Nonostante un'economia turbolenta e tassi di disoccupazione elevatissimi, molte aziende negli Stati Uniti e nel resto del mondo continuano ad assumere . Ospedali, aziende tecnologiche, servizi di consegna, supermercati, produttori di dispositivi medici e aziende di trasporto e logistica sono tutti alla ricerca di personale per far fronte alla pandemia di coronavirus.

In un periodo di distanziamento sociale obbligatorio e spostamenti limitati, le aziende che assumono personale si trovano ad affrontare nuove sfide nell'inserimento di nuovi dipendenti che si uniscono a team ora completamente da remoto, così come di coloro che lavoreranno in prima linea nel settore sanitario, della vendita al dettaglio, dei magazzini e degli impianti di produzione. Dall'integrazione dei nuovi dipendenti in un ambiente di lavoro da remoto alla garanzia che i lavoratori in prima linea ricevano la formazione più aggiornata e conforme alle normative locali, molte organizzazioni stanno lavorando con impegno per adattare le proprie procedure di onboarding a questo nuovo e mutevole contesto lavorativo.

Quando si tratta di gestire al meglio l'inserimento dei nuovi dipendenti , la posta in gioco è più alta che mai.

Il costo di un processo di onboarding errato

Oltre a garantire che l'azienda eviti passi falsi che potrebbero mettere a repentaglio la sicurezza dei suoi dipendenti, clienti e comunità circostanti, un efficace processo di inserimento dei nuovi dipendenti ha un effetto tangibile sulla redditività.

I dipendenti sono la risorsa più preziosa di un'azienda e il loro valore aumenta nel tempo. Pertanto, quando un dipendente decide di andarsene per un altro lavoro o il turnover all'interno dell'organizzazione aumenta vertiginosamente, i profitti dell'azienda possono risentirne pesantemente.

Il costo per sostituire un singolo dipendente può variare dal 30% del suo stipendio annuo per i dipendenti di livello base fino a quattro volte lo stipendio se ricoprono una posizione di livello superiore o un ruolo altamente specializzato. Immaginate un dipendente che esce dall'ufficio con una pila di contanti pari a quattro volte il suo stipendio annuo.

Oltre al capitale necessario per assumere e formare un sostituto, i costi indiretti rappresentano i due terzi di quanto le aziende spendono effettivamente per il turnover del personale. Questi "costi intangibili", come la perdita di conoscenze, la riduzione della produttività, il calo del morale, il tempo necessario per trovare un sostituto e il tempo di inserimento dei nuovi assunti, possono essere più difficili da quantificare in termini monetari; tuttavia, l'impatto sul team e sull'azienda è difficile da ignorare. Si stima che un quarto delle organizzazioni sostenga spese per il turnover del personale che arrivano fino al 40% del fatturato annuo.

Come fanno dunque le aziende a proteggere i loro preziosi investimenti in risorse umane?

Un recente rapporto del Work Institute ha rilevato che il 77% delle dimissioni volontarie è prevenibile. Considerando che ben un terzo dei nuovi assunti lascia l'azienda entro il primo anno, l'Harvard Business Review afferma che un processo di onboarding coerente e strutturato è essenziale per trattenere i talenti . E numerose ricerche confermano questa tesi.

• Secondo uno studio del Human Capital Institute , investire in una migliore esperienza di onboarding per i nuovi assunti aumenta le probabilità di incrementare il coinvolgimento dei dipendenti, ridurre i tempi di raggiungimento della piena competenza e diminuire il turnover.
• Una ricerca di Glassdoor conferma che le organizzazioni con un solido processo di onboarding possono migliorare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e aumentare la produttività di oltre il 70%.
• Quasi il 70% dei dipendenti afferma di essere più propenso a rimanere in un'azienda dopo un'ottima esperienza di onboarding.

Il problema è che solo il 12% dei dipendenti concorda pienamente sul fatto che la propria organizzazione svolga un ottimo lavoro nell'inserimento dei nuovi assunti, il che significa che c'è molto margine di miglioramento.

Oggi, con la maggior parte dei processi di onboarding che si svolgono virtualmente, le organizzazioni si trovano ad affrontare sfide ancora maggiori in questo ambito.

Digitalizzazione dell'esperienza di onboarding

Nella spinta a modernizzare l'inserimento dei dipendenti, le aziende avevano già iniziato a digitalizzare i loro programmi di onboarding Prima della pandemia, l'onboarding digitale eliminava la carta dal processo e semplificava l'esperienza attraverso portali online o altre tecnologie che in genere aggiungevano struttura e fornivano dati utili, consentendo ai nuovi assunti di guidarsi autonomamente nello svolgimento delle attività. Molte organizzazioni, tuttavia, non hanno ancora portato l'onboarding digitale a un livello sufficiente. 

L'onboarding è molto più di semplici scartoffie, formazione sulla conformità e una panoramica di ruoli e responsabilità. Un programma di onboarding efficace per i dipendenti raggiunge due obiettivi: 

• Aiuta il nuovo assunto ad ambientarsi nella cultura aziendale e gli consente di iniziare a costruire relazioni, favorendo la formazione di un legame emotivo e sociale con l'azienda che lo manterrà motivato e produttivo.
• Fornisce la formazione e il supporto necessari per iniziare a produrre e contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Digitalizzare l'onboarding può migliorare l'efficienza, ma è facile perdere di vista le componenti umane essenziali che influiscono sulla fidelizzazione. I dipendenti che lavorano da remoto e che non beneficiano degli aspetti culturali e sociali dell'onboarding hanno maggiori probabilità di sentirsi demotivati ​​e potrebbero avere difficoltà a sviluppare relazioni lavorative positive. Inoltre, quando la formazione online viene erogata in un formato che non ottimizza l' apprendimento e la memorizzazione delle informazioni , i nuovi assunti potrebbero impiegare più tempo per raggiungere la piena produttività.

Fortunatamente, esiste una soluzione semplice per digitalizzare e scalare in modo efficiente l'aspetto umano dell'onboarding, a supporto del successo dei vostri preziosi investimenti in talenti: il video.

Per creare un'esperienza di onboarding coinvolgente, memorabile e coerente che permetta ai nuovi dipendenti di ambientarsi e formarsi adeguatamente, senza sacrificare la produttività e senza che si sentano stanchi dopo aver trascorso un'intera settimana in videochiamate in diretta con troppi volti nuovi da ricordare, è necessario pensare fuori dagli schemi della videoconferenza.

Onboarding virtuale su LinkedIn

LinkedIn ha recentemente aggiornato il suo programma di onboarding in seguito al passaggio al lavoro da remoto, estendendo il programma di onboarding di un giorno a una settimana virtuale. Invece di far trascorrere ai nuovi assunti l'intera prima giornata in videoconferenze dal vivo, i responsabili della formazione hanno scelto di distribuire gli incontri dal vivo e le presentazioni virtuali per offrire ai nuovi dipendenti maggiore flessibilità, mantenerli coinvolti e garantire maggiore flessibilità anche ai facilitatori e ai partecipanti all'onboarding.

Il programma di onboarding virtuale di LinkedIn, della durata di cinque giorni, prevede incontri e momenti di confronto regolari per garantire che i nuovi assunti che lavorano da remoto non si sentano dimenticati o trascurati. La settimana inizia con una sessione live di un'ora il primo giorno, dedicata alla cultura aziendale, ai valori e ai prodotti, e si conclude il venerdì con un happy hour virtuale di team. Negli altri giorni della settimana, i nuovi dipendenti guardano un messaggio di benvenuto del responsabile della formazione e dello sviluppo (vedi sotto) e assistono a una presentazione video in diretta da parte di un dirigente di LinkedIn.

Se la tua organizzazione non ha ancora digitalizzato il processo di onboarding dei dipendenti, o se riscontri difficoltà di integrazione tra i nuovi assunti, è il momento ideale per apportare dei cambiamenti. Scopri come utilizzare video in diretta e on-demand per progettare un programma di onboarding virtuale efficace, in linea con le migliori pratiche, che ti aiuterà a creare una forza lavoro più coinvolta e produttiva fin dal primo giorno.

6 migliori pratiche per l'onboarding virtuale

Che si tratti di inserire un nuovo ingegnere del software nel team di prodotto o di dare il benvenuto ai nuovi assunti nel vostro centro di produzione, un programma di onboarding virtuale strutturato, che utilizzi una combinazione di video in diretta e on-demand , garantirà messaggi efficaci e coerenti in un formato studiato per favorire la comprensione e la memorizzazione delle nuove informazioni.

Dalle politiche aziendali ai processi e alle procedure specifiche del team, utilizza le seguenti best practice per l'onboarding da remoto per creare una checklist di onboarding personalizzata con tempistiche e traguardi che forniscano ai nuovi assunti tutto il necessario per essere operativi e avere successo. 

1. Inizia l'onboarding prima del primo giorno (pre-onboarding) 

L'inserimento non deve necessariamente aspettare il primo giorno: ci sono delle azioni che puoi intraprendere immediatamente per far sentire il nuovo assunto benvenuto non appena accetta l'offerta. Questo non solo trasmette il messaggio che sei entusiasta di averlo nel team, ma ti permette anche di sbrigare in anticipo alcune delle attività di onboarding più banali, così da poter rendere il suo primo giorno di lavoro memorabile. 

• Invia un kit di benvenuto. Invia ai tuoi nuovi dipendenti una borsa omaggio che susciti orgoglio, includi informazioni che li facciano sentire a proprio agio il primo giorno e assicurati di trasmettere la cultura aziendale. Gli articoli del kit di benvenuto dovrebbero essere divertenti, pratici e informativi. Oltre ai soliti (o insoliti) gadget, puoi inviare la roadmap di onboarding aziendale , una panoramica su come verranno configurati i dispositivi o la tecnologia di cui avranno bisogno, materiale per l'ufficio domestico, una scheda di riferimento rapido per accedere ai portali dei dipendenti, dettagli sul codice di abbigliamento e orari di lavoro standard, un videomessaggio del CEO e persino una lettera scritta a mano dal loro nuovo responsabile.
• Documentazione preliminare all'inserimento. Offrite ai nuovi assunti un primo giorno memorabile, anziché una giornata anonima passata a compilare moduli. I vostri nuovi dipendenti potranno firmare documenti e completare altre pratiche amministrative online con tecnologie di firma elettronica come DocuSign o altre soluzioni che supportano l'onboarding digitale. E poiché questo processo potrebbe essere nuovo per alcuni dei vostri assunti, potete anche creare brevi video tutorial che offrano istruzioni dettagliate per la compilazione dei moduli necessari.

2. Costruire solide basi per i rapporti di lavoro 

Le comunicazioni video in diretta consentono ai colleghi che lavorano da remoto di conoscersi e di costruire un rapporto di fiducia, soprattutto quando non è possibile incontrarsi di persona. I video possono anche contribuire a creare comunicazioni efficaci che umanizzano l'azienda e la sua cultura, favorendo così un legame più profondo tra i nuovi dipendenti e l'organizzazione. Sebbene sia consigliabile definire degli obiettivi sia per le comunicazioni video in diretta che per quelle on-demand, i messaggi e le conversazioni meno formali e non predefinite risultano spesso più autentici, portando a relazioni interpersonali più solide. Ecco alcuni spunti per favorire l'inserimento e la socializzazione dei nuovi dipendenti che lavorano da remoto:

• Organizza una chiamata di benvenuto con il responsabile del dipendente, in modo che possano conoscersi e approfondire come il suo nuovo team e il suo ruolo contribuiscano al successo dell'organizzazione nel suo complesso.
• Incoraggiate i membri del team diretto del nuovo dipendente a contattarlo personalmente e a invitarlo a una chiacchierata virtuale davanti a un caffè tramite videoconferenza.
• Fornisci brevi video introduttivi da altri reparti o team leader dell'organizzazione, in modo che il nuovo assunto possa comprendere meglio come le diverse parti dell'azienda collaborano.
• Se non potete offrire il pranzo al vostro nuovo dipendente durante la prima settimana, potete in alternativa organizzare un quiz a premi tramite videochiamata. I nuovi assunti e i dipendenti già in forza possono sfidarsi a rispondere a domande sulla storia dell'azienda: più le domande sono insolite, meglio è.

Favorisci l'apprendimento collaborativo sul lavoro da remoto creando una knowledge base video ricercabile con contributi video generati dai dipendenti che offrono spiegazioni, best practice, tutorial e altro ancora. Questo offre a tutti i tuoi dipendenti l'opportunità di imparare dai colleghi di tutta l'organizzazione con cui potrebbero non interagire molto, contribuendo a costruire una cultura aziendale più solida e unificata tra i team che lavorano da remoto.

3. Dai vita alla cultura della tua azienda

Una delle maggiori sfide dell'onboarding da remoto è comunicare i principi e i valori che sono alla base del modo in cui le persone all'interno dell'organizzazione collaborano. Le parole da sole non bastano a trasmettere le sfumature della cultura aziendale: sono le azioni e le interazioni tra i dipendenti a definirla veramente. Quando si tratta di presentare la cultura aziendale ai nuovi assunti, è importante mostrarla attraverso un video.

• Iniziate con un tour virtuale, ma invece di un tour virtuale degli uffici, si tratta di un tour della storia della vostra azienda, raccontata dai leader aziendali che illustrano le origini dei vostri valori e della vostra cultura.
• Condividi le registrazioni delle riunioni plenarie più recenti della tua azienda, in modo che i nuovi dipendenti possano farsi un'idea di come valorizzi i tuoi collaboratori e di come si svolge la comunicazione con i dirigenti durante le sessioni di domande e risposte.
• C'è un team che ha raggiunto un obiettivo importante di recente? Organizzate una videochiamata per discutere di cosa è andato bene e anche delle difficoltà incontrate. Assicuratevi di registrare la riunione e poi di montarla in modo da evidenziare i punti chiave. Avrete così un ottimo modo per mostrare ai nuovi assunti come si lavora.
• Chiedi ai dipendenti con diversi livelli di anzianità nella tua organizzazione di registrare un video esplicativo di uno o due minuti in cui descrivano la cultura aziendale con parole proprie.
• Se nella tua azienda esistono gruppi di risorse per i dipendenti, chiedi a ciascun gruppo di creare un video di presentazione che descriva la propria missione e visione: in questo modo, i nuovi assunti potranno comprendere meglio i valori che le persone in azienda vivono e respirano ogni giorno e individuare i gruppi con cui desiderano entrare in contatto.

Stanley Young di NYSE Technology discute di come ha utilizzato Panopto per trattenere i dipendenti di valore e sviluppare una cultura unificata in tutta la sua organizzazione globale: 

4. Mostra come funzionano le cose

I nuovi dipendenti in genere arrivano in azienda con un certo livello di esperienza o competenza. L'obiettivo dell'onboarding non è quello di formarli su competenze che potrebbero mancare, ma piuttosto di garantire che sappiano utilizzare gli strumenti e le tecnologie necessari per svolgere il loro lavoro e come trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Con la formazione video on-demand è possibile fornire risorse di onboarding coinvolgenti e autoguidate che offrono una formazione coerente e accurata, senza distogliere manager e altri dipendenti dal lavoro. Ecco alcuni esempi di video "come funzionano le cose" per l'onboarding dei nuovi dipendenti:

• Creare una serie di video di microlearning on-demand che mostrino come utilizzare diversi sistemi e tecnologie, in particolare quelli fondamentali per il proprio ruolo.
• Richiesta di ferie, panoramica del manuale del dipendente, migliori pratiche per l'utilizzo della posta elettronica, formazione su sicurezza e conformità: registra una breve presentazione che copra tutto ciò che i nuovi assunti devono sapere e includi link o una playlist nella tua checklist di onboarding.
• Mostra ai nuovi assunti come trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Qui puoi illustrare le migliori prassi aziendali per i canali di comunicazione interna, la pianificazione delle riunioni e l'apprendimento tra pari. Dovrai anche mostrare loro dove cercare documenti di testo, video, registrazioni di riunioni e altre risorse di apprendimento just-in-time che potrebbero offrire risposte immediate alle loro domande.
• Quando un dipendente lascia l'azienda, chiedetegli di dedicare la sua ultima settimana a registrare tutte le informazioni che ritiene utili per chi prenderà il suo posto. Quando un nuovo dipendente inizia a lavorare (o se qualcuno viene promosso internamente), troverà ad attenderlo un passaggio di consegne virtuale faccia a faccia con il suo predecessore. 

Guarda un video che illustra i benefit per i dipendenti: 

Gli strumenti di comunicazione e formazione video di Panopto consentono a chiunque nella tua organizzazione di registrare video tutorial ottimizzati per l'apprendimento, visualizzabili ovunque e su qualsiasi dispositivo. Registra un video con la tua webcam accanto a una registrazione dello schermo e alle slide della presentazione (se disponibili) per creare una coinvolgente dimostrazione multicamera nello stesso tempo necessario per mostrare un processo o un sistema. Per il nuovo assunto, è come guardare un collega mentre lavora in ufficio.

Panopto Express, il nostro registratore di schermo e video gratuito , è il modo più semplice per acquisire e condividere conoscenze sul lavoro. Registra e condividi video multi-stream direttamente dal tuo browser. Provalo subito! 

Panopto carica automaticamente le registrazioni nella tua libreria video aziendale sicura, dove le informazioni possono essere trovate con una semplice ricerca per parole chiave. Ogni parola pronunciata e mostrata in un video su Panopto è ricercabile, proprio come i tuoi messaggi di posta elettronica, quindi anche se un dettaglio viene dimenticato durante la fase di onboarding, può essere facilmente ritrovato e rivisto in seguito.

5. Definisci il successo e come lo misuri

I programmi di onboarding efficaci definiscono aspettative chiare per i nuovi assunti, sia in termini di ruolo iniziale in azienda, sia per quanto riguarda le opportunità di crescita e avanzamento. Oltre a gettare le basi per una carriera a lungo termine nella vostra azienda, comunicare obiettivi e criteri di successo chiari rafforza i valori aziendali. Per i team che lavorano da remoto, caratterizzati da grande autonomia e flessibilità, è fondamentale assicurarsi che i nuovi assunti condividano le priorità del team e dell'azienda, in modo da poter lavorare in modo indipendente, contribuendo e innovando al meglio delle proprie capacità.

• Se la vostra organizzazione ha definito una serie di principi di leadership o valori fondamentali, potete dar loro vita attraverso un video che non solo spieghi ciascuno di questi principi, ma fornisca anche esempi specifici, mettendo in evidenza i dipendenti che li hanno recentemente dimostrati.
• I manager dovrebbero programmare videoconferenze individuali settimanali con i nuovi assunti per definire obiettivi e aspettative e per verificare i progressi del loro inserimento, fornendo e ascoltando feedback lungo il percorso. Con un dipendente che lavora da remoto, è buona norma effettuare incontri di verifica giornalieri durante la prima settimana.
• Illustra il processo di valutazione della tua organizzazione e fornisci informazioni su eventuali compensi aggiuntivi. Puoi farlo dal vivo o su richiesta: in entrambi i casi, assicurati che il nuovo assunto abbia l'opportunità di porre domande.
• Affianca ai nuovi assunti un mentore che abbia già maturato esperienza all'interno dell'azienda e che si impegni a incontrarli tramite videochiamata almeno una volta al mese per fornire supporto e feedback per lo sviluppo della loro carriera.

6. Creare un elenco video virtuale dei dipendenti, consultabile tramite ricerca.

Con team sparsi in diverse parti del mondo e molti dipendenti che lavorano da remoto dalle proprie abitazioni, i nuovi assunti potrebbero non avere mai l'opportunità di incontrare molte delle persone straordinarie che lavorano duramente per la vostra organizzazione, e viceversa.

Qui a Panopto Al termine della prima settimana, i nuovi assunti registrano un video di presentazione che viene poi condiviso con tutti i colleghi. È una pratica che adottiamo da quando la nostra piccola startup ha iniziato a crescere più di 13 anni fa. Ora, con team a Seattle, Pittsburgh, Londra, Hong Kong e Sydney, tutti in azienda scoprono qualcosa sul nuovo arrivato, che ha la possibilità di raccontare la propria storia con le proprie parole.

Il risultato della raccolta di oltre un decennio di video di presentazione dei dipendenti è un elenco video di tutti i membri dell'azienda. Tutti i video di presentazione dei dipendenti vengono caricati su Panopto Nella nostra videoteca aziendale, basta una rapida ricerca per conoscere un nuovo volto e scoprire qualcosa in più su di lui. Nel corso degli anni, i nostri video di presentazione dei dipendenti si sono evoluti in modo naturale, diventando brevi filmati di 2-3 minuti in cui le persone condividono dettagli sulle loro precedenti esperienze lavorative, hobby, animali domestici, famiglie, squadre sportive preferite, interessi musicali e molto altro. Alcuni video sono persino una vera e propria macchina del tempo per i nostri dipendenti con maggiore anzianità!

Guarda il video di presentazione di un nuovo dipendente dalla nostra libreria:

​

Supera le sfide più difficili del lavoro da remoto con Panopto

Panopto offre una soluzione più flessibile per una comunicazione e una formazione virtuali efficienti che portano i vantaggi del lavoro in sede centrale ai tuoi team remoti. Dalle politiche aziendali ai processi e alle procedure specifici del team, Panopto Consente a manager, formatori, esperti in materia e persino ai neoassunti di registrare, condividere e cercare facilmente video on-demand. 

È molto più di una semplice soluzione per l'inserimento dei nuovi dipendenti . Con Panopto , puoi massimizzare la produttività del tuo team da remoto e migliorare il flusso di informazioni su larga scala, consentendo alla tua azienda di essere più innovativa, agile e redditizia che mai.

Prova il software di comunicazione e formazione virtuale che si adatta al tuo modo di lavorare.

Registrati a Panopto e scopri quanto è facile creare una knowledge base video ricercabile e on-demand per la tua azienda.