하루 종일 엄청나게 바쁘게 느껴졌는데, 막상 하루가 끝나고 보니 계획했던 것보다 훨씬 적은 일만 해낸 날이 있었나요? 아니면 오후 5시 이전에 제대로 된 일을 시작하는 게 대부분의 날 어렵기 때문에 자주 야근을 하게 되나요? 그럴 만한 이유가 있습니다.

협업이 일상적인 업무를 지배하고 있다. 2016년 하버드 비즈니스 리뷰(HBR)에 발표된 자료에 따르면, 관리자와 직원들이 회의, 전화 통화, 이메일 논의와 같은 협업 활동에 소요하는 시간이 지난 20년간 50% 증가했다. 오늘날에는 슬랙(Slack)이나 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams) 같은 업무용 인스턴트 메시징 앱이 추가되면서 이 "협업 과부하"은 계속해서 사람들의 집중력을 빼앗고 있다. 현재 직원들은 업무 시간의 최대 80%를 소통과 협업에 할애하는 것으로 추정되며, 생산적이고 방해받지 않는 작업에 할당되는 시간은 하루의 20%에 불과하다.

우수 인재들은 협업 과부하의 부담을 더욱 많이 지게 된다. HBR에 따르면 가치 있는 협업의 20~35%가 단 3~5%의 직원들로부터 나온다. 뛰어난 역량과 도움의 의지를 모두 갖춘 'A급 인재들'은 더 자주 프로젝트에 참여하게 되며 종종 자신의 역할 범위를 넘어 기여한다. 그러나 최고 성과자들의 질적 생산 시간 손실과 추가 요청 및 프로젝트로 인한 부담 증가가 결합되면, 그들이 업무에 뒤처질 때 병목 현상으로 이어질 수 있습니다. 더 심각한 것은, 이러한 핵심 팀원들이 방해가 멈춘 후 몇 가지 업무를 처리하기 위해 더 긴 시간을 일하게 되며, 종종 과도한 부담으로 인해 더 이상 효과적인 기여자가 되지 못한다는 점입니다.

물론 협업은 팀과 조직 전체의 성공과 성과에 매우 중요하지만, 개인의 생산성이 크게 저하될 경우 그 비용이 이점을 쉽게 능가할 수 있습니다. 문제는 협업 자체가 아니라 팀이 함께 일하고 정보를 공유하는 비효율적인 방식에 있습니다.

소통의 시간적 가치

금융에서 '시간가치'란 현재 보유한 돈이 미래 동일 금액보다 잠재적 수익 창출 능력으로 인해 더 큰 가치를 지닌다는 개념을 의미합니다. 마찬가지로, 보다 유연한 매체를 통해 시간에 걸쳐 교환 가능한 커뮤니케이션은 실시간 커뮤니케이션 단독보다 훨씬 더 큰 가치를 제공할 수 있습니다. 이 개념을 더 잘 이해하기 위해 실시간 동기식 커뮤니케이션의 두 가지 주요 단점을 살펴보겠습니다.

1. 실시간 커뮤니케이션의 과도한 사용은 빈번한 방해를 초래하여 직원들이 더 높은 가치를 창출하는 업무에 집중하지 못하게 합니다.

빠르게 답변을 얻고 결정을 내리는 것은 특히 막힌 상태에 있는 개인이나 팀의 생산성을 높이고 성과를 가속화할 수 있지만, 그에 따른 대가가 따릅니다. 슬랙 알림의 방해나 가상 회의의 중단은 관련된 모든 사람을 심층 작업에서 벗어나게 합니다. 인지과학에 따르면 회의나 전화 통화 후 다시 집중하여 완전한 작업 속도로 돌아가는 데 최대 30분이 소요될 수 있습니다. 사소한 방해도 역효과를 낼 수 있습니다. 당면한 작업에 대한 집중력을 끊어 버리면, 다시 업무 흐름에 적응해야 하기 때문입니다. 

2. 교환된 정보를 보존하거나 나중에 다시 참조할 수 없을 때 커뮤니케이션의 가치는 감소한다. 

예를 들어 실시간 회의나 통화는 일시적이다. 회의가 끝난 지 불과 한 시간 만에 사람들은 공유된 정보의 40%만 공유된 정보의 40%만을 기억할 뿐이며, 이틀 후에는 그 비율이 28%로 떨어집니다. 노트나 개인의 기억은 실제 발언 내용이나 제시된 시각 자료를 완벽하고 신뢰할 수 있는 기록으로 남기지 못합니다. 따라서 회의 후 질문이 발생하면, 더 이상 존재하지 않는 답변을 찾느라 소중한 시간을 허비하는 경우가 흔합니다. 게다가 회의를 빠진 사람들은 요약이나 개인 노트를 공유하려는 팀원들로부터 부분적인 세부사항만 얻는 경향이 있습니다. 

원격 근무자의 딜레마

대다수의 직원이 어려운 팬데믹 상황 속에서 원격으로 근무하게 되면서, 슬랙(Slack), 팀즈(Teams), 줌(Zoom)의 화상 회의와 같은 협업 플랫폼이 화상 회의 플랫폼을 통해 원격 근무를 하는 직원들이 늘어나면서, 이들 플랫폼의 사용량이 급증했다고. 이러한 협업 기술은 빠르게 원격 팀을 연결하고 흩어진 직원들 간의 원활한 소통을 가능케 하는 중추 신경계 역할을 하게 되었습니다. 단점은 거의 끊임없이 쏟아지는 메시지 알림, 회의 초대, 일정 알림, 회의 및 통화 등으로 인해 사람들이 깊이 있는 업무에 집중하기 어렵다는 점입니다.

그렇다면 원격 팀은 개인의 생산성을 희생하지 않으면서 어떻게 계속 함께 일할 수 있을까?

생산성이 높은 원격 팀은 더 많은 소통을 하지만 서로 대화하는 빈도는 적습니다. 이는 즉흥적인 질문과 대화를 최소화하고, 대신 비동기적 매체를 통한 명확하고 시기적절한 의사소통을 우선시함으로써 달성됩니다. 비동기식 매체를 통해. 또한 회의가 여전히 필요할 때는 효과적인 리더가 의제를 설정하고, 참석자들에게 필요한 정보를 사전에 제공하며, 회의 내용을 기록하여 나중에 참고할 수 있도록 함으로써 모든 사람의 시간을 최대한 활용합니다. 

다음은 방해 요소를 줄이고 정보 흐름을 더욱 효율적으로 만들어 생산적인 업무 환경을 조성하기 위해 이러한 전략을 실행에 옮기는 다섯 가지 방법입니다.

협업과 생산성을 최적화하는 5가지 방법

1. 비동기 협업에 적극적으로 참여하세요.

원격 근무 시 즉각적인 소통의 유혹에 쉽게 빠지게 됩니다. 이는 사무실에서 동료들과 직접 대면하며 느끼는 참여감과 유대감을 제공하기 때문입니다. 또한 종종 질문에 대한 답을 얻는 가장 빠른 방법처럼 보일 때가 많습니다. 

유감스럽게도 당신의 이익은 동료들의 손실입니다. 즉각적인 답변을 기대하지 않는 비동기식 매체를 통해 더 자주 소통하세요. 그러면 메시지가 방해가 되지 않을 것입니다. 물론 이메일은 검증된 방법이지만, 팀원들이 또 다른 이메일을 읽어야 하는 부담을 덜어주고 싶다면 다음을 고려해 보세요:

• 영상으로 보여주고 설명하세요. 주문형 동영상은 풍부하고 상세한 정보 및 설명 자료를 전달하고 공유하는 가장 효율적인 솔루션 중 하나입니다. Panopto와 같은 비디오 플랫폼을 사용하면 화면을 캡처하고 프레젠테이션하는 모습을 동영상으로 녹화하여Panopto 같은 Panopto 화면을 캡처하고 프레젠테이션하는 모습을 동영상으로 녹화하여 팀원들에게 거의 모든 작업 방법을 보여주거나 가르칠 수 Panopto . 이메일을 통해 동료들을 초대하여 동영상을 시청하게 하고, 동영상 내에서 댓글로 응답하도록 할 수 있습니다. 팀원들은 또한 동영상 내부 검색할 수 있어, 이메일에서처럼 나중에 정보를 쉽게 찾고 참조할 수 있습니다.

• 문서와 스프레드시트 내에서 협업하세요. Microsoft 365 및 G-suite와 같은 솔루션은 팀원들이 문서 내에서 함께 작업하며 각자의 시간에 맞춰 비동기적으로 협업할 수 있도록 합니다. 많은 사람들에게 이는 빠르게 진행되는 회의 환경에서보다 더 의미 있는 기여를 할 수 있는 기회를 제공합니다. 또한 문서 자체 내에서 협업하면 완성도 높은 결과물을 즉시 제공할 수 있습니다.
• 프로젝트 관리 앱에서 함께 작업하세요. Trello나 Asana 같은 앱을 사용하면 프로젝트 현황 회의, 후속 이메일, Slack을 통한 주기적인 확인 작업이 필요 없어집니다. 팀의 커뮤니케이션이 진행 중인 작업과 프로젝트 중심으로 체계화될 뿐만 아니라, 모든 구성원이 업무 진행 상황을 명확히 파악할 수 있습니다. 

 

 

2. 더 적은 수의 메시지를 보내되, 그 질은 더 높게 유지하십시오.

신속한 답변을 보내는 것은 수신자가 필요한 정보를 모두 갖추지 못했거나 맥락이 부족한 메시지를 해석하려 애쓰게 될 때, 오히려 더 많은 오가며 주고받는 소통과 추가적인 좌절로 이어질 수 있습니다. 대신, 사람들이 자신 있게 앞으로 나아갈 수 있도록 필요한 명확성과 세부 사항을 갖춘, 누구도 추측할 필요 없이 완전한 답변을 보낼 수 있을 때까지 기다리십시오.

3. 알림을 끄세요.

슬랙 같은 채팅 앱도 비동기식으로 처리할 수 있습니다. 알림을 끄고 업무 중간이나 휴식 시간에 메시지를 확인하는 습관을 들이세요. 이메일 확인하는 방식과 동일합니다. 업무에 깊이 몰입할 때도 방해를 최소화하면서 동료들에게 적시에 답변할 수 있습니다. 다만 즉각적인 응답은 어려울 수 있습니다. 정말 급한 경우에는 팀원들에게 전화로 연락해 달라고 요청하세요.

4. 회의를 뒤집어라.

많은 회의가 필요 이상으로 길어집니다. 정보를 발표하거나 모든 구성원의 이해도를 높이는 데 소중한 시간이 소모되면서 여러 회의로 이어지기도 합니다. 회의를 뒤집어 보세요. 함께 예약한 모든 시간을 정의된 목표 달성을 위해 활용할 수 있도록 하십시오. 회의 방식을 전환함으로써, 모든 참석자는 회의 시작 전부터 의제, 배경 설명, 그리고 완전히 기여하는 데 필요한 기타 중요한 세부 사항을 미리 받아볼 수 있습니다. 

회의 전 정보를 최소 하루 전에 보내서 모두가 준비할 시간을 갖도록 하세요. 이메일로 첨부 파일을 첨부하여 작성하거나, 정말 효율적으로 하고 싶다면 간단한 팀과 공유할 간단한 동영상 프레젠테이션을 녹화하세요. 을 녹화하여 팀과 공유하세요. 청중의 관심을 끌 뿐만 아니라 이메일보다 더 많은 정보를 빠르게 전달할 수 있습니다. 그러면 회의 시간이 되면 팀은 바로 본론으로 들어갈 수 있습니다.

플립드 미팅의 사전 회의 영상을 시청하세요:

 

 

5. 화상 회의를 녹화하세요.

회의나 통화가 가치가 있다면, 팀이 나중에 참고할 수 있도록 기록을 남기는 것도 종종 가치가 있습니다. 그러한 기록이 없다면 가장 중요한 커뮤니케이션의 잠재적 가치 상당 부분이 사라집니다. 화상 통화 및 회의를 녹화하면 심도 있는 대화를 생산성 향상 지식 자산으로 전환할 수 있으며, 모든 세부 사항을 정확히 그대로 포착할 수 있습니다. 실제로 최근 프로젝트 관리 협회(PMI) 회원 대상 설문조사에 따르면 30% 이상이 화상 회의 소프트웨어로 회의를 녹화한 경험이 있는 것으로 나타났습니다. 회의 녹화가 여러분과 팀의 소중한 시간을 절약해 주는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:

• 회의 중 집중력과 참여도를 높이기 위해 필기 부담을 없애세요.
• 회의 종료 후 후속 이메일을 작성하고 발송하는 데 소요되는 시간을 줄이기 위해 녹화본을 참석자나 참석하지 못한 사람들과 공유하세요.
• 회의 녹음 내용을 검토하여 답변을 찾으십시오. 회의에 참석했지만 기억하지 못할 수도 있는 다른 사람들에게서 답변을 추적하려고 하지 마십시오.
• 팀에 새로 합류하거나 진행 중인 프로젝트에 참여하는 사람들이 빠르게 적응할 수 있도록 더 나은 자원을 제공하십시오.

Panopto새로운 브라우저 내 동영상 캡처 도구를 사용하면 화상 회의를 할 수 있습니다. 회의 주최자가 아니더라도 가능합니다. 녹화할 화면이나 화상 회의 애플리케이션 창과 해당 사운드를 선택한 후 빨간색 녹화 버튼을 누르기만 하면 됩니다. 

원격 근무 시대의 주문형 비디오

급격한 원격 근무 전환 속에서 줌 회의, 슬랙 채팅 및 유사 협업 도구는 사무실에서 동료들과 소통하던 방식을 사실상 대체하게 되었습니다. 화상 통화는 이제 회의실에서처럼 동료들의 얼굴과 비언어적 신호를 편안하게 보며 온라인으로 만날 수 있게 해줍니다. 동료에게 인스턴트 메시지를 보내는 것은 마치 큐브 옆자리 동료에게 잠깐 이야기하러 가는 듯한 느낌을 주기도 합니다. 

원격 근무 동료들과 직접 소통하며 일정한 정상성을 유지하는 것은 그 어느 때보다 중요합니다. 가상 실시간 협업을 가능케 하는 협업 도구 없이는 이를 달성할 수 없습니다. 그러나 이러한 매체를 통한 가상 소통이 일상화되면, 직원들이 의미 있는 업무에 집중할 수 있는 시간이 극히 제한되어 전반적인 생산성이 저하됩니다. 

원격 근무자로서 비동기적 커뮤니케이션과 협업을 우선시하면 더 나은 계획을 세울 수 있고 업무 일정을 더 효과적으로 통제할 수 있습니다. 하루 대부분을 메시지와 알림에 대응하는 데 보내는 대신, 깊이 있는 작업이 기본 모드가 됩니다. 모호함이 줄어들고 불필요한 오락가락이 사라지면서 고품질 커뮤니케이션이 표준이 됩니다. 모든 내용이 문서화되므로, 나중에 본인이나 팀원이 필요할 때 간단한 검색만으로 즉각적인 답변을 찾을 수 있습니다.

해결책은 실시간 커뮤니케이션을 없애는 것이 아니라, 업무 커뮤니케이션에서 즉각적인 응답을 기대하는 태도를 없애고, 회의가 개인의 시간에 주는 부담을 줄이며, 보다 효율적이고 유연한 협업을 위한 새로운 방법을 찾는 데 있습니다.

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이미 이메일과 Dropbox나 G-suite 같은 협업 파일 공유 솔루션을 사용하고 계실 겁니다. 하지만 실시간 대화가 필요하지 않은 상황에서 메시지를 더 상세하고 맥락을 담아 신속하게 전달해야 한다면 어떻게 해야 할까요?

주문형 비디오를 통해 발표하는 시간만큼만 투자하여 포괄적인 정보를 보여주고 설명할 수 있습니다. 노트북 하나로 다중 스트림 비디오 커뮤니케이션, 데모, 튜토리얼, 방법 설명, 교육 등을 촬영한 후 동료들과 공유하면, 동료들은 준비된 시간에 시청하고 필요할 때마다 다시 볼 수 있습니다.

Panopto 영상 녹화 및 공유가 그 어느 때보다Panopto Panopto는 동영상 녹화 및 공유를 그 어느 때보다 쉽게 만들어줍니다 

웹 브라우저에서 바로 — 플러그인을 설치하거나 소프트웨어를 다운로드할 필요 없이 — 화면에 표시되는 내용을 따라가는 데모를 녹화하고, 다른 화면에 표시되는 슬라이드를 캡처하여 요점을 강조하며, 웹캠 앞에서 모든 내용을 발표하는 자신의 모습을 영상의 주인공으로 담을 수 있습니다. 

녹화를 마친 후에는 동영상을 편집하고 팀원들에게 이메일로 초대하여 비공개로 시청할 수 있습니다. Panopto대화형 동영상 플레이어를 통해 동영상 내 토론 기능을 활용하여 팀과 협업할 수 있습니다. Panopto 사용하면 특정 내용을 찾을 때 동영상을 다시 전체 재생할 필요 없이 동영상 내 콘텐츠를 검색할 수도 있습니다.

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