직원들이 복잡한 문제를 해결하고, 새로운 계획을 실행하며, 지식을 공유하기 위해 효율적으로 협력할 수 있을 때 기업은 성공합니다. 현재 많은 팀이 상시 원격 근무를 하고 있는 만큼, 재택 근무 중인 팀원들이 효과적이고 효율적인 협업을 가능하게 하는 화상 협업 도구를 활용할 수 있도록 보장하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다.

Slack이나 Zoom과 같은 협업 도구를 활용하면 원격 근무자들도 어디서든 동료들에게 신속하게 답변을 얻거나 실시간으로 대화를 나눌 수 있습니다. 하지만 세부 사항을 꼼꼼히 전달해야 할 때, 실시간 논의가 필요하지 않은 상황에서도 우리 대부분은 다른 사람들이 내용을 확실히 이해할 수 있도록 설명, 스크린샷, 단계별 안내 등을 모두 포함해 긴 이메일, 프레젠테이션 자료, 문서를 작성하는 데 여전히 몇 시간을 소비하곤 합니다.

이제 타이핑은 그만두고 녹음을 시작할 때입니다.

영상 한 편은 180만 마디 말의 가치를 지닙니다

“한 장의 사진이 천 마디 말보다 낫다”는 말을 들어보셨을 겁니다. 포레스터 리서치(Forrester Research)에 따르면, 1분짜리 동영상은 180만 단어에 해당한다고 합니다. 읽는 데 2분이 걸리는 이메일보다 2분짜리 동영상으로 얼마나 더 많은 정보를 전달할 수 있을지 생각해 보세요. 또한, 단순히 보여주고 설명하는 것보다 상세한 이메일을 작성하는 데 얼마나 더 많은 시간이 소요되는지도 고려해 보시기 바랍니다. 영상은 각 프레임에 풍부한 데이터를 담고 있으며, 이 모든 요소가 조화를 이루어 시청자가 제시된 세부 내용을 이해하고 기억하는 능력을 높여줍니다.

영상은 다음과 같은 원격 업무 운영의 여러 측면에 효율성, 명확성 및 일관성을 쉽게 더해줄 수 있습니다:

• 회의 기록 및 문서화
• 대규모 직원 교육
• 신입 사원 온보딩
• 기업 커뮤니케이션에서 청중의 참여 유도
• 영업팀 지원
• 고객 교육

게다가, 동영상 녹화는 이제 그 어느 때보다 쉬워졌을 뿐만 아니라 글로 작성하는 것보다 훨씬 빠릅니다. 대부분의 화상 회의 솔루션은 클릭 한 번으로 회의나 교육 세션 등을 녹화할 수 있게 해줍니다. 온라인 화면 녹화 도구를 사용하면 프레젠테이션, 단계별 안내, 또는 메시지를 공유 가능한 온디맨드 동영상으로 손쉽게 캡처할 수 있습니다.

원격 팀 간의 협업과 지식 공유를 강화하려면, 현재 널리 보급된 화상 통신 솔루션을 활용하는 다음의 방법들을 고려해 보십시오.

효과적인 화상 협업 4가지 팁

실시간 및 온디맨드 영상 통신을 모두 지원하는 포괄적인 영상 협업 도구 세트를 활용하면, 원격 근무 팀은 가상 회의에 소요되는 시간을 더 효율적으로 활용할 수 있을 뿐만 아니라 비동기적으로 협업할 수도 있습니다. 이를 통해 직원들이 더 심도 있고 생산적인 업무에 집중하는 데 방해가 되는 실시간 통화나 회의의 빈도를 줄일 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:

1. 온라인 회의를 녹화하여 더 많은 성과를 거두세요

좋아하든 싫어하든, 회의는 여전히 직원들이 협력하고 아이디어를 공유하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 그렇기 때문에 기업들은 회의실 하드웨어와 스마트 캘린더부터 다양한 통합 커뮤니케이션 시스템에 이르기까지, 회의 효율을 높이기 위한 도구들에 지속적으로 투자하고 있습니다. 우리는 과거 동료들과 실시간으로 소통하는 데 방해가 되었던 많은 장벽들을 제거해 왔습니다.

하지만 회의가 시작되면 어떻게 될까요? 우리는 여전히 최대한의 효율을 내며 협업하고 있지 못합니다. 논의가 진행되는 동안 우리는 결정 사항을 기록하기 위해 수기로 작성한 메모와 회의록에 의존합니다. 회의가 끝난 후에는 요약본과 향후 계획을 작성하는 데 몇 시간을 소비합니다. 회의 중이든 회의 후든 놓친 세부 사항은 영원히 사라지고 맙니다.

꼭 그럴 필요는 없습니다. 회의를 녹화하면 원격 근무 팀의 구성원들이 회의의 핵심 내용을 다시 확인하거나 실시간으로 참여하지 못한 대화를 볼 수 있게 되어, 팀의 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. 또한 각 회의에서 어떤 내용이 오갔는지 기록으로 남김으로써 회사를 보호하는 역할도 합니다.

더 스마트한 회의 녹화, 간편하게

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans 및 기타 화상 회의 솔루션을 사용하면 회의 녹화가 간편합니다. 하지만 그 다음은 어떻게 해야 할까요? Panopto 화상 회의 Panopto 연동하면 조직 전체에서 회의 녹화를 자동화할 수 있을 뿐만 아니라, 회의 종료 후 공유 및 협업을 간소화할 수 있는 도구도 제공됩니다:

• 안전하고 용량 제한이 없으며 장기적으로 이용할 수 있는 클라우드 스토리지
• SSO 연동 및 동영상 관리로 간편한 공유
• 자동 텍스트 변환 및 자막 생성
• 동영상 내 콘텐츠 검색
• 동영상 내 토론 및 메모
• 간편한 동영상 편집 도구
• 분석 및 인텔리전스

Panopto 활용한 회의 녹화 자동화 및 간소화 방법에 대해 자세히 알아보기 Panopto

2. 비동기식 영상 통신을 통해 협업 부담을 최소화하세요

슬랙(Slack)은 검색 가능한 채팅 기능을 통해 팀원들에게 즉각적인 피드백을 구할 수 있게 함으로써, 업무 커뮤니케이션 방식에 혁명을 일으켰습니다. 하지만 끊임없는 방해는 오히려 원격 팀의 생산성을 떨어뜨리고, 심도 있는 사고 작업에 집중하지 못하게 만듭니다. 게다가 모든 질문에 몇 줄의 텍스트로 답할 수 있는 것은 아닙니다. 세부 사항이 중요하거나, 말로 설명하는 것보다 보여주는 것이 더 쉬울 때, 혹은 입력할 내용이 너무 많을 때는 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈와 같은 협업 도구가 가장 효율적인 수단이 아닙니다.

Panopto영상 협업 도구를 사용하면 모든 참가자를 회의에 모으기 위해 기다리거나, 길고 복잡한 이메일 교환을 거칠 필요가 없습니다. 공유해야 할 정보를 간단히 녹화하면서, 필요한 설명을 음성으로 덧붙이기만 하면 됩니다. Panopto 슬라이드나 화면 녹화를 통해 모든 세부 사항을 간편하게 짧은 동영상으로 담아낼 수 Panopto , 다른 사람들이 마치 여러분의 어깨 너머로 직접 보고 있는 것처럼 내용을 따라갈 수 있습니다. 주문형 동영상 메시지와 프레젠테이션을 통해 동료들은 시간이 날 때마다 바로 시청할 수 있으며, 재생 속도를 조절하고, 동영상 내 콘텐츠를 검색할 수 있을 뿐만 아니라, 동영상 내에 시간 표시가 된 댓글과 질문을 남길 수도 있습니다.

가장 큰 장점은 무엇일까요? Panopto 동영상은 Slack 내에서 바로 검색하고 공유할 수 있으므로, 즐겨 사용하는 커뮤니케이션 도구를 포기하지 않고도 팀원들과 포괄적이고 상세한 정보를 공유할 수 있습니다.

3. 회의 방식을 전환하여 협업 효율을 높이세요

대부분의 조직에서 열리는 회의 중 상당수는 파워포인트 중심의 일방적인 발표 형식으로 진행되며, 실시간 협업이나 프로젝트를 효과적으로 추진할 기회를 거의 제공하지 않아, 결국 전략적 의사결정으로 이어지는 경우가 드뭅니다.

대안이 하나 있습니다. 바로 ‘플립 미팅’입니다. 아마존과 링크드인 같은 혁신적인 기업들이 선도하고, 전 세계 대학에서 도입된 ‘플립 클래스룸’ 모델을 바탕으로 한 플립 미팅은 다음과 같은 이점을 제공합니다:

• 회의에서 낭비한 시간을 되찾으세요
• 참석하는 모든 회의가 생산적인 회의가 되도록 하십시오
• 팀원들이 협력하여 더 현명하고 시의적절한 결정을 내릴 수 있도록 지원하십시오

‘플립드 미팅’에서는 회의 주최자가 참석자들이 적극적으로 참여하기 위해 필요한 정보를 상세히 담은 발표 자료를 미리 녹화하여 회의 전에 참가자들과 공유하고, 예정된 회의 시간 전체를 실시간 협업을 위해 확보합니다.

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4. 신속한 지식 공유를 위해 동영상 기록을 적극 활용하세요

모든 직원은 각자 전문 분야를 가지고 있습니다. 신입 사원 교육, 팀 프로젝트 협업, 혹은 향후 참고를 위한 문서 작성과 같은 목적으로 이러한 노하우를 공유할 수만 있다면 팀의 생산성을 크게 높일 수 있을 것입니다. 하지만 텍스트 기반의 지식 공유 문서를 작성하는 데는 너무 많은 시간이 소요되며, 대면 회의만으로는 확장성이 떨어집니다(특히 자주 공유해야 하는 정보의 경우 더욱 그렇습니다).

동영상은 사정이 다릅니다. 검색이 가능하고 주문형으로 이용할 수 있는 동영상 지식 기반을 활용하면, 텍스트 문서를 작성하는 것보다 훨씬 짧은 시간 내에 상세한 정보를 정리하고 공유할 수 있습니다. Panopto 이미 보유하고 있는 노트북과 웹캠만으로 가장 복잡한 다중 카메라 워크스루, 시연, 설명 영상, 표준 운영 절차, 모범 사례 등을 손쉽게 촬영할 Panopto .

녹화가 완료되면 Panopto 모든 동영상을 보안이 철저히유지되는 중앙동영상 라이브러리에 Panopto 업로드합니다. 이곳에서 동영상은 모든 기기에서 원활하게 재생될 수 있도록 최적화되고, 검색이 가능하도록 색인화됩니다. 이를 통해 팀의 전문 지식을 손쉽게 기록할 수 있을 뿐만 아니라, 조직 내 다른 구성원들도 필요에 따라 쉽게 찾아보고 배울 수 있습니다.

화상 회의를 넘어선 영상 협업

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