Muchas empresas en Estados Unidos y en todo el mundo siguen contratando personal a pesar de la inestabilidad económica y las alarmantes cifras de desempleo. Hospitales, empresas tecnológicas, servicios de reparto, supermercados, fabricantes de productos sanitarios y empresas de transporte y logística están deseosas de cubrir puestos de trabajo en medio de la pandemia del coronavirus.

En tiempos de distanciamiento social obligatorio y restricciones de viaje, las empresas que contratan personal se enfrentan a nuevos retos para integrar a los empleados que ahora trabajan completamente a distancia desde casa, así como a aquellos que trabajarán en primera línea en el sector sanitario, el comercio minorista, los almacenes y las plantas de fabricación. Desde la integración de los nuevos empleados en el trabajo remoto hasta garantizar que los trabajadores de primera línea reciban la formación más actualizada y acorde con la normativa local, muchas organizaciones están trabajando diligentemente para adaptar sus prácticas de incorporación a este nuevo y cambiante entorno laboral.

Cuando se trata de lograr una correcta incorporación de nuevos empleados , lo que está en juego es más importante que nunca.

El coste de un proceso de incorporación deficiente

Además de garantizar que la empresa evite errores que puedan poner en peligro la seguridad de sus empleados, clientes y comunidades circundantes, una incorporación exitosa de empleados tiene un efecto demostrable en la rentabilidad.

Los empleados son el activo más valioso de las empresas, y este activo se revaloriza con el tiempo. Por lo tanto, cuando un empleado decide irse a otro trabajo o la rotación de personal aumenta drásticamente, los resultados de la empresa pueden verse seriamente afectados.

El costo de reemplazar a un solo empleado puede oscilar entre el 30 % de su salario anual para los empleados de nivel inicial y cuatro veces su salario si ocupan un puesto de mayor responsabilidad o un rol altamente especializado. Imagínese a un empleado saliendo de la empresa con una suma de dinero equivalente a cuatro veces su salario anual.

Además del capital necesario para contratar y capacitar a un reemplazo, los costos indirectos representan dos tercios del gasto total de las empresas en rotación de personal. Estos costos intangibles, como la pérdida de conocimiento, la disminución de la productividad, la baja moral, el tiempo para encontrar un reemplazo y el tiempo que los nuevos empleados necesitan para alcanzar su pleno desempeño, pueden ser más difíciles de cuantificar en términos monetarios; sin embargo, su impacto en el equipo y en la empresa es innegable. Se estima que una cuarta parte de las organizaciones incurre en gastos por rotación de personal que ascienden hasta el 40 % de sus ingresos anuales.

¿Cómo protegen las empresas sus valiosas inversiones en personal?

Un informe reciente del Work Institute reveló que el 77% de la rotación voluntaria de personal es evitable. Dado que hasta uno de cada tres nuevos empleados abandona la empresa durante su primer año, la Harvard Business Review afirma que un proceso de incorporación coherente y estructurado es esencial para retener el talento . Y existen numerosas investigaciones que lo respaldan.

• El Instituto de Capital Humano ha descubierto que invertir en una mejor experiencia de incorporación para los nuevos empleados tiene más probabilidades de aumentar los niveles de compromiso de los empleados, disminuir el tiempo necesario para alcanzar la competencia y reducir la rotación de personal.
• Un estudio de Glassdoor confirma que las organizaciones con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar la retención de nuevos empleados en un 82 % y aumentar la productividad en más de un 70 %.
• Casi el 70% de los empleados afirma que es más probable que permanezcan en una empresa después de una excelente experiencia de incorporación.

El problema es que solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un excelente trabajo en la integración de los nuevos empleados, lo que significa que hay mucho margen de mejora.

Ahora que la mayor parte del proceso de incorporación de nuevos empleados se lleva a cabo de forma virtual, las organizaciones se enfrentan a desafíos aún mayores en este sentido.

Digitalización de la experiencia de incorporación

En el impulso por modernizar la incorporación de empleados, las empresas ya habían comenzado a digitalizar sus programas de incorporación Antes de la pandemia, la incorporación digital eliminaba el papeleo del proceso y agilizaba la experiencia mediante portales en línea u otras tecnologías que, por lo general, aportaban estructura y datos útiles, al tiempo que permitían a los nuevos empleados orientarse por sí mismos en las tareas. Sin embargo, muchas organizaciones no habían aprovechado al máximo la incorporación digital. 

La incorporación de nuevos empleados es mucho más que papeleo, capacitación en cumplimiento normativo y un resumen de roles y responsabilidades. Un programa de incorporación de empleados eficaz logra dos cosas: 

• Aclimata al nuevo empleado a la cultura de la empresa y le permite comenzar a construir relaciones, ayudándole a formar un vínculo emocional y social con la empresa que lo mantendrá comprometido y productivo.
• Proporciona la formación y el asesoramiento que necesitan para empezar a producir y contribuir a los objetivos de la empresa.

La digitalización del proceso de incorporación puede mejorar la eficiencia, pero es fácil perder los aspectos humanos esenciales que influyen en la retención del personal. Los empleados remotos que no participan en los aspectos culturales y sociales de la incorporación tienen más probabilidades de sentirse desmotivados y de tener dificultades para desarrollar relaciones laborales de apoyo. Además, cuando la formación en línea se imparte en un formato que no optimiza el aprendizaje y la retención del conocimiento , los nuevos empleados pueden tardar más en alcanzar su máxima productividad.

Afortunadamente, existe una solución sencilla para digitalizar y optimizar el aspecto humano del proceso de incorporación de nuevos empleados, con el fin de potenciar el éxito de sus valiosas inversiones en talento: el vídeo.

Para crear una experiencia de incorporación atractiva, memorable y coherente que permita la adaptación y la formación adecuada de los nuevos empleados, sin sacrificar la productividad y sin que los nuevos contratados se sientan fatigados por pasar una semana entera en videollamadas en directo con demasiadas caras nuevas que recordar, tendrás que pensar más allá de la videoconferencia.

Incorporación virtual en LinkedIn

LinkedIn actualizó recientemente su programa de incorporación cuando la empresa adoptó el teletrabajo, ampliando su programa inicial de un día a un programa virtual de una semana. En lugar de que los nuevos empleados dedicaran todo su primer día a videoconferencias en directo, los responsables de formación optaron por distribuir las reuniones presenciales y las presentaciones virtuales para ofrecerles mayor flexibilidad, mantener su interés y brindarles también mayor flexibilidad a los facilitadores y participantes del programa de incorporación.

El programa de incorporación virtual de LinkedIn, de cinco días de duración, incluye seguimientos y puntos de contacto periódicos para garantizar que los nuevos empleados que trabajan a distancia no se sientan olvidados ni ignorados. La semana comienza con una sesión en directo de una hora el primer día, donde se abordan la cultura, los valores y los productos de la empresa, y concluye el viernes con un encuentro virtual informal con el equipo. Durante los demás días de la semana, los nuevos empleados ven un mensaje de seguimiento del responsable de Formación y Desarrollo (ver más abajo) y reciben una presentación en vídeo en directo de un ejecutivo de LinkedIn.

Si tu organización aún no ha digitalizado su proceso de incorporación de empleados, o si notas que los nuevos empleados no se integran tan bien como podrían, este es el momento ideal para implementar cambios. Aprende a usar videos en vivo y bajo demanda para diseñar un programa de incorporación virtual eficaz que siga las mejores prácticas y te ayude a crear una fuerza laboral más comprometida y productiva desde el primer día.

6 mejores prácticas para la incorporación virtual de empleados

Ya sea que esté incorporando a un nuevo ingeniero de software a su equipo de producto o dando la bienvenida a los nuevos empleados en su ajetreada planta de procesamiento, contar con un programa de incorporación virtual estructurado que emplee una combinación de elementos de video en vivo y bajo demanda le brindará mensajes completos y consistentes en un formato diseñado para facilitar la comprensión y la retención de nueva información.

Desde las políticas de la empresa hasta los procesos y procedimientos específicos de cada equipo, utilice las siguientes mejores prácticas de incorporación remota para crear una lista de verificación de incorporación personalizada con plazos e hitos que brinden a sus nuevos empleados todo lo que necesitan para ponerse al día y tener éxito. 

1. Iniciar el proceso de incorporación antes del primer día (preincorporación) 

La integración no tiene por qué esperar al primer día: hay medidas que puedes tomar de inmediato para que el nuevo empleado se sienta bienvenido en cuanto acepte la oferta. Esto no solo transmite tu entusiasmo por tenerlo en el equipo, sino que también te permite agilizar algunas de las tareas más rutinarias de la integración para que su primer día de trabajo sea memorable. 

• Envía un kit de bienvenida. Envía a tus nuevos empleados una bolsa de regalos que les genere orgullo, incluye información que les haga sentir cómodos en su primer día y asegúrate de transmitir la cultura de la empresa. Los artículos de tu kit de bienvenida deben ser divertidos, prácticos e informativos. Además de los regalos habituales (o inusuales), puedes enviar la hoja de ruta de incorporación de tu empresa , un resumen de cómo se les proporcionarán los dispositivos o la tecnología que necesitarán, material de oficina en casa, una tarjeta de referencia rápida para acceder a los portales de empleados, detalles sobre el código de vestimenta y el horario laboral estándar, un mensaje en vídeo del director general e incluso una carta escrita a mano de su nuevo jefe.
• Trámites previos a la incorporación. Ofrézcales un primer día memorable en lugar de un día olvidable lleno de formularios. Sus nuevos empleados pueden firmar documentos y completar otros trámites administrativos en línea con tecnologías de firma electrónica como DocuSign u otra solución que admita la incorporación digital. Y dado que este proceso puede ser nuevo para algunos de sus nuevos empleados, también puede crear videos cortos con instrucciones paso a paso para completar los formularios necesarios.

2. Construir bases sólidas para las relaciones laborales. 

Las comunicaciones por video en directo permiten que los compañeros de equipo que trabajan a distancia se conozcan y desarrollen una base de confianza, especialmente cuando no es posible reunirse en persona. El vídeo también puede ayudar a crear comunicaciones impactantes que humanizan la empresa y su cultura, lo que a su vez fomenta una conexión más profunda entre los nuevos empleados y la organización. Si bien es recomendable establecer objetivos tanto para las comunicaciones por vídeo en directo como para las que se realizan bajo demanda, los mensajes y conversaciones menos formales y sin guion suelen ser más auténticos, lo que conduce a relaciones interpersonales más sólidas. Aquí tienes algunas ideas para la integración y socialización de los nuevos empleados que trabajan a distancia:

• Programa una llamada de bienvenida con el gerente del empleado para que puedan conocerse mejor y profundizar en cómo su nuevo equipo y función contribuyen al éxito de la organización en general.
• Anime a los miembros del equipo directo del nuevo empleado a que se pongan en contacto con él personalmente e invítelo a una charla informal virtual tomando un café mediante videoconferencia.
• Proporcione vídeos breves de presentación de otros departamentos o líderes de equipo de la organización que permitan al nuevo empleado comprender mejor cómo funcionan conjuntamente las diferentes partes de la empresa.
• Si no puedes invitar a comer a tu nuevo empleado durante su primera semana, puedes organizar un juego de preguntas y respuestas por videollamada. Tanto los empleados nuevos como los que ya trabajan en la empresa pueden competir respondiendo preguntas sobre la historia de la compañía; cuanto más rebuscadas, mejor.

Fomente el aprendizaje colaborativo en el trabajo de forma remota mediante la creación de una base de conocimientos en vídeo con función de búsqueda, que incluya vídeos generados por los propios empleados con explicaciones, buenas prácticas, tutoriales y mucho más. Esto brinda a todos sus empleados la oportunidad de aprender de compañeros de toda la organización con los que quizás no interactúen con frecuencia, lo que contribuye a crear una cultura unificada más sólida entre los equipos remotos.

3. Da vida a la cultura de tu empresa.

Uno de los mayores retos de la incorporación remota es comunicar las creencias y los valores que sustentan la forma en que las personas trabajan juntas en tu organización. Las palabras por sí solas no bastan para transmitir los matices de la cultura empresarial; son las acciones e interacciones entre los empleados las que realmente la definen. A la hora de presentar la cultura de tu organización a los nuevos empleados, es importante mostrarla a través de un vídeo.

• Empiece con una visita virtual, pero en lugar de una visita virtual a la oficina, se trata de una visita a la historia de su empresa, contada por los líderes de la compañía, quienes contextualizan los orígenes de sus valores y cultura.
• Comparte las grabaciones de las reuniones más recientes de todo el personal de tu empresa para que los nuevos empleados puedan hacerse una idea de cómo celebras a tus empleados y cómo es comunicarse con los ejecutivos durante las sesiones de preguntas y respuestas.
• ¿Algún equipo logró un gran objetivo recientemente? Organiza una videollamada para analizar qué salió bien e incluso dónde tuvieron dificultades. Asegúrate de grabar la reunión y luego editarla para resaltar los puntos clave. Ahora tienes una excelente manera de mostrar a los nuevos empleados cómo se trabaja.
• Pida a los empleados con diferentes antigüedades en su organización que graben un vídeo explicativo de uno o dos minutos de duración en el que describan la cultura de su empresa con sus propias palabras.
• Si cuenta con grupos de recursos para empleados, pida a cada grupo que cree un vídeo resumen que describa su misión y visión. De esta manera, los nuevos empleados podrán comprender mejor los valores que las personas de su empresa viven y respiran a diario, y encontrar grupos con los que les gustaría conectar.

Stanley Young de NYSE Technology habla sobre cómo utilizó Panopto para retener a los empleados valiosos y desarrollar una cultura unificada en toda su organización global: 

4. Muestra cómo funcionan las cosas.

Por lo general, los nuevos empleados llegan a un puesto con cierto nivel de experiencia o conocimientos. El objetivo de la incorporación no es capacitarlos en habilidades que les falten, sino asegurar que sepan usar las herramientas y tecnologías necesarias para su trabajo y encontrar la información que necesitan. Con la capacitación en video a pedido, puede proporcionar recursos de incorporación atractivos y autodirigidos que ofrecen una capacitación consistente y precisa, sin interrumpir las tareas de los gerentes y otros empleados. A continuación, se muestran algunos ejemplos de videos explicativos para la incorporación de empleados:

• Crear una serie de vídeos de microaprendizaje bajo demanda que muestren cómo utilizar diversos sistemas y tecnologías, en particular aquellos que son fundamentales para su función.
• Solicitud de tiempo libre, una descripción general del manual del empleado, mejores prácticas de correo electrónico, capacitación en seguridad y cumplimiento: grabe una presentación breve que cubra todo lo que sus nuevos empleados necesitan saber e incluya enlaces o una lista de reproducción en su lista de verificación de incorporación.
• Enséñales a los nuevos empleados cómo encontrar la información que necesitan. Aquí puedes compartir las mejores prácticas de tu organización en cuanto a canales de comunicación interna, programación de reuniones y aprendizaje entre compañeros. También es importante mostrarles dónde buscar documentos de texto, videos, grabaciones de reuniones y otros recursos de aprendizaje inmediato que puedan ofrecer respuestas a sus preguntas.
• Cuando un empleado deja la empresa, pídale que dedique su última semana a registrar cualquier información que considere útil para la persona que ocupe su puesto. Cuando un nuevo empleado se incorpore (o si alguien asciende internamente), tendrá una traspaso de información virtual y presencial por parte de su predecesor. 

Vea un video explicativo sobre los beneficios para empleados: 

Las herramientas de videocomunicación y capacitación de Panopto permiten que cualquier persona de su organización grabe videotutoriales optimizados para el aprendizaje , que se pueden ver desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Grabe un video con su cámara frontal junto con una grabación de pantalla y diapositivas de presentación (si las tiene) para capturar un recorrido multicámara atractivo en el mismo tiempo que se tarda en mostrar el proceso o sistema. Para el nuevo empleado, es como observar a su compañero de trabajo en la oficina.

Panopto Express, nuestra grabadora de vídeo y pantalla gratuita , es la forma más sencilla de capturar y compartir conocimientos en el trabajo. Graba y comparte vídeos multi-stream desde tu navegador. ¡ Pruébala! 

Panopto sube automáticamente las grabaciones a tu biblioteca de vídeo corporativa segura, donde puedes encontrar la información con una simple búsqueda por palabras clave. Cada palabra que se pronuncia o se muestra en un vídeo de Panopto es buscable, al igual que tus correos electrónicos, así que incluso si olvidas algún detalle durante la incorporación, podrás encontrarlo fácilmente y volver a verlo más tarde.

5. Define el éxito y cómo lo mides.

Los programas de incorporación eficaces establecen expectativas claras para los nuevos empleados, tanto en lo que respecta a su rol inicial en la empresa como a sus oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional. Además de sentar las bases para una carrera a largo plazo en la empresa, comunicar objetivos claros e indicadores de éxito refuerza los valores que la empresa promueve. Para los equipos remotos, que gozan de gran autonomía y flexibilidad, es fundamental que los nuevos empleados estén alineados con las prioridades del equipo y de la empresa para que puedan trabajar de forma independiente, contribuir e innovar al máximo de sus capacidades.

• Si su organización ha establecido un conjunto de principios de liderazgo o valores fundamentales, puede plasmarlos en un vídeo que no solo explique cada uno de esos principios, sino que también proporcione ejemplos específicos, destacando a los empleados que los han demostrado recientemente.
• Los gerentes deben programar videoconferencias individuales semanales con sus nuevos empleados para definir objetivos y expectativas, y para dar seguimiento a su proceso de incorporación, brindando y escuchando retroalimentación a lo largo del camino. Con un empleado que trabaja a distancia, es recomendable realizar reuniones diarias de seguimiento durante su primera semana.
• Comunica el proceso de evaluación de tu organización e información sobre compensaciones adicionales, si corresponde. Puedes presentarlo en directo o bajo demanda; en cualquier caso, asegúrate de que tu nuevo empleado tenga la oportunidad de hacer preguntas.
• Asigne a los nuevos empleados un mentor que haya desarrollado su carrera dentro de la empresa y que se comprometa a reunirse con ellos por videollamada al menos una vez al mes para brindarles apoyo y retroalimentación en su desarrollo profesional.

6. Crear un directorio virtual de vídeo con función de búsqueda de empleados.

Con equipos repartidos por diferentes partes del mundo y muchos empleados trabajando a distancia desde sus casas, es posible que tus nuevos empleados nunca lleguen a conocer a muchas de las personas increíbles que trabajan duro para tu organización, y viceversa.

Aquí en Panopto Los nuevos empleados graban su propia presentación en video al final de su primera semana, la cual luego se comparte con toda la empresa. Es algo que hemos estado haciendo desde que nuestra pequeña startup comenzó a crecer hace más de 13 años. Y ahora, con equipos en Seattle, Pittsburgh, Londres, Hong Kong y Sídney, todos en la empresa conocen un poco al nuevo empleado, quien tiene la oportunidad de contar su historia con sus propias palabras.

El resultado de recopilar más de una década de videos de presentación de empleados es un directorio de videos de todos en la empresa. Todos los videos de presentación de empleados se suben a Panopto Nuestra videoteca corporativa permite, con una simple búsqueda, conocer a una nueva persona y un poco de su historia. Con el paso de los años, nuestros videos de presentación de empleados se han convertido en videos de 2 a 3 minutos donde comparten detalles sobre sus experiencias laborales, pasatiempos, mascotas, familias, equipos deportivos favoritos, intereses musicales y mucho más. ¡Algunos videos son incluso una auténtica máquina del tiempo para nuestros empleados con más antigüedad!

Vea un vídeo de presentación de un empleado de nuestra propia biblioteca:

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