Im Jahr 2020, als die COVID-19-Pandemie weltweit wütete, suchte Ashisuto nach neuen technischen Wegen, was das Unternehmen auf die Panopto aufmerksam machte. Da Ashisuto sich der Notwendigkeit bewusst war, während der Pandemie den Zusammenhalt zu stärken und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu verbessern, war das Unternehmen der Ansicht, dass der Wissensaustausch per Video ein wirkungsvolles Kommunikationsmittel sein würde, und begann mit der Evaluierung Panopto.
Um die Möglichkeiten von Panopto voll auszuschöpfen, forderte Ashisuto seine 1200 Mitarbeiter auf, Videobotschaften hochzuladen, in denen sie sich vorstellen. Da viele Mitarbeiter mit diesen Videos interagieren konnten, wurden sie auf vielfältige Weise genutzt, und der Einsatz von Videos hat sich im Unternehmen so sehr etabliert, dass mittlerweile über 1000 Nutzer das System gleichzeitig nutzen und jeden Monat mehr als 200 Mitarbeiter neue Inhalte hochladen. Das für die Panopto von Panopto zuständige Team, das alsPanopto bezeichnet wird, ist der Ansicht, dass sich eine Kultur der Kommunikation mittels Videoclips etabliert hat.
Die Herausforderung
Die COVID-19-Pandemie hat alles verändert, als weltweit der Ausnahmezustand ausgerufen wurde. Shinnosuke Matsuyama, Leiter des Teams für die gemeinsame Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, hatte den Auftrag erhalten, neue Geschäftsfelder für Ashisuto zu erschließen.
Herr Matsuyama stellte fest, dass er aufgrund der COVID-19-Pandemie mehr Zeit damit verbrachte, sich Videoinhalte anzusehen, als mit Menschen zu sprechen, und war daher der Ansicht, dass Panopto, das es Nutzern ermöglicht, Videoinhalte frei zu bearbeiten, das Potenzial habe, während der Pandemie als neue Form der Kommunikation zu dienen. Herr Matsuyama begann, Panopto das System zu bewerben, das dieses „Internet des Wissens“ verwirklichen würde.
„Ich hatte das Gefühl, dass sich das Geschäftsumfeld durch COVID-19 grundlegend verändert und die Beziehungen zwischen den Menschen verändert hatte. Ashisuto versteht sich als ein Unternehmen, das sich um seine Mitarbeiter kümmert. Meine Sorge, dass wir unsere Motivation verlieren und dadurch unsere Fähigkeit zur externen Kommunikation beeinträchtigt würde, veranlasste mich, mich offen zu diesem Thema zu äußern“, sagte Herr Matsuyama.
Er war zudem der Ansicht, dass Marketingpräsentationen und Produktvorstellungen auf Video aufgezeichnet und als Informationsressourcen behandelt werden sollten. Er war der Meinung, dass die besten Präsentationen als Videos gespeichert werden müssten, damit diejenigen, die nicht an den Besprechungen teilnehmen konnten, sie sich später ansehen könnten.
Die Lösung
Um technische und produktbezogene Informationen an die Vertriebsabteilungen weiterzugeben, nutzten sie Panopto Videoanleitungen zur Nutzung von IT-Systemen zu erstellen und damit ihre Mitarbeiter zu schulen.
Um die Mitarbeiter dazu zu bewegen, die Videoplattform zu nutzen, versuchte das Panopto , die Hemmschwelle für das Drehen von Videos zu senken, indem alle Mitarbeiter aufgefordert wurden, ein Video zu drehen, in dem sie sich vorstellen. Die Idee dahinter war, dass die Mitarbeiter selbst die Erfahrung machen, ein Video zu erstellen. Von den 1200 Mitarbeitern des Unternehmens drehten 1000 solche Videos.
Die Auswirkungen
Insgesamt wurden im Berichtszeitraum 12.012 Videos in das System hochgeladen, was einem Durchschnitt von 231 Videos pro Woche entspricht. Jeder Mitarbeiter sah sich im Berichtszeitraum durchschnittlich 347 Stunden an Videos an, was bedeutet, dass jeder Mitarbeiter täglich durchschnittlich eine Stunde lang Videos angesehen hat.
Viele Mitarbeiter geben an, dass es nun einfacher sei, Präsentationen zu teilen, indem man sie in Videos umwandelt, und dass sie es schätzen, jederzeit auf hochwertige Präsentationen zugreifen zu können, da sie von neuen Mitarbeitern viel lernen können. Die Praxis, Kundenseminare im Voraus aufzuzeichnen, hat es den Vertriebsmitarbeitern zudem ermöglicht, sich die Seminare anzusehen, bevor sie diese bei Kunden bewerben. Dadurch können die Vertriebsmitarbeiter die Vorzüge der Seminare bei der Einladung von Kunden besser vermitteln.
Früher wurde die erste Hälfte eines jeden Meetings damit verbracht, die zu diskutierenden Themen zu erläutern. Mittlerweile sind die Menschen jedoch kreativ geworden und haben erkannt, dass Sitzungen effizienter gestaltet werden können, wenn diese Informationen vorab per Video weitergegeben werden. Auf diese Weise können die Diskussionen sofort beginnen, sobald die Teilnehmer eintreffen. Das Unternehmen hat zudem eine Kultur der Aufzeichnung interner Sitzungen etabliert, damit diese später mit denjenigen geteilt werden können, die nicht teilnehmen konnten. Herr Itaki sagt: „Ich habe den Eindruck, dass das System es den Mitarbeitern ermöglicht hat, ihre Zeit flexibler zu nutzen.“
Ashisuto nutzt Panopto nicht nur Panopto Instrument zur Steigerung der Effizienz seines Unternehmens, sondern empfiehlt das Produkt auch seinen Kunden.
