarding e inseriscilo in questa checklist.
- Concludi il processo di onboarding formale al novantesimo giorno con una valutazione e inserisci la nuova risorsa nel piano di sviluppo regolare.
Il piano di formazione alla base della checklist
Una checklist ti dice cosa deve succedere. Il piano di formazione decide cosa impara il nuovo assunto, in quale ordine e come potrai verificare che abbia funzionato.
È possibile creare il proprio piano di allenamento seguendo un semplice schema in quattro fasi.
Decidi di cosa ha bisogno ogni nuovo assunto, poi di cosa ha bisogno ogni ruolo.
Iniziate dalla formazione che ogni dipendente riceve, indipendentemente dal ruolo: orientamento, politiche, sicurezza, strumenti utilizzati da tutti. Poi collaborate con i responsabili di ciascun reparto per elencare le competenze, i sistemi e le procedure specifici per ogni ruolo, nell'ordine in cui un nuovo assunto li dovrà acquisire. L'ordine è più importante della completezza.
Un dipendente che impara a usare il sistema di ticketing nella prima settimana e la procedura di escalation nella sesta settimana va bene. Il contrario no.
Registra le parti ripetibili una volta
Ogni elemento del piano di allenamento è ripetibile o personalizzato.
Il benvenuto da parte della dirigenza, le presentazioni degli strumenti, i moduli di conformità e le procedure standard sono ripetibili: sono gli stessi per ogni nuovo assunto, quindi registrateli una volta e conservateli in una libreria consultabile, in modo che il nuovo assunto possa ritrovare la risposta anche dopo tre mesi.
Le parti personali (le aspettative del manager, le presentazioni del collega, il feedback) rimangono online. Il post correlato sui video nell'onboarding spiega quali video realizzare per primi.
Unisci l'apprendimento autonomo con quello dal vivo
I contenuti autogestiti permettono ai neoassunti di procedere al proprio ritmo e ai manager di evitare ripetizioni. Le sessioni live sono il momento in cui vengono poste le domande. Il piano dovrebbe specificare la distinzione tra le due modalità: moduli registrati per i contenuti che non cambiano, sessioni live per la discussione, con la registrazione di ogni sessione live che verrà poi aggiunta alla libreria per coloro che si uniranno in un secondo momento.
L'onboarding asincrono, in cui la maggior parte del materiale è disponibile su richiesta anziché secondo una programmazione prestabilita, è ciò che rende possibile un avvio uniforme indipendentemente dai fusi orari e dai turni di lavoro.
Verificare la comprensione e conservare una registrazione.
Completamento non è sinonimo di comprensione.
Inserite verifiche delle conoscenze all'interno del percorso formativo, un breve quiz alla fine di ogni modulo e un'attività pratica in cui la competenza possa essere osservata, e conservate i risultati in un luogo accessibile ai responsabili. Laddove la formazione sia legata alla conformità normativa, la registrazione di chi ha completato cosa e quando deve essere conservata anche dopo che il primo responsabile del dipendente ha lasciato l'incarico.
Panopto Il sistema di tracciamento e analisi memorizza i dati di completamento e i risultati dei quiz per ogni utente, e li trasmette al sistema LMS dove sono già presenti i record di completamento.
Gli strumenti alla base di un piano di onboarding virtuale o ibrido
La maggior parte dei programmi di onboarding si basa su tre sistemi diversi, ognuno con una funzione specifica.
- Videoconferenza ( Zoom , Microsoft Teams , Webex ) per sessioni dal vivo e sessioni di domande e risposte.
- Un sistema di gestione dell'apprendimento ( Cornerstone , SAP SuccessFactors , Workday (per l'apprendimento o simili) per i compiti, le iscrizioni e la registrazione del completamento.
- Una videoteca, che Panopto Il Video CMS di [nome dell'azienda] fornisce , come archivio ricercabile per le parti registrate: video di benvenuto, tutorial, procedure e sessioni live registrate, con autorizzazioni che seguono il tuo provider di identità e dati di completamento che vengono trasmessi all'LMS.
Il sistema LMS indica cosa deve completare un nuovo assunto. La videoteca è il luogo in cui possono trovare la risposta quando l'hanno dimenticata. Un nuovo assunto che può cercare "politica di rimborso spese" e trovare il momento in cui è stata spiegata non ha bisogno di chiedere.
Dopo anni di sessioni in presenza, American 1 Credit Union ha trasferito la sua formazione su video on-demand in 17 sedi. Il responsabile marketing ha affermato che questo cambiamento "ci ha permesso di velocizzare la formazione e risparmiare centinaia di ore".
Configurare ogni nuovo assunto allo stesso modo
La checklist e il piano di formazione svolgono la stessa funzione da due punti di vista opposti: la checklist garantisce che nulla venga tralasciato, mentre il piano assicura che quanto viene insegnato sia lo stesso per tutti. Annotate le parti ripetibili, mantenete aggiornate le informazioni personali e rivedete il tutto al novantesimo giorno con la persona che ha appena completato il percorso.
Guarda come Panopto Supportiamo l'inserimento dei nuovi dipendenti con una libreria ricercabile che ogni neoassunto può utilizzare fin dal primo giorno. Richiedi una demo per vedere come si presenta una libreria personalizzata in base alla tua checklist.
Domande frequenti
Cosa dovrebbe essere incluso in una checklist per l'inserimento di un nuovo dipendente?
Quattro fasi: prima del primo giorno (documentazione, attrezzatura, contabilità, un collega di riferimento e un messaggio di benvenuto), il primo giorno (presentazioni, contabilità di lavoro, nozioni di base sull'orientamento e un compito concreto), le prime settimane (formazione sul ruolo, affiancamento, formazione sulla conformità e un controllo a 30 giorni) e i primi 90 giorni (obiettivi trimestrali, controlli periodici, contesto interfunzionale e una revisione a 90 giorni). Ogni fase necessita di un responsabile designato.
Quanto dovrebbe durare il processo di onboarding?
Prevedi 90 giorni di onboarding strutturato, con la formazione più intensa nei primi 30. Una ricerca di Gallup ha rilevato che i nuovi dipendenti impiegano in genere circa 12 mesi per raggiungere il massimo delle prestazioni, quindi il programma formale dovrebbe lasciare spazio a un piano di sviluppo regolare al novantesimo giorno, anziché interrompersi bruscamente.
Qual è la differenza tra onboarding e orientamento?
L'orientamento è un evento: il primo o i primi due giorni in cui un nuovo assunto impara a conoscere l'azienda, le politiche e la disposizione degli spazi. L'onboarding è l'intero processo che permette a una persona di essere produttiva e integrata nel proprio ruolo, solitamente nei primi 90 giorni, e comprende orientamento, formazione specifica, verifiche periodiche e definizione degli obiettivi.
Un buon orientamento è uno degli elementi da includere nella checklist di onboarding.
A chi è affidata la checklist di onboarding?
Le Risorse Umane si occupano delle fasi precedenti al primo giorno di lavoro e della documentazione, l'IT si occupa degli account e delle attrezzature, e il responsabile delle assunzioni si occupa di tutto, dal primo giorno fino al novantesimo. La checklist funziona quando a ogni voce è associato uno di questi nomi prima della data di inizio.
Come fai a sapere se il processo di onboarding ha funzionato?
Monitorare il tempo necessario per raggiungere la produttività nel ruolo, i feedback di verifica a 30 e 90 giorni, il completamento e i risultati dei quiz per la formazione obbligatoria e la fidelizzazione a sei e dodici mesi. Confrontare ogni gruppo con il precedente.
