En 2020, mientras la pandemia de COVID-19 se extendía por todo el mundo, Ashisuto buscaba explorar nuevas vías tecnológicas, lo que la llevó a descubrir la plataforma Panopto . Consciente de la necesidad de reforzar los vínculos y mejorar la comunicación entre sus empleados durante la pandemia, Ashisuto consideró que el intercambio de conocimientos a través del vídeo sería una herramienta de comunicación muy eficaz, por lo que comenzó a evaluar Panopto.
Para comprender plenamente las posibilidades de Panopto, Ashisuto animó a sus 1200 empleados a subir mensajes de vídeo en los que se presentaran. La posibilidad de que muchos empleados interactuaran con estos vídeos hizo que se utilizaran de diversas formas, y el uso del vídeo se afianzó en la organización, hasta el punto de que ahora más de 1000 usuarios utilizan el sistema al mismo tiempo, y más de 200 empleados suben contenido nuevo cada mes. El equipo encargado de la Panopto Panopto , denominadoPanopto ProyectoPanopto , considera que se ha establecido una cultura de uso de videoclips para comunicarse.
El reto
La pandemia de COVID-19 lo cambió todo, con la declaración de estados de emergencia en todo el mundo. Shinnosuke Matsuyama, jefe del equipo de creación conjunta de nuevos negocios, a quien se le había encomendado la misión de crear nuevos negocios para Ashisuto.
El Sr. Matsuyama se dio cuenta de que, debido a la pandemia de COVID-19, pasaba más tiempo viendo contenidos de vídeo que hablando con la gente, por lo que consideró que Panopto —que permite a los usuarios manipular libremente los contenidos de vídeo— tenía potencial como nueva forma de comunicación durante la pandemia. El Sr. Matsuyama comenzó a promocionar Panopto el sistema que haría realidad este «internet del conocimiento».
«Tenía la sensación de que el contexto empresarial provocado por la COVID-19 había alterado la propia naturaleza de las relaciones entre las personas. Ashisuto se considera una empresa que cuida de su personal. Mi preocupación por que pudiéramos perder la motivación, lo que habría afectado a nuestra capacidad para transmitir nuestro mensaje al exterior, me llevó a hablar abiertamente sobre el tema», afirmó el Sr. Matsuyama.
También consideraba que las presentaciones de marketing y las explicaciones sobre los productos debían grabarse en vídeo y tratarse como recursos informativos. Estaba convencido de que las mejores presentaciones debían guardarse en formato de vídeo, para que quienes no pudieran asistir a las reuniones pudieran verlas más tarde.
La solución
Con el fin de compartir información técnica y sobre los productos con los departamentos de ventas, utilizaron Panopto crear manuales en vídeo sobre el uso de los sistemas informáticos con el fin de formar a sus empleados.
Con el fin de animar a los empleados a utilizar la plataforma de vídeo, el equipo Panopto intentó facilitar la grabación de vídeos pidiendo a todos los empleados que grabaran un vídeo para presentarse. La idea era que el personal experimentara por sí mismo la creación de un vídeo. Mil de los 1200 empleados de la empresa grabaron dichos vídeos.
El impacto
Durante ese periodo se subieron al sistema un total de 12 012 vídeos, lo que equivale a una media de 231 a la semana. Cada empleado vio una media de 347 horas de vídeo durante ese periodo, lo que significa que cada uno de ellos vio una media de una hora de vídeo al día.
Muchos empleados afirman que ahora es más fácil compartir presentaciones al convertirlas en vídeos, y que les gusta poder acceder a presentaciones de alta calidad en cualquier momento, ya que pueden aprender mucho de los nuevos empleados. La práctica de grabar los seminarios para clientes con antelación también ha permitido a los comerciales verlos antes de promocionarlos entre los clientes. Esto les permite explicar mejor el interés de los seminarios a la hora de invitar a los clientes.
Antes, la primera mitad de cualquier reunión se dedicaba a explicar los temas que se iban a debatir. Sin embargo, ahora la gente se ha vuelto más creativa, al darse cuenta de que las reuniones pueden ser más eficientes si se comparte esta información por adelantado a través de un vídeo. De esta forma, los debates pueden comenzar en cuanto llegan los asistentes. La organización también ha establecido una cultura de grabar las reuniones internas para poder compartirlas más tarde con quienes no han podido participar. El Sr. Itaki afirma: «Tengo la impresión de que el sistema ha permitido a la gente utilizar su tiempo de forma más flexible».
Además de utilizar Panopto herramienta para mejorar la eficiencia de su organización, Ashisuto también recomienda el producto a sus clientes.
