Molte aziende negli Stati Uniti e in tutto il mondo continuano ad assumere nonostante l'economia tumultuosa e i numeri sconcertanti della disoccupazione. Ospedali, aziende tecnologiche, servizi di consegna, negozi di alimentari, produttori di prodotti sanitari e aziende di trasporto e logistica sono tutti desiderosi di ricoprire ruoli a causa della pandemia di coronavirus.

In un'epoca di allontanamento sociale obbligatorio e di viaggi limitati, le aziende che assumono devono affrontare nuove sfide per l'onboarding dei dipendenti che entrano a far parte di team completamente remoti da casa, così come di quelli che lavoreranno in prima linea nel settore sanitario, nella vendita al dettaglio, nei magazzini e nelle strutture produttive. Dalla socializzazione dei nuovi dipendenti in una forza lavoro remota alla garanzia che i lavoratori in prima linea ricevano la formazione più aggiornata e in linea con le normative locali, molte organizzazioni stanno lavorando diligentemente per adattare le loro pratiche di onboarding a questo nuovo e mutevole ambiente di lavoro.

Quando si tratta di di fare bene l'onboarding dei nuovi dipendentila posta in gioco è più alta che mai.

Il costo di sbagliare l'onboarding

Oltre a garantire che l'azienda eviti passi falsi che potrebbero mettere a repentaglio la sicurezza dei dipendenti, dei clienti e delle comunità circostanti, il successo dell'onboarding dei dipendenti ha un effetto dimostrabile sulla redditività.

I dipendenti sono i beni più preziosi dell'azienda e si apprezzano nel tempo. Pertanto, quando un dipendente decide di lasciare l'azienda per un altro lavoro o quando il turnover all'interno dell'organizzazione aumenta, i profitti dell'azienda possono subire un duro colpo.

Il costo della sostituzione di un singolo dipendente può variare dal 30% del suo stipendio annuale per i dipendenti entry-level a quattro volte il suo stipendio se si tratta di una posizione di livello superiore o di un ruolo altamente specializzato. Immaginate un dipendente che esce dalla porta con un mucchio di contanti che vale quattro volte il suo stipendio annuale.

Oltre al capitale necessario per assumere e formare un sostituto, i costi indiretti rappresentano i due terzi della spesa effettiva delle aziende. due terzi di quanto le aziende spendono effettivamente per il turnover dei dipendenti. Questi "costi soft", come la perdita di conoscenze, la riduzione della produttività, l'abbassamento del morale, il tempo per trovare un sostituto e il tempo necessario ai nuovi assunti per diventare pienamente funzionali, possono essere più difficili da quantificare in termini di dollari; tuttavia, l'impatto su un team e sull'azienda è difficile da trascurare. Si stima che un quarto delle organizzazioni incorre in spese dovute al turnover dei dipendenti che ammontano fino al 40% dei loro guadagni annuali.

Come fanno le aziende a proteggere i loro preziosi investimenti nelle persone?

Un recente rapporto del Work Institute ha rilevato che il 77% del turnover volontario è prevenibile. Con ben un nuovo assunto su tre se ne va entro il primo anno, L'Harvard Business Review afferma che un processo di onboarding coerente e strutturato è essenziale per trattenere i talenti. E ci sono molte ricerche che lo confermano:

• Il Human Capital Institute ha rilevato che investire in una migliore esperienza di onboarding per i nuovi assunti ha maggiori probabilità di aumentare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti, di ridurre il tempo necessario per acquisire competenze e di diminuire il turnover.
• Una ricerca di Glassdoor conferma che le organizzazioni con un solido processo di onboarding possono migliorare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e aumentare la produttività di oltre il 70%.
• Quasi il 70% dei dipendenti dichiara di essere più propensi a rimanere con un'azienda dopo un'ottima esperienza di onboarding.

Il problema è che solo il 12% dei dipendenti concorda fortemente sul fatto che che la loro organizzazione fa un ottimo lavoro di onboarding nuovi dipendenti, il che significa che c'è un ampio margine di miglioramento.

Ora che la maggior parte dell'onboarding avviene virtualmente, le organizzazioni devono affrontare sfide ancora più grandi.

Digitalizzazione dell'esperienza di onboarding

Nell'ottica di modernizzare l'onboarding dei dipendenti, le aziende avevano già iniziato a digitalizzare i programmi di onboarding prima della pandemia. L'onboarding digitale elimina la carta dal processo e semplifica l'esperienza attraverso portali online o altre tecnologie che di solito aggiungono struttura e forniscono dati utili, consentendo ai nuovi assunti di guidarsi da soli attraverso le attività. Molte organizzazioni, tuttavia, non si sono spinte abbastanza in là con l'onboarding digitale. 

L'onboarding è molto di più di una semplice documentazione cartacea, di una formazione sulla conformità e di un riepilogo di ruoli e responsabilità. Un programma di onboarding efficace per i dipendenti ha due obiettivi: 

• Acclimatare il nuovo assunto alla cultura aziendale e consentirgli di iniziare a costruire relazioni, aiutandolo a formare un legame emotivo e sociale con l'azienda che lo manterrà impegnato e produttivo.
• Fornisce la formazione e l'addestramento necessari per iniziare a produrre e a contribuire agli obiettivi aziendali.

La digitalizzazione dell'onboarding può migliorare l'efficienza, ma è facile che nel processo si perdano le componenti umane essenziali che hanno un impatto sulla retention. I dipendenti remoti che perdono gli aspetti culturali e sociali dell'onboarding hanno maggiori probabilità di sentirsi disimpegnati e possono avere difficoltà a sviluppare relazioni lavorative di supporto. E quando la formazione online viene erogata in un formato che non ottimizza l'apprendimento e la conservazione delle conoscenze l'apprendimento e la conservazione delle conoscenzei nuovi assunti possono impiegare più tempo per raggiungere la piena produttività.

Fortunatamente, esiste una soluzione semplice per digitalizzare e scalare in modo efficiente il lato umano dell'onboarding per sostenere meglio il successo dei vostri preziosi investimenti in talenti: il video.

Per creare un'esperienza di onboarding coinvolgente, memorabile e coerente che accolga e istruisca adeguatamente i nuovi dipendenti, senza sacrificare la produttività e senza lasciare che i nuovi assunti si sentano affaticati per aver trascorso un'intera settimana in videochiamate dal vivo con troppi volti nuovi da ricordare, è necessario pensare al di fuori della videoconferenza.

Onboarding virtuale in LinkedIn

LinkedIn ha aggiornato il proprio programma di onboarding di recente, quando l'azienda è passata al lavoro da remoto, ha esteso il regime di onboarding di un giorno a un programma virtuale di una settimana. Invece di far trascorrere ai nuovi assunti l'intero primo giorno in teleconferenza, i responsabili dell'apprendimento hanno scelto di distribuire le riunioni dal vivo e le presentazioni virtuali per offrire ai nuovi dipendenti una maggiore flessibilità, tenerli impegnati e offrire una maggiore flessibilità anche ai facilitatori dell'onboarding e ai partecipanti.

Il programma di onboarding virtuale di LinkedIn, della durata di cinque giorni, prevede check-in regolari e punti di contatto per assicurarsi che i neoassunti remoti non si sentano dimenticati o trascurati. La settimana inizia con una sessione live di un'ora il primo giorno, che illustra la cultura, i valori e i prodotti dell'azienda, e si conclude il venerdì con un happy hour del team virtuale. Negli altri giorni della settimana i nuovi dipendenti guardano un messaggio di check-in del leader di L&D (sotto) e ricevono una presentazione video dal vivo. presentazione video in diretta da parte di un dirigente di LinkedIn.

Se la vostra azienda non ha digitalizzato il processo di onboarding dei dipendenti o se vi accorgete che i nuovi assunti non si stanno integrando nella vostra organizzazione come potrebbero, non c'è momento migliore di questo per fare dei cambiamenti. Scoprite come utilizzare i video live e on-demand per progettare un efficace programma di onboarding virtuale che segua le best practice e vi aiuti a creare una forza lavoro più coinvolta e produttiva fin dal primo giorno.

6 buone pratiche per l'onboarding virtuale

Sia che stiate inserendo un nuovo ingegnere software nel vostro team di prodotto o che stiate dando il benvenuto ai nuovi assunti nel vostro affollato stabilimento di lavorazione, avere un programma di onboarding virtuale strutturato che utilizzi una combinazione di video dal vivo e su richiesta. video on-demand video dal vivo e on-demand, per trasmettere messaggi ricchi e coerenti in un formato progettato per favorire la comprensione e la ritenzione delle nuove informazioni.

Dalle politiche aziendali ai processi e alle procedure specifiche del team, utilizzate le seguenti best practice per l'onboarding da remoto per creare una lista di controllo personalizzata con scadenze e tappe fondamentali che forniscano ai vostri nuovi assunti tutto ciò di cui hanno bisogno per essere pronti e avere successo. 

1. Iniziare l'onboarding prima del primo giorno (pre-onboarding) 

L'onboarding non deve aspettare il primo giorno: ci sono misure che si possono adottare immediatamente per far sentire il nuovo assunto il benvenuto fin dall'accettazione dell'offerta. In questo modo non solo si trasmette il messaggio che si è entusiasti di averli nel team, ma si eliminano anche alcune delle attività di onboarding più banali, in modo da rendere memorabile il loro primo giorno di lavoro. 

• Inviate un kit di benvenuto. Inviate ai vostri nuovi dipendenti una borsa di benvenuto che susciti orgoglio, includete informazioni che li facciano sentire a proprio agio il primo giorno e assicuratevi di trasmettere la cultura aziendale. Gli oggetti del kit di benvenuto devono essere divertenti, pratici e informativi. Oltre ai soliti (o insoliti) gadget, è possibile inviare la roadmap di onboarding, un riepilogo di come verranno configurati i dispositivi o le tecnologie di cui avranno bisogno, materiale per l'home office, una scheda di riferimento rapido per l'accesso ai portali per i dipendenti, dettagli sul codice di abbigliamento e sugli orari di lavoro standard, un messaggio video dell'amministratore delegatoe persino una lettera scritta a mano dal loro nuovo manager.
• Documenti di pre-inserimento. Fate in modo che il primo giorno sia un giorno da ricordare, invece di un giorno da dimenticare in cui si compilano moduli. I nuovi dipendenti possono firmare documenti e completare altre pratiche amministrative online con tecnologie di firma elettronica come DocuSign o un'altra soluzione che supporta l'onboarding digitale. E poiché questo processo potrebbe essere nuovo per alcuni dei vostri assunti, potete anche creare brevi video di istruzioni che offrano istruzioni passo passo per la compilazione dei moduli richiesti.

2. Costruire solide basi per i rapporti di lavoro 

Le comunicazioni video dal vivo consentono ai team remoti di conoscersi e di sviluppare una base di fiducia, soprattutto quando non è possibile incontrarsi di persona. I video possono anche aiutare a creare comunicazioni efficaci che rendono più umana l'azienda e la sua cultura, favorendo così un legame più profondo tra i nuovi dipendenti e l'organizzazione. Sebbene sia una buona idea fissare degli obiettivi sia per le comunicazioni video dal vivo che per quelle on-demand, i messaggi e le conversazioni meno formali e non scritte sono spesso più autentici e portano a relazioni interpersonali più forti. Ecco alcune idee per l'ambientamento e la socializzazione dei nuovi dipendenti che lavorano da remoto:

• Programmate una telefonata di benvenuto con il manager del dipendente che consenta di conoscersi e di approfondire il modo in cui il nuovo team e il nuovo ruolo supportano l'organizzazione.
• Incoraggiate i membri del team immediato del nuovo dipendente a contattarlo personalmente e invitarlo a una chiacchierata virtuale in videoconferenza.
• Fornite brevi video riassuntivi di altri reparti o di team leader dell'organizzazione, che consentano al nuovo assunto di capire meglio come funzionano le diverse parti dell'azienda.
• Se non potete portare il vostro nuovo assunto a pranzo fuori durante la prima settimana, potete programmare una sfida di trivia tramite video chat. I dipendenti nuovi e quelli esistenti possono sfidarsi rispondendo a domande sulla storia dell'azienda: più sono oscure, meglio è.

Permettere l'apprendimento collaborativo sul posto di lavoro da remoto creando una base di conoscenze video ricercabile con i contributi dei video generati dai dipendenti che offrono spiegazioni, best practice, istruzioni per l'uso e altro ancora. In questo modo tutti i dipendenti hanno l'opportunità di imparare dai colleghi dell'organizzazione con i quali potrebbero non interagire molto, contribuendo a creare una cultura unitaria più forte tra i team remoti.

3. Dare vita alla cultura aziendale

Una delle sfide più grandi dell'onboarding remoto è comunicare le convinzioni e i valori che sono alla base del modo in cui le persone della vostra organizzazione lavorano insieme. Le parole da sole non bastano a trasmettere le sfumature della cultura aziendale: sono le azioni e le interazioni tra i dipendenti a definire realmente una cultura. Quando si tratta di far conoscere ai nuovi assunti la cultura della vostra organizzazione, è importante mostrarla attraverso un video.

• Iniziate con un tour virtuale, ma invece di un tour virtuale dell'ufficio si tratta di un tour della storia della vostra azienda, raccontata dai leader aziendali che danno un contesto alle origini dei vostri valori e della vostra cultura.
• Condividere le registrazioni delle più recenti riunioni aziendali riunioni di tutte le mani in modo che i nuovi dipendenti possano farsi un'idea di come celebrate i vostri dipendenti e di cosa significhi comunicare con i dirigenti durante le domande e risposte.
• C'è un team che ha raggiunto un grande obiettivo di recente? Organizzate una videochiamata per discutere di ciò che è andato bene e anche delle difficoltà. Assicuratevi di registrare la riunione e poi di modificarla per evidenziare i punti chiave. Ora avete un ottimo modo per mostrare ai nuovi assunti come si svolge il lavoro.
• Chiedete ai dipendenti della vostra organizzazione, con diversi anni di servizio, di registrare un video esplicativo di uno o due minuti che descriva la cultura aziendale con parole proprie.
• Se avete dei gruppi di risorse per i dipendenti, chiedete a ciascun gruppo di creare una panoramica video che descriva la loro missione e visione: i nuovi assunti potranno farsi un'idea più precisa dei valori che le persone della vostra azienda vivono e respirano ogni giorno e trovare i gruppi con cui vorrebbero entrare in contatto.

Stanley Young di NYSE Technology spiega come ha utilizzato Panopto fidelizzare i dipendenti di valore e sviluppare una cultura unificata all'interno della sua organizzazione globale: 

4. Mostrare come funzionano le cose

In genere i nuovi dipendenti entrano in un ruolo con un certo livello di esperienza o di competenza. L'obiettivo dell'onboarding non è quello di formare i nuovi dipendenti sulle competenze di cui potrebbero essere carenti, ma di garantire che sappiano come utilizzare gli strumenti e le tecnologie di cui avranno bisogno per svolgere il loro lavoro e come trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Con la formazione video on-demand potete fornire risorse di onboarding autoguidate e coinvolgenti che forniscono una formazione coerente e accurata, senza allontanare i manager e gli altri dipendenti dal lavoro. Ecco alcuni esempi di video su "come funzionano le cose" per l'onboarding dei dipendenti:

• Creare una serie on-demand di video di microapprendimento che mostrino come utilizzare vari sistemi e tecnologie, in particolare quelli critici per il loro ruolo.
• Richiesta di ferie, panoramica del manuale per i dipendenti, best practice per la posta elettronica, formazione sulla sicurezza e sulla conformità: registrate una presentazione rapida che copra tutto ciò che i nuovi assunti devono sapere e includete i link o una playlist nella vostra checklist di onboarding.
• Mostrate ai nuovi assunti come trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Qui potete illustrare le best practice della vostra organizzazione per i canali di comunicazione interna, la programmazione delle riunioni e l'apprendimento tra pari. Dovrete anche mostrare loro dove cercare documenti di testo, video e registrazioni di riunioni. registrazioni di riunioni e altre risorse di apprendimento just-in-time che possono offrire risposte immediate alle loro domande.
• Quando un dipendente lascia l'azienda, fategli trascorrere l'ultima settimana di lavoro registrando tutte le informazioni che ritiene possano essere utili alla persona successiva nel suo ruolo. Quando un nuovo dipendente inizia a lavorare (o se qualcuno viene promosso internamente), avrà un passaggio di consegne virtuale dal suo predecessore che lo aspetta. 

Guardate un video di presentazione dei benefici per i dipendenti: 

PanoptoPanopto consentono a chiunque nella vostra organizzazione di registrare tutorial video ottimizzati per l'apprendimento che possono essere guardati da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Registra un video con la webcam accanto alla registrazione dello schermo e alle diapositive della presentazione (se disponibili) per catturare una guida multi-camera coinvolgente nello stesso tempo necessario per mostrare il processo o il sistema. Per i nuovi assunti, è come guardare da dietro le spalle dei propri colleghi in ufficio. 

Panopto , il nostro registratore video e schermo gratuito, è il modo più semplice per acquisire e condividere conoscenze sul lavoro. Registra e condividi video multi-stream dal tuo browser. Provalo! 

Panopto caricaPanopto le registrazioni nella tua videoteca aziendale protetta , dove le informazioni possono essere trovate con una semplice ricerca per parola chiave. Ogni parola pronunciata e mostrata in un video in Panopto ricercabile, proprio come i messaggi e-mail, quindi anche se un dettaglio viene dimenticato durante l'onboarding, può essere facilmente ritrovato e rivisto in un secondo momento.

5. Definire il successo e come misurarlo

Programmi di onboarding efficaci stabiliscono aspettative chiare per i nuovi assunti, sia in termini di ruolo iniziale nell'azienda che di opportunità di crescita e avanzamento. Oltre a gettare il seme per la costruzione di una carriera a lungo termine nella vostra azienda, la comunicazione di obiettivi chiari e di misure di successo rafforza il tipo di lavoro che la vostra azienda apprezza. Per i team remoti che godono di grande autonomia e flessibilità, non potrebbe essere più importante assicurarsi che i nuovi assunti siano allineati sulle priorità del team e dell'azienda, in modo che possano lavorare in modo indipendente per contribuire e innovare al meglio.

• Se la vostra organizzazione ha stabilito una serie di principi di leadership o di valori fondamentali, potete farli rivivere in un video che non solo spieghi ciascuno di questi principi, ma che fornisca anche esempi specifici, mettendo in evidenza i dipendenti che li hanno dimostrati di recente.
• I manager dovrebbero programmare videoconferenze settimanali one-to-one con i loro nuovi dipendenti per definire gli obiettivi e le aspettative e per verificare i loro progressi nell'inserimento, fornendo e ascoltando i feedback lungo il percorso. Nel caso di un dipendente remoto, è buona norma organizzare incontri quotidiani di verifica durante la prima settimana.
• Comunicate il processo di revisione della vostra organizzazione e le informazioni sui compensi aggiuntivi, se applicabili. Questo può essere presentato dal vivo o su richiesta: in ogni caso, dovrete assicurarvi che il nuovo assunto abbia l'opportunità di fare domande.
• Assegnate ai nuovi assunti un mentore che abbia sviluppato la propria carriera all'interno dell'azienda e che si impegni a incontrarsi via video chat almeno una volta al mese per fornire supporto e feedback sullo sviluppo della carriera.

6. Creare un elenco virtuale di video ricercabili dei dipendenti.

Con team sparsi in diverse parti del mondo e molti dipendenti remoti che lavorano dalle loro case, i nuovi assunti potrebbero non incontrare mai molte delle persone straordinarie che lavorano duramente per la vostra organizzazione, e viceversa.

Qui a Panopto, i nuovi assunti registrano un video di presentazione alla fine della loro prima settimana, che viene poi condiviso con tutti i membri dell'azienda. È una pratica che seguiamo da quando la nostra piccola startup ha iniziato a crescere più di 13 anni fa. E ora, con team a Seattle, Pittsburgh, Londra, Hong Kong e Sydney, tutti i membri dell'azienda possono conoscere un po' meglio i nuovi assunti, che hanno la possibilità di raccontare la loro storia con parole proprie.

Il risultato di oltre un decennio di video di presentazione dei dipendenti è una directory video di tutti i membri dell'azienda. I video di presentazione dei dipendenti vengono caricati nella libreria video aziendale Panopto, dove basta una rapida ricerca per conoscere un nuovo volto e qualche informazione su chi è. Nel corso degli anni, i nostri video di presentazione dei dipendenti sono diventati organicamente video di 2-3 minuti in cui le persone condividono dettagli sulle loro precedenti esperienze lavorative, hobby, animali domestici, famiglie, squadre sportive preferite, interessi musicali e altro ancora. Alcuni video sono addirittura una vera e propria macchina del tempo per i nostri dipendenti più anziani!

Guardate un video di presentazione dei dipendenti dalla nostra biblioteca:

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