Eine Sichtweise von Sam Crumley, Vizepräsident für Mitarbeitererfahrung bei Panopto

Bevor ich Panopto Vice President of Employee Experience zu Panopto kam, war ich in verschiedenen Funktionen im Bereich Learning and Development (L&D) und Human Resources tätig. Ich habe in verschiedenen Branchen gearbeitet und war für einige der größten Blue-Chip-Unternehmen der Welt tätig. Natürlich stand ich während meiner Zeit in diesen Positionen vor einer Reihe von Herausforderungen. Diese reichten von der Frage, wie man Teams an entfernten Standorten miteinander verbindet, bis hin zum Thema, wie man Veränderungen effektiv managt.

In einem Webinar, das in Zusammenarbeit mit Personnel Todayhabe ich sieben Herausforderungen beschrieben, mit denen ich in meinen früheren Jobs konfrontiert war, wie ich sie damals gelöst habe und - ganz wichtig - wie ich sie heute lösen würde, wenn ich damals gewusst hätte, was ich heute über das Potenzial von Video zur Veränderung der Unternehmenskultur durch Schulung und Kommunikation weiß. Die sieben Herausforderungen, die ich behandelt habe, waren:

• Wissenserfassung und -austausch
• Verwaltung von Leistungserwartungen
• On-Demand-Schulung vor Ort
• Microlearning
• Produktbewusstseinsschulung
• Änderungsmanagement
• Verbesserung der Fernverbindungen

Ich werde Sie nacheinander durch diese Bereiche führen und Ihnen zeigen, wie Video Ihre Herangehensweise an diese Art von L&D- und HR-Herausforderungen erheblich verbessern kann.

Video für Wissenserfassung und -austausch

In meinem ersten Beispiel habe ich über meine Zeit bei einer spezialisierten Beratungsfirma nachgedacht. Dieses Beratungsunternehmen hatte Hunderte von abrechenbaren Mitarbeitern, die über das ganze Land verteilt waren, und keine L&D-Funktion. Wichtiges organisatorisches Wissen und Fachwissen konzentrierte sich auf einige wenige Schlüsselmitarbeiter und einige wenige Schlüsselressourcen, was die Herausforderungen für das Unternehmen verstärkte. Diese Herausforderungen konzentrierten sich sowohl auf die Verfügbarkeit dieser Ressourcen und Mitarbeiter als auch auf die räumliche Nähe, wenn wir Schulungen für entfernte Teammitglieder durchführen mussten.

Dies waren zwar wichtige Themen, die angegangen werden mussten, aber ich sah auch noch größere Möglichkeiten, die Unternehmenskultur zu fördern, indem wir die Kernwerte des Unternehmens stärken, bessere Mechanismen finden, mit denen wir das Fachwissen unserer Mitarbeiter anerkennen, die Mitarbeiter auf sinnvollere Weise einbinden und Ad-hoc-Anfragen nach Ressourcen reduzieren.

Damals haben wir die Notwendigkeit, die Erfassung und Weitergabe von Wissen durch die Mitarbeiter zu verbessern, durch jährliche, auf Meilensteinen basierende Schulungen sowie durch monatliche Live-Veranstaltungen, bei denen der Wissensaustausch gefördert wurde, angegangen. Es gab jedoch nach wie vor einige Probleme, die sich vor allem auf drei Arten manifestierten:

• Ein Großteil der wichtigsten Lerninhalte wurde nach Bedarf "am Rande" erstellt
• Wir verfügten über keine Analysen oder Bewertungen des Werts oder der Auswirkungen unserer Schulungs- und Wissensaustauschaktivitäten.
• Wir hatten einen wachsenden Bestand an Einzeldokumenten

Wenn ich darüber nachdenke, wie ich dieses Projekt heute, mit meinem Wissen über Video, durchführen würde, denke ich, dass eine videofähige Lösung für dieses Unternehmen folgendermaßen ausgesehen hätte. Das hätten wir tun können:

• Erstellung von wiederverwendbaren Videos, die Fachexperten aufnehmen
• Umgekehrte Schulungsansätze im Vorfeld von Live-Veranstaltungen angeboten
• Analyse der Nutzung dieser Videos und Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Bessere Unterstützung der Kundenarbeit durch die Zugänglichkeit von Videoinhalten
• Ermöglicht die effektive Kuratierung von Videos durch die Insider-Videosuche

 

Video für das Management von Leistungserwartungen

In einer anderen früheren Funktion musste ich Führungskräfte in einem neuen Leistungsmanagementprozess schulen. Zwei Schlüsselelemente dieses Schulungsprojekts bestanden darin, ihnen zu helfen, die Leistungserwartungen zu verstärken und effektiv zu vermitteln, wie gute Praktiken für Führungskräfte aussehen.

Wie im vorangegangenen Beispiel gab es eine Reihe von Möglichkeiten, die Unternehmenskultur im Rahmen dieses Prozesses zu verbessern. Ich war zum Beispiel der Meinung, dass wir dies nutzen könnten, um die Sichtbarkeit der Führungskräfte zu erhöhen, um die Erwartungen der Führungskräfte besser zu erfüllen und um die Grundwerte des Unternehmens zu stärken.

Wie habe ich dieses Projekt seinerzeit gemanagt? Nun, wir führten eine "Push"-Kampagne durch, in der wir den neuen Prozess erläuterten. Dies wurde durch schriftliche Anweisungen und Anleitungen unterstützt. Wir entschieden uns für einen "kaskadierenden" Ansatz für die Schulung, bei dem die Abteilungen den Prozess bis hinunter zu den Managern selbst in die Hand nehmen sollten. Dies hatte zwar einige Vorteile im Hinblick auf eine wirksame Verbreitung der Push-Kampagne, eröffnete aber auch die Möglichkeit, dass die Manager nicht unbedingt auf einheitliche Weise mit ihren Vorgesetzten kommunizierten.  

Wenn ich dieses Szenario aus meiner heutigen Perspektive betrachte, wie hätte dann eine videofähige Lösung für diese Herausforderung ausgesehen? Nun, das hätten wir tun können:

• Erstellung detaillierter Schulungsvideos, die bei Bedarf auf Abruf zur Verfügung stehen würden
• Aufbau einer Datenbank mit Video-Ressourcen für die Einarbeitung neuer Manager und für bestehende Manager, auf die sie vor Leistungsgesprächen zurückgreifen können
• Verfolgung der Akzeptanz und Annahme dieser Materialien
• Sicherstellung der Konsistenz der Nachrichtenübermittlung durch Bereitstellung von Standardinhalten auf Abruf, so dass die Manager keine Informationen mehr weitergeben müssen

 

Video für On-Demand-Schulungen vor Ort

Mein drittes Beispiel stammt aus meiner Arbeit mit einem Versorgungsunternehmen. Dieser Sektor steht vor einigen sehr unmittelbaren Herausforderungen, da er eine alternde Belegschaft hat, die insgesamt über einen riesigen Vorrat an hochspezialisiertem Wissen verfügt. Die Unternehmen dieses Sektors versuchen, neue Mitarbeiter einzustellen und sie schnell auf den neuesten Stand zu bringen, da sie wissen, dass bald rund 50 % ihrer erfahrensten Mitarbeiter in den Ruhestand gehen werden und, wenn das Unternehmen nicht aufpasst, ihr gesamtes Wissen mitnehmen.

In dem Unternehmen, mit dem ich zusammengearbeitet habe, gab es auch das Problem, dass alle Live-Schulungsveranstaltungen zwangsläufig produktive Mitarbeiter aus dem Feld nehmen.

Doch wie bei jeder Herausforderung gab es auch Chancen. Ich sah darin eine Chance, die wahrgenommenen Generationsunterschiede zu überwinden, da die etablierten Arbeitnehmer in der Lage sind, künftige Jahrgänge zu betreuen und zu schulen und den Wert von Betriebszugehörigkeit und Erfahrung zu demonstrieren. Ich war auch der Meinung, dass dies eine Kultur der Qualität und Sicherheit unter den Arbeitnehmern wirklich stärken könnte.

Wie haben sie diese Herausforderungen dann gelöst? Nun, mit einer zentralisierten L&D-Funktion, die für die Inhalte verantwortlich ist, und einer Fülle von erfahrenen Mitarbeitern war es nicht allzu schwierig, eine Reihe von Ressourcen zu erstellen. Diese Ressourcen wurden durch das Angebot regelmäßiger Live-Schulungen sowohl an den Standorten vor Ort als auch in der Zentrale ergänzt.

Wenn ich jetzt darüber nachdenke, denke ich, dass das Endergebnis noch besser gewesen wäre, wenn wir Video hätten verwenden können. Wir wären dazu in der Lage gewesen:

• Einbindung der Außendienstmitarbeiter in die Erstellung von Inhalten in einem viel breiteren Rahmen, indem mehr Mitarbeiter Prozesse und Verfahren aufzeichnen können, insbesondere durch die Nutzung mobiler Geräte im Außendienst.
• Behalten Sie die nuancierte Wissen der Rentner - nicht nur aufzeichnen , was sie wissen, sondern auch , wie sie bestimmte Dinge getan haben. Dieses "eingebettete" Wissen über physische, praktische Prozesse lässt sich nur schwer über ein anderes Medium erfassen, aber Video eignet sich perfekt dafür.
• Erstellen Sie aktualisierte/erweiterte Videos, wenn sich die Bedingungen ändern.

 

Video für Microlearning

Als ich für eine Organisation des Gesundheitswesens arbeitete, wurden mir die potenziellen Vorteile des Just-in-Time-Lernens oder des Mikrolernens sehr bewusst. Die Fachkräfte, mit denen ich zu tun hatte, waren zeitlich stark eingespannt, aber die Organisation hatte verständlicherweise hohe Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften und die Ergebnisse für die Patienten. Die Mitarbeiter wurden häufig beurteilt, so dass es wichtig war, zeitnahe Weiterbildungsmaßnahmen zu entwickeln, die ihrem schnellen Zeitplan entsprachen.

Als ich darüber nachdachte, wie ich diese Mitarbeiter am besten unterstützen könnte, wurde mir klar, dass die richtigen Lernressourcen die persönliche Entwicklung und den internen Aufstieg besser fördern könnten. Ich wusste auch, dass eine verstärkte Patientenorientierung die Marke und den Ruf des Unternehmens nur verbessern würde. All dies würde dazu beitragen, die Unternehmenskultur erheblich zu verbessern.  

Wir begannen damit, die besonderen Herausforderungen dieser Organisation anzugehen, indem wir "Pausenraum"-Schulungen einführten, so dass die Mitarbeiter auch außerhalb der Stationen Zugang zu kurzen Mikro-Lerneinheiten hatten. Dies wurde mit virtuellen Meetings kombiniert. Das Unternehmen legte großen Wert auf die Schulung neuer Mitarbeiter und nutzte Materialien von Anbietern, um die Mitarbeiter in speziellen Werkzeugen und komplexen Geräten zu schulen. Die Fachleute erstellten auch auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtete Schulungen zu medizinischen Verfahren.

Wie würde ich dieses Projekt angehen, nachdem ich nun weiß, was ich über Video weiß? Nun, zunächst einmal haben wir zwar erhebliche Fortschritte bei der Schulung neuer Mitarbeiter gemacht und das kontinuierliche Lernen durch Schulungen in den Pausenräumen unterstützt, aber es fehlte uns ein flexibles Instrument, um echtes Lernen "unterwegs" zu unterstützen. Mit Video hätte ich das geschafft:

• Abrufbare und aufgabenbezogene Videos (für die Schulung "Was ich jetzt wissen muss")
• Mobilfähige Videoinhalte, damit das Personal bei den Patienten bleibt, auch wenn es etwas überprüfen muss
• Ressourcen für die Patientenaufklärung, um ihnen zu helfen, nach der Entlassung aus dem Krankenhaus besser mit ihrer eigenen Erkrankung umzugehen
• Dynamische Videoinhalte mit Quizfragen zur Überprüfung des Verständnisses für die Einhaltung der Vorschriften und soziale Funktionen für Diskussionen und Wissensaustausch

 

Video für die Produktaufklärungsschulung

Eine weitere Rolle, über die ich während des Webinars nachdachte, war die Zeit, als ich für ein nationales Finanzdienstleistungs-Infrastrukturunternehmen arbeitete. Dieses Unternehmen legte besonderen Wert auf Kundenzufriedenheit und war in einer stark wettbewerbsorientierten Branche tätig. Das Unternehmen hatte regionale Vertriebsbüros und eine zentrale L&D-Unterstützung. Pop-up"-Schattenschulungen fanden statt, wenn die unternehmenseigene L&D nicht in der Lage war, Unterstützung anzubieten. Es war wichtig, mit diesem Do-it-yourself-Ansatz zu arbeiten, anstatt ihn zu ersetzen, da er die Möglichkeit bot, "Lernhelden" zu identifizieren und ihnen Anerkennung für die Weitergabe ihres Fachwissens zu geben.

Wie habe ich also das Lernen in diesem Szenario unterstützt? Ich beschloss, sowohl das zentralisierte L&D-Angebot als auch den "DIY"-Ansatz zu nutzen, um eine hybride Lernumgebung zu schaffen. Ich nutzte das unternehmenseigene Learning Management System (LMS), um Inhalte zu hosten, und arbeitete mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um Entscheidungen über den genauen Inhalt und die Bereitstellung zu treffen. Das Schulungsmaterial wurde jedoch in der Regel von den Mitarbeitern und nicht von den Lehrplanern erstellt. Auf diese Weise konnten sie den Komfort und die Konsistenz nutzen, die die zentralen Ressourcen boten, und gleichzeitig sicherstellen, dass die Lernressourcen sehr relevant waren.

Wie hätte eine videofähige Lösung in diesem Szenario ausgesehen? Nun, das hätte sie:

• Verstärkung der Erstellung von Inhalten durch die Mitarbeiter
• Ermöglichte es uns, Videos ohne komplizierte Formatierung in das LMS zu integrieren
• Sicherstellung der Wiederverwendbarkeit von Inhalten in Vertrieb und Support
• Bietet der Geschäftsleitung einen besseren Überblick über den Verbrauch von Schulungsmaterial
• Bessere Durchsuchbarkeit der Inhalte zur Unterstützung des Just-in-Time-Lernens

 

Video für Change Management

Im Laufe meiner beruflichen Laufbahn war ich an vielen Change-Management-Projekten beteiligt. In einem Fall durchlief die betreffende Organisation einen großen Wandel - sie wechselte von einem internen Lern- und Entwicklungsangebot zu einem vollständig ausgelagerten Modell für die Planung, Entwicklung und Bereitstellung von Inhalten, die LMS-Verwaltung und den Endbenutzersupport.

Dieses Projekt bot uns die Gelegenheit, den Fokus auf Qualität und Kundenservice in der Organisation zu verstärken, die Einzigartigkeit ihres Geschäftsmodells innerhalb der Branche zu würdigen und zu überprüfen, wie neue Mitarbeiter mit hoher Fluktuation schnell integriert werden können.

Als ich den Ansatz für das Veränderungsmanagement in der Organisation entwickelte, sorgte ich dafür, dass die Interessengruppen in allen Phasen in hohem Maße einbezogen wurden, um sicherzustellen, dass wir das Engagement aufrechterhalten. Dazu waren viele Reisen nötig, um die Bedürfnisse und Meinungen der Mitarbeiter in der Praxis zu erfahren. Außerdem habe ich einen neuen Arbeitsablauf für die zentralisierte Schulung von Führungskräften und die Einarbeitung neuer Gruppen entwickelt.

Rückblickend denke ich, dass die Initiative mit Video noch effektiver hätte durchgeführt werden können. Es hätte uns ermöglicht, die Schulungsmaterialien einheitlicher zu gestalten, unabhängig davon, welcher Ausbilder die Schulung erstellt und wo er sich befindet. Wir wären auch in der Lage gewesen, die kulturellen Eigenheiten des Unternehmens per Video einzufangen, was auf andere Weise nur schwer möglich gewesen wäre. Hier ist, was ich dem ursprünglichen Change-Management-Mix hinzugefügt hätte:

• Demonstrationsvideos für Abteilungen und Standorte
• Videofeedback und kurze Videoeinblicke in Themen aus den verschiedenen Büroregionen
• Mehr On-Demand-Video-Optionen, um Reisen für persönliche Schulungen zu reduzieren
  

 

Video zur Verbesserung von Fernverbindungen

Das letzte Beispiel, das ich während des Webinars anführte, bezog sich auf meine Erfahrungen mit der Zusammenarbeit von Remote-Teams. Während viele Organisationen, mit denen ich gearbeitet habe, in verschiedenen Regionen tätig waren, wählte ich als Beispiel eine kanadische Regierungsbehörde, die mit begrenztem Budget Dienstleistungen in weiten Gebieten erbrachte. Diese Organisation hatte Probleme mit der Fluktuation und der Personalbesetzung. Die Mitarbeiter befanden sich oft an sehr abgelegenen Orten, was persönliche Schulungen schwierig machte.

Mit Blick auf die Möglichkeiten, die ich hatte, um die Unternehmenskultur zu verbessern, wusste ich, dass es wichtig sein würde, die Verbindungen zur Hauptniederlassung zu stärken und Missverständnisse oder Unverständnis zwischen den Standorten abzubauen. Außerdem wollte ich das regionale Fachwissen verbessern und den Mitarbeitern an den entfernten Standorten berufliche Entwicklungsmöglichkeiten eröffnen.

Der Ansatz, den ich damals verfolgte, beinhaltete regelmäßige Reisen zum Hauptbüro und die Erstellung zentraler Inhalte, die wir an andere Standorte "verschickten". Virtuelle Meetings wurden genutzt, um entfernte Teams zusammenzubringen und boten eine Mischung aus interner und externer Inhaltserstellung.

Wie hätte ein Video in diesem Fall geholfen? Nun, es hätte es mir ermöglicht:

• Erstellung von Inhalten in einem stärker verteilten Modell mit mehr Input von den Remote-Teams
• Leichteres Sammeln von regionalem Fachwissen
• Erhöhung der Sichtbarkeit der L&D-Funktion mit weniger Reisen
• Aufrechterhaltung des Markenauftritts der Organisation ohne den Kauf externer Inhalte
• Bieten Sie Optionen zum Herunterladen von Videoinhalten für Menschen mit Bandbreitenproblemen an.
• Effizientere Erstellung interner und externer Versionen von Inhalten
  

 

Tipps für einen Kulturwandel mit videogestützter Schulung und Kommunikation

Was würde ich also, wenn ich an all diese Beispiele denke, einem Kollegen aus den Bereichen L&D, HR oder Employee Engagement sagen, der darüber nachdenkt, Videos zur Lösung seiner Lern- und Kommunikationsprobleme und zur Verbesserung der Unternehmenskultur einzusetzen? Ich würde betonen:

• Konzentration auf die Problembereiche, um sicherzustellen, dass die Videolösung die wichtigsten Probleme angeht
• Einbeziehung der Nutzer in die Erstellung von Arbeitsabläufen und Inhalten, um die Relevanz sicherzustellen
• Nutzung (und Integration) der vorhandenen Technologie - zum Beispiel des LMS

Wie können Sie die Akzeptanz von Videos fördern, sobald Sie damit begonnen haben? In diesem Fall würde ich Folgendes vorschlagen:

• Bestätigung der kulturellen Auswirkungen zur Anpassung und Verstärkung
• Flexibilität für neue Anwendungsfälle, wenn die Menschen mit Video experimentieren
• Erst der Inhalt, dann das Format

Mein letzter Ratschlag lautet, dass Sie den Erfolg messen sollten. Ich würde nicht nur den Konsum von Videoinhalten betrachten, sondern auch Dimensionen wie Zufriedenheit, soziale Interaktion und natürlich die Endergebnisse für das Unternehmen messen. Ich würde auch die Breite und Tiefe Ihrer Videoinhalte und die Wiederverwendbarkeit der vorhandenen Inhalte prüfen, um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Verbesserung Ihrer Unternehmenskultur durch Video ziehen.

Sind Sie daran interessiert, Ihre Unternehmenskultur mit Hilfe von Video zu verändern? Kontaktieren Sie unser Team und fordern Sie eine kostenlose Testversion an.

 

Eine On-Demand-Version des Webinars, in dem ich diese Ideen ursprünglich vorgestellt habe, können Sie hier auf der Website von Personnel Today abrufen: https://www.personneltoday.com/hr/improve-company-culture-by-using-video-webinar/