Muchas empresas de EE.UU. y de todo el mundo siguen contratando a pesar de una economía tumultuosa y unas cifras de desempleo asombrosas. Hospitales, empresas tecnológicas, servicios de reparto, tiendas de comestibles, fabricantes de productos sanitarios y empresas de transporte y logística están deseosos de cubrir puestos en medio de la pandemia de coronavirus.

En una época de distanciamiento social obligatorio y de viajes limitados, las empresas que contratan personal se enfrentan a nuevos retos a la hora de incorporar a los empleados que ahora forman parte de equipos totalmente remotos desde casa, así como a los que trabajarán en primera línea en la atención sanitaria, el comercio minorista, los almacenes y las instalaciones de fabricación. Desde socializar a los nuevos empleados en una fuerza de trabajo remota hasta garantizar que los trabajadores de primera línea reciban la formación más actualizada que se ajuste a la normativa local, muchas organizaciones están trabajando diligentemente para ajustar sus prácticas de incorporación a este nuevo y cambiante entorno de trabajo.

Cuando se trata de la incorporación de nuevos empleadoslo que está en juego es más importante que nunca.

El coste de equivocarse en la incorporación

Además de garantizar que la empresa evita errores que podrían poner en peligro la seguridad de sus empleados, clientes y comunidades circundantes, la incorporación satisfactoria de los empleados tiene un efecto demostrable en la rentabilidad.

Los empleados son los activos más valiosos de las empresas, y estos activos se revalorizan con el tiempo. Por eso, cuando un empleado decide irse a otro trabajo o aumenta la rotación dentro de la organización, el balance final de la empresa puede sufrir un auténtico varapalo.

El coste de sustituir a un solo empleado puede oscilar entre el 30% de su salario anual en el caso de los empleados principiantes y cuatro veces su salario si ocupan un puesto de mayor nivel o una función muy especializada. Imagínese a un empleado saliendo por la puerta con un montón de dinero en efectivo por valor de cuatro veces su salario anual.

Además del capital necesario para contratar y formar a un sustituto, los costes indirectos representan dos tercios de lo que las empresas gastan en rotación de personal. Estos "costes blandos", como la pérdida de conocimientos, la reducción de la productividad, la bajada de la moral, el tiempo necesario para encontrar un sustituto y el tiempo que necesitan los nuevos empleados para ser plenamente funcionales, pueden ser más difíciles de cuantificar en términos de dinero; sin embargo, es difícil pasar por alto el impacto que tienen en un equipo y en la empresa. Se calcula que una cuarta parte de las organizaciones incurren en gastos por rotación de personal hasta un 40% de sus ingresos anuales.

Entonces, ¿cómo protegen las empresas sus valiosas inversiones en personal?

Un reciente informe del Work Institute concluye que el 77% de las bajas voluntarias se pueden evitar. Con uno de cada tres nuevos empleados en su primer año, Harvard Business Review afirma que un proceso de incorporación coherente y estructurado es esencial para retener el talento. Y hay muchos estudios que lo respaldan:

• En Instituto de Capital Humano ha descubierto que invertir en una mejor experiencia de incorporación para los nuevos empleados tiene más probabilidades de aumentar los niveles de compromiso de los empleados, reducir el tiempo necesario para alcanzar la competencia y disminuir la rotación.
• Un estudio de Glassdoor confirma que las organizaciones con un proceso de incorporación sólido pueden mejorar la retención de nuevos empleados en un 82% y aumentar la productividad en más de un 70%.
• Casi el 70% de los empleados afirman que más propensos a permanecer en una empresa después de una buena experiencia de incorporación.

El problema es que sólo el 12% de los empleados está muy de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo al incorporar nuevos empleados, lo que significa que hay mucho margen de mejora.

Ahora que la mayoría de las incorporaciones se realizan de forma virtual, las organizaciones se enfrentan a retos aún mayores.

Digitalizar la experiencia de incorporación

En su afán por modernizar la incorporación de los empleados, las empresas ya habían empezado a digitalizar sus programas de incorporación antes de la pandemia. La incorporación digital elimina el papel del proceso y agiliza la experiencia a través de portales en línea u otras tecnologías que suelen añadir estructura y proporcionar datos útiles, al tiempo que permiten a los nuevos empleados guiarse por sí mismos a través de las tareas. Sin embargo, muchas organizaciones no han llevado su incorporación digital lo suficientemente lejos. 

La incorporación es mucho más que papeleo, formación sobre el cumplimiento de la normativa y un resumen de funciones y responsabilidades. Un programa eficaz de incorporación de empleados consigue dos cosas: 

• Aclimata al recién contratado a la cultura de la empresa y le permite empezar a establecer relaciones, ayudándole a crear un vínculo emocional y social con la empresa que le mantendrá comprometido y productivo.
• Proporciona la formación y el entrenamiento que necesitan para empezar a producir y contribuir a los objetivos de la empresa.

La digitalización de la incorporación puede mejorar la eficiencia, pero es fácil perder en el proceso los componentes humanos esenciales que influyen en la retención. Los empleados remotos que se pierden los aspectos culturales y sociales de la incorporación son más propensos a sentirse desvinculados y pueden tener dificultades para desarrollar relaciones laborales de apoyo. Y cuando la formación en línea se imparte en un formato que no optimiza el el aprendizaje y la retención de conocimientoslas nuevas incorporaciones pueden tardar más tiempo en alcanzar la plena productividad.

Afortunadamente, existe una solución sencilla para digitalizar y escalar de forma eficiente el lado humano de la incorporación para respaldar mejor el éxito de sus valiosas inversiones en talento: el vídeo.

Para crear una experiencia de incorporación atractiva, memorable y coherente que aclimate y eduque adecuadamente a los nuevos empleados -sin sacrificar la productividad y sin que los recién contratados se sientan fatigados por pasar una semana entera en videollamadas en directo con demasiadas caras nuevas que recordar-, tendrá que pensar más allá de la videoconferencia.

Onboarding virtual en LinkedIn

LinkedIn actualizó su programa de incorporación cuando la empresa cambió al trabajo remoto, ampliando su régimen de incorporación de un día a un programa virtual de una semana de duración. En lugar de hacer que los nuevos empleados pasaran todo el primer día en teleconferencias en directo, los responsables de formación optaron por distribuir las reuniones en directo y las presentaciones virtuales para dar más flexibilidad a los nuevos empleados, mantener su compromiso y ofrecer también más flexibilidad a los facilitadores de la incorporación y a los participantes.

El programa de incorporación virtual de cinco días de LinkedIn incluye controles periódicos y puntos de contacto para garantizar que los nuevos empleados remotos no se sientan olvidados o ignorados. La semana comienza el primer día con una sesión en directo de una hora de duración en la que se explica la cultura, los valores y los productos de la empresa, y concluye el viernes con una hora feliz del equipo virtual. Los demás días de la semana, los nuevos empleados ven un mensaje de bienvenida del jefe de I+D (abajo) y reciben una presentación en directo en vídeo. presentación en vídeo de un ejecutivo de LinkedIn.

Si su empresa no ha digitalizado el proceso de incorporación de sus empleados, o si observa que los nuevos empleados no se integran en su organización tan bien como podrían, no hay mejor momento que éste para hacer algunos cambios. Aprenda a utilizar el vídeo en directo y a la carta para diseñar un programa de incorporación virtual eficaz que siga las mejores prácticas para ayudarle a crear una plantilla más comprometida y productiva desde el primer día.

6 mejores prácticas para la incorporación virtual

Tanto si está incorporando a un nuevo ingeniero de software a su equipo de producto como si está dando la bienvenida a los nuevos empleados de su ajetreada planta de procesamiento, contar con un programa de incorporación virtual estructurado que emplee una combinación de vídeo en directo y a la carta es fundamental. vídeo a la carta en un formato diseñado para facilitar la comprensión y retención de la nueva información.

Desde las políticas de la empresa hasta los procesos y procedimientos específicos del equipo, utilice las siguientes prácticas recomendadas de incorporación remota para elaborar una lista de control de incorporación personalizada con plazos e hitos que ofrezcan a los nuevos empleados todo lo que necesitan para ponerse al día y tener éxito. 

1. Comenzar la integración antes del primer día (pre-integración) 

La incorporación no tiene por qué esperar al primer día: hay medidas que puede tomar inmediatamente para que el nuevo empleado se sienta bienvenido en cuanto acepte la oferta. Esto no solo envía el mensaje de que estás encantado de tenerlo en el equipo, sino que también elimina algunas de las tareas de incorporación más mundanas para que puedas hacer que su primer día en el trabajo sea memorable. 

• Envíe un kit de bienvenida. Envíe a sus nuevos empleados una bolsa de regalo que despierte su orgullo, incluya información que les haga sentirse cómodos en su primer día y asegúrese de transmitir la cultura de la empresa. Los artículos del kit de bienvenida deben ser divertidos, prácticos e informativos. Además del botín habitual (o inusual), puede enviar la hoja de ruta de incorporaciónun resumen de cómo se configurarán los dispositivos o la tecnología que necesitarán, material de oficina en casa, una tarjeta de referencia rápida para acceder a los portales de los empleados, detalles sobre el código de vestimenta y el horario de trabajo estándar, un mensaje de vídeo del Director Generale incluso una carta manuscrita de su nuevo jefe.
• Papeleo previo a la incorporación. Deles un primer día para recordar en lugar de un día olvidable rellenando formularios. Sus nuevos empleados pueden firmar documentos y realizar otros trámites administrativos en línea con tecnologías de firma electrónica como DocuSign u otra solución que admita la incorporación digital. Y como este proceso puede ser nuevo para algunos de sus empleados, también puede crear vídeos explicativos breves que ofrezcan instrucciones paso a paso para rellenar los formularios necesarios.

2. Construir bases sólidas para las relaciones de trabajo 

Las comunicaciones en directo basadas en vídeo permiten a los compañeros de equipo remotos conocerse y desarrollar una base de confianza, especialmente cuando no es posible reunirse en persona. El vídeo también puede ayudarle a crear comunicaciones potentes que humanicen la empresa y su cultura, lo que a su vez fomenta una conexión más profunda entre los nuevos empleados y la organización. Aunque es una buena idea establecer objetivos tanto para las comunicaciones de vídeo en directo como a la carta, los mensajes y conversaciones menos formales y sin guión suelen ser más auténticos, lo que da lugar a relaciones interpersonales más sólidas. He aquí algunas ideas para aclimatar y socializar a los nuevos empleados que trabajan a distancia:

• Programe una llamada de bienvenida con el jefe del empleado que les permita conocerse y profundizar en cómo su nuevo equipo y su función apoyan a la organización en general.
• Anime a los miembros del equipo inmediato del nuevo empleado a que se pongan en contacto con él personalmente y le inviten a una charla virtual a través de videoconferencia.
• Ofrezca vídeos breves de otros departamentos o jefes de equipo de la organización para que el recién contratado comprenda mejor cómo trabajan juntas las distintas partes de la empresa.
• Si no puedes invitar a comer a tu nuevo empleado durante su primera semana, puedes organizar un concurso de preguntas y respuestas por videoconferencia. Los empleados nuevos y los existentes pueden competir para responder a preguntas sobre la historia de la empresa: cuanto más oscuras, mejor.

Permitir el aprendizaje colaborativo en el puesto de trabajo de forma remota mediante creando una base de conocimientos en vídeo con contribuciones de vídeos generados por los empleados que ofrezcan explicaciones, mejores prácticas, procedimientos y mucho más. Esto ofrece a todos sus empleados la oportunidad de aprender de colegas de toda la organización con los que no interactúan mucho, lo que ayuda a construir una cultura unificada más fuerte entre los equipos remotos.

3. Dé vida a la cultura de su empresa

Uno de los mayores retos de la incorporación remota es comunicar las creencias y valores que sustentan la forma en que las personas de su organización trabajan juntas. Las palabras por sí solas no bastan para transmitir los matices de la cultura empresarial: son las acciones y las interacciones entre los empleados las que realmente definen una cultura. A la hora de presentar la cultura de su organización a los nuevos empleados, es importante mostrarla a través de un vídeo.

• Empiece con una visita virtual, pero en lugar de una visita virtual de la oficina, sea una visita de la historia de su empresa, contada por los líderes de la empresa que dan contexto a los orígenes de sus valores y cultura.
• Comparta las grabaciones de las últimas reuniones reuniones para que los nuevos empleados puedan hacerse una idea de cómo celebra a su gente y cómo es la comunicación con los ejecutivos durante las preguntas y respuestas.
• ¿Hay algún equipo que haya alcanzado un gran objetivo recientemente? Organiza una videollamada para hablar de lo que salió bien e incluso de lo que les costó. Asegúrate de grabar la reunión y luego editarla para resaltar los puntos clave. Ahora tienes una forma estupenda de mostrar a los nuevos empleados cómo se hace el trabajo.
• Pida a los empleados que lleven más o menos tiempo en su empresa que graben un vídeo explicativo de uno o dos minutos en el que describan la cultura de su empresa con sus propias palabras.
• Si tiene grupos de recursos para empleados, pida a cada grupo que cree un vídeo en el que describa su misión y visión: los nuevos empleados pueden hacerse una idea más clara de los valores que la gente de su empresa vive y respira cada día y encontrar grupos con los que les gustaría relacionarse.

Stanley Young, de NYSE Technology, explica cómo utilizó Panopto retener a empleados valiosos y desarrollar una cultura unificada en toda su organización global: 

4. Mostrar cómo funcionan las cosas

Los nuevos empleados suelen incorporarse a un puesto con cierto nivel de experiencia o conocimientos. El objetivo de la incorporación no es formarles en habilidades de las que puedan carecer, sino garantizar que sepan cómo utilizar las herramientas y tecnologías que necesitarán para realizar su trabajo y cómo encontrar información cuando la necesiten. Con la formación en vídeo a la carta, puede ofrecer atractivos recursos de incorporación autoguiados que proporcionen una formación coherente y precisa, sin apartar a los directivos y otros empleados del trabajo. He aquí algunos ejemplos de vídeos sobre "cómo funcionan las cosas" para la incorporación de empleados:

• Crear una serie de vídeos de microaprendizaje que muestren cómo utilizar diversos sistemas y tecnologías, en particular los que son fundamentales para su función.
• Solicitar tiempo libre, una visión general del manual del empleado, las mejores prácticas de correo electrónico, formación sobre seguridad y cumplimiento: grabe una presentación rápida que cubra todo lo que sus nuevos empleados necesitan saber e incluya enlaces o una lista de reproducción en su lista de control de incorporación.
• Muestre a los nuevos empleados cómo encontrar información cuando la necesiten. Aquí puede explicar las mejores prácticas de su organización en cuanto a canales de comunicación interna, programación de reuniones y aprendizaje entre iguales. También querrá enseñarles dónde buscar documentos de texto, vídeos y grabaciones de reuniones. grabaciones de reuniones y otros recursos de aprendizaje "justo a tiempo" que pueden ofrecer respuestas inmediatas a sus preguntas.
• Cuando un empleado deja la empresa, pídele que pase su última semana registrando cualquier información que crea que puede ayudar a la siguiente persona en su puesto. Cuando empiece a trabajar un nuevo empleado (o si alguien asciende internamente), tendrá una copia virtual de su predecesor esperándole. 

Vea un vídeo explicativo sobre las prestaciones para empleados: 

Panoptoherramientas de comunicación y formación por vídeo de Panopto permiten que cualquier persona de su organización grabar tutoriales en vídeo optimizados para el aprendizaje que se pueden ver desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Grabe un vídeo con la cámara frontal junto a una grabación de pantalla y diapositivas de presentación (si las tiene) para capturar una atractiva guía paso a paso con varias cámaras en el mismo tiempo que se tarda en mostrar el proceso o el sistema. Para los nuevos empleados, es como mirar por encima del hombro de sus compañeros de trabajo en la oficina. 

Panopto , nuestro grabador de vídeo y pantalla gratuito, es la forma más fácil de capturar y compartir conocimientos en el trabajo. Graba y comparte vídeos multicanal desde tu navegador. ¡Pruébelo! 

Panopto subePanopto las grabaciones a su biblioteca de vídeos corporativa segura , donde se puede encontrar la información con una simple búsqueda por palabra clave. Todas las palabras pronunciadas y mostradas en un vídeo de Panopto buscar, al igual que los mensajes de correo electrónico, por lo que, aunque se olvide algún detalle durante la incorporación, se puede encontrar fácilmente y volver a ver más tarde.

5. Definir el éxito y cómo medirlo

Los programas de incorporación eficaces establecen expectativas claras para los nuevos empleados en cuanto a su función inicial en la empresa y sus oportunidades de crecimiento y promoción. Además de plantar la semilla para la construcción de una carrera a largo plazo en su empresa, la comunicación de objetivos claros y medidas de éxito refuerza el tipo de trabajo que su empresa valora. Para los equipos remotos que tienen una gran autonomía y flexibilidad, no podría ser más imperativo asegurarse de que las nuevas contrataciones estén alineadas con las prioridades del equipo y de la empresa para que puedan trabajar de forma independiente para contribuir e innovar al máximo de su capacidad.

• Si su organización ha establecido una serie de principios de liderazgo o valores fundamentales, puede darles vida en un vídeo que no sólo explique cada uno de esos principios, sino que también ofrezca ejemplos concretos, destacando a empleados que hayan demostrado esos principios recientemente.
• Los directivos deben programar videoconferencias semanales individuales con sus empleados más recientes para definir objetivos y expectativas, y para comprobar el progreso de su incorporación, proporcionando y escuchando sus comentarios a lo largo del proceso. En el caso de los empleados remotos, es una buena práctica celebrar reuniones de control diarias durante la primera semana.
• Comunique el proceso de revisión de su organización e información sobre compensaciones adicionales, si procede. Esta información puede presentarse en directo o a la carta; en cualquier caso, asegúrese de que el nuevo empleado tenga la oportunidad de hacer preguntas.
• Asigne a los nuevos empleados un mentor que haya desarrollado su carrera profesional en la empresa y se comprometa a reunirse por videoconferencia al menos una vez al mes para proporcionarles apoyo y comentarios sobre su desarrollo profesional.

6. Crear un videodirectorio virtual de empleados en el que se puedan realizar búsquedas

Con equipos dispersos por diferentes partes del mundo y muchos empleados remotos que trabajan desde sus casas, es posible que sus nuevos empleados nunca lleguen a conocer a muchas de las personas increíbles que trabajan duro para su organización, y viceversa.

Aquí en Panopto, los nuevos empleados graban su propio vídeo de presentación al final de su primera semana, que luego se comparte con todos los miembros de la empresa. Es algo que llevamos haciendo desde que nuestra pequeña startup comenzó a crecer hace más de 13 años. Y ahora, con equipos en Seattle, Pittsburgh, Londres, Hong Kong y Sídney, todos los miembros de la empresa conocen un poco mejor a los nuevos empleados, que pueden contar su historia con sus propias palabras.

El resultado de recopilar más de una década de vídeos de presentación de empleados es un directorio en vídeo de todos los miembros de la empresa. Los vídeos de presentación de los empleados se suben a la biblioteca de vídeos corporativos Panopto, donde basta con una rápida búsqueda para conocer a una nueva cara y saber un poco más sobre quién es. A lo largo de los años, nuestros vídeos de presentación de empleados se han convertido orgánicamente en vídeos de 2-3 minutos en los que las personas comparten detalles sobre sus experiencias laborales anteriores, aficiones, mascotas, familias, equipos deportivos favoritos, intereses musicales y mucho más. ¡Algunos vídeos son incluso una auténtica máquina del tiempo para nuestros empleados más veteranos!

Vea un vídeo de presentación de empleados de nuestra propia biblioteca:

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Panopto una solución más flexible para una comunicación y formación virtuales eficientes que aporta a sus equipos remotos las ventajas de trabajar en la sede central. Desde las políticas de la empresa hasta los procesos y procedimientos específicos de cada equipo, Panopto a los directivos, formadores, expertos en la materia e incluso a los propios nuevos empleados la grabación, el intercambio y la búsqueda de vídeos bajo demanda. 

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