하루 종일 엄청나게 바빴는데, 막상 하루가 끝나고 보니 계획했던 것보다 훨씬 적은 일만 해낸 적이 있으신가요? 아니면 오후 5시 전에 본격적으로 업무에 집중하기가 어려워서 자주 야근을 하게 되시나요? 그럴 만한 이유가 있습니다.

협업은 이제 일상적인 업무의 주류를 이루고 있습니다. 2016년 『하버드 비즈니스 리뷰』(HBR)에 발표된 자료에 따르면, 관리자와 직원들이 회의, 전화 통화, 이메일 논의와 같은 협업 활동에 소비하는 시간이 지난 20년 동안 50% 증가했습니다. 오늘날 슬랙(Slack)이나 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)와 같은 업무용 인스턴트 메시징 앱이 추가되면서, 이러한 “협업 과부하”은 여전히 사람들의 집중력을 앗아가고 있습니다. 현재 직원들은 근무 시간의 최대 80%를 의사소통과 협업에 할애하는 것으로 추정되며, 생산적이고 방해받지 않는 업무에 할애할 수 있는 시간은 하루의 20%에 불과합니다.

성과가 뛰어난 직원들은 협업 과부하의 부담을 더욱 많이 떠안게 되는 경향이 있습니다. HBR에 따르면, 가치 있는 협업 성과 중 20%에서 35%는 전체 직원의 불과 3%에서 5%에 해당하는 소수에게서 비롯된다고 합니다. 뛰어난 역량과 타인을 돕고자 하는 의지를 모두 갖춘 것으로 알려진 ‘A급 인재’들은 프로젝트에 더 자주 참여하게 되며, 종종 자신의 역할 범위를 넘어선 기여를 하기도 합니다. 그러나 최고 성과자들이 생산적인 시간을 잃게 되는 데다 추가 요청과 프로젝트로 인한 부담이 가중되면, 결국 업무가 밀려 병목 현상이 발생할 수 있습니다. 더 심각한 문제는, 이러한 핵심 팀원들이 업무 방해가 끝난 후 몇 가지 일을 처리하기 위해 더 긴 시간을 일하게 되고, 결국 과로로 인해 더 이상 효과적인 기여를 할 수 없게 된다는 점입니다.

물론 팀과 조직 전체의 성공과 성과 달성을 위해서는 협력이 필수적이지만, 개인의 생산성이 크게 저하될 경우 그 비용이 이득을 쉽게 상쇄해 버릴 수 있습니다. 문제는 협업 그 자체가 아니라, 팀이 함께 일하고 정보를 공유하는 방식이 비효율적이라는 점입니다.

소통의 시간적 가치

금융 분야에서 ‘돈의 시간 가치’란, 현재 가지고 있는 돈이 미래의 동일한 금액보다 잠재적인 수익 창출 능력 때문에 더 큰 가치를 지닌다는 개념을 의미합니다. 마찬가지로, 보다 유연한 매체를 통해 시간에 걸쳐 주고받을 수 있는 커뮤니케이션은 실시간 커뮤니케이션만으로는 얻을 수 없는 훨씬 더 큰 가치를 제공할 수 있습니다. 이 개념을 더 잘 이해하기 위해, 실시간 동기식 커뮤니케이션의 두 가지 가장 큰 단점을 살펴보겠습니다.

1. 실시간 커뮤니케이션의 과도한 사용은 잦은 업무 방해를 초래하여, 직원들이 더 가치 있는 업무에 집중하지 못하게 합니다.

빠르게 답변을 얻고 결정을 내리는 것은, 특히 막힌 상황에 처한 개인이나 팀의 경우 생산성을 높이고 업무 성과를 가속화할 수 있지만, 그 대가가 따릅니다. 슬랙 알림으로 인한 주의 산만이나 화상 회의로 인한 방해는 관련된 모든 사람의 집중력을 흐트러뜨려 심도 있는 업무에 매진하지 못하게 만듭니다. 인지과학에 따르면, 회의나 전화 통화가 끝난 후 다시 집중력을 되찾고 업무에 전력을 다해 복귀하는 데 최대 30분이 소요될 수 있다고 합니다. 사소한 방해 요소조차 역효과를 낼 수 있는데, 이는 당면한 업무에 대한 집중력을 깨뜨려 다시 업무의 흐름에 적응해야 하는 상황을 초래하기 때문입니다. 

2. 교환된 정보를 나중에 보존하거나 다시 참조할 수 없다면, 의사소통의 가치는 떨어지게 된다. 

예를 들어, 대면 회의나 전화 통화는 일시적인 성격을 띤다. 회의가 끝난 지 불과 한 시간 만에 사람들은 공유된 정보의 40% 밖에 기억하지 못하며, 이틀이 지나면 그 수치는 28%로 떨어집니다. 메모나 사람들의 기억은 실제로 오간 말이나 보여진 시각 자료를 완벽하고 신뢰할 수 있게 기록해 주지 못합니다. 따라서 회의 후 질문이 생기면, 더 이상 존재하지 않는 답을 찾기 위해 소중한 시간을 허비하는 일이 흔합니다. 게다가 회의에 참석하지 못한 사람들은 요약이나 개인적인 메모를 공유해 주려는 팀원들로부터 부분적인 정보만 얻게 되는 경향이 있습니다. 

재택근무자의 딜레마

팬데믹이라는 어려운 상황 속에서 대다수의 직원이 재택근무를 하고 있는 지금, Slack, Teams, Zoom의 화상 회의 플랫폼은 이용률이 급증했다고. 이러한 협업 기술은 원격 근무 팀을 연결하고 흩어져 있는 직원들 간의 원활한 소통을 가능하게 하는 중추 신경계 역할을 빠르게 수행하게 되었습니다. 단점은 그로 인해 끊임없이 쏟아지는 메시지 알림, 회의 초대, 일정 알림, 회의 및 통화 등으로 인해 직원들이 심도 있는 업무에 집중하기 어렵다는 점입니다.

그렇다면 원격 근무 팀은 개인의 생산성을 저해하지 않으면서 어떻게 계속 협력해 나갈 수 있을까요?

생산성이 높은 원격 팀은 소통은 더 많이 하지만, 서로 대화하는 횟수는 적습니다. 이는 즉흥적인 질문과 대화를 최소화하고, 대신 비동기적 수단를 통해 명확하고 시의적절한 소통을 우선시함으로써 이루어집니다. 또한 회의가 여전히 필요한 경우, 효과적인 리더는 의제를 설정하고, 참석자들에게 필요한 정보를 사전에 제공하며, 나중에 참고할 수 있도록 회의를 녹음함으로써 모든 사람의 시간을 최대한 효율적으로 활용합니다. 

다음은 이러한 전략을 실천에 옮겨 방해 요소가 적고 정보 흐름이 원활한 생산적인 업무 환경을 조성하는 5가지 방법입니다.

협업과 생산성을 높이는 5가지 방법

1. 비동기 협업을 적극 활용하세요.

재택근무를 할 때 즉각적인 소통의 유혹에 빠지기 쉽습니다. 이는 사무실에 있을 때 동료들과 대면으로 소통하며 자연스럽게 느끼는 참여감과 유대감을 제공해 주기 때문입니다. 또한 많은 경우, 이는 질문에 대한 답을 얻는 가장 빠른 방법처럼 보일 수 있습니다. 

안타깝게도, 당신에게 이득이 되는 일이 동료들에게는 부담이 될 수 있습니다. 즉각적인 답변을 기대하지 않는 비동기식 소통 수단을 더 자주 활용하면, 메시지가 업무 흐름을 방해하는 일이 줄어들 것입니다. 물론 이메일은 검증된 방법이지만, 팀원들이 또 다른 이메일을 읽어야 하는 번거로움을 덜어주고 싶다면 다음 방법을 고려해 보세요:

• 동영상을 활용한 설명 및 시연. 주문형 동영상은 풍부하고 상세한 정보와 설명 자료를 전달하고 공유하는 데 가장 효율적인 솔루션 중 하나입니다. Panopto와 같은 팀원들에게 거의 모든 작업 방법을 보여주거나 가르칠 수 Panopto . 이메일을 통해 동료들을 초대하여 동영상을 시청하게 하고, 동영상 내에서 댓글로 응답하도록 할 수 있습니다. 또한 팀원들은 동영상 내에서 검색할 수 있어할 수 있어, 이메일에서와 마찬가지로 나중에 정보를 쉽게 찾아 참조할 수 있습니다.

• 문서와 스프레드시트 내에서 협업하세요. Microsoft 365 및 G-Suite와 같은 솔루션을 사용하면 팀원들이 문서 내에서 함께 작업하며 각자의 시간에 맞춰 비동기적으로 협업할 수 있습니다. 많은 사람들에게 이는 빠르게 진행되는 회의 환경에서는 할 수 없었던 보다 의미 있는 기여를 가능하게 합니다. 또한, 문서 내에서 직접 협업하면 바로 배포할 수 있는 완성도 높은 결과물을 얻을 수 있습니다.
• 프로젝트 관리 앱을 활용해 협업하세요. Trello나 Asana와 같은 앱을 사용하면 프로젝트 현황 회의, 후속 이메일, 또는 Slack을 통한 정기적인 진행 상황 확인이 필요 없어집니다. 팀의 커뮤니케이션이 당면한 업무와 프로젝트를 중심으로 체계적으로 정리될 뿐만 아니라, 모든 구성원이 업무 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있습니다. 

 

 

2. 메시지 수는 줄이되, 품질은 높이세요.

상대방이 필요한 정보를 모두 갖추지 못했거나, 맥락이 빠져 있어 메시지를 해석하느라 애를 먹게 될 경우, 성급하게 답변을 보내면 오히려 소통이 길어지고 불만이 커질 수 있습니다. 대신, 상대방이 명확하게 이해하고 자신 있게 다음 단계를 진행할 수 있도록 필요한 세부 사항과 명확성을 모두 갖춘 답변을 보낼 수 있을 때까지 기다리세요.

3. 알림을 끄세요.

Slack과 같은 채팅 앱도 비동기적으로 활용할 수 있습니다. 알림을 끄고, 이메일을 확인할 때처럼 업무 중간이나 휴식 시간에 메시지를 확인하는 습관을 들이세요. 이렇게 하면 업무에 깊이 몰입해 있을 때 방해 요소를 최소화하면서도 동료들에게 적시에 답변을 전달할 수 있습니다. 다만, 답변이 즉시 이루어지지는 않을 뿐입니다. 정말 급한 용무가 있을 때는 팀원들에게 전화해 달라고 요청하세요.

4. 회의 방식을 바꿔보세요.

많은 회의가 필요 이상으로 길어지는 경우가 많습니다. 정보를 전달하거나 참석자 모두에게 상황을 파악시키는 데 귀중한 시간을 낭비하다 보면, 회의가 여러 차례로 나뉘기도 합니다. 회의 방식을 전환하여, 함께 할애한 모든 시간을 정해진 목표를 달성하는 데 집중할 수 있도록 하세요. 회의를 뒤집으면, 회의가 시작되기도 전에 모든 참가자가 의제, 현황 설명 자료 및 회의에 적극적으로 참여하기 위해 필요한 기타 중요한 세부 사항을 미리 받게 됩니다. 

모든 참가자가 준비할 시간을 가질 수 있도록 회의 전 정보를 적어도 하루 전에 보내주세요. 이메일에 첨부 파일을 첨부하여 내용을 정리해 보내거나, 정말 효율적으로 진행하고 싶다면 간단한 짧은 동영상 프레젠테이션을 를 제작해 팀과 공유하세요. 청중의 관심을 끌 수 있을 뿐만 아니라 이메일보다 더 많은 정보를 더 빠르게 전달할 수 있습니다. 그러면 회의 시간이 되었을 때 팀은 바로 본론으로 들어갈 수 있습니다.

플립드 미팅의 사전 미팅 영상을 시청하세요:

 

 

5. 화상 회의를 녹화하세요.

회의나 통화 내용이 가치 있다면, 팀이 나중에 참고할 수 있도록 기록해 두는 것이 좋습니다. 기록이 없다면 가장 중요한 소통에서 얻을 수 있는 잠재적 가치의 상당 부분이 사라지게 됩니다. 화상 통화나 회의를 녹화하면 심도 있는 대화를 생산성을 높이는 지식 자산으로 전환할 수 있으며, 대화의 모든 세부 사항을 그대로 포착할 수 있습니다. 실제로, 최근 프로젝트 관리 협회(PMI) 회원들을 대상으로 실시한 설문조사에 따르면 30% 이상이 화상 회의 소프트웨어를 사용하여 회의를 녹화한 적이 있는 것으로 나타났습니다. 회의 녹화가 귀하와 귀하의 팀에게 귀중한 시간을 절약해 줄 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:

• 회의 중 집중력과 참여도를 높이기 위해 필기 부담을 덜어주세요.
• 회의 녹화본을 참석자나 참석하지 못한 분들과 공유하면, 회의가 끝난 후 후속 이메일을 작성하고 발송하는 데 드는 시간을 줄일 수 있습니다.
• 회의 녹화 영상을 다시 확인하여, 회의에 참석했지만 기억하지 못할 수도 있는 다른 사람들에게 일일이 물어보지 않고도 답을 찾아보세요.
• 팀에 새로 합류하거나 이미 진행 중인 프로젝트에 참여하게 된 구성원들이 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 더 나은 지원 자료를 제공하십시오.

Panopto새로운 브라우저 내 동영상 캡처 도구을 사용하면 간편하게 몇 번의 클릭만으로 몇 번의 클릭만으로 간편하게 녹화할 수 있습니다. 회의 주최자가 아니더라도 가능합니다. 녹화할 화면이나 화상 회의 애플리케이션 창, 그리고 음원을 선택한 다음 빨간색 녹화 버튼을 누르기만 하면 됩니다. 

재택근무 시대의 주문형 비디오

급속도로 원격 근무로 전환되면서, 줌(Zoom) 회의, 슬랙(Slack) 채팅 및 이와 유사한 협업 도구들은 사무실에서 동료들과 소통하고 대화하던 방식을 사실상 대체하게 되었습니다. 이제 화상 통화를 통해 회의실에 있을 때와 마찬가지로 동료들의 얼굴과 비언어적 신호를 편안하게 확인하며 온라인에서 만날 수 있게 되었습니다. 또한 동료에게 인스턴트 메시지를 보내는 것은 마치 옆 자리 동료에게 잠깐 대화를 나누러 가는 듯한 느낌을 줍니다. 

원격 근무 중인 동료들과 직접 소통하며 일상의 모습을 어느 정도 유지하는 것은 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 그리고 가상 환경에서 실시간으로 소통할 수 있게 해주는 협업 도구 없이는 이를 실현할 수 없었을 것입니다. 하지만 이러한 매체를 통한 가상 소통이 일상화되면, 직원들이 의미 있는 업무에 집중할 수 있는 시간이 극히 일부로 줄어들게 되어 전반적인 생산성이 저하될 수밖에 없습니다. 

재택근무자로서 비동기식 소통과 협업을 우선시하면 업무 계획을 더 잘 세울 수 있고, 하루 일과를 더 효율적으로 관리할 수 있습니다. 하루의 대부분을 메시지와 알림에 대응하는 데 허비하는 대신, ‘심층 작업’이 일상적인 업무 방식이 됩니다. 모호함이 줄어들고 불필요한 오고 가는 소통이 감소함에 따라, 더 질 높은 소통이 표준이 됩니다. 또한 모든 내용이 문서화되어 있으므로, 나중에 본인이나 팀원이 필요할 때 간단한 검색만으로 즉시 답변을 찾을 수 있습니다.

해결책은 실시간 커뮤니케이션을 없애는 것이 아니라, 업무 커뮤니케이션에서 즉각적인 응답을 기대하는 관행을 없애고, 회의가 개인의 시간에 주는 부담을 줄이며, 보다 효율적이고 유연한 협업을 위한 새로운 방법을 모색하는 데 있습니다.

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이미 이메일과 드롭박스(Dropbox)나 G-Suite 같은 협업용 파일 공유 서비스를 사용하고 계실 것입니다. 하지만 실시간 대화가 필요하지 않은 상황에서, 메시지를 더 상세하고 맥락을 담아 신속하게 전달해야 한다면 어떻게 해야 할까요?

주문형 동영상을 활용하면, 발표하는 데 걸리는 시간 안에 포괄적인 정보를 시각적으로 전달할 수 있습니다. 노트북만 있으면 다중 스트림 화상 회의, 시연, 튜토리얼, 사용법 안내, 교육 콘텐츠 등을 녹화한 뒤 동료들과 공유할 수 있으며, 동료들은 편한 시간에 시청하고 필요에 따라 다시 볼 수 있습니다.

Panopto 동영상 녹화 및 공유를 그 어느 때보다 간편하게Panopto  

플러그인을 설치하거나 소프트웨어를 다운로드할 필요 없이, 웹 브라우저에서 바로 화면 녹화 기능을 활용해 화면을 녹화할 수 있고, 다른 화면의 슬라이드를 캡처하여 설명을 보강할 수 있으며, 웹캠 앞에서 직접 설명하며 자신을 영상의 주인공으로 만들 수도 있습니다. 

녹화가 끝나면 동영상을 편집하고, 팀원들에게 이메일을 보내 비공개로 시청하도록 초대할 수 있습니다. Panopto대화형 동영상 플레이어를 사용하면 동영상 내에서 토론을 통해 팀원들과 협업할 수 있습니다. 또한 Panopto 이용하면 특정 내용을 찾을 때 동영상을 다시 처음부터 끝까지 볼 필요 없이 동영상 내부를 검색할 수도 있습니다.

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