Las empresas tienen éxito cuando los empleados son capaces de trabajar juntos de manera eficiente para resolver problemas complejos, ejecutar nuevas iniciativas y compartir conocimientos. Ahora que muchos equipos trabajan a tiempo completo a distancia, es más importante que nunca garantizar que los equipos que trabajan desde casa tengan acceso a herramientas de colaboración por vídeo que permitan una colaboración eficaz y eficiente.

Con herramientas de colaboración como Slack y Zoom, los empleados remotos pueden obtener respuestas rápidas de sus compañeros y mantener conversaciones en tiempo real desde cualquier lugar. Pero cuando los detalles son fundamentales y no es necesaria una conversación en directo, la mayoría de nosotros pasamos horas escribiendo largos correos electrónicos, presentaciones de diapositivas y documentos (con explicaciones, capturas de pantalla, instrucciones paso a paso, etc.) para asegurarnos de que los demás los entienden.

Es hora de dejar de teclear y empezar a grabar.

Un vídeo de colaboración vale más que 1,8 millones de palabras

Ya has oído el dicho: "Una imagen vale más que mil palabras". Pues bien, según Forrester Research, un vídeo de un minuto vale más que 1,8 millones de palabras. Piense en cuánta información adicional puede compartir en un vídeo de 2 minutos que en un correo electrónico que tarda 2 minutos en leerse. Además, piense cuánto más tiempo le lleva escribir un correo electrónico detallado que simplemente mostrar y contar. El vídeo contiene abundantes datos en cada fotograma, que en conjunto mejoran la capacidad del espectador para comprender y recordar los detalles presentados.

El vídeo puede añadir fácilmente eficacia, claridad y coherencia a muchos aspectos de las operaciones empresariales a distancia, entre ellos:

• Grabación y documentación de reuniones
• Formación de empleados a escala
• Incorporación de nuevos empleados
• Implicar al público en las comunicaciones corporativas
• Capacitar a los equipos de ventas
• Educar a los clientes

Además, grabar vídeos es ahora más fácil que nunca y mucho más rápido que escribir. La mayoría de las soluciones de videoconferencia permiten grabar reuniones, sesiones de formación, etc. con un solo clic. En línea permiten grabar rápidamente una presentación, un recorrido o un mensaje en un vídeo a la carta que se puede compartir.

Para mejorar la colaboración y el intercambio de conocimientos entre equipos remotos, considere las siguientes tácticas que aprovechan las soluciones de comunicaciones por vídeo disponibles en la actualidad.

Cuatro consejos eficaces para la colaboración por vídeo

Con una pila completa de herramientas de colaboración de vídeo que admitan comunicaciones de vídeo tanto en directo como a petición, los equipos remotos no sólo pueden aprovechar mejor el tiempo que pasan en reuniones virtuales, sino también colaborar de forma asíncrona, reduciendo la frecuencia de las llamadas y reuniones en directo que a menudo alejan a las personas de un trabajo más profundo y productivo. He aquí cómo:

1. Saca más partido a tus reuniones en línea grabándolas

Las amen o las odien, las reuniones siguen siendo una de las formas más eficaces que tienen los empleados de colaborar y compartir ideas. Por eso las empresas siguen invirtiendo en herramientas para optimizar las reuniones, desde equipos para salas de conferencias y calendarios inteligentes hasta todo tipo de sistemas de comunicaciones unificadas. Hemos eliminado muchas de las barreras que antes impedían nuestra capacidad para conectar con los compañeros de trabajo en tiempo real.

Pero, ¿qué ocurre una vez que empieza la reunión? Seguimos sin colaborar tan eficazmente como podríamos. Durante el debate, dependemos de notas y actas manuales para documentar las decisiones. Después, pasamos horas redactando resúmenes y los próximos pasos. Cualquier detalle que se nos pase por alto, ya sea durante la reunión o después, se pierde.

No tiene por qué ser así. Grabar las reuniones puede ayudar a que los equipos remotos sean más productivos, ya que les permite volver a revisar los momentos clave de la reunión o ver las conversaciones a las que no pudieron asistir en directo. También puede proteger a su empresa al proporcionar un registro de lo que ocurrió durante cada interacción.

Grabación inteligente de reuniones

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans y otras soluciones de videoconferencia facilitan la grabación de reuniones. Pero, ¿y después qué? La integración Panopto su sistema de videoconferencia no solo le permite automatizar la grabación de reuniones en toda su organización, sino que también le proporciona las herramientas necesarias para simplificar el intercambio y la colaboración una vez finalizada la reunión:

• Almacenamiento en la nube seguro, ilimitado y a largo plazo
• Integración SSO y gestión de vídeo para compartir fácilmente
• Transcripción y subtitulado automáticos
• Buscar contenido dentro de los vídeos
• Debates y notas en vídeo
• Herramientas sencillas de edición de vídeo
• Análisis e inteligencia

Más información sobre cómo automatizar y simplificar la grabación de reuniones con Panopto

2. Minimizar la sobrecarga de colaboración con comunicaciones de vídeo asíncronas

Slack ayudó a revolucionar la forma en que nos comunicamos en el trabajo, permitiendo a la gente obtener instantáneamente información rápida de sus compañeros de equipo a través de un chat con función de búsqueda. Pero las constantes interrupciones hacen que los equipos remotos sean menos productivos, alejándolos del trabajo cognitivo más profundo. Y no todas las preguntas pueden responderse con unas pocas líneas de texto. Cuando los detalles son críticos, cuando es más fácil mostrar en lugar de contar, o cuando hay demasiado que escribir, Slack y otras herramientas de colaboración como Microsoft Teams simplemente no son los canales más eficientes.

Con las herramientas de colaboración en vídeo Panopto, no tendrás que esperar a que todos se reúnan ni lidiar con largas cadenas de correos electrónicos. Simplemente graba la información que necesites compartir y añade una explicación de audio sobre la marcha. Panopto la captura de cada detalle en un vídeo rápido con diapositivas o una grabación de pantalla para que los demás puedan seguirlo como si estuvieran mirando por encima de su hombro. Con los mensajes y presentaciones de vídeo bajo demanda, los compañeros de trabajo pueden verlos en cuanto tienen unos minutos, acelerar o ralentizar la velocidad de reproducción, buscar el contenido dentro del vídeo e incluso dejar comentarios y preguntas con marca de tiempo dentro del vídeo.

¿Lo mejor de todo?Los vídeos Panopto se pueden buscar y compartir directamente en Slack, por lo que podrás seguir compartiendo información completa y detallada con tus compañeros de equipo sin tener que renunciar a tu herramienta de comunicación favorita.

3. Dé la vuelta a sus reuniones para mejorar la colaboración

Demasiadas reuniones en la mayoría de las organizaciones son conferencias basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de colaborar en tiempo real, haciendo avanzar eficazmente los proyectos y, a menudo, dando lugar a la toma de decisiones estratégicas.

Existe una alternativa: la reunión invertida. Impulsada por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y basada en el modelo del aula invertida que se ha implantado en universidades de todo el mundo, la inversión de las reuniones puede ayudarte:

• Recuperar el tiempo perdido en reuniones
• Asegúrese de que todas las reuniones a las que asista sean productivas
• Permita a sus equipos tomar decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración.

En una flipped meeting, el organizador de la reunión graba una presentación en la que se detalla la información que los asistentes necesitan para contribuir plenamente, la comparte con los participantes antes de la reunión y conserva la totalidad de la reunión programada para la colaboración en tiempo real.

Obtenga más información descargando la guía completa sobre cómo dar la vuelta a sus reuniones >

4. Adoptar la documentación en vídeo para compartir rápidamente los conocimientos

Todos los empleados son expertos en algo. Hacer que todo ese conocimiento se pueda compartir, ya sea para formar a alguien nuevo, colaborar en proyectos de equipo o simplemente crear documentación para futuras consultas, podría ayudar a que sus equipos fueran mucho más productivos si fuera más fácil. Pero los documentos de intercambio de conocimientos basados en texto simplemente tardan demasiado en producirse, y reunirse en persona simplemente no es escalable (especialmente para la información que debe compartirse a menudo).

El vídeo es diferente. Con una base de conocimientos de vídeo bajo demanda y con función de búsqueda, puede documentar y compartir información detallada en mucho menos tiempo del que se tardaría en crear un documento de texto. Panopto la captura incluso de las explicaciones, demostraciones, procedimientos operativos estándar, mejores prácticas y demás contenidos más complicados con múltiples cámaras, utilizando los ordenadores portátiles y las cámaras web que ya tienen.

Después de grabar, Panopto sube Panopto todos los vídeos a subiblioteca de vídeos centralizada y segura, donde se optimizan para su reproducción en cualquier dispositivo y se indexan para su búsqueda. De esta forma, los conocimientos de su equipo no solo son fáciles de documentar, sino que también son fáciles de encontrar y aprender bajo demanda para otras personas de su organización.

Lleve la colaboración por vídeo más allá de la videoconferencia

Maximice la colaboración y la productividad con un conjunto más amplio de herramientas de colaboración por vídeo. Panopto soluciones gratuitas y de pago que complementan su software de videoconferencia para que los equipos remotos puedan colaborar de forma más eficaz.

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