당신이 극도로 바빴다고 느꼈던 그 날이 있었던 적이 있는가 하지만, 당신이 계획했던 것보다 훨씬 적은 것을 성취한 날이 끝날 때까지는요? 아니면 오후 5시 이전에 생산적인 작업에 들어가는 것이 대부분의 날에 도전하기 때문에 늦게까지 일하는 것일까요? 이유가 있습니다.

협업이 일반적인 작업일을 인계했습니다. 2016년하버드 비즈니스 리뷰 (Harvard Business Review, HBR) 에 발표된 자료에 따르면 지난 20년동안 관리자와 직원들이 회의, 전화, 이메일 토론과 같은 협업 활동에 지출한 시간이 50% 증가했다. 현재, 슬랙 (Slack) 및 마이크로소프트 팀즈 (Microsoft Teams) 와 같은 작업영역 인스턴트 메시징 앱들이 추가되었다.협업 오버로드”계속해서 사람들의 초점을 훔칩니다. 지금 추정됩니다 직원들이 시간을 의사 소통과 협력의 80 %까지 지출 생산 중단 일을 하루의 20 % 만 남겨두고.

최고 출연자들은 협업 오버로드의 무게를 더 감당할 수 있을 것이다. HBR은 20~35% 의 가치있는 협력 노력이 직원의 3~5% 에 불과하다고 보고했다. 능력이 뛰어나고 도울 용의가 있다고 알려진 A-플레이어들은 프로젝트에 더 빈번하게 그려지며 종종 그들의 역할의 범위를 넘어 기여한다. 그러나 최상의 성과를 얻을 수 있는 우수한 성과를 얻을 수 있는 시간을 잃게 되고, 추가 요청과 프로젝트의 요구가 증가함에 따라 결국에는 병목 현상이 발생할 수 있습니다. 게다가 이러한 중요한 팀 구성원들은 방해가 중단된 후에 몇 가지 일을 처리하기 위해 더 많은 시간을 더 일하게 되고, 결국에는 더 이상 효과적인 기여자가 아니라는 과도한 세금을 부과하게 되는 경우가 많다.

함께 작업하는 것은 물론 전체적으로 양 팀과 조직의 성공과 출력에 매우 중요하지만, 그 비용은 개인의 생산성이 크게 줄었을 때의 이점보다 훨씬 더 쉽게 상쇄될 수 있다. 문제는 협업 자체가 아니라 팀이 정보를 공유하고 공유하는 비효율적인 방법입니다.

통신의 시간 값

금융 부문에서 '돈의 시간적 가치' 는 잠재적인 수익 능력으로 인해 현재 보유하고 있는 돈이 미래의 같은 금액보다 더 가치가 있다는 개념을 말한다. 이와 유사하게, 보다 유연한 매체를 통해 시간에 걸쳐 교환될 수 있는 통신은 실시간 통신 단독보다 훨씬 더 많은 값을 제공하는 것이다. 이 개념을 더 잘 이해하기 위해 실시간, 동기 통신의 가장 큰 단점 중 두 가지를 살펴보도록 하겠습니다.

1. 실시간 통신의 과도한 사용은 빈번한 중단을 초래하여 직원들이 더 높은 가치의 일을 하지 못하게 한다.

신속하게 응답하고 결정을 내리는 것은 생산성을 향상시키고 출력을 가속화할 수 있습니다 (특히 차단된 사람이나 팀의 경우). 그러나 교환 조건이 있습니다. Slack 알림을 방해하거나 가상 회의를 중단하면 모든 사람이 더 깊은 작업을 수행할 수 없게 됩니다. 코그너티브 과학은 회의나 전화 통화 후 재충전하고 최대한 속도를 내는 데에는 30분의 시간이 걸릴 수 있다고 말합니다. 작은 방해조차도 역효과를 낼 수 있으며, 동시에 우리가 다시 일의 흐름 속으로 다시 들어가도록 요구하는 작업으로부터 집중을 방해하는 것이다. 

2. 교환된 정보를 보존하거나 나중에 다시 참조할 수 없는 경우 통신의 값이 감소됩니다. 

예를 들어, 라이브 미팅 및 통화는 일시적인 것입니다. 회의가 끝나고 한 시간이 지나면 사람들은 리콜을 할 수 있다. 단지 40% 2일 후에는 해당 숫자가 28% 로 떨어지게 되었습니다. 메모나 사람들의 기억이 모두 완전하고 믿을 수 있는 기록들은 말했던 말이나 시각적인 것들이었다. 그래서 회의 후에 질문이 나오면, 사람들이 더 이상 존재하지 않는 답을 찾는 데 귀중한 시간을 보내는 것은 드문 일이 아닙니다. 게다가 회의에 참석하지 않는 사람들은 요약이나 그들의 메모를 공유하고자 하는 팀 동료들로부터 부분적인 부분만을 얻는 경향이 있다. 

원격 근로자의 딜레마

현재 어려움을 겪고 있는 전염병을 통해 원격으로 일하는 대다수의 직원들과 함께, Slack, Teams및 줌의 같은 협업 플랫폼을 제공하고 있다. 화상 회의 사용 중인 플랫폼 보고서 치솟았다이러한 협업 기술은 빠르게 원격 팀을 연결하고 분산된 직원들 간의 쉬운 통신을 가능하게 하는 중추신경계가 되었습니다. 단점은 거의 일정한 메시지 알림, 미팅 초대, 일정관리 리마인더, 미팅 및 통화를 더 깊은 작업을 하지 못하게 하는 결과입니다.

어떻게 하면 원격 팀이 개별 생산성을 희생하지 않고 계속해서 함께 작업할 수 있습니까?

생산성이 높은 원격 팀은 더 많은 대화를 나누지만 서로 대화를 덜 자주 합니다. 이는 일반적인 질문과 대화를 최소화하고 대신에 명확하고 시기적절한 커뮤니케이션을 우선적으로 처리함으로써 수행됩니다. 비동기 매체그리고 회의가 여전히 필요할 때, 효과적인 지도자들은 의제를 설정하고, 참석자들에게 사전에 필요한 정보를 준비하고, 나중에 참조할 수 있도록 미팅을 기록함으로써 모든 사람들의 시간을 최대한 활용한다. 

아래에는 보다 적은 중단과 보다 효과적인 정보 흐름으로 생산적인 작업 환경을 구축하기 위해 이러한 전략을 실행하는 다섯 가지 방법이 있습니다.

5개의 Ways가 협업 및 생산성 최적화

1. 비동기식 협업을 위한 Lean.

원격으로 일을 할 때 즉각적인 의사소통의 매력에 굴복하는 것은 쉬운 일입니다. 그것은 여러분이 사무실에 있을 때 여러분이 동료들과 얼굴을 맞대고 교감하고 있을 때 여러분이 자연스럽게 느끼는 참여와 연결 감각을 제공합니다. 그리고 여러 번, 그것은 질문에 대한 답을 얻는 가장 빠른 방법으로 보일 수 있습니다. 

불행하게도 당신의 이익은 동료들의 손실이다. 즉각적인 응답을 기대하지 않고 메시지가 지장을 주지 않는 비동기 매체를 통해 더 자주 통신합니다. 물론, 이메일은 시도하고 참을 수 있는 옵션이지만 팀이 다른 이메일을 읽을 필요가 없도록 하려면 다음을 고려하십시오.

• 영상을 보여주세요. 주문형 비디오 (On-demand video) 는 풍부하고 자세한 정보와 설명을 공유하고 공유하기 위한 가장 효율적인 솔루션 중 하나이다. 와 함께 비디오 플랫폼 파노토처럼 여러분의 화면을 캡처하거나 동료들에게 거의 모든 것을 하는 방법을 가르쳐 주거나 가르쳐 주는 비디오를 캡처할 수 있습니다. 이메일로 동료를 초대하여 비디오를 보고 비디오 내의 댓글로 응답하도록 하십시오. 당신의 팀은 또한 동영상 내부 검색이는 이메일에 있는 것처럼 나중에 쉽게 찾고 참조할 수 있다는 것을 의미한다.

• 문서 및 스프레드시트 내부에서 협업합니다. Microsoft 365및 G-스위트와 같은 솔루션은 팀이 문서 내에서 함께 작업할 수 있도록 하여 자신의 시간에 비동기식으로 협업할 수 있습니다. 많은 사람들에게 있어서, 이것은 그들이 빠르게 진행하는 회의 환경에서 할 수 있는 것보다 더 의미있게 기여할 수 있게 해준다. 또한 문서 자체 내에서 협업하면 배송할 준비가 된 폴리싱된 인도물이 생성될 수 있습니다.
• 프로젝트 관리 애플리케이션에서 함께 작업하십시오. Trello및 Asana와 같은 애플리케이션은 Slack를 통해 프로젝트 상태 미팅, 후속 이메일 또는 주기적인 체크인의 필요성을 없앨 수 있다. 팀의 커뮤니케이션은 업무와 프로젝트를 중심으로 조직되어 있을 뿐만 아니라 작업이 어떻게 진행되고 있는지에 대한 명확한 견해를 가지고 있다. 

 

2. 더 적은 수의 메시지를 보내지만 고품질의 메시지를 보냅니다.

신속한 대응을 시작하는 것은 수신 끝에 있는 사람들이 그들이 필요로 하는 모든 정보를 가지고 있지 않거나, 단순히 컨텍스트가 결여된 메시지를 디코딩하려고 시도하는 경우, 더 많은 후방 통신을 유도하고 불만을 가중시킬 수 있다. 그 대신, 명확하고 상세한 사람들에게 아무도 생각하지 않는 완벽한 응답을 보낼 수 있을 때까지 기다리십시오. 사람들은 자신있게 앞으로 나아가야 합니다.

3. 알림을 끄십시오.

Slack와 같은 채팅 앱은 비동기식으로도 처리할 수 있다. 알림을 끄고 작업 간에 메시지를 확인하는 습관을 갖게 하거나, 이메일을 보내는 것처럼 휴식 시간이 있는 경우에는 메시지를 확인할 수 있습니다. 동료에 대한 적절한 응답을 전달할 수 있으며 작업 흐름에 깊이 있을 때는 방해를 최소화할 수 있습니다. 응답은 즉각적이지 않습니다. 진정으로 긴급한 필요를 위해, 팀원들에게 전화를 걸어 주십시오.

4. 회의를 잘 합니다.

많은 회의들은 그들이 필요로 하는 것보다 더 길게 끝난다. 그들은 귀중한 시간이 정보를 제공하거나 모든 사람들이 속도를 내도록 하는데 시간이 소요될 때 여러 회의로 넘칠 수도 있다. 미팅을 종료하고 함께 예약한 모든 시간이 정의된 목표를 향해 작업하는 데 사용될 수 있는지 확인하십시오. 에 의해 회의를 넘기다회의가 시작되기도 전에, 모든 사람들이 의제를 갖게 되고, 우리가 여기에 주목하고, 또 다른 중요한 사항들이 충분히 기여해야 합니다. 

최소한 하루 전에 사전 미팅 정보를 보내 모든 사람이 준비할 시간을 갖도록 하십시오. 첨부 파일이 있는 이메일에 모두 입력하거나, 효율적이고 싶은 경우에는 신속하게 레코드를 기록할 수 있습니다. 비디오 프리젠테이션 팀과 공유할 수 있도록 하기 위해 사용자는 참여할 수 있을 뿐만 아니라 이메일에서 얻을 수 있는 것보다 더 많은 정보를 더 빠르게 공유할 수 있습니다. 그러면, 미팅 시간이 되면, 팀은 비즈니스를 바로 잡을 수 있다.

준비된 미팅에서 사전 미팅 비디오를 시청하십시오.

 

 

5. 비디오 컨퍼런스를 기록하십시오.

미팅 또는 통화할 가치가 있는 경우 팀이 나중에 참조할 수 있는 레코드를 가질 가치가 있는 경우가 많습니다. 이 레코드가 없으면 가장 중요한 통신의 잠재적 가치 중 많은 부분이 손실됩니다. 비디오 통화와 미팅을 기록하면 생산성을 향상시키는 지식 자산이 발생하는 대로 정확하게 파악할 수 있는 심층 대화가 가능합니다. 실제로 최근 프로젝트 매니지먼트 연구소 (PMI) 회원들의 조사에 따르면 30% 이상이 화상 회의 소프트웨어를 사용해 회의를 기록하고 있는 것으로 나타났다. 다음은 몇 가지 방법으로 기록하면 사용자와 팀의 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.

• 미팅 중에 초점 및 참여를 개선하기 위해 메모를 받는 사람을 제거하십시오.
• 미팅이 종료된 후 이메일을 쓰고 이메일을 보내는 시간을 줄이기 위해 이를 놓친 사람 또는 참석자와 기록을 공유하십시오.
• 미팅 기록을 검토하여 미팅에 있었고 기억하지 못할 수도 있는 다른 사람들의 응답을 추적하지 않고 응답을 찾으십시오.
• 팀에 새 것이거나 이미 진행 중인 프로젝트에 참여할 때 속도를 높이기 위해 더 나은 자원을 제공합니다.

파놉토의 새로운 인 브라우저 비디오 캡처 도구쉽게 할 수 있다. 비디오 회의를 녹화하다. 회의 주최자가 아니더라도 몇 번만 클릭하면 된다. 기록하려는 화면이나 비디오 컨퍼런싱 애플리케이션 창과 사운드를 선택한 다음 빨간색 레코드 단추를 누르십시오. 

원격 작업의 시대에 온 디맨드 비디오

원격으로 작동하는 신속한 피벗, 미팅 확대, 부족한 대화및 유사한 협업 도구가 사무실의 동료와 연결하고 대화하는 방법에 대한 사실상의 대체물이 되었습니다. 비디오 통화는 이제 우리가 회의실에서처럼 동료들의 얼굴뿐만 아니라 비언어적인 것까지도 볼 수 있게 되어, 우리가 온라인에서 만날 수 있게 해주었습니다. 인스턴트 메시징에 있어서, 동료는 우리가 재빨리 대화를 하기 위해 우리의 정육면체에 의지하고 있는 것처럼 느끼게 할 수 있다. 

우리의 원격 동료들과 개인적으로 연결함으로써 정상의 외관을 유지하는 것은 그 어느 때보다도 더 중요한 것이다. 그리고 우리는 가상 실시간 참여를 가능하게 하는 협업 도구가 없으면 그렇게 할 수 없었습니다. 그러나 여전히 이러한 매체를 통한 가상 통신 이 상수가 되면 전체적인 생산성은 의미 있는 작업에 초점을 맞추기 위해 시간의 극히 일부만 남아 있으므로 전체적인 생산성이 저하됩니다. 

원격 작업자로서 비동기 통신 및 협업 의 우선순위를 지정하면 더 나은 계획을 세우고 작업일에 대한 제어를 더 많이 제공할 수 있습니다. 대부분의 요일을 메시지 및 알림에 사용하는 대신, 심층 작업이 기본값이 됩니다. 더 높은 품질의 통신은 덜 모호하고 앞뒤가 맞지 않는 표준이 된다. 그리고 문서화된 모든 것을 사용하면 팀 동료에게 필요한 경우 나중에 간단한 검색으로 즉시 응답할 수 있습니다.

이 솔루션은 실시간 커뮤니케이션을 없애는 것이 아니라, 직장 내 커뮤니케이션으로부터의 즉각적인 반응에 대한 기대를 없애고, 사람들의 시간에 대한 미팅의 부담을 줄이고, 보다 효율적이고 유연한 협업을 위한 새로운 방법을 찾는 것이다.

관련 자료 : 귀하의 비디오 커뮤니케이션 및 협업 도구는 완전히 원격 인력을 지원할 준비가되어 있습니까?

 

이미 이메일 및 협업 파일 공유 솔루션 (예: 드롭박스 또는 G-스위트) 이 있습니다. 하지만 더 자세한 내용과 맥락을 가지고 신속하게 메시지를 표현해야 하고, 라이브 대화가 필요하지 않다면 어떻게 해야 할까요?

온디맨드 비디오를 사용하면 표시하는 데 걸리는 시간에 포괄적인 정보를 표시하고 표시할 수 있습니다. 랩탑을 사용하여 다중 스트림 비디오 통신, 데모, 자습서, 교육등을 캡처한 후, 준비되었을 때 감시할 수 있는 동료와 공유하고 필요에 따라 다시 감시할 수 있습니다.

판옵티마, 그보다 더 쉽게 비디오를 기록하고 공유하다. 

플러그인을 설치하거나 소프트웨어를 다운로드하지 않고 웹 브라우저에서 사용자의 화면에 워크 스루를 기록하고, 슬라이드를 캡처하여 다른 화면에서 포인트를 보강하고, 웹캠 앞에 모두 표시하는 비디오의 주인공이 될 수 있습니다. 

레코딩을 완료하면 비디오를 편집하고 이메일로 팀 동료를 초대하여 개인용으로 볼 수 있습니다. Panopto의 인터랙티브 비디오 플레이어는 여러분과 여러분의 팀이 비디오 내부의 토론을 통해 협력할 수 있도록 해줍니다. 파놉토를 사용하면 비디오 전체를 다시 볼 필요 없이 특정 항목을 찾아야 하는 경우 비디오 내의 컨텐츠를 검색할 수도 있습니다.

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