En 2020, alors que la pandémie de COVID-19 faisait rage dans le monde entier, Ashisuto cherchait à explorer de nouvelles voies techniques, ce qui l'a amenée à découvrir la plateforme Panopto . Consciente de la nécessité de renforcer les liens et d'améliorer la communication entre ses employés pendant la pandémie, Ashisuto a estimé que le partage de connaissances par le biais de la vidéo constituerait un outil de communication puissant, et a commencé à évaluer Panopto.
Pour saisir pleinement le potentiel de Panopto, Ashisuto a encouragé ses 1 200 employés à mettre en ligne des messages vidéo dans lesquels ils se présentaient. La possibilité pour de nombreux employés d'interagir avec ces vidéos a conduit à leur utilisation de multiples façons, et la vidéo s'est ainsi imposée au sein de l'entreprise, à tel point qu'aujourd'hui, plus de 1 000 utilisateurs se connectent simultanément au système et que plus de 200 employés publient du nouveau contenu chaque mois. L'équipe chargée du Panopto , baptisée «Panopto , estime qu'une culture de communication par clips vidéo s'est désormais établie.
Le défi
La pandémie de COVID-19 a tout bouleversé, alors que des états d'urgence étaient déclarés partout dans le monde. Shinnosuke Matsuyama, responsable de l'équipe de co-création de nouvelles activités, s'était vu confier la mission de créer de nouvelles activités pour Ashisuto.
M. Matsuyama s'est rendu compte que la pandémie de COVID-19 l'avait amené à passer plus de temps à regarder des vidéos qu'à discuter avec les gens ; il a donc estimé que Panopto, qui permet aux utilisateurs de manipuler librement les contenus vidéo, offrait un réel potentiel en tant que nouveau mode de communication pendant la pandémie. M. Matsuyama a alors commencé à promouvoir Panopto le système capable de concrétiser cet « Internet de la connaissance ».
« J’ai eu le sentiment que le contexte économique lié à la COVID-19 avait modifié la nature même des relations entre les personnes. Ashisuto se considère comme une entreprise qui prend soin de ses collaborateurs. Craignant que nous ne perdions notre motivation, ce qui aurait nui à notre capacité à communiquer avec l’extérieur, j’ai décidé de m’exprimer ouvertement sur la question », a déclaré M. Matsuyama.
Il estimait également que les présentations marketing et les descriptions de produits devaient être filmées et considérées comme des ressources d'information. Il pensait que les meilleures présentations devaient être enregistrées sous forme de vidéos, afin que ceux qui ne pouvaient pas assister aux réunions puissent les visionner ultérieurement.
La solution
Afin de partager des informations techniques et sur les produits avec les services commerciaux, ils ont utilisé Panopto créer des manuels vidéo sur l'utilisation des systèmes informatiques afin de former leurs employés.
Afin d'encourager les employés à adopter la plateforme vidéo, l'équipe Panopto a cherché à rendre la réalisation de vidéos plus accessible en demandant à tous les employés de tourner une vidéo de présentation. L'idée était de permettre au personnel de s'essayer à la réalisation d'une vidéo. Sur les 1 200 employés de l'entreprise, un millier ont réalisé ce type de vidéo.
L'impact
Au total, 12 012 vidéos ont été mises en ligne sur le système au cours de cette période, soit une moyenne de 231 par semaine. Chaque employé a visionné en moyenne 347 heures de vidéo pendant cette période, ce qui signifie qu'il a regardé en moyenne une heure de vidéo par jour.
De nombreux employés affirment qu’il est désormais plus facile de partager des présentations en les transformant en vidéos, et qu’ils apprécient de pouvoir accéder à tout moment à des présentations de grande qualité, car ils ont beaucoup à apprendre des nouvelles recrues. La pratique consistant à enregistrer à l’avance les séminaires destinés aux clients a également permis aux commerciaux de visionner ces séminaires avant de les proposer à leurs clients. Cela leur permet de mieux mettre en avant les atouts de ces séminaires lorsqu’ils invitent leurs clients.
Autrefois, la première moitié d’une réunion était consacrée à l’explication des sujets à débattre. Mais les gens ont désormais fait preuve de créativité, réalisant que les réunions pouvaient gagner en efficacité en partageant ces informations à l’avance par vidéo. Ainsi, les discussions peuvent commencer dès l’arrivée des participants. L’organisation a également instauré une culture d’enregistrement des réunions internes afin de pouvoir les partager ultérieurement avec ceux qui n’ont pas pu y assister. M. Itaki déclare : « J’ai l’impression que ce système a permis aux gens d’utiliser leur temps de manière plus flexible. »
En plus d'utiliser Panopto outil pour améliorer l'efficacité de son organisation, Ashisuto recommande également ce produit à ses clients.
