Las empresas prosperan cuando sus empleados pueden colaborar eficazmente para resolver problemas complejos, ejecutar nuevas iniciativas y compartir conocimientos. Dado que muchos equipos trabajan ahora a distancia a tiempo completo, es más importante que nunca garantizar que quienes trabajan desde casa tengan acceso a herramientas de colaboración por vídeo que permitan una colaboración eficaz y eficiente.

Gracias a herramientas de colaboración como Slack y Zoom , los empleados que trabajan a distancia pueden obtener respuestas rápidas de sus compañeros y mantener conversaciones en tiempo real desde cualquier lugar. Pero cuando es fundamental abordar los detalles y no es necesaria una discusión en directo, la mayoría de nosotros seguimos dedicando horas a redactar extensos correos electrónicos, presentaciones y documentos —con explicaciones, capturas de pantalla, instrucciones paso a paso y mucho más— para asegurarnos de que los demás nos entiendan.

Es hora de dejar de escribir y empezar a grabar.

Una colaboración en vídeo equivale a 1,8 millones de palabras.

Seguro que has oído el dicho: «Una imagen vale más que mil palabras». Pues bien, según Forrester Research, un vídeo de un minuto equivale a 1,8 millones de palabras . Piensa en cuánta información adicional puedes compartir en un vídeo de dos minutos en comparación con un correo electrónico que se lee en el mismo tiempo. Además, considera cuánto más tiempo te lleva escribir un correo electrónico detallado que simplemente mostrar y explicar algo. El vídeo contiene abundante información en cada fotograma, la cual, en conjunto, mejora la capacidad del espectador para comprender y recordar los detalles presentados.

El vídeo puede aportar fácilmente eficiencia, claridad y coherencia a muchos aspectos de las operaciones comerciales remotas, entre ellos:

• Registro y documentación de reuniones
• Capacitación de empleados a gran escala
• Incorporación de nuevos empleados
• Cómo involucrar al público en las comunicaciones corporativas
• Capacitar a los equipos de ventas
• Educar a los clientes

Además, grabar vídeos es ahora más fácil que nunca y mucho más rápido que escribir. La mayoría de las soluciones de videoconferencia permiten grabar reuniones, sesiones de formación y mucho más con un solo clic. Los grabadores de pantalla online facilitan la captura de presentaciones, tutoriales o mensajes en vídeos que se pueden compartir bajo demanda.

Para mejorar la colaboración y el intercambio de conocimientos entre equipos remotos, considere las siguientes tácticas que aprovechan las soluciones de comunicación por vídeo disponibles en la actualidad.

Cuatro consejos eficaces para la colaboración en vídeo

Con un conjunto completo de herramientas de colaboración por vídeo que admiten comunicaciones de vídeo tanto en directo como bajo demanda, los equipos remotos no solo pueden aprovechar mejor el tiempo dedicado a las reuniones virtuales, sino también colaborar de forma asíncrona , reduciendo la frecuencia de las llamadas y reuniones en directo que a menudo impiden que las personas se centren en un trabajo más profundo y productivo. Así es como funciona:

1. Sácale más partido a tus reuniones online grabándolas.

Nos gusten o no, las reuniones siguen siendo una de las formas más eficaces para que los empleados colaboren y compartan ideas. Por eso, las empresas continúan invirtiendo en herramientas para optimizar las reuniones: desde equipos para salas de conferencias y calendarios inteligentes hasta todo tipo de sistemas de comunicaciones unificadas. Hemos eliminado muchas de las barreras que antes impedían conectar con los compañeros de trabajo en tiempo real.

Pero, ¿qué sucede una vez que comienza la reunión? Seguimos sin colaborar con la eficacia que podríamos. Durante la discusión, dependemos de notas y actas manuscritas para documentar las decisiones. Después, dedicamos horas a redactar resúmenes y a definir los próximos pasos. Cualquier detalle que se pase por alto, ya sea durante la reunión o posteriormente, se pierde.

No tiene por qué ser así. Grabar las reuniones puede aumentar la productividad de los equipos remotos, permitiéndoles revisar momentos clave o conversaciones a las que no pudieron unirse en directo. Además, protege a la empresa al proporcionar un registro de lo ocurrido en cada interacción.

Grabar reuniones de forma más inteligente es ahora más fácil.

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans y otras soluciones de videoconferencia facilitan la grabación de una reunión. Pero, ¿y después? Integración Panopto Con su sistema de videoconferencias, no solo tendrá la posibilidad de automatizar la grabación de reuniones en toda su organización, sino que también contará con las herramientas necesarias para simplificar el intercambio y la colaboración una vez finalizada la reunión:

• Almacenamiento en la nube seguro, ilimitado y a largo plazo.
• Integración de inicio de sesión único (SSO) y gestión de vídeo para compartir fácilmente.
• Transcripción y subtitulado automáticos
• Buscar contenido dentro de los vídeos
• Discusiones y notas en el video
• Herramientas sencillas de edición de vídeo
• Análisis e inteligencia

Obtenga más información sobre cómo automatizar y simplificar la grabación de reuniones con Panopto >

2. Minimizar la sobrecarga de colaboración con comunicaciones de vídeo asíncronas.

Slack revolucionó la comunicación en el trabajo, permitiendo obtener información rápida de los compañeros mediante un chat con función de búsqueda. Sin embargo, las interrupciones constantes reducen la productividad de los equipos remotos , impidiendo que se centren en tareas cognitivas más profundas. Además, no todas las preguntas se pueden responder con unas pocas líneas de texto. Cuando los detalles son cruciales, cuando es más fácil mostrar que explicar, o cuando hay demasiado que escribir, Slack y otras herramientas de colaboración como Microsoft Teams simplemente no son los canales más eficientes.

Con Panopto Con las herramientas de colaboración de vídeo, no tienes que esperar a que todos estén en una reunión ni lidiar con una larga cadena de correos electrónicos. Simplemente graba la información que necesites compartir y añade una explicación de audio a medida que avanzas. Panopto Permite capturar fácilmente cada detalle en un vídeo corto con diapositivas o una grabación de pantalla para que otros puedan seguir la presentación como si estuvieran mirando por encima de tu hombro. Con mensajes y presentaciones de vídeo a demanda, los compañeros pueden verlos en cuanto tengan unos minutos libres, acelerar o ralentizar la reproducción, buscar contenido dentro del vídeo e incluso dejar comentarios y preguntas con marca de tiempo.

¿Lo mejor de todo? Panopto Los vídeos se pueden buscar y compartir directamente en Slack , por lo que puedes seguir compartiendo información completa y detallada con tus compañeros de equipo sin tener que renunciar a tu herramienta de comunicación favorita.

3. Dale la vuelta a tus reuniones para mejorar la colaboración.

En la mayoría de las organizaciones, demasiadas reuniones son presentaciones basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de colaboración en tiempo real, lo que dificulta el avance de los proyectos y, a menudo, la toma de decisiones estratégicas.

Existe una alternativa: la reunión invertida . Impulsada por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y basada en el modelo del aula invertida que se ha implementado en universidades de todo el mundo, invertir tus reuniones puede ayudarte a:

• Recupere el tiempo perdido en reuniones.
• Asegúrese de que cada reunión a la que asista sea productiva.
• Capacita a tus equipos para que tomen decisiones más inteligentes y oportunas de forma colaborativa.

En una reunión invertida, el organizador graba una presentación que detalla la información que los asistentes necesitan para contribuir plenamente, la comparte con los participantes antes de la reunión y conserva la totalidad de la reunión programada para la colaboración en tiempo real.

Obtén más información descargando la guía completa para transformar tus reuniones >

4. Adopte la documentación en vídeo para compartir conocimientos rápidamente.

Cada empleado es experto en algo. Compartir todo ese conocimiento —ya sea para capacitar a alguien nuevo, colaborar en proyectos de equipo o simplemente crear documentación para futuras consultas— podría aumentar considerablemente la productividad de los equipos si fuera más sencillo. Sin embargo, la creación de documentos de intercambio de conocimientos en formato de texto lleva demasiado tiempo, y las reuniones presenciales no son escalables (especialmente para información que necesita compartirse con frecuencia).

El vídeo es diferente. Con una base de conocimientos en vídeo , con función de búsqueda y disponible bajo demanda, puedes documentar y compartir información detallada en mucho menos tiempo que creando un documento de texto. Panopto Facilita la captura incluso de los recorridos multicámara más complejos, demostraciones, explicaciones, procedimientos operativos estándar, mejores prácticas y mucho más, utilizando los ordenadores portátiles y las cámaras web que ya tienen.

Tras la grabación, Panopto sube automáticamente cada vídeo a tu biblioteca de vídeo central y segura, donde se optimiza para su reproducción en cualquier dispositivo y se indexa para su búsqueda. De este modo, la experiencia de tu equipo no solo es fácil de documentar, sino que también resulta accesible para otros miembros de tu organización, quienes pueden consultarla y aprender de ella cuando lo necesiten .

Llevar la colaboración por vídeo más allá de la videoconferencia.

Maximiza la colaboración y la productividad con un conjunto más amplio de herramientas de colaboración por vídeo. Panopto Ofrece soluciones gratuitas y de pago que retoman las funciones de tu software de videoconferencia para que los equipos remotos puedan colaborar de forma más eficaz.

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