Nel 2020, mentre la pandemia di COVID-19 imperversava in tutto il mondo, Ashisuto era alla ricerca di nuove direzioni tecnologiche, il che l'ha portata a scoprire la piattaforma Panopto . Consapevole della necessità di rafforzare i legami e migliorare la comunicazione tra i propri dipendenti durante la pandemia, Ashisuto ha ritenuto che la condivisione delle conoscenze tramite video sarebbe stata un potente strumento di comunicazione e ha iniziato a valutare Panopto.
Per comprendere appieno le potenzialità di Panopto, Ashisuto ha incoraggiato i suoi 1200 dipendenti a caricare dei video in cui si presentavano. La possibilità per molti dipendenti di interagire con questi video ha portato a utilizzarli in vari modi, e l’uso del video si è radicato nell’organizzazione, al punto che oggi oltre 1000 utenti utilizzano il sistema contemporaneamente, con più di 200 dipendenti che caricano nuovi contenuti ogni mese. Il team incaricato Panopto , soprannominato "ProgettoPanopto , ritiene che si sia ormai consolidata una cultura dell'uso dei video per comunicare.
La sfida
La pandemia di COVID-19 ha cambiato tutto, con la dichiarazione dello stato di emergenza in tutto il mondo. Shinnosuke Matsuyama, responsabile del team di co-creazione di nuove attività, a cui era stato affidato il compito di sviluppare nuove iniziative per Ashisuto.
Il signor Matsuyama si è reso conto che, a causa della pandemia di COVID-19, trascorreva più tempo a guardare contenuti video che a parlare con le persone e ha quindi ritenuto che Panopto, che consente agli utenti di manipolare liberamente i contenuti video, avesse il potenziale per diventare una nuova modalità di comunicazione durante la pandemia. Il signor Matsuyama ha iniziato a promuovere Panopto il sistema in grado di realizzare questo "Internet della conoscenza".
«Ho avuto la sensazione che il contesto economico determinato dal COVID-19 avesse modificato la natura stessa dei rapporti interpersonali. Ashisuto si considera un’azienda che ha a cuore il proprio personale. Il timore che potessimo perdere la motivazione, con conseguente impatto negativo sulla nostra capacità di comunicare all’esterno, mi ha spinto a esprimermi apertamente sulla questione», ha affermato Matsuyama.
Riteneva inoltre che le presentazioni di marketing e le illustrazioni dei prodotti dovessero essere registrate in video e considerate come risorse informative. Era convinto che le presentazioni migliori dovessero essere salvate in formato video, in modo che chi non potesse partecipare alle riunioni potesse guardarle in un secondo momento.
La soluzione
Per condividere informazioni tecniche e sui prodotti con i reparti commerciali, hanno utilizzato Panopto creare manuali video sull'uso dei sistemi informatici, al fine di formare i propri dipendenti.
Per incoraggiare i dipendenti a familiarizzare con la piattaforma video, il team Panopto ha cercato di rendere più accessibile la realizzazione di video chiedendo a tutti i dipendenti di girare un filmato in cui si presentavano. L'idea era quella di far provare al personale l'esperienza di realizzare un video in prima persona. Su 1200 dipendenti dell'azienda, un migliaio ha realizzato questi video.
L'impatto
Nel periodo in questione sono stati caricati sul sistema complessivamente 12.012 video, pari a una media di 231 alla settimana. Ciascun dipendente ha guardato in media 347 ore di video nel periodo in questione, il che significa che ogni dipendente ha guardato in media un'ora di video al giorno.
Molti dipendenti sostengono che ora sia più facile condividere le presentazioni trasformandole in video e apprezzano la possibilità di accedere in qualsiasi momento a presentazioni di alta qualità, poiché hanno molto da imparare dai nuovi assunti. La pratica di registrare in anticipo i seminari destinati ai clienti ha inoltre consentito ai venditori di visionarli prima di proporli ai clienti. Ciò permette ai venditori di illustrare meglio i punti di forza dei seminari quando invitano i clienti.
In passato, la prima parte di ogni riunione veniva dedicata alla presentazione degli argomenti in discussione. Ora, però, le persone hanno dato sfogo alla creatività, rendendosi conto che le riunioni possono diventare più efficienti se queste informazioni vengono condivise in anticipo tramite video. In questo modo, le discussioni possono iniziare non appena arrivano i partecipanti. L’organizzazione ha inoltre instaurato una cultura di registrazione delle riunioni interne, in modo da poterle condividere in seguito con chi non ha potuto partecipare. Il signor Itaki afferma: “Ho l’impressione che il sistema abbia permesso alle persone di gestire il proprio tempo in modo più flessibile”.
Oltre a utilizzare Panopto strumento per migliorare l'efficienza della propria organizzazione, Ashisuto consiglia il prodotto anche ai propri clienti.
